1 DIRECCIÓN DE LA PRODUCTIVIDADManuel Rincón, M.Sc. Patricia Molina Carrillo 26 de Noviembre 2004

2 CONTENIDO MEDICION DE LA PRODUCTIVIDAD ALCANCE DE OBJETIVOSEVALUACION CUALITATIVA MEDICIÓN CUANTITATIVA LOS RATIOS MEJORAMIENTO DE LA PRODUCTIVIDAD DENTRO DE UNA EMPRESA ELEMENTOS CLAVES PARA MEDIR LA PRODUCTIVIDAD ENFOQUE DE MEJORAMIENTO DE PRODUCTIVIDAD MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DENTRO DE UNA EMPRESA CICLO DE RETROALIMENTACION DEL CONTROL PARA EL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD 7 HERRAMIENTAS BASICAS DE LA CALIDAD INDICADORES DE LA PRODUCTIVIDAD BIBLIOGRAFIA

3 MEDICION DE LA PRODUCTIVIDADPor qué queremos medir la productividad? Requerimos de un indicador relativo de la efectividad con la que se estén cumpliendo los resultados deseados. Se necesita saber como se esta haciendo en comparación con el desempeño de los resultados anteriores Definimos a la productividad como la relación entre: Productividad = Efectividad Eficiencia Producción total Insumos totales Resultados logrados Recursos totales consumidos = =

4 MEDICION DE LA PRODUCTIVIDADLa medición de la productividad revela que tan bien las personas y las organizaciones alcanzan las expectativas y los niveles de rendimiento. Cuando se conocen estos niveles, se pueden medir áreas especificas y por ultimo incrementar la productividad.

5 MEDICION DE LA PRODUCTIVIDADLas mediciones de la productividad pueden estar dirigidas al: Servicio, la producción, la fabricación, o a las actividades procesadoras de materiales.

6 MEDICION DE LA PRODUCTIVIDADLos esfuerzos de medición se deben enfocar en la necesidad de desarrollar mejores medidas para mejorar la productividad. La medición es sólo una manera de examinar y documentar la productividad.

7 ALCANCE DE OBJETIVOS OBJETIVOSRESULTADOS PLANIFICADOS OBJETIVOS DESCRIPCIONES TANGIBLES DE SALIDA Los estándares, o escalas o escala de logros aceptables deben de estar especificados en cada objetivo. Cuan bien se combinen los objetivos logrados (resultados) con los niveles fijados para lograr estos objetivos es una medida directa de productividad. Los objetivos varían de inmediatos a largo plazo.

8 AREAS DE RESULTADO FINALVENTAS EFICACIA Volumen Participación en el mercado Variante en la fijación de precios Logro de programa Trabajo pendiente Volumen Margen de utilidad Recuperación de la inversión Rendimientos de los activos. Desperdicios Devoluciones Errores Reelaboración CALIDAD FINANCIERO RENDIMIENTO Quejas Tiempo de proceso Costo Utilización de capacidad EFICIENCIA SERVICIO

9 Las maneras de evaluar el esfuerzo o el logro combinan dos métodos:Generalmente es utilizada en tareas abstractas, no repetitivas y creativas. Los datos obtenidos ayudan a validar las mediciones cuantitativas. Cualitativos (descriptivos) Tienden a ser utilizadas en tareas altamente estructuradas y repetitivas. Cuantitativas (Numéricos)

10 EVALUACION CUALITATIVALos métodos cualitativos utilizan la deducción, o involucran el razonamiento de los principios generales o conclusiones lógicas, específicas. Los métodos son: Documentos Entrevistas Estudio de casos modelo de toma de decisiones Evaluación libre de objetivos.

11 FUENTES DE INFORMACIÓN DE MEDICIÓN CUALITATIVA:DOCUMENTOS: o registros existentes son una fuente de información valiosa sobre logros pasados. Aquí se revelan los puntos de partida, las tendencias, los eventos exitosos y los no exitosos, los cuestionarios, las entrevistas, las encuestas y otros documentos para futura referencia.

12 FUENTES DE INFORMACIÓN DE MEDICIÓN CUALITATIVA:ENTREVISTAS: Esta fuente de información es algo limitada porque los participantes pueden reportar solo sus percepciones sobre lo que se ha discutido. Las respuestas documentadas se convierten en recursos valiosos

13 FUENTES DE INFORMACIÓN DE MEDICIÓN CUALITATIVA:ESTUDIO DE CASOS: Es un método detallado que recoge y organiza material pertinente para “Un tipo de actividad” Una persona especifica o conjunto de actividades es estudiada en detalle, se analizan los datos y se explican los eventos

14 EVALUACION CUALITATIVAMODELO DE TOMA DE DECISIONES: La información utilizada en el modelo representa una amplia gama de áreas para que se puedan tomar decisiones o predicciones válidas y confiables. .

