1 El ROI que genera la utilización de un BPM en cualquier tipo de empresa BPM | Intranet | Gestión Documental | Gestión de Contenidos | Comercio Online | Reglas de Negocio - www.auraportal.com EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESA EL ROI DE LOS PROYECTOS BPM White Paper, 10 de Enero de 2015

2 El ROI que genera la utilización de un BPM en cualquier tipo de empresa BPM | Intranet | Gestión Documental | Gestión de Contenidos | Comercio Online | Reglas de Negocio - www.auraportal.com Introducción 4 4 3 3 1 1 2/33 Visión General de la Gestión por Procesos Resultados Reales obtenidos en Proyectos BPM 2 2 Los Factores que determinan el ROI de los Proyectos BPM que permitirá minimizar los riesgos de la inversión a realizar en las empresas interesadas en adoptar la Gestión por Procesos. La implementación de una Suite BPM supone un gran reto. Sin embargo, su correcta implantación genera un Retorno de la Inversión (ROI) hasta ahora desconocido en los Proyectos de Implantación de herramientas de gestión empresarial. En este Webinar se explica cómo: - Valorar los Beneficios - Conocer los Costes - Y Minimizar los Riesgos de la inversión a realizar para implantar la Gestión por Procesos. La Evaluación del Impacto Económico de los Proyectos BPM

3 El ROI que genera la utilización de un BPM en cualquier tipo de empresa BPM | Intranet | Gestión Documental | Gestión de Contenidos | Comercio Online | Reglas de Negocio - www.auraportal.com Tener las ideas claras sobre la Gestión por Procesos y sus ventajas sobre otros Modelos de Gestión Objetivo 3/33 ✓ Este primer capítulo ofrece una visión básica: - Del mundo de la Gestión por Procesos - De la estrategia BPM -Y de su automatización mediante una Suite BPM de última generación. …así como su impacto en la gestión empresarial moderna y los beneficios que puede aportar sobre la tradicional forma de gestionar por funciones. 4 4 3 3 1 1 Visión General de la Gestión por Procesos Resultados reales obtenidos en Proyectos BPM 2 2 Los factores que determinan el ROI de los Proyectos BPM La evaluación del Impacto Económico de los Proyectos BPM

4 El ROI que genera la utilización de un BPM en cualquier tipo de empresa BPM | Intranet | Gestión Documental | Gestión de Contenidos | Comercio Online | Reglas de Negocio - www.auraportal.com La Gestión por Procesos - Gestión por Funciones: Control, Análisis y Optimización de las actividades que realiza cada empleado (o máquina). - Gestión por Procesos: Control, Análisis y Optimización, no de las acciones o funciones, sino en la optimización y mejora continua de los Procesos en su conjunto. 4/33 Gestión por Procesos vs Gestión por Funciones ¿Qué es BPM (Business Process Management )? BPM puede considerarse como el modelo empresarial enfocada a gestionar los Procesos de Negocio alineándolos a la misión, visión, cultura y objetivos de la entidad. Implementar BPM = Determinar la forma en que debe funcionar la entidad y Comunicárselo a los actores que intervienen. - Realizar un Análisis de la situación operacional de la entidad. - Identificar los procesos que se realizan y Definir y Documentar su flujo de actividades. - Determinar sus elementos de Control, Análisis y Medición. - Y crear un mapa de procesos de la entidad. 5 1

5 El ROI que genera la utilización de un BPM en cualquier tipo de empresa BPM | Intranet | Gestión Documental | Gestión de Contenidos | Comercio Online | Reglas de Negocio - www.auraportal.com La Gestión por Procesos Como el resto de disciplinas de gestión empresarial, BPM debe estar soportado sobre herramientas de hardware y software. BPMS es el software que soporta BPM. Así pues, implementar BPM en una entidad es sinónimo de implementar BPMS. Implementar BPMS = Introducir en el sistema los planteamientos teóricos de BPM para que el propio sistema se encargue de: - Automatizar en la medida de lo posible su operativa de trabajo - Optimizar la operativa que no pueda ser automatizada - Controlar su estricto cumplimiento - Proporcionar los análisis necesarios para su mejora continua. Esta introducción de los planteamientos de BPM se realiza básicamente a través de: la Modelización de los Procesos y de las Reglas de Negocio. Así pues, un Proyecto BPM es igual a implantar BPM + implantar Herramientas de Software de Gestión por Procesos. Un proyecto BPMS incluye ya un proyecto BPM. 5/33 ¿Qué es BPMS (Business Process Management Suite)? 5 2

