1 Curso de Procedimientos Administrativos de Secretaría Administrativa SECRETARIA ADMINISTRATIVA ADQUISICIONES http://a.uaslp.mx/PRCSAD14

2 Inventarios DEFINICIÓN Son aquellos movimientos de bienes que se hacen dentro de una Sub Unidad Organizacional. PROCEDIMIENTO Dar de alta las áreas y subáreas de la SUO en el módulo de bienes muebles (MBM). Realizar la transferencia interna en el MBM. Transferir el bien físicamente. Transferencias Internas

3 Alta de áreas Inventarios

4 Alta de áreas Inventarios

5 Alta de áreas Inventarios

6 Alta de subáreas Inventarios

7 Alta de subáreas Inventarios

8 Alta de subáreas Inventarios

9 Transferencias Internas Inventarios

10 Transferencias Internas Inventarios

11 Subresguardo Inventarios

12 Transferencias Externas DEFINICIÓN Son los cambios de ubicación de los bienes, entre Unidades Administrativas. PROCEDIMIENTO Enviar oficio a la Secretaría Administrativa, solicitando la transferencia externa. Solicitar la transferencia de inventario en el MBM. Esperar a que se autorice en el MBM, ya que se emitirá un nuevo resguardo y etiqueta con el nuevo responsable. Mover físicamente el bien transferido. Inventarios

13 Transferencias Externas Inventarios

14 Transferencias Externas Inventarios

15 Transferencias al Almacén de Bajas DEFINICIÓN Son aquellos bienes que ya no tienen utilidad dentro de la SUO (bajas). PROCEDIMIENTO Solicitar por oficio a la Secretaría Administrativa, la transferencia al almacén de bajas. Solicitar la transferencia al almacén de bajas, a través del MBM. Esperar respuesta por parte del área de bajas para agendar la recolección de los bienes. Baja de Bienes Muebles

16 Transferencias al Almacén de Bajas Baja de Bienes Muebles

17 Transferencias al Almacén de Bajas Baja de Bienes Muebles

18 Transferencias al Almacén de Bajas Baja de Bienes Muebles

19 La dependencia solicita la baja de bienes La Secretaria Administrativa autoriza la baja

20 Baja de Bienes Muebles Se programa fecha con la dependencia solicitante. En la fecha acordada, se retiran los bienes

21 Baja de Bienes Muebles Se realiza el traslado y almacenamiento Se confirma la baja en el sistema

22 Se considera al Fondo Revolvente como una fuente de pago cuyo fin es el de sufragar solamente algunos conceptos catalogados como gastos menores o contingentes http://www.isaf.gob.mx/compendio/Estatal/Otros/fondo_revol vente_2005.pdf Importe o monto que en las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal se destina a cubrir necesidades urgentes que no rebasen determinados niveles, los cuales se regularizarán en periodos establecidos o acordados convencionalmente y que se restituyen mediante la comprobación respectiva. Dicho monto es definido y autorizado por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. http://www.definicion.org/fondo-revolvente Definiciones: Caja Chica

23 Importe o monto que en las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal se destina a cubrir necesidades urgentes que no rebasen determinados niveles, los cuales se regularizarán en periodos establecidos o acordados convencionalmente y que se restituyen mediante la comprobación respectivamonto http://www.eco- finanzas.com/diccionario/F/FONDO_REVOLVENTE.htm El Fondo revolvente es una cantidad de dinero en efectivo reembolsable, que sirve para cancelar obligaciones no previsibles y urgentes, de valor reducido y que no sean factibles de satisfacer mediante la emisión normal y programada de pagos. http://app.jalisco.gob.mx/PortalTransparencia.nsf/TodosWeb/5 82D1F4ADE19DB78862573A8008331DD/$FILE/REGLAMENTO%20 DEL%20FONDO%20REVOLVENTE.pdf Definiciones: Caja Chica

24 La utilización de estos fondos solo debe implementarse por razones de agilidad y costos, cuando la demora en la tramitación rutinaria de un gasto puede afectar la eficiencia de la operación y que por su naturaleza no ameritan ser previstos para su cancelación mediante la emisión de cheques, el monto deberá de ser determinado de acuerdo a las necesidades de cada SUO. Objetivo: Caja Chica

25 Consideraciones para el reembolso:  Los documentos comprobatorios de gastos que se adjuntan a la rendición de cuentas, deberán cumplir con los siguientes requisitos técnicos: Serán en original Completamente legibles Sin enmendaduras, ni borrones, ni uso de corrector El concepto del gasto será completamente específico.  La documentación que ampare los gastos efectuados mediante el Fondo de caja chica, al momento de ser presentada a trámite, no deberá tener una antigüedad mayor a 30 días contados a partir de la fecha de emisión de la factura Caja Chica

