1 de Carga de Trabajo (ACT)Análisis y Proyección de Carga de Trabajo (ACT) Guía del Componente Metodológico Aplica el Meta Modelo de Metodologías CEIAR (Conceptos, Entregables, Insumos, Actividades, Roles)

2 Algunos problemas a enfrentarAnte el crecimiento del negocio, se contrata personal siguiendo estimaciones intuitivas sin aplicar metodologías que sustenten y precisen el dimensionamiento. Se percibe que algunos puestos tienen sobrecarga de trabajo, mientras que otros podrían tener cargas de trabajo menores a sus capacidades, sin embargo no se tiene evidencias al respecto. Se prevé cambios en los volúmenes de operaciones y no se tiene manera de proyectar el impacto en las carga de trabajo en los puestos. Tampoco se tiene definido cuales serán los puestos afectados.

3 Contenido 1.0 Conceptos 2.0 Entregables 3.0 Insumos 4.0 Actividades5.0 Roles Anexos

4 Contenido 1.0 Conceptos 2.0 Entregables 3.0 Insumos 4.0 Actividades5.0 Roles Anexos

5 Las Actividades que realiza un Puesto ó Rol son parte de uno o más ProcesosValor para el Cliente Valor para el Dueño / Valor Social Necesidades del Mercado Materias Primas y Componentes de Terceros El análisis de las Responsabilidades de los Puestos conviene realizarse en base a la definición de los Procesos de la Organización. Ello propicia la exhaustividad y la coherencia.

6 Actividades muy estructuradas y repetitivasEn procesos de manufactura repetitivos se aplican técnicas estimación de carga de trabajo y de balance de línea basados en el análisis de tiempos y movimientos. Una vez documentadas las actividades de cada puesto se realizan varias mediciones de los tiempos que toma su ejecución. Se requieren menos estimaciones cuando más uniformes sean las actividades pues presentarán poca variación entre unas y otras.

7 Actividades poco estructuradas o dinámicasPara tareas que no producen componentes físicos de una manera regular. Es poco viable aplicar la toma de tiempos que se emplea en procesos de manufactura. La complejidad del problema exige enfoques que combinen: Rigurosidad: P.e. Identificar las variables asociadas al volumen de Carga de Trabajo y emplear data histórica para estimarla. Criterio: P.e. Involucrar a los Jefes para que aplicando su experiencia validen las estimaciones.

8 Factores de Riesgo en las Estimaciones1) Grado de complejidad de los Procesos y las Funciones de los puestos. 2) Tiempo dedicado de los encargados de cada Puesto al autoanálisis. 3) Data histórica disponible para estimar la Carga de Trabajo de las Actividades

9 Atenuadores de los Riesgos1) Guía para Carga de Datos 3) Presentación grupal a involucrados 4) Sesiones de Asesoría Individual 5) Seguimiento continuo a cada Puesto 6) Control de Calidad de Consultores 7) Control de Calidad de las jefaturas 8) Definir las Actividades con adecuado nivel de Detalle 9) Rapidez en el Control de Calidad y Feedback a cada Puesto

10 Cinco Rangos para Análisis de la Carga de Trabajo - Carga Total / Disponibilidad (%)1: %: Baja Carga de Trabajo, aún aplicando un Margen de Error en contra) 2: > %: Carga de Trabajo dentro de límites usuales) 3: >100% - 112%: Sobre Carga de Trabajo dentro de límites no deseables, aunque usuales) 4: >112% - 151%: Sobre Carga de Trabajo con Riesgo de Impacto en Calidad y Productividad. Podría implicar trabajo realizado en casa) 5: >151%: Información con probables errores de concepto o de data y/o alto nivel de trabajo realizado en casa)

11 Contenido 1.0 Conceptos 2.0 Entregables 3.0 Insumos 4.0 Actividades5.0 Roles Anexos

12 Catálogo de Responsabilidades (CRES) - Versión BásicaACT - E - MAR / CRES.xls

13 Catálogo de Responsabilidades (CRES) - Versión con Carga de TrabajoACT - E - MAR / CRES (Versión Carga de Trabajo).xls

14 Parámetros de Carga de TrabajoACT - E - MAR / Parámetros.xls

15 Reporte de Análisis: Procesos vs Estructura (PEST)ACT - E - MAR / PEST.xls

16 Reporte de Análisis: Catálogo de Puestos (CPUE) - Versión BásicaMPN - E - MAR / CPUE.xls

17 Reporte de Análisis: Catálogo de Puestos (CPUE) - Versión con Carga de TrabajoACT - E - MAR / CPUE.xls

18 Ficha de Puesto - Versión con Carga de TrabajoLas Hs/Día, dan alertas cuando una responsabilidad conviene desagregarla o viceversa. Son estimados muy generales y subjetivos para los que debe haber consenso entre la persona o personas representativas de quienes realizan las funciones del puesto y la jefatura a cargo. Los “Parámetros Específicos” (Inductores o Indicadores Operacionales) no son precisos. Sin embargo propician una mejor definición de las Responsabilidades pues hacen notar aquellas muy generales o muy detalladas. En principio se determinan a partir de los Resultados o Salidas de las actividades. ACT - E - Ficha de Puesto.xls

