1 DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITIUCIONAL PARA LA DEFINICIÓN DELBASES DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITIUCIONAL PARA LA DEFINICIÓN DEL PLAN ANUAL DE GESTIÓN

2 Construcción de Escenarios.ETAPA UNO Construcción de Escenarios. SNR

3 Construcción de Escenarios. Paso 1. Formato 1Definición del Sector, del Negocio, Marco de Tiempo y Asunto del Escenario Sector: Público del orden Nacional, adscrito al Ministerio del Interior y de Justicia con personería jurídica y autonomía administrativa. Negocio: Garantizar de forma integral la guarda de la fe pública. Marco de Tiempo: Asunto: Para el año 2011, el negocio “Garantizar de forma integral la guarda de la fe pública en Colombia”, presentará estas condiciones: Excelente imagen institucional Con un sistema de servicio al ciudadano basado en la racionalización de trámites Con un Talento humano capacitado, comprometido, reconocido y satisfecho. Con Infraestructura física inteligente para garantizar la prestación del servicio. Con efectividad, competencia y transparencia en la prestación de los servicios. Con tecnología para brindar seguridad, confiabilidad, celeridad y fidelidad en la información. Con sistemas de información integrales, confiables y seguros, para la guarda de la fe pública Con procesos homologados, estandarizados y con tecnología adecuada. Con presupuestos autosostenibles y con planeación a largo plazo. Con políticas de manejo de excedentes financieros.

4 Construcción de Escenarios. Paso 1. Formato 1Definición del Sector, del Negocio, Marco de Tiempo y Asunto del Escenario Sector: Público del orden Nacional, adscrito al Ministerio del Interior y de Justicia con personería jurídica y autonomía administrativa. Negocio: Garantizar de forma integral la guarda de la fe pública. Marco de Tiempo: Asunto: Para el año 2011, el negocio “Garantizar de forma integral la guarda de la fe pública en Colombia”, presentará estas condiciones: Con alto impacto social y mínimo impacto ambiental. Con pacto de buen gobierno y probidad. Garantizando accesibilidad a todos los ciudadanos. Cobertura Con parámetros, políticas y estudios técnicos y de investigación para la creación, supresión o modificaciones de círculos registrales y notariales y con tarifas apropiadas. Con Normatividad registral y notarial actualizada y codificada integralmente Con fortalecimiento de las relaciones internacionales. Con una estructura organizacional dinámica que responda a las expectativas de los ciudadanos Con servicios certificados según la norma NTCGP: Con políticas de inversión que permitan una administración funcional de los recursos.

5 Construcción de Escenarios. Paso 4. Formato 3Selección de Variables Críticas: Variables Político-Legales: 1. Marco legal de la Superintendencia de notariado y Registro 2. Ingreso a la carrera notarial 3. Ley de justicia y paz Variables Económicas: 1. Distribución inequitativa de los ingresos de la SNR- ley 55 de 1985 2. Crecimiento financiero articulado con la política laboral y salarial 3. Tarifas de notariado y registro. 4. Incremento de las transacciones inmobiliarias. Variables Socio-Culturales: 1. Orden público 2. La percepción del ciudadano frente al servidor público 3. Evasión y la elusión tributaria.

6 Construcción de Escenarios. Paso 4. Formato 3Selección de Variables Críticas: Variables Tecnológicas: 1. Unificar tecnología para la prestación del servicio 2 Sostenibilidad e integración del sistema de información 3. Portal Web de la Superintendencia de Notariado y Registro Variables Ambientales: 1. Preservación y custodia del protocolo notarial y archivo registral 2. Carencia de programas de higiene y seguridad industrial (Salud ocupacional) Variable geográfica: 1. Inadecuada distribución de círculos notariales y registrales

7 Construcción de la Matriz de Impacto. Paso 6 (Continuación). Formato 6Impacto Positivo Modificación y actualización de todas las normas para mejorar el servicio. (1 A+) Se realiza el concurso de notarios. (0.6 A+) Cumplimiento de la ley sin traumatismos (0.7 A+) Que haya incremento financiero y salarial. permanente. (0.6 A+) Modificar e incrementar las tarifas de los servicios actuales y crear nuevos servicios. (1 A+) Crecimiento sostenido del sector inmobiliario. (1 A+) Cumplimiento de las funciones misionales a zonas de alto riesgo como consecuencia del mejoramiento del orden público (1 A+) Se cae el concurso de notarios (1 A-) Que se incrementen las zonas de alto riesgo (0.8 A-) Mayor evasión y elusión que afecte los ingresos del estado (0.6 A-) Impacto Alto Impacto Bajo Impacto Negativo

8 Construcción de la Matriz de Impacto. Paso 6 (Continuación). Formato 6Impacto Positivo Mejoramiento de los servicios públicos que se prestan (0.7 A+) Que la gente declare los valores reales en las transacciones inmobiliarias (0.8 A+) Tener un sistema de información integral para todos los servicios (1 A+) Mantener y actualizar a nuevas tecnologías (0.8 A+) Contar con un portal Web. (0.8 A+) Contar con un sistema de control para el protocolo notarial y un sistema de archivo registral moderno. (0.6 A+) Implementar y desarrollar programas de higiene y seguridad (0.6 A+) Adecuada distribución de círculos notariales y registrales, que optimicen la prestación del servicio al usuario (0.7 A+) Impacto Alto Impacto Bajo Impacto Negativo

9 Construcción de Escenarios. Paso 9Formato 10. Redacción de los escenarios futuros: En el período , la Superintendencia de Notariado y Registro actualizó la normatividad, lo que contribuyó al mejoramiento en la prestación del servicio al ciudadano. En el período , en la Superintendencia de Notariado y Registro se realizaron los concursos de la carrera notarial, dando cumplimiento a la normatividad vigente. En el período , la Superintendencia de Notariado y Registro desarrolló su gestión administrativa dando cumplimiento a la normatividad vigente, sin traumatismos y en acato a las normas legales. En el período , en la Superintendencia de Notariado y Registro se incrementaron sustancialmente los ingresos financieros y los salarios de los trabajadores. Para el período , en la Superintendencia de Notariado y Registro se modificaron e incrementaron las tarifas de los servicios prestados y se crearon nuevos servicios. En el período , se presentó un crecimiento en las transacciones del sector inmobiliario, generando un incremento en los ingresos de la Superintendencia de Notariado y Registro

10 Construcción de Escenarios. Paso 9Formato 10. Redacción de los escenarios futuros: 7. En el período , la Superintendencia de Notariado y Registro cumplió con los objetivos de orientar, inspeccionar, vigilar y controlar los servicios registrales y notariales, inclusive, en las zonas de alto riesgo, como consecuencia del mejoramiento del orden público nacional. 8. En el año 2011, la Superintendencia de Notariado y Registro cuenta con mayor posicionamiento e imagen institucional frente al ciudadano. 9. En el período , la Superintendencia de Notariado y Registro realizó las inversiones y las actualizaciones requeridas en tecnología e infraestructura física, generando un sistema de información integral que brinda mayor accesibilidad de los ciudadano a los servicios registral y notarial. En el período , la Superintendencia de Notariado y Registro desarrolló su propio portal Web, que brinda una mayor accesibilidad a la información. En el 2011, la Superintendencia de Notariado y Registro cuenta con un sistema de control para el protocolo notarial y un sistema de archivo registral moderno.

11 Construcción de Escenarios. Paso 9Formato 10. Redacción de los escenarios futuros: 12. En el período , la Superintendencia de Notariado y Registro elaboró y desarrolló los programas de higiene y seguridad (salud ocupacional) de conformidad con lo previsto en la ley, mitigando el riesgo a que están sometidos los servidores públicos y ciudadanos. 13. En el período , la Superintendencia de Notariado y Registro redistribuyo geográficamente los círculos regístrales y notariales e incrementó la cobertura nacional en la prestación del servicio publico registral y notarial. 14. En el 2011, la Superintendencia de Notariado y Registro tiene estandarizados y documentados sus procesos (procedimientos), generando optimización de recursos, racionalización de trámites y en general, una mejora continua en la prestación del servicio al ciudadano. 15. En el 2011, la Superintendencia de Notariado y Registro ofrece al ciudadano acceso a la información utilizando las tecnologías que le permitan en tiempo real adquirir el servicio público registral y notarial garantizando la seguridad en el manejo de la información.

12 Construcción de Escenarios. Paso 9Formato 10. ETAPA 2 CADENA DE VALOR MAPA DE PROCESOS

13 Definición de la Cadena de ValorPaso 5. Construcción final de la cadena de valor. Formato 5 Direccionamiento Estratégico Control interno Estrategia y control de la Gestión Cliente Interno Cliente Interno Cliente con necesidades identificadas CLIENTE Actividades Primarias CLIENTE Cliente Satisfecho Orientación, Inspección Vigilancia y Control del Servicio Notarial Margen Gestión Servicio Registral Cadena de Valor del Cliente Cadena de Valor del proveedor Servicio al Ciudadano Actividades de Soporte Cliente Interno Gestión Humana Gestión Tecnológica Gestión Logística Gestión Financiera Gestión Jurídica Gestión Comunica ciones Cliente Interno

14 MAPA DE PROCESOS SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRODIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO CONTROL DE LA GESTIÓN Gestión planes, P y P Seguimiento a planes, P y P Estructura organizacional Gestión calidad-MECI- Control interno Prospectiva Gestión estadística ESTRATEGIA Y CONTROL DE LA GESTIÓN FUNDAMENTALES ORIENTACIÓN, INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL NOTARIAL GESTIÓN REGISTRAL SERVICIO AL CIUDADANO Administración notarial Cliente-ciudadano Gestión servicio registral Gestión cultura de servicio Orientación a notarios y cónsules Cliente- ciudadano Orientación, PQR y felicitaciones Gestión documental registral Gestión visitas integrales y Esp. Gestión P, Q y R notarial Gestión mercadeo Orientación, inspección v y c. GESTIÓN DE PROCESOS Procesos disciplinarios a notarios HABILITADORES GESTIÓN HUMANA GESTIÓN FINANCIERA GESTIÓN LOGÍSTICA Selección de personal Gestión compras y contratación Administración de Personal Gestión Presupuesto Gestión legal del personal Gestión almacén e inventarios Procesos disciplinarios Cliente Interno Gestión salud ocupacional Gestión Tesorería y cartera Cliente Interno Gestión de desempeño D y M de la Infraestructura física Gestión capacitación Gestión Contabilidad y costos Gestión competencias Correspondencia y A. documental Gestión bienestar laboral GESTIÓN TECNOLOGÍA GESTIÓN JURÍDICA GESTIÓN COMUNICACIONES Representación judicial Gestión soporte técnico Comunicación Corporativa Proactividad normativa Gestión mantenimiento Comunicación Interna Gestión legal Invest. y desarrollo de tecnología

15 Construcción de Escenarios. Paso 9 FOCALIZACIÓN ESTRATÉGICAFormato 10. ETAPA 3 FOCALIZACIÓN ESTRATÉGICA

16 Paso 1. Revisar la Cadena de Valor e identificar los FCE y los FCN POR PROCESO. Formato 1. PROCESO (sigla) Factores Críticos de Éxito (FCE) Factores Críticos Negativos (FCN) Gestión Servicio Registral La seguridad y confianza jurídica soportada en el conocimiento del talento humano (11) Exclusividad del servicio e infraestructura física y tecnológica (13) Diversidad de sistemas de información, obsolescencia tecnológica y de infraestructura física. (13) Inadecuada distribución de círculos regístrales que no permite la prestación efectiva del servicio e insuficiente asignación de recursos (13) Rigidez de la estructura organizacional (6) Gestión Documental Registral Custodia y conservación de la tradición jurídica de la propiedad inmobiliaria (14) Respuesta a las solicitudes del usuario (información registral) (14) Contribuir con la guarda de la fe pública en la transacción inmobiliaria (14) Falta de tecnología para la administración documental (14) Falta de conectividad interna y externa (14). Gestión orientación, inspección, vigilancia y control a. Pautas y lineamientos en materia registral (9) b. Se evalúan aspectos administrativos, jurídicos y operativos.(10) a Diversidad de criterios jurídicos y administrativos (4) b Falta de cobertura en las visitas y problemas de orden público en algunas zonas. (4)

17 Paso 1. Revisar la Cadena de Valor e identificar los FCE y los FCN POR PROCESO. Formato 1. PROCESO (sigla) Factores Críticos de Éxito (FCE) Factores Críticos Negativos (FCN) Administración notarial Compensación económicas a notarios de menores ingresos (3) Manejo eficiente de asuntos administrativos de notarios(6) Falta de estandarización de políticas y procesos de orientación, referencia y control para la gestión notarial (5) Falta de regulación para la gestión (notarial) consular (5) Orientación a notarios y cónsules Procesos disciplinarios al Notario Garantizar el rigor legal en la prestación del servicio público notarial (7) Falta de personal y recursos para adelantar los procesos disciplinarios (6) Falta de unidad de criterios para adelantar los procesos disciplinarios(4) Visitas generales y especiales a notarios Presencia institucional de la SNR para ejercer inspección, vigilancia, orientación y control. (14) Garantizar que el Notario cumpla con sus obligaciones notariales (9) Falta de recursos para ejercer presencia institucional en la inspección vigilancia y control (10) Falta de cobertura del numero de visitas para garantizar el cumplimiento de las obligaciones notariales (10). Posteriormente se hizo ajustes a nombres de los procesos, quedando así: Administración notarial. Orientación a notarios y cónsules. Gestión, peticiones, quejas y reclamos notarial. Procesos disciplinarios a notarios.

18 Paso 1. Revisar la Cadena de Valor e identificar los FCE y los FCN POR PROCESO. Formato 1. PROCESO (sigla) Factores Críticos de Éxito (FCE) Factores Críticos Negativos (FCN) Gestión cultura de servicio Atención personalizada y conocimiento de los servicios prestados (12) Manejo especializado, seguridad y oportunidad en la información de los servicios (11) Carencia de guía del usuario y tecnología asociada al servicio (13) Falta de capacitación, políticas, compromiso, lineamientos y estrategias enfocadas en la cultura de servicio (13) Orientación, peticiones, quejas, reclamos y felicitaciones Diversidad de canales de orientación al ciudadano (13) Facilitar el pago del servicio al cliente ( (14) Falta de tecnología para la prestación del servicio (14) Falta de Información y orientación al ciudadano. Seguimiento de Q y R – Felicitaciones (11)

19 Paso 1. Revisar la Cadena de Valor e identificar los FCE y los FCN POR PROCESO. Formato 1. PROCESO (sigla) Factores Críticos de Éxito (FCE) Factores Críticos Negativos (FCN) Gestión de Mercadeo Utilización de medios de comunicación .para divulgar servicios (14). Línea de atención y página Web al ciudadano (14) Falta hacer mercadeo y seguimiento a la prestación de los servicios (13) . Falta de presencia Institucional en algunas zonas del país(13) Gestión soporte tecnológico software y hardware Recurso humano con conocimiento en soporte tecnología (9) Existencia de infraestructura para el soporte tecnológico (14) Escaso recurso humano para soporte tecnológico (5) Falta de políticas para integrar sistemas de información(4) Gestión mantenimiento software y hardware Proyecto asistencia técnica administrativa con recursos. (14) Mantenimiento al software de folio magnético / fólio / ERP (14) Insuficiente recurso humano para hacer el mantenimiento (5). Actualización y capacitación del recurso humano en nueva tecnología (7). Inconsistencia en el plan de mantenimiento (5). Investigación y creación de tecnología Definición del modelo para conformar el sistema de información notarial (9) Implementación SIR – SIN y otras tecnologías (14) Falta de base de datos para seguimientos de procesos y estadísticas (11) NO contratos “llave en mano” con particulares para el desarrollo de software de información pública (10) Gestión Compras Implementación SICE (8) Disponibilidad de recursos para las compras (9) Inconsistencia en el plan de compras (6) Centralización de compras (5)

20 Paso 1. Revisar la Cadena de Valor e identificar los FCE y los FCN POR PROCESO. Formato 1. PROCESO (sigla) Factores Críticos de Éxito (FCE) Factores Críticos Negativos (FCN) Selección de personal a. Régimen específico de carrera administrativa (4) b. a. Falta la definición de concursos de carrera (5). Asuntos administrativos del personal a. Pagos oportunos de nómina (4) b. Estabilidad laboral(3) a. Baja escala salarial para vinculación de personal (10) b. Carencia de Recurso Humano por falta de un Plan Estratégico de Personal (7) Asuntos legales del personal a. Cumplimiento oportuno de todas las obligaciones parafiscales (4) b. Verificación del cumplimiento de normas laborales (4) a. Falta de seguimiento a los pagos por seguridad social (5) b. Carencia de procesos de Gestión Humana(5) Procesos disciplinarios internos a. Cumplimiento de las Normas de Control Interno Disciplinario (5). a. Desgaste administrativo en los procesos disciplinarios (6) b. Carencia de Recurso Humano (12). Gestión Salud Ocupacional (higiene y seguridad industrial) a. Existe un programa de Salud Ocupacional (4) a. Falta de ejecución del Programas de Salud Ocupacional (4) b. Incumplimiento de la cobertura a nivel nacional por parte de la ARP.(3)

