1 Dokumentacja magazynowaaktualizacja: Dokumentacja magazynowa autor: mgr Janusz Gniewkowski recenzent: mgr inż. Karolina Kolińska Prezentacja dystrybuowana bezpłatnie, udostępniana do celów dydaktycznych. Opracowanie prezentacji współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
2 Promag s.a. Przedsiębiorstwa zaangażowane w opracowanie prezentacjiPROMAG S.A. już od 30 lat udoskonala przestrzeń magazynową i produkcyjną swoich Klientów poprzez optymalny dobór wyposażenia magazynowego. Regały magazynowe, wózki widłowe, meble metalowe, urządzenia dźwignicowe, przeładunkowe i do pakowania to część bogatej oferty firmy.
3 Plan prezentacji Dokumentacja magazynowa Dokument Wymogi formalneWymogi merytoryczne Podstawowe dokumenty w firmie handlowej Dokumenty wewnętrzne Przykładowe zadania Proste metody obliczania wartości cen na dokumentach foto: PROMAG S.A.
4 Dokument Dokumentacja magazynowaDokument to przedmiot materialny, zazwyczaj funkcjonujący jako pisemne oświadczenie, w sposób mniej lub bardziej formalny potwierdzający lub opisujący prawdziwość jakiegoś faktu, zdarzenia czy relacji (np. nabycie lub zbycie praw własności)1). 1) M. Stajniak „Transport i Spedycja”, Wydanie 2, Biblioteka Logistyka, Poznań 2008 wzór umowy
5 dokument Dokumentacja magazynowaSprawne funkcjonowanie firmy magazynu wymaga stosowania odpowiednich dokumentów, na podstawie których odzwierciedlane są poszczególne stany i zdarzenia w magazynie. Pytanie: Jakie dokumenty występują w tym obiegu? Dostawca Firma handlowa Odbiorca foto: PROMAG S.A. foto: PROMAG S.A.
6 Dokument Dokumentacja magazynowaDokumenty te powinny być sporządzone zgodnie z obowiązującymi zasadami prawnymi oraz zasadami ewidencji, dlatego ważne jest aby dokumentację te sporządzały osoby do tego uprawnione, które odpowiadają zarówno za merytoryczna, jak i formalną jakość wypełnianych dokumentów. foto: iStockphoto.com
7 Wymogi formalne Dokumentacja magazynowadokumenty powinny być sporządzane czytelnie, niedopuszczalne jest poprawianie cyfr, liter, dokumenty powinny zawierać datę, której nastąpił ruch, poprawki są dopuszczalne jedynie po przez skreślenie całej liczby, wyrazu, a następnie napisanie poprawionej wartości nad błędnym wyrażeniem2). 2) P. Andrzejczak, J. Zając „Zapasy i magazynowanie”, przykłady i ćwiczenia, Biblioteka Logistyka, Poznań 2009 przykład nieprawidłowo sporządzonego dokumentu
8 Wymogi merytoryczne Dokumentacja magazynowaMerytorycznie dokumenty powinny określać oraz zawierać: jakość wydawanych materiałów (gatunek, klasa), ilość wydawanych materiałów (sztuki, kilogramy, litry), podpis zarówno wydającego jaki i odbierającego wraz z odpowiednimi pieczęciami3). 3) P. Andrzejczak, J. Zając „Zapasy i magazynowanie”, przykłady i ćwiczenia, Biblioteka Logistyka, Poznań 2009 wzór protokołu odbioru towaru
9 Podstawowe dokumenty w firmie handlowejDokumentacja magazynowa Podstawowe dokumenty w firmie handlowej Podstawowymi dokumentami, związanymi z potwierdzeniem sprzedaży i przyjęcia towaru do magazynu są: faktura VAT (kupna i sprzedaży), dowód Pz (przyjęcia zewnętrznego), dokument Wz (wydania zewnętrzne). foto: iStockphoto.com
10 Podstawowe dokumenty W firmie handlowej Dokumentacja magazynowaFakturę VAT sporządza się w co najmniej dwóch egzemplarzach: dla wystawiającego oraz dla odbiorcy. Prawidłowo sporządzona faktura powinna zawierać: pełną nazwę i adres sprzedawcy, pełną nazwę i adres odbiorcy, numer kolejny dokumentu, numer NIP wystawcy i odbiorcy, nazwę towaru/usługi i jego ilość, wartość netto oraz brutto, słownie napisaną wartość sprzedaży, stawkę podatku VAT, sposób zapłaty, datę i miejsce wystawiania dokumentu, podpis wystawcy4). 4) P. Andrzejczak, J. Zając „Zapasy i magazynowanie”, przykłady i ćwiczenia, Biblioteka Logistyka, Poznań 2009 przykład faktury VAT
