0 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA I TALLER INTERNACIONAL DE AUDITORÍA, SUPERVISIÓN Y CONTROLDISEÑO DE SISTEMA DE GESTIÓN PARA LA ACTIVIDAD DE AUDITORÍA INTERNA EN LAS ORGANIZACIONES Línea de Investigación: Papel del auditor en la formación de una cultura de control y prevención El auditor interno en la formación de una cultura de control y prevención. Autores: Lic. Luisa María Morell González (UNAH) Dr C. Lázaro J. Blanco Encinosa (UH) Lic. Roberto Díaz Pérez (CGR) Cuba, 2014

1 E. Política Antecedentes y evolución conceptual de la auditoría interna en el ámbito internacional Actividad concebida para “Agregar Valor" desde 1999 Se conceptualiza como un servicio a toda la organización (IIA, 1978) Hasta se define la Auditoría Interna como un Servicio a la Dirección Se funda en 1941 en Nueva York el Instituto Internacional de AI (IIA)

2 Antecedentes de la AI en CubaEn el año 1997 se derogó la Res. 23/91 del extinto CEF y se promulga la 2/97 de la extinta ONA con las normas de auditoría, quedando en ellas incluida la auditoría interna. En el año 2004, el extinto MAC emite la Res.100 donde presenta normas específicas para la auditoría interna y un nuevo concepto. El extinto MAC modifica las normas de auditoría interna a través de la Res. 350 en el año 2007.

3 Situación Problémica ESTABLECIMIENTO DE UN NUEVO PARADIGMA La ausencia de un sistema de gestión con un enfoque sistémico, holístico e integrador ha limitado el funcionamiento efectivo y eficiente de la AI. La gestión de la AI no se ha llevado a cabo de forma sistémica al no existir el nexo indispensable entre las variables que intervienen. AUDITORÍA INTERNA AGREGANDO VALOR Inexistencia de herramientas que proporcionen los recursos metodológicos para la gestión de los procesos de creación de valor. Falta de elementos indispensables y distintivos de la actividad, necesarios para tributar a agregar valor.

4 Normas Cubanas de Auditoría (NCA) Resolución 340/12 de la CGRC, unifica el marco legal en una norma única “Las NCA tienen como objetivo establecer conceptos, técnicas y herramientas para que sean utilizadas por el auditor en el proceso de las auditorías, que contribuyan a su calidad” Reglamento de la Ley 107 de la CGRC, establece el concepto de Auditoría Interna: Reafirma como una decisión estatal que la Auditoría Interna en Cuba: “(…) funciona como una actividad concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización”

5 Problema de Investigación¿Cómo lograr que el funcionamiento de la actividad de auditoría interna agregue valor a las organizaciones?

6 Objeto de la investigación Campo de acción Unidad de análisisLa actividad de auditoría interna Campo de acción El funcionamiento de los procesos de la actividad de auditoría interna Unidad de análisis Los auditores internos y supervisores de la provincia Mayabeque

7 Idea Hipotética La gestión de la auditoría interna con un enfoque sistémico, a partir de las relaciones existentes entre los subsistemas, podrían transformar su funcionamiento en una actividad que agregue valor a las organizaciones.

8 Objetivo General Diseñar un sistema de gestión que propicie la transformación del funcionamiento de la auditoría interna en una actividad que agrega valor a las organizaciones.

9 Objetivos EspecíficosAnalizar los fundamentos teóricos, legales y metodológicos sobre la actividad de auditoría interna y su gestión. Diagnosticar el estado actual de la actividad de auditoría interna en la provincia Mayabeque, como representación del país. Proponer el sistema de gestión para la actividad de auditoría interna, considerando los datos fácticos, teóricos y tendenciales obtenidos en la investigación. Validar el sistema de gestión diseñado para la actividad de auditoría interna.

