1 ELABORACIÓN E INTEGRACIÓN DEL EXPEDIENTE DE AUDITORÍAInstituto de Capacitación y Desarrollo en Fiscalización Superior (ICADEFIS)
2 Objetivo El servidor público de la EFSL será capaz de elaborar e integrar el expediente auditoría y proponer o diseñar cambios en el contenido o metodología de integración guiándose por los criterios y mejores prácticas internacionales. 2
3 Contenido I. MARCO NORMATIVO1. Normas para la Fiscalización de la Cuenta Pública 2. Normas de Auditoría (INTOSAI) II. MARCO CONCEPTUAL 1. Papeles de Trabajo 2. Índices, Cruces, Marcas y Llamadas de auditoría III. TIPOS DE EXPEDIENTES QUE SOPORTAN LA FUNCIÒN FISCALIZADORA Y SU ESTRUCTURA 1. Generalidades y Tipos de Expedientes 2. Expediente Técnico con motivo de la no solventación del pliego de observaciones IV. SUPERVISIÓN DEL TRABAJO DE AUDITORÍA V. CASOS PRÁCTICOS 3
4 I.- MARCO NORMATIVO 4
5 1.- NORMAS PARA LA FISCALIZACIÓN DE LA CUENTA PÚBLICA5
6 NORMAS PARA LA FISCALIZACIÓN DE LA CUENTA PÚBLICASON EL CONJUNTO DE DISPOSICIONES QUE LOS SERVIDORES PÚBLICOS DE LA ASF DEBEN OBSERVAR EN EL DESARROLLO DE SUS FUNCIONES, Y SE CLASIFICAN EN: PERSONALES INDEPENDENCIA CONOCIMIENTO TÉCNICO Y CAPACIDAD PROFESIONAL CUIDADO Y DILIGENCIA PROFESIONALES CAPACITACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE PLANEACIÓN SELECCIÓN DE SUJETOS Y OBJETOS DE AUDITORÍA EXAMEN Y EVALUACIÓN DE LOS SISTEMAS DE CONTROL DE DESARROLLO PROGRAMACIÒN DEL DESARROLLO OBTENCIÓN DE EVIDENCIA SUPERVISIÓN DEL TRABAJO PAPELES DE TRABAJO DATOS E INFORMACIÓN EVALUACIÓN Y RESERVA DE LOS RESULTADOS PRESENTACIÓN Y CONFIRMACIÓN DE RESULTADOS RECOMENDACIONES Y ACCIONES QUE LA ASF PROMUEVE EL INFORME DE AUDITORÍA EL DICTAMEN DE AUDITORÍA DE LOS INFORMES INSTITUCIONALES EL INFORME DE RESULTADOS DE LA REVISIÓN Y FISCALIZACIÒN DE LA CUENTA PÚBLICA EL ANÁLISIS DEL INFORME DE AVANCE DE GESTIÓN FINANCIERA LOS DEMÁS INFORMES INSTITUCIONALES DE SEGUIMIENTO EMISIÓN Y CONTROL DE LAS ACCIONES PROMOVIDAS EXPEDIENTE TÉCNICO JURÍDICO Y SU DICTAMEN TÉCNICO SEGUIMIENTO DE LA ATENCIÓN DE ACCIONES PROMOVIDAS EXPEDIENTE DE SEGUIMIENTO DEL FINCAMIENTO DE RESPONSABILIDADES RESARCITORIAS EXPEDIENTE TÉCNICO JURÍDICO Y SU DICTAMEN TÉCNICO DE NO SOLVENTACIÓN PROCEDIMIENTO 6 DE CALIDAD ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
7 2.- NORMAS DE AUDITORÍA DE LA INTOSAI7
