1 El Proceso Administrativo

2 Planeación;define metas, establece estrategias y planesOrganización: busca el orden a través de la anterior Dirección:Dirige motiva y resuelve conflictos Control:Compara verifica,corrige o refuerza.

3 Planeación Al diseñar un ambiente para el desempeño eficaz de las personas que trabajan en grupos, la tarea mas importante de un administrador es asegurarse de que todos comprendan los propósitos y objetivos Para que el esfuerzo sea eficaz las personas deben saber lo que se espera de ellas

4 Seleccionar misiones y objetivos y las acciones para alcanzarlos en un periodo determinadoTomar decisiones Innovación administrativa Requiere un esfuerzo intelectual consciente de los cursos de acción a seguir la planeación precede a todas las funciones administrativas

5 En la practica todas se integran en un sistema de acciónImplica establecer objetivos hacia los cuales confluirá el esfuerzo del grupo

6 Un Administrador debe planear para :Saber que tipo de relaciones organizacionales y aptitudes personales se necesitan Cursos de acción de los subordinados Clases de controles aplicar Comparar lo realizado con lo programado(aplicando medidas correctivas en la planificación futura)

7 Se evitan o aminoran riesgosEs necesario determinar y preveer los posibles elementos adversos al plan “Todas las funciones administrativas se deben planear para que tengan éxito,deben estar en concordancia y al servicio de un plan general”

8 La Planeación y el ControlControlar sin planes carece de sentido Los planes proporcionan los estándares de control Son Inseparables

9 La eficiencia de los planesSe relacionan con el grado hasta que logre el propósito y los objetivos Los planes son eficientes si logran un propósito a un costo razonable, cuando este se mide no solo en términos de tiempo, dinero o producción sino también por el grado de satisfacción

10 Principios de la planificaciónCompromiso Contribución Flexibilidad Principios de la planificación

11 Limitaciones Poca exactitud, dependerá delos datos considerando para la formulación(reales y estimados) márgenes de error predicción de variables No se dispone de antecedentes estadísticos Retarda la ación

12 Tipología de planes Metas y objetivos Programas Presupuesto PolíticasProcedimientos Métodos

13 Metas u objetivos Son los fines hacia los cuales se dirige una actividad Se refiere a las actividades futuras Tipo de plan básico Abarca los periodos amplios;se habla de planes de medianos y largo plazo

14 Programas Se identifican con la idea de corto lazo a fin de una meta u objetivo

15 Presupuesto Dice relación con aspectos financieros de gastos o ingresos Son metas o programas expresados en términos de dinero

16 Políticas Frontera y limites de un curso de acciónpueden ser expresadas como lineamientos generales, reglamentos, normas especificas o implícitas(que corresponden a cosas obvias) Su carencia promueve el caso institucionalizado

17 Procedimientos Son planes que establecen un método obligatorio para realizar las actividades futuras Son pautas de acción

18 Métodos El método es de menor alcance que el procedimientoDescripción detallada de labor especifica

19 Fases del proceso de planeación1.-Determinación de objetivos 2.-Recopilación de antecedentes 3.-Análisis y clasificación de antecedentes 4.-Formulación de supuestos 5.-Formulación de planes alternativos 6.-Determinación de plan definitivo 7.-Control de avance de plan

20 1.-Determinación de objetivosFijación de metas y objetivos que se persiguen de toda la empresa y de cada unidad de trabajo subordinada los objetivos forman una jerarquías los administradores debe tener la oportunidad de aportar sus ideas para fijar sus propias metas y las de la empresa

21 2.-Recopilación de antecedentesReunir antecedentes y estadísticas necesarias para la formulación de un plan;ventas, gastos,nuevas reglamentaciones, aparición de nuevos competidores etc. toda información que sea relevante

22 3.-Análisis y clasificación de los antecedentesSe establece su veracidad y relevancia Se clasifican y ordenan Se reduce la incertidumbre

23 4.-Formulación de supuestosSe deben analizar los supuestos que concuerden con la realidad Los supuesto se basan en variables controlables o semi-controlables

24 5.-Formulación de planes alternativosDependen delos recursos con los que cuenta la empresa Conviene que se consideren múltiples cambios de condiciones Simulación de variables alternativas se le Combinación de variables con diferente probabilidad de ocurrencia

