1 DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Para : “CUALQUIER EMPRESA COLOMBIANA”DEFINICIONES CONCEPTOS BÁSICOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Para : “CUALQUIER EMPRESA COLOMBIANA” LUIS CARLOS BELTRAN PARDO PROFESOR TITULAR UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA Bogotà junio de 2004

2 LA EMPRESA: 1. Definición: Se define como una colectividad integrada por uno o varios grupos sociales que unen sus recursos (producción, Tierra, mano de obra y capital), en una base común de producir bienes o servicios, mediante un orden normativo, organizativo y bien administrado, señalando rangos de autoridad, sistemas de planeación comunicación, información y control coordinados, con eficiencia, modernidad, productividad, con una existencia relativamente continua en un medio y cuyas actividades se encuentran encaminadas hacia el logro de un fin o misión determinada, 2. Características de las EMPRESA: · Son entidades porogramadas con relativa permanencia · Deben contar con una estructura: Para que las Empresa cumplan su misión institucional para la cuál fueron creadas, deben regular y determinar sus actividades y fijar niveles o la jerarqiización para la toma de decisiones. · Están orientadas hacia el logro de objetivos: Las Empresa son creadas con una misión, unos propósito específicos y deben fijar y lograr una serie de objetivos intermedios para lograr dicha misión. · Deben utilizan la especialización de sus actividades y no la diversificación.

3 3. Elementos de las Empresa:Recursos o elementos materiales necesarios para el funcionamiento de la Empresa P. ej., recursos físicos, financieros, etc. Personas, que toman decisiones y las ejecutan. Son la parte más importante de la Empresa. Conocimiento Tecnológico, es el conocimiento necesario para producir bienes y servicios. Conocimiento Administrativo, es el requerido para hacer funcionar una organización de manera eficaz. Medio ambiente interno o clima organizacional, que consiste en una serie de características inherentes a la Empresa, las cuáles pueden ser percibidas por sus miembros y que pueden afectar la forma como trata a sus integran el medio ambiente que la rodea.

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6 ADMINISTRACION 1. Definición: La Administración, es el proceso cuyo objetivo es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad. De lo anterior se deriva: 1. Objetivo: La administración siempre está encaminada hacia el logro de fines o resultados. 2. Eficacia: Consiste en lograr los objetivos propuestos en la planeación. 3. Eficiencia: Obtención de un producto o servicio en el menor tiempo posible y al mínimo costo, mediante la adecuada utilización de los recursos. 4. Grupo social: La administración solo puede darse en el marco de un grupo social. 5. Productividad: Obtención de los mejores resultados con el mínimo de recursos, en términos de eficiencia y eficacia.

7 Medio ambiente externo general, compuesto por factores económicos, tecnológicos, jurídicos, políticos, sociales-culturales, ecológicos que afectan a las Empresa que operan en la región geográfica o en una determinada sociedad. El M.A.E. general presenta oportunidades amenazas y restricciones a la organización para su funcionamiento. Medio ambiente externo particular, se define como aquellas fuerzas específicas que pueden afectar el desarrollo y el éxito de una Empresa, está compuesto por los proveedores, los clientes, consumidores, usuarios y ciudadanos en general, de los productos y servicios que ésta genera, la competencia y las instituciones que regulan las actividades de la Empresa.

8 3. Importancia: 1. Con la universalidad de la administración se demuestra que ésta es imprescindible para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, aumentando su importancia a medida que los grupos se hacen más complejos. 2. Simplifica el trabajo al establecer principios, métodos y procedimientos para lograr mayor eficiencia y eficacia. 3. La productividad de cualquier Empresa está íntimamente relacionada con la aplicación de una buena administración. 4. El PROCESO ADMINISTRATIVO Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo un actividad. El proceso administrativo se define como el conjunto de pasos o etapas sucesivas e interrelacionadas entre sí, a través de las cuáles se efectúa la administración.

9 PROCESO ADMINISTRATIVOPropósitos Objetivos Estrategias FASE PLANEACION Políticas Programas MECANICA O Presupuestos Procedimientos ESTRUCTURAL Jerarquización División del Trabajo Departamentalización ORGANIZACION Descripción de funciones Coordinación Toma de decisiones DIRECCION Integración O Motivación FASE EJECUCION Comunicación Supervisión OPERATIVA O Establecimiento de DINAMICA estándares CONTROL Medición Corrección Retroalimentación Y i

