1 El workflow: una solución de gestión desmaterializada de los flujos

2  Que es el workflow? Métodos y técnicas que permiten organizar los procesos productivos o administrativos alrededor de documentos electrónicos. El Workflow reúne la Gestión Electrónica de documentos (GED) y la Gestión Electrónica de Proceso (GEP) Introducción al workflow

3 Documentos Un protagonista 1 Un protagonista 2 Un protagonista 3 Distintos tipos de workflow  Workflow Documental Tiene por único objetivo la circulación de los documentos convertidos hasta su (s) destinatario (s) en la empresa. No se adapta a la automatización completa de un proceso de la empresa sino puede no obstante facilitar una parte. Introducción al Workflow

4 Distintos tipos de workflow Workflow procesal permite administrar : Distintas etapas de cada proceso, Tareas a realizar a cada etapa Normas de transición entre cada una ellas. Es estructurado y por tanto estructurante para la organización, pero sigue siendo adaptable a las normas de organización de la empresa Introducción al workflow

5 El workflow procesal: el concepto de proceso Conjunto estructurado: Por acontecimientos, Por operaciones, Resultados consecutivos Quienes contribuyen a la elaboración de un producto o de un flujo Acontecimie nto desencaden ante Resultado final proceso Introducción al workflow

6 Finalidades de un workflow: Optimizar el tiempo de distribución,de investigación y de consulta de los documentos Organizar la gestión de los documentos originales… Mejorar la calidad del servicio ofrecido Sobre los plazos de respuesta a los clientes o usuarios Favoreciendo la creación de las solicitudes y respuestas en soportes multimedia… Introducción al workflow

7 Finalidades de un workflow: Identificar y mantener los procesos Armonizar las normas de gestión Evolucionar la organización de los servicios… Mejorar el seguimiento y el control de las actividades de producción Evolucionar las prácticas de la dirección de proximidad Disponer datos de seguimiento de producción fiables e instantáneo… Introducción al workflow

8 Funcionamiento de un workflow Garantiza ladistribuciónluego eltratamiento desmaterializado decada expediente de conformidad con lasnormasyprocedimientos de laempresa Garantiza la distribución luego el tratamiento desmaterializado de cada expediente de conformidad con las normas y procedimientos de la empresa Workflow utiliza laestructura de gruposen términos deprotagonistasypapeles Workflow utiliza la estructura de grupos en términos de protagonistas y papeles Asigna las tareas a los protagonistas habilitadosa medida del avance de los trabajos (planificación y distribución deltrabajo) Asigna las tareas a los protagonistas habilitados a medida del avance de los trabajos (planificación y distribución del trabajo) Introducción al workflow

9 Principios de funcionamiento de un workflow Conectaautomáticamente lasllamadas a las herramientas de automatización o informáticos Conecta automáticamente las llamadas a las herramientas de automatización o informáticos Mantiene y vuelve accesible todos los documentos electrónicosútiles al tratamiento de cada caso Mantiene y vuelve accesible todos los documentos electrónicos útiles al tratamiento de cada caso Tiene una contabilidad detallada de la ejecución de las tareasy proporciona estadísticassobre las actividades de los protagonistas. Tiene una contabilidad detallada de la ejecución de las tareas y proporciona estadísticas sobre las actividades de los protagonistas. Introducción al workflow

10 Funcionalidades de un workflow Modelización: Los procesos están representados gráficamente (gráfico de tipo diagrama de Estados). Seguimiento: ¿Antecedentes de las tareas realizadas para un asunto (Quién? ¿Cuándo? Qué?). Estadísticas: ¿Cuánto documentos tratados por unidad de tiempo, por protagonista, por papel, por unidad de organización? Rebasamiento medio de los plazos… Tablero de borde: ¿Dónde están los asuntos en curso? Existencias de documentos en curso Introducción al workflow

11 Presentación general de VATIO

12 Vatio (WATT): Workflow de Asistencia a las Tareas Técnicas Es un workflow de distribución y procesamiento, para el tratamiento de las demandas cotizantes en Urssaf, que estén en formato papel o en un formato desmaterializado. ¿Quién es VATIO?

13 Vatio se coloca en la familia de aplicaciones “imagen”, que en la Recaudación, agrupa: LAD (MOZO DE CUADRAS SWT), aplicación de lectura automática de los documentos, GED (DOCUBASE), gestión electrónica de documentos, requisito previo a su instalación en Urssaf ¿Quién es VATIO?

