1 El Protocolo Notarial Función NotarialLic. Rodrigo González Hernández. Profesor Encargado.
2 Los Documentos Notariales.Clases de Documentos. Art. 80 CN.
3 El Protocolo Notarial. Es el conjunto de libros o volúmenes ordenados en forma numérica y cronológica, de doscientas hojas removibles de papel de oficio con las medidas de seguridad correspondientes, de treinta líneas cada una, que deben llevar impresa la palabra protocolo, la serie y la numeración corrida, el nombre del notario mediante el uso del sello de tinta autorizado al efecto por la Dirección de Notariado. En Costa Rica a partir de la promulgación del Código Notarial, existe un único tipo de Protocolo establecido.
4 El Protocolo Notarial.
5 El Protocolo Notarial. En ese protocolo se asientan los instrumentos públicos que contengan respectivamente los actos, contratos y hechos jurídicos sometidos a la autorización del notario público. ARTÍCULO 43.- Definición Protocolo es el conjunto de libros o volúmenes ordenados en forma numérica y cronológica, en los cuales el notario debe asentar los instrumentos públicos que contengan respectivamente los actos, contratos y hechos jurídicos sometidos a su autorización.
6 El Protocolo Notarial. ARTÍCULO 44.- Tipo de protocolo Todos los notarios, incluidos quienes ejerzan el notariado como funcionarios consulares y los de la Notaría del Estado, usarán un tipo único de protocolo. Los tomos se formarán con doscientas hojas removibles de papel sellado, de treinta líneas cada una. Los folios deberán llevar impresas la palabra protocolo, la serie y la numeración corrida, según la cantidad de hojas; asimismo, serán identificadas con el nombre del notario, mediante el uso del sello autorizado para tal efecto. El funcionario competente para autorizar el uso de los protocolos queda facultado para establecer otras disposiciones que estime necesarias para identificar los protocolos de cada notario y garantizar la autenticidad de las hojas. ARTÍCULO 48.- Copias de instrumentos públicos Todo notario público deberá conservar en sus archivos una copia, firmada por él, de todos los instrumentos públicos que autorice y deberá hacer constar el número de folio correspondiente a los documentos o comprobantes en el archivo de referencia, si existieren.
7 El Protocolo Notarial. CUIDADOS EN EL USO DEL PROTOCOLO. Todos los tomos se inician con la escritura número uno; es decir, cada tomo tiene numeración independiente, debiendo continuar así hasta la finalización del protocolo que se llevan en uso, iniciando el próximo, la enumeración independiente, partiendo nuevamente de uno. La Dirección de Notariado es la encargada de autorizar los protocolos, y el Archivo está en deber de su guardia y custodia tanto provisional como definitiva.
8 El Protocolo Notarial. CUIDADOS EN EL USO DEL PROTOCOLO.El tratamiento descuidado, negligente o imprudente del protocolo, así como la destrucción parcial o total del mismo es entera responsabilidad del Notario; y esas actuaciones pueden provocar la suspensión en el ejercicio del notariado (Art. 143 inciso e) CN). Artículo 51°.- Custodia y conservación del protocolo El notario es el depositario y responsable de la guarda y conservación de su protocolo, así como de su devolución oportuna al Archivo Notarial.
9 El Protocolo Notarial. CUIDADOS EN EL USO DEL PROTOCOLO.El Notario esta en la obligación de exhibir su protocolo, a no ser que, por razones de evidente peligro, considere no hacerlo, en cuyo caso deberá entregar una copia certificada. Artículo 46°.- Exhibición El notario o quien tenga en depósito el protocolo está obligado a mostrarlo en su oficina, para lo cual tomará las precauciones que considere necesarias. Cuando peligre evidentemente la integridad del protocolo, el notario, bajo su responsabilidad, puede abstenerse de mostrarlo; en tal caso, entregará una fotocopia certificada. Si una autoridad jurisdiccional, la Dirección Nacional de Notariado o el Archivo Notarial, le ordena al notario exhibir el protocolo, este deberá exhibirlo o depositarlo en la oficina que se le señale.
10 El Protocolo Notarial. CUIDADOS EN EL USO DEL PROTOCOLO.El Notario tiene obligación de llevar el archivo de referencia y copias de todos los instrumentos públicos asentados en el protocolo. El primero está compuesto por los documentos o comprobantes referidos en las escrituras matrices, que de acuerdo con la Ley o el criterio del notario, deben quedar en su poder. Serán numerados con foliatura corrida. El segundo, como se dijo, consiste en las copias de todas las escrituras contenidas en el Protocolo, en las cuales deberá constar el número de folio correspondiente a los documentos o comprobantes en el archivo de referencia, si existieren.
