1 Decision Support System (DSS) Clase 8 Curso basado en material de Kathryn Blackmond Laskey Apoyo a la toma de decisiones grupales (GDSS)

2 Outline Apoyo al trabajo grupal – Group decision making (GDM): oportunidades y problemas – Cómo puede GSS ayudar – Configuraciones de hardware y software para GSS Apoyo a la decisión empresarial – Definición – Capacidades típicas Net-centric Decision Support

3 Apoyo a la decisión multiusuarios Apoyo al grupo – Se apoya un grupo de personas en la toma de una decisión – Pueden estar co-localizadas o distribuidas – Un DSS pude tener un o múltiples usuarios Apoyo a la empresa – Apoya decisiones que incumben a toda la empresa – Varios usuarios en diferentes lugares, en diferentes unidades de la organización, utilizando el sistema para diferentes propósitos – Proporcionar información resumida, análisis e interpretación

4 Beneficios del trabajo en grupo Más fácil de comprender el problema (dos cabezas piensan mejor que una) Más personas responsables de las decisiones Mejor reconocimiento de errores Efectos sinérgicos Más gente comprometida con la implementación Reduce las fuentes de resistencia a la implementación Balance en la propensión de riesgo – (Tomadores de riesgo frente a los evasores de riesgo)

5 Encuesta

6 Un grupo no es un software Los miembros de un grupo puede tener diferentes – Objetivos – Información – Competencias Un grupo puede tener dificultades para – Comunicar la información entre los miembros – Coordinar la implantación de las políticas dinámica interpersonal afecta a los resultados – El pensamiento grupal – La dominación por personalidades fuertes – El miedo de expresar la opinión – Falta de compromiso e identificación

7 Desafíos para el apoyo a grupos Cada miembro del grupo enfrenta un problema de decisión distinto Los DMs deben entender sus propios problemas de decisión y los de los otros Los grupos enfrentan problemas inevitables de comunicación y coordinación Es importante distinguir entre problemas genuinos y los de comunicación/coordinación

8 Creando y reclamando valores Creación de valor – Aumentar el tamaño total del pastel encontrando opciones que todas las partes prefieren a las que están actualmente en discusión. – Tácticas: comunicación, intercambio de información, la exploración conjunta de valores Reclamación de valor – Reclamar para sí tanto como sea posible del pastel – Tácticas: la ocultación de información, exagerando las concesiones propias, minimizando las concesiones de los demás, adoptando una actitud de confrontación – Inhibe la creación de valor

9 Factores de Fomento de la cooperación en dilemas sociales Grupos reducidos – Comunicación abierta – interacciones cara a cara – Sentimientos de solidaridad de grupo – Normas sociales fuertemente compartidas – Confianza – Acciones públicas – Multas por desertar ¿Cómo alentamos estos factores a través de apoyo al grupo ?

10 El paradigma win-win Cualquier problema de decisión que implique más de una persona puede ser visto como un problema de negociación Una visión de Suma-cero se centra en conseguir mejor para uno dado un conjunto de opciones de (valor de reclamación) La visión Win-win se concentra en la búsqueda de nuevas soluciones que son mejores para todo el mundo (crear valor) Un facilitador o mediador entrenado puede ayudar a guiar al grupo a pensar win-win

11 Objetivos Conflictivos y opciones win-win

12 Groupthink (jannis & Mann) ¿Qué es el pensamiento de grupo? – La presión para cumplir – La racionalización colectiva – Ilusión de invulnerabilidad Factores que conducen a pensamiento de grupo – Grupo muy cohesionado – Aislamiento de las influencias externas – La falta de procedimientos sistemáticos para explorar y evaluar las alternativas – Líder fuerte e influyente – Alto nivel de stress

13 Problemas en la toma de decisiones organizacional (Welch) Omisiones en el estudio de cursos alternativos de acción Omisiones en el estudio de objetivos Fallas al examinar los principales costos y riesgos Pobre búsqueda de información Sesgo de selección en el procesamiento de la información disponible La falta de reconsiderar las alternativas inicialmente rechazadas La falta de elaboración de planes detallados de vigilancia y contingencia