21 Paso 1. Revisar la Cadena de Valor e identificar los FCE y los FCN POR PROCESO. Formato 1. PROCESO Factores Críticos de Éxito (FCE) Factores Críticos Negativos (FCN) Gestión Almacén e Inventarios Existencia de una base de datos de inventarios por responsable (3) Realización de seguimiento de inventarios (3) Falta de actualización de inventarios y de costos históricos articulados con PGCP. (4) Falta de control en la rotación en los elementos de consumo (4) Desarrollo y Mantenimiento de la infraestructura física Existencia de equipo humano capacitado para efectuar el mantenimiento(5) Plan de mantenimiento en el Grupo Recursos Físicos (4) .Falta de políticas de mantenimiento (3) Falta de control y seguimiento al proyecto de modernización (14) Gestión de correspondencia y administración documental .Aplicativo para control de entrada y salida de correspondencia nivel central (3) Tiempo de respuesta oportuno en la entrega de documentos solicitados (4) Control centralizado de los derechos de petición y tutelas (6) No están actualizadas las tablas de retención documental.(6). Falta de seguimiento y controles a la gestión documental (4) Falta de implementación del aplicativo en las ORIPS (7). d. Confidencialidad en el manejo de la información (11) Presupuesto Se cuenta con recursos propios para sostenimiento y se genera rentabilidad social y económica (3) b Transferimos recursos al sector Justicia (3) a. Alto porcentaje de transferencia al sector justicia (14) b. Afectación de la inversión por techos presupuestales de Ministerio de Hacienda (5). Contabilidad y costos a. Sistema de información contable (10) b. Talento humano capacitado en nivel central (5) a. Carencia de un sistema de costos (5) b. Carencia de un sistema integrado de información financiera(8) Tesoreria y cartera Pago oportuno de obligaciones a terceros.(9) b. Liquidez (7) a. Carencia de un proceso de tesorería (5) b. Administradores pasivos de recursos correspondientes a fondos con destinación específica (5)

22 Paso 1. Revisar la Cadena de Valor e identificar los FCE y los FCN POR PROCESO. Formato 1. PROCESO (sigla) Factores Críticos de Éxito (FCE) Factores Críticos Negativos (FCN) Gestión planes, programas y proyectos a. Existen planes, programas y proyectos (4) b. Acompañamiento en la formulación de planes, programas y proyectos a nivel central. (4) a. Falta socialización de los planes, programas y proyectos a nivel nacional (6) b. Insuficientes recursos para la ejecución de planes, programas y proyectos (14) Seguimiento a planes, programas y proyectos a. Seguimiento a los planes de anuales de gestión y de desarrollo administrativo (3) b. Participación del TH en la elaboración de planes, programas y proyecto (5) a. Falta de continuidad de los planes, programas y proyectos (10) b. Faltan recursos, políticas y unidad de criterios para la planeación y seguimiento (10). Prospectiva a. Posicionamiento dentro del sector Justicia (3) b. Procesos de modernización tecnológica y de infraestructura física (12). a. No continuidad de lo planeado en los proyectos de modernización (10) b. Limitación de recursos presupuestales y políticas para proyectos plurianuales (14) Gestión de la estructura organizacional a. Existen estructura funcional con áreas de responsabilidad y funciones (3) b. Existe manual de funciones y procedimientos (3) a. La estructura no es acorde a las necesidades actuales (8) b. Falta de mejoramiento continuo de procesos (14). Gestión integral de la calidad a. Existen manuales de procedimientos, auditores capacitados (5) b. Se busca la certificación de servicios al 2008 (13) a. Faltan indicadores para la medición de impacto y satisfacción del cliente (8) b. Falta cultura y compromiso de servicio (13).

23 Paso 1. Revisar la Cadena de Valor e identificar los FCE y los FCN POR PROCESO. Formato 1. PROCESO (sigla) Factores Críticos de Éxito (FCE) Factores Críticos Negativos (FCN) Control interno a. Cumplimiento de las normas sobre control interno. (4) b. Acompañamiento, cultura de autocontrol e informes a entes de control (4) a. Falta de compromiso de los servidores públicos con el sistema de control interno (4) b. Falta capacitación y motivación en el sistema de control interno (5) a. b.

24 Paso 2. Selección de los 13 factores críticos de éxito negativos. Formato 2B. Listado de los 13 FCE seleccionados: Custodia y conservación de la tradición jurídica de la propiedad inmobiliaria. Respuesta a las solicitudes del usuario (información registral) Contribuir con la guarda de la fé pública en la transacción inmobiliaria Presencia institucional de la SNR para ejercer orientación, inspección, vigilancia y control. Utilización de medios de comunicación .para divulgar servicios Línea de atención y página Web al ciudadano Existencia de infraestructura para el soporte tecnológico Proyecto asistencia técnica administrativa con recursos Mantenimiento al software de folio magnético / folio / ERP Implementación SIR – SIN y otras tecnologías Facilitar el pago del servicio al cliente Exclusividad del servicio e infraestructura física y tecnológica Se busca la certificación de servicios al 2008

25 Paso 2. Selección de los 13 factores críticos de éxito negativos.Formato 2B. Listado de los 13 FCN seleccionados: Falta de conectividad interna y externa Falta de tecnología para la prestación del servicio Falta de control y seguimiento al proyecto de modernización Alto porcentaje de transferencia al sector justicia Insuficientes recursos para la ejecución de planes, programas y proyectos Limitación de recursos presupuestales y políticas para proyectos plurianuales Falta de mejoramiento continuo de procesos Diversidad de sistemas de información, obsolescencia tecnológica y de infraestructura física Carencia de cobertura nacional e insuficiente asignación de recursos Carencia de guía del usuario y tecnología asociada al servicio Falta de capacitación, políticas, compromiso, lineamientos, estrategias enfocadas en la cultura de servicio Falta hacer mercadeo y seguimiento a la prestación de los servicios Falta de presencia Institucional en algunas zonas del país

26 Proceso FCE/FCN Status MetaPaso 2. seleccionados los FCE Y FCN, se identifica el estatus y la meta . Formato 2C. Proceso FCE/FCN Status Meta Gestión registral y Orientación, inspección, vigilancia y control de la gestión notarial Custodia y conservación de la tradición jurídica de la propiedad inmobiliaria Custodia: 100% Conservación: 40% Custodia: 100%: 2007 Conservación: 90% 2011. Respuesta a las solicitudes del usuario (información registral) 60% 2007: 80% 2008: 100% Contribuir con la guarda de la fe pública en la transacción inmobiliaria 80% 2007: 90% Presencia institucional de la SNR para ejercer orientación, inspección, vigilancia y control. 30% 2007: 50% 2008: 70% 2011: 100% Gestión de comunicaciones Utilización de medios de comunicación .para divulgar servicios Servicio al ciudadano y Gestión tecnológica Línea de atención y página Web al ciudadano 40% Gestión tecnológica Existencia de infraestructura para el soporte tecnológico 2007: 60% Gestión tecnológica, Gestión logística y Direccionamiento estratégico. Proyecto asistencia técnica y administrativa con recursos 211: 100%

27 Proceso FCE/FCN Status MetaPaso 2. seleccionados los FCE Y FCN, se identifica el estatus y la meta . Formato 2C. Proceso FCE/FCN Status Meta Gestión tecnológica Mantenimiento del software de folio magnético / folio / ERP 70% 2007: 80% 2008: 100% (SIR) Gestión registras; orientación, inspección, vigilancia y control de la gestión notarial y Gestión tecnológica Implementación SIR, SIN y otras tecnologías 20% 2007: 35% 2008: 50% 2011: 100% Gestión registral; Orientación, inspección, vigilancia y control de la gestión notarial y Dirección financiera Facilitar al ciudadano el pago del servicio 60% 2007: 90% Gestión registral; Orientación, inspección, vigilancia y control de la gestión notarial Exclusividad del servicio e infraestructura física y tecnológica Direccionamiento estratégico Se busca la certificación de calidad al NTCGP: 2009: 100%

28 Proceso FCE/FCN Status MetaPaso 2. seleccionados los FCE Y FCN, se identifica el estatus y la meta . Formato 2C. Proceso FCE/FCN Status Meta Gestión registral; orientación, inspección, vigilancia y control notarial, gestión tecnológica. Falta de conectividad interna y externa 20% 2007: 30% 2011: 100% Falta de tecnología para la prestación del servicio 50% 2008: 60% Direccionamiento estratégico Falta de control y seguimiento al proyecto de modernización 10% 2007: 100% Dirección financiera Alto porcentaje de transferencia al sector justicia 100% Gestión registral; orientación, inspección, vigilancia y control notarial y Direccionamiento estratégico Insuficientes recursos financieros para la ejecución de planes, programas y proyectos 70% 2011: 90% Limitación de recursos presupuestales y políticas para proyectos plurianuales 40% Falta de mejoramiento continuo de procesos 2008: 100% Diversidad de sistemas de información, obsolescencia tecnológica y de infraestructura física

29 Proceso FCE/FCN Status MetaPaso 2. seleccionados los FCE Y FCN, se identifica el estatus y la meta . Formato 2C. Proceso FCE/FCN Status Meta Gestión registral; orientación, inspección, vigilancia y control notarial, gestión financiera, Direccionamiento estratégico Falta de cobertura nacional e insuficiente asignación de recursos para la prestación del servicio. 60% 2011: 90% (50 nuevos puntos de atención) Servicio al ciudadano, Gestión registral; orientación, inspección, vigilancia y control notarial, Direccionamiento estratégico. Falta guía del usuario y tecnología asociada al servicio 10% 2008: 100% Falta de capacitación, políticas, compromiso, lineamientos, estrategias enfocadas a la cultura de servicio 30% 2008: 50% 2011: 100% Falta hacer mercadeo y seguimiento a la prestación de los servicios 2008: 60% Falta de presencia Institucional en algunas zonas del país 2011: 90%

30 Focalización Estratégica SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTROFOCOS ESTRATEGICOS de la SNR: Capacitación y profesionalización del servidor público. Inversión y asignación de recursos financieros para el mejoramiento de la tecnología, la infraestructura física y el desarrollo organizacional. Cultura del servicio Mejoramiento continuo de procesos, gestión de la calidad y certificación NTCGP: Formulación y seguimiento de proyectos plurianuales de inversión Proactividad y articulación normativa Mercadeo, cobertura, comunicación e imagen institucional Venta de nuevos servicios y actualización tarifaría Sistema de información integrado para la conectividad y la gestión documental.

31 Focos Estratégicos de la SNRInversión y asignación de recursos financieros para el mejoramiento de la tecnología, la infraestructura física y el desarrollo Organizacional Capacitación y profesionalización del servidor público Cultura del Servicio. Mejoramiento continuo de procesos, gestión de la calidad y Certificación NTCGP: Proactividad y articulación normativa Formulación y seguimiento de proyectos plurianuales de inversión Mercadeo, cobertura, comunicación e imagen institucional Sistema de Información Integrado para la conectividad y la gestión documental Venta de nuevos servicios y actualización tarifaría

32 Qué Quiere LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO?Focalización Estratégica – Formato 6 Foco Estratégico Qué Significa? Qué Quiere LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO? Inversión y asignación de recursos financieros para el mejoramiento de la tecnología, la infraestructura física y el desarrollo organizacional Modernización de la Institución para mejorar la prestación del servicio Desarrollar un sistema de información integral para la conectividad. Adquirir equipos de computo. Adquirir y mejorar la infraestructura física (Sedes) Adquirir de canales de comunicación. Asignar recursos para mejoramiento de procesos y capacitación de los servidores públicos. Cultura del Servicio Superar las expectativas del ciudadano. Generar empatía con el ciudadano para la mejorar la imagen institucional Capacitar a los servidores públicos. Mejorar las condiciones laborales de los trabajadores. Mejorar continuamente los procesos. Mejorar y ampliar puntos de atención (cobertura) Unificar criterios en la aplicación de las normas. Mejorar infraestructura física para brindar confort y comodidad al ciudadano. Orientación al ciudadano. Ventanilla única de servicio Crear un centro de atención al ciudadano. Racionalizar y actualizar los tramites legales. Orientar, inspeccionar, vigilar y controlar la prestación de los servicios Proactividad y articulación normativa Actualizar y contribuir a la modificación de la normatividad aplicable en la SNR Contribuir con la actualización de las normas que requiere el servicio. Definir unidad de criterios jurídicos en la aplicación de las normas. Divulgar y consultar la normatividad. Capacitación a los servidores públicos y notarios. Aplicación estricta de las leyes que le asignen responsabilidades a la SNR

33 Qué Quiere LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO?Focalización Estratégica – Formato 6 Foco Estratégico Qué Significa? Qué Quiere LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO? Venta de nuevos Servicios y actualización tarifaría Definir portafolio con nuevos servicios y ampliar fuente de ingresos. Establecer tasas de contribución a los entes vigilados (notarios). Actualizar, estudiar y sustentar incrementos tarifarios. Definir nuevos servicios que le permitan accesibilidad de la información al ciudadano (ventanilla única para registro de la propiedad inmobiliaria) Acceder al registro de otros bienes para especializarnos en registros públicos. Mercadeo, cobertura, Comunicación e imagen institucional Incrementar puntos de atención y nuevos servicios. Posicionar la imagen institucional frente al ciudadano. Generar credibilidad y confianza en la ciudadanía frente a la guarda de la fe pública. Conocer las necesidades y superar las expectativas del ciudadano. Orientar al ciudadano y generar proximidad y accesibilidad al servicio. Establecer relaciones de corto, mediano y largo plazo con el ciudadano (nichos de mercado) Mejoramiento continuo de procesos, gestión de la calidad y certificación NTCGP: Racionalizar actualizar, dinamizar y flexibilizar los procesos. Lograr la certificación NTCGP: del servicio registral. MECI Y GESTIÒN DE CALIDAD Estudiar, analizar, sensibilizar y racionalizar los procesos. Estandarizar y racionalizar tramites en los puntos de servicio (190 orips) y en el nivel central. Agilizar y mejorar la prestación del servicio y generar confianza del ciudadano Optimizar recursos y establecer conciencia de costos. Certificar los servicios registrales bajo la norma NTCGP: Generar cultura de servicio, confianza en el ciudadano e imagen institucional.

34 Qué Quiere LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO?Focalización Estratégica – Formato 6 Foco Estratégico Qué Significa? Qué Quiere LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO? Sistema de Información integrado para la conectividad y la Gestión documental Tener un sistema de información integrado que permita mayor accesibilidad al ciudadano y se integre al funcionamiento de la ventanilla única Integrar los diferentes sistemas de información. Asegurar y garantizar la custodia y conservación de la información, para la guarda de la fe pública. Reflejar la situación jurídica de la propiedad inmueble. Brindar mayores fuentes de accesibilidad al ciudadano. Tener ventanilla única para el registro de la propiedad inmobiliaria. Hacer la interrelación registro-catastro Formulación y seguimiento de proyectos plurianuales de inversión Formular, inscribir y actualizar los proyectos en la DNP y hacer seguimiento y control al cumplimiento de las metas establecidas Formular proyectos plurianuales según la necesidad del servicio, la viabilidad financiera (banco de proyectos) e inscribirlos en la DNP (sector Justicia). Hace seguimiento y control periódico a los proyecto, según metas e indicadores establecidos. Definir y cuantificar las actividades plurianuales de los proyectos y articular con los presupuestos plurianuales. Capacitación y profesionalización del servidor público Contribuir con el crecimiento y desarrollo personal y profesional del talento humano, para impactar su cultura frente al compromiso de servicio al ciudadano. Desarrollar las competencias del talento humano Generar productividad, competitividad y desempeño superior del talento humano. Impactar la cultura del servidor público frente al compromiso de servicio con el ciudadano. Motivar y hacer reconocimiento personal, familiar y social del servidor público.

35 ETAPA 4 VISIÓN, MISIÓN, VALORES Y POLÍTICA DE CALIDADConstrucción de Escenarios. Paso 9 Formato 10. ETAPA 4 VISIÓN, MISIÓN, VALORES Y POLÍTICA DE CALIDAD

36 MISIÓN DEFINITIVIA AGOSTO 03 DE 2008Metodología Construcción de la Misión Misión definitiva validada equipo directivo. Validada Dra. Lida. Julio 31 Misión (Ideas propuestas) Misión Existente de las SNR Se articularon todas las misiones propuestas por 7 grupos y se identificaron elementos comunes que permitieron elaborar la misión final Oportunidad – servicio – registro – notarial - seguridad – seguridad jurídica - ciudadanos – instituciones – servicios públicos – orientar – inspección – vigilancia – control – compromiso RRHH – la guarda de la fe pública – SGC – Tecnología – Eficiencia - MERCADO – infraestructura. CLIENTES Y MERCADO. PRODUCTO O SERVICIO. TECNOLOGÍA BÁSICA. FILOSOFÍA: VALORES, CREENCIAS Y ASPIRACIONES. IMAGEN. BENEPLÁCITO: COMODIDAD, SEGURIDAD. VENTAJAS COMPETITIVAS. Misión Definitiva de la Superintendencia de Notariado y Registro. La Superintendencia de Notariado y Registro garantiza la guarda de la fe pública en Colombia mediante la prestación del servicio público registral y la orientación, inspección, vigilancia y control del servicio público notarial; soportada en un sistema de información integral, con talento humano competente y comprometido con los principios de oportunidad y transparencia, para brindar confianza, calidad y seguridad al ciudadano, usuario del servicio.

37 Visión Definitiva. Validada con Dra. Lida. Julio 31.Metodología Construcción de la Visión – Formato 4 Visión definitiva Visión Definitiva. Validada con Dra. Lida. Julio 31. Posteriormente y con los elementos del Formato 1 definiremos la Visión de la SNR . Luego compararemos ésta Visión Definida con la ya existente para poder encontrar elementos comunes y no comunes y redactar la Visión Definitiva. Visión Definida Visión Existente Se hizo un ejercicio participativo, se compilaron propuestas de 7 grupos y se seleccionaron los elementos comunes para luego redactar la visión definitiva. Garantizar la fe pública – sistemas de información integrados – crecimiento económico del país – servicio público registral y notarial – seguridad jurídica – conectividad – talento humano capacitado – satisfacción a la ciudadanía – generando confianza – nivel nacional e internacional - cobertura Elementos a tener en cuenta: Visión de tiempo Negocio en el que se quiere estar. Productos (líneas) a comercializar. Clientes a atender. Mercados a atender. Elementos Diferenciadores. Visión Definitiva de la Superintendencia de Notariado y Registro En el año 2011, la Superintendencia de Notariado y Registro habrá incorporado en todas sus oficinas las tecnologías para interconectar, optimizar y ampliar la cobertura en la prestación del servicio público registral, así como en la orientación y control del servicio público notarial, con talento humano competente y comprometido en garantizar la guarda de la fe pública en Colombia y la satisfacción de los usuarios del servicio.