19 Resultados a Nivel Global (1/3)ACT - E - Resultados a nivel Global.xls

20 Resultados a Nivel Global (2/3)ACT - E - Resultados a nivel Global.xls

21 Resultados a Nivel Global (3/3)ACT - E - Resultados a nivel Global.xls

22 Catálogo de Responsabilidades - Versión con SimuladorACT - E - MAR / CRES (Versión Simulador).xls

23 ACT - E - MAR / CPUE (Versión Simulador).xlsReporte de Análisis: Catálogo de Puestos (CPUE) - Versión con Simulador ACT - E - MAR / CPUE (Versión Simulador).xls

24 Parámetros de Carga de Trabajo - Versión con SimuladorACT - E - MAR / Parámetros de Carga de Trabajo (Versión Simulador).xls

25 ACT - E - Organigrama.ppt

26 Contenido 1.0 Conceptos 2.0 Entregables 3.0 Insumos 4.0 Actividades5.0 Roles Anexos

27 Mapa de Interacción y Secuencia de Procesos (MISP)MPN - E - MISP.ppt

28 Manual de Organización y Funciones

29 Contenido 1.0 Conceptos 2.0 Entregables 3.0 Insumos 4.0 Actividades5.0 Roles Anexos

30 Diagrama de Fases: Evaluar Funciones y Cargas de TrabajoInicio del Proyecto Diseño del Proyecto y Metodología General. PÑ/MR A dd/mm 0 % Mapeo de Procesos Mapa de Procesos. PÑ/MR B dd/mm 0% Definición de Actividades Catálogo de Actividades PÑ/MR C dd/mm 0% Balance de Actividades Balance de Actividades. Catálogo de Actividades con Carga de Trabajo. PÑ/MR D dd/mm 0% Elaborar Fichas de Puesto Fichas de Puesto Preliminares. PÑ/MR E dd/mm 0% Control de Calidad de Fichas de Puesto Fichas de Puesto Mejoradas. PÑ/MR F dd/mm 0% Análisis de Resultados Resultados a nivel grupo funcional. Resultados a nivel global. PÑ/MR G dd/mm 0% Estabilización de Resultados Informe Final. PÑ/MR H dd/mm 0% No empezado Concluido Retrasado Empezado Probable Retraso

31 Actividades Clave El Control de Calidad realizado por los Consultores a cada Ficha de Puesto, debe generar solicitudes de mejoras a la persona que informó. Contrastar la información registrada en las Fichas de Puesto, sobretodo de la Carga de Trabajo, con estadísticas e indicadores de desempeño de proceso. Imprimir las Fichas de Puesto finales para distribuirlas a las jefaturas a fin de solicitar su firma como constancia del Control de Calidad realizado

32 Contenido 1.0 Conceptos 2.0 Entregables 3.0 Insumos 4.0 Actividades5.0 Roles Anexos

33 Roles: Los genéricos para Proyecto de CambioADC - R - Funciones… xls

34 Roles: Los específicos para este Componente MetodológicoDRP - R - Funciones… xls”.

35 Contenido 1.0 Conceptos 2.0 Entregables 3.0 Insumos 4.0 Actividades5.0 Roles Anexos

36 La Ficha de Puesto como el Índice de un Manual de Operaciones y Funciones (1)¿Se necesita más detalle?

37 La Ficha de Puesto como el Índice de un Manual de Operaciones y Funciones (2)Más detalle…. en el MOF 37

38 Bibliografía Fundación Chile (2003). “Identificación de competencias laborales a través del Análisis Funcional”. GALBRAITH, Jay, DOWNEY, Diane y KATES, Amy. “Definiendo y premiando el éxito”. En Designing Dynamic Organizations. USA: AMACOM, Cap. 5. HAYGROUP (2004). Documento de Trabajo. “Principios básicos para el diseño de una organización efectiva”. [Online]. KAPLAN, R. S. y NORTON, D. P. (2008). “Alineamiento de las unidades organizativas y los empleados”. En The Execution Premium – Integrando la estrategia. España. Ediciones Deusto 2008. RUMMLER, G. (1995). “Nivel del trabajo/trabajador del desempeño”. En Improving Performance: How to manage the white space of the organizational chart. USA: Jossey – Bass Inc., Publishers