1 División Tableros y Forestal - Masisa Chile Manejo de la Herramienta LOYAL ISO Sistema de Gestión de Calidad
2 Temario Manejo de la Herramienta LOYAL ISOInducción a Loyal ISO Loyal ISO DMS para Masisa Chile Ingreso a Loyal ISO DMS Generación de Documentos Revisión – Autorización – Publicación de Documentos Documentos Históricos
3 ETAPA I Introducción a LOYAL ISO
4 ¿Qué es Loyal ISO? Manejo de la Herramienta LOYAL ISOLoyal ISO es un software orientado a la administración de Documentación, de Auditorias y de No Conformidades de los Sistemas de Gestión (SG). Facilita la generación y el control de documentos o procesos relacionados con las normas y procedimientos dentro de una empresa. Esta herramienta optimiza el proceso de Generación de documentos, controla los procesos de Revisión y Aprobación, y finalmente los publica para ser consultados por los usuarios del SG. Loyal ISO está conformado por dos módulos: DMS Document Management System (Gestión de Documentos). QMS Quality Management System (Gestión de Auditorias y No Conformidades).
5 Componentes LOYAL Módulo DMSEn el módulo DMS se administra la siguiente información: Generación : Documentos en Etapa de Elaboración. Publicadas : Documentos Vigentes y Publicados del Sistema de Gestión. Históricas : Documentos Obsoletos.
6 Componentes LOYAL Módulo QMSEn el módulo QMS se administra la siguiente información: Programas de Auditorias. Planes de Auditorias. Informes de Auditorias Internas y Externas. No Conformidades del Sistema de Gestión. Acciones Correctivas y Preventivas.
7 ETAPA II Módulo DMS
8 CL01 Chile AdministraciónArquitectura Loyal Masisa Chile Países con Loyal ISO Tipos de Alcance Masisa Argentina CL01 Chile Administración Masisa Brasil CL02 Chile Tableros Masisa Chile CL03 Chile Maderas Masisa Venezuela CL04 Chile Forestal
9 Loyal ISO Masisa Chile CL01 Chile Administración
10 Loyal ISO Masisa Chile CL01 Chile Administración
11 Loyal ISO Masisa Chile CL01 Chile Administración
12 Loyal ISO Masisa Chile CL02 Chile Tableros
13 Loyal ISO Masisa Chile CL03 Chile Maderas
14 Loyal ISO Masisa Chile Sistema Documental MCLEstructura de Documentación
15 Loyal ISO Masisa Chile Sistema Documental MCLPolítica, Manuales, Procedimientos, Planes y Programas, Instructivos, Especificaciones Tipo de Alcance -Tipo de Doc. Número-Alcance-Ubicación CL02-INT.0001-MDF-MCL CL02-INT.0001-MDF-CTA Tipo de Documento Número Alcance Tipo de Alcance Ubicación
16 Usuarios Loyal ISO Manejo de la Herramienta LOYAL ISOAdministradores: Gerentes de Área, Coordinador SG Masisa Chile y Líderes Loyal ISO de cada Planta. Perfil Completo: Autores - Revisores – Autorizadores de Documentos (Responsables de Alcances). Perfil Lector: Visualización de Documentos, todo el personal de Masisa Chile.
