1 Documentación pública e privadaFedatarios públicosRexistros públicosDocumentos societariosDocumentación mercantil (contable e fiscal)Conservación da documentaciónProtección de datos de carácter persoal Normativa de protección e conservación do medioambente

2  Documento público Autorizado por un notario ou empregado público competente. Serven como proba entre as partes e fronte a terceiras persoas  Documento privado Só serven como proba entre as partes Elevar a público un documento: levar un documento privado ó notario para que redacte un documento público a partir de el e facer a inscrición no rexistro

3 “persoas habilitadas legalmente para dar fe e autentificar feitos, actos ou negocios xurídicos”  Notarios Son funcionarios públicos e profesionais do dereito Actúan con autonomía e independencia e dependen xerarquicamente do Ministerio de Xustiza Documentos notariais:  escrituras públicas: declaración de vontade..  actas notariais: constatación de feitos  Pólizas intervidas: actos e contratos mercantís e financeiros  Rexistradores Funcionarios do Estado Califican a legalidade de documentos notariais, xudiciais, administrativos ou particulares

4 “institución que ten por finalidade dar publicidade a documentos, feitos, actas, contratos ou resolucións” “dá seguridade xurídica ós documentos inscritos porque se presume que son certos ó ser calificados polo rexistrador” “os datos poden ser consultados por particulares”

5  Rexistro da propiedade Da publicidade a propiedade de bens inmobles e ós dereito sobre eles (hipotecas, servidumes e resolucións xudiciais ou administrativas) Normalmente a inscrición é voluntaria  Rexistro mercantil Dá seguridade ás relacións mercantís publicando datos económicos e xurídicos das sociedades Se inscriben as sociedades mercantís e, voluntariamente, os empresarios individuais Se inscriben os actos e acordos de ditas sociedades Legaliza os libros dos empresarios e ten a función de depósito de contas anuais

6 Documentos internos Documentos externos

7 DOCUMENTOS INTERNOS -Convocatoria. - Acta. - Autorización. - Avisos e anuncios. - Boletíns e revistas. - Memoria de actividades. - Nota interna. - Solicitude (modelo de instancia normalizado).

8 DOCUMENTOS EXTERNOS -Anuncios. -Carta circular. - Tarxetas. -Invitacións. - Saúdas.

9 Documento por el cual  se cita de forma oficial a un grupo de persoas para tratar en un lugar determinado los temas que figuran en la propia convocatoria  es la publicación o difusión de notas informativas de interés general que hacen las empresas entre sus empleados, tales como convocatorias para puestos de trabajo o para la formación. Puede tener como destinatarios Los empleados y/o cargos de la propia empresa ( reunión de cargos, jefes). Proyección hacia el exterior ( convocatoria socios)

10 COMUNIDAD DE PROPIETARIOS DE LA URBANIZACION FONTESANTA. JUNTA GENERAL ORDINARIA. Convocatoria De conformidad con lo dispuesto en el articulo 16.2 de la vigente Ley de Propiedad Horizontal, por la presente se le convoca para que asista a la Junta General Ordinaria que se celebrará el próximo día 19 de mayo de 2009, a las 20:00 horas en primera convocatoria o, de no concurrir el quórum necesario, a las 20:30 horas en segunda convocatoria, en el lugar de costumbre, con el fin de tratar el siguiente Orden del día 1.Lectura y aprobación, si procede, del acta de la sesión anterior. 2.Aprobación de cuentas del ejercicio anterior, si procede. 3.Aprobación de presupuesto para el ejercicio 2009, si procede. 4.Ruegos y perguntas. Pontevedra, 27 de Abril de 2009 El presidente Dº Gabriel Ramos Muñoz

11 Construcciones JTM, S.L. C/ Benito Corbal, 1 36001 Pontevedra Tlf./Fax.: 986.123.456. www.construccionesjtm.com CONVOCATORIA DE JUNTA GENERAL ORDINARIA Se convoca a los señores socios de la entidad “Construcciones JTM, S.L.” a la Junta General Ordinaria que tendrá lugar, en primera convocatoria, en la sede social de la misma, sita en Calle Benito Corbal, nº1 Pontevedra, el próximo 15 de marzo de 2011 a las 16 horas, y en segunda convocatoria, el día 30 de marzo de 2011 en el mismo lugar y hora, bajo el siguiente: ORDEN DEL DÍA Primero: Aprobación del acta anterior. Segundo: Traslado del domicilio social y modificación estatutaria del articulado correspondiente. Tercero: Renovación del cargo de administrador único de la Sociedad. Cuarto: Aprobación de las cuentas anuales de la Sociedad, que comprenden el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de flujos de efectivo, la memoria abreviada, el informe de gestión y el informe de auditoría, correspondiente al ejercicio 2010. Quinto: Ruegos y preguntas Pontevedra, 14 de marzo de 2011 El Administrador Único Don Javier García Sánchez