14 Vatio es desarrollado por medio de: Lotus Notes y de Docubase (herramientas de conexión) ¿Quién es VATIO?

15 El Proceso de desmaterialización

16 ¿Quién es VATIO? Vatio y el medio ambiente GED

17 Organización general Documentoscontribuyendo @ Fichamultimedia 2 - PreAjusteRMR DNS 1 - Numeración 5 - Tratamiento asuntos en los circuitos de workflow 3 - Generación documentos 4 - Distribución 6 - Archivado de los asuntos + + ++ ++++ ++ ++ ++ ++

18 Vínculos inter aplicativos VATIO DOCUBASE SNV2 VEGA32 Autómatas STAR BCC DCL MOZO DE CUADRAS Investigación global Gestión de las cuentas que contribuyen Lectura automática de documentos Gestión Electrónica de documentos Sistema de integración de servicios de automatización Aplicación de ofimática Consulta de la cuenta contribuyendo en línea Investigación GED bases multi, criterios multi y multi organismos Worklow de distribución y procesal Plataformas multimedia Gestión de la relación telefónica con el que contribuye

19 El referencial documental El plano de clasificación documental Los índices tienen una parte preponderante en el éxito del Workflow: son la prenda de una definición y de una localización correctos en el circuito VATIO ad hoc El plan de clasificación determina también la estructura de archivado y los métodos de investigación en la base GED

20 Principios de codificación Disponer de una codificación de los documentos VATIO distinta o no de la codificación GED Gestión de una tabla de los sinónimos WATT/GED Enmendar el referencial documental existente de las características propias de los documentos VATIO Entrantes generadores o Adjuntos salientes Tipología de documentos adjuntos El referencial documental

21 Cualificación de un documento VATIO Generador Generador de asunto VATIO Un correo papel convertido Fax Una ficha multi medios de comunicación agarrada por un gestor (telf., visita…) Una ficha llama por teléfono transmitida por un centro de llamada Correo electrónicos (DCL) Un mismo código tipo de documento

22 El referencial documental Cualificación documento VATIO Adjunto Adjunto a un asunto VATIO en curso Documentos transmitidos por el cotizante Interface VATIO/ ofimática Proyección auto. del asunto sobre fijación V2 Piezas justificantes Correos libres Un código modelo por naturaleza de documento Un código modelo genérico o por familia Un código modelo por modelo de correo Un código modelo por naturaleza de producto V2 Notificaciones V2 Correos de automatización BCC y VEGA 32

23 La Referencia Nacional Documental (R.N.D.) Una codificación basada en el RFP 5 caracteres, 6 para la función 10 (Control y Comunicación) Los criterios de clasificación: responsabilidad director/ agente-contable, duración de archivado, autorización de destrucción del papel La utilización posible de códigos genéricos El referencial documental

24 .......................................... Documentos papeles GED Ficheros desmaterializados (TIFF) indexados, sellados.......................... VATIO Apoyo de Archivado Destrucción el papel Apoyo de almacenamiento Intermedio asegurado Workflow Docubase Workflow LAD SWT Conversión referencial local  RND.......................... Selección de los documentos papeles.......................... Aproximación de los documentos GEDés para generación de los apoyos El proceso de desmaterialización orienta El referencial documental

25 Las operaciones clave Apertura y definición del correo ØIdentificación parcial o total del correo según organización decidida, competencias para realizar esta operación, cultura imagen existente…. ØArrojar correos según organización elegida para la numeración (por lotes de documentos + criterios de constitución de los lotes) Numerización de correo Ø Por lotes de documentos Ø Primer almacenamiento del índice posible en esta etapa Ø Gestión de mono-página y de multi-páginas La gestión del correo en entrada

26 Las operaciones clave Preindexación de lotes ØIdentificación de los correos efectuada hacia atrás (puede completarse a esta etapa) y de los circuitos de distribución elegidos (un complemento de ajuste puede efectuarse más tarde) ØTratamiento del documento “Generador” y “A vincular” ØGestión de asuntos reorientados hacia la etapa preajuste (tratamientos de excepción) Archivado de justificantes originales La gestión del correo en entrada

27 Presentación global del proceso Apertura Identificación Indexación Archivado Recepción del correo Selección de los correos por naturaleza de flujo Flujo de que contribuye VATIO Constitución de los lotes de numeración Numeración de los lotes Generación de los asuntos VATIO Documentos convertidos (originales) Documentos archivados (originales) Centralizado: servicio del Correo Célula de numeración Célula numeración - Agencia Contable La gestión del correo en entrada … en detalle

28 definición del correo  Dónde?  Quién?  Cómo? ¿Al servicio del correo => ordenaciones locales? ¡En descentralizado =>! circulación física de los documentos… Personal suplementario destinado al “polo entrada” => fija a definir: ¿las tareas distintas de la definición? ¿Personal no permanente a esta unidad =>Identificar las personas aptas o todo el personal por rotación? Competencia sobre el conjunto del referencial documental => amplitud del referencial del organismo Especialización por services=> gestión del turn over La gestión del correo en entrada … con todo detalle

29 Polo Imagen que administra toda la cadena Célula de numeración distinta del servicio correo Agentes especializados =>profil Controlador paso a paso LAD/GED/WATT Nuevas tareas para algunos gestores de cuentas Tratamiento de los lotes (Docubase) Generación de los asuntos (base VATIO): documentos convertidos, y también Ficha Multimedia (ej. procedente de centros de llamadas) Gestión de los asuntos reroutées, de las generaciones de nuevos asuntos (GNA) Control calidad imágenes archivadas en GED La gestión del correo en entrada … con todo detalle ajuste del correo  Dónde?  Quién?  Cómo?