14 En resumen Un grupo tiene más información, recursos y capacidad intelectual que cualquier persona en el grupo por sí sola Pero... – No hay una "preferencia del grupo" monolítica (en teoría o en la práctica) – Incluso si existiera, los miembros del grupo pueden actuar en su propio interés en lugar de en interés del grupos – El pensamiento grupal puede negar los beneficios de "más cabezas" Y sin embargo... – Los grupos pueden lograr más que cualquier persona sola podría – SGS puede facilitar este proceso

15 ¿Cómo puede ayudar GSS? Un GSS no puede resolver los problemas fundamentales de: – ¿Cuáles son los objetivos del grupo? – ¿Cómo pueden los individuos ser inducidos a actuar en servicio de los objetivos? Un SSG puede facilitar la discusión de estas cuestiones y ayudar a llegar a un consenso de grupo Un SSG puede ayudar a un grupo de tomar decisiones – De una manera más sistemática – Que son más aceptables para todos los participantes – Que se basan en una mejor información y una mayor experiencia Objetivos de GSS – Crear una comprensión compartida del problema – Facilitar y dirigir el debate – Prestar apoyo para el análisis y elección de la opción o plan – Crear satisfacción entre los miembros del grupo – Ayudar a tomar propiedad de la solución por los miembros

16 Un GSS puede apoyar Formulación del problema – Identificar características principales del entorno – Identificar objetivos – Identificar cursos de acción alternativos Análisis – Predecir las consecuencias de cada curso de acción – Evaluar el impacto de las consecuencias en los objetivos Elegir Implementación – Delinear un plan de acción – Monitorear el progreso

17 Niveles de Apoyo (deSanctis and Gallupe) Nivel I: mejorar la comunicación – Envío y recepción de información de – El acceso a los datos (personales o de empresa) durante la reunión – Exposición de ideas, datos, tablas a todos los participantes – El intercambio de mensajes electrónicos – Construcción de escalas de calificación o clasificación de esquemas – Mostrar / modificar la agenda Nivel II: Estructuración de la Decisión – Modelos de planificación (PERT, CPM, Gantt) – Modelos de utilidad y de probabilidad – Modelos de asignación de presupuesto – Métodos estadísticos – Delphi, grupo nominal, Metaplan u otros métodos de generación de ideas Nivel III: Gestión y control del proceso de decisión – Los patrones de comunicación forzados http://jcmc.indiana.edu/vol3/issue4/wiesenfeld.html – Orden de reglas Roberts Automatizadas http://www.robertsrules.org/

18 Situaciones de apoyo a group decision Sincrónica, co-localizados – Herramientas de conferencia de la Decisión Síncrono, distribuidos – Audio y video-conferencias – Pizarra electrónica – Pantalla compartida – Las salas de chat Asíncrono – Las tablas de anuncios (newsgroups, bulletin boards) – Hilos de discusión y tableros de anuncios electrónicos – Compartir Documentos / productos de trabajo (BSWD) – Email

19 Generación de ideas: Técnica del Grupo Nominal Generación y análisis inicial de las ideas El grupo es "nominal" porque los miembros no interactúan directamente (reduce la influencia de los individuos dominantes) Generación de ideas: – Facilitador plantea el problema (trigger question) – Los miembros del grupo registran una lista de ideas sobre papel – Cada miembro del grupo a su vez plantea una idea que es registrada por el facilitador – Repetir hasta que se registran todas las ideas – Se discuten ideas, se aclaran, y se combinan (no se critican!) Establecimiento de prioridades (opcional) – Grupo prioriza las ideas para el debate posterior – El objetivo no es evaluar

20 Selección de opciones Discusión, clasificación de las opciones por los miembros del grupo – En Delphi – los miembros del grupo votan anónimamente, ven resumen de los votos del grupo, repiten hasta que haya consenso Beneficios - impide a las personas fuertes dominan el proceso de Problema - en grupos Delphi los miembros no discuten las razones para rankear las ideas Obtención de la función multiatributo de utilidad del grupo – El proceso: Definición de atributos de Evaluación de pesos Ver los resultados y modificar cuando sea necesario – Una única función de utilidad del grupo no puede no ser un supuesto razonable Proceso ayuda a identificar las similitudes y las diferencias Esta comprensión es a menudo útil para lograr consenso curso de acción