6 El ROI que genera la utilización de un BPM en cualquier tipo de empresa BPM | Intranet | Gestión Documental | Gestión de Contenidos | Comercio Online | Reglas de Negocio - www.auraportal.com Conocer cuáles son los principales Factores que determinar el ROI de los Proyectos BPM 6/33 ✓ ¿Cómo pueden las empresas evaluar el impacto que puede provocar en su negocio la decisión de implantar un Proyecto BPM? Se deberán tener en cuenta, básicamente, estos tres factores: - El Beneficio obtenido - La Inversión y otros Costes realizados - Y l os Riesgos que implica el proyecto 4 4 3 3 1 1 Visión General de la Gestión por Procesos Resultados reales obtenidos en Proyectos BPM 2 2 Los Factores que determinan el ROI de los Proyectos BPM Objetivo La evaluación del Impacto Económico de los Proyectos BPM

7 El ROI que genera la utilización de un BPM en cualquier tipo de empresa BPM | Intranet | Gestión Documental | Gestión de Contenidos | Comercio Online | Reglas de Negocio - www.auraportal.com Los tres factores del ROI de los Proyectos BPM 7/33 Aumento en la Eficiencia Operativa - Aumento de la Productividad - Incremento de la capacidad de análisis - Flexibiliddad. Mayor Rapidez y Adaptación a los cambios Otros Beneficios no Operativos - Mejora de las Relaciones Personales (Empleados y Externos) - Cumplimiento Escrupuloso de las Normativas - Automatización del Mejoramiento Continuo - Externalización Eficaz y Controlada - Induce, impulsa y facilita la Gestión del Conocimiento Las empresas que implementan un BPMS a nivel corporativo mejoran TODA su organización, sacan a la luz los puntos débiles y fortalecen las actividades más importantes, siendo más Flexibles, Competitivas y Eficientes. Aunque los beneficios afectan a TODOS los aspectos de la organización, se destacan aquí los más evidentes. Beneficios, Inversión y otros Costes y Riesgos

8 El ROI que genera la utilización de un BPM en cualquier tipo de empresa BPM | Intranet | Gestión Documental | Gestión de Contenidos | Comercio Online | Reglas de Negocio - www.auraportal.com Los tres factores del ROI de los Proyectos BPM 8/33 Beneficios. Aumento en la Eficiencia Operativa 1. Aumento de la Productividad Se consigue mediante la disminución drástica de Tiempos, Costes y Errores en la realización de los trabajos La Automatización total de muchos de los trabajos: - Tareas que realiza el sistema sin intervención humana - Aplicación automática de Reglas de Negocio y de Proceso - Creación automática de Documentos - Integraciones con aplicaciones y todo tipo de dispositivos electrónicos. Esta realización automática de los trabajos, además de suponer Coste cero, Tiempo cero y cero Errores, asegura el cumplimiento escrupuloso de las normativas de la entidad. Beneficios, Inversión y otros Costes y Riesgos Los Trabajos en BPM son realizados por Personas o bien por el sistema de forma automática. Así pues, el aumento de productividad de los trabajos con BPMS pasa por conseguir: - La optimización del Trabajo de las Personas - Y la Automatización de todo aquello que se pueda automatizar. Además de la coordinación de los trabajos de los procesos y su monitorización y control en tiempo real. Trabajo de las personas. Cuando los eventos que ocurren en el día a día ponen los procesos en marcha, cada usuario recibe sus Tareas asignadas en una Mesa de Trabajo que incorpora todos los elementos de gestión, organización y control de los trabajos que debe realizar.