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11 SISTEMA DE CONTROL INTERNO ( LEY 87 DE 1993 )PLANES ORGANIZACIÓN MECANISMOS DE MÉTODOS EVALUACIÓN Y VERIFICACIÓN PRINCIPIOS NORMAS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES OPERACIONES ACTUACIONES ADMÓN.- INF-REC DE ACUERDO A LAS NORMAS CONSTITUCIONALES LEGALES VIGENTES Y DENTRO DE LAS POLÍTICAS TRAZADAS POR LA DIRECCIÓN DE ACUERDO A OBJETIVOS PREVISTOS EN LA PLANEACIÓN

12 DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO.-En concordancia con lo dispuesto en los artículos 209 y 269 de la Constitución Política y la Ley No. 87 de 1993, se define como Control Interno para la EMPRESA, el sistema integrado por un esquema de organización, con su conjunto de planes, métodos, principios, normas y procedimientos, así como los confiables mecanismos de verificación o evaluación, adoptados por la misma, con el fin de procurar una adecuada gestión, de todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la utilización de la información y la protección de todos los bienes y recursos, para que la administración se realice aplicando los principios constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por el director y en atención al cumplimiento de las metas u objetivos previstos en la Planeación.

13 OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNOGENERAL: Ayudar a la administración y dirección de la EMPRESA al mejor y eficaz desempeño de sus labores. Garantizar procesos de planeación y desarrollo organizacional de acuerdo con la naturaleza de la organización. Protección de los recursos y activos en cuanto a su desaprovechamiento, pérdida y uso indebido. Cumplimiento de las metas trazadas por la administración de la EMPRESA. Garantizar una información confiable y veraz.

14 Evaluar la eficiencia, eficacia, economía de las operaciones para garantizar una correcta ejecución de las funciones y actividades. Cumplir con los reglamentos de la EMPRESA . Prevenir errores, riesgos e irregularidades. Idoneidad y eficiencia del recurso humano. Crear conciencia de control. Garantizar la evaluación y seguimiento de la gestión.

15 CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA la EMPRESAHace parte integrante de los sistemas contables, financieros, operacionales y administrativos de la EMPRESA. No es un sistema aislado. Lo establece y mantiene la máxima autoridad de la EMPRESA , La Direcciòn la cual institucionaliza un Sistema de Control Interno adecuado a la naturaleza y objetivos de la EMPRESA

16 CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA la EMPRESACada funcionario es responsable del control interno en la EMPRESA, de acuerdo a la estructura organizacional. Es evaluado por la OFICINA DE CONTROL INTERNO de manera independiente. Garantiza una información exacta, veraz y oportuna, como base para la presentación de informes operativos, administrativos y financieros de la EMPRESA.

17 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO PARA la EMPRESAEstablecer los objetivos y metas generales y específicos. Instituir políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de procesos. Adoptar un sistema de organización adecuado para ejecutar planes. Delimitación de niveles de responsabilidad y autoridad. Normas para la protección y utilización de recursos. Dirección y administración del personal. Aplicación de las recomendaciones de la evaluación de control interno. Establecer mecanismos que faciliten el control adecuado a la gestión de la EMPRESA. Organización de métodos confiables para evaluar la gestión. Establecer programas de inducción, capacitación y actualización a los funcionarios de la EMPRESA. Simplificación y actualización de normas y procedimientos.

18 CLASES DE CONTROL AUTOCONTROL COMO ACTIVIDAD COMO FUNCIÓNEs el control que debe Es el control ejercido Control que ejerce la ejercer cada uno de por un funcionario que Oficina de Control los funcionarios de la Interno EMPRESA tenga un nivel autoridad- Propósito: Propósito: alternos. Asesorar y apoyar a la Evaluarse a sí mismo Propósito Direcciòn, informando en el cumplimiento de Verificar la realización sobre el desarrollo de sus funciones, sabien- de actividades de acuer- las políticas. do: do a procedimientos es- Presentar propuestas *Sus actividades tablecidos. de retroalimentación * Procedimientos Planear, dirigir, coor- sobretodo en la pro- * Nivel de autoridad dinar y controlar las ac- tección de los recursos tividades de los subord. y eficiencia en las oper.

19 RESPONSABILIDAD DE LA APLICACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO .El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno para la EMPRESA será responsabilidad del director en su condición de Representante Legal y Directivos de la misma. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimiento al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del Sistema de Control Interno, será responsabilidad de todos y cada uno de los funcionarios ante sus jefes, dispuestos en las oficinas, áreas o dependencias de conformidad con las funciones, competencias y recursos que les han sido señalados, llegando al denominado auto - control. Por lo tanto corresponderá ejercer el sistema de Control Interno a todos desde el superior jerárquico inmediato de cada servidor, bajo la denominación de “Responsabilidad Administrativa de la Gestión”. Concluyendo que si la Entidad fracasa es porque fracasa su líder principal o sea su director, por no contar con el apoyo de los jefes y empleados en general.