11 Podstawowe dokumenty w firmie handlowejDokumentacja magazynowa Podstawowe dokumenty w firmie handlowej Dowód Pz jest zasadniczym dokumentem potwierdzającym ilościowe i jakościowe przyjęcie wyrobów do magazynu. Stanowi on podstawę do rozrachunku z dostawcą, a także wpisu do ewidencji magazynowej oraz zaksięgowania dostawy5). Dowód Pz, sporządza się w trzech egzemplarzach: jeden dla magazyniera, drugi dla księgowości, trzeci przeznaczony jest dla działu zakupu (zaopatrzenia), cena jest wzięta z centy netto z Faktury VAT zakupu. Prawidłowo sporządzony dowód Pz powinien zawierać: pieczątkę przedsiębiorstwa (w lewym górnym rogu), numer kolejny łamany przez numer magazynu, nazwę oraz adres nadawcy, datę wystawienia, rodzaj i ilość przyjmowanego towaru (materiału), sposób dostawy (np. samochód), sposób przychodu (np. zakup)6). 5) A. Niemczyk, „Zapasy i magazynowanie”, Tom II. Magazynowanie, Wyd. 2, Biblioteka Logistyka, Poznań 2008 6) P. Andrzejczak, J. Zając „Zapasy i magazynowanie”, przykłady i ćwiczenia, Biblioteka Logistyka, Poznań 2009
12 Dokumentacja magazynowawzór dowodu Pz
13 Podstawowe dokumenty w firmie handlowejDokumentacja magazynowa Podstawowe dokumenty w firmie handlowej Faktura Vat sprzedaży oraz dokument Wz - wydanie zewnętrzne, dokumentuje wydanie materiałów na zewnątrz przedsiębiorstwa oraz wydanie wyrobów gotowych, opakowań i depozytów7). Sporządza się w czterech egzemplarzach: dla osoby wystawiającej, drugi dla magazynu wydającego, trzeci dla odbiorcy, a czwarty przeznaczony jest dla księgowości, cena na Wz jest najczęściej kosztem wytworzenia (ewidencyjna). Prawidłowo sporządzony dokument Wz powinien zawierać: pieczątkę przedsiębiorstwa (w lewym górnym rogu), numer kolejny łamany przez numer magazynu, nazwę i ilość wydawanego materiału, miejsce jego wydania i miejsce docelowe, rodzaj i ilość wydawanego towaru (materiału), środek transportu (np. samochód), datę wystawienia8). 7) A. Niemczyk, „Zapasy i magazynowanie”, Tom II. Magazynowanie, Wyd. 2, Biblioteka Logistyka, Poznań 2008 8) P. Andrzejczak, J. Zając „Zapasy i magazynowanie”, przykłady i ćwiczenia, Biblioteka Logistyka, Poznań 2009
14 Dokumentacja magazynowawzór dokumentu Wz
15 Podstawowe dokumenty w firmie produkcyjnejDokumentacja magazynowa Podstawowe dokumenty w firmie produkcyjnej Podstawowymi dokumentami, związanymi z działalnością firmy produkcyjnej są: faktura VAT (kupna i sprzedaży), dowód Pz (przyjęcie zewnętrzne), dokument Wz (wydanie zewnętrzne), dowód Pw (przyjęcie wewnętrzne), dowód Mm (przesunięcie międzymagazynowe), dowód Rw (wydanie wewnętrzne), dowód Zw (zwrot materiałów). foto: iStockphoto.com foto: iStockphoto.com foto: PROMAG S.A.
16 Dokumenty wewnętrzne Dokumentacja magazynowaDowód Pw - przyjęcie wewnętrzne to podstawowy dokument przychodowy, który dokumentuje zasadniczo przyjęcie wyborów gotowych lub półfabrykatów w magazynach9). Dowód Mm - czyli inaczej przesunięcie międzymagazynowe jest stosowany przy międzymagazynowych przemieszczeniach zapasów w ramach przedsiębiorstwa. Dowód Rw - wydanie wewnętrzne jest wystawiany w związku z wydaniem materiałów do zużycia w przedsiębiorstwie. Dowód Zw - zwrot materiałów. 9) A. Niemczyk, „Zapasy i magazynowanie”, Tom II. Magazynowanie, Wyd. 2, Biblioteka Logistyka, Poznań 2008 przykłady dokumentów wewnętrznych
17 Przykładowe zadanie Dokumentacja magazynowaFirma produkcyjna BRULION sp. z o.o. zakupiła papier do produkcji notesów. Faktura zakupu oraz dostawa towaru były w tym samym dniu. 1) Wcielając się w rolę pracownika firmy Konrada Wolińskiego, sporządź fakturę zgodnie z danymi podanymi poniżej oraz dokument potwierdzający przyjęcie materiałów do magazynu. Kupujący: Zakład Artykułów Papierniczych BRULION sp. z o.o. ul. Mostowa Poznań NIP rachunek: Sprzedający: Hurtownia RYSIK sp. z o.o. ul. Wielka Wrocław NIP rachunek: Pozycja faktury nr 149/2011 z dnia 03/03/2011 papier biały szt. - cena 0,50 zł - VAT 23% - przelew 30 dni osoba wystawiająca: Dorota Sadowska osoba przyjmująca: Marek Kowalski Pracownik firmy BRULION: Konrad Woliński
