1 DOKUMENTACJA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH dr hab. Mariusz JagielskiWydział Prawa i Administracji DOKUMENTACJA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH - 2015! dr hab. Mariusz Jagielski

2 Nowelizacja uodo zobowiązała administratorów do dokonywania okresowych samokontroli w zakresie zapewnienia przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych. Oficjalna nazwa - sprawdzenia

3 1. Plan sprawdzeń - nowe 2015! Plan sprawdzeń jest przygotowany na maksimum 1 rok - w tym czasie minimum 1 pełne sprawdzenie. Plan musi być przedstawiony administratorowi na 2 tygodnie przed rozpoczęciem sprawdzenia. Można sprawdzać się częściej – minimalny czasookres planu to 1 kwartał.

4 Treść - nowe 2015! Plan sprawdzeń określa: przedmiot poszczególnych sprawdzeń, zakres czynności, które będą podjęte w toku sprawdzenia oraz termin przeprowadzenia sprawdzenia.

5 Możliwości - nowe 2015! Można zaplanować jedno całościowe sprawdzenie lub kilka sprawdzeń cząstkowych. Przykładowo, dotyczących poszczególnych systemów (np. monitoring wizyjny), jednostek (np. kadry) lub czynności przetwarzania (np. udostępnianie danych).

6 Pięcioletni czasookres sprawdzeń - nowe 2015!UWAGA: plan sprawdzeń nie musi obejmować całości zasobów administratora. Każdy zbiór danych oraz każdy system informatyczny służący do przetwarzania danych powinien być objęty sprawdzeniem co najmniej raz na 5 lat.

7 2. Programy poszczególnych sprawdzeń – nowe 2015!Dla każdego sprawdzenia określonego planem przygotowuje się program sprawdzenia, który określa: zakres czynności oraz sposób ich dokumentowania.

8 Zakres czynności - nowe 2015!Wskazanie elementów systemu przetwarzania, które zostaną sprawdzone.

9 Metody dokumentowania - nowe 2015!1) notatki z czynności; 2) protokoły odebrania ustnych wyjaśnień; 3) protokoły z oględzin; 4) kopie otrzymanych dokumentów. Sposób dokumentowania może być zarówno elektroniczny, jak i „papierowy”.

10 Termin przygotowania programu sprawdzenia - nowe 2015!Zgodnie z planem sprawdzeń, musi być gotowy na co najmniej 7 dni przed podjęciem planowanych czynności

11 3. Sprawozdanie// //dokumentacja sprawdzenia – nowe 2015!Kiedy? - należy przygotować po zakończeniu sprawdzenia Co? - dokument zestawiający wyniki sprawdzenia. Szczegóły: art. 36c uodo.

12 W skrócie - nowe 2015! wykaz podjętych czynności;opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku sprawdzenia; stwierdzone przypadki naruszenia przepisów; planowane lub podjęte działania przywracające stan zgodny z prawem.

13 Z ABI - nowe 2015! Plan sprawdzeń, program sprawdzeń i sprawozdania z poszczególnych sprawdzeń przygotowuje ABI (formalnie dla administratora). Termin przygotowania sprawozdania – 30 dni od zakończenia sprawdzenia.

14 Bez ABI - nowe 2015! Plan sprawdzeń i programy poszczególnych sprawdzeń przygotowuje sam administrator. Zamiast sprawozdania przygotowuje dokumentację sprawdzeń (na potrzeby kontroli GIODO). Termin przygotowania dokumentacji sprawdzenia – niezwłocznie.

15 koniec