38 Valores definitivos para la SNR:el equipo ampliado trabajó el tema. Validados Dra. Lida. Respeto: Miramiento, consideración, deferencia por el otro. Reconocimiento de la legitimidad del otro para ser distinto a uno. Empatía, amabilidad, cortesía y calidez en el trato con el otro. Cumplir con las responsabilidades, resultados y logros propuestos para beneficio de los demás. Lealtad: Cumplimiento de lo que dicen las leyes de la fidelidad y las del honor. Sinceridad en el obrar, actuar y pensar. Es la correspondencia a los ideales individuales y colectivos de la entidad. Confianza: Esperanza firme que se tiene en una persona o una cosa. Es el resultado del juicio que se hace sobre una persona para asumirla como veraz, como competente, o como interesada en el bienestar de uno mismo. Compromiso: Obligación contraída, palabra dada, fe empeñada. Palabra que se da uno mismo para hacer algo. Ser fiel a sus convicciones y efectivo en el cumplimiento de las obligaciones contraídas. Disposición para asumir como propios los objetivos estratégicos de la organización a la cual pertenece. Integridad: Es comportarse de manera consistente con sus valores y creencias. Es ser abierto, honesto y hablar siempre con la verdad. Ser coherente entre lo que “se dice y se hace”. Comportamiento probo, recto e intachable. Responsabilidad: Obligación de responder por los propios actos. Capacidad para reconocer y hacerse cargo de las consecuencias de las propias acciones. Servicio: Acción y efecto de servir. Es la actitud, el deseo y el compromiso de contribuir con la satisfacción de las necesidades de los clientes, es ir más allá sus requerimientos y hacer más de lo esperado por éste. Es deleitar, escuchar, conocer y resolver de fondo los requerimientos del cliente. Hacer seguimiento a las necesidades, mantener una comunicación abierta y dar valor agregado al cliente. Solidaridad: Adhesión y apoyo a las causas o empresas de otros. Transparencia: Calidad del comportamiento evidente, sin duda ni ambigüedad.

39 Política de calidad: definitiva SUPERITENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO La Superintendencia de Notariado y Registro y cada uno de sus servidores públicos, se compromete a trabajar permanentemente por superar las expectativas del ciudadano, generando confianza, transparencia, amabilidad, integridad, respeto, compromiso y calidad en la prestación del servicio registral y en la orientación, inspección, vigilancia y control de servicio notarial. La excelencia en la prestación del servicio al ciudadano, como compromiso de Estado, se fundamenta en: la confianza en la guarda de la fe pública, la imagen institucional, la orientación al ciudadano, el mejoramiento continuo de los procesos, la racionalización de los trámites, la rentabilidad social, la transformación institucional, el desarrollo integral del servidor público y la satisfacción del ciudadano . Objetivos para la gestión de Calidad: 1. Mejorar el índice de satisfacción del ciudadano, usuario de nuestros servicios. 2. Racionalizar los tramites para mejorar el tiempo de respuesta al ciudadano. 3. Mejorar continuamente los procesos de la Institución, para optimizar costos y garantizar excelencia en la prestación del servicio al ciudadano 4. Brindar confianza, transparencia, amabilidad, integridad, oportunidad, respeto, compromiso e imagen institucional al ciudadano. 5. Mejorar continuamente la cobertura y la tecnología para prestar mejor servicio al ciudadano.

40 ETAPA 5 DEFINICIÓN DE OBJETIVOS ESTRATÉGICOSConstrucción de Escenarios. Paso 9 Formato 10. ETAPA 5 DEFINICIÓN DE OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

41 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS:Definición de Objetivos Estratégicos. Formato 1 VISIÓN. En el año 2011, la Superintendencia de Notariado y Registro habrá incorporado en todas sus oficinas las tecnologías para interconectar, optimizar y ampliar la cobertura en la prestación del servicio público registral, así como en la orientación y control del servicio público notarial, con talento humano competente y comprometido en garantizar la guarda de la fe pública en Colombia y la satisfacción de los usuario del servicio. FOCO ESTRATÉGICO: Inversión y asignación de recursos financieros para el mejoramiento de la tecnología, la infraestructura física y el desarrollo organizacional. ¿Qué Significa?: Modernización de la Institución para mejorar la prestación del servicio ¿Qué se Quiere Lograr?: Desarrollar un sistema de información integral para la conectividad. Adquirir equipos de computo. Adquirir y mejorar la infraestructura física (Sedes). Adquirir canales de comunicación. Asignar recursos para mejoramiento de procesos y capacitación de los servidores públicos. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS: Hacer las inversiones requeridas en tecnología, en el período , para atender el 100% de las oficinas de registro con un sistema de información seguro e integrado apropiado para la conectividad. Tener en el año 2011, una nueva sede principal en Bogotá y mejorar la infraestructura física del 100% las otras sedes a nivel nacional. Mejorar, documentar, implementar y socializar, en el 2008, todos los procesos y procedimientos de la SNR en el nivel central y en todas las oficinas de registro a nivel nacional. Invertir en el período , un 10% anual del presupuesto total para la capacitación y bienestar de los funcionarios de la SNR. MISIÓN. La Superintendencia de Notariado y Registro garantiza la guarda de la fe pública en Colombia mediante la prestación del servicio público registral y la orientación, inspección, vigilancia y control del servicio público notarial; soportada en un sistema de información integral, con talento humano competente y comprometido con los principios de oportunidad y transparencia, para brindar confianza, calidad y seguridad al ciudadano, usuario del servicio.

42 Definición de Objetivos Estratégicos. Formato 1VISIÓN. En el año 2011, la Superintendencia de Notariado y Registro habrá incorporado en todas sus oficinas las tecnologías para interconectar, optimizar y ampliar la cobertura en la prestación del servicio público registral, así como en la orientación y control del servicio público notarial, con talento humano competente y comprometido en garantizar la guarda de la fe pública en Colombia y la satisfacción de los usuario del servicio. FOCO ESTRATÉGICO: Cultura de servicio ¿Qué Significa? Superar las expectativas del ciudadano. Generar empatía con el ciudadano para mejorar la imagen institucional ¿Qué se Quiere Lograr? Capacitar a los servidores públicos. Mejorar las condiciones laborales de los trabajadores. Mejorar continuamente los procesos. Mejorar y ampliar puntos de atención (cobertura). Unificar criterios en la aplicación de las normas. Mejorar infraestructura física para brindar confort y comodidad al ciudadano. Orientación al ciudadano. Ventanilla única de servicio. Crear un centro de atención al ciudadano. Racionalizar y actualizar los tramites legales. Orientar, inspeccionar, vigilar y controlar la prestación de los servicios OBJETIVOS ESTRATÉGICOS: Orientar y mejorar, para el período , los índices de satisfacción al ciudadano año a año, estableciendo relaciones de largo plazo con el ciudadano . Tecnificar para el , todos los puntos de atención al ciudadano, generando sistemas integrales y ventanillas únicas para mejorar el servicio. Hacer un estudio técnico y la gestión gerencial pertinente, en el año 2008, para revisar los niveles de cargos según responsabilidades y mejorar la estructura salarial de los servidores para una profesionalización de la Entidad. MISIÓN. La Superintendencia de Notariado y Registro garantiza la guarda de la fe pública en Colombia mediante la prestación del servicio público registral y la orientación, inspección, vigilancia y control del servicio público notarial; soportada en un sistema de información integral, con talento humano competente y comprometido con los principios de oportunidad y transparencia, para brindar confianza, calidad y seguridad al ciudadano, usuario del servicio.

43 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS:Definición de Objetivos Estratégicos. Formato 1 VISIÓN. En el año 2011, la Superintendencia de Notariado y Registro habrá incorporado en todas sus oficinas las tecnologías para interconectar, optimizar y ampliar la cobertura en la prestación del servicio público registral, así como en la orientación y control del servicio público notarial, con talento humano competente y comprometido en garantizar la guarda de la fe pública en Colombia y la satisfacción de los usuario del servicio. FOCO ESTRATÉGICO: Proactividad y articulación normativa ¿Qué Significa? Actualizar y contribuir a la modificación de la normatividad aplicable en la SNR ¿Qué se Quiere Lograr?:Contribuir con la actualización de las normas que requiere el servicio. Definir unidad de criterios jurídicos en la aplicación de las normas. Divulgar y consultar la normatividad. Racionalizar y actualizar los tramites legales. Capacitación a los servidores públicos y notarios. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS: Actualizar, simplificar y unificar en el período , toda la normatividad aplicable a la Superintendencia de Notariado y Registro, generando las acciones administrativas pertinentes con los organismo externos. Unificar, racionalizar y optimizar, para el período , los criterios jurídicos proferidos en aplicación de la normatividad atinente a la SNR MISIÓN. La Superintendencia de Notariado y Registro garantiza la guarda de la fe pública en Colombia mediante la prestación del servicio público registral y la orientación, inspección, vigilancia y control del servicio público notarial; soportada en un sistema de información integral, con talento humano competente y comprometido con los principios de oportunidad y transparencia, para brindar confianza, calidad y seguridad al ciudadano, usuario del servicio.

44 Definición de Objetivos Estratégicos. Formato 1VISIÓN. En el año 2011, la Superintendencia de Notariado y Registro habrá incorporado en todas sus oficinas las tecnologías para interconectar, optimizar y ampliar la cobertura en la prestación del servicio público registral, así como en la orientación y control del servicio público notarial, con talento humano competente y comprometido en garantizar la guarda de la fe pública en Colombia y la satisfacción de los usuario del servicio. FOCO ESTRATÉGICO: Venta de nuevos Servicios y actualización tarifaría ¿Qué Significa?: Definir portafolio con nuevos servicios y ampliar fuente de ingresos. ¿Qué se Quiere Lograr?: Establecer tasas de contribución a los entes vigilados (notarios). Actualizar, estudiar y sustentar incrementos tarifarios. Definir nuevos servicios que le permitan accesibilidad de la información al ciudadano (ventanilla única para registro de la propiedad inmobiliaria). Acceder al registro de otros bienes para especializarnos en registros públicos. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS: Actualizar anualmente a partir del año 2008, las tarifas aplicables a los servicios registrales y definir tasas de contribución y otras tarifas a los vigilados. Vender servicios de información a terceros y gestionar el registro de otros bienes a partir del año 2008. Implementar la ventanilla única para el registro de la propiedad inmobiliaria a partir del año 2008, en las 20 principales ciudades del país, según proyecto liderado con el Departamento Nacional de Planeación MISIÓN. La Superintendencia de Notariado y Registro garantiza la guarda de la fe pública en Colombia mediante la prestación del servicio público registral y la orientación, inspección, vigilancia y control del servicio público notarial; soportada en un sistema de información integral, con talento humano competente y comprometido con los principios de oportunidad y transparencia, para brindar confianza, calidad y seguridad al ciudadano, usuario del servicio.

45 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS:Definición de Objetivos Estratégicos. Formato 1 VISIÓN. En el año 2011, la Superintendencia de Notariado y Registro habrá incorporado en todas sus oficinas las tecnologías para interconectar, optimizar y ampliar la cobertura en la prestación del servicio público registral, así como en la orientación y control del servicio público notarial, con talento humano competente y comprometido en garantizar la guarda de la fe pública en Colombia y la satisfacción de los usuario del servicio. FOCO ESTRATÉGICO: Mercadeo, cobertura, Comunicación e imagen institucional ¿Qué Significa?: Incrementar puntos de atención y nuevos servicios. Posicionar la imagen institucional frente al ciudadano. ¿Qué se Quiere Lograr? Generar credibilidad y confianza en la ciudadanía frente a la guarda de la fe pública. Conocer las necesidades y superar las expectativas del ciudadano. Orientar al ciudadano y generar proximidad y accesibilidad al servicio. Establecer relaciones de corto, mediano y largo plazo con el ciudadano (nichos de mercado) OBJETIVOS ESTRATÉGICOS: Mejorar en forma sucesiva el índice anual de satisfacción al ciudadano, para posicionar la imagen institucional a partir del año 2007 Diseñar e implementar un plan de comunicación ( de medios) a partir del año 2007, para dar a conocer los servicios que presta la Entidad y facilitar accesibilidad al ciudadano. Modernizar tecnológicamente el área de comunicaciones, a partir del año 2007, creando herramientas de comunicación que faciliten el conocimiento de la información institucional. MISIÓN. La Superintendencia de Notariado y Registro garantiza la guarda de la fe pública en Colombia mediante la prestación del servicio público registral y la orientación, inspección, vigilancia y control del servicio público notarial; soportada en un sistema de información integral, con talento humano competente y comprometido con los principios de oportunidad y transparencia, para brindar confianza, calidad y seguridad al ciudadano, usuario del servicio.

46 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS:Definición de Objetivos Estratégicos. Formato 1 VISIÓN. En el año 2011, la Superintendencia de Notariado y Registro habrá incorporado en todas sus oficinas las tecnologías para interconectar, optimizar y ampliar la cobertura en la prestación del servicio público registral, así como en la orientación y control del servicio público notarial, con talento humano competente y comprometido en garantizar la guarda de la fe pública en Colombia y la satisfacción de los usuario del servicio. FOCO ESTRATÉGICO: Mejoramiento continuo de procesos, gestión de la calidad y certificación NTC-GP 1000:2004 ¿Qué Significa? Racionalizar actualizar, dinamizar y flexibilizar los procesos. Lograr la certificación NTC-GP 1000:2004 del servicio registral. ¿Qué se Quiere Lograr? Estudiar, analizar, sensibilizar y racionalizar los procesos. Estandarizar y racionalizar tramites en los puntos de servicio (190 orips) y en el nivel central. Agilizar y mejorar la prestación del servicio y generar confianza del ciudadano. Optimizar recursos y establecer conciencia de costos. Certificar los servicios registrales bajo la norma NTCGP: Generar cultura de servicio, confianza en el ciudadano e imagen institucional. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS: Diseñar, rediseñar, mejorar, documentar e implementar los procesos y procedimientos de la SNR, en el nivel central y en las oficinas de registro, en el período Lograr la certificación NTC-GP de manera progresiva, iniciando con las 20 oficinas más representativas del país, a partir del año 2008. Definir, diseñar y establecer estrategias corporativas y compromisos de los servidores públicos, para impactar la cultura de servicio, en el nivel central y en las oficinas de registro, en el período MISIÓN. La Superintendencia de Notariado y Registro, presta el servicio de registro inmobiliario, orienta y vigila el servicio notarial, soportados en un La Superintendencia de Notariado y Registro garantiza la guarda de la fe pública en Colombia mediante la prestación del servicio público registral y la orientación, inspección, vigilancia y control del servicio público notarial; soportada en un sistema de información integral, con talento humano competente y comprometido con los principios de oportunidad y transparencia, para brindar confianza, calidad y seguridad al ciudadano, usuario del servicio.

47 Definición de Objetivos Estratégicos. Formato 1VISIÓN. En el año 2011, la Superintendencia de Notariado y Registro habrá incorporado en todas sus oficinas las tecnologías para interconectar, optimizar y ampliar la cobertura en la prestación del servicio público registral, así como en la orientación y control del servicio público notarial, con talento humano competente y comprometido en garantizar la guarda de la fe pública en Colombia y la satisfacción de los usuario del servicio. FOCO ESTRATÉGICO: Sistema de Información integrado para la conectividad y la Gestión documental ¿Qué Significa? Tener un sistema de información integrado que permita mayor accesibilidad al ciudadano y que se integre al funcionamiento de la ventanilla única para el registro de la propiedad inmobiliaria en Colombia. ¿Qué se Quiere Lograr? Integrar los diferentes sistemas de información. Asegurar y garantizar la custodia y conservación de la información, para la guarda de la fe pública. Reflejar la situación jurídica de la propiedad inmueble. Brindar mayores fuentes de accesibilidad al ciudadano. Tener ventanilla única para el registro de la propiedad inmobiliaria en Colombia. Utilizar tecnología en la gestión documental. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS: Tener un sistema de información integrado para el año 2011, diseñado e implementado de manera gradual a partir del 2007. Formular y desarrollar el proyecto de gestión documental, aplicado a las oficinas de registro y en el nivel central a partir del año 2008 Implementar políticas y establecer mecanismos de seguridad informática dando cumplimiento a la norma ISO 17790, a partir de 2007. MISIÓN. La Superintendencia de Notariado y Registro garantiza la guarda de la fe pública en Colombia mediante la prestación del servicio público registral y la orientación, inspección, vigilancia y control del servicio público notarial; soportada en un sistema de información integral, con talento humano competente y comprometido con los principios de oportunidad y transparencia, para brindar confianza, calidad y seguridad al ciudadano, usuario del servicio.

48 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS:Definición de Objetivos Estratégicos. Formato 1 VISIÓN. En el año 2011, la Superintendencia de Notariado y Registro habrá incorporado en todas sus oficinas las tecnologías para interconectar, optimizar y ampliar la cobertura en la prestación del servicio público registral, así como en la orientación y control del servicio público notarial, con talento humano competente y comprometido en garantizar la guarda de la fe pública en Colombia y la satisfacción de los usuario del servicio. FOCO ESTRATÉGICO: Formulación y seguimiento de proyectos plurianuales de inversión ¿Qué Significa? Formular, inscribir y actualizar los proyectos de la SNR en el DNP y hacer seguimiento y control al cumplimiento de las metas establecidas. ¿Qué se Quiere Lograr? Formular proyectos plurianuales según la necesidad del servicio, la viabilidad financiera (banco de proyectos) e inscribirlos en la DNP (sector Justicia). Hacer seguimiento y control periódico a los proyectos, según metas e indicadores establecidos. Definir y cuantificar las actividades plurianuales de los proyectos de inversión y articular con los presupuestos plurianuales. Evaluar los resultados de los proyectos de inversión de la SNR. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS: ´1. Formular, actualizar e inscribir en el Departamento Nacional de Planeación, todos los proyectos plurianuales viabilizados por la entidad a partir del año 2007. 2. Hacer seguimiento y control, a partir del año 2007, a todos los proyectos en ejecución (físico y presupuestal) y emitir informes bimestral para la alta gerencia. 3. Priorizar anualmente la inversión para la modernización de la entidad, a partir del año 2008, articulando inversión técnica, estructura física, capital humano, capital de información y capital organizacional. MISIÓN. La Superintendencia de Notariado y Registro garantiza la guarda de la fe pública en Colombia mediante la prestación del servicio público registral y la orientación, inspección, vigilancia y control del servicio público notarial; soportada en un sistema de información integral, con talento humano competente y comprometido con los principios de oportunidad y transparencia, para brindar confianza, calidad y seguridad al ciudadano, usuario del servicio.