20 Elementos del Sistema de Control Interno1. PLAN DE ORGANIZACIÓN. Para aplicar un verdadero Sistema de Control Interno se requiere contar con una estructura orgánica adecuada; estableciendo un organigrama flexible y limitando las funciones, autoridad y responsabilidad mediante manuales de funciones, que indiquen, además, las comunicaciones e interdependencias. 2. CONTABILIDAD. Es la base para la toma de decisiones. Sin ella no son posibles ni el control de los bienes o derechos, obligaciones y patrimonio de la EMPRESA ni la elaboración de informes que permitan conocer su situación financiera en un momento dado.

21 3. PRESUPUESTOS. Consisten en una planeación anticipada de todas las fases de actividad de la EMPRESA, junto con la contrastación posterior de los resultados obtenidos, a fin de determinar las causas de las variaciones. 12/85 ? 4. ESTADÍSTICAS: Proporcionan información técnica, clara y resumida de las operaciones, facilitando todas las fases del proceso administrativo, entre ellas el control. 18% + 15%o 3:5 1 de .024

22 5. EQUIPOS Y TECNOLOGÍA: Su correcta utilización y mantenimiento, garantiza seguridad en la ejecución de las diversas operaciones, ahorrando tiempo y dinero y previniendo fraudes y errores. 6. PERSONAL: Todas las actividades de la EMPRESA deben ser ejecutadas por personas que posean las calidades morales y profesionales exigidas para las labores asignadas; para lo cuál se requiere del establecimiento de políticas de selección y capacitación, vacaciones y rotación de personal, fianzas o seguros de manejo para empleados que tengan valores o bienes bajo su responsabilidad, sistemas adecuados de remuneración, incentivos y adecuadas condiciones de trabajo y de motivaciòn. 7. RESPONSABILIDAD Y DISCIPLINA: El cumplimiento de las normas establecidas, por parte de todos los niveles de la organización, garantiza la ejecución eficaz de los programas y proyectos definidos en la planeación.

23 8. INFORMACIÓN: La EMPRESA8. INFORMACIÓN: La EMPRESA. debe contar con información íntegra, coordinada, real, concreta y oportuna, acerca de todas sus actividades y operaciones. Tal información debe constituírse en un Sistema de Información Integral. 9. EVALUACIÓN: La Oficina de Control Interno debe realizar una evaluación permanente del mismo Sistema de Control Interno a fin de garantizar su efectividad y mantenimiento.

24 LABORES PARA DISEÑAR E IMPLEMENTAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE la EMPRESA DE CONFORMIDAD CON LA CONSTITUCIÓN Y LA LEY 87 DE 1993 1. ESTABLECIENDO ADECUADAS TÉCNICAS DE DIRECCIÓN Reorganización hacia estructuras y organigramas flexibles. Técnicas de administración modernas Y Equipos de alta tecnología 2. ELABORAR O REDISEÑAR MANUALES DE PROCEDIMIENTOS De acuerdo con la naturaleza de las entidades ágiles y simplificadas, que indique las instrucciones y guías para hacer bien las cosas. O ELABORAR EL MANUAL DE CONTROL INTERNO QUE INTEGRA GRAN PARTE DEL MISMO SISTEMA. 3. ELABORAR O REVISAR Y ACTUALIZAR MANUALES DE FUNCIONES. Estableciendo responsabilidad, autoridad, delegación de funciones y ser obligatorio la rendición de informes de labores, evaluados o calificados.

25 4. DISEÑAR Y ESTABLECER UN SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN (S. I4. DISEÑAR Y ESTABLECER UN SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN (S.I.I ) EN LA la EMPRESA Utilizando la sistematización en todas las áreas. 5. ORGANIZAR Y APLICAR ADECUADAS POLÍTICAS EN LA ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Selección, inducción, capacitación, promoción, remuneración salarial, prestaciones sociales, méritos, instalaciones y condiciones de trabajo, reglamentos y disciplina. 6. ORGANIZAR Y APLICAR UN SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN Que permita medir, promover la calidad, eficiencia, eficacia evaluación del desempeño y resultados de la propia administración (Autocontrol). 7. APLICAR EN FORMA ADECUADA EN la EMPRESA LOS ASPECTOS DE LA LEY DE CONTROL INTERNO Objetivos, características y elementos.