21 El rol de GSS Ingreso en línea y solución del modelo de decisión Registro y mantención de la agenda Discusión e intercambio de ideas anónimas – Requiere de una red – Alienta a los individuos “tranquilos” para contribuir al debate – Desalienta la intimidación y la dominación de la discusión conteo de votos automatizado y resumen de los resultados

22 Componentes comunes de un GDSS Gestión de la agenda – entradas – visualización Brainstorming y generación de ideas – ingreso de la idea – Herramienta para comentarlas – Categorización de ideas pizarra electrónica colaborativa Herramientas de votación y de encuesta – Creación – votación / entrada – Resultados de la pantalla Herramientas de Análisis

23 Beneficios potenciales de GDSS Más completa exploración de los valores mejor intercambio de información generación de opciones más creativas más sistemática evaluación de opciones Aumento de la comunicación Aumento de la participación Aumento de la cohesión del grupo Mayor aceptación de la decisión por el grupo

24 Posibles problemas Dependencia del software y la red Pobre usabilidad Curva de aprendizaje inclinada El proceso de decisión asumido por el diseñador no calza con la tarea y o los usuarios El costo del soporte no justifica el beneficio

25 Tipos de apoyo computacional 1. Face to face meeting facilitation service (office automation + facilitator) 2. Group decision support (video monitor under control of facilitator, large screen display) 3. Computer-based extensions of telephone (conference call service) 4. Presentation support software (vugraphs, etc.) 5. Project management software 6. Calendar management for groups 7. Group authoring software 8. Computer-supported face-to-face meetings (each member has own comp.) 9. Screen sharing software 10. Computer conferencing systems (group email) 11. Text-filtering software 12. Computer supported audio or video conferences (each part. has computer) 13. Conversational structuring 14. Group memory management (between- meeting record) 15. Computer-supported spontaneous interaction (support for informal exchange among peoplewidely separated) 16. Comprehensive work team support 17. Nonhuman participants in team meetings (unfacilitated DSS + expert system)

26 Continuación (Johansen) Ordenado según el aumento de la dificultad de su aplicación y éxito de utilización Soporte para: - Reuniones cara a cara (1, 2, 4, 8) - Reuniones electrónicas (3, 9, 10-12, 17) - Entre las reuniones (5-7, 13-16)

27 Configuraciones de Hardware para GDSS Un solo PC – Pantalla proyectada – Operador único entre los datos Múltiples PC's en red – Conectado por correo electrónico o por red – Mecanismos de votación, correo electrónico, archivos compartidos, espacio de trabajo compartido Sala de Decisión con una e-instalación que reúna – Mesa con forma de U con PCs clientes empotrados – Server agrega (recopila, resume) la información de los participantes – Proyector en pantalla grande DSS distribuido – Los participantes en diferentes lugares – PC's en red – Puede ser combinado con teleconferencia de video y / o audio

28 28 Ejemplos de sistemas de apoyo al trabajo en equipo y apoyo a la toma de decisiones colaborativa (recopilado por Gustavo Zurita)

29 29 Aplicaciones de groupware: mail http://www.microsoft.com/exchange/evaluation/default.mspxhttp://www.microsoft.com/exchange/evaluation/default.mspx Microsoft Mal/Exchange http://oukc.oracle.com/static05/opn/oracle_collaboration_suite/24842/072905_24842/index.htmlhttp://oukc.oracle.com/static05/opn/oracle_collaboration_suite/24842/072905_24842/index.html OracleMail

30 30 Aplicaciones de groupware: Calendar

31 31 Lotus: http://www-01.ibm.com/software/lotus/?pgel=ibmhzn&cm_re=masthead-_-products-_-sw-lotus http://www-01.ibm.com/software/lotus/?pgel=ibmhzn&cm_re=masthead-_-products-_-sw-lotus

