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2 DILIGENCIAMIENTO DE LOS FORMATOS DE PLAN INDICATIVO Y PLAN DE ACCIÓN PLAN DE DESARROLLO 2016 – 2019 EL VALLE ESTÁ EN VOS

3 Entender el funcionamiento de los nuevos formatos Cargar la información básica las metas de las entidades asistentes OBJETIVO DEL TALLER

4 LUGAR, FORMA Y TERMINIO DE PRESENTACIÓN: LUGAR: Despacho de la Departamento Administrativo de Planeación Departamental. FORMA: Archivo magnético. Copia impresa firmada por el directivo de más alto rango y el funcionario articulador. Copia impresa con SADE. FECHA: Miércoles 14 de septiembre de 2016 NOTA: Es deseable que a la fecha de entrega la información haya sido revisada por los funcionarios enlace del Departamento Administrativo de Planeación.

5 DILIGENCIAMIENTO DE LOS FORMATOS Se entrega un archivo que contiene los dos formatos. El primer paso es tomar el archivo y guardarlo cumpliendo la siguiente sintaxis: AAAAMMDD ENTIDAD PI-PA AAAAMMDD Donde: AAAAMMDD:Es la fecha de diligenciamiento del archivo en formato año, mes día. ENTIDAD:Nombre resumido de la entidad que remite el archivo PI-PA:Significa que es un archivo de plan indicativo y de acción. NO CAMBIA AAAAMMDD:Corresponde a la fecha de corte Ejemplo: 20170215 EQUIDAD DE GENERO PI-PA 20161231 Solo se recibe un archivo magnético por entidad

6 FORMATO – FO-M1-P1-01. PLAN INDICATIVO ORDEN DE LAS HOJAS EN EL PLAN INDICATIVO: Las hojas marcadas con color AZUL y que empiezan por PI corresponden a las del plan indicativo. Son en total 3 hojas. PI. METAS RESULTADO. Allí van todas las metas de resultado de la entidad. PI. MP AVANCE. Corresponde al avance de todas las metas de producto de la entidad. PI. MP. Ejec Fin.En esta hoja va la información financiera de todas las metas de producto de la entidad. NOTA: En general solo debe diligenciar las casillas de color amarillo.

7 FORMATO – FO-M1-P1-01. PLAN INDICATIVO DILIGENCIAMIENTO DE LA HOJA. PI. METAS RESULTADO. Paso 1. Diligencia la fecha de corte en formato AAAAMMDD. Es importante que solo se use este formato, ya que con esta fecha se realizan diferentes cálculos que influyen en los resultados. NOTA: Así la entidad no tenga a cargo la coordinación de metas de resultado, debe colocar fecha y entidad para que funcionen las demás hojas

8 FORMATO – FO-M1-P1-01. PLAN INDICATIVO Paso 2. De la lista desplegable escoja el código que corresponde a su entidad o dependencia.

9 FORMATO – FO-M1-P1-01. PLAN INDICATIVO Paso 3. Digite el código de TODAS las metas de resultado de su entidad o dependencia.

10 FORMATO – FO-M1-P1-01. PLAN INDICATIVO Paso 4. De acuerdo al año de la fecha de corte coloque el valor alcanzado de la meta en el año correspondiente. RECUERDE APLICAR LA FORMULA DEL INDICADOR

11 FORMATO – FO-M1-P1-01. PLAN INDICATIVO DILIGENCIAMIENTO DE LA HOJA. PI. MP AVANCE. Esta parte es para diligenciar las metas de producto Paso 1. Escoja las metas de su entidad. El formato trae automáticamente la información básica de la meta.

12 FORMATO – FO-M1-P1-01. PLAN INDICATIVO Paso 2. Escriba el nombre del proyecto asociado a la meta, igual como aparece registrado en el banco de proyectos, que debe ser igual al que aparece en el decreto de liquidación del presupuesto.