11 El Protocolo Notarial. CUIDADOS EN EL USO DEL PROTOCOLO.Artículo 47°.- Archivo de referencias Los notarios deben llevar un archivo de referencias con los documentos o comprobantes referidos en las escrituras matrices y que, conforme a la ley, deben quedar en su poder. Estos documentos o comprobantes serán enumerados con foliatura corrida. Artículo 48°.- Copias de instrumentos públicos. Todo notario público deberá conservar en sus archivos una copia, firmada por él, de todos los instrumentos públicos que autorice y deberá hacer constar el número de folio correspondiente a los documentos o comprobantes en el archivo de referencia, si existieren.
12 El Protocolo Notarial. CUIDADOS EN EL USO DEL PROTOCOLO.Los protocolos serán entregados, personalmente, a los notarios o a los funcionarios consulares habilitados para ejercer la función notarial. Razón de Apertura o Inicial. En la primera página de cada tomo del protocolo, se consignará una razón donde consten el número del tomo, los folios que contiene, su estado, la fecha y el nombre del notario público o, en su caso, el del funcionario consular. El funcionario que autoriza el uso del protocolo y el notario o funcionario que lo recibe firmarán la razón (Art. 49 y 50 CN).
13 El Protocolo Notarial. CUIDADOS EN EL USO DEL PROTOCOLO.Razón de Cierre. Al concluirse cada tomo de protocolo, luego del último instrumento público el notario debe consignar una razón de cierre, en la cual indicará el número de instrumentos que contiene, su estado y que todos están debidamente firmados por los otorgantes y testigos, en su caso, así como cualquier otra circunstancia que estime importante. Después del último instrumento público, el notario debe tener cuidado de reservar espacio suficiente para dicha razón. (Art. 52 Código Notarial).
14 El Protocolo Notarial. RAZON DE CIERRE. El suscrito ************, Notario Público con oficina abierta en la ciudad de Santa Cruz, Guanacaste, ciento setenta y cinco metros al Sur de la Municipalidad, hago constar que aquí concluye el tomo número cinco de mi Protocolo, constante de doscientos folios totalmente usados, en los cuales se otorgaron doscientas quince escrituras, todas debidamente autorizadas y firmadas por el suscrito Notario, por las partes contratantes y en su caso por los testigos; excepto la indicada como la escritura, número diez que fue debidamente anulada, pues una de las partes se negó a firmar, tal y como se indicó en el índice notarial respectivo y las escrituras número sesenta y cuatro, ochenta y cuatro, ciento doce, ciento sesenta y ocho y doscientos quince, las que no fueron firmadas por las partes y por ende se les indicó la leyenda “NO CORRE”. No hay borrones, manchas o entrerrenglonaduras, todas las notas fueron debidamente salvadas y debidamente autorizadas por mi firma. Firmo conforme, en la ciudad de Santa Cruz, Guanacaste, el día cuatro de setiembre del año****.
15 El Protocolo Notarial. DEPÓSITO DEL PROTOCOLO.Una vez concluido el protocolo, debe depositarse únicamente en el Archivo Notarial (Art. 49 y 50 CN). En caso de ausencia o inhabilitación pueden darse las siguientes circunstancias: a.- Por un plazo menor de tres meses (ausencia); el notariado puede llevar su protocolo o dejarlo en una notaría seleccionada, de lo cual debe informar a la DNN. b.- Por un plazo de tres meses a seis meses; debe depositarlo en el Archivo Notarial (Art. 53 y 55 CN).
16 El Protocolo Notarial. DEPÓSITO DEL PROTOCOLO.c.- Por un plazo a seis meses; debe consignarse la razón de cierre y depositarlo en el Archivo Notarial, para su custodia definitiva (Art. 55 CN – Deposito Tomos Inconclusos) Los protocolos concluidos deben depositarse al mes siguiente de su finalización, lo cual debe de computarse a partir de la fecha de otorgamiento de la última escritura; por cuanto la desatención de dicha obligación acarrea una sanción de hasta un mes (Art. 143 inciso 1) CN).
17 El Protocolo Notarial. DEPÓSITO DEL PROTOCOLO.A la hora de entregarlo, se revisará que todos los folios del protocolo estén en buen estado, en completa conservación y limpieza, y que todas las escrituras estén firmadas por el Notario, o en su defecto, se indique que no se autorizaron –no corre o anuladas-. Para depositar el protocolo el notario debe estar al día en la entrega de los índices notariales.