26 8. UTILIZAR EN LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA LA PLANEACIÓN COMO ELEMENTO BÁSICOSeñalar la misión, visión, objetivos, metas, programas, planes de desarrollo, presupuestos, fortalezas- debilidades y amenazas- oportunidades. 9. CREAR O REORGANIZAR LA UNIDAD DE CONTROL INTERNO Aplicando las funciones de evaluación y de Ley, como grupo interdisciplinario. 10. ESTABLECER EL COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNO Con funciones de evolución y apoyo al sistema y a la Unidad de Control Interno. 11. ESTABLECER MEDIDAS PREVENTIVAS O DE SEGURIDAD CONTRA RIESGOS POR PERDIDAS, ERRORES Y FRAUDES. FORMANDO PARTE DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO

27 12. ORGANIZAR EL SISTEMA CONTABLE Y FINANCIERO DE LA EMPRESA.Contabilidad sistematizada y analizada. 13. ELABORAR PLANES DE TRABAJO O MANUALES DE AUDITORIA INTERNA Que incluya Auditoría Financiera, Operativa, de Sistemas, Control de Gestión y resultados como función de la unidad de Control Interno, con la utilización de papeles de trabajo, como elementos probatorios. 14. DISEÑAR MÉTODOS Y MECANISMOS DE CONTROL DE GESTIÓN DE LA la EMPRESA POR PARTE DE LA CIUDADANÍA Y SU PARTICIPACIÓN SEGÚN MANDATO DE LA CONSTITUCIÓN Y LAS LEYES. 15. PROPICIAR Y FOMENTAR PERMANENTEMENTE LA CULTURA DE CONTROL HACIA EL MEJORAMIENTO CONTINUO Y LA CALIDAD TOTAL.

28 Leyes y Decretos que dan apoyo a la aplicación de un Sistema de Control Interno adecuados según la Constitución y la Ley 87 de 1993. Ley 190 de 1995 Estatuto Anti-Corrupciòn, por la cual se dictaron normas para preservar la moralidad en la Administración pública. Ley 200 de 1995 Código Disciplinario Único Decreto - Ley de 1995 Por la cual se hizo la Supresión de Trámites en la Administración Pùblica. Ley 393 de 1997 Por la cual se estableció la Acciòn de Cumplimiento, no requiere asesorìa de abogados y se presentan ante los Jueces administrativos o Tribunales Superiores Administrativos.

29 Quienes deben utilizar el Manual Procedimientos (I)Todos los funcionarios Ya que deberán consultar este Manual para conocer sus actividades y responsabilidades, evaluando su resultado, ejerciendo apropiadamente el autocontrol; además de presentar sugerencias tendientes a mejorar los procedimientos.

30 Quienes deben utilizar el Manual de Procedimientos (II)Los jefes de las diferentes dependencias Porque podrán evaluar objetivamente el desempeño de sus subalternos y proponer medidas para la adecuación de procedimientos modernos que conlleven a cambios en el ambiente interno y externo de la EMPRESA.

31 Quienes deben utilizar el Manual de Procedimientos(III)Los Organismos de Control. Tanto a nivel interno como externo; que facilitan la medición del nivel de cumplimiento de los procedimientos y sus controles, determinando los niveles de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos institucionales ; estableciendo bases sólidas para la evaluación de la gestión en cada una de las áreas y operaciones.

32 RESPONSABILIDAD DE LOS JEFES DE LAS AREAS FUNCIONALES FRENTE A LOS MANUALES DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA Dirigir su establecimiento, aplicación y control. Propender por el cumplimiento y actualización de los Manuales establecidos. Detectar las necesidades de creación y actualización de procedimientos de acuerdo a nuevas normas, por medio de un seguimiento permanente. Proponer a las oficinas encargadas, los cambios necesarios que lleven a la reestructuración de las áreas.

33 OFICINA DE CONTROL INTERNOComponente de control interno a nivel gerencial o directivo. Asesora a la dirección de la institución médica en la continuidad del proceso administrativo, la revaluación de los planes e introducción de correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas y objetivos. Mecanismos *Normas de Audu. de general de aceptación. Verificación *Indicadores de desempeño y *Informes de gestión Evaluación *Cualquier otro mecanismo de control.

34 Objetivos de la Oficina de C.I. (I)Cumplir con el mandato constitucional y legal de implementar métodos y procedimientos de Control Interno. Identificar los trámites de cada operación. Identificar las funciones del personal en cada actividad, trámite, proceso, operación o transacción. Determinar el tiempo invertido en cada una de las actividades para establecer la duración total del procedimiento.

35 Objetivos (II) Establecer controles para fomentar la descentralización y desconcentración de funciones por medio de una adecuada segregación y planeación de las cargas de trabajo. Formentar la modernización y simplificación de los trámites, evitando demoras, pasos innecesarios y sobre todo costos injustificados. Establecer tiempos estándar o promedio para cada paso dentro de un procedimiento, con el fin de detectar las dependencias que demoran los trámites sin justa causa.