9 El ROI que genera la utilización de un BPM en cualquier tipo de empresa BPM | Intranet | Gestión Documental | Gestión de Contenidos | Comercio Online | Reglas de Negocio - www.auraportal.com Los tres factores del ROI de los Proyectos BPM 9/33 Beneficios. Aumento en la Eficiencia Operativa 2. Incremento del Control y de la capacidad de Análisis de la empresa Se consigue mediante una Observación, Control y Análisis exhaustivo y en tiempo real de la actividad de la entidad La información que maneja una Suite BPM es superior a cualquier otra información que hasta ahora haya podido manejar conjuntamente los sistemas de gestión de empresa. 1. Información Estructurada. Todos los datos creados, modificados o eliminados. 2. Información No Estructurada. Documentos de todo tipo. 3. Información de Reglas. Reglas, estrategias, procedimientos y normativas 4. Información sobre Actividades. Tiempos, consumos y costes previstos y realizados, con sus desviaciones, etc. sobre personas, grupos y roles. Cuando en el día a día se ejecutan los procesos con BPMS, toda esta información que se va generando queda automáticamente registrada y organizada según la estructuración que se haya determinado, para que las herramientas de Inteligencia de la Suite BPM: BAM (Business Activity Monitoring), Cuadro de Mandos, BI (Business Intelligence), KPIs (Key Performance Indicators), etc., automaticen también la observación, el control y el análisis de los hechos y los datos de la organización. BPMS ofrece puntualmente a cada interesado sus reportes personalizados, automatizando también la Observación, el Control y el Análisis de los hechos y los datos que se generan en la entidad. Básico para la Mejora Continua y que permite una toma de decisiones rápida y bien informada. Beneficios, Inversión y otros Costes y Riesgos

10 El ROI que genera la utilización de un BPM en cualquier tipo de empresa BPM | Intranet | Gestión Documental | Gestión de Contenidos | Comercio Online | Reglas de Negocio - www.auraportal.com Los tres factores del ROI de los Proyectos BPM 10/33 Beneficios. Aumento en la Eficiencia Operativa 3. Mayor Rapidez y Adaptación a los Cambios en la empresa Se consigue a través de la Flexibilidad de la Modelización de los Procesos y de las Reglas de Negocio Ante la rigidez de las aplicaciones de gestión tradicionales, las suites BPM aportan una mayor agilidad y flexibilidad. - Durante la Creación de cada proceso la herramienta debe poder realizar Simulaciones Reales y múltiples modificaciones de forma inmediata y sin programación. - Durante su Ejecución BPMS realiza de forma continua y automática una Monitorización mientras los procesos se ejecutan, permitiendo acciones inmediatas de Corrección y Mejora. Además, las capacidades de Case Management permiten una gran agilidad y flexibilidad para acometer cambios de forma inmediata en los flujos de trabajo. - Y durante la vida útil de cada proceso modificaciones de forma instantánea (por personal de negocio y sin programación) y sin afectar en nada el trabajo cotidiano de los usuarios del proceso optimizando su Mejora Continua. Beneficios, Inversión y otros Costes y Riesgos Las Reglas de Negocio son las normativas de aplicación general en una organización. Al tener un Motor diferente, basta con modificar los valores directamente desde el Repositorio de las Reglas de Negocio para que sean aplicados instantáneamente a todos los objetos de todas las clases de proceso en los que se aplica. Esta rapidez y adaptación a los cambios en la empresa depende mucho de la herramienta BPM que se utilice. Hay BPMS que necesitan mucha programación, otros menos y en el caso de AuraPortal, ninguna.

11 El ROI que genera la utilización de un BPM en cualquier tipo de empresa BPM | Intranet | Gestión Documental | Gestión de Contenidos | Comercio Online | Reglas de Negocio - www.auraportal.com Los tres factores del ROI de los Proyectos BPM 11/33 Automatización del Mejoramiento Continuo El Ciclo de Vida de los Procesos (Modelización, Ejecución, Monitorización y Optimización) genera de forma natural la cultura de la Mejora Continua en la empresa. Externalización Eficaz y Controlada Con BPMS y la Metodología adecuada puede acometerse todo tipo de proyectos de outsourcing con garantías, aprovechando todas sus ventajas y disminuyendo considerablemente sus riesgos. Cumplimiento escrupuloso de las Normativas Utilizando BPMS, las Normativas de cualquier organización se cumplen por necesidad, tanto las de tipo interno como externo y de obligado cumplimiento. Mejora de las Relaciones Personales (Empleados y Externos) Satisfacción y Productividad mediante el entorno de Información, Comunicación y Colaboración entre el personal de la empresa y con externos (clientes, proveedores, etc.). Automatización de la Gestión del Conocimiento BPMS induce a desarrollar mecanismos de captación, estructuración y transmisión del conocimiento útil poniéndolo al servicio de quien lo necesita, y en el momento en que lo necesita. Beneficios, Inversión y otros Costes y Riesgos Otros Beneficios no Operativos