26 Consideraciones para el reembolso: Cuando se haya ejercido el 50% del monto establecido. El gasto no debe de exceder del monto autorizado. Los reembolsos deberán de efectuarse de ser posible en el mes al que correspondan los comprobantes. Gastos urgentes y no previsibles, así como aquellos que por su naturaleza no pueden ser gestionados vía crédito, además de los que por su costo no es conveniente adquirirlos vía orden de compra. Caja Chica

27 Servicio de Mantenimiento y Construcción El Servicio de Mantenimiento se encarga de mantener en óptimo estado de funcionamiento las instalaciones de la Universidad. Evitando que se interrumpa la actividad docente, investigadora y de gestión de la Universidad y manteniendo las instalaciones, los edificios, los espacios y áreas verdes en armonía con la normativa vigente. INTRODUCCION

28 Servicio de Mantenimiento y Construcción El desempeño de la universidad estará en la calidad de mantenimiento por lo cual, es de suma importancia tener una visión a futuro, planificar y programar el mantenimiento para cubrir toda el área en el tiempo, ya sea a mediano o largo plazo y además reducir costos de repuestos y materiales para un mejor desempeño. IMPORTANCIA DEL MANTENIMIENTO

29 Servicio de Mantenimiento y Construcción MANTENIMIENTO CORRECTIVO: Atiende a la reparación de los elementos constructivos y de las instalaciones cuando se produce un fallo de cualquiera de estas partes. MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Trata de anticiparse a la aparición de averías, efectuando revisiones de forma cíclica y programada. De este modo evitamos futuros fallos en los sistemas constructivos y de instalaciones. MODIFICACION O MEJORA DE ELEMENTOS CONSTRUCTIVOS E INSTALACIONES: Realiza obras de modificación de espacios e instalaciones, para adaptar los sistemas constructivos a las necesidades de los usuarios CLASIFICACION DEL MANTENIMIENTO

30 Servicio de Mantenimiento y Construcción Al aplicar el mantenimiento eficiente y correctamente, en forma general que garantice el BUEN FUNCIONAMIENTO y mantener los espacios operables. VENTAJAS DEL MANTENIMIENTO

31 Servicio de Mantenimiento y Construcción Se cuenta con los siguientes servicios: 1.Mantenimiento eléctrico y construcción. – Áreas: Herrería, Cerrajería, Carpintería, Plomería, Vidriería, Albañilería, Electricidad y Jardinería y recolección de basura. 2.Servicio de apoyo: traslado de mobiliario, montaje y armado de mamparas y otros. AREAS DE SERVICIO

32 Servicio de Mantenimiento y Construcción MANTENIMIENTO ELECTRICO Y CONSTRUCCIÓN JEFE DEPTO. ADMON. ENCARGADO DE AREA ENCARGADO DE AREA SOLICITUD TICKET TEL. EMERG. DIAGNOSTICO (MEDIDAS Y MATERIAL) DIAGNOSTICO (MEDIDAS Y MATERIAL) SUPERVISOR SOLICITUD DE MATERIAL ADMINISTRACION DEPTO. COMPRAS PROPORCIONA HABILIT. TRAB. TALLERES HABILIT. TRAB. TALLERES ORDEN DE TRABAJO PROCESO ELABORACION ENTREGA DE TRABAJO CERRAR ORDEN

33 Servicio de Mantenimiento y Construcción JARDINERIA Y RECOLECCION DE BASURA JEFE DEPTO. ADMON. ENCARGADO DE AREA ENCARGADO DE AREA SOLICITUD TICKET TEL. EMERG. MANT. JARDINERIA AREAS COMUNES PROGRAMA RECOLECCION DE BASURA ESC. DEPTO. AREA COMUN TIRADERO PEÑSCO BOLSAS SELECCION 40 KM

34 Servicio de Mantenimiento y Construcción AREAS DE LIMPIEZA ZONA UNIVERSITARIA

35 Servicio de Mantenimiento y Construcción HORARIO SEMANAL DE LIMPIEZA: AREAS COMUNES ZONA UNIVERSITARIA HoraLunesMartesMiércolesJuevesViernesSábado 7:00 -11:00 Limpieza Areas A * Limpieza de estacionamiento 1 y 2 * Limpieza Zona Oriente Limpieza de periferia Z.U. 11:00 - 11:30 Lonche Recoleccion de basura. 11:30 - 14:00 Limpieza Areas BLimpieza Areas CLimpieza Areas BLimpieza Areas CLimpieza Areas B 14:00 - 15:00 Recoleccion de basura