36 Objetivos (III) Sentar la base documental para la elaboración de los Manuales de Procedimientos y Funciones. Estimular la innovación, el constante perfeccionamiento y actualización de los procedimientos.

37 FUNCIONES Y OBJETIVOS DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNOPARA CUMPLIR LOS OBJETIVOS Y UTILIZAR LOS ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

38 OFICINA DE CONTROL INTERNOIMAGEN QUE DEBE ELIMINARSE DEL EMPLEADO PÚBLICO CORRUPTO ABUSADOR DEL PODER FLOJO

39 OFICINA DE CONTROL INTERNOSOLUCIONES PROPUESTAS CONTROL PREVIO PARADIGMA DEL DERECHO ADMINISTRATIVO CONTROL JEERÁRQUICO

40 OFICINA DE CONTROL INTERNO¿ y eso qué es ? Ahora usted va hacer Control Interno por que es de todos y para todos

41 OFICINA DE CONTROL INTERNOHaré lo mismo que hacía antiguamente la Contraloría en mi entidad: Auditorias fiscales, Arqueos, Control Policivo. Las personas cuando desconocen o ignoran lo que significa una propuesta de control y lo asimilan a los más parecido que encuentren o se imaginan.

42 OFICINA DE CONTROL INTERNOEL CONTROL INTERNO, COMO ES CONCEBIDO ACTUALMENTE SE ORIENTA HACIA EL AUTOCONTROL, BASADO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE INSTRUMENTOS DE GESTIÓN PÚBLICA COMO LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES ES DECIR, APLICAR MÉTODOS, ESTRATEGIAS Y HERRAMIENTAS, DIRIGIDAS A ENTIDADES PÚBLICAS, EN BUSCA DE GENERAR UNA RENTABILIDAD SOCIAL, EN CONDICIONES DE EFICIENCIA, EFICACIA , LEGALIDAD Y ECONOMIA.

43 OFICINA DE CONTROL INTERNOELEMENTOS CUANTITATIVOS PLANEACIÓN ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN EVALUACIÓN Y CONTROL CAMBIO Y MEJORAMIENTO CONTINUO HERRAMIENTAS: Manuales de procedimientos. Manual de indicadores de gestión Manuales de auditoria Metodologías de Evaluación Políticas de gestión humana. Sistemas de información Manuales de Funciones ¿Entonces termine?

44 OFICINA DE CONTROL INTERNOELEMENTOS CUALITATIVOS INTEGRACIÓN ARMÓNICA DE LOS ELEMENTOS Y HERRAMIENTAS. CULTURA DEL AUTOCONTROL A TODOS LOS NIVELES

45 OFICINA DE CONTROL INTERNOSISTEMA DE CONTROL INTERNO SUBSISTEMA DE ELEMENTOS PLANEACIÓN ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN EVALUACIÓN - CONTROL REPROGRAMACIÓN INTEGRACIÓN CULTURA SUBSISTEMA DE ESTRUCTURA Gerente Directivos Comité de Control Interno Comités de apoyo o Asesores Todos los Funcionarios Oficina de control interno SUBSISTEMA DE HERRAMIENTAS Manual de procesos y procedimientos Manual de Indicadores de Gestión Manual de auditoria Metodologías Políticas de gestión humana Evaluación de la gestión Automatización y Manuales de Funciones SUBSISTEMA DE INFORMACIÓN Requerimientos Medios Procesador Productos

46 OFICINA DE CONTROL INTERNOREQUERIMIENTOS DEL SISTEMA DESARROLLO FORTALECIMIENTO EVALUACIÓN MANTENIMIENTO

47 OFICINA DE CONTROL INTERNO¿Qué papel juega la OGPA? PRINCIPIOS DE TRABAJO DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO COORDINACIÓN ASESORÍA CONCURRENCIA ASISTENCIA TÉCNICA SUBSIDIARIEDAD INTERVENCIÓN PREVENCIÓN MANTENIMIENTO

48 OFICINA DE CONTROL INTERNOEl proceso que se debe adelantar permanentemente es busca y crear los elementos conceptuales, estructurales y económicos necesarios para poder brindar una asesoría y asistencia técnica efectiva a los actores del Sistemas

49 OFICINA DE CONTROL INTERNOPROBLEMAS Falta un S.C.I. Integrado en el nivel general de las Empresas Falta una mayor asesoría y asistencia técnica a los Actores del Sistema. Con tanto trabajo , a qué horas Autocontrol

50 OFICINA DE CONTROL INTERNONo se cumple con los procesos y procedimientos y de mejoramiento continuo asì como atención a los requerimientos del Sistema. Deficiente cobertura del Sistema hacia todas las Empresas del Estado. Falta apoyo y voluntad, para crear unidad de criterios que permitan establecer mínimos, facilitando falsos modelos.