8 NORMAS DE AUDITORÍA (INTOSAI)DEFINICIÓN: CONSTITUYEN UNA GUÍA MÍNIMA PARA EL AUDITOR, QUE LE AYUDA A DETERMINAR LA AMPLITUD DE SU ACTUACIÓN Y LOS PROCEDIMIENTOS QUE DEBEN APLICARSE EN LA FISCALIZACIÓN. LAS NORMAS DE AUDITORÍA O FISCALIZACIÓN CONSTITUYEN LOS CRITERIOS O LA MEDIDA CON LOS QUE SE EVALÚA LA CALIDAD DE SUS RESULTADOS. LAS NORMAS DE AUDITORÍA DE LA INTOSAI, EN LOS APARTADOS SIGUIENTES DESTACAN QUE: 3.2.3 LA SUPERVISIÓN DEBE ESTAR DIRIGIDA TANTO AL CONTENIDO COMO AL MÉTODO DE LA FISCALIZACIÓN. ESTO SUPONE QUE: LOS DOCUMENTOS DE TRABAJO CONTENGAN LAS PRUEBAS QUE SIRVAN DE FUNDAMENTO SUFICIENTE Y ADECUADO A LAS CONCLUSIONES, RECOMENDACIONES Y OPINIONES EXPRESADAS. 3.5.5 LOS AUDITORES DEBEN JUSTIFICAR DOCUMENTALMENTE, DE MANERA ADECUADA, TODOS LOS HECHOS RELATIVOS A LA FISCALIZACIÓN, INCLUSO LOS ANTECEDENTES Y LA EXTENSIÓN DE LA PLANEACIÓN, DEL TRABAJO REALIZADO Y DE LOS HECHOS PUESTOS DE MANIFIESTO. 8
9 NORMAS DE AUDITORÍA (INTOSAI)3.5.6 UNA DOCUMENTACIÓN ADECUADA ES IMPORTANTE POR DIVERSAS RAZONES: PARA CONFIRMAR Y FUNDAMENTAR LAS OPINIONES E INFORMES DEL AUDITOR PARA INCREMENTAR LA EFICIENCIA Y LA EFICACIA DE LA AUDITORÍA COMO FUENTE DE INFORMACIÓN EN LA PREPARACIÓN DE LOS INFORMES O EN LA RESPUESTA A LAS PREGUNTAS DE LA ENTIDAD FISCALIZADA O DE OTRAS PARTES INTERESADAS COMO PRUEBA DEL CUMPLIMIENTO POR PARTE DEL AUDITOR DE LAS NORMAS DE AUDITORÍA PARA FACILITAR LA PLANEACIÓN Y LA SUPERVISIÓN COMO AYUDA AL DESARROLLO PROFESIONAL DEL AUDITOR COMO AYUDA PARA GARANTIZAR QUE LOS TRABAJOS DELEGADOS HAN SIDO REALIZADOS SATISFACTORIAMENTE Y COMO PRUEBA DEL TRABAJO REALIZADO, PARA FUTURAS REFERENCIAS. 3.5.7 EL AUDITOR DEBE TENER EN CUENTA QUE EL CONTENIDO Y LA DISPOSICIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE TRABAJO REFLEJAN SU GRADO DE PREPARACIÓN, EXPERIENCIA Y CONOCIMIENTO. LOS DOCUMENTOS DE TRABAJO DEBEN SER LO SUFICIENTEMENTE COMPLETOS Y DETALLADOS COMO PARA PERMITIR A UN AUDITOR EXPERIMENTADO, QUE NO HAYA TENIDO PREVIA RELACIÓN CON LA AUDITORÍA, DESCUBRIR A TRAVÉS DE ELLOS EL TRABAJO REALIZADO PARA FUNDAMENTAR LAS CONCLUSIONES. 9
10 II.- MARCO CONCEPTUAL 10
11 1.- PAPELES DE TRABAJO 11