17 ETAPA III Ingreso a LOYAL ISO
18 Paso 3: Cambiar ContraseñaAcceso al Sistema Manejo de la Herramienta LOYAL ISO Ingresar a Loyal productivo Paso 1: Nombre Usuario Paso 3: Cambiar Contraseña Paso 2: Contraseña para Usuarios que Ingresan por Primera Vez: password
19 Cambio de Contraseña
20 Vistas de Loyal ISO Módulo DMSIdentificador de Módulo SOLAPAS Desconexión (Log off) Indicador de Vista y Navegador seleccionado Vista Seleccionado Navegador
21 Lectura de documentos Paso 1: PublicadasPaso 2: Seleccionar vista por “Alcance” ó por “Tipo de Documento” Paso 5: Seleccionar Abrir Paso 4: Seleccionar documento Paso 3: Seleccionar Alcance
22 Sección permanente “Archivos Anexados”Lectura de documentos Sección Word Sección Excel Sección permanente “Archivos Anexados”
23 Lectura de documentos Paso 6: Vista Tipo Texto Paso 7: Vista Word
24 Paso 9: Salir de Word y volver a Loyal ISOLectura de documentos Paso 8: Lectura en Word Paso 9: Salir de Word y volver a Loyal ISO
25 Paso 10: Imprimir “Copia No Controlada” ó “Vista Preliminar”Lectura de documentos Paso 13: Salir Paso 10: Imprimir “Copia No Controlada” ó “Vista Preliminar” Paso 12: Seleccionar orientación de la Información (vertical u horizontal) Paso 11: Seleccionar orientación de la “Plantilla” o formato del documento (vertical u horizontal) Paso 13: Aceptar
26 ETAPA IV Generación de Documentos
27 Generación de documentosPaso 1: Generación Paso 2: Hacer Clic Nuevo
28 Generación de documentosPaso 3: Buscar Codificación CL Seleccionar Tipo de documento a generar Paso 4: Seleccionar Plantilla a Utilizar
29 Generación de documentos Propiedades del DocumentoPaso 5: Asignar Nombre al documento Paso 6: Hacer Clic en Alcance
30 Generación de documentos Propiedades del DocumentoPaso 8: Seleccionar Alcance del documento (sólo un alcance) Paso 7: Seleccionar Tipo de Alcance del documento Paso 9: Aceptar
31 Generación de documentos Propiedades del DocumentoPaso 10: Seleccionar NO en visualización Pública Paso 11: Seleccionar Casilla Notificación Paso 12: Asignar 30 días para notificación de caducidad del documento Paso 13: Seleccionar Fecha de Publicación del documento Paso 14: Seleccionar Fecha de Vigencia
32 Paso 15: Hacer Clic en Puntos de la NormaGeneración de documentos Propiedades del Documento Paso 15: Hacer Clic en Puntos de la Norma
33 Generación de documentos Propiedades del DocumentoPaso 17: Seleccionar cláusulas de la Norma Relacionada con el documento Paso 18: Aceptar Paso 16: Seleccionar Norma Relacionada con el documento Paso 19: Hacer Clic en “Categorías”
34 Generación de documentos Propiedades del DocumentoPaso 20: Seleccionar Categoría. La Categoría debe ser igual al Alcance definido previamente. Paso 21: Aceptar
35 Paso 23: Guardar DocumentoGeneración de documentos Propiedades del Documento Paso 22: Verificar Datos Paso 23: Guardar Documento
36 Generación de documentos Propiedades del DocumentoPaso 24: Seleccionar Solapa Documento Paso 25: Hacer clic en Casilla Word
37 Generación de documentos Contenido del DocumentoPaso 26: Se abre plantilla del documento donde se debe cargar el contenido
38 Paso 27: Pegar el Documento y GuardarGeneración de documentos Contenido del Documento Paso 27: Pegar el Documento y Guardar
39 Generación de documentos Contenido del DocumentoPaso 28: Guardar
40 Generación de documentos Asignar WorkflowPaso 29: Seleccionar Solapa Workflow Paso 30: Hacer clic en nombre
41 Paso 31: Seleccionar Workflow PredefinidoGeneración de documentos Asignar Workflow Paso 31: Seleccionar Workflow Predefinido
42 Paso 32: Seleccionar RevisorGeneración de documentos Asignar Workflow Paso 32: Seleccionar Revisor Predeterminado Predeterminado Predeterminado
43 Generación de documentos Asignar WorkflowPaso 33: Seleccionar Notificación Paso 34: Asignar días para revisión Paso 35: Buscar Revisor(es) Paso 36: Asignar Revisor(es) Paso 37: De los revisores asignados, elegir cuantos aprueban el documento Paso 38: Aceptar
44 Generación de documentos Asignar WorkflowPaso 39: Guardar
45 Generación de documentos Envío del documento al RevisorPaso 41: Hacer Clic en Acciones Seleccionar “Enviar al Revisor” Paso 40: Seleccionar Solapa Propiedades
46 Paso 42: Ingresar Comentario para RevisorGeneración de documentos Envío del documento al Revisor Paso 42: Ingresar Comentario para Revisor Paso 43: Hacer clic en OK
47 ETAPA V Revisión - Autorización - Publicación
48 Revisión de Documentos