51 OFICINA DE CONTOL INTERNOPROBLEMAS EXISTENTES Falta de cultura del Autocontrol. Falta de Integración del subsistema de Control de Gestión. Debilidad de algunos componentes del Sistema de Control Interno. ¿Por dónde será el camino?

52 OFICINA DE CONTROL INETERNORETOS EN EL DESARROLLO DEL SISTEMAS Apoyar y fortalecer el desarrollo del S.C.I. En los actores del sistema, al menos en los públicos, con énfasis en los procesos asistenciales. Diseñar, unificar e implementar las herramientas básicas del Sistema. Sensibilizar y entrar al 100% de los funcionarios de estas entidades en los diferentes componentes del Sistema. Adelantar la intervención técnica en el 100% de los S.C.I. En sus componentes, que así lo requieran.

53 OFICINA DE CONTROL INTERNOACTIVIDADES A DESARROLLAR ASESORIA Y ASISTENCIA TÉCNICA Diagnóstico de la situación actual. Diseño o rediseño del Sistema de Control Interno Homologación procesos y herramientas Evaluación de los resultados Mantenimiento permanente

54 OFICINA DE CONTOL INTERNOACTIVIDADES A DESARROLLAR CAPACITACIÓN Identificación de necesidades Plan de capacitación en temas de control interno Sensibilización y entrenamiento INTERVENCIÓN TÉCNICA Identificación de áreas críticas Plan de intervención Optimización

55 OFICINA DE CONTROL INTERNOPRODUCTOS Implementación del S.C.I. En los componentes desarrollados. Herramientas diseñadas y unificadas entre los diferentes actores. 100% de funcionarios sensibilizados, capacitados y entrenados. Sistemas o componentes de Control Interno optimizados. No hay peso por grande que sea que no pueda ser levantado con paciencia, práctica y un empeño común

56 OFICINA DE CONTROL INTERNOSi hay que hacer algo, hacerlo de forma cálida, orientada, eficiente y eficaz. No construyamos castillos sin confirmar los soportes de nuestra empresa. No aplicar la duda metódica a nuestro constante accionar.

57 Profesor Luis Carlos Beltrán PardoUNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA GUIA RESUMIDA PARA ELABORAR LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES Profesor Luis Carlos Beltrán Pardo Facultad de Ciencias Económicas MODELO GENERAL      

58 OBJETIVOS DEL PROYECTO DE ELABORACION DE MANUALESEste proyecto tiene como propósito el levantamiento, la revisión, y la actualización de los procedimientos y funciones de toda la EMPRESA y sus respectivos manuales, los cuales forman parte del Sistema de Control Interno de la Empresa.

59 ACTIVIDADES (I) FASE I Conferencia al personal directivo, y administrativo y operativo para explicar el alcance del proyecto, indicar las instrucciones necesarias y propiciar la participación activa de todos los funcionarios FASE II. Recolección de documentación y preparación de información, estudio de Documentos encuesta, entrevistas, aplicando DOFA Recolectando problemas y soluciones.

60 ACTIVIDADES (II) FASE III.Clasificación de la información, descripción actual y elaboración de diagnóstico, identificando problemas y planteando soluciones. Identificación de los documentos básicos y de soporte Elaboración de catálogos de procedimientos y funciones

61 ACTIVIDADES (III) FASE IV.Revisión y/o levantamiento de procedimientos y funciones, apoyados por jefes, supervisores, funcionarios y asesores. FASE V. Análisis, racionalización y modernización de los procedimientos. FASE VI. Formulación de nuevos procedimientos y funciones.

62 ACTIVIDADES (IV) FASE VII.Capacitación para la implementación, seguimiento y ajustes a los nuevos procedimientos y funciones. FASE VIII Evaluación a la aplicabilidad de controles y mejoramiento continuo de los procedimientos y funciones

63 METODOLOGÍA Revisión de documentos, cuestionarios, entrevistas con los funcionarios o encargados y otras necesarias para la recolección de la información pertinente. Para identificar y actualizar los procedimientos de la EMPRESA, se utilizará la técnica del levantamiento de procedimientos y funciones, manejando los correspondientes formatos prediseñados

64 MANUAL DE PROCEDIMIENTOSEs un documento instrumental de información detallado e integral, que contiene, en forma ordenada las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas funciones, sistemas y reglamentos de las distintas operaciones o actividades que se deben realizar individual y colectivamente en la EMPRESA.