12 CONCEPTO DE PAPELES DE TRABAJOES EL CONJUNTO DE CÉDULAS Y DOCUMENTOS QUE CONTIENEN: LA INFORMACIÓN OBTENIDA POR EL AUDITOR EN SU REVISIÓN, LA DESCRIPCIÓN DE LAS PRUEBAS DE AUDITORÍA REALIZADAS, LOS PROCEDIMIENTOS APLICADOS, LOS RESULTADOS OBTENIDOS Y LAS ANOTACIONES QUE CONSIDERA NECESARIAS CON LOS CUALES SUSTENTA Y APOYA LAS OBSERVACIONES, RECOMENDACIONES, ACCIONES, OPINIONES Y CONCLUSIONES CONTENIDAS EN EL INFORME CORRESPONDIENTE. LA OPINIÓN DEL AUDITOR SE RESPALDA EN LA EVIDENCIA CONTENIDA EN PAPELES DE TRABAJO. EL GRADO DE CALIDAD CON EL QUE SE DEBEN DE PLANEAR, PREPARAR, ELABORAR, SUPERVISAR Y CONSERVAR, DISTINGUE EL NIVEL DE PROFESIONALISMO CON QUE SE EJECUTA LA FUNCIÓN DE AUDITORIA. DE AHÍ LA IMPORTANCIA DE CONOCER Y DOMINAR LAS REGLAS Y TÉCNICAS BÁSICAS PARA LA ELABORACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO. 12
13 LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJOIDENTIFICAN EL SUJETO FISCALIZADO. IDENTIFICAN EL PROGRAMA, ÁREA O RUBRO, FECHA DE ELABORACIÓN, NOMBRE Y FIRMA DEL AUDITOR Y FIRMA DEL RESPONSABLE DE GRUPO, COMO EVIDENCIA DE SUPERVISIÓN. DEBEN SER COMPLETOS, EXACTOS Y CLAROS. CONTENER FUENTES DE INFORMACIÓN CRUCES, MARCAS Y REFERENCIAS. PULCROS, ORDENADOS Y LEGIBLES. EN CASO DE RESPONSABILIDADES O ARQUEOS SE ELABORARÁN CON BOLÍGRAFO DE TINTA NEGRA O EN COMPUTADORA. SU MANEJO Y CUSTODIA ES EXCLUSIVO DEL GRUPO DE AUDITORÍA. SU INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL POR LO QUE SÓLO LOS CONSULTARÁN LOS AUDITORES, SALVO REQUERIMIENTO DE AUTORIDAD COMPETENTE. 13
14 REGLAS PARA ELABORAR CÉDULAS DE AUDITORÍAPREVIAS A SU DESARROLLO ESTUDIAR LA NECESIDAD DE FORMULARLOS. PLANEAR SU DISEÑO. DETERMINAR EL ÍNDICE. APROVECHAR LA INFORMACIÓN Y AYUDA QUE PUEDA PROPORCIONAR EL ÁREA AUDITADA. DURANTE SU REALIZACIÓN ANOTAR LOS DATOS EN FORMA COLUMNAR. CAPTAR INFORMACIÓN REALMENTE ÚTIL QUE AYUDE A EVIDENCIAR Y SOPORTAR CONCLUSIONES. INTEREFERENCIAR CÉDULAS ENTRE SÍ (CRUCES). UTILIZAR REDACCIÓN CLARA Y PRECISA. EMPLEAR LETRA LEGIBLE. NO REPETIRLOS EN LIMPIO. REGISTRO INMEDIATO DE OBSERVACIONES. CONSIGNAR FUENTES DE INFORMACIÓN. AL CONCLUIRLOS UNA VEZ CONFORMADOS NO DEBERÁN DESTRUIRSE. MANTENERLOS RESERVADOS SIN EXHIBIRLOS ANTES QUE FINALICE LA REVISIÓN. CONSERVARSE SIEMPRE BAJO CONTROL Y RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR. 14
15 ESTRUCTURA Y DISEÑO DE LAS CÉDULAS DE AUDITORÍALAS CÉDULAS PRESENTAN ESTRUCTURALMENTE TRES PARTES CLARAMENTE DIFERENCIADAS: ENCABEZADO CUERPO CALCE O PIE 15
16 CLASIFICACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO POR SU CONTENIDOA) CÉDULAS SUMARIAS B) CÉDULAS ANALÍTICAS C) CÉDULAS SUBANALÍTICAS O DE DETALLE D) CÉDULA DE RESULTADOS E) CÉDULA DE MARCO CONCEPTUAL F) CÉDULA DE PUNTOS PENDIENTES PRELIMINARES FINALES 16