12  por el que se da fe de lo sucedido en las reuniones convocadas con carácter oficial  así como de los acuerdos tomados en ellas es el documento

13 Convocatoria Orden del Día Acta Se sigue el orden Se inscribe en el libro de Actas

14 1º Ciudad, Fecha, Hora, Lugar de Reunión, Razón Social de la Organización 2º Asistentes Y Ausentes ( Por orden jerárquico de > a < rango) 3º Orden del día ( siguiendo el orden de la convocatoria) 4º Último Punto aprobación del Acta si es la primera reunión ( sino el primero) se recogerán de forma ordenada las deliberaciones que afectan a los temas tratados, así como las de los acuerdos tomados; 1º frase: No habiendo más asuntos que tratarse levanta la sesión a las horas minutos horas del día de la fecha». 2º La firma del Presidente con el Vº Bº (al margen izquierdo) 3º Firma del Secretario Con Te Ni do Ini cio Final ACTAS

15 Legaliza Regulación Diligenciando en la 1ª hoja (identif) Foliando las hojas Antes Después Cuando son informatizadas De acuerdo con las Leyes que las regule: Acta de Vecinos……. Registro Propiedad Acta de Soc mercantil………Registro Mercantil ACTAS

16 ACTA MANUSCRITA

17 ACTA INFORMATIZADA:

18 ACTA Nº 57 DE LA JUNTA GENERAL ORDINARIA DE PROPIETARIOS DEL EDIFICIO “EL CI NE” En Arcade a 24 de marzo de 2011 a las 17:50 horas del citado día se celebra la junta general ordinaria con asistencia de los propietarios del edificio que se detallan. Relación nominal de los asistentes y representados: 1,ª A Manuel Pérez3,ª B Cristina Pérez 2,ª A Juan López 2,ª B Elena Martínez 1º B Ramón Pérez 3ª A Manuel Fernández 4º Felipe González Y actuando como presidente, D Manuel Fernández Secretario, D Ramón Pérez Tesorero, D Felipe Gómez se pasa a dar lectura del Orden de día que figura en la convocatoria. 1ºLectura y Aprobación del Acta de la Sesión anterior. 2ºInatalación del Ascensor 3º Cierre de Terrazas 4º Modelo de Toldos 5º Ruegos y preguntas Abierta la sesión por el presidente se pasa a debatir los asuntos relacionados de acuerdo con el orden del Día: PRIMERO- LECTURA Y APROBACIÓN DEL ACTA ANTERIOR El señor presidente da lectura al acta de la sesión anterior, que resulta aprobada por unanimidad por todos los asistentes a la convocatoria.

19 SEGUNDO-INSTALACIÓN DEL ASCENSOR Habiendo llegado a la determinación en la reunión anterior (Acta nº 56) de que esta obra resulta de gran necesidad y utilidad por todos los propietarios, se ha procedido a solicitar los informes técnicos correspondientes a tres Estudios de Arquitectos con los detalles acordados en la mencionada reunión. Expuestos los informes técnicos de las dos opciones planteadas: Realización de la obra por la parte de atrás del edificio partiendo del garaje, o por la parte delantera desde el portal, se opta por que la instalación se haga por el portal y escaleras actuales. Puesta a votación la propuesta, es aprobada por todos los presentes. TERCERO-CIERRE DE TERRAZAS Dado que se han recibido varias solicitudes para el cierre de terrazas, se propone un modelo con los requisitos que todos deben seguir para mantener la estética exterior del inmueble. Puesta a votación la propuesta es aprobada por mayoría Se entrega pliego con los características que deberán cumplir (medidas, colores y materiales) CUARTO-MODELO DE TOLDOS En la reunión anterior también varios propietarios solicitaron autorización para la colocación de toldos, decidiendo postergar este debate para la reunión actual. Buscando la mayor uniformidad, se presentan varios modelos de colores, que examinados por los asistentes, se acuerda que el color en mas sintonía con la fachada y alicatados son los de color azul liliáceo, que será obligatorio para todos los pisos. Puesta a votación la propuesta, es aprobada por todos los presentes. QUINTO- RUEGOS Y PREGUNTAS No constan. No habiendo más asuntos que tratar, se levantó la sesión, siendo las 22.00 horas del día al principio indicado. EL SECRETARIO, EL PRESIDENTE,