12 El ROI que genera la utilización de un BPM en cualquier tipo de empresa BPM | Intranet | Gestión Documental | Gestión de Contenidos | Comercio Online | Reglas de Negocio - www.auraportal.com Los tres factores del ROI de los Proyectos BPM La Inversión y los costes de un Proyecto BPM depende de muchos factores, siendo los más determinantes el Alcance del proyecto, la Metodología a aplicar y las Herramientas a implantar. Es muy importante también tener en cuenta los costes que supone mantener operativo el sistema en el tiempo y la facilidad de implementar futuras mejoras. 12/33 Sobre el Alcance del Proyecto El alcance del proyecto determinará en gran medida su inversión y los costes Pueden acometerse Proyectos Corporativos, de implantación de un solo proceso o de implantación progresiva. Sobre la Metodología a Aplicar El coste de la Metodología a aplicar vendrá definido en función de la participación del personal interno y de consultores externos necesarios para: Realizar el análisis, crear la estructura, modelizar los procesos, crear los elementos de medición, observación, control y análisis y formar al personal. Sobre las Herramientas a implantar - Licencias del Software, Infraestructura Informática (hardware y comunicaciones), la Implantación y la Formación. - Trabajos de Implantación y Mantenimiento del personal técnico. Beneficios, Inversión y otros Costes y Riesgos

13 El ROI que genera la utilización de un BPM en cualquier tipo de empresa BPM | Intranet | Gestión Documental | Gestión de Contenidos | Comercio Online | Reglas de Negocio - www.auraportal.com Los tres factores del ROI de los Proyectos BPM 13/33 Una correcta implementación de una suite BPM mejorará toda la organización, sacará a la luz los puntos débiles y fortalecerá todas sus actividades. Sin embargo, supone un cambio sustancial en la forma de gestionar e incluso entender la forma de trabajar en la empresa, y por tanto, no está exenta de riesgos. Principales Causas de la Desconfianza 1. Desconocimiento de qué es BPM y sus ventajas. 2. Necesidad de disponer de una considerable infraestructura TIC y personal experto. 3. La Complejidad, el Coste y Tiempo de la generación de código en su implantación. Aspectos del Proyecto que Minimizan el Riesgo 1- Sobre el Alcance del Proyecto. Implantación directa sobre la Suite BPM vs construir de inicio una infraestructura de procesos de toda la entidad a nivel teórico. 2- Sobre y la Metodología a aplicar en su implantación. Necesidad de llevar a cabo una Gestión del Cambio planificada, incorporando las estrategias y recursos necesarios para su afrontamiento. 3- Sobre la Herramienta a Implantar. Contar con una suite BPM que disponga de potentes herramientas para que no necesite muchos recursos, la modelización sea rápida y contenga todas las capacidades que la empresa necesita. Beneficios, Inversión y otros Costes y Riesgos

14 El ROI que genera la utilización de un BPM en cualquier tipo de empresa BPM | Intranet | Gestión Documental | Gestión de Contenidos | Comercio Online | Reglas de Negocio - www.auraportal.com Conocer las Dificultades de Determinar el ROI de un Proyecto BPM así como la forma de Evaluarlo 14/33 ✓ Entendemos perfectamente que la Gerencia de las empresas exija cifras concretas sobre el retorno de la inversión que van a realizar pero, simplemente, es imposible generalizar. Cada Proyecto BPM es totalmente diferente, y no solo en cuanto al Tamaño de empresa, el Sector o el Tipo de Negocio, sino: - Al Alcance del proyecto y a la Metodología a utilizar - Y a las Herramientas a implantar (por citar solo los factores básicos). 4 4 3 3 1 1 Visión General de la Gestión por Procesos Resultados Reales obtenidos en Proyectos BPM 2 2 La Evaluación del Impacto Económico de los Proyectos BPM Los Factores que determinan el ROI de los Proyectos BPM Objetivo