15 EVALUACION CUALITATIVAEVALUACION LIBRE DE OBJETIVOS: Ayuda a determinar cuán bien se demuestran ciertos efectos o acciones, utilizando los datos de un amplio conjunto de efectos o eventos. Para esto se requiere: Recoger información directamente sobre lo que se esta haciendo. Evaluar la eficacia sin centrarse sólo en el resultado u objetivos finales. Considerar el papel de las variables de entrada e intermedios

16 MEDICION CUANTITATIVA:Cualquier progreso hecho en el área de medición numérica tiene un efecto positivo sobre el mejoramiento de la productividad. No se puede mejorar nada hasta que no se pueda medir. No se puede decir que se ha mejorado hasta que no se mide. Los métodos seleccionados generalmente consideran costo, tiempo y disponibilidad de mediciones válidas y confiables.

17 MEDICION CUANTITATIVALos métodos son: Análisis del trabajo y estándares Enfoque de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba Directos e indirectos Informales Semi-formales formales

18 Análisis del trabajo y estándares

19 Enfoque de arriba hacia abajo y de abajo hacia arribaEstos métodos examinan cuán bien logran los trabajadores los objetivos o metas organizacionales. Las principales fuentes de datos consisten en variables de salida, mediciones de costos, tiempo y esfuerzo Enfoque de arriba hacia abajo Los objetivos y metas son utilizadas para clarificar la misión y estrategias de la organización. Enfoque de abajo hacia arriba

20 DIRECTO E INDIRECTO LOS ENFOQUES DIRECTOS:Utilizan la observación y medición del rendimiento en el trabajo LOS METODOS INDIRECTOS: Generalmente son subjetivos e incluyen reportes verbales de supervisores, colegas y subalternos. Los reportes pueden carecer de información complementaria y pueden contener suposiciones o rumores

21 INFORMAL, SEMIFORMALES Y FORMALINFORMAL: Estos métodos estructurales pueden tener una base cualitativa, como en la entrevista, documentos y estudios de casos. SEMIFORMALES: Aquí se distinguen el tiempo productivo del no productivo por medio de el muestreo laboral y los estudios de tiempo escalonado. FORMAL: Las tareas altamente estructuradas, se cuadran mejor con la medición cuantitativa. Ejemplo: Los estudios de tiempos y movimientos y los estudios de cronómetros.

22 DESARROLLO DE CRITERIOS NUMERICOSLOS RATIOS: Expresan la relación entre dos cosas cuantificables, o contables mediante la división de una cantidad por la otra. Los datos de entrada y de salida que se utilizan en los ratios deberían basarse en la información del mismo proceso, mismo trabajo o misma persona. SE UTILIZAN RATIOS GENERALMENTE PARA DEFINIR Y MEDIR LA PRODUCTIVIDAD

23 EJEMPLO DE MEDICION DE LA PRODUCTIVIDADProducción realizada horas empleadas para lograr la productividad = Producción horas PRODUCTIVIDAD =

24 Por ejemplo: 10 unidades de producción fueron fabricadas empleando 5 unidades de trabajoDurante un periodo posterior, se produjeron 12 unidades utilizando 6 unidades de trabajo 12 6 = 2.0 PRODUCTIVIDAD = PRODUCTIVIDAD = = 2.0

25 Para mejorar la productividad se debe llevar a cabo uno o más de los siguientes cambiosMantener el mismo nivel de producción y al mismo tiempo reducir insumo o consumo de recursos. = 2.5 4 Mantener el mismo nivel de insumos y al mismo tiempo aumentar la producción = 2.2 5 Incrementar el nivel de producción y al mismo tiempo reducir insumos = 2.75 PRODUCTIVIDAD = PRODUCTIVIDAD = PRODUCTIVIDAD =

26 En las siguientes tablas muestran ejemplos de ratios de productividad de: Contabilidad, Ingenieria, Industrial/Organizacional y Administración. GENERAL: Consumo Energía de consumo Materiales de consumo Insumo Energía de insumo Materiales de insumo Capital de consumo Consumo Laboral Capital de insumo Insumo laboral

27 CONTABILIDAD: Ganancias Ventas Empleado Activos fijos Capital empleadoGanancias Ventas Empleado Activos fijos Capital empleado INGENIERIA Eficiencia Resultados logrados Trabajo útil Eficacia Recursos consumidos energía Consumo eficaz Consumo actual Consumo potencial