18 El Protocolo Notarial. DEPÓSITO DEL PROTOCOLO.De fallecer un notario, se tendrá por concluido el tomo de su protocolo en curso. El albacea de la sucesión, el cónyuge del notario, sus parientes, los administradores de sus bienes o cualquier otra persona que pueda hacerlo, debe devolver el protocolo al Archivo Notarial, el que deberá informar de inmediato al Registro Nacional y la Dirección Nacional de Notariado (Art. 56 CN).
19 El Protocolo Notarial. DEPÓSITO DEL PROTOCOLO.Hoy en día tenemos dos tipos de deposito del protocolo, a saber: A.- Deposito Temporal, y B.- Deposito Definitivo. (Art. 60 Código Notarial).
20 El Protocolo Notarial. RESPOSICIÓN DEL PROTOCOLO.En el caso de extravió del protocolo, daño o deterioro parcial o total del mismo, se debe dar parte a la Dirección de Notariado, dentro de los tres días siguientes a partir del momento en que tengamos noticia de ello. En el aviso se deben de detallar las circunstancias que provocaron la destrucción o extravió, ya que dependiendo de cual sea la situación se podría estar frente a una sanción (Art. 143 inciso e) CN). En caso de daño parcial, la solicitud deberá ir acompañada con las partes dañadas del protocolo.
21 El Protocolo Notarial. RESPOSICIÓN DEL PROTOCOLO.Artículo 61°.- Aviso de extravío Cuando el tomo de un protocolo en curso se extravíe, destruya, inutilice, sea sustraído o se deteriore, total o parcialmente, el notario debe dar cuenta inmediata, por escrito, a la Dirección Nacional de Notariado y detallará los hechos en un plazo máximo de tres días. La Dirección ordenará la reposición correspondiente y, de sospechar un delito, lo denunciará al Ministerio Público para que proceda conforme a la ley. Si el daño fuere únicamente parcial, las partes deterioradas se acompañarán con la solicitud de reposición.
22 El Protocolo Notarial. RESPOSICIÓN DEL PROTOCOLO.El notario esta obligado a conservar copias de los instrumentos públicos que autorice –artículo 48- requisito indispensable para obtener la autorización para la reposición del protocolo. Cuando se extravían folios del protocolo, el artículo 63 del Código Notarial prevé que si éstos no han sido utilizados, el notario hará el reporte del extravió a la Dirección de Notariado; y ésta ordenará su reposición. Si por el contrario, as hojas hubiesen sido utilizadas, el notario deberá presentar junto con la solicitud copias de los instrumentos firmados por el él, dando fe de que son identificadas a las originales.
23 El Protocolo Notarial. RESPOSICIÓN DEL PROTOCOLO.Artículo 62°.- Reposición inmediata Reportado el daño o extravío de hojas no utilizadas, la Dirección Nacional de Notariado ordenará reponerlas. Lo comunicará al proveedor de especies fiscales para que le expenda, al notario, las hojas por reponer. La reposición se hará constar mediante razón que consignará en el volumen, el cual se le devolverá al notario. Artículo 63°.- Presentación de copias Si la reposición fuere de instrumentos públicos, el notario debe presentar, junto con la solicitud, las copias de esos instrumentos, firmadas por él y hará constar que son fieles a los originales.
24 El Protocolo Notarial. RESPOSICIÓN DEL PROTOCOLO.Al reponerse tomos utilizados, la DNN publicará a costa del notario, tres avisos en un diario de circulación nacional, citando a los interesados con el fin de que, en el plazo de un mes, presenten copias de los instrumentos públicos y se apersonen a hacer valer sus derechos. Una vez transcurridos el plazo, se ordenará la reposición de estos instrumentos, haciendo notar la fuente de la cual se tomaron, y para lo cual el notario deberá presentar las copias de su archivo de referencias. (Art. 64 y 65 del CN).
25 El Protocolo Notarial. RESPOSICIÓN DEL PROTOCOLO.Mientras se practican las diligencias de reposición, si el notario lo solicitare, presentando, de no existir fuerza mayor que se lo impida, la totalidad de las copias de los instrumentos por reponer, la Dirección Nacional de Notariado podrá autorizar la entrega del siguiente tomo del protocolo. Los tomos sustraídos o extraviados, que aparezcan después de entregado un tomo nuevo, deberán presentarse a esa Dirección para que dé por concluidos los trámites de reposición, cierre el tomo y lo envíe al Archivo Notarial.