17 CLASIFICACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO POR SU USOARCHIVO PERMANENTE. ESTÁ INTEGRADO POR UN CONJUNTO DE DOCUMENTOS Y CÉDULAS QUE SE LOCALIZAN EN UNO O VARIOS LEGAJOS ESPECIALES Y SIRVE DE APOYO EN AUDITORÍAS POSTERIORES; SU CONSULTA EVITA QUE SE DUPLIQUE LA TRASCRIPCIÓN INNECESARIA DE CÉDULAS, POR LO QUE SU CONFORMACIÓN INICIA DESDE LA ETAPA DE PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA, AL OBTENER INFORMACIÓN GENERAL DE LAS ÁREAS SUSCEPTIBLES A EVALUAR, (DIRECCIONES DE ÁREA) COMO: LA ESTRUCTURA ORGÁNICA, FUNCIONES, PROCESOS, SISTEMA LEGAL, FISCAL Y DE INFORMACIÓN; INCORPORANDO LOS OBJETIVOS DE AUDITORÍA Y EL PROGRAMA ESPECÍFICO DE REVISIÓN. ARCHIVO CONTINUO. SON LAS CÉDULAS Y DOCUMENTOS QUE SE PREPARAN EN EL DESARROLLO DE LA AUDITORÍA Y QUE SIRVEN PARA: CONSTRUIR UNA PRUEBA DE VALIDEZ DE LA OPINIÓN PLASMADA EN EL INFORME DE AUDITORÍA. RESPALDAR EL AVANCE DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA Y EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS DE LA REVISIÓN. DETERMINAR EL GRADO DE EFICIENCIA, EFICACIA, ECONOMÍA Y EFECTIVIDAD DEL TRABAJO REALIZADO. 17
18 2.- ÍNDICES, CRUCES, MARCAS Y LLAMADAS DE AUDITORÍA18
19 PROPÓSITOS DE LOS ÍNDICESSIMPLIFICAR LA REVISIÓN AL PRESENTAR EN FORMA ORDENADA LOS PAPELES DE TRABAJO. EVITAR DUPLICIDAD DE TRABAJO, YA QUE AL ASIGNAR UN TRABAJO ESPECÍFICO PARA CADA CÉDULA SE ELIMINA EL RIESGO DE QUE SE ELABORE NUEVAMENTE. FACILITAR SU USO EN AUDITORÍAS SUBSECUENTES, YA QUE POR LO GENERAL LOS TRABAJOS SIMILARES SE LOCALIZARÁN CON EL MISMO ÍNDICE. FACILITAR LA IDENTIFICACIÓN PARA LA DISCUSIÓN DE LOS AJUSTES, OBSERVACIONES Y RESULTADOS OBTENIDOS. FACILITAR LA ELABORACIÓN DEL INFORME. NORMAR LA METODOLOGÍA DE LA REVISIÓN CON UN ENFOQUE DE LO GENERAL A LO PARTICULAR. FACILITAR REFERENCIAR INFORMACIÓN, EVITANDO DUPLICAR TRABAJO. PERMITIR IDENTIFICAR A SIMPLE VISTA EL TIPO DE INFORMACIÓN QUE CONTIENE LA CÉDULA. 19 38
20 ÍNDICES DE AUDITORÍA 20
21 CRUCES EL CRUCE TAMBIÉN CONOCIDO COMO “ÍNDICE CRUZADO”, ES LA REFERENCIA ENTRE CIFRAS O INFORMACIÓN QUE SE ENCUENTRAN EN CÉDULAS DIFERENTES, CON EL PROPÓSITO DE: CORRESPONDER O ACLARAR LAS INVESTIGACIONES QUE SE REALIZARON RESPECTO A UNA PARTIDA O CONCEPTO PARA DESAGREGARLA O INTEGRARLA, OPTIMIZANDO LA INFORMACIÓN. FACILITAR LA LABOR DEL TRABAJO DE SUPERVISIÓN. ASEGURAR QUE CORRESPONDAN LAS CIFRAS SUJETAS A EXAMEN Y LAS REALMENTE EXAMINADAS. 21