49 Definición de Objetivos Estratégicos. Formato 1VISIÓN. En el año 2011, la Superintendencia de Notariado y Registro habrá incorporado en todas sus oficinas las tecnologías para interconectar, optimizar y ampliar la cobertura en la prestación del servicio público registral, así como en la orientación y control del servicio público notarial, con talento humano competente y comprometido en garantizar la guarda de la fe pública en Colombia y la satisfacción de los usuario del servicio. FOCO ESTRATÉGICO:Capacitación y profesionalización del servidor público ¿Qué Significa? Contribuir con el crecimiento y desarrollo personal y profesional del talento humano, para impactar su cultura frente al compromiso de servicio al ciudadano. ¿Qué se Quiere Lograr? Desarrollar las competencias del talento humano. Generar productividad humana, competitividad y desempeño superior del talento humano. Impactar la cultura del servidor público frente al compromiso de servicio con el ciudadano. Motivar y hacer reconocimiento personal, familiar y social del servidor público. Gestionar el desempeño de los servidores de la SNR OBJETIVOS ESTRATÉGICOS: 1. Elaborar y desarrollar, a partir del año 2007, un plan estratégico de capacitación por competencias. 2. Elaborar y desarrollar, a partir del año 2007, un plan estratégico de bienestar y estímulos laborales. 3. Promover y liderar, a partir del año 2007, actividades de investigación y desarrollo del negocio. 4. Gestionar el desempeño laboral de los servidores públicos (de carrera y gerentes públicos) de la SNR a partir del año 2007 MISIÓN. La Superintendencia de Notariado y Registro garantiza la guarda de la fe pública en Colombia mediante la prestación del servicio público registral y la orientación, inspección, vigilancia y control del servicio público notarial; soportada en un sistema de información integral, con talento humano competente y comprometido con los principios de oportunidad y transparencia, para brindar confianza, calidad y seguridad al ciudadano, usuario del servicio.

50 Matriz de Priorización de Objetivos Estratégicos. Formato 4OBJETIVO ESTRATÉGICO PARA EL DESPLIEGUE EN EL CMI OBJETIVO ESTRATÉGICO Invertir en tecnología , infraestructura física, desarrollo organizacional, capacitación e implementación de un sistema integrado de información Hacer las inversiones requeridas en tecnología, en el período , para atender el 100% de las oficinas de registro con un sistema de información seguro e integrado apropiado para la conectividad. Tener en el año 2011, una nueva sede principal en Bogotá y mejorar la infraestructura física del 100% las otras sedes a nivel nacional. Invertir en el período , un 10% anual del presupuesto total para la capacitación y bienestar de los funcionarios de la SNR. Modernizar tecnológicamente el área de comunicaciones, a partir del año 2007, creando herramientas de comunicación que faciliten el conocimiento de la información institucional. Tener un sistema de información integrado para el año 2011, diseñado e implementado de manera gradual a partir del 2007. Formular, actualizar e inscribir en el Departamento Nacional de Planeación, todos los proyectos plurianuales viabilizados por la entidad a partir del año 2007. Hacer seguimiento y control, a partir del año 2007, a todos los proyectos en ejecución (físico y presupuestal) y emitir informes bimensuales para la alta gerencia. Priorizar anualmente la inversión para la modernización de la entidad, a partir del año 2008, articulando inversión técnica, estructura física, capital humano, capital de información y capital organizacional.

51 Matriz de Priorización de Objetivos Estratégicos. Formato 4OBJETIVO ESTRATÉGICO PARA EL DESPLIEGUE EN EL CMI OBJETIVO ESTRATÉGICO Mejoramiento continuo de los procesos de la Superintendencia de Notariado y Registro Mejorar, documentar, implementar y socializar, en el 2008, todos los procesos y procedimientos de la SNR en el nivel central y en todas las oficinas de registro a nivel nacional. Diseñar, rediseñar, mejorar, documentar e implementar los procesos y procedimientos de la SNR, en el nivel central y en las oficinas de registro, en el período Lograr la certificación NTC-GP de manera progresiva, iniciando con las 20 oficinas más representativas del país, a partir del año 2008. Promover y desarrollar una cultura de servicio al ciudadano orientada al posicionamiento de la imagen institucional Orientar y mejorar, para el período , los índices de satisfacción al cliente año a año, estableciendo relaciones de largo plazo con el ciudadano . Tecnificar para el , todos los puntos de atención al ciudadano, generando sistemas integrales y ventanillas únicas para mejorar el servicio. Implementar la ventanilla única para el registro de la propiedad inmobiliaria a partir del año 2008, en las 20 principales ciudades del país, según proyecto liderado con el Departamento Nacional de Planeación. Diseñar e implementar un plan de comunicación ( de medios) a partir del año 2007, para dar a conocer los servicios que presta la Entidad y facilitar accesibilidad al ciudadano. Mejorar en forma sucesiva el índice anual de satisfacción del ciudadano, para posicionar la imagen institucional a partir del año 2007. Definir, diseñar y establecer estrategias corporativas y compromisos de los servidores públicos, para impactar la cultura de servicio, a partir del 2007.

52 Matriz de Priorización de Objetivos Estratégicos. Formato 4OBJETIVO ESTRATÉGICO PARA EL DESPLIEGUE EN EL CMI OBJETIVO ESTRATÉGICO Mejorar estructura salarial y desarrollar planes de bienestar laboral para los servidores públicos de la Superintendencia de Notariado y Registro Hacer un estudio técnico y la gestión gerencial pertinente, en el año 2008, para revisar los niveles de cargos según responsabilidades y mejorar la estructura salarial de los trabajadores. Elaborar y desarrollar, a partir del año 2007, un plan estratégico de capacitación por competencias. Elaborar y desarrollar, a partir del año 2007, un plan estratégico de bienestar y estímulos laborales. Gestionar el desempeño laboral de los servidores públicos (de carrera y gerentes públicos) de la SNR a partir del año 2007 Hacer actualización normativa y unificación de criterios jurídicos aplicables en la Superintendencia de Notariado y Registro Actualizar, simplificar y unificar en el período , toda la normatividad aplicable a la Superintendencia de Notariado y Registro, generando las acciones administrativas pertinentes con los organismo externos. Unificar, racionalizar y optimizar, para el período , los criterios jurídicos proferidos en aplicación de la normatividad atinente a la SNR Actualizar anualmente a partir del año 2008, las tarifas aplicables a los servicios registrales y definir tasas de contribución y otras tarifas a los vigilados.

53 Matriz de Priorización de Objetivos Estratégicos. Formato 4OBJETIVO ESTRATÉGICO PARA EL DESPLIEGUE EN EL CMI OBJETIVO ESTRATÉGICO Promover investigación y desarrollo para ofrecer nuevos servicios Promover y liderar, a partir del año 2007, actividades de investigación y desarrollo del negocio. Actualizar anualmente a partir del año 2008, las tarifas aplicables a los servicios registrales y definir tasas de contribución y otras tarifas a los vigilados. Vender servicios de información a terceros y gestionar el registro de otros bienes a partir del año 2008. Garantizar la custodia, conservación y seguridad de la información para la guarda de la fe publica. Formular y desarrollar el proyecto de gestión documental, aplicado a las oficinas de registro y en el nivel central a partir del año 2008 Implementar políticas y establecer mecanismos de seguridad informática dando cumplimiento a la norma ISO 17790, a partir de 2007.

54 ETAPA 6 DESPLIEGUE DE OBJETIVOS ESTRATÉGICOSConstrucción de Escenarios. Paso 9 Formato 10. ETAPA 6 DESPLIEGUE DE OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

55 Despliegue de los Objetivos Estratégicos. Paso 1. Formato 1. Estrategias Corporativas de la SNR Rentabilidad Financiera y social: Generar productividad y margen financiero que permite transferir recursos al sector justicia y desarrollar los proyectos de inversión de la institución con recursos propios. Compromiso social del Estado con la prestación del servicio público registral y con la orientación, inspección, vigilancia y control del servicio público notarial Satisfacción del cliente-ciudadano: Superar las expectativas del ciudadano. Ir mucho más allá de sus requerimientos. Deleitar y brindar felicidad al cliente-ciudadano con base en un excelente servicio. Cobertura: Presencia institucional del Estado en todas las regiones del país. Brindar la oportunidad al ciudadano a que tenga accesibilidad y proximidad al servicio. Racionalización de trámites: Reducir trámites y optimizar costos y tiempo para el ciudadano. Brindar facilidad de acceso al servicio y a la información. Generar conectividad para que el ciudadano acceda al servicio de forma virtual, cuando a bien lo considere y las condiciones se lo permitan. Seguridad en la información: Garantizar la guarda de la fe pública, utilizando medios y herramientas tecnológicas para el mantenimiento y conservación de la información Desarrollo Integral del Talento Humano: Esfuerzo institucional por fomentar la formación y el desarrollo de los servidores públicos, a partir de una apropiado análisis de sus necesidades y tomando como base el desarrollo organizacional, la gestión de los procesos, los resultados, la orientación hacia el logro y la gestión del desempeño Tecnología: implica esforzarse por adquirir las nuevas tecnologías que mejoran el desempeño organizacional y la prestación del servicio al ciudadano. Innovar para crear cosas nuevas para mejorar el desempeño, la productividad, la calidad de vida laboral. Introducir cambios que provocan una transformación del negocio y de la organización

56 Despliegue de Objetivos Estratégicos Paso 2. Formato 2Objetivo Estratégico: Invertir en tecnología , infraestructura física, desarrollo organizacional, capacitación e implementación de un sistema integrado de información al 2011 Estrategias Corporativas: Rentabilidad Financiera y social. Satisfacción de los clientes y cobertura. Racionalización de trámites y Seguridad en la información. DITH y Tecnología. NPV 1: confiabilidad y seguridad de la información NPV 2: Oportunidad en la prestación del servicio NPV 3: Accesibilidad al servicio. PVA PROCESO: Gestión Registral. Sistematizar la información registral en las ORIPS. Racionalizar los trámites e Incrementar la cobertura PROCESO: Orientación, Inspección, vigilancia y control notarial: incrementar cobertura Divulgar los servicios. Reducir el número de quejas y reclamos. PROCESO: Servicio al Ciudadano. Desarrollar e implantar un programa de cultura de servicio. Establecer mecanismos de seguimiento al servicio. MVA PERSONAS (COMPETENCIAS) : Capacitación por competencias. Desarrollar un programa de bienestar y estímulos laborales. TECNOLOGIA DE LA INFORMACION (TI.) Actualización de equipos (S y H). Conectividad de los sistemas de información. Capacitación en los aplicativos. Desarrollar plan maestro informático CAPITAL ORGANIZACIONAL: Mejoramiento continuo de procesos. Servicio al ciudadano. Calidad. Proactividad normativa. Dinamizar la estructura organizacional PCI DESEMPEÑO SOCIAL (DS): Asegurar la presencia del Estado en la prestación del servicio DESEMPEÑO FINANCIERO: Generar margen y Disponibilidad de recursos financieros DS / DF

57 Despliegue de Objetivos Estratégicos Paso 2. Formato 3Si queremos satisfacer las necesidades del cliente y lograr un desempeño social o financiero (DS/DF); entonces las acciones claves para lograr tales resultados deben estar concentradas en las dimensiones PROCESOS (logrando los cambios en las métricas de valor) y en la dimensión APRENDIZAJE Y DESARROLLO (capital intangible). ACCIONES INDUCTORAS: Políticas: El Desarrollo e implementación del Sistema de Información debe ser integrado. Política 2: Asignación equitativa de recursos para el mejoramiento de la infraestructura Física de las Oficinas de registro e instrumentos públicos Política 3: Capacitación por competencias para el desarrollo integral del talento humano. PROYECTOS/PROGRAMAS: P1: Sistematización y Modernización de los servicios de las SNR a nivel nacional. P2: Reposición y Recuperación de la infraestructura Física de las Oficinas de registro P3: Construcción Nueva Sede de la Superintendencia de Notariado y Registro. P4: Interrelación Catastro Registro P5. Ventanilla Única P6: Sistematización de los procesos Administrativos y jurídicos. P7: Implementar los Sistemas de Información en las Notarias.

58 Despliegue de Objetivos Estratégicos Paso 2. Formato 2Objetivo Estratégico: Mejoramiento continuo de los procesos de la SNR en el período Estrategias Corporativas: Rentabilidad Financiera y social. Satisfacción de los clientes y cobertura. Racionalización de trámites y Seguridad en la información. DITH y Tecnología. Estrategias Corporativas:7 NPV 1: Efectividad en la prestación del Servicio al ciudadano NPV 2. Oportunidad en la prestación del servicio. NPV 3: Seguridad y confiabilidad de la información PVA PROCESO: Gestión Registral Mejoramiento de procesos de Registro. Capacitación por Competencias. Racionalizar trámites. Optimizar costos Servicio al ciudadano y calidad PROCESO: Gestión Notarial Orientación, inspección, Vigilancia y control de la gestión notarial. Mejoramiento de procesos Notariales. Servicio al ciudadano PROCESO: Servicio al Ciudadano Oportunidad en la prestación del servicio al ciudadano. Mejorar índices de satisfacción del ciudadano. Mejoramiento de Procesos. MVA PERSONAS (COMPETENCIAS) : Capacitación por competencias Impactar cultura del servidor público TECNOLOGIA DE LA INFORMACION (TI.) : Implementar seguridad de la información Respuesta oportuna al ciudadano CAPITAL ORGANIZACIONAL: Estudio y análisis de la estructura organizacional y salarial. Racionalización de trámites PCI DESEMPEÑO SOCIAL (DS): Satisfacción del ciudadano en la prestación del Servicio. Racionalización de trámites. DESEMPEÑO FINANCIERO: Optimización de recursos. Mayores ingresos Mayor productividad DS / DF

59 Despliegue de Objetivos Estratégicos Paso 2. Formato 3Si queremos satisfacer las necesidades del cliente y lograr un desempeño social o financiero (DS/DF); entonces las acciones claves para lograr tales resultados deben estar concentradas en las dimensiones PROCESOS (logrando los cambios en las métricas de valor) y en la dimensión APRENDIZAJE Y DESARROLLO (capital intangible). PROYECTOS/PROGRAMAS: Proyecto 1: Ventanilla Única Proyecto: Diseño, rediseño y mejoramiento continuo de procesos en el nivel central y en las oficinas de Registro. Programa: Racionalización de trámites. ACCIONES INDUCTORAS: Política 1: Sensibilización y Socialización de la Información en los diferentes Niveles de la organización. Política 2: Racionalizar trámites, acorde con las Normas legales para el efecto y su publicación en la página Web del DAFP Política 3: Hacer mejoramiento continuo de Procesos a nivel central y en la oficinas de Registro Política 4: Estandarizar los procesos en las oficinas de registro de instrumentos públicos. Política 5: Mejorar la prestación del servicio al ciudadano

60 PERSONAS (COMPETENCIAS)Despliegue de Objetivos Estratégicos Paso 2. Formato 2 Objetivo Estratégico: Promover y desarrollar una cultura de servicio al ciudadano orientada al posicionamiento de la imagen institucional y mejorar el índice de satisfacción anual, en el período Estrategias Corporativas: Rentabilidad Financiera y social. Satisfacción de los clientes y cobertura. Racionalización de trámites y Seguridad en la información. DITH y Tecnología. Estrategias Corporativas: NPV 1: Oportunidad y seguridad en la Información. NPV 2: Disposición y actitud de servicio. NPV 3: Compromiso de servicio. Seguimiento y relaciones de largo plazo con el ciudadano PVA PROCESO: Gestión Registral Oportunidad, disponibilidad en la prestación del servicio. Compromiso de servicio Relaciones de largo plazo con el ciudadano PROCESO: Orientación, i, v y c Garantizar presencia Institucional en las notarias para la Orientación, inspección, vigilancia y control PROCESO: Servicio al ciudadano Orientación al ciudadano Compromiso de servicio Empatía, simpatía y amabilidad con el ciudadano MVA PERSONAS (COMPETENCIAS) Capacitación por competencias. Dinamizar planta de personal y Mejorar la calidad de vida laboral TECNOLOGIA DE LA INFORMACION (TI.): -Sistema de información integrado -Seguridad en la información CAPITAL ORGANIZACIONAL: Desarrollar la cultura de servicio en la SNR. Motivar y hacer reconocimiento a los servidores. PCI DESEMPEÑO , (DS): Satisfacción del ciudadano Seguridad. -Credibilidad y confiabilidad Reconocimiento institucional DESEMPEÑO FINANCIERO: Productividad. Mayores ingresos. DS / DF

61 Despliegue de Objetivos Estratégicos Paso 2. Formato 3Si queremos satisfacer las necesidades del cliente y lograr un desempeño social o financiero (DS/DF); entonces las acciones claves para lograr tales resultados deben estar concentradas en las dimensiones PROCESOS (logrando los cambios en las métricas de valor) y en la dimensión APRENDIZAJE Y DESARROLLO (capital intangible). ACCIONES INDUCTORAS: Política 1:Impactar la Cultura de servicio al Ciudadano. Política 2: Mejorar permanentemente el Índice de satisfacción del ciudadano. Política 3: Capacitar al cliente interno- servidor público- en cultura de servicio- PROYECTOS/PROGRAMAS: Proyecto 1: Diseñar y desarrollar una cultura de servicio en la SNR, nivel central y oficinas de Registro de instrumentos públicos. Programa 1: Establecer alianza con el PRAP-DNP Programa nacional de servicio al Ciudadano.