49 Revisión de DocumentosFunción: Revisar la forma y el fondo de aquellos documentos que se encuentran en estado de “Revisión”. Este rol es asignado por el autor del documento, dentro de los usuarios configurados en el workflow como revisores. Estado de los Documentos Los diversos estados por los que pueden pasar los documentos están determinados por el Workflow seleccionado, a excepción de los estados Inicial y A Publicar que están siempre presentes en cualquier Workflow. Así los estados posibles son los siguientes: Inicial Obligatorio Bibliotecario Opcional Revisión Opcional Autorización Opcional A Publicar Obligatorio Inicial: En este estado se encuentran todos los nuevos documentos cuando son redactados por el Autor. Cuando el documento se encuentre en este estado, el autor puede solicitar a los usuarios Opinadores que emitan su opinión sobre el nuevo documento o consultar a los Bibliotecarios por la confección de dicho documento. Para ello debe de haberse asignado un Workflow con el paso Opinadores para el primer caso y con el paso Bibliotecario para el segundo ejemplo. En Bibliotecario: El documento se encuentra en un estado intermedio de corrección. El usuario que desempeñe este rol podrá colaborar con el autor del documento en la carga de su contenido. Recuerde que los usuarios Autor y Bibliotecario son los únicos que pueden editar el documento. Revisión: Aquellos documentos que tengan finalizada su redacción son enviados para ser revisados a este paso. El encargado de la revisión, el Revisor, podrá ingresar comentarios y decidir si el documento es enviado para su Autorización o Devuelto al autor. Autorización: Una vez que concluyó la revisión, el documento es enviado a esta instancia. Aquí los usuarios involucrados deberán autorizar la publicación del documento o bien, devolverlo al autor para que ejecute las correcciones necesarias y recomience el circuito nuevamente. Publicar: El documento pasará al estado cuando haya sido cumplida la autorización. Según se haya especificado en el Workflow, el documento será publicado por un usuario Publicador designado o se hará por un proceso de Publicación Automática. Existe una fecha prevista para la publicación del documento, pero esta se podrá realizar igualmente si la misma se hubiera excedido. Durante el recorrido de los pasos del Workflow desde la generación del documento hasta que están listos para su publicación, los usuarios podrán devolverlos al autor para éste efectué modificaciones.
50 Revisión de DocumentosNotificación
51 Revisión de DocumentosPaso 1: Generación Paso 5: Abrir el documento Paso 4: Seleccionar documento Paso 2: Pendientes Propios Paso 3: Buscar estado “Revisión”
52 Paso 6: Revisar DocumentaciónRevisión de Documentos Paso 6: Revisar Documentación
53 Paso 6: Revisar DocumentaciónRevisión de Documentos Paso 6: Revisar Documentación
54 Revisión de DocumentosPaso 8: Cerrar Paso 7: Luego de revisar el documento, las acciones son: Devolver al Autor Si hay comentarios; ó - Enviar al Autorizador.
55 Autorización de Documentos
56 Autorización del DocumentoFunción: Aprobar aquellos documentos que se encuentran en estado de “Autorización”. Este rol esta dado por definición al “Responsable del Alcance” al que pertenece el documento.
57 Autorización del DocumentoNotificación
58 Autorización del DocumentoPaso 1: Generación Paso 5: Abrir documento Paso 4: Seleccionar Paso 3: Buscar estado “Autorización” Paso 2: Pendientes Propios
59 Paso 6: Revisar DocumentaciónAutorización del Documento Paso 6: Revisar Documentación
60 Autorización del Documento
61 Autorización del DocumentoPaso 7: Luego de revisar el documento, las acciones son: - Devolver al Autor si hay comentarios; ó - Documento OK: Enviar a publicación, el documento queda publicado automáticamente.
62 Documentos Publicados
63 Publicadas En el módulo Publicadas se podrán visualizar todos los documentos que han sido publicados, luego de cumplir todos los pasos del Workflow. Además, aquí se realiza el seguimiento y control de las copias controladas. Para acceder haga clic en la solapa Publicadas del navegador del módulo.
64 Documentos PublicadosPaso 1: Seleccionar “Publicadas” Paso 3: Abrir carpeta Chile Paso 5: Abrir documento Paso 4: Seleccionar Alcance Paso 2: Seleccionar “Documento por Categoría”
65 ETAPA VI Documentos Históricos
66 Históricas En esta sección se encuentran todos los documentos que han sido removidos de la sección Publicadas o Generación, tales como documentos obsoletos o los que han cambiado de versión. Puede ser visualizada por todos los usuarios. Para acceder haga clic en la solapa “Históricas”.
67 Históricas Paso 1: Seleccionar “Históricas”Paso 5: Abrir documento Histórico Paso 4: Seleccionar documento buscado Paso 2: Seleccionar Tipo de Vistas Paso 3: Buscar documento por Código, Alcance, Referencias, Tipo y Autor.
68 Muchas Gracias!