65 CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (I)TÍTULO ORGANIZACIÓN DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Indica la razón de ser de acuerdo con el contenido Explicación general del procedimiento Objetivos del procedimiento, Base legal, Descripción rutinaria del procedimiento u operación y gráfica Riesgos, informes e indicadores y costos Autoridad o delegación de funciones del proceso

66 CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (II)MEDIDAS DE SEGURIDAD INFORMES SUPERVISIÓN Prevención y Autocontrol, aplicables y orientadas a los procedimientos, para evitar desviaciones. Aplicados a los riesgos Información económica, financiera, estadística, de labores y autocontrol que se genera en el procedimiento Evaluación, examen y autocontrol de oficinas encargadas del control, con sus recomendaciones para lograr mejoramiento continuo y calidad.

67 ¿QUIÉNES DEBEN UTILIZAR EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS?! Todos los empleados de la EMPRESA, para conocer sus actividades, responsabilidades y autoridad ! Los jefes de las diferentes unidades, porque podrán evaluar objetivamente el desempeño de sus subalternos !Los organismos de control tanto a nivel interno, como externo, que facilitan la medición del nivel de cumplimiento de los procedimientos y sus controles

68 RESPONSABILIDAD DE LOS JEFES DE LAS ÁREAS FRENTE AL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y DE FUNCIONESDirigir su diseño, establecimiento, aplicación y control Propender por el cumplimiento y actualización de procedimientos y funciones de acuerdo con nuevas normas y tecnologías, por medio de un seguimiento permanente Proponer a las oficinas encargadas, los cambios necesarios que lleven a la reestructuración de las áreas y al cumplimiento de los objetivos Ser base para la evaluación del desempeño, tanto a nivel individual, como de la unidad o dependencia

69 OBJETIVOS DEL LEVANTAMIENTO DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES (I)" Implementar métodos y procedimientos del Sistema de Control Interno de la EMPRESA " Identificar los pasos de cada actividad, operación y su funcionario responsable " Identificar las funciones del personal en cada actividad, trámite, proceso, operación o transacción " Determinar el tiempo invertido en cada una de las actividades para establecer la duración total del procedimiento

70 OBJETIVOS DEL LEVANTAMIENTO DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES (II)" Establecer controles para fomentar la descentralización, la desconcentración y la delegación de funciones por medio de una adecuada segregación y planeación de las cargas de trabajo " Fomentar la modernización y simplificación de los procedimientos y funciones, evitando demoras, pasos innecesarios y sobre todo costos injustificados " Estimular en todos los funcionarios, la innovación, el constante perfeccionamiento y actualización de los procedimientos y funciones

71 EJEMPLO DEL MANUAL DE FUNCIONES (I)DENOMINACION DEL CARGO: AUXILIAR ADMINISTRATIVO CODIGO 500 GRADO 10 NIVEL: Asistencial UBICACIÓN DEL CARGO: Planta DIVISIÓN: Financiera F.C.E SECCIÓN: Contabilidad Fondo F.C.E. UNIDAD Administrativa O CLASIFICACION POR PLANTA MOVIBLE: ______________ SALARIO BASICO: $ PRESTACIONES BASICAS LEGALES O EXTRALEGALES: De acuerdo con la Ley PERFIL: Poseer conocimientos y experiencia contables y financieras FORMACION ACADEMICA: Título Bachiller y estudiante de Contaduría pública o Administración de Empresas REQUISITOS MINIMOS: Título Bachiller y estudiante de II semestre, de alguna de las carreras citadas ESTUDIO-HOMOLOGACIONES Y/O EXPERIENCIA: Cuatro años FUNCION GENERAL O BÁSICA (BASADO EN PROCEDIMIENTO): Apoyar la labor administrativa de la F.C.E. U. Nacional de Colombia, por medio de actividades asistenciales en el área contable, desde la dependencia donde se desempeñará. FUNCIONES ESPECIFICAS: Acordar con el superior jerárquico y funcional las actividades que garanticen el funcionamiento y el logro de los objetivos establecidos para el cargo y la dependencia Elaborar informes, relaciones y reportes contables periódicos de la EMPRESA, de novedades y otros requeridos en la dependencia Elaborar, revisar y digitar documentos contables como recibos de caja, consignaciones, notas débito y crédito, cheques, reintegros y demás soportes Organizar, verificar y entregar documentos a los interesados de acuerdo con los procedimientos y requisitos establecidos Enviar documentos contables requeridos a otras dependencias Organizar y verificar el movimiento diario de las cuentas de la EMPRESA, con los respectivos soportes Depurar saldos contables y conciliar cuentas asignadas Recaudar ingresos en efectivo y elaborar los comprobantes necesarios Hacer visitas periódicas a bancos, para depurar información Mantener actualizados los libros de contabilidad Liquidar, descargar o ajustar novedades en el sistema Atender, orientar y suministrar información a los usuarios de los servicios de la dependencia Organizar, controlar, cuidar y archivar documentos Realizar actividades de apoyo administrativo cuando se requieran en la dependencia Elaborar un informe de labores anualmente, señalando labores desarrolladas, problemas y soluciones. Las demás que le asigne su superior inmediato, de acuerdo con la naturaleza del cargo y áreas de desempeño Constituir