62 Despliegue de Objetivos Estratégicos Paso 2. Formato 2Objetivo Estratégico: Mejorar estructura salarial y desarrollar planes de bienestar laboral para los servidores públicos de la SNR en el período Estrategias Corporativas: Rentabilidad Financiera y social. Satisfacción de los clientes y cobertura. Racionalización de trámites y Seguridad en la información. DITH y Tecnología. Estrategias Corporativas: NPV 2: Mejoramiento continuo en la prestación del servicio. NPV 1: Mejorar índice de Satisfacción del ciudadano Productividad humana. NPV 1: Integridad y transparencia en la prestación del servicio PVA PROCESO: Gestión Notarial Oportunidad en la prestación del servicio . Seguridad y confiabilidad. Planes de bienestar laboral Incentivar y motivar al talento Humano. Desarrollar Programas de salud ocupacional PROCESO: Orientación, i, v y c Oportunidad en la prestación del servicio . Seguridad y confiabilidad. Planes de bienestar laboral Incentivar y motivar talento Humano. Desarrollar Programas de salud ocupacional PROCESO: Servicio Ciudadano Desarrollar Programas Salud Ocupacional. Mejoramiento continuo del Servicio al ciudadano. Reducir índices de insatisfacción MVA PERSONAS (COMPETENCIAS) : Motivar e incentivar a las personas Ubicación del Personal humano por Competencias Generar cumplimiento de servicio Sentido de pertenencia TECNOLOGIA DE LA INFORMACION (TI.) : -Seguridad y confiabilidad en la información CAPITAL ORGANIZACIONAL: Motivar e incentivar el personal Mejorar la calidad de vida Laboral Mejorar el Bienestar de los Trabadores PCI DESEMPEÑO SOCIAL (DS): -Garantizar la satisfacción del ciudadano DESEMPEÑO FINANCIERO: Productividad Incremento de ingresos DS / DF

63 Despliegue de Objetivos Estratégicos Paso 2. Formato 3Si queremos satisfacer las necesidades del cliente y lograr un desempeño social o financiero (DS/DF); entonces las acciones claves para lograr tales resultados deben estar concentradas en las dimensiones PROCESOS (logrando los cambios en las métricas de valor) y en la dimensión APRENDIZAJE Y DESARROLLO (capital intangible). ACCIONES INDUCTORAS: P1: Ubicación laboral por perfiles y Competencias. P2: Política de bienestar, motivación e incentivos para los funcionarios. P3: Cultura de servicio. P4: Definir un plan de bienestar y estímulos. PROYECTOS/PROGRAMAS: P1: Programa de Salud Ocupacional (Higiene y Seguridad Industrial) P2: Plan de Bienestar y Motivación del Personal P3: Estudio técnico sobre niveles, estudios, perfiles, Carga laboral y responsabilidades de los servidores.

64 Despliegue de Objetivos Estratégicos Paso 2. Formato 2Objetivo Estratégico: Hacer actualización normativa y unificación de criterios jurídicos aplicables en la SNR en el período Estrategias Corporativas: Rentabilidad Financiera y social. Satisfacción de los clientes y cobertura. Racionalización de trámites y Seguridad en la información. DITH y Tecnología. Estrategias Corporativas: 7 NPV 1: -Servicio Confiable y Seguro NPV 2: Oportunidad en el servicio NPV 3: Racionalización de trámites PVA PROCESO: Gestión Registral Actualizar estatuto Registral Actualización tarifaría PROCESO: Orientación, i, v y c Actualizar el estatuto notarial Actualización tarifaría PROCESO: Servicio Ciudadano Oportunidad en la información. Mejoramiento del índice de Satisfacción del ciudadano. MVA PERSONAS (COMPETENCIAS) : Capacitación por competencias. Capacitación en notariado y registro para los servidores públicos que le dan la Cara al cliente TECNOLOGIA DE LA INFORMACION (TI.) : Sistema integrado de información Registral y notarial. CAPITAL ORGANIZACIONAL: Respuesta oportuna al ciudadano. Confianza Institucional y guarda de la fe pública PCI DESEMPEÑO SOCIAL (DS): Satisfacción del cliente, Agilidad en a información DESEMPEÑO FINANCIERO: Incremento sostenido de los ingresos DS / DF

65 Despliegue de Objetivos Estratégicos Paso 2. Formato 3Si queremos satisfacer las necesidades del cliente y lograr un desempeño social o financiero (DS/DF); entonces las acciones claves para lograr tales resultados deben estar concentradas en las dimensiones PROCESOS (logrando los cambios en las métricas de valor) y en la dimensión APRENDIZAJE Y DESARROLLO (capital intangible). ACCIONES INDUCTORAS: Política 1: Proactividad normativa, actualización de la normatividad registral y notarial. Política 2: Seguimiento legislativo Política 3: Divulgación y socialización de la normatividad. Política 4: Actualización de las tarifas PROYECTOS/PROGRAMAS: Proyecto 1: Sistematización de los procesos administrativos y jurídicos de la SNR (tiene Concepto previo) Programa 1: Actualizar la normatividad notarial y Registral. Programa 2: Actualizar las tarifas.

66 Despliegue de Objetivos Estratégicos Paso 2. Formato 2Objetivo Estratégico: Promover investigación y desarrollo para ofrecer nuevos servicios en el período Estrategias Corporativas: Rentabilidad Financiera y social. Satisfacción de los clientes y cobertura. Racionalización de trámites y Seguridad en la información. DITH y Tecnología. Estrategias Corporativas: NPV 1: Mejorar condiciones de la prestación del servicio NPV 2 Mejorar la cobertura en la Prestación del servicio NPV 3. Mejorar la accesibilidad a la información y al servicio por Parte del ciudadano PVA PROCESO: Gestión Registral Venta de información a Bancos, Constructoras, Lonjas etc. Proactividad normativa Promover la venta de nuevos servicios PROCESO: Orientación, i, v y c Definir cuota de vigilancia para el Notariado. Proactividad normativa PROCESO: Servicio al Ciudadano Investigación de mercado y Necesidades de nuevos servicios MVA PERSONAS (COMPETENCIAS) : Capacitación por competencias TECNOLOGIA DE LA INFORMACION (TI.) : Investigar nuevas tecnologías para el Manejo de la información CAPITAL ORGANIZACIONAL: Unificación de criterios Administrativos y jurídicos en la prestación del servicio. PCI DESEMPEÑO SOCIAL (DS): Facilitar al ciudadano acceso al servicio Satisfacción del cliente DESEMPEÑO FINANCIERO: Incrementar fuentes de ingresos DS / DF

67 Despliegue de Objetivos Estratégicos Paso 2. Formato 3Si queremos satisfacer las necesidades del cliente y lograr un desempeño social o financiero (DS/DF); entonces las acciones claves para lograr tales resultados deben estar concentradas en las dimensiones PROCESOS (logrando los cambios en las métricas de valor) y en la dimensión APRENDIZAJE Y DESARROLLO (capital intangible). ACCIONES INDUCTORAS: Política 1: Investigación y desarrollo de nuevos Servicios Política 2: Investigación de mercados, para Establecer nuevos servicios y modalidades de Prestación del servicio. PROYECTOS/PROGRAMAS: Programa 1: Plan de mercadeo y comunicaciones Programa 2: Programa nacional de servicio al ciudadano, Articulado con el plan de desarrollo nacional “Estado Comunitario Desarrollo para todos” Proyecto 1: Agenda de conectividad del estado y ventanilla Única.

68 Despliegue de Objetivos Estratégicos Paso 2. Formato 2Objetivo Estratégico: Garantizar la custodia, conservación y seguridad de la información para la guarda de la fe publica en el Período Estrategias Corporativas: Rentabilidad Financiera y social. Satisfacción de los clientes y cobertura. Racionalización de trámites y Seguridad en la información. DITH y Tecnología. Estrategias Corporativas: NPV 1: Seguridad y confiabilidad en la información NPV 2: Accesibilidad y oportunidad en la información NPV 3: Disponibilidad inmediata de la información PVA PROCESO: Gestión Registral Disponer oportunamente la Información Custodiar, Conservar y Salvaguardar adecuadamente la información PROCESO: Orientación, i, v y c Disponer oportunamente la Información Custodiar, Conservar y Salvaguardar adecuadamente la información PROCESO: Servicio Ciudadano Custodiar, conservar y Salvaguardar la información Disponibilidad inmediata de la información MVA PERSONAS (COMPETENCIAS) : Capacitación por competencias Compromiso de servicio Conocimiento de la institución y del negocio TECNOLOGIA DE LA INFORMACION (TI.): Implementar sistema integral de la Información Implementar sistema de Seguridad para Información CAPITAL ORGANIZACIONAL: Adoptar e implementar un Sistema que garantice la Custodia, conservación y Salvaguarda de la información PCI DESEMPEÑO SOCIAL (DS): Confianza y permanencia del servicio. Imagen y reconocimiento institucional DESEMPEÑO FINANCIERO: Sostenibilidad económica del negocio. Mayores ingresos. Crecimiento y rentabilidad DS / DF

69 Despliegue de Objetivos Estratégicos Paso 2. Formato 3Si queremos satisfacer las necesidades del cliente y lograr un desempeño social o financiero (DS/DF); entonces las acciones claves para lograr tales resultados deben estar concentradas en las dimensiones PROCESOS (logrando los cambios en las métricas de valor) y en la dimensión APRENDIZAJE Y DESARROLLO (capital intangible). ACCIONES INDUCTORAS: Política 1: Implementar política de conservación y Seguridad de la información Política2: Gestión Documental para la guarda de la fe pública. PROYECTOS/PROGRAMAS: Proyecto 1: Sistematización de los procesos administrativos y jurídicos de la SNR Proyecto 2: Reposición de la infraestructura física Proyecto 3: Gestión Documental de la SNR y ORIPS Proyecto 4: Sistematización y Modernización de los servicios de la SNR a nivel nacional Proyecto 5: Renovación, reposición e investigación de la infraestructura tecnológica. Proyecto 6: Reposición y renovación de muebles y equipos.

70 Construcción de Escenarios. Paso 9Formato 10. ETAPA 7 PROYECTOS DE INVERSIÓN

71 Paso 1. formato 1. Ficha del Proyecto.Nombre del proyecto: SISTEMATIZACIÓN Y MODERNIZACIÓN DE LOS SERVICIOS DE LA SNR A NIVEL NACIONAL Objetivo: DOTAR A LA SNR DE HERRAMIENTAS MODERNAS CON LA CAPACIDAD DE PRODUCIR INFORMACIÓN OPORTUNA, PRECISA Y EN LINEA QUE REQUIERAN LOS USURAIOS DEL REGISTRO A TRAVÉS DE LA IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN ÚNICO INTEGRAL Y CENTRALIZADO. Fecha de inicio: (2007) Fecha de terminación:2011 Presupuesto: $ (2007) Resultado esperado: CENTRALIZACIÓN DE 190 OFICINAS DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS Y SNR. SITEMA DE INFORMACIÓN INTEGRADOS COMO HERRAMIENTAS QUE PERMITAN LA IMPLANTACIÓN DE APLICATIVOS QUE PERMITAN REALIZAR CADA UNO DE LOS PROCESOS MISIONALES (NOTARIAL Y REGISTRAL), SIIF Y DEMÁS SUBSISTEMAS QUE SE DERIVEN DE LOS PROCESOS QUE DESARROLLA LA ENTIDAD. IMPLEMENTACIÓN DE UN SITEMA INTELIGENTE DEL NEGOCIO COMO EL DATA WARE HAUSE E IMPLEMENTACIÓN DE LA CULTURA DEL SERVICIO EN LA ENTIDAD. IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y MECI EN LA ENTIDAD. IMPLEMENTACIÓN DE DISPENSADORES DE CERTIFICADOS DE LIBERTAD Y CONSULTA EN LAS ORIP. Recursos requeridos: $ $ $ Equipo del proyecto (TH): OFICINA DE INFORMÁTICA, SUPERINTENDNECIA DELEGADA PARA EL REGISTRO , SECRETARIA GENERAL, DIRECCIÓN FINANCIERA Y OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN, Cronograma de actividades : FICHA METODOLÓGICA PROYECTO REGISTRADA EN EL DNP. Gerente del proyecto: SUPERINTENDNETE DELEGADO PARA EL REGISTRO Y JEFE OFICINA DE INFORMÁTICA. Sistema de control del Proyecto: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN ,OFICINA DE CONTROL INTERNO Y SISTEMA DE SEGUIMIENTO DE PROYECTOS DE INVERSIÓN PÚBLICA (SPI). Estructura (Ubicación en la estructura de la empresa): GESTIÓN INFORMÁTICA Indicadores estratégicos del proyecto: seguimiento No. De ORIP centralizadas/No. Total ORIP No. De Sistemas implementados /No. De sistemas requeridos por el negocio. No. De funcionarios comprometidos con la cultura del servicio/ Total de funcionarios No. De ORIP con dispensadores de certificados/No. De ORIP programadas

72 Paso 1. formato 1. Ficha del Proyecto.Nombre del proyecto: ASISTENCIA TECNICA DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL A LA SISTEMATIZACIÓN DE LAS OFICINAS DE REGISTRO. Objetivo: BRINDAR APOYO TECNICO Y OPERACIONAL REQUERIDO POR LAS OFICINAS DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS SISTEMATIZADAS Y CENTRALIZADAS A NIVEL NACIONAL. Fecha de inicio: (2007) Fecha de terminación:2011 Presupuesto: $ Resultado esperado: Dar cubrimiento en asistencia técnica a las oficinas de registro de instrumentos públicos sistematizadas y centralizadas a nivel nacional. Recursos requeridos: $ $ $ $ Equipo del proyecto (TH): OFICINA DE INFORMÁTICA, SUPERINTENDNECIA DELEGADA PARA EL REGISTRO , SECRETARIA GENERAL Y OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN. Gerente del proyecto: JEFE OFICINA DE INFOTRMÁTICA. Cronograma de actividades :FICHA METODOLÓGICA PROYECTO REGISTRADA EN EL DNP. Estructura (Ubicación en la estructura de la empresa): GESTIÓN INFORMÁTICA Sistema de control del Proyecto: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN, OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN Y SISTEMA DE SEGUIMIENTO DE PROYECTOS DE INVERSIÓN PÚBLICA (SPI). Indicadores estratégicos del proyecto: seguimiento No. De ORIP asistidas/No. De ORIP sistematizadas. No. De ORIP asistidas/No. De ORIP centralizadas.

73 Paso 1. formato 1. Ficha del Proyecto.Nombre del proyecto: REPOSICIÓN Y RECUPERACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA REGISTRAL DEL ORDEN NACIONAL. Objetivo: Recuperar de la obsolescencia los inmuebles viejos y adecuación de la infraestructura física registral al proceso de modernización, dando seguridad a los archivos de documentos que reposan en las ORIP´S . Fecha de inicio: (2007) Fecha de terminación:2011 Presupuesto: $ ,57 Resultado esperado: Recuperar y adecuar la infraestructura física registral a nivel nacional. Recursos requeridos: $ $ $ $ Equipo del proyecto (TH): SECRETARIA GENERAL, OFICINA DE INFORMÁTICA Y PLANEACIÓN, Gerente del proyecto: SECRETARIA GENERAL Cronograma de actividades: FICHA METODOLÓGICA PROYECTO REGISTRADA EN EL DNP. Estructura (Ubicación en la estructura de la empresa): SECRETARIA GENERAL Sistema de control del Proyecto: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN, OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN Y SISTEMA DE SEGUIMIENTO DE PROYECTOS DE INVERSIÓN PÚBLICA (SPI). Indicadores estratégicos del proyecto: seguimiento No. De ORIP recuperadas /No. De ORIP por recuperar No. De ORIP adecuadas / No. De ORIP por adecuar

74 Paso 1. formato 1. Ficha del Proyecto.Nombre del proyecto: ESTUDIO DE VULNERABILIDAD SISMICA Y OBRAS DE REFORZACMIENTO ESTRUCTURAL EN 140 ORIP´S A NIVEL NACIONAL. Objetivo: Realizar Estudio y Reforzamiento estructural en 140 ORIP, con riesgo de vulnerabilidad sistémica a nivel nacional. Fecha de inicio: 2007 Fecha de terminación: 2011. Presupuesto: $ Resultado esperado: Estudio de vulnerabilidad sísmica a 140 Orip´s en zonas de alto riesgo. Reforzamiento estructural en cumplimiento con la Ley 400 de 1997. Recursos requeridos: $ $ $ $ Equipo del proyecto (TH): SECRETARIA GENERAL (GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE RECURSOS FÍSICOS) Y OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Gerente del proyecto: SECRETARIA GENERAL. Cronograma de actividades: FICHA METODOLÓGICA PROYECTO REGISTRADA EN EL DNP. Estructura (Ubicación en la estructura de la empresa): SECRETARIA GENERAL Sistema de control del Proyecto: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN, OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN Y SISTEMA DE SEGUIMIENTO DE PROYECTOS DE INVERSIÓN PÚBLICA (SPI). Indicadores estratégicos del proyecto: seguimiento Estudio realizado. No. De ORIP´s con reforzamiento estructural/ No. De ORIP´s programadas Nota: Hasta la fecha no cuenta con recursos para el año 2008 y siguientes.