13 FORMATO – FO-M1-P1-01. PLAN INDICATIVO Paso 3. Digite el nuevo valor o digite el valor programado inicialmente.

14 FORMATO – FO-M1-P1-01. PLAN INDICATIVO Paso 4. Una vez aplicada la fórmula del indicador para la respectiva meta, coloque dicho valor en la casilla “AVANCE ALCANZADO”; automáticamente se realizarán los cálculos de avance.

15 FORMATO – FO-M1-P1-01. PLAN INDICATIVO DILIGENCIAMIENTO DE LA HOJA. PI. MP Ejec Fin En esta hoja se rinde la información financiera. Esta hoja trae automáticamente: La información de las metas de producto digitadas en la hoja PI. MP AVANCE Fecha de corte. Recursos totales programadas originalmente para cada una de las metas en el Plan Plurianual de Inversiones cuando se realizó la formulación del Plan.

16 FORMATO – FO-M1-P1-01. PLAN INDICATIVO Paso único. Digite para cada meta, en el respectivo año de la fecha de corte el valor asignado para dicho año por POAI; el presupuesto definitivo y los recursos ejecutados. NOTA 1: Los recursos ejecutados corresponden a suma de las cuentas por pagar y a los pagos efectivos realizados únicamente, debido a que son iguales a la ejecución financiera que permite tener productos (bienes o servicios que contribuyen a l logro de las metas.) NOTA 2: Los recursos van en pesos. El porcentaje de ejecución financiera se calcula automáticamente. FORMATO PLAN DE ACCION.

17 FORMATO – FO-M1-P1-02. PLAN DE ACCION DILIGENCIAMIENTO HOJA PA. RECURSOS MP. En esta hoja se muestran para cada meta de producto los recursos programados, en el plan plurianual de inversiones, asignado por POAI, el presupuesto definitivo y el ejecutado discriminado por fuente de financiación. ICLD. Ingresos corrientes de libre destinación. Son recursos del departamento que la Gobernación puede decidir su destino de inversión y por lo tanto tiene mayor flexibilidad para el cumplimiento del programa de gobierno. SGP. Recursos nacionales del Sistema general de participaciones, entregados a las entidades territoriales para que sean destinados de acuerdo con la ley en los sectores de educación, salud, agua potable, saneamiento básico, entre otros, que son para el cumplimiento de las funciones sociales.

18 FORMATO – FO-M1-P1-02. PLAN DE ACCION RENTAS CEDIDAS. Recursos que ceden al Departamento, por Ley u Ordenanza provenientes de loterías, juegos, apuestas permanentes, cervezas, licores, vinos, aperitivos y similares con destinación específica a los sectores de salud educación y deportes. ESTAMPILLAS. Recursos propios de ley u ordenanza de destinación específica del Departamento y que deben ser forzosamente invertidos en un determinado sector. SGR. Recursos del Sistema General de Regalías, ya que son recursos propios y ciertos del Departamento provenientes del Fondo de Desarrollo Regional y del Fondo de Compensación Regional. SGR CTI. Recursos del Sistema General de Regalías destinados específicamente para Ciencia y Tecnología.

19 FORMATO – FO-M1-P1-02. PLAN DE ACCION CREDITOS. Son los recursos esperados por endeudamiento: Algunos de estos créditos pueden tener destinación específica cuando son adquiridos en el marco de un convenio o programa específico con bajas tasas de interés, como los créditos de la banca multilateral para infraestructura o créditos comercial a un mayor interés. REC. PROP DESCENTRALIZ. Son los recursos que generan los institutos descentralizados en virtud de sus propias actividades. DEST ESPECÍFICA. Recursos propios del Departamento con destinación específica diferentes a estampillas que se invierten de acuerdo a la ley u ordenanza en el sector determinado por esta. PRIVADO. Recursos privados. VALORIZACION. Recursos del Departamento que se recaudan por medio de valorización para financiar obras específicas.