22 MARCAS DE AUDITORÍA DEFINICIÓN: SON SIGNOS CONVENCIONALES QUE SE ANOTAN JUNTO A LA INFORMACIÓN OBTENIDA POR EL AUDITOR PARA EVIDENCIAR LAS TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA APLICADOS. SUS PRINCIPALES PROPÓSITOS SON: FACILITAR EL TRABAJO Y APROVECHAR EL ESPACIO, AL INDICAR LAS PRUEBAS REALIZADAS EN VARIAS PARTIDAS. AGILIZAR SU SUPERVISIÓN, AL PODER COMPRENDER EN FORMA INMEDIATA EL TRABAJO REALIZADO. SE RECOMIENDA QUE EL DISEÑO DE LAS MARCAS SEA SIMPLE, SE SEÑALEN CON LÁPIZ DE COLOR Y SEAN DISTINGUIBLES, CON EL PROPÓSITO DE FACILITAR SU IDENTIFICACIÓN. LAS MARCAS ESTÁNDAR SON AQUÉLLAS QUE UTILIZAN UN GRUPO DE AUDITORES, CUYO SIGNIFICADO ES INTERPRETADO DE LA MISMA MANERA POR CUALQUIERA DE LOS AUDITORES DEL GRUPO. 22
23 MARCAS DE AUDITORÍA 23
24 MARCAS DE AUDITORÍA 24
25 LLAMADAS DE AUDITORÍA SON SIGNOS QUE EXPLICAN ALGÚN CONCEPTO O CIFRA ANOTADO EN LOS EXPEDIENTES DE AUDITORÍA. IDENTIFICAN DATOS EN UNA MISMA CÉDULA CON LA DESCRIPCIÓN SINTETIZADA DEL HALLAZGO, OBSERVACIÓN GENERADA O NOTA ACLARATORIA. NOTA: EN EL EXPEDIENTE DE AUDITORÍA SE UTILIZAN LAS MARCAS Y LLAMADAS NECESARIAS SEGÚN LOS PAPELES DE TRABAJO Y DOCUMENTACIÓN SOPORTE; ASIMISMO, SE PUEDEN AGREGAR OTRAS QUE NO SEAN ESTÁNDAR. 25
26 III.- TIPOS DE EXPEDIENTES QUE SOPORTAN LA FUNCIÓN FISCALIZADORA Y SU ESTRUCTA26
27 1.- GENERALIDADES Y TIPOS DE EXPEDIENTES27
28 GENERALIDADES TIPOS DE EXPEDIENTESEXPEDIENTE: SE CONFORMA CON EL SOPORTE DOCUMENTAL QUE SUSTENTA LA FISCALIZACIÓN EN SUS DIFERENTES PROCESOS. TIPOS DE EXPEDIENTES LOS EXPEDIENTES QUE SE INTEGRAN EN LAS ÁREAS SUSTANTIVAS PARA SOPORTAR LA FUNCIÓN FISCALIZADORA SON LOS SIGUIENTES: DE AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO TÉCNICO DE PROMOCIÓN DE RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA SANCIONATORIA OTROS AUDITORÍAS SOLICITADAS A LAS EFSL SITUACIONES EXCEPCIONALES ARCHIVO PERMANENTE 28
29 EXPEDIENTE DE AUDITORÍADEFINICIÓN: ES EL CONJUNTO DE PAPELES DE TRABAJO DONDE SE REGISTRAN, SUSTENTAN Y PRESENTAN LOS ANÁLISIS DERIVADOS DE LA APLICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA, QUE PERMITEN RESPALDAR Y COMPROBAR LOS RESULTADOS DE LAS REVISIONES PRACTICADAS POR LOS SERVIDORES PÚBLICOS, Y EN SU CASO, POR LOS PROFESIONALES DE AUDITORÍA INDEPENDIENTES CONTRATADOS Y HABILITADOS PARA TAL FIN; LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN PROPORCIONADA POR LA ENTIDAD FISCALIZADA U OTRA INSTANCIA, Y LA GENERADA POR LA PROPIA AUDITORIA SUPERIOR, EN EL CURSO DE LA AUDITORÍA. 29