28 INDUSTRIAL/ORGANIZACIONAL Consumo Trabajos completados Consumo del trabajador Insumo Estándar (*) Trabajos intentados Insumo de horas de trabajo (*) Los ejemplos de estándares son calidad, o entrega puntual de productos o servicios ADMINISTRACIÓN: Rendimiento de administración Logro individual Costo de administración Logro de grupo de trabajo Logro Mensual Nivel por año

29 PUNTO DE VISTA ECONOMICOEjemplo: Salida 1990/Entrada 1990 1.1 Salida 1989/ Entrada 1989 1.0 1.1/1.0 = Representando un incremento anual de un 10% Desde la perspectiva de un sistema, tenemos que hacernos las siguientes preguntas: ¿Están los datos de entrada son fácilmente identificables? ¿Son fáciles de medir? ¿Son convenidos por los gerentes? ¿Tangibles?¿ Los datos de entrada son fácilmente comprensibles? ¿Quién decide que variables de entrada y de salida son utilizadas en los ratios?

30 MEJORAMIENTO DE LA PRODUCTIVIDAD DENTRO DE UNA EMPRESALas compañías se enfrentan con competidores esforzados en fabricar y distribuir mejores productos a menor o igual costo. El mejoramiento del desempeño en la fabricación (excelencia en la manufactura), es la clave para afrontar el reto de la productividad. Se deben integrar los esfuerzos abarcando todos los niveles de la organización

31 MEJORAMIENTO DE LA PRODUCTIVIDADMEJORAMIENTO CONTINUO HACIA LA EXCELENCIA CAMBIO COMPROMISO OBJETIVOS

32 EL PROCESO DEL CAMBIO En una organización que quiere introducir el cambio deberán reconocer que los cambios ocurren con lentitud, y que pasan por una serie de etapas: RECONOCER LA NECESIDAD DEL CAMBIO DEFINIR PROBLEMAS BUSCAR ALTERNATIVAS ESTABLECER METAS (Se identifica en donde quiere estar la compañía después del cambio) DESCONGELAR (Se libera a la organización de manera que pueda cambiar) MOVER (Se dirige conscientemente al proceso del cambio) LLEGAR (Se establece cuando se han cumplido las metas) RECONGELAR (Se estabiliza y refuerza el cambio)

33 ? EN BUSQUEDA DE LA EXCELENCIAMuchas compañías que quieren introducir mejoras a la productividad, luchan a veces con la pregunta de dónde y cómo comenzar. Para muchos la decisión clave es “Comenzar”, iniciar acción. Existen numerosos ejemplos de programas eficaces de categoría mundial que pueden utilizarse como punto de referencia.

34 Se mantienen cerca del cliente Enumeraremos ocho características comunes de empresas como Toyota Ltd., Mitsubishi que utilizan para mejorar la productividad Actúan Se mantienen cerca del cliente Alientan la actitud emprendedora de su personal “Viven” el ideal a través de su gente Sus gerentes son individuos cuyo papel es conformar los valores culturales

35 Enumeraremos ocho características comunes de empresas como Toyota LtdEnumeraremos ocho características comunes de empresas como Toyota Ltd., Mitsubishi que utilizan para mejorar la productividad 6.- No se involucran en negocios que no entienden 7.- Sus estructuras organizacionales son simples y sus estructuras de soporte administrativo son impecables. 8.- Se ciñen a unos cuantos valores clave, pero dejan que su personal sea innovador en la forma de apegarse a esos valores.

36 ELEMENTOS CLAVES PARA MEJORAR LA PRODUCTIVIDADTECNOLOGIA La tecnología influye profundamente en el mejoramiento de la productividad es la combinación de equipo y procesos, a través de los cuales se produce o entrega un producto o servicio

37 ELEMENTOS CLAVES PARA MEJORAR LA PRODUCTIVIDADINVOLUCRAMIENTO Las empresas de clase mundial integran a la gente, comprometiéndolas a que tengan lugar los cambios, e involucrándolas emocionalmente con la empresa y su futuro.

38 ELEMENTOS CLAVES PARA MEJORAR LA PRODUCTIVIDADEl mejoramiento de la productividad implica un cambio positivo, el solo concepto de mejoramiento sugiere la introducción de algo nuevo: una manera de hacer algo ,una idea, un método nuevo. INNOVACION

39 ELEMENTOS CLAVES PARA MEJORAR LA PRODUCTIVIDADMEJORA CONTINUA El mejoramiento, genera mejoramiento, y a mayores logros en valor agregado conduce a mejores resultados.