36 Servicio de Mantenimiento y Construcción RECORRIDO SEMANAL DE RECOLECCION DE BASURA Camioneta FORD placas TC-6125-E Zona Universitaria. LUNES Fac. Enfermería Fac. Ingeniería D.U.I Zona Universitaria Fac. Hábitat Fac. Ciencias Biblioteca de Área C.I.C.T.D Centro de Salud Universitario Fac. Estomatología Finanzas, C.U.A.T.E y Anexos MARTES Instituto de Física Fac. Enfermería Físico Matemáticas Fac. Ingeniería Fac. Hábitat Fac. Química Instituto de Geología Fac. Estomatología Biblioteca Biomédica

37 Servicio de Mantenimiento y Construcción RECORRIDO SEMANAL DE RECOLECCION DE BASURA Camioneta FORD placas TC-6125-E Zona Universitaria. MIERCOLES Fac. Enfermería Fac. Ingeniería D.U.I. Zona Universitaria Fac. Hábitat Fac. Ciencias Biblioteca de Área C.I.C.T.D Centro de Salud Universitario Fac. Estomatología Finanzas, C.A.T.E Y Anexos JUEVES Instituto de Física Fac. Enfermería Físico Matemáticas Fac. Ingeniería Fac. Hábitat Fac. Química Instituto de Geología Fac. Estomatología Biblioteca Biomédica

38 Servicio de Mantenimiento y Construcción RECORRIDO SEMANAL DE RECOLECCION DE BASURA Camioneta FORD placas TC-6125-E Zona Universitaria. VIERNES Fac. Enfermería Fac. Ingeniería D.U.I Zona Universitaria Fac. Hábitat Fac. Ciencias Biblioteca de Área C.I.C.T.D Centro de Salud Universitario Fac. Estomatología Finanzas, C.U.T.E. y Anexos SABADO Instituto de Física Fac. Enfermería Físico matemáticas Fac. Ingeniaría Fac. Hábitat Fac. Química Fac. Estomatología

39 Servicio de Mantenimiento y Construcción RUTA EXTERNA (TC-6124-E) LUNES Torre Administrativa Ciencia de la Comunicación I.I.C.O Tienda Universitaria Fac. Medicina Posgrado Comercio Posgrado Derecho Unidad Posgrado Metalurgia C.Y.A.C.Y.T Bicentenario Fac. Economía Clínica Mario García (Morales) MARTES Torre Administrativa Fac. Psicología Unidad Deportiva Clínica Psicología Clínica USIS (Palmar) Zonas Desérticas Talleres

40 Servicio de Mantenimiento y Construcción RUTA EXTERNA (TC-6124-E) MIERCOLES Torre Administrativa Tienda Universitaria Fac. Medicina Archivo General (c/15 días) JUEVES Torre Administrativa Ciencias de la Comunicación I.I.C.O Posgrado Comercio Posgrado Derecho Unidad de posgrado Metalurgista C.Y.A.C.Y.T Bicentenario Fac. Economía Clínica Mario García (Morales)

41 Servicio de Mantenimiento y Construcción RUTA EXTERNA (TC-6124-E) VIERNES Torre Administrativa Tienda Universitaria Fac. Medicina Fac. Psicología SABADO Centro de Idiomas Edificio Central Fac. Comercio Fac. Derecho D.U.I. Centro Centro de Idiomas Infantil Biblioteca Comercio

42 Servicio de Mantenimiento y Construcción SERVICIO DE APOYO JEFE DEPTO. ADMON. ENCARGADO DE AREA ENCARGADO DE AREA SOLICITUD TICKET TEL. PROGRAM. PERSONAL Y VEHICULOS ARMADO O MONTAJE TRASLADO CARPINTEROS ALBAÑILES HERREROS ETC CARPINTEROS ALBAÑILES HERREROS ETC ESTACIONAM. CARGA/DESCARGA ESTIBAR REGRESAR MOB. RECORRIDO

43 Servicio de Limpieza y Gasolina Servicio de Limpieza

44 Servicio de asignación de Gasolina Bitácora de Rendimiento

45 http://a.uaslp.mx/PRCSAD14 NombreCorreo EExt.Tema C.P. Guillermo Escobedo Cabrero [email protected] Juan Carlos Vázquez [email protected] Lic. Miguel Ángel Hernández Franco [email protected] Chica Arq. Eloy Villela [email protected] 00 Servicio de Mantenimiento y Construcción C.P. Gabriela G. Luna Sá[email protected] 44450 73789 Servicios de Limpieza y Gasolina

46 GRACIAS Mayo 2014