25 6.-Determinación del plan objetivoDefinir una alternativa como un plan definitivo Las otras alternativas facilitaran el control

26 7.-Control de avance del planTodo plan debe en lo posible ser controlado durante su ejecución y no solo al termino de su vigencia

27 Organización

28 Es el proceso de determinar las actividades y cargos necesarios dentro de la empresa, distribuyendolos, definiendo autoridad, responsabilidad y deberes para que el esfuerzo global pueda ser aplicado y coordinado eficientemente

29 La organización depende de los objetivos que se desea alcanzarLos objetivos son cambiantes Debido a lo anterior es preciso introducir cambios en las organización para adaptarla permanentemente a las metas El esquema organizativo es dinámico la meta de la organización es ayudar a las personas a trabajar juntas en forma eficiente.

30 Elementos de la OrganizaciónJerarquía; La organización como estructura origina la necesidad de establecer niveleles de autoridad y de responsabilidad dentro de la empresa. Estructura; Esta sirve para relacionar a los individuos unos con otros y para proveer la comunicación formal que se hace necesaria en toda organización

31 Importancia de la organizaciónReduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al determinar funciones y responsabilidades Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo loas costos e incrementando la productividad.

32 Tipos de Organización Organización Formal Organización Informal

33 Organización Formal Es una estructura intencional de papeles en una empresa organizada formalmente. Organización formal Organigramas Organigramas: representación gráfica o esquemática de las relaciones entre los cargos de la organización

34 Autoridad Es el derecho otorgado a una persona para requerir de otra ciertos deberes en un determinado plazo. Responsabilidad concepto muy ligado a a autoridad Poder Es una especie de autoridad ganada o adquirida

35 Autoridad de linea señalan las relaciones de autoridad entre supervisores y subordinados. Asesor o staff se representan con líneas punteadas se ubican lateralmente en el organigrama.

36 Organización InformalLa organización esta compuesta por seres humanos que poseen diferencias de personalidad individual y colectiva , estas son tan importantes que pueden destruir el mejor esquema organizacional. Las relaciones individuales y de grupos informales dentro de la empresa hace que la real estructura organizacional difiera del organigrama

37 Lo anteriormente expuesto se puede contrarrestar dependiendo del interés mutuo.De la empresa y las personas que la integra

38 Tipos de Poder De recompensa Coercitivo Legitimo ReferencialExperto o profesional

39 Principios de la organizaciónDivisión del trabajo Jerarquización Departamentalización Uso de Staff

40 División del trabajo JerarquizaciónEs la separación de las actividades con el fin de realizar una función con mayor precisión eficiencia y mínimo de esfuerzo, lo que da lugar a la especialización y al perfeccionamiento del trabajo Jerarquización Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia

41 Elementos de la JerarquizaciónNiveles jerárquicos;es la estratificación ordenada de cada grado de autoridad y responsabilidad del organismo social Responsabilidad,es la obligación y compromiso que tiene un individuo para desarrollar deberes asignados con la mayor eficiencia

42 Centralización;esto sucede cuando se reúnen un conjunto de actividades en un puesto o departamentoDescentralización;existe cuando la autoridad se delega para impulsar la toma de decisiones a niveles inferiores de la organización

43 DepartamentalizaciónSirve par agrupar las funciones en unidades practicas en base a la similitud de ellas facilitando de este modo la especialización Su contribución Ayuda a la coordinación Facilita el control Ofrece el beneficio de la especialización Colabora en la reducción de costos Realza las relaciones

44 Para realizar una departamentalización la empresa debe:.-Listar las funciones de la empresa .-Clasificarlas .-Agruparlas según orden jerárquicos .-Asignar actividades a cada uno de las áreas o departamentos .-Especificar las líneas de autoridad, responsabilidad y obligaciones entre los departamentos .-Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos

45 Tipos de departamentalizaciónPor funciones Por producto Por geografía o Territorio Por clientes Por proceso o por equipo Por secuencia

46 Etapas de la organizaciónDeterminación del objetivo División del trabajo en operaciones parciales Agrupación de las operaciones parciales en unidades administrativas (departamentalización) Definición de las obligaciones y responsabilidades Asignación de personal Delegación de autoridad