75 Paso 1. formato 1. Ficha del Proyecto.Nombre del proyecto: SISTEMATIZACIÓN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y JURÍDICOS. Objetivo: Disponer transparente y eficientemente de la información administrativa, de personal y nómina, correspondencia y atención al ciudadano, crédito de vivienda, compensaciones notariales y jurídicas de la SNR e implementar el programa de gestión documental como un sistema integral a través de contratación de los servicios de una empresa especializada. Fecha de inicio: (2004) 2007 Fecha de terminación:2011 Presupuesto: $ Resultado esperado: AJUSTE DE LOS MODULOS DE ATENCIÓN AL CIUDADANO, COMPENSACIONES NOTARIALES, PERSONAL Y NOMINA Y CORRESPONDENCIA. IMPLEMENTAR EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL IMPLEMETNACIÓN DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO Y JURÍDICO Recursos requeridos: $ $ $ $ Equipo del proyecto (TH): SECRETARIA GENERAL, OFICINA DE INFORMATICA, DIRECCIÓN FINANCIERA Y JURIDICA Gerente del proyecto: SECRETARIA GENERAL. Cronograma de actividades: FICHA METODOLÓGICA PROYECTO REGISTRADA EN EL DNP. Estructura (Ubicación en la estructura de la empresa): SECRETARIA GENERAL Sistema de control del Proyecto: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN, OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN Y SISTEMA DE SEGUIMIENTO DE PROYECTOS DE INVERSIÓN PÚBLICA (SPI). Indicadores estratégicos del proyecto: seguimiento No. De módulos ajustados/No. De módulos programados Programa de gestión documental implementado Sistema Administrativo y jurídico implementado

76 Paso 1. formato 1. Ficha del Proyecto.Nombre del proyecto: IMPLANTACIÓN CONVENIO PARA EJECUCIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIÓN PARA EL SECTOR JUSTICIA EN DESARROLLO DE LA LEY 55/1985 Objetivo: TRANSFERIR AL MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA EL 50% DE LOS RECURSOS RECAUDADOS POR VENTA DE BIENES Y SERVICIOS. Fecha de inicio: 2007 Fecha de terminación:2011 Presupuesto: $ Resultado esperado: TRANSFERIR EL 100% DE LOS RECURSOS AL MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA. Recursos requeridos: $ $ $ $ Gerente del proyecto: DIRECCIÓN FINANCIERA. Equipo del proyecto (TH): SUPERINTENDENTE ,SECRETARIA GENERAL, DIRECCIÓN FINANCIERA. Estructura (Ubicación en la estructura de la empresa): DIRECCIÓN FINANCIERA Cronograma de actividades: FICHA METODOLÓGICA PROYECTO REGISTRADA EN EL DNP. Sistema de control del Proyecto: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN, OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN Y SISTEMA DE SEGUIMIENTO DE PROYECTOS DE INVERSIÓN PÚBLICA (SPI). Indicadores estratégicos del proyecto: seguimiento Recursos transferidos/ Recursos apropiados

77 Paso 1. formato 1. Ficha del Proyecto.Nombre del proyecto: IMPLEMENTACIÓN E INTERRELACIÓN CATASTRO – REGISTRO A NIVEL NACIONAL. Objetivo: IMPLEMENTAR LA INTERRELACIÓN DEL REGISTRO Y DEL CATASTRO EN LOS ASPECTOS LEGAL, INSTITUCIONAL Y TÉCNICO PRODUCTOS DE LA CONSULTORIA CON SOLUCIONES CATATRALES Y DE RESGITRO COLOMBO – CANADIENSES. Fecha de inicio: 2008 Fecha de terminación:2011 Presupuesto: $ Resultado esperado: 1. IMPLEMENTACIÓN DEL MODULO ICARE Recursos requeridos: 2009 $ , $ , $ Gerente del proyecto: SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA EL REGISTRO – DIRECCIÓN DEL REGISTRO Equipo del proyecto (TH): SUPERINTENDENTE ,SECRETARIA GENERAL, SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA EL REGISTRO, DIRECCIÓN DE REGISTRO, OFICINA DE INFORMATICA. Estructura (Ubicación en la estructura de la empresa): SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA EL REGISTRO – DIRECCIÓN DEL REGISTRO Cronograma de actividades: FICHA METODOLÓGICA PROYECTO REGISTRADA EN EL DNP. Sistema de control del Proyecto: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN, OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN Y SISTEMA DE SEGUIMIENTO DE PROYECTOS DE INVERSIÓN PÚBLICA (SPI). Indicadores estratégicos del proyecto: seguimiento MODULO ICARE IMPLEMENTADO

78 Paso 1. formato 1. Ficha del Proyecto.Nombre del proyecto: DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO TECNOLÓGICO Y DE GESTIÓN PARA LA VENTANILLA ÚNIA DE REGISTRO A NIVEL NACIONAL Objetivo: OPTIMIZAR PROCESOS DEL REGISTRO INMOBILIARIO CON LA CREACIÓN DE LA VENTANILLA ÚNICA DEL REGISTRO. Fecha de inicio: 2008 Fecha de terminación:2010 Presupuesto: $ Resultado esperado: IMPLEMENTACIÓN MODELO TECNOLÓGICO Y DE GESTIÓN PARA LA VENTANILLA ÚNICA DE REGISTRO DE LA PROPIEDAD INMOBILIARIA EN COLOMBIA.. Recursos requeridos: $ $ Estructura (Ubicación en la estructura de la empresa): SECRETARIA GENERAL. Equipo del proyecto (TH): SECRETARIA GENERAL Cronograma de actividades: FICHA METODOLÓGICA PROYECTO REGISTRADA EN EL DNP. Sistema de control del Proyecto: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN, OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN Y SISTEMA DE SEGUIMIENTO DE PROYECTOS DE INVERSIÓN PÚBLICA (SPI). Indicadores estratégicos del proyecto: seguimiento VENTANILLA ÚNICA DE REGISTRO IMPLEMENTADA

79 Paso 1. formato 1. Ficha del Proyecto.Nombre del proyecto: Construcción de nueva sede de la Superintendencia de notariado y registro en Bogotá Objetivo: Construir la nueva sede de la Superintendencia de Notariado y Registro Bogotá D.C. Fecha de inicio: 2008 Fecha de terminación:2011 Presupuesto: $ Resultado esperado: Construcción de la nueva sede de la Superintendencia de notariado y Registro Bogotá. Recursos requeridos: $ $ Estructura (Ubicación en la estructura de la empresa): SECRETARIA GENERAL. Equipo del proyecto (TH): SECRETARIA GENERAL Cronograma de actividades: FICHA METODOLÓGICA PROYECTO REGISTRADA EN EL DNP. Sistema de control del Proyecto: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN, OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN Y SISTEMA DE SEGUIMIENTO DE PROYECTOS DE INVERSIÓN PÚBLICA (SPI). Indicadores estratégicos del proyecto: seguimiento Estudios y diseño año 2008 Construcción nueva sede años

80 Construcción de Escenarios. Paso 9 INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICAFormato 10. ETAPA 8 INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA

81 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Entrega de registro dentro de los tres días siguientes CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Satisfacer los requerimientos del ciudadano PROPÓSITO DEL INDICADOR: hacer seguimiento a la satisfacción del cliente. INDICE: Oportunidad de respuesta al cliente VARIABLES Y UNIDADES: Fecha de desanotación menos fecha de radicación ORIGEN DE LOS DATOS: Libro diario del radicador NOTAS: Decreto ley 1250 de 1970 NIVELES DE METAS (por oficina) AÑO 2007: AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 Año 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo de 2007; Mensual RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión registral PERSONA: Registrador

82 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Número errores en proceso registro CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Medir número de errores por oficina PROPÓSITO DEL INDICADOR: Disminuir el número de errores por oficina INDICE: Errores en registro de documentos por oficina VARIABLES Y UNIDADES: Número de correcciones/ número de documentos inscritos ORIGEN DE LOS DATOS: Consecutivo del radicador NOTAS: Decreto 1250 de 1970. NIVELES DE METAS (POR ORIPS) AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo de 2007, mensual RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión registral PERSONA: Registrador

83 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Número de documentos radicados para registro CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Medir demanda por oficina de registro PROPÓSITO DEL INDICADOR: Disponer de los recursos para satisfacción de la demanda INDICE: Documentos radicados por oficina VARIABLES Y UNIDADES: Variabilidad de documentos radicados por oficina. Incremento de Transacciones inmobiliarias Documentos por calificador ORIGEN DE LOS DATOS: Libro radicador NOTAS: NIVELES DE METAS (por ORIPS) AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo de 2007, mensual RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión registral PERSONA: Registrador

84 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Sistematización documental por oficina CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Conocer el número de documentos soporte sistematizados PROPÓSITO DEL INDICADOR: Hacer seguimiento al avance de la sistematización de las carpetas por oficina y para optimizar los recursos. INDICE: Número de carpetas sistematizadas VARIABLES Y UNIDADES: Número de carpetas sistematizadas/ total carpetas ORIGEN DE LOS DATOS: Archivo de cada oficina NOTAS: Decreto 1250 de 1970 Normas de archivística: Ley 594 de 2000 NIVELES DE METAS (por ORIPS) AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo de 2007, semestral RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión registral PERSONA: Registrador

85 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Tiempo respuesta al ciudadano por consulta CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Medir la respuesta oportuna al ciudadano frente a su solicitud PROPÓSITO DEL INDICADOR: Reducir el tiempo de respuesta al ciudadano INDICE: Oportunidad en la respuesta al ciudadano VARIABLES Y UNIDADES: Tiempo promedio de respuesta al ciudadano ORIGEN DE LOS DATOS: Archivo de cada oficina. NOTAS: Consultas sobre folios y sobre antecedentes registrales. NIVELES DE METAS (por ORIPS) AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo 2007, mensual RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión registral PERSONA: registrador

86 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Número de transacciones por oficina CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Incremento de transacciones por oficina PROPÓSITO DEL INDICADOR: Medir niveles de productividad y conocer el dinamismos inmobiliario por oficina. INDICE: Transacciones por oficina VARIABLES Y UNIDADES: Variabilidad de transacciones mensuales por oficina. ORIGEN DE LOS DATOS: Libro radicador NOTAS: NIVELES DE METAS (por ORIPS) AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo de 2007, mensual RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión registral PERSONA: Registrador.

87 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Oficinas sistematizadas y centralizadas. CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Conectividad de la información y venta de servicios de información. PROPÓSITO DEL INDICADOR: Accesibilidad del ciudadano a la información INDICE: Oficinas sistematizadas y centralizadas VARIABLES Y UNIDADES: Número de oficinas sistematizadas y centralizadas / total de oficinas ORIGEN DE LOS DATOS: Oficina de superintendencia delegada. NOTAS: Seguimiento al proyecto de sistematización y modernización. NIVELES DE METAS- Nivel central- AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo de 2007, mensual RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión registral PERSONA: Superintendente delegado para el registro

88 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Número de folios sistematizados CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Integración de la información PROPÓSITO DEL INDICADOR: Garantizar seguridad y accesibilidad al servicio. INDICE: Número de folios sistematizados VARIABLES Y UNIDADES: Número de folios sistematizados a nivel nacional/ total de folios. ORIGEN DE LOS DATOS: Oficinas de registro y el proyecto de sistematización y modernización NOTAS: NIVELES DE METAS- Nivel central. AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo de 2007, trimestral RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión registral PERSONA: Superintendente delegado para el registro

89 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: oficinas remodeladas en infraestructura Física CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Mejorar condiciones físicas de las oficinas de registro PROPÓSITO DEL INDICADOR: Adecuación de las oficinas de registro para garantizar comodidad en la prestación del servicio. INDICE: Número de oficinas remodeladas VARIABLES Y UNIDADES: Número de oficinas remodeladas/ total de oficinas ORIGEN DE LOS DATOS: Proyecto de reposición y recuperación de la infraestructura registral. NOTAS: Equidad de acuerdo a las necesidades de adecuación de las oficinas de registro. NIVELES DE METAS- Nivel central- AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo de 2007, trimestral RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión registral PERSONA: Secretario general

90 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Cobertura registral CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Incrementar los puntos de atención al ciudadano. PROPÓSITO DEL INDICADOR: Presencia del Estado y accesibilidad al servicio INDICE: Incremento en los puntos de servicio al ciudadano. VARIABLES Y UNIDADES: Nuevos puntos de atención creados según estudios de mercado ORIGEN DE LOS DATOS: Bogotá: 10 CADES. Medellín: 6 puntos valle de aburrá. Cal: 3 puntos. Cartagena: 2 puntos. Barranquilla: 4 puntos. Bucaramanga: 4 puntos. Santa marta: 1 punto. Palmira: 1 puntos. Pasto: 2 puntos. Pereira:2. Manizales: 2. Armenia:2 Popayán: 2. Cúcuta: 3. revisar otras ciudades. NOTAS: Tomando como base 190, diferenciando una oficina de un punto de atención INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: NIVELES DE METAS- Nivel central- AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión registral PERSONA: Superdelegado de registro para el registro

91 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Número quejas resueltas por oficina CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Medir la satisfacción del cliente-ciudadano- PROPÓSITO DEL INDICADOR: Detectar fallas, hacer seguimiento al servicio y hacer mejoramiento continuo. INDICE: Número de quejas por oficina VARIABLES Y UNIDADES: Numero de quejas resueltas por oficina / total de quejas por oficina ORIGEN DE LOS DATOS: Radicador de quejas y reclamos. NOTAS: Identificar el índice de satisfacción por oficina. NIVELES DE METAS- Nivel por ORIPS- AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo de 2007, mensual RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión registral PERSONA: registrador.

92 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Visitas integrales año CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Orientar vigilar y controlar el servicio registral PROPÓSITO DEL INDICADOR: Mejorar la satisfacción del cliente. INDICE: Número de visitas realizadas año VARIABLES Y UNIDADES: Número de visitas realizadas año/ total visitas programadas ORIGEN DE LOS DATOS: Actas de visita NOTAS: Decreto 960 de 1970. Obedece a programación y recursos presupuestales planeados por superdelegada de registro NIVELES DE METAS- Nivel central- AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo de 2007, mensual RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión registral PERSONA: Superintendente delegado para el registro.

93 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Número de funcionarios capacitados CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Mejorar calidad de vida laboral y prestación del servicio PROPÓSITO DEL INDICADOR: Medir la capacitación y la calidad en la prestación del servicio. INDICE: Número de funcionarios capacitados VARIABLES Y UNIDADES: Número de funcionarios capacitados/ total de funcionarios ORIGEN DE LOS DATOS: Gestión humana: Capacitación por competencias. Investigación y capacitación NOTAS: Definir plan estratégico de capacitación. Elaborar plan de capacitación NIVELES DE METAS- Nivel central- AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: 2008 RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión Humana PERSONA: Secretario General.

94 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Número de Notarías subsidiadas CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Determinar la política de subsidios PROPÓSITO DEL INDICADOR: Asignar recursos y conocer número de notarias subsidiadas INDICE: Número de notarias subsidiadas VARIABLES Y UNIDADES: Número de notarias subsidiadas/´ total de notarias ORIGEN DE LOS DATOS: Informe estadístico notarial NOTAS: Conocer el número de notarias subsidiadas y su costos de sostenimiento. NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo 2007, mensual RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Orientación, inspección, vigilancia y control PERSONA: superintendente delegado para el notariado

95 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Capacitación a notarios CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Desarrollar competencias de los notarios PROPÓSITO DEL INDICADOR: Medir número de notarios capacitados INDICE: Número de notarios capacitados VARIABLES Y UNIDADES: Número de notarios capacitados/ total de notarios ORIGEN DE LOS DATOS: Oficina de investigación y capacitación NOTAS: NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo de 2007, semestral. RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Orientación, inspección, vigilancia y control PERSONA: Superintendente delegado para el notariado. Jefe de la oficina de investigación y capacitación

96 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Quejas recibidas de notarias CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Satisfacción del cliente PROPÓSITO DEL INDICADOR: Medir el número de quejas recibidas y resultas por notaria INDICE: Quejas tramitadas VARIABLES Y UNIDADES: Quejas tramitadas / quejas recibidas ORIGEN DE LOS DATOS: Base de datos de atención al ciudadano NOTAS: Conocer las quejas recibidas de los notarios y/o notarias con el fin de contribuir con la excelente prestación del servicio notarial NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo de 2007, mensual RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: orientación, inspección, vigilancia y control PERSONA: Superintendente delegado para el notariado

97 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Número de Procesos disciplinarios a notarios CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Inspección, vigilancia y control de la gestión notarial PROPÓSITO DEL INDICADOR: cumplimiento de la normatividad aplicable al servicio INDICE: Número de procesos adelantados VARIABLES Y UNIDADES: Número de Procesos adelantados/total procesos iniciados. ORIGEN DE LOS DATOS: Base de datos de la superintendencia delegada para el notariado. NOTAS: NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo de 2007, mensual RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: orientación, inspección, vigilancia y control PERSONA: Superintendente delegada para el notariado.

98 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Visitas realizadas a notarias CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Orientación, inspección, vigilancia y control PROPÓSITO DEL INDICADOR: Determinar el grado de cumplimiento de las normas y la efectividad en la prestación del servicio. INDICE: Número de visitas realizadas VARIABLES Y UNIDADES: Visitas realizadas año/ total programadas ORIGEN DE LOS DATOS: Programación anual de visitas y quejas recibidas NOTAS: NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo de 2007, mensual RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: orientación, inspección, vigilancia y control PERSONA: Superintendente delegada para el notariado.