20  Empresario individual Libros fiscais  Sociedades Libros contables Libros fiscais Libros societarios

21  Estimación directa Os mesmos libros contables e fiscais que unha sociedade  Estimación directa simplificada Libro de vendas e ingresos Libro de compras e gastos Libro rexistro de bens de investimento  Estimación obxectiva Non hai Debe conservar os xustificantes das operacións ordenados

22  Libros obrigatorios Libro de inventarios e contas anuais  Principio de ano: Balance inicial  Trimestralmente: Balances de comprobación  Fin ano: Contas anuais  Balance  Conta de perdas e ganancias  Estado de cambios no patrimonio neto  Estado de fluxos de efectivo  Memoria Libro diario  Libros voluntarios Maior Libros auxiliares: caixa, bancos, clientes…

23 Libros obrigatorios Libro de inventarios e contas anuais Principio de ano: Balance inicial Trimestralmente: Balances de comprobación Fin ano: Contas anuais Balance Conta de perdas e ganancias Estado de cambios no patrimonio neto Estado de fluxos de efectivo MemoriaLibro diario Libros voluntarios Maior Libros auxiliares: caixa, bancos, clientes…

24 Libros obrigatorios encadernados Deben presentarse no rexistro mercantil, antes da súa utilización, para súa legalización: ponse o selo do rexistro en cada libro e en cada folla Libros obrigatorios en follas soltas Unha vez encadernadas correlativamente, con posterioridade a súa utilización, se levan ó rexistro para legalización Libros en soporte informático Se legalizan de forma telemática

25  Rematado o exercicio contable (31/12) os empresarios deben: Formular as contas anuais Auditar as contas anuais (non todos) Aprobar as contas anuais (Xunta xeral) Prazo: 6? Primeiros meses ano seguinte  Depositar contas no Rexistro Mercantil Mes seguinte a súa aprobación Solicitude asinada polo representante Certificación acordo aprobación Exemplar de contas anuais e informe de xestión Exemplar informe auditoría  15 días seguintes a presentación Rexistrador valora se están ben presentadas  A información é pública

26 Libro de actas Libro rexistro de accións nominativas (SA) Libro rexistro de socios (SL)

27 Libro rexistro facturas emitidasLibro rexistro facturas recibidasLibro rexistro bens de investimento Libro rexistro determinadas operacións intracomunitarias

28 Libro de visitas Legalízase na inspección de traballo Debe presentarse ós inspéctores de traballo cando visiten a empresa Anótanse as dilixencias oportunas

29  Código comercio Documentación contable 6 anos  Lei Xeral Tributaria 4 anos  Lei infraccións e sancións orden social En relación coa Seguridade Social 4 anos

30 “son datos de carácter persoal calquera información respecto a persoas físicas identificadas ou identificables”  Son datos persoais: Nome, DNI Estado civil, relixión, sindicato Profesión, titulación Datos sanitarios  Medidas de seguridade: Básico Medio Alto

31  Inscribir o ficheiro no Rexistro de Protección de Datos  Informar ós afectados: finalidade do arquivo e consentimento para usar os datos  Non ceder datos sen consentimento dos titulares  Gardar secreto e confidencialidade sobre os datos  Adoptar medidas seguridade  Permitir ós titulares dos datos os dereitos de acceso, rectificación, cancelación e oposición

32  Dereito a información e a dar o consentimento  Consulta gratuíta ó rexistro xeral de protección de datos  Acceso ós seus datos  Rectificación e cancelación  Dereito a indemnización

33  Só se poden recoller os datos cando sexan adecuados, pertinentes e non excesivos en relación coa finalidade para a que se obteñen  Cando se soliciten datos debe existir unha cláusula que informe da existencia do ficheiro, da súa finalidade, identidade e enderezo do responsable do ficheiro, e dos dereitos do afectado.

34  Ideoloxía, sindicato, relixión e crenzas: só poden ser tratados con consentimento escrito e expreso do interesado  Orixe racial, saúde e vida sexual: só se poden solicitar coando o esixa unha lei ou o afectado o consinta expresamente  Comisións de infraccións penais ou administrativas: so poden ser inscritos nos ficheiros das administracións públicas competentes

35  Normas, recomendacións, para evitar a contaminación medioambiental Comunicación inmediata de danos ou perigos medioambientais Colaboración nas medidas de reparación Adoptar medidas de prevención Reparar o dano medioambiental

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