30 OBJETIVOS DEL EXPEDIENTE DE AUDITORÍALOS OBJETIVOS DEL EXPEDIENTE DE AUDITORÍA SON LOS SIGUIENTES: CONSTITUIR LA EVIDENCIA DOCUMENTAL, ANTE CUALQUIER INSTANCIA ADMINISTRATIVA O LEGAL, DE LA APLICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA PARA ALCANZAR EL OBJETIVO Y RESULTADOS DE LA REVISIÓN; ASÍ COMO LA OPINIÓN EMITIDA. INTEGRAR Y ORGANIZAR LA EVIDENCIA DOCUMENTAL Y ESCRITA DE LA PLANEACIÓN Y EL DESARROLLO DE LA AUDITORÍA. FACILITAR LA REVISIÓN, SUPERVISIÓN Y EVALUACIÓN DEL TRABAJO DE AUDITORÍA. PROPORCIONAR ELEMENTOS PARA EFECTUAR REVISIONES SUBSECUENTES Y PARA DAR CONTINUIDAD A LOS PROCESOS DE SEGUIMIENTO DE LAS OBSERVACIONES-ACCIONES EMITIDAS Y DE FINCAMIENTO DE RESPONSABILIDADES RESARCITORIAS. 30
31 REGLAS DE EJECUCIÓN PARA LA INTEGRACIÓN DEL EXPEDIENTE DE AUDITORÍAEL LINEAMIENTO PARA LA INTEGRACIÓN DE LOS EXPEDIENTES DISPONE LAS SIGUIENTES REGLAS PARA LA INTEGRACIÓN DEL EXPEDIENTE DE AUDITORÍA: TODOS LOS PROCEDIMIENTOS APLICADOS DEBEN ESTAR DOCUMENTADOS CON LOS PAPELES DE TRABAJO CORRESPONDIENTES. LAS CÉDULAS DE TRABAJO EN SUS DIFERENTES MODALIDADES DEBEN CONTENER LOS DATOS REQUERIDOS EN CADA UNO DE LOS FORMATOS QUE Y DEBEN ELABORARSE CON CLARIDAD, PULCRITUD Y EXACTITUD. LAS CÉDULAS DE TRABAJO DEBEN ACOMPAÑARSE DE LA DOCUMENTACIÓN SUFICIENTE, COMPETENTE, RELEVANTE Y PERTINENTE OBTENIDA POR MEDIO DE LAS TÉCNICAS DE AUDITORÌA Y PRUEBAS APLICADAS PARA SUSTENTAR EL ANÁLISIS REALIZADO, MISMA QUE PUEDE SER PRESENTADA EN CUALQUIER MEDIO, IMPRESO O MAGNÉTICO; SALVO AQUELLOS CASOS EN LOS QUE, POR SU ALCANCE, SÓLO SE VIERTE EL ANÁLISIS REALIZADO SEÑALANDO EN ELLAS LA FUENTE DE INFORMACIÓN. LAS CÉDULAS DE TRABAJO (SUMARIAS, ANALÍTICAS, SUBANALÍTICAS Y DE RESULTADOS DEBEN SER ELABORADAS (EN ALGUNOS CASOS) CON TINTA O EN COMPUTADOR E INTEGRARSE A LOS EXPEDIENTES DE AUDITORÍA. PARA UNIFORMAR SU ELABORACIÓN, SE APLICAN LOS FORMATOS GENÉRICOS ESTABLECIDOS. 31
32 REGLAS DE EJECUCIÓN PARA LA INTEGRACIÓN DEL EXPEDIENTE DE AUDITORÍAPARA REFERENCIAR LA INFORMACIÓN DE UNA CÉDULA DE TRABAJO O UN DOCUMENTO CON OTRO, DEBEN ESTABLECERSE CRUCES, LOS CUALES SE ANOTARÁN TAN CERCA COMO SEA POSIBLE DE LOS DATOS, CIFRAS, CONCEPTOS U OBSERVACIONES. TRATÁNDOSE DE MEDIOS MAGNÉTICOS SE ESPECIFICARÁ EL NOMBRE DE ARCHIVO CORRESPONDIENTE SEÑALANDO SU LOCALIZACIÒN FÌSICA EN EL PIE DE LA CÉDULA. LOS