10 Transito de lo abstracto a lo concreto Sistémico estructural funcionalMétodos Teóricos Métodos Empíricos Encuestas Lógico – Histórico Análisis y síntesis Entrevistas Inducción-deducción Análisis documental Transito de lo abstracto a lo concreto Métodos Estadísticos Sistémico estructural funcional Dinámica Grupal Holístico dialéctico

11 El enfoque sistémico aplicado a la Auditoría Interna5 Plan de acción y remediación 1 Elaboración del mapa de riesgos 2 Plan anual de auditoría 3 Ejecución de la auditoría 4 Detección de observaciones Auditoría interna Macagno y Campo, 2009

12 PARA LA AUDITORÍA INTERNA (SGAI)SISTEMA DE GESTIÓN PARA LA AUDITORÍA INTERNA (SGAI) Conjunto integrado por los subsistemas funcionales especializados: gestión y prevención de riesgos, planificación anual, proceso auditor y seguimientos que se encuentran interconectados e interdependientes, mediante una dinámica de interacción directa y recíproca de naturaleza circular y para su funcionamiento utilizan los subsistemas de apoyo: organizativo, informativo, planeación, control y el legal-normativo. Actúan de forma coordinada, transformando el funcionamiento de la auditoría interna en una actividad que agrega valor, mejora las operaciones y contribuye al cumplimiento de los objetivos.

13 SISTEMA DE GESTIÓN CUBA1 Gestión y Prevención de Riesgos 2 Planificación Anual Auditoría Interna 4 Seguimientos 3 Proceso Auditor

14 Diagrama de contexto del sistema de gestión para la auditoría internaContraloría General de la República de Cuba UCAI UAI Órganos organismos organizaciones entidades Órganos organismos organizaciones entidades Diagrama de contexto del sistema de gestión para la auditoría interna Fuente: Elaboración propia

15 Sistema de Auditoría InternaSGAI SUBSISTEMAS El SGAI se encuentra situado al interior del sistema de auditoría interna, a su vez contiene en sí a otros subsistemas de menor alcance

16 Subsistemas EspecializadosSGAI Subsistemas de Apoyo Organizativo: incluye los procedimientos Informativo: documentos de trabajo Planeación: plan anual para acciones de control Control: indicadores generales. Legal-normativo: instrumentos legales y normativos. Subsistemas Especializados Funcionales Gestión y Prevención de Riesgos Planificación Anual Proceso Auditor Seguimientos

17 Solidarias: el cambio en un componente significa necesariamente que le antecede, acompaña o sucede el cambio de otro u otros componentes y viceversa. Causales: el cambio de un componente significa necesariamente que le antecede, acompaña o sucede el cambio en otro u otros componentes, pero no a la inversa. Relaciones entre los componentes Específicas: el cambio en un componente pudiera provocar cambios en otros componentes, pero no necesariamente, y viceversa.

18 Contribuir a la eficacia del proceso Gestión y Prevención de Riesgos1 Contribuir a la eficacia del proceso Gestión y Prevención de Riesgos 2 Organizar la Planificación Anual de las Auditorías Internas Planes e Informes 3 Evaluar los controles según las fases del Proceso Auditor 4 Generar la mejora continua a través de los Seguimientos Órganos organismos organizaciones entidades CGRC UCAI UAI Expedientes Relaciones causales Relaciones solidarias Relaciones específicas

19 OBJETIVO DEL SGAI Propiciar la transformación del funcionamiento de la auditoría interna en una actividad que agrega valor y por consiguiente, mejora las operaciones y contribuye al cumplimiento de los objetivos de las organizaciones. Resultado de la integración de los elementos componentes del sistema y las relaciones que entre estos se establecen y determinan su estructura.

20 FUNCIONES DEL SGAI EN RELACIÓNCON LA ESTRUCTURA 2 3 4 1 1 2 3 4 Generar un proceso de mejora continua a través de los seguimientos al comprobar la situación que presentan las medidas adoptadas para erradicar las deficiencias detectadas en el proceso auditor. Contribuir a la eficacia del proceso colaborando en la organización y documentación eficaz. En la evaluación preliminar y al realizar las AI y seguimientos determinando su eficacia y permitiendo su retroalimentación y la mejora continua. Organizar el proceso de elaboración, conciliación y aprobación del plan anual para asegurar que se consideren la totalidad de insumos que tributan a su eficacia y que el proceso de control de su cumplimiento y los ajustes o cambios sean adecuados.  Evaluar los controles con la calidad requerida para determinar si se encuentran operando de manera efectiva y eficiente, en consecuencia con las fases establecidas para el proceso auditor (planeación, ejecución, informe y seguimiento), en cumplimiento de las NCA. TEXT TEXT TEXT

21 REGULARIDADES PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL SGAIALCANCE Es un requisito para que el SGAI pueda operar la presencia de la actividad de auditoría interna, materializada en la existencia de auditores internos de cualquiera de las categorías reconocidas en el Reglamento de la Ley 107 de la CGRC.