15 El ROI que genera la utilización de un BPM en cualquier tipo de empresa BPM | Intranet | Gestión Documental | Gestión de Contenidos | Comercio Online | Reglas de Negocio - www.auraportal.com El Alcance y la Metodología Aplicada La Evaluación del Impacto Económico El alcance y metodología del proyecto BPMS condicionará en gran medida los elementos que determinan el ROI. Básicamente: Beneficios, Costes y Riesgos. Ejemplos: - Proyecto Corporativo vs Implantación de un solo Proceso. En el cálculo de la relación entre el beneficio y el coste, no es lo mismo la implantación de un solo proceso que un Proyecto Corporativo (beneficios a largo plazo pero costes inmediatos). - Cloud vs Adquisición de Licencias. No es lo mismo un Proyecto tradicional mediante adquisición de licencias que mediante Cloud (Implementación y Mantenimiento sin inversiones en infraestructuras ni en licencias software). - Proyecto Escalable vs Infraestructura Empresarial. No es lo mismo acometer proyectos BPM construyendo completas infraestructuras empresariales o diseñando macroprocesos “perfectos” (con alto coste y el riesgo evidente de que nunca lleguen a funcionar de la forma prevista) que comenzar por la creación e inmediata puesta en marcha de procesos que se irán continuamente mejorando. - Y no es lo mismo acometer un proyecto de implantación de la Gestión por Procesos a nivel puramente teórico (sin intervención de personal de sistemas ni costes de herramienta) que implantarlo sobre una suite BPM que, aunque se evitan estos costes, se optimizan y automatizan los procesos, se controla su cumplimiento y proporciona los análisis necesarios para su mejora continua. ¿Cómo influye en el ROI el Alcance del Proyecto y Metodología utilizada? 1 15/33

16 El ROI que genera la utilización de un BPM en cualquier tipo de empresa BPM | Intranet | Gestión Documental | Gestión de Contenidos | Comercio Online | Reglas de Negocio - www.auraportal.com La Evaluación del Impacto Económico Una Metodología adecuada para conseguir un rápido ROI 2 Si BPM es visión, enfoque o forma de entender la empresa, su implementación debe ser un Proyecto Corporativo. Un enfoque que se ha revelado como muy eficaz para acometer un proyecto de implementación de BPMS es: Dimensionar el objetivo del proyecto a nivel global para darle coherencia entrando lo menos posible en los detalles. E ir implementando los procesos (que se irán continuamente mejorando) poco a poco en la medida que la organización sea capaz de 'digerir' el cambio de forma no traumática. Si no es posible un enfoque corporativo: - Implementar un proceso sencillo pero de gran impacto (por ejemplo, en ahorro de tiempos y/o costes). - El éxito de este primer proyecto permitirá a sus sponsors plantear con argumentos más sólidos la conveniencia de plantear el Proyecto Corporativo. En general, la Metodología más acertada es siempre la que propone el proveedor de la herramienta BPM. Por ejemplo, con AuraPortal, la implantación de un proceso puede hacerse directamente sobre la herramienta BPM, y sin necesidad de programación. Así se ahorra una enorme cantidad de tiempo y coste. 16/33 El Alcance y la Metodología Aplicada

17 El ROI que genera la utilización de un BPM en cualquier tipo de empresa BPM | Intranet | Gestión Documental | Gestión de Contenidos | Comercio Online | Reglas de Negocio - www.auraportal.com Las Herramientas a Implantar La Evaluación del Impacto Económico 17/33 Para lograr un rápido Retorno de la Inversión, tan importante es la Metodología a aplicar como las Herramientas que lo soportan. Sobre las Herramientas cabe destacar varios aspectos relacionados con los Tiempos/Costes y la Flexibilidad, tanto de la implantación como de las modificaciones de los procesos durante su vida útil. Como por ejemplo: - Integraciones. No es lo mismo un proyecto en el que se deban hacer múltiples integraciones con todo tipo de dispositivos y con aplicaciones legacy, que integraciones simples con aplicaciones web (o procesos sin integraciones). - Única Herramienta vs Varias. Hay suites BPM que ya incorporan todas las herramientas de Modelado, Ejecución y Control e Inteligencia de negocio, mientras que otras se adquieren por separado (incluso de proveedores externos), con el consiguiente incremento de costes y que, además, exigen un importante trabajo por parte de especialistas. - Funcionalidades. Tampoco es lo mismo que la suite BPM lleve ya incluidas muchas funcionalidades que permiten una gestión integral de los procesos que tenerlas que integrar. O en el peor de los casos, que tengan que trabajar por separado (con la consiguiente falta de efectividad). - Modelización de los Procesos. Y, sobre todo, no es lo mismo implantar BPMS que precisan de mucha programación para modelizar los procesos que una suite BPM de última generación que limita la utilización de programación tanto en la implantación como en la mejora continua de los Procesos. ¿Cómo influye en el ROI las Herramientas implantadas? 3

