1 Diplomado en Proyectos para la MineríaUniversidad Católica del Norte Escuela de Negocios Mineros Diplomado en Proyectos para la Minería Grupo de Procesos de Control y Seguimiento Hermann Noll

2 Objetivo de los Procesos de Control y SeguimientoObjetivo general Procesos destinados a verificar el cumplimiento de lo planificado, regular el progreso y rendimiento del proyecto. Objetivos específicos Medir regularmente el avance con el fin de controlar cambios y recomendar acciones preventivas con anticipación. Controlar las actividades en curso respecto de las especificaciones. Aprobar cambios con información válida de respaldo. ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3 Los procesos de Control y SeguimientoEjecutar acciones de seguimiento y control de los trabajos Desarrollar la Gestión de Cambios Verificar el Alcance Controlar el Alcance Controlar la Programación Controlar los Costos Controlar la Calidad Efectuar reportes de rendimiento Controlar Riesgos Administrar las Adquisiciones

4 Ejecutar Seguimiento y Control de los TrabajosProceso destinado a medir y verificar que los trabajos planificados se estén realizando de acuerdo a lo especificado. Compara avance programado con lo real y propone ajustes o cambios. Provee pronósticos del desarrollo de las actividades de ejecución del proyecto.

5 Ejecutar Seguimiento y Control de los TrabajosPlan de Gestión del Proyecto Reportes de rendimiento Factores de la empresa Organización de la Empresa

6 Ejecutar Seguimiento y Control de los TrabajosHerramientas: Juicio Experto Interpretación de diversos tipos de informes Determinar acciones a seguir dependiendo del contenido de los informes. Comentarios Este proceso requiere de toma de decisiones que pueden orientarse a definir acciones correctivas, preventivas o de reparación de defectos.

7 Desarrollar la Gestión de CambiosProceso destinado a evaluar las solicitudes medir y verificar que los trabajos planificados se estén realizando de acuerdo a lo especificado. Compara avance programado con lo real y propone ajustes o cambios. Provee pronósticos del desarrollo de las actividades de ejecución del proyecto.

8 Desarrollar la Gestión de Cambios

9 Desarrollar la Gestión de CambiosHerramientas: Juicio Experto Reuniones de control de cambios Comentarios Este proceso integra diversas áreas de gestión, costos, calidad, calendario y otros. Sus resoluciones son integradas.

10 Verificar el Alcance Proceso de verificación del estado del proyecto y de sus entregables y gestión de cambios en la línea de base. Este proceso sirve también para ajustar los cambios a las actividades en curso.

11 Verificar el Alcance

12 Verificar el Alcance Herramientas: Comentarios InspeccionesLa aceptación de entregables parciales o de cierre de etapas.

13 Control del Alcance Proceso de control destinado a asegurar que los cambios permitan obtener los entregables y ejecutar el proyecto adecuadamente.

14 Control del Alcance

15 Control del Alcance Herramientas: Comentarios Análisis de varianzaSe recomienda uso de la Teoría de Valor Ganado

16 Valor Ganado (1) Variables Variaciones BAC: presupuesto al términoPV: Valor planificado EV: Valor ganado AC: Costo Real Actual Variaciones CV: Variación del costo (CV=EV-AC) SV: Variación del Cronograma (SV=EV-PV)

17 Valor Ganado (2) Análisis de CV y SV Índices de desempeñoCPI=EV/AC Desempeño de costos SPI=EV/AC Desempeño del cronograma CSI=CPI*SPI Indicador combinado Análisis de desempeño CSI>0,9 Estamos ok CSI<0,8 Estamos en serios problemas

18 [email protected] - [email protected]Ejercicio 1 Comparta en su grupo, la forma en que actualmente se controla y verifica el alcance de los proyectos que ejecuta. En cada grupo discutir si esa forma permite determinar el Valor Ganado en determinada fecha. Presentar las conclusiones en plenario. Tiempo 15 minutos 13/03/2014 -

19 Controlar la ProgramaciónProceso de control del avance respecto del tiempo transcurrido respecto de la línea de base.

20 Controlar la Programación

21 Controlar la ProgramaciónHerramientas: Revisiones de Rendimiento Análisis de varianza Uso de software Análisis de escenarios Ajustes de holguras y atrasos Técnicas de compresión Herramientas de reprogramación Comentarios Tiene estrecha relación con variabilidades de costos.

22 [email protected] - [email protected]Controlar los Costos Proceso de control del avance respecto del costo efectivamente imputado respecto de la línea de base. 13/03/2014 -

23 Controlar los Costos

24 Controlar los Costos Herramientas: Comentarios Teoría del Valor GanadoPredicciones Índice de Rendimiento Revisión de rendimientos Análisis de varianza Uso de software Comentarios Tiene estrecha relación con variabilidades de tiempo

25 Controlar la Calidad Proceso de monitoreo y registro de los resultados de las acciones destinadas a verificar la calidad. Requiere de estándares de calidad fijados Se debe conocer teoría de muestreo estadístico

26 Controlar la Calidad

27 Controlar la Calidad Herramientas: ComentariosDiagramas de causa efecto Cartas de Control Flujogramas Histogramas Carta de Pareto Muestreo Estadístico Inspecciones Comentarios Aprueba los entregables parciales y permite cerrar contratos con proveedores.

28 Efectuar Reportes de RendimientoProceso de consolidar y distribuir información del rendimiento. Se incluye reportes de progreso, mediciones y predicciones. Este análisis permite verificar la situación actualizada de los riesgos.

29 Efectuar Reportes de Rendimiento

30 Efectuar Reportes de RendimientoHerramientas: Análisis de varianzas Métodos de Predicción Métodos comunicacionales Sistema de Reportes Comentarios Permite la Toma de Decisiones en los niveles generales de la dirección de la empresa.

31 Ejercicio 2 En cada grupo, para su proyecto definido en sesiones anteriores, definan el sistema de reportes que usarían. 15 minutos

32 Controlar Riesgos Proceso que permite determinar si los supuestos fueron correctos, analizar los riesgos registrados, seguimiento de las políticas y procedimientos ante ocurrencia de los riesgos y costear las reservas financieras de contingencias.

33 Controlar Riesgos Comentarios Identificación de nuevos riesgosAuditorías de riesgos Análisis de varianza y tendencias Análisis de las reservas Reuniones de actualización Comentarios Permite tomar medidas preventivas o correctivas no previstas.

34 Administrar las AdquisicionesProceso que permite gestionar las relaciones con proveedores, verificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales y dar protección legal a los derechos de las partes. En algunos proyectos esta función queda fuera del equipo del Proyecto.

35 Administrar las AdquisicionesHerramientas: Sistema de Control de Contratos Revisiones de rendimiento del proceso de adquisiciones Inspecciones y auditorías Reportes de rendimiento Sistema de pagos Administración de reclamos Sistema de Administración de la Información Comentarios En general es un proceso administrativo alimentado de los otros procesos de control.

36 Ejercicio 3 En cada grupo discutir cómo controlaría los riesgos del los procesos de adquisiciones. Presentar sus conclusiones al plenario.

37 Prueba Responda en forma individual las siguientes preguntas:Verificar el alcance implica verificar el cumplimiento de las especificaciones técnicas y que el esfuerzo del trabajo se ejecute según el plan. En ese sentido, indique 3 aspectos prioritarios de controlar. Argumente su respuesta. El Control de Riesgos permite identificar oportunidades. Comente esa oración. Comente: Los reportes deben cumplir con formatos establecidos en estándares.