30 La parametrización de VATIO

31 Las carteras El portafolio es el elemento que discrimina la distribución documentos en VATIO En asocio los portafolios con las unidades de trabajo que deben recibir los documentos: Un mismo portafolio es utilizado por tantas unidades que sean necesarias, Una unidad puede utilizar varios portafolios

32 Las carteras La composición de un portafolio se traduce en VATIO por la combinación posible entre varias variables SNV2 (número de cuenta que contribuye, número de persona, nombre de contribuyente, número de grupo, categoría SNV2…) Los portafolios VATIO deben ser coherentes con los portafolios SNV2 Reflexión sobre los portafolios SNV2 existentes Reflexión sobre el código grupo que permite un único mantenimiento del portafolio en el SNV2 y en VATIO

33 Los niveles de organización Los niveles de organización corresponden al organigrama jerárquico de los servicios Ellos están vinculados a los portafolios, ya que a cada nivel de organización es posible asociar uno o más portafolios Sintaxis en VATIO: Identificador (5car. alphanum) + Redacción (50 car. alphanum.)

34 Los niveles de organización Identificar cada unidad (Puede estar compuesta de un único actor) después el modo de distribución del correo (el portafolio). Esta no es una representación fiel de la organización, ya que puede ser necesario crear niveles de organización ficticios Ej : Servicio recaudación (unidad): un agente tiene a cargo el recaudo amigable, otros dos agentes tienen a cargo el recaudo por vía ejecutiva.

35 Los niveles de responsabilidad Los niveles de responsabilidad son equivalentes a la lista jerarquizada de las funciones (al sentido GRH) Sintaxis en VATIO: Identificador (5 car. num) + Redacción (25 car. alphanum.)

36 Los papeles Cada papel resulta de la combinación entre un nivel de organización y un nivel de responsabilidad, y traduce el servicio de pertenencia y la función ocupada Un actor puede desempeñar distintos papeles y un mismo papel puede ser tenido por varios actores En un circuito, se asocia siempre un papel a un estado, en un modelo de distribución se asocia siempre un papel a una etapa de distribución intermedia (fuera de las etapas 1 y 9)

37 Los papeles Todo papel está calificado por cuatro propiedades:  “dirección”  “estadísticas”  “indicadores”  “firma” Es a este nivel que se adaptan la gestión de las ausencias por la apropiación voluntaria y la gestión de los suplentes Sintaxis VATIO: Identificador nivel de organización (5car. alphanum) + Redacción nivel de responsabilidad (25 car. alphanum.)

38 Los papeles Reflexión que debe llevarse previamente al despliegue sobre: La gestión de los papeles de tipo empresario (estructura para la supervisión de las cestas) La gestión de los suplentes prioritariamente en el caso de papeles mono-actores La gestión de las apropiaciones voluntarias sobre los titulares y sobre los suplentes (siempre mono-actores)

39 Principio Asunto Asunto cerrado Estado 1Estado 2Estado 3Estado n Elección de uno Acontecimiento Tareas a efectuar para cambiar de estado Cada estado es asociado a un rol El tratamiento del asunto: principios CIRCUITO

40 Principio Asunto Solicitud de RMR Asunto cerrado Examen DREstado 2Estado 3Estado n El tratamiento del asunto: ejemplo Admisible, Inadmisible, Incompleta… Transacción V2, Correspondencia Formularios… CIRCUITO

41 El tratamiento del asunto: los tipos de circuitos Cortos Largos Medios Circuitos que incluyen varios estados y varios papeles Circuitos que incluyen varios estados y varios papeles con Cambios de estado automático Distribución y circuito implicando 1 ó 2 Estados

42 Las 4 fases de tratamiento del asunto Apropiación de el asunto Apertura de Vatio Seguimiento de el asunto Desarrollo de el asunto 1. etapa 2. etapa 3. etapa 4. etapa  

43 Presentación del asunto en la cesta del protagonista  

44 Desarrollo del asunto En todas las etapas del circuito, se asiste al actor en términos de procedimiento y herramientas + + + + + + + + + + + + + + + + + +  

45 Un sistema de ayuda de decisiones para la gestión de los asuntos que debe seleccionarse en la lista predefinida en función del estado que deben efectuarse antes de pasar al estado siguiente (en función del acontecimiento seleccionado)   actividades que debe efectuarse antes de seleccionar un acontecimiento

46 La ficha técnica Asociar las referencias técnicas a los distintos Estados de un circuito o unos circuitos  

47 El comentario del asunto La ficha “comentario” no es modificable, fechada y firmada.  

48 Los antecedentes del asunto ¿Quién? ¿Qué? ¿Cuándo? Para una mejor respuesta frente al contribuyente, antecedentes del asunto están inmediatamente disponibles  

49 Los correos

50 La expedición de los correos  

51 Los tratamientos de excepción El actor puede, en cualquier momento, actuar sobre el circuito por tratamientos derogatorios  

52   El seguimiento del asunto Para la claridad del funcionamiento, VATIO pone a disposición: Una tabla de indicadores referentes a los documentos en curso de distribución y sobre los asuntos en curso de circuito Estadísticas + + + +