32 32 MEETING MAKER: http://www.peoplecube.com/products/meetingmaker/default.cfm http://www.peoplecube.com/products/meetingmaker/default.cfm

33 33 CALENDAR MICROSYSTEM SOFTWARE: http://www.sun.com/software/products/calendar_srvr/index.xmlhttp://www.sun.com/software/products/calendar_srvr/index.xml

34 34 Aplicaciones de groupware: Reuniones

35 35 FACILITATE.COM: http://www.facilitate.com/

36 36 Team Talk: http://www.traxsoft.com/teamtalk.html http://www.traxsoft.com/teamtalk.html

37 37 GROUP SYSTEM: http://www.groupsystems.com/resource-center/GroupSystems-Videos/ThinkTank-2-Min-Demo http://www.groupsystems.com/resource-center/GroupSystems-Videos/ThinkTank-2-Min-Demo

38 38 COUNCIL COVISION: http://www.covision.com/index.html http://www.covision.com/index.html

39 39 Aplicaciones de groupware: Desktop colaborativo y Conferencias ROUNDTABLE: http://www.encyclopedia.com/doc/1G1-18923528.html http://www.encyclopedia.com/doc/1G1-18923528.html

40 40 Picutre Talk: http://www.pixion.com/home/ http://www.pixion.com/home/

41 41 NETMEETING : http://www.recursosvoip.com/netmeeting/index.phphttp://www.recursosvoip.com/netmeeting/index.php

42 42 COOLTALK: http://wp.netscape.com/navigator/v3.0/cooltalk.html http://wp.netscape.com/navigator/v3.0/cooltalk.html

43 43 Aplicaciones de groupware

44 44 WEBSHARE RADENET: http://www.radnet.com/index.php

45 45 FIRSTCLASS: http://www.softarc.com/ http://www.softarc.com/

46 46 Aplicaciones de groupware: editores

47 47 Aplicaciones de groupware: workflow

48 48 Aplicaciones de groupware

49 49 Aplicaciones de groupware

50 50 Aplicaciones de groupware

51 Enterprise Decision Support: Necesidades de Información de los Ejecutivos ¿Qué función desempeñan los ejecutivos en un organización? ¿Cuáles son las necesidades especiales de información los ejecutivos? ¿Cómo puede ayudar la automatización?

52 Beneficios de los Enterprise Information Systems Aumentar la cantidad y la calidad de la información a disposición de los ejecutivos Proporcionar información concisa, pertinente, oportuna Ver resúmenes de datos – Acceder a los detalles en tiempo real para proporcionar detalles sobre la información resumida – Ver y analizar las tendencias históricas Enfocar la atención de los ejecutivos en los factores de éxito críticos Reducir los retrasos debido a la falta de falta información Aumentar la productividad de las reuniones y la mejora comunicación

53 Enterprise Resource Planning (ERP) Los sistemas ERP integran datos de toda la empresa en un único sistema general – Los principales proveedores: SAP, Oracle, PeopleSoft, Beneficios – Reducir la duplicación de funciones – Mejorar la calidad y la satisfacción del cliente mediante la mejora de información para apoyar las decisiones " Me cobraron una cuota de retraso y me echaron del curso porque enviaron mi factura de matrícula a la dirección de mi madre, aunque yo les dije que me había mudado a una nueva dirección. Me dijeron que mi cambio de dirección estaba registrada en otra base de datos del departamento " Problemas – Los sistemas tradicionales de ERP están basados en transacciones con OLAP (procesamiento analítico en línea) de capacidad limitada – Un sistema ERP "One size fits all" puede ser un mal ajuste a los procesos de la organización – Adaptación de la solución de un proveedor de ERP para su organización puede ser muy costoso y el resultado aún puede ser insuficiente