22 REGULARIDADES PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL SGAISINERGIA INTERNA DEL SGAI Para lograr el desempeño eficaz de la AI y su funcionamiento como una actividad que agrega valor se precisa del accionar de cada subsistema en interacción dinámica, como un todo integrado e indivisible, actuando con una misma orientación para satisfacer un objetivo común diferente a la naturaleza y a la suma de los subsistemas, por lo que no son suficientes sus efectos individuales para alcanzar el objetivo del sistema.

23 REGULARIDADES PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL SGAIActualización y mejora continua del SGAI Por el grado de determinación sobre las acciones del SGAI que ejerce la CGRC le corresponde establecer las políticas operativas y metodologías que propendan por el mantenimiento del sistema, unido de la fomentación en los auditores internos y directivos de una cultura orientada hacia la calidad que alienten por el mejoramiento continuo de cada uno de los subsistemas del SGAI.

24 REGULARIDADES PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL SGAIImplementación del SGAI Le corresponde a la CGRC la definición de las actividades para llevar a cabo el proceso de desarrollo e implementación del sistema, la asignación de responsabilidades, la definición de cronogramas, establecimiento de los recursos y la organización del proceso de capacitación a los auditores internos. Se considera que la capacitación constituye el elemento esencial para garantizar el futuro funcionamiento del SGAI.

25 REGULARIDADES PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL SGAIEl SGAI puede ser operado de forma manual, pero al ser altamente recomendado el uso de la informática como herramienta de trabajo para aumentar la eficacia y la eficiencia del trabajo y la calidad de la actividad de auditoría interna se proyecta el diseño de una hipermedia que describe el SGAI y facilitará su implementación y utilización por los auditores internos, así como el futuro proceso de actualización hacia versiones más avanzadas.

26 Aportes Teórico Práctico MetodológicoConceptualización del sistema de gestión para la actividad de auditoría interna, la estructura, relaciones y funciones definidas. Teórico Descripción del sistema de gestión con los subsistemas funcionales, que se materializan y operacionalizan a través de las distintas herramientas incluidas en los de apoyo. Así como, las regularidades establecidas para su funcionamiento y el curso de capacitación: “La gestión de la auditoría interna con enfoque sistémico en el marco de las Normas Cubanas de Auditoría”. Práctico Metodológico

27 Novedad Científica Se demuestra al revelar el carácter sistémico que emerge de las relaciones existentes entre los subsistemas funcionales del sistema, materializadas a través de los subsistemas de apoyo, presentadas en una propuesta de actuación contextualizada al entorno cubano, como vía para propiciar la transformación del funcionamiento de la auditoría interna en una actividad que agrega valor a las organizaciones.

28 Validación El SGAI fue presentado a un total de 44 auditores internos (8 de UCAI, 21 de UAI y 15 AI), mediante la impartición del curso en el centro de capacitación de occidente en dos ocasiones (enero y abril 2014). Responden a 11 organismos u órganos (MINDUS, CITMA, INDER, MITRANS, MINJUST, MES, MINCOM, MINEM, MINCEX, CGR y MINTUR) y 12 entidades subordinadas (GESIME, MELIAHABANALIBRE, ECASA, CUBANA DE AVIACION, GEMPIL, INCA, Unión de Integración Poligráfica, Correos de Cuba, Suchel Regalo. UNE, Clínica “Cira García”, ETECSA y HAVANATUR CELIMAR)

29 Validación Los resultados de las evaluaciones manifiesta la posibilidad de aplicar a corto plazo lo aprendido, por su utilidad práctica en el cumplimiento de sus funciones y la necesidad del dominio de este conocimiento para todos los auditores internos en sentido general. El SGAI se recibió con gran aceptación por los participantes, debido a la calidad de la impartición, lo novedoso del tema y la utilidad práctica para los auditores internos en estos momentos donde se precisa fortalecer la actividad de auditoría interna en las organizaciones cubanas, lo cual se avala por la Contraloría General de la República.