99 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Tiempo de respuesta al cliente CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Oportunidad en la prestación del servicio PROPÓSITO DEL INDICADOR: Medir la satisfacción del cliente ciudadano INDICE: Índice de satisfacción VARIABLES Y UNIDADES: Encuestas y estadísticas de satisfacción ORIGEN DE LOS DATOS: Oficina de atención al ciudadano NOTAS: Mejorar el índice de satisfacción del ciudadano, como elemento esencial de la política de calidad. NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo de 2007, Mensual RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Servicio al ciudadano PERSONA: Secretario general

100 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Capacitación en cultura de servicio CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Impacto de la cultura de servicio sobre el servidor público PROPÓSITO DEL INDICADOR: Medir la satisfacción del cliente ciudadano y la inversión en capacitación INDICE: Mejorar índice de satisfacción VARIABLES Y UNIDADES: Encuestas de satisfacción Número de funcionarios capacitados e impactos con cultura de servicio/ total funcionarios ORIGEN DE LOS DATOS: Gestión humana Oficina asesora de planeación NOTAS: Medir el impacto de la cultura de servicio en los servidores públicos. NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: 2008 RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión humana PERSONA: Secretario general

101 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Seguimiento al servicio prestado al ciudadano CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Mejorar satisfacción y retroalimentación PROPÓSITO DEL INDICADOR: Medir la satisfacción del ciudadano frente al servicio INDICE: Índice de satisfacción al ciudadano VARIABLES Y UNIDADES: Registro de seguimiento a quejas, peticiones, reclamos y felicitaciones ORIGEN DE LOS DATOS: Atención al ciudadano NOTAS: Impactar cultura de cliente interno, para que haga seguimiento a los servicios prestados: Llamadas y relaciones de largo plazo con el cliente. Mejorar índice de satisfacción del ciudadano. NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: 2008 RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Servicio al ciudadano PERSONA: Secretario general.

102 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Plan de mercadeo institucional CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Divulgación de servicios PROPÓSITO DEL INDICADOR: Medir y hacer presencia institucional, grado de aceptación de los servicios, promoción de servicios. INDICE: Plan de mercadeo institucional VARIABLES Y UNIDADES: Elaboración del plan de mercadeo institucional ORIGEN DE LOS DATOS: Comunicaciones y divulgación NOTAS: Oficina asesora de Planeación lidera elaboración del plan con sus respectivos indicadores. NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: 2008 RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Servicio al ciudadano PERSONA: Equipo directivo.

103 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Tiempo respuesta soporte técnico informática CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Establecer la oportunidad de atención a requerimientos de soporte PROPÓSITO DEL INDICADOR: Medir el tiempo de respuesta INDICE: tiempo de respuesta VARIABLES Y UNIDADES: Fecha de respuesta menos fecha solicitud de soporte informático. ORIGEN DE LOS DATOS: Oficina de informática NOTAS: NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo de 2007, mensual. RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión mantenimiento software y hardware PERSONA: Jefe oficina de informática

104 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Plan de compras CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Definir un plan de compras PROPÓSITO DEL INDICADOR: Formular y ejecutar un plan de compras INDICE: Plan de compras VARIABLES Y UNIDADES: Elaborar plan de compras anuales con metas de inversión ORIGEN DE LOS DATOS: Recursos físicos NOTAS: Elaborar un plan de compras, liderado por planeación y ejecutado proceso responsable (Secretaria General) NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo de 2007, anual RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión compras PERSONA: Secretario general

105 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Elaboración del presupuesto anual CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Garantizar la apropiación y distribución equitativa de recursos PROPÓSITO DEL INDICADOR: La prestación del servicio desde lo presupuestal INDICE: Presupuesto apropiado VARIABLES Y UNIDADES: Formulación, elaboración, presentación, aprobación, ejecución y liquidación final de presupuesto en una vigencia. ORIGEN DE LOS DATOS: Oficina asesora de planeación Dirección financiera NOTAS: Estatuto orgánico del presupuesto: decreto 111 de 1994. Marco de gasto de mediano plazo. Circular externa de Ministerio de hacienda y CP. Manual de presupuesto de la SNR NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo anual RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión presupuestal , Direccionamiento E. PERSONA: Secretaria general, Jefe direccionamiento.

106 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Pagos mensuales de la SNR CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Garantizar elaboración y ejecución de plan de pagos. PROPÓSITO DEL INDICADOR: Planeación de los pagos mensuales de la entidad. INDICE: Pagos mensuales VARIABLES Y UNIDADES: Total pagado mes/ total planeado mes ORIGEN DE LOS DATOS: Dirección financiera NOTAS: Planeación, control y seguimiento a plan de pagos mensuales. Total recursos pagos mes/ Total recursos planeados por pagar mes. NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo anual RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión tesorería PERSONA: Director (a) Financiero

107 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Presentación de estados financieros CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Garantizar la presentación de estados financieros para la tomas de decisiones. PROPÓSITO DEL INDICADOR: Planeación de registro de hechos económicos y presentación de estados financieros INDICE: Estados financieros VARIABLES Y UNIDADES: Fecha de presentación de estados financieros según las normas legales vigentes. ORIGEN DE LOS DATOS: Dirección financiera NOTAS: Planeación, control y seguimiento a la elaboración y presentación de estados financieros de la SNR NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo anual RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión contabilidad PERSONA: Director (a) Financiero

108 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Proyectos inscritos en DNP CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Cumplir con las normas de inscripción de los proyectos PROPÓSITO DEL INDICADOR: Formulación e inscripción de proyectos de inversión INDICE: Proyectos formulados e inscritos en DNP VARIABLES Y UNIDADES: Número de proyectos inscritos en DNP/ total proyectos formulados ORIGEN DE LOS DATOS: Oficina de planeación NOTAS: Es responsabilidad de la Oficina Asesora de Planeación formular e inscribir en el DNP los proyectos de inversión NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo Trimestral RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Direccionamiento estratégico PERSONA: jefe oficina de planeación

109 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Seguimiento a planes, programas y proyectos CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Generar mecanismos de seguimiento y control a proyectos PROPÓSITO DEL INDICADOR: Medir avance físico y financiero de los proyectos INDICE: Informes de avance de proyectos (por proyectos) VARIABLES Y UNIDADES: Seguimiento a cada proyecto inscrito y en ejecución (avance físico y financiero) ORIGEN DE LOS DATOS: Oficina de planeación NOTAS: Seguimiento trimestral. Decreto 3286 de 2004 NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo Trimestral RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Direccionamiento estratégico PERSONA: jefe oficina de planeación

110 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Diseño y rediseño de procesos en las ORIPS. CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Racionalizar, optimizar, estandarizar de procesos y conectividad PROPÓSITO DEL INDICADOR: Proceso y procedimiento por oficina de registro y en el nivel central INDICE: Número de oficinas con procesos estandarizados e implementados. VARIABLES Y UNIDADES: Oficina de registro con procesos diseñados/ total oficinas Número de procesos diseñados/ total procesos a diseñar. Número de proceso diseñados nivel central/ total procesos ORIGEN DE LOS DATOS: Direccionamiento estratégico: Oficina Asesora de planeación NOTAS: Procesos y procedimientos por oficina de registro y en el nivel central. Es indispensable el diseño y rediseño de procesos para buscar la certificación NTC GP: NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo 2007, semestral. RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Direccionamiento estratégico PERSONA: jefe oficina asesora de planeación

111 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Mejoramiento continuo de procesos CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Mejoramiento continuo, racionalización de trámites. PROPÓSITO DEL INDICADOR: Medir el número de procesos rediseñados o diseñados y mejorados INDICE: Procesos mejorados VARIABLES Y UNIDADES: Número de procesos mejorados/ total procesos a mejorar ORIGEN DE LOS DATOS: Oficina Asesora de planeación NOTAS: Identificar los procesos a mejorar y su mejoramiento permanente. NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo de 2007, Trimestral RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Direccionamiento estratégico PERSONA: jefe oficina de planeación

112 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Oficinas con sistema integrado de Información CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Accesibilidad, conectividad, Oportunidad, Confiabilidad, eficiencia, cobertura PROPÓSITO DEL INDICADOR: Medir el grado de conectividad INDICE: Número de Oficinas integradas mediante un sistema de información integrado VARIABLES Y UNIDADES: Número de oficinas integradas a sistema de información / total oficinas de la SNR ORIGEN DE LOS DATOS: Oficina de informática y oficinas de registro. NOTAS: Identificar el número de oficinas de registro integradas mediante un sistema de información integral, condición esencial para la integración registro catastro y ventanilla única. NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo 2007, Trimestral RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión Informática PERSONA: Jefe de oficina de informática

113 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Número de oficinas adecuadas físicamente CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Adecuación de oficinas. PROPÓSITO DEL INDICADOR: Medir número de oficinas adecuadas físicamente, imagen, servicio al ciudadano, Presencia institucional INDICE: Oficinas adecuadas físicamente VARIABLES Y UNIDADES: Número de Oficinas adecuadas físicamente/ total oficinas de la SNR ORIGEN DE LOS DATOS: Secretaría general NOTAS: La adecuación física de las oficinas de registro es indispensable para: el sistema de información integral y para la excelente prestación del servicio al ciudadano. NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo 2007, trimestral RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión logística PERSONA: Secretario general

114 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Número de servidores públicos capacitados CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Mejorar las competencias laborales PROPÓSITO DEL INDICADOR: Medir número servidores capacitados INDICE: Número de servidores capacitados VARIABLES Y UNIDADES: Número de servidores capacitados/ total de servidores. ORIGEN DE LOS DATOS: Gestión Humana, oficina de investigación y capacitación NOTAS: Capacitación orientada al desarrollo de competencias, a la gestión del desempeño y a la productividad humana. NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo 2008, Trimestral RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión Humana PERSONA: Secretario general.

115 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Índice de satisfacción al ciudadano CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Cultura de servicio PROPÓSITO DEL INDICADOR: Reducir índices de insatisfacción INDICE: Índice de satisfacción del ciudadano VARIABLES Y UNIDADES: Encuesta Mejorar índice de satisfacción del ciudadano. ORIGEN DE LOS DATOS: Servicio al ciudadano NOTAS: La política de calidad establece el mejoramiento del índice de satisfacción al ciudadano. NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo 2007, mensual RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Servicio al ciudadano PERSONA: Secretario General

116 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Medir imagen institucional CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Posicionamiento institucional PROPÓSITO DEL INDICADOR: Medir imagen INDICE: Imagen VARIABLES Y UNIDADES: Encuestas de medición de imagen institucional. ORIGEN DE LOS DATOS: Comunicaciones NOTAS: Con el mejoramiento del índice de satisfacción del ciudadano, l incremento de la cobertura en la prestación de los servicios, la conectividad y con con el compromiso de los servidores públicos se mejora la imagen de la SNR NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo de 2007, semestral RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Servicio al ciudadano y gestión comunicaciones PERSONA: Superintendente de notariado y registro.

117 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Plan de bienestar laboral y estímulos CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Motivar y estimular a los servidores públicos PROPÓSITO DEL INDICADOR: Medir niveles de satisfacción cliente interno, compromiso, motivación y clima organizacional, desempeño laboral. INDICE: Plan de bienestar VARIABLES Y UNIDADES: Formular, ejecutar y medir plan anual de bienestar y estímulos ORIGEN DE LOS DATOS: Gestión Humana NOTAS: En año 2007: formular el plan y ejecutar en el año 2008 NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Junio de 200y, trimestral RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión Humana PERSONA: Secretario general.

118 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Número de normas actualizadas y unificadas CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Actualización, articulación normativa y unificación de conceptos PROPÓSITO DEL INDICADOR: Medir la unificación de criterios y racionalización de trámites. INDICE: Número de normas actualizadas y aplicadas VARIABLES Y UNIDADES: Número de normas actualizadas/ Total de normas por actualizar en la SNR ORIGEN DE LOS DATOS: Oficina asesora jurídica. Superintendencias delegadas para el registro y el notariado. NOTAS: Actualización de la normatividad aplicable al servicio público notarial y registral. NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Junio de 2007, semestral RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión jurídica, registral y OIVC notarial PERSONA: Jefe oficina jurídica y superdelegados.

119 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: oficinas con archivos microfilmados- digitalizados CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Fácil acceso a la información, conservación y guarda de la fe pública PROPÓSITO DEL INDICADOR: Medir la oportunidad en la entrega de la información y vanguardia en el manejo archivístico INDICE: Número de oficinas con archivos microfilmados y digitalizados. VARIABLES Y UNIDADES: Número de oficinas con archivos microfilmados y digitalizados/ total de oficinas de la SNR ORIGEN DE LOS DATOS: Oficinas de registro NOTAS: Gestión documental registral para la salvaguarda de la fe pública. Formular proyectos para la digitalización o microfilmación de la documentación registral. NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Enero de trimestral RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión logística y documental Registral PERSONA: Secretario general y registradores.

120 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Plan maestro informático CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Trazar políticas en materia informática y garantizar seguridad informática PROPÓSITO DEL INDICADOR: Medir la seguridad de la información INDICE: Formulación del plan maestro informático VARIABLES Y UNIDADES: Formulación, ejecución y seguimiento del plan maestro ORIGEN DE LOS DATOS: Gestión informática NOTAS: NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Junio de 2007, trimestral RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión informática PERSONA: jefe oficina informática

121 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Nuevos servicios ofrecidos CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Ofrecer nuevos servicios y diversificar servicios PROPÓSITO DEL INDICADOR: Medir la venta de nuevos servicios INDICE: Nuevos servicios ofrecidos VARIABLES Y UNIDADES: Número de nuevos servicios ofrecidos/ total servicios ofrecidos ORIGEN DE LOS DATOS: Oficina de investigación y capacitación. Superintendencias delegadas y oficina Asesora de planeación NOTAS: Investigación de nuevos servicios. Hacer mercadeo y buscar alternativas de ventas de nuevos servicios. NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Enero de 2008, trimestral RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Servicio al ciudadano PERSONA: jefe de oficina investigación y capacitación

122 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Sistema de costos por actividades CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Direccionar los costos por centros de costos y actividades PROPÓSITO DEL INDICADOR: Costear las actividades y las áreas de responsabilidad. INDICE: Sistema de costos por actividades VARIABLES Y UNIDADES: Definir y desarrollar un Programa de costos por actividades (ABC) en la SNR ORIGEN DE LOS DATOS: Dirección financiera NOTAS: El sistema de costos por actividades permite identificar el costo real de los servicios público registral y la orientación, inspección, vigilancia y control NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Enero de 2008, trimestral RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión financiera PERSONA: Director financiero

123 ETAPA 9 CONSTRUCCIÓN DEL CUADRO DE MANDO INTEGRALConstrucción de Escenarios. Paso 9 Formato 10. ETAPA 9 CONSTRUCCIÓN DEL CUADRO DE MANDO INTEGRAL Y DEL MAPA ESTRATÉGICO DE LA SNR

124 Objetivos estratégicosCONSTRUCCIÓN DEL CUADRO DE MANDO INTEGRAL Paso 1. Con base en la visión, la misión, los escenarios futuros, los FCE/FCN, los focos estrategicos, los objetivos estrategicos y las estrategias, se identifican los objetivos estrategicos por perspectiva (se amplían). Formato 1. Visión Misión Escenarios futuros FCE/FCN Focos estratégicos Objetivos estratégicos Estrategias: FINANZAS CLIENTE PROCESOS INTERNOS FORMACIÓN Y CRECIMIENTO Liquidez, distribución, ubicación y asignación equitativa de recursos, rentabilidad de los activos (activos improductivos OBJETIVOS ESTRATÉGICOS: Información, accesibilidad, confibialidad, la oportunidad, Servicio, precio, calidad, confort, oficinas adecuadas. Imagen institucional, respeto Procesos estandarizados, dinámicos, simplificados, entendibles, flexible; estructura de cargos actualizadas, gestión de calidad, Capacitación, inducción y reinducción, liderazgo, trabajo de equipo, entrenamiento, coaching, Empoderamiento y facultación. Motivación, estímulos, Administración del desempeño,

125 CONSTRUCCIÓN DEL CUADRO DE MANDO INTEGRALPaso 2. Vinculación de las estrategias a la medición. Con base en la Visión, ubicar las estrategias en las perspectivas para identificar los indicadores y las mediciones. Formato 2. La visión: ¿Cuál es la visión? Financiera: Rentabilidad financiera y social Clientes: Satisfacción del cliente. Cobertura Procesos internos: racionalización trámites y seguridad de la información Aprendizaje: DITH, Tecnología Si la visión y la misión tienen éxito ¿En qué debo diferenciarme frente a la competencia-usuario? Tarifas Oportunidad, seguridad, servicio, ,Confort, conectividad Amabilidad. Horarios extendidos Talento humano competente y Suficiente. TH. capacitado Estandarización, Flexibilidad, Simplificación del trámite. ¿Cuáles son los FCE esenciales para el cumplimiento de la visión y la misión? ¿Cuáles son los objetivos estratégicos para el cumplimiento de la visión y la misión? ¿Cuáles son las mediciones críticas para el éxito de la visón y la misión ? ¿Cuáles son los recursos esenciales para el cumplimiento de la visión y la misión? ¿Cuáles son los resultados esperados? Incrementar ingresos Optimizar costos Cultura de servicio. Mejoramiento continuo Gestión documental. Capacitación continua Sistema integrado de información. Actualización tecnológica Productividad Liquidez Oportunidad en la prestación del Servicio. Accesibilidad a la información Mejoramiento continuo de procesos Capacitación permanente Racionalizar u optimizar costos Índice de satisfacción Tiempo de respuesta al cliente Competencias conocimiento Tecnológicos (SIIF) Estructura de costos Conocimiento y capacitación Tecnología Infraestructura física Estandarizar procesos Capacitación y actualización Recursos financieros Infraestructura tecnológica Rentabilidad financiera y social Satisfacción del cliente y cobertura Racionalización de tramites Seguridad de la información DITH y Tecnología

126 CONSTRUCCIÓN DEL CUADRO DE MANDO INTEGRALPaso 3. La visión, la estrategia ( 7 estrategias) y los indicadores por perspectiva en la medición. Formato 3. ESTRATEGIA: Rentabilidad financiera y social CLIENTES FINANCIERA OBJETIVOS INDICADOR META ACCIONES ESENCIALES Optimizar costos Relación costo/B 07: 3% 11: 10% Política de gasto Sistema de costos Incrementar tarifas Maximizar ingresos 08: 30% Estudiar normas de tarifas. Certificados Ofrecer nuevos servicios Crear nuevas fuentes de ingresos 08: 5% 11: 50% Ofrecer mínimo dos servicios más. Productividad Vender más o gastar menos OBJETIVOS INDICADOR META ACCIONES ESENCIALES Satisfacción del cliente Índice de satisfacción 08: 20% 11: 90% Índice de satisfacción por ORIP Nuevos puntos de atención Número de puntos creados 08: 10% 11: 100% Conectividad Nuevos servicios Crear nuevos servicios 11: 50% Estudios de mercado. VISIÓN PROCESOS INTERNOS APRENDIZAJE Y D.. OBJETIVOS INDICADOR META ACCIONES ESENCIALES Racionalización de trámites y estandarización Número de tramites mejorados 08: 100% Diseño y rediseño de todos los procesos. Cultura de costos Optimizar costos 08: 3% 11. 10% Política de gastos y centros de costos Costos por actividades Direccionar costos por centro de costos 08: 30% 11: 100% Elaborar y ejecutar proyecto costos por actividades OBJETIVOS INDICADOR META ACCIONES ESENCIALES Sistema integrado de información Conectividad de todas las ORIPS 11: 100% Conectividad y la dotación de oficinas Capacitación Capacitar a todos los funcionarios 08: 50% Programa de capacitación por competencias Motivar e incentivar a los servidores % de servidores motivados Programa de bienestar y estímulos. Plan de capacitación.