18 El ROI que genera la utilización de un BPM en cualquier tipo de empresa BPM | Intranet | Gestión Documental | Gestión de Contenidos | Comercio Online | Reglas de Negocio - www.auraportal.com La Evaluación del Impacto Económico Una Herramienta adecuada para conseguir un rápido ROI 4 Además de que las herramientas deben ofrecer una sólida garantía, según nuestra experiencia, son dos las causas de la mayor parte de los fracasos de los proyectos realizados: 1. Su complejidad y coste. Con un BPMS tradicional (que necesite bastante programación ) poner en marcha un proceso requiere trabajos de gran envergadura que le resultan a la empresa muy costosos en utilización de recursos, tiempo y dinero. Con estos BPM el Retorno de la Inversión solo es posible a muy largo plazo y solo en algunos procesos específicos (no todos). Pero ¿Hay BPMS que no necesitan programación ? Hasta ahora, los BPMS no habían contado con una tecnología suficientemente avanzada pero hoy día, Sí. Y puede reducirse hasta el 80% del trabajo de implementación de Procesos Complejos. 2. No contener las Funcionalidades y Capacidades necesarias para gestionar adecuadamente las actividades que se realizan en la entidad. - Funcionalidades Básicas : Modelador de Procesos, Motores de Orquestación, Diseñador de Formularios, Herramientas de Inteligencia de Procesos y Herramientas de Integración. - Funcionalidades Avanzadas : Intranet / Extranet, Reglas de Negocio, Gestión Documental y de Contenidos, Case Management, Workflow Libre, Tratamientos Distribuidos, Comercio Electrónico, etc. Estas funcionalidades deben estar totalmente intregradas para que sean efectivas. 18/33 Las Herramientas a Implantar

19 El ROI que genera la utilización de un BPM en cualquier tipo de empresa BPM | Intranet | Gestión Documental | Gestión de Contenidos | Comercio Online | Reglas de Negocio - www.auraportal.com La Evaluación del Impacto Económico ¿Cómo asegurarnos de que se trata de la Herramienta adecuada? 5 La selección de la herramienta adecuada para la automatización de los procesos de la empresa es un asunto de vital importancia. Para asegurarse que se selecciona la herramienta BPM que realmente se necesita: 1- En primer lugar hay que comprobar la impecable trayectoria de la casa proveedora. Se puede obtener esta información a través de los informes de expertos y la opinión de los clientes. Al final del próximo capítulo, se exponen las opiniones de los principales expertos sobre AuraPortal y otros BPMS del mercado, así como testimonios de usuarios que exponen su experiencia en sus proyectos de implantación de BPM. 2- Luego es necesario ver una demostración de producto (demo) para valorar si contiene todas las funcionalidades que necesita la entidad y su adecuación a los requerimientos de la empresa. 3- Por último, la Prueba Real. Solicitar a cada uno de los fabricantes contendientes que desarrolle y ponga en ejecución un proceso que ya se utiliza o se desea utilizar en la empresa. 19/33 Las Herramientas a Implantar

20 El ROI que genera la utilización de un BPM en cualquier tipo de empresa BPM | Intranet | Gestión Documental | Gestión de Contenidos | Comercio Online | Reglas de Negocio - www.auraportal.com Conocer Resultados Reales obtenidos en la implantación de Proyectos BPM en entidades de distintos sectores y tamaños 20/33 ✓ Para cumplir este objetivo vamos analizar 3 aspectos: 1. Los Valores Estadísticos reales resultado de una encuesta en la que han participado más de 200 empresas y organizaciones. 2. Las Opiniones y los Análisis realizados por Expertos. 3. Testimonios de Clientes que han implantado ya BPMS. 4 4 3 3 1 1 Visión General de la Gestión por Procesos Resultados Reales obtenidos en Proyectos BPM 2 2 Los factores que determinan el ROI de los Proyectos BPM Objetivo La evaluación del Impacto Económico de los Proyectos BPM