30 Sistema de Gestión para la AI (SGAI)Herramienta práctica que facilita a los AI agregar valor y contribuye a la implementación de los Lineamientos de la Política Económica y Social del Partido y la Revolución Lineamiento 12 se expone que “la elevación de la responsabilidad y facultades hace imprescindible exigir la actuación ética de las entidades y sus jefes, así como fortalecer su SCI para lograr los resultados esperados en cuanto al cumplimiento de su plan con eficiencia, orden, disciplina y el acatamiento absoluto de la legalidad” Lineamiento 7 se plantea como prioridad “lograr que el sistema empresarial del país esté constituido por empresas eficientes, bien organizadas y eficaces(…)”,

31 Conclusiones El análisis de los fundamentos teóricos, legales y metodológicos sobre la AI y su gestión contribuyeron a revelar las limitaciones teóricas que afectan el desarrollo de la actividad y el otorgamiento de valor agregado. El diagnóstico realizado permitió determinar el estado actual de la actividad de AI en la provincia Mayabeque, como representación del país y tributó a la focalización de las mayores dificultades y a la determinación de los elementos fundamentales a considerar en el diseño de un sistema de gestión. Se propuso un sistema de gestión para la AI que propicia la transformación de su funcionamiento en una actividad que agrega valor y por consiguiente, mejora las operaciones y contribuye al cumplimiento de los objetivos de las organizaciones. Los resultados de la presentación del SGAI a 44 AI del SNA demostró la utilidad práctica del mismo en estos momentos donde se precisa fortalecer la actividad de auditoría interna en las organizaciones cubanas.

32 CONCEPTO ACTUAL Actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para añadir valor y mejorar las operaciones de una organización. Ayuda a la organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno (IIA, 1999).

33 Subsistema Funcional Gestión y Prevención de RiesgosPrimer subsistema implicado como pilar fundamental para añadir valor, participación proactiva del auditor interno. Insumo vital para elaborar el plan de auditoría interna. Estrecha relación con el entorno exterior (con las organizaciones positiva y recíproca). En el marco legal vigente sobre control interno queda establecido el papel del auditor interno en el proceso y en las NCA se fijan las pautas para dar respuesta a los riesgos identificados al evaluar el SCI.

34 Subsistema Funcional Planificación AnualSegundo subsistema implicado en respuesta a la importancia de su existencia para el funcionamiento de la AI y agregar valor. Se utiliza como principal insumo la documentación proveniente del subsistema Gestión y Prevención de Riesgos (Mapa de Riesgos). Recibe influencias directas y recíprocas del entorno exterior con los insumos para la elaboración del plan y las informaciones que se derivan del mismo, quedando regulado el proceso por la normativa emitida por la CGR.

35 Subsistema Funcional Proceso AuditorTercer subsistema funcional implicado condicionado por la existencia del plan anual. La evaluación de los controles se encuentra dentro de los pilares fundamentales de la AI para agregar valor. El reconocimiento de que en este proceso intervienen cuatro fases con múltiples acciones lo convierten en el subsistema de mayor complejidad. Relación directa y recíproca con las organizaciones, la CGR ejerce sobre él una notoria influencia dada por la emisión de las NCA que regulan el funcionamiento del proceso. Si el resultado de la auditoría fuera desfavorable es indispensable el seguimiento posterior a las medidas adoptadas.

36 Subsistema Funcional SeguimientosCuarto subsistema funcional implicado considerado primordial para la gestión de la AI y el logro de sus objetivos, atendiendo a que las revisiones posteriores y la detección de riesgos antes los incumplimientos generan un proceso de mejora continua. Permanente interacción con las organizaciones como entorno en que se desarrollan.

37 RELACIONES SOLIDARIASSeguimientos y Planificación Anual Los resultados expresados en los informes de seguimientos, en los casos desfavorables, el AI propone a la máxima dirección que se consideren como insumos en la etapa de recopilación de información para la confección del plan anual. A su vez, en el plan anual quedarán incluidas las actividades de seguimientos que deberán realizarse. Proceso Auditor y Planificación Anual La inclusión de las auditorías en el plan anual, condiciona su realización. A su vez, al concluir el proceso auditor se emite la propuesta de plan de seguimiento por los supervisores a partir de los resultados de los informes de supervisión, el cual se convierte en insumo para la elaboración del plan anual.