47 Dirección

48 Corresponde a la ejecución en si de acuerdo a la estrategia escogida para realizar el plan (organización), que se conduzca al objetivo o meta que hemos planteado(planeación) Consiste en hacer actuar a otros, para que todos los miembros de la organización se propongan alcanzar determinados objetivos

49 Incluye motivar a los subordinados, dirigir a otra personas, seleccionar los canales de comunicación mas eficaces y resolver conflictos.(según Robbins) Es el proceso de influir en las personas para que contribuyan a las metas de la organización y el grupo(según Koontz)

50 Tarea de AdministradorEs crear condiciones que favorezcan el nacimiento y la preservación del deseo entusiasta de las personas por realizar sus tareas. Reconocer las existencias de grupos (organización informal) La misión de la dirección es que la organización formal e informal sigan en la misma orientación Reconocimiento, responsabilidad, deseo de desarrollarse, progresar, participación

51 Motivación Persuadir, inducir, convencer Empatía:(afinidad), es la participación afectiva del sujeto en la realidad del otro concepto concurrente y relacionado con motivación. Se vincula con el comportamiento e las personas y es un elemento vital Consiste en que cada cual cumpla con su trabajo con entusiasmo porque desea hacerlo

52 Aspectos a Considerar Motivación: Fuerzas que actúan sobre un individuo que inician o dirigen su conducta. Actitud: Es un sentimiento o estado mental positivo o negativo acerca de algo, conseguido y organizado a través de la experiencia, que ejerce una influencia especifica sobre la respuesta de las personas a los demás, los objetos y las situaciones Conducta: La acción resultante de una actitud.

53 Necesidades; deficiencias que experimenta un individuo en un determinado periodo de tiempo, el eliminar estas carencias es el resultado de la motivación. Percepción; proceso mediante el cual los individuos otorgan significado al entorno (interpretación de diversos estímulos).

54 La motivación depende de factores tales comoPersonalidad Preferencias Deseos Necesidades Ambición Educación Edad Variables particulares de los individuos

55 Teoría de necesidades de MaslowTeorías de Motivación Teoría de necesidades de Maslow .-Necesidades e orden inferior -Necesidades fisiológicas -Necesidades de seguridad .-Necesidad de orden superior -Necesidades sociales -Necesidades e estima -Necesidades de autorrealización

56 Teoría de motivación e higiene de HerzbergCiertas necesidades del hombre constituyen insatisfactores de higiene y mantención y por ende su satisfacción no va asociada con la motivación(remuneración,seguridad, condiciones de trabajo) Centra la motivación en los satisfactores de necesidades sicólogas y sociales (logro reconocimiento, progreso)

57 Teoría de las tres necesidades de Mc ClellandNecesidad de logro Necesidad de poder Necesidad de afiliación

58 Comunicación La comunicación tienen gran importancia en la dirección, ya que ella permiten la transmisión de información de distintos tipos a todos los niveles y en todos los sentidos dentro de la empresa La comunicación esta afecta a diversos peligros, que alteran su contenido y lesionan su efecto preocuparnos de ello están importante como la comunicación misma

59 Proceso comunicacionalEmisor Mensaje Receptor Feed-back

60 En el Proceso ComunicacionalEl emisor es: -El que tiene la intención de comunicar -El que lleva a cabo la codificación, cuando la comunicación es entre personas La codificación es: -la traducción del objetivo de la comunicación

61 La elaboración del mensaje lleva implícita las características del emisor y obliga a considerar las características del receptor. El canal es el vehículo a través del cual llega el mensaje al receptor, para ser decodificado. La retroalimentación permite al emisor chequear le efectividad de la comunicación. ¿Como chequear la efectividad de la comunicación? Por los comentarios, por las dudas, por las reacciones no verbales del receptor.

62 Barreras en la comunicación verbalPalabras con significados muy generales o vagos Palabras con significados muy diferentes de acuerdo a la cultura Emisores y receptores con niveles socioculturales muy distintos Niveles de ruido altos y/o continuos y escritos no legibles

63 Comunicación no verbalSon conductas expresivas, muchas veces involuntarias, casi incontrolables y espontaneas. Se usan para apoyar, completar, sustituir y/o contradecir la comunicación oral. - Comunicación gestual. - Comunicación corporal. - Comunicación por inflexiones de voz.