21 El ROI que genera la utilización de un BPM en cualquier tipo de empresa BPM | Intranet | Gestión Documental | Gestión de Contenidos | Comercio Online | Reglas de Negocio - www.auraportal.com Factores analizados Resultados obtenidos al implantar AuraPortal Análisis de Costes 11 21/33 Análisis de Ingresos 22 Análisis del tiempo empleado en la gestión de los procesos 33 Análisis de los errores en la gestión de los procesos 44 Análisis de la capacidad analítica y la toma de decisiones 55 Análisis de la eficiencia 66

22 El ROI que genera la utilización de un BPM en cualquier tipo de empresa BPM | Intranet | Gestión Documental | Gestión de Contenidos | Comercio Online | Reglas de Negocio - www.auraportal.com Análisis de Costes Resultados obtenidos al implantar AuraPortal 22/33 En la siguiente figura se puede observar que durante el primer año el porcentaje de los costes tuvo una gran influencia con un desnivel muy pronunciado y estabilizándose más, aunque en progresiva bajada, en el segundo año. El resultado es que las empresas que utilizan AuraPortal BPMS experimentan una reducción media de costes del 47%.

23 El ROI que genera la utilización de un BPM en cualquier tipo de empresa BPM | Intranet | Gestión Documental | Gestión de Contenidos | Comercio Online | Reglas de Negocio - www.auraportal.com Análisis de ingresos Resultados obtenidos al implantar AuraPortal 23/33 Podemos advertir que durante el primer año el porcentaje de los ingresos tuvo una tímida influencia con un desnivel poco pronunciado, pero que fue aumentando de forma progresiva durante el segundo año. El resultado es que las empresas que utilizan AuraPortal BPMS experimentan un aumento medio de ingresos del 19%.

24 El ROI que genera la utilización de un BPM en cualquier tipo de empresa BPM | Intranet | Gestión Documental | Gestión de Contenidos | Comercio Online | Reglas de Negocio - www.auraportal.com Análisis del tiempo empleado en la gestión de los procesos. Resultados obtenidos al implantar AuraPortal 24/33 En esta figura observamos que tanto en el primer como en el segundo año la disminución del tiempo ha sido continua. El resultado es que las empresas que utilizan AuraPortal BPMS experimentan una reducción media del tiempo del 74%.

25 El ROI que genera la utilización de un BPM en cualquier tipo de empresa BPM | Intranet | Gestión Documental | Gestión de Contenidos | Comercio Online | Reglas de Negocio - www.auraportal.com Análisis de los errores en la gestión de los procesos Resultados obtenidos al implantar AuraPortal 25/33 Esta figura nos muestra que durante estos dos primeros años el descenso de los errores que se cometían en los procesos ha disminuido de forma vertiginosa. El resultado es que las empresas que utilizan AuraPortal BPMS experimentan una reducción media de los errores del 88%.

26 El ROI que genera la utilización de un BPM en cualquier tipo de empresa BPM | Intranet | Gestión Documental | Gestión de Contenidos | Comercio Online | Reglas de Negocio - www.auraportal.com Análisis de la capacidad analítica y la toma de decisiones Resultados obtenidos al implantar AuraPortal 26/33 El aumento gradual de la capacidad tanto en el primer como en el segundo año es lo más destacable de esta figura. El resultado es que las empresas que utilizan AuraPortal BPMS experimentan un aumento medio de la capacidad analítica y de toma de decisiones del 83%.

27 El ROI que genera la utilización de un BPM en cualquier tipo de empresa BPM | Intranet | Gestión Documental | Gestión de Contenidos | Comercio Online | Reglas de Negocio - www.auraportal.com Análisis de la eficiencia Resultados obtenidos al implantar AuraPortal 27/33 Se puede observar que durante el primer año el porcentaje de la eficiencia tuvo una gran influencia, con un ascenso muy pronunciado, y estabilizándose más, aunque en progresiva subida, en el segundo año. El resultado es que las empresas que utilizan AuraPortal BPMS experimentan una aumento medio de su eficiencia del 60%.