38 RELACIONES CAUSALES Gestión y Prevención de Riesgos y Planificación Anual La documentación proveniente del proceso de gestión y prevención de riesgos con el universo auditable y sus riesgos, constituye un insumo vital en la etapa de recopilación de información para la confección del plan anual de auditorías internas. Proceso Auditor y Gestión y Prevención de Riesgos Al constituir una salida hacia este subsistema, el informe de auditoría con los resultados de la revisión del SCI y las deficiencias importantes en el diseño u operación del sistema que signifiquen exposiciones al riesgo significativas para la organización.

39 RELACIONES ESPECÍFICASSeguimientos y Gestión y Prevención de Riesgos De realizarse el seguimiento a los planes de medidas y el resultado ser desfavorable, el AI propone a la máxima dirección la consideración de estos resultados en el proceso de gestión de riesgos, constituyendo el informe del seguimiento un insumo para este subsistema. Proceso Auditor y Seguimientos Al concluir el Proceso Auditor queda elaborado el expediente de la auditoría que incluye el plan de medidas, si el resultado fuera desfavorable, este se convierte en el insumo que se utiliza para realizar los seguimientos.

40 Subsistema de Apoyo OrganizativoContiene los procedimientos metodológicos diseñados para orientar las secuencias de las operaciones y operacionalizar las actividades de los procesos definidos en casa subsistema funcional. Procedimiento metodológico para contribuir a la eficacia del proceso de gestión y prevención de riesgos en las organizaciones . Procedimiento metodológico para la planificación anual de las auditorías internas Procedimiento metodológico para la calidad del proceso auditor 3. A . Procedimiento metodológico para confeccionar programas de auditoría 3. B. Procedimiento metodológico para la evaluación cuantitativa del sistema de control interno 3.C. Procedimiento metodológico para la evaluación de los riesgos de auditoría 4. Procedimiento metodológico para realizar seguimientos a los planes de medidas

41 Subsistema de Apoyo ControlEstá conformado por indicadores como elementos de control necesarios para la evaluación de la gestión y para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecución de los procesos que se llevan a cabo en los subsistemas funcionales del SGAI requeridos para el logro del objetivo general del sistema.

42 Subsistema de Apoyo InformativoLa secuencia de actividades que conforman los procedimientos metodológicos, se visualizan de forma gráfica con los diagramas de flujos de datos de nivel “uno” y “dos” que detallan las operaciones en un sentido estructurado de lo general a lo particular. Estos diagramas permiten identificar los documentos de trabajo que el auditor utiliza y elabora y se convierten en archivos necesarios o reportes. Amplían la capacidad de análisis y comprensión sobre los procesos, validan el flujo de información y constituyen un medio ágil para detectar dificultades de operación y establecer posibles soluciones en forma proactiva.

43 Subsistema de Apoyo PlaneaciónSe compone por los planes anuales de auditoría, supervisión y control, en dependencia del nivel de subordinación del auditor interno (UCAI, UAI, AI) para el año en curso, archivados para su control y posterior elaboración de los informes de cumplimiento, según establece la normativa. Contiene además los planes anuales correspondientes al IV trimestre con el cierre de la información por un período de cinco años, al constituir el registro anual de acciones de control.

44 Subsistema de Apoyo Legal NormativoIncluye las disposiciones jurídicas y normas de carácter metodológico dictadas por la CGRC, las políticas, estrategias y orientaciones metodológicas emitidas por las UAI o UCAI, en dependencia del nivel de subordinación y las disposiciones jurídicas formuladas por los órganos, organismos, organizaciones y entidades que impacten en cada subsistema funcional del SGAI.

45 * + Documentación del proceso: Objetivos anuales Metodología Actasórganos, organismos, organizaciones, entidades 1.2.1 Evaluar preliminarmente el proceso de gestión y prevención de riesgos 1.2.2 Evaluar la gestión y prevención de Riesgos Informe sobre el proceso de gestión y prevención de riesgos preliminar Informes de evaluación de la eficacia del proceso Subsistema Planificación Anual Subsistema Seguimientos Subsistema Proceso Auditor Documentación del proceso: Objetivos anuales Metodología Actas