18 Dokumentacja magazynowaprawidłowe rozwiązanie - faktura VAT
19 Dokumentacja magazynowaprawidłowe rozwiązanie - dowód Pz
20 Przykładowe zadanie Dokumentacja magazynowa2) Spółka BRULION wydała 07/03/2011 r. z magazynu materiały do produkcji notesów. Dokument dotyczy szt. papieru białego. prawidłowe rozwiązanie – dokument Rw
21 Przykładowe zadanie Dokumentacja magazynowa3) W dniu 12/03/2011 przekazano z produkcji do magazynu notesów po cenie ewidencyjnej 4,00 zł. za sztukę. prawidłowe rozwiązanie - dokument Pw
22 Przykładowe zadanie Dokumentacja magazynowaSpółka BRULION sprzedała 16/03/2011 r. hurtowni AMEX 3000 szt. notesów oraz wydała je kupującemu z magazynu wyrobów gotowych. Cenę sprzedaży ustalono powiększając cenę ewidencyjną notesów o 40%. Stawka VAT wynosi 23%, a termin płatności 14 dni. Fakturę wystawił Jan Kowalski, a towar odebrał Grzegorz Nowak. Jednostkowy koszt wytworzenia przyjmij na poziomie ceny ewidencyjnej. Dane kupującego: AMEX ul. Jasna Poznań NIP
23 Dokumentacja magazynowaprawidłowe rozwiązanie - faktura VAT
24 Dokumentacja magazynowaprawidłowe rozwiązanie - dokument Wz
25 Proste metody obliczania cen na dokumentachDokumentacja magazynowa Proste metody obliczania cen na dokumentach PRZYKŁAD 01 Cenę netto 100zł powiększ o 23% 100 * 1,23 = 123zł → jest to cena brutto Cenę netto 100zł powiększ o 8% 100 * 1,08 = 108zł → jest to cena brutto PRZYKŁAD 02 Koszt wytworzenia wynosi 250zł - powiększ go o marże 40% 250 * 1,40 = 350zł → jest to cena netto Cenę netto powiększ o 23% 350 * 1,23 = zł → jest to cena brutto
26 Proste metody obliczania cen na dokumentachDokumentacja magazynowa Proste metody obliczania cen na dokumentach PRZYKŁAD 03 Znając cenę brutto równą 2000zł, oblicz cenę netto i kwotę podatku VAT zakładając przy tym 23% oraz 8% podatku VAT. 2000 / 1,23 = 1626 zł → cena netto = 374 zł → kwota podatku VAT (23%) 2000 / 1,08 = 1851,8 zł → cena netto ,8 = 148,2 zł → kwota podatku VAT (8%) PRZYKŁAD 04 Znając cenę netto 350zł oblicz kwotę podatku VAT 23% oraz 8% 350 * 0,23 = 80,50 → kwota podatku VAT (23%) 350 * 0,08 = 28 zł → kwota podatku VAT (8%)
27 Literatura Dokumentacja magazynowaM. Stajniak „Transport i Spedycja”, Wydanie 2, Biblioteka Logistyka, Poznań 2008, P. Andrzejczak, J. Zając „Zapasy i magazynowanie”, przykłady i ćwiczenia, Biblioteka Logistyka, Poznań 2009 A. Niemczyk, „Zapasy i magazynowanie”, Tom II. Magazynowanie, Wyd. 2, Biblioteka Logistyka, Poznań 2008
28 Wyższa Szkoła LogistykiDokumentacja magazynowa Wyższa Szkoła Logistyki Wyższa Szkoła Logistyki jest pierwszą w Polsce uczelnią logistyczną, utworzoną w 2001 roku z inicjatywy Instytutu Logistyki i Magazynowania oraz Centrum Edukacji Logistycznej. Kadra uczelni składa się z wybitnych specjalistów z zakresu logistyki i praktyków gospodarczych. Doceniając wagę doświadczenia jakiego wymaga się dzisiaj od absolwentów uczelni wyższych, WSL umożliwia również odbywanie praktyk i staży w wiodących firmach logistycznych będących partnerami uczelni. Dzięki umowom bilateralnym podpisanym z uczelniami z krajów europejskich studenci WSL korzystający z programu Erasmus wyjeżdżają na studia za granicę. W ramach współpracy z uczelniami z Niemiec i Wielkiej Brytanii mają także możliwość zdobywania podwójnych dyplomów z zakresu logistyki. Wyższa Szkoła Logistyki przejęła rolę patrona edukacyjnego dla szkół ponadgimnazjalnych kształcących w zawodach: technik logistyk i technik spedytor w zakresie nowoczesnego kształcenia dostosowanego do potrzeb rynku. Uczelnia realizuje unikatowy w skali kraju program współpracy z ponad 200 szkołami ponadgimnazjalnymi. Niniejsza prezentacja została opracowana w ramach projektu "Wielkopolska musi wiedzieć" - partnerstwo szkolnictwa zawodowego i rynku pracy kluczem do podniesienia atrakcyjności zawodów technik logistyk i technik spedytor w województwie wielkopolskim (projekt numer: POKL /09) współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.