28 El ROI que genera la utilización de un BPM en cualquier tipo de empresa BPM | Intranet | Gestión Documental | Gestión de Contenidos | Comercio Online | Reglas de Negocio - www.auraportal.com 28/33 Tabla comparativa ¿Qué opinan los expertos sobre AuraPortal?

29 El ROI que genera la utilización de un BPM en cualquier tipo de empresa BPM | Intranet | Gestión Documental | Gestión de Contenidos | Comercio Online | Reglas de Negocio - www.auraportal.com Decision Matrix on BPM 2011 “AuraPortal ha alcanzado una presencia más que significativa entre las empresas con más de 5000 empleados, algo que desde siempre ha sido el punto flaco de los grandes proveedores”. BPM Suites Report 2010 “AuraPortal es una de las más completas y avanzadas soluciones BPMS del mercado, respaldada por una empresa financieramente sólida, con un amplio número de clientes satisfechos de todos los tamaños trabajando desde hace varios años.” A BPM Vendor Worth Checking Out, 2011 “AuraPortal BPMS ofrece muchas otras funcionalidades innovadoras que no son de esperar de un proveedor de sus dimensiones”. Opinión de los principales expertos ¿Qué opinan los expertos sobre AuraPortal? 29/33

30 El ROI que genera la utilización de un BPM en cualquier tipo de empresa BPM | Intranet | Gestión Documental | Gestión de Contenidos | Comercio Online | Reglas de Negocio - www.auraportal.com Business Process Platforms, 2011 “En cuanto a referencia de clientes, AuraPortal tiene una fácil y sólida implementación, y sencilla de usar (tanto para IT como para la gente de negocios). Además, tiene una ágil integración con SAP vía Servicios Web y el portal de SAP”. Magic Quadrant Report 2007 and 2009 “AuraPortal es el ejemplo de la próxima generación de BPMS”. 30/33 Opinión de los principales expertos ¿Qué opinan los expertos sobre AuraPortal?

31 El ROI que genera la utilización de un BPM en cualquier tipo de empresa BPM | Intranet | Gestión Documental | Gestión de Contenidos | Comercio Online | Reglas de Negocio - www.auraportal.com Testimonios de Clientes La completa definición de los procesos permite su fácil evaluación, corrección y mejora y además, ayuda a los usuarios a desarrollar sus tareas rutinarias sin olvidos o retrasos, y sin que necesiten estar mirando a todas horas su agenda. Opinión de: Josu Mendívil – Facultad de Ciencias Sociales y Humanas de la Universidad de Deusto. Hemos ganado muchísimo en flexibilidad y rapidez a la hora de implantar nuevas operativas en la organización o cambiar las existentes, sin necesidad de actualizar procedimientos escritos que luego en la práctica real del día a día pocos conocen, dedicar gran esfuerzo interno para difundirlas o supervisión de personal de calidad en verificar que realmente se están utilizando. Opinión de: David Puente – Traintic El BPMS realiza el reporting automático recogiendo la información del ERP, elaborando los informes y enviando automáticamente a los responsables de departamento, cubriendo todas las necesidades de los mismos. Opinión de: José Martín Martín – Grupo Balfegó 1 2 33 31/33

32 El ROI que genera la utilización de un BPM en cualquier tipo de empresa BPM | Intranet | Gestión Documental | Gestión de Contenidos | Comercio Online | Reglas de Negocio - www.auraportal.com 32/33 Clientes y Partners Destacados Más de 40 países, más de 300 clientes, más de 100 Partners y millones de usuarios repartidos por todo el mundo en nuestros clientes, entre los que cabe destacar: Y muchos más…hasta 430.

33 El ROI que genera la utilización de un BPM en cualquier tipo de empresa BPM | Intranet | Gestión Documental | Gestión de Contenidos | Comercio Online | Reglas de Negocio - www.auraportal.com White Paper, 10 de Enero de 2015 Teléfono: +1 8572390070 | +34 962954497 Web: www.auraportal.com | blog.auraportal.com Medios sociales: AuraPortal está calificado actualmente por firmas de analistas como el más moderno y eficaz sistema de gestión BPM. Vea el extracto del informe de OVUM escaneando el código QR.