54 Alineación de los Sistemas de Información con la Estructura Organizacional Comunidad - Colección de actores independientes que colaboran para aprovechar las oportunidades de negocio – GDSS apoya la coordinación y el intercambio de información entre ellos Federación - limitada autoridad central con subdivisiones que gozan de gran autonomía – GDSS apoya el intercambio de conocimientos, la asignación de recursos, la administración de los incentivos basados en el rendimiento Móvil – Organización geográficamente móvil y estructuralmente fluida – La comunicación y la informática portátil a través de redes permite una estructura móvil Jerárquica - Muchos niveles de gestión – DSS permite una gestión y control más eficiente, proporcionando apoyo automatizado para muchas tareas administrativas de rutina

55 Portales de empresa An Enterprise Portal is a technology platform that allows knowledge workers to gain access to, collaborate with, make decisions and take action on a wide variety of business-related information regardless of the employee's virtual location, the location of the information, or the format in which the information is stored presented through a browser and other digital formats. - Heidi Collins, KM Magazine, Jan 2004 Requisitos de funcionalidad y escalabilidad a menudo pueden lograrse sólo mediante la integración de múltiples productos – Crea desafíos de integración Factores críticos de éxito: – Usabilidad – Usuario comprometido con el uso y la implementación exitosa – Apoyo dedicado dentro de la organización para articular los procedimientos de acceso, el apoyo a los usuarios, y el mantenimiento Con una mayor penetración de mercado llegarán las oportunidades de apoyo a la decisión

56 Net-centric DS, La visión DMs en diversos lugares comparten un cuadro de la situación Sistemas de información en red permiten inmediato acceso a la información pertinente y la comunicación entre los actores distribuidos geográficamente Cada actor de la tarea tiene acceso oportuno a la información crítica La información está correctamente sincronizada y actualizada Multi-nivel de seguridad de los permisos necesarios de acceso, para prevenir el uso no autorizado

57 Irak: lessons learnt Tecnologías de la información en red dieron a las fuerzas de EE.UU. una ventaja sin precedentes – Los comandantes seguían el despliegue de las fuerzas en tiempo real – Las tropas en el campo tuvieron acceso a información en tiempo real sobre las unidades a cientos de kilómetros de distancia – Todavía no se ha aprovechado al máximo el potencial de las nuevas tecnologías para transformar el proceso de toma de decisiones – Las lecciones del conflicto de Irak se aplican al problema más amplio de la apoyo a la decisión distribuida y net-céntrica

58 Service-Oriented Architecture (SOA) Paradigma para el diseño de arquitectura de la información – Organizar y utilizar las capacidades distribuidas – Hacer coincidir las capacidades de los proveedores de las capacidades con las necesidades de los consumidores – Capacidades necesarias para satisfacer una necesidad, podrán cruzar los límites de propiedad Visto como tecnología de base para realizar la visión netc-entric – Se supone que es más escalable que la integración tradicional tecnologías – Se prevé que reducirá los costos de integración de la información dentro de empresa ya más allá de las fronteras organizacionales Integrar los procesos de negocio, sin necesidad de que todo el mundo tenga que ajustarse a formatos e interfaces monolíticas

59 El triángulo B-C-P Los servicios Web: aplicación de SOA se basa en el triángulo: – Proveedores que publican descripciones en registros mundiales – Los consumidores de buscan e los registros servicios que satisfagan sus necesidades – Una coincidencia exitosa une al proveedor con los consumidores, quienes invocan el servicio y reciben la respuesta Muchas personas piensan que el registro mundial único como método único no es viable – Cuestiones de seguridad – Cuestiones de eficiencia Camino de la evolución más probable: niveles de registro – La analogía: la libreta de direcciones personal, directorio de la organización, teléfono de la ciudad libro, el directorio nacional

60 SOA y DS SOA promete a facilitar la interoperabilidad entre los sistemas distribuidos Las funciones de apoyo comunes decisión puede ser envasadas como servicios y ser accedidos a través de SOA – Modelo de módulos de subsistema (por ejemplo, la optimización de Estadística; análisis) – Acceso a los datos (consulta y procesamiento de transacciones) – Minería de datos SOA es una tecnología de apoyo para el apoyo a la decisión net-céntrica