40 ELEMENTOS CLAVES PARA MEJORAR LA PRODUCTIVIDADINNOVACION JIT TECN MEJORAMIENTO CONTINUO INVOLUCRAMIENTO TQC LOGIA

41 El enfoque de mejoramiento de la productividad supone algunas premisas básicasPrimero: La productividad debe de mejorar Segundo: Las mejoras importantes no necesitan ser costosas Tercero: Enfocarse en las operaciones y la ejecución sin defectos no es un fenómeno cultural. (Nunca hay tiempo para hacerlo bien pero siempre hay tiempo para volver a hacerlo) Cuarto: El desarrollo interno de las capacidades es muy importante Quinto: Cada compañía será diferente

42 MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DENTRO DE UNA EMPRESACALIDAD: Significa que un producto satisface las expectativas del cliente. Un producto que es de calidad da al cliente no solo satisfacción, sino también un valor adicional al costo. Este compromiso de calidad total es un concepto dominante que debe convertirse en parte del clima organizacional y de las expectativas. La relación entre calidad y productividad es muy obvia, no tiene sentido intentar mejoras en la productividad, sin la capacidad para elaborar un producto consistente y satisfactorio.

43 CICLO DE LA RETROALIMENTACION DEL CONTROL Y MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD.PLANEACION ¿Qué debería hacerse? Determinación de los requerimientos para el control y el mejoramiento Determinación de las características importantes y fijación de los estándares ANALISIS DE LOS RESULTADOS ¿Cómo puede mejorarse el plan? Información de “Lo que es” Vs “Lo que debería de ser” MEDICION ¿Se está haciendo?

44 7 HERRAMIENTAS BASICAS Recopilación de datosEL COMPROMISO DE LA CALIDAD TOTAL (TQC) SE DEBE APOYAR TODA UNA CONCEPCIÓN SERIA DE MEDICIÓN CON ESTADISTICAS MUY SÓLIDAS, ENFOCADOS A LA PRODUCTIVIDAD 7 HERRAMIENTAS BASICAS Recopilación de datos Sumarización y presentación de datos (Se emplean para fines de evaluación) El principio de Pareto (Encuentra los defectos de ocurrencia más frecuentes o la fuente o causa más común de defectos)

45 7 HERRAMIENTAS BASICAS 4.-Elaboración de diagrama causa-efecto (de pluma de hueso de pescado) (dirige la pregunta de porque ocurre la dispersión.) 5.-Las hojas de verificación (sirven para constatar que se hayan seguido todos los pasos de un procedimiento estándar.

46 7 HERRAMIENTAS BASICAS 6.-Diagramas de dispersión (se emplean para buscar patrones entre los datos reunidos a través del tiempo en diferentes equipos o para diferentes materiales o métodos) 7.- Las graficas de control ( Se utilizan sistemáticamente para rastrear el comportamiento de una variable de interés)

47 INDICADORES DE PRODUCTIVIDADLos indicadores son los dispositivos a medir, o registrar y obviamente indicar. CADA ACTIVIDAD EN LA ORGANIZACIÓN TIENE SEÑALES O INDICADORES MEDIBLES DATOS HARD DATOS SOFT

48 INDICADORES DE PRODUCTIVIDADDATOS HARD: Representan mediciones, que se clasifican típicamente como costo tiempo y calidad. Provienen de la entrada o de la salida y son fáciles de recolectar

49 EJEMPLOS DE DATOS HARD SALIDA TIEMPO Equipo inactivoTiempo de reparación Días de tiempo perdido Altos en el trabajo SALIDA Unidades producidas Toneladas fabricadas Artículos Vendidos Tareas completadas Producción por hora/hombre COSTOS Costo por unidad Costo por variables Costos operativos Costos fijos CALIDAD Devoluciones Desperdicios Reelaboración Defectos de producto

50 INDICADORES DE PRODUCTIVIDADDATOS SOFT: Generalmente son subjetivos y difíciles de definir recolectar y analizar Están clasificados típicamente como hábitos de trabajo, sentimientos, actitudes e iniciativa

51 EJEMPLOS DE DATOS SOFT HABITOS DE TRABAJO Ausentismo DemoraDescansos excesivos Desarrollo/progreso No. de ascensos No. De incrementos de pago No. De asistencias a programas de capacitación CLIMA DE TRABAJO Quejas de los empleados Satisfacción del trabajo

52 BIBLIOGRAFIA 1.-MANUAL DE LA PRODUCTIVIDAD Elizabeth A. SmithEdiciones Macchi HD57 S55 2.-PRODUCTIVIDAD David Bain Mc Graw-Hill HD56 B35 3.-ADMINISTRACION PRODUCTIVIDAD Y CAMBIO Robert R. Bell/John M Burham Campaña editorial continental HD56 B45 4.-OPTIMIZACION DE LA PRODUCTIVIDAD Ricardo Rodríguez Gómez Trillas HD57 R63

53 GRACIAS