64 Comunicación no VerbalComunicación Gestual; es la comunicación que se realiza con el rostro, adquiriendo gran importancia la comunicación que se realiza por la mirada. Comunicación corporal; es la comunicación que se realiza con todo el cuerpo o parte de él. Comunicación por inflexiones de voz; es la comunicación que se entrega a través del tono de voz. “Es importante que halla concordancia entre ambas comunicaciones y que la interpretación sea la correcta”

65 Como Facilitar la Comunicación VerbalSaber escuchar. Saber preguntar. Saber modular y acentuar las frases. Saber guardar silencio. Saber reconocer al interlocutor.

66 Elementos Facilitadores de la Comunicación InterpersonalLa sonrisa. Saludar. Llamar por el nombre. Respetar burbuja personal.

67 Toma de Decisiones Es en esencia la elección racional, tomando en consideración el objetivo que es solucionar una problemática y la información relevante que podamos reunir para fundamentar la elección.

68 Liderazgo Esta asociado al concepto de poder informal en general y a los poderes referente y profesional de los supervisores. Poder de influir en los demás, esta capacidad no puede pasar inadvertida o indiferente para la empresa. Un liderazgo asociado a los objetivos y políticas favorece a la administración Es una consecuencia natural

69 Tipos de Líder Líder situacional; asumen diferente rol dependiendo de la situación. Líder nato; son dotados de poder informal por el grupo. Líder-persona; es aquel que detenta el poder de referencia (característica personal, ángel). Líder tarea, se desarrollan en ciertas de especialización, complejidad y dificultad. Entre otros.

70 Estilos de Liderazgo en Base al Uso de AutoridadAutocrático; es impositivo y dirige a través de la habilidad para restringir u otorgar castigos y recompensas. Democrático; consulta con sus subordinados las acciones y decisiones propuestas, promueve su participación. Políticas Laxas; utiliza muy poco su poder, gran independencia a sus subordinados.

71 Control

72 Es la medición y la corrección del desempeño con el fin de asegurar que se cumplan los objetivos de la empresa y los planes diseñados para alcanzarlos El control no es posible sin objetivos ni planes

73 El proceso de Control Establecimiento de estándaresMedición del desempeño Comparación del desempeño real con el estándar Acción administrativa para corregir las variaciones de los estándares y los planes

74 Establecimiento de EstándaresEl primer paso es elaborar planes, pero debido a que estos varían en detalle, complejidad, y los administradores no pueden vigilar todo, estos se deben establecer o fijar a través por ejemplo de patrones de control

75 Los estándares son criterios de desempeño donde se establecen algunos puntos para realizar mediciones, de esta forma no se necesita supervisar cada paso en la ejecución de planes Entre las mejores estándares tenemos las metas u objetivos verificables

76 Medición del desempeñoLa medición del desempeño con los estándares debe hacerse idealmente en forma anticipada, con el fin de detectar las desviaciones antes que ocurran La evaluación de desempeño es una ardua tarea debido a lo difícil que es establecer criterios Ej.. Trabajos menos técnicos En la medida que subimos en nivel jerárquico el control se vuelve mas complejo y mas importante

77 Comparación con el desempeño real con un estándarExisten criterios para comparar el desempeño real con un estándar, los puntos seleccionados deben ser críticos; ¿Que reflejara mejor las metas de mi departamento?¿Que medirá mejor las desviaciones criticas? Ej.Estándares de costos, físicos, de capital, intangibles

78 Acción administrativa para corregir variaciones de los estándares y los planesRehaciendo sus planes o modificando sus metas Resignación o la aclaración de las tareas Contratación del personal asignado Mejor selección y capacitación de los subordinados Mejor dirección

79 Requisitos para un control eficazInformación precisa información y control oportuno Operación del sistema económico Controles flexibles Criterios de control razonables Localización estratégica del control Control con énfasis en las excepciones Criterios múltiples para establecer el control Sistema de control que sugiera acciones correctivas