127 CONSTRUCCIÓN DEL CUADRO DE MANDO INTEGRALPaso 3. La visión, la estrategia ( 7 estrategias) y los indicadores por perspectiva en la medición. Formato 3. ESTRATEGIA: Satisfacción del cliente FINANCIERA CLIENTES OBJETIVOS INDICADOR META ACCIONES ESENCIALES Impacto social % Costo social 08: 50% 11: 60% Definir políticas de costos social y sostenibilidad. Optimización costos Índices: Logísticos y Gastos de funcionamiento 08: 3% 11: 10% Implementar sistemas costos y políticas por centros de costos OBJETIVOS INDICADOR META ACCIONES ESENCIALES Satisfacer al cliente Impacto del servicio en Orips 07: 20% 11: 90% Estudio mercado. Encuestas Accesibilidad al servicio Nuevos puntos de atención 08: 10% 11: 30% Estudios de creación, reubicación de ORIPS Oportunidad Índice de satisfacción 08: 20% Índice de satisfacción por ORIP VISIÓN PROCESOS INTERNOS OBJETIVOS INDICADOR META ACCIONES ESENCIALES Mejoramiento continuo de procesos Mejoramiento de todos los procesos de la SNR 08: 100% Diseño y rediseño de procesos en todas las orips Racionalización de trámites Número de Trámites racionalizados 08: 60% 11: 100% Ventanilla única con DNP. Cultura de servicio Impactar cultura de servicio a todos los servidores Proyecto cultura de servicio Capacitación en cultura de servicio. APRENDIZAJE Y D. OBJETIVOS INDICADOR META ACCIONES ESENCIALES Capacitación Todos los servidores capacitados 08: 100% Proyecto cultura de servicio. Capacitación en cultura de servicio Motivar e incentivar a los servidores % de servidores motivados 08: 50% 11: 100% Programa de bienestar y estímulos. Plan de capacitación. Sistema integrado de información Conectividad de todas las ORIPS Conectividad y la dotación de oficinas

128 CONSTRUCCIÓN DEL CUADRO DE MANDO INTEGRALPaso 3. La visión, la estrategia ( 7 estrategias) y los indicadores por perspectiva en la medición. Formato 3. ESTRATEGIA: Cobertura FINANCIERA CLIENTES OBJETIVOS INDICADOR META ACCIONES ESENCIALES Costo social Costo beneficio 08: 10% 11: 30% Apertura de puntos de atención al ciudadano Incremento de ingresos % de incremento de ingresos 08: 20% Estudio de mercado y de normas para nuevos servicios OBJETIVOS INDICADOR META ACCIONES ESENCIALES Satisfacción del ciudadano Índice de satisfacción por Orips 08: 50% 11: 90% Encuestas de satisfacción. Cultura de servicio Accesibilidad al servicio Nuevos puntos de atención 08: 10% 11: 30% Estudios de creación, reubicación de ORIPS y conectividad VISIÓN PROCESOS INTERNOS APRENDIZAJE Y D. OBJETIVOS INDICADOR META ACCIONES ESENCIALES Mejoramiento continuo de procesos Mejoramiento de todos los procesos de la SNR 08: 100% Diseño y rediseño de procesos en todas las orips Racionalización de trámites Número de Trámites racionalizados 08: 60% 11: 100% Ventanilla única con DNP. Estudios técnicos de creación y reubicación de círculos Estudios realizados y factibilidad Levantamiento de información , estudio de normas y elaboración de estudio técnico. OBJETIVOS INDICADOR META ACCIONES ESENCIALES Capacitación Todos los servidores capacitados 08: 100% Proyecto cultura de servicio. Capacitación en cultura de servicio Motivar e incentivar a los servidores % de servidores motivados 08: 50% 11: 100% Programa de bienestar y estímulos. Plan de capacitación. Sistema integrado de información Conectividad de todas las ORIPS Conectividad y la dotación de oficinas

129 CONSTRUCCIÓN DEL CUADRO DE MANDO INTEGRALPaso 3. La visión, la estrategia ( 7 estrategias) y los indicadores por perspectiva en la medición. Formato 3. ESTRATEGIA: Racionalización de tramites FINANCIERA CLIENTES OBJETIVOS INDICADOR META ACCIONES ESENCIALES Optimizar costos Relación costo/B 07: 3% 11: 10% Política de gasto Sistema de costos Invertir en Mejoramiento continuo de procesos Mejoramiento de todos los procesos de la SNR 08: 100% Diseño y rediseño de procesos en todas las orips Invertir en racionalización de trámites Número de Trámites racionalizados 08: 60% 11: 100% Ventanilla única con DNP. OBJETIVOS INDICADOR META ACCIONES ESENCIALES Satisfacción del cliente Índice de satisfacción 08: 20% 11: 90% Índice de satisfacción por ORIP Confianza Oportunidad VISIÓN PROCESOS INTERNOS APRENDIZAJE Y D. OBJETIVOS INDICADOR META ACCIONES ESENCIALES Mejoramiento continuo de procesos Mejoramiento de todos los procesos de la SNR 08: 100% Diseño y rediseño de procesos en todas las orips Racionalización de trámites Número de Trámites racionalizados 08: 60% 11: 100% Ventanilla única con DNP. Página WEB DAFP Desarrollar cultura de servicio # ORIPS y servidores impactados con cultura de servicio 07: 30% 20 ORIPS y 80% de folios, ingresos y servidores OBJETIVOS INDICADOR META ACCIONES ESENCIALES Capacitación Todos los servidores capacitados 08: 100% Proyecto cultura de servicio. Capacitación en cultura de servicio Motivar e incentivar a los servidores % de servidores motivados 08: 50% 11: 100% Programa de bienestar y estímulos. Plan de capacitación. Sistema integrado de información Conectividad de todas las ORIPS Conectividad y la dotación de oficinas

130 CONSTRUCCIÓN DEL CUADRO DE MANDO INTEGRALPaso 3. La visión, la estrategia ( 7 estrategias) y los indicadores por perspectiva en la medición. Formato 3. ESTRATEGIA: Seguridad en la información FINANCIERA CLIENTES OBJETIVOS INDICADOR META ACCIONES ESENCIALES Inversión en seguridad informática % de recursos invertidos. 07: 80% 11: 100% Proyecto de modernización, inversión en seguridad. Invertir en gestión documental % de recursos invertidos 07: Elaborar y ejecutar proyecto de gestión documental. OBJETIVOS INDICADOR META ACCIONES ESENCIALES Satisfacción del cliente Índice de satisfacción 08: 20% 11: 90% Índice de satisfacción por ORP Confianza VISIÓN PROCESOS INTERNOS APRENDIZAJE Y D. OBJETIVOS INDICADOR META ACCIONES ESENCIALES Mejoramiento continuo de procesos Mejoramiento de todos los procesos de la SNR 08: 100% Diseño y rediseño de procesos en todas las orips Racionalización de trámites Número de Trámites racionalizados 08: 60% 11: 100% Ventanilla única con DNP. Página WEB DAFP Control y seguimiento a la información Herramientas y protocolos de seguridad Implementar herramientas y sistemas de seguridad OBJETIVOS INDICADOR META ACCIONES ESENCIALES Capacitación Todos los servidores capacitados 08: 100% Proyecto cultura de servicio. Capacitación en cultura de servicio Motivar e incentivar a los servidores % de servidores motivados 08: 50% 11: 100% Programa de bienestar y estímulos. Plan de capacitación. Crear sistemas de seguridad Herramientas y protocolos de seguridad Implementar herramientas y sistemas de seguridad

131 CONSTRUCCIÓN DEL CUADRO DE MANDO INTEGRALPaso 3. La visión, la estrategia ( 7 estrategias) y los indicadores por perspectiva en la medición. Formato 3. ESTRATEGIA: Desarrollo integral del talento humano FINANCIERA CLIENTES OBJETIVOS INDICADOR META ACCIONES ESENCIALES Inversión en capacitación Número de servidores capacitados 08: 100% Proyecto cultura de servicio. Plan de capacitación por competencias Inversión de bienestar y estímulos Número de servidores impactados por bienestar y estímulos 08: 80% Ejecución y evaluación de plan de bienestar y estímulos OBJETIVOS INDICADOR META ACCIONES ESENCIALES Satisfacción del cliente Índice de satisfacción 08: 20% 11: 90% Índice de satisfacción por ORIP Compromiso con el cliente O8: 20 09: 100% Seguimiento a clientes VISIÓN PROCESOS INTERNOS APRENDIZAJE Y D. OBJETIVOS INDICADOR META ACCIONES ESENCIALES Plan de capacitación # servidores capacitados 08: 100% Ejecución y evaluación plan del capacitación Plan de bienestar y estímulos # de servidores motivados Ejecución y evaluación plan del bienestar y estímulos Plan estratégico de personal Plan de manejo del personal Ejecución y evaluación plan estratégico de personal OBJETIVOS INDICADOR META ACCIONES ESENCIALES Capacitación Todos los servidores capacitados 08: 100% Proyecto cultura de servicio. Capacitación en cultura de servicio Motivar e incentivar a los servidores % de servidores motivados 08: 50% 11: 100% Programa de bienestar y estímulos. Plan de capacitación. Desarrollo de competencias # de servidores en plan de desarrollo de competencias % Elaborar, ejecutar y evaluar plan de desarrollo de competencias

132 CONSTRUCCIÓN DEL CUADRO DE MANDO INTEGRALPaso 3. La visión, la estrategia ( 7 estrategias) y los indicadores por perspectiva en la medición. Formato 3. ESTRATEGIA: Tecnología FINANCIERA CLIENTES OBJETIVOS INDICADOR META ACCIONES ESENCIALES Inversión en tecnología, infraestructura física # de ORIPS con inversión 07: 25% 11: 100% Invertir en todas las ORIPS. Hoy 33 de 190. Invertir en desarrollo organizacional Procesos mejorados 08: 100% Mejorar procesos del nivel central y de las ORIPS. Invertir en capacitación tecnológica # servidores capacitados 08: 25% Integrar inversión en tecnología y capacitación OBJETIVOS INDICADOR META ACCIONES ESENCIALES Satisfacción del cliente Índice de satisfacción 08: 20% 11: 90% Índice de satisfacción por ORIP Confianza VISIÓN APRENDIZAJE Y D. PROCESOS INTERNOS OBJETIVOS INDICADOR META ACCIONES ESENCIALES Capacitación Todos los servidores capacitados 08: 100% Proyecto cultura de servicio. Capacitación en cultura de servicio Motivar e incentivar a los servidores % de servidores motivados 08: 50% 11: 100% Programa de bienestar y estímulos. Plan de capacitación. Sistema integrado de información Conectividad de todas las ORIPS Conectividad y la dotación de oficinas OBJETIVOS INDICADOR META ACCIONES ESENCIALES Mejoramiento continuo de procesos Mejoramiento de todos los procesos de la SNR 08: 100% Diseño y rediseño de procesos en todas las orips Racionalización de trámites Número de Trámites racionalizados 08: 60% 11: 100% Ventanilla única con DNP.

133 MAPAS ESTRATÉGICOS DE LA SNRPaso 4. Definir estrategias de valor por perspectiva, con base en la visión, la misión, los focos estratégicos, las estrategias corporativas, el despliegue de objetivos en el cuadro de mando integral. Formato 4

134 Rentabilidad financiera y socialMAPAS ESTRATÉGICOS DE LA SNR Paso 4. Formato 4. Rentabilidad financiera y social Estrategia de productividad Estrategia social Estrategia de crecimiento Perspectiva financiera Compromiso del estado garantizar Titularidad de la Propiedad I. Incrementar Transferencias Ley 55/85. Aportes notariales Implementar estructura de costos Incrementar la Rentabilidad financiera Incrementar ingresos Vender nuevos servicios Propuesta de valor agregado para el ciudadano Perspectiva del cliente Custodia y Conservación de la información Oportunidad Cobertura Confianza Seguridad Imagen institucional Cultura de servicio Satisfacción Calidad Ventanilla única Conectividad Gestión Registral Presta el servicio registral Expide el certificado de libertad y tradición. Registra la propiedad inmobiliaria. Da información al Ciudadano. Orientación, inspección, vigilancia y control notarial Orienta y vigila el servicio notarial Hace visitas generales para el mejoramiento de la prestación del Servicio. Hace visitas especiales para verificar cumplimiento en la prestación Servicio. Gestión organizacional del notariado. Hace orientación notarial Servicio al ciudadano Lidera la cultura de servicio. Genera cultura de servicio. Mide índices de satisfacción. Genera estrategias y compromisos de servicio. Orienta e informa al ciudadano. Divulga servicios y trámites. Generar relaciones con el ciudadano. Hace alianzas estratégicas Perspectiva de los procesos internos Capital humano: Motivación, conocimiento, compromiso, habilidades, experiencia, actitud, felicidad, capacitación Perspectiva de aprendizaje y crecimiento Capital de información: Redes, sistema información integrado, infraestructura tecnológica. Conectividad, seguridad informática Capital organizacional: Gestión de calidad, MECI, gestión del cambio, proactividad, prospectiva, Clima laboral, Liderazgo, trabajo en equipo, cultura de servicio, mejoramiento de procesos. Gestión de conocimiento, Empoderamiento, competitividad

135 Plan de ComunicacionesETAPA 10 Plan de Comunicaciones

136 Plan de ComunicacionesFormato 1 PLAN DE COMUNICACIONES OBJETIVO: Definir actividades y herramientas de comunicación que permitan dar a conocer, socializar, compartir y comprometer a los servidores públicos con la ejecución y medición del Plan Estratégico institucional. Además, compartirlo y darlo a conocer a otras instituciones del Estado. ACTIVIDAD FECHA INICIO FINALIZACION RESPONSABLE INDICADOR FECHAS CONTROL COSTOS Aprobación comité directivo. 11 Mayo 30 de Mayo Jefe oficia de planeación Realización del comité Mayo 20 $0 Presentación y aprobación del Consejo directivo Junio 04 Agosto 09 Superintendente y jefe oficina Asesora de Planeación Fecha por definir Julio 30 Divulgación interna Agosto Agosto 30 Oficina de comunicaciones. Publicaciones Número de medios de comunicación Publicación y presentación institucional. Oficina de comunicaciones. Publicaciones. Superintendente y Oficina de planeación. # de ejemplares Cotización Video institucional Video Encuentro regionales Agosto- Dic. Diciembre 20 Jefe oficia de planeación y secretaria general y dirección financiera. # de encuentros Agosto 31 Gastos viaje Periódico virtual # de periódicos mes

137 Plan de ComunicacionesFormato 1 PLAN DE COMUNICACIONES OBJETIVO: Definir actividades y herramientas de comunicación que permitan dar a conocer, socializar, compartir y comprometer a los servidores públicos con la ejecución y medición del Plan Estratégico institucional. Además, compartirlo y darlo a conocer a otras instituciones del Estado. ACTIVIDAD FECHA INICIO FINALIZACION RESPONSABLE INDICADOR FECHAS CONTROL COSTOS Chat Septiembre Septiembre 30 Jefe oficina de planeación y comunicaciones # de Chat Julio 30 $0 Video conferencia Agosto- SENA Agosto # video conferencia Agosto 31 Cotización Canal institucional Pendiente gestión Boletín del consumidor Gestión. Reunión con los sindicatos Agosto 30 Jefe oficina de planeación # de reuniones Julio 26 Reunión con los registradores Diciembre Socialización con los notarios

138 ETAPA 11 PLAN ANUAL DE GESTIÓN

139 PLAN ANUAL DE GESTIÓN Direccionamiento Estratégico y tácticasLa Contraloría General de la República, para efectos del control fiscal y el seguimiento a la gestión pública a definido dos formatos: Formato 4 y formato 4 A. Se ha mejorado éstos formatos, dando origen a un formato institucional que será diligenciado con todas las áreas de responsabilidad, con base en el Plan Estratégico Institucional. Además, se tendrán en cuenta los formatos de la Contraloría a efectos de presentar los informes de rendición de cuentas. F4 y F4A. Lo que significa que se diligenciarán tres formatos. Tomando como base los escenarios futuros, los factores críticos de éxito (FCE/FCN), los objetivos estratégicos, las estrategias corporativas, la cadena de valor, las actividades esenciales de los procesos, el despliegue de objetivos estratégicos (NPV, NMV, A y D, DS y DF, las acciones inductoras o políticas, los proyectos y el cuadro de mando integral, se diligencian los formatos siguientes:

140 Formato institucionalPlan anual de gestión

141 Contraloría General de la RepúblicaFORMATO 4 Contraloría General de la República

142 Contraloría General de la RepúblicaFORMATO 4A Contraloría General de la República