72 EJEMPLO DEL MANUAL DE FUNCIONES (II)RESPONSABILIDADES Son las acciones orientadas hacia el logro de la misión, con las que se compromete el empleado .Revisión y digitación de la información boletín de caja y bancos .Conciliación de saldos, movimientos de almacén .Depuración de saldos contables .Elaboración de informes y reportes .Actividades de apoyo administrativo –reemplazo de la secretaria- .Cuidado y seguridad de materiales y equipo a cargo OBLIGACIONES, DEBERES Y DERECHOS: Según reglamentos CARACTERÍSTICAS: Según reglamentos COMPETENCIAS: Según reglamentos FECHA DE ELABORACION: Octubre 2 de EVALUACIONES: 1ª X y 2ª _____ APROBACION POR EL JEFE JERARQUICO: ___________________ CARGO: _Jefe Unidad Administrativa FIRMA DEL EMPLEADO EN SEÑAL DE RECONOCIMIENTO Y ACUERDO:.___________ OBSERVACIONES:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________

73 FUNDAMENTACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

74 LEVANTAMIENTO DE PROCEDIMIENTOS

75 REINGENIERIA APLICADA A LOS PROCEDIMIENTOS DE LA EMPRESA.QUÉ ES REINGENIERÍA? Es repensar y rediseñar radicalmente los procedimientos de la EMPRESA, logrando cambios y mejoras en las medidas de desempeño como: &      Ya sea en la totalidad de la EMPRESA , o en los servicios que presta; atención a usuarios; en el manejo de personal, desempeño de las diferentes secciones, etc. &      Hay que ser ambiciosos en los cambios y lograr mejoras hasta del 90% o del 95%. No hay que conformarse. &      Reinventar los procedimientos es reinventar la EMPRESA y la Universidad Nacional &      Para esto hay que romper reglas, mitos y paradigmas y finalmente hacer uso de la tecnología de manera creativa.

76 PRINCIPIOS DE LA REINGENIERÍA QUE SE APLICARÍAN EN LA EMPRESA.ü  Se está liderando desde arriba, es decir, desde la Gerencia ü    Se está diseñando de afuera hacia adentro, para mejorar los procedimientos ü    Todo se organiza alrededor de los procedimientos, y no de las tareas. ü     Todo procedimiento se resume con datos e información. ü     Se tratará que los discursos dispersos se centralicen. ü  Inter-relaciones de las actitudes paralelas darán lugar a integrar los resultados. ü  Se combinarán las iniciativas de arriba hacia abajo con las de abajo hacia arriba.

77 OCHO FORMAS DE HACER REINGENIERIA EN LA EMPRESA.1.    Se eliminará la duplicación de tareas 2.  Se evaluará el valor agregado de cada actividad dentro de los procedimientos 3.     Se reducirá el tiempo para cada procedimiento 4.     Se harán pruebas de errores 5. Se propiciará por dar sistematización a los procedimientos 6.     Se buscará eficiencia en el uso de equipos 7.     Se utilizará un lenguaje simple 8.  Se fomentará la estandarización de los procedimientos

78 UNA ALTA TECNOLOGÍA COMBINADA CON ALTA CALIDAD HUMANAMEJORAR EN EFICIENCIA, EFECTIVIDAD Y ADAPTABILIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS DEFINIVAMENTE LO QUE NO GENERE VALOR AGREGADO SE DEBE ELIMINAR RESULTADOS DE LA REINGENIERÍA

79 MODERNIZACION DE PROCEDIMIENTOS EN LA EMPRESA.CAMBIO DE PENSAMIENTO CAMBIO EN LA ORGANIZACIÓN CAMBIO EN LAS PERSONAS CAMBIO DE LAS OPERACIONES MEJORA EN EL CONTROL EFECTIVIDAD, EFICIENCIA Y ECONOMÍA DE LA EMPRESA COMO MODELO ADMINISTRATIVO Y DE ORGANIZACIÓN

80 PRINCIPIOS DE MODERNIZACIÓNEFICACIA EFICIENCIA REPENSAR SU FUNCIÓN CONTROLAR CLARIFICAR OBJETIVOS OPTIMIZAR RECURSOS ES HACER LO QUE HAY QUE HACER ES HACERLO BIEN COMPROBAR SU BENEFICIO REDUCIR EL DESPILFARRO