20 FORMATO – FO-M1-P1-02. PLAN DE ACCION RECURSOS GESTIONADOS. Corresponden tanto a recurso del balance como a gestiones realizadas por el gobierno Departamental ante diferentes organismos departamentales, regionales, nacionales, o internacionales. OTROS. Recursos que no están en ninguna de las categorías anteriores.

21 FORMATO – FO-M1-P1-02. PLAN DE ACCION Los recursos programados en la formulación del plan de desarrollo (Progr. Plan Pluria) se cargan automáticamente. Diligenciar las casillas amarillas: Asignado Plan Operativo anual de Inversiones (POAI) Presupuesto definitivo (Ppto definitivo) Ejecutado financieramente Ejecutado financieramente = cuentas por pagar + pagos efectivos realizados

22 FORMATO – FO-M1-P1-02. PLAN DE ACCION DILIGENCIAMIENTO HOJA PA. ACTIVIDADES. Describir los cinco principales Productos del proyecto Relacionar las cinco principales actividades Tiempo estimado de terminación de la actividad Costo de esa actividad principal Nombre del funcionario coordinador

23 IMPRESIÓN DE FORMATOS Papel oficio No es necesario hacerlo a color. Los colores solamente son guías que facilitan el diligenciamiento de las hojas. Establecer área de impresión

24 IMPRESIÓN DE FORMATOS Antes de enviar oficialmente la información, es conveniente que el funcionario enlace de Planeación la haya avalado; de esta forma se gana tiempo y se evita devolución de la información y gasto de papel. De conformidad con lo establecido en la Gobernación para las comunicaciones, este documento debe enviarse utilizando el instrumento SAD; en el caso de las entidades descentralizadas, deben realizar la radicación en la central de correspondencia. Para su validez, el documento debe estar firmado por el secretario, director o gerente responsable de la entidad. Además por los funcionarios articuladores titular o suplente asignados por la respectiva dependencia mediante resolución. Sin firmar no se procesa la información.

25 EVALUACION CUALITATIVA Complementa la evaluación cuantitativa contenida en los formatos de Plan Indicativo y de Acción. Letra arial 12. Máximo 5 hojas por entidad o dependencia. Resumen en el cual se indique de manera general: Logros y dificultades para alcanzar las metas (de resultado y de producto) Gestiones realizadas por la entidad para obtener alianzas con otras entidades y alcanzar los objetivos propuestos. Análisis de las metas de resultado, su efecto en la población y en la solución al problema planteado (medio ambiente, seguridad, aspectos sociales, empleo, aspectos económicos). Es la base para la rendición de cuentas.

26 EVALUACION CUALITATIVA MEDIO MAGNETICO AAAAMMDD ENTIDAD EVALCUALITATIVA 20161231 Donde: AAAAMMDD:Es la fecha de diligenciamiento del archivo en formato año, mes día. ENTIDAD:Nombre corto de la entidad que remite el archivo EVCU:Significa evaluación cualitativa. NO CAMBIA AAAAMMDD:Corresponde a la fecha de corte. Ejemplo: 20170215 EDUCACION EVCU 20161231

27 RESPONSABILIDAD DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES Guardar adecuadamente: Copias firmadas de los diferentes documentos físicos enviados a la Departamento Administrativo de Planeación Los medios magnéticos utilizados en este proceso. Las evidencias que sustentan los avances físicos y financieros.

28 RECOMENDACIONES No modificar el formato. No cambiar nombres de hojas No duplicar. No trabajar en varios archivos Solo una vez que tenga claro los avances por metas y los recursos; esta información puede ser introducida en los formatos. Centralizar el diligenciamiento del los información en una persona y un archivo. Tratar de consolidar varios archivos puede generar resultados inesperados por los enlaces que hay dentro de las hojas.

29 SOPORTE Para soporte técnico de los formatos comunicarse con: Gonzalo Atehortúa Marmolejo 620 00 000 Ext. 1240 Correo. [email protected] Para resolver dudas sobre el proceso comunicarse con: El respectivo funcionario enlace de Planeación

30 FIN