ÍNDICES, CRUCES, MARCAS Y LLAMADAS DE AUDITORÍA UTILIZADOS EN LAS CÉDULAS DE TRABAJO, DEBEN CONSIGNARSE EN COLOR ROJO, O EN SU CASO, MEDIANTE EL USO DE LA COMPUTADORA. EL SIGNIFICADO DE LAS MARCAS Y LLAMADAS DE AUDITORÍA DEBE QUEDAR REGISTRADO DENTRO DE LA MISMA CÉDULA, O BIEN EN LA CÉDULA DE MARCAS ESTÁNDAR. LOS FORMATOS QUE SE GENEREN DENTRO DE LOS PROCESOS DE: PLANEACIÓN, DESARROLLO Y TÉRMINO DE LA AUDITORÍA DEBERÁN CONTENER LA SIGUIENTE LEYENDA “ESTE DOCUMENTO FORMA PARTE DE UN EXPEDIENTE CLASIFICADO COMO RESERVADO”. LOS LEGAJOS DE AUDITORÍA DEBEN SEÑALAR EN EL EXTREMO SUPERIOR DERECHO EL TIPO DE DOCUMENTACIÓN QUE CONTIENEN: RESERVADA O CONFIDENCIAL. 32
33 REGLAS DE EJECUCIÓN PARA LA INTEGRACIÓN DEL EXPEDIENTE DE AUDITORÍAES RESPONSABILIDAD DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS LA GUARDA Y CUSTODIA DE LOS EXPEDIENTES DE LAS AUDITORÍAS A SU CARGO. LOS EXPEDIENTES DE AUDITORÍA SE DEBERÁN INTEGRAR FÍSICAMENTE CON LOS LEGAJOS QUE SE REQUIERAN, CON BASE EN EL VOLUMEN DE DOCUMENTOS ELABORADOS Y RECOPILADOS EN LA REVISIÓN PRACTICADA. LAS COPIAS SIMPLES Y FOTOSTÁTICAS DE DOCUMENTOS RECOPILADOS QUE SE INCORPOREN A LOS LEGAJOS DE LOS EXPEDIENTES DE AUDITORÍA Y QUE CONSTITUYAN EVIDENCIA EN LA DETECCIÓN DE PRESUNTAS IRREGULARIDADES QUE AFECTEN AL ESTADO EN SU HACIENDA PÚBLICA FEDERAL O ESTATAL, O AL PATRIMONIO DE LAS ENTIDADES FISCALIZADAS, QUE NO SE HAYAN ACLARADO DURANTE EL PROCESO DE AUDITORÍA, DEBERÁN CERTIFICARSE POR EL SERVIDOR PÚBLICO FACULTADO PARA TAL FIN, DE ACUERDO A LA NORMATIVA APLICABLE DE LA ENTIDAD FISCALIZADA, O EN SU DEFECTO, POR NOTARIO PÚBLICO. YA QUE ESTÉN INTEGRADOS LOS PAPELES DE TRABAJO SE DEBEN FOLIAR TODOS LOS DOCUMENTOS DE ACUERDO A LO SIGUIENTE: LOS ÍNDICES DE CADA LEGAJO NO DEBEN FOLIARSE CADA LEGAJO SE FOLIARÁ EN FORMA INDEPENDIENTE LAS FOJAS QUE CONTENGAN INFORMACIÓN EN ANVERSO Y REVERSO SE DEBEN FOLIAR EN AMBOS LADOS. 33
34 ESTRUCTURA DEL EXPEDIENTE DE AUDITORÍAARCHIVO CONTINUO EL ARCHIVO CONTINUO SE INTEGRARÁ EN EL ORDEN SIGUIENTE: CARÁTULA DE IDENTIFICACIÓN EN CADA LEGAJO DEL EXPEDIENTE. EL ÍNDICE GENERAL DE PAPELES DE TRABAJO, EN EL PRIMER LEGAJO Y, EN LOS LEGAJOS SUBSECUENTES, EL ÍNDICE PARTICULAR. LA VERSIÓN DEFINITIVA DEL INFORME DE AUDITORÍA. LOS DOCUMENTOS QUE SUSTENTAN LA PLANEACIÓN DE LOS TRABAJOS DE AUDITORÍA: PROPUESTA DE REVISIÓN AUTORIZADA. EL PROGRAMA DE ACTIVIDADES PARA EL DESARROLLO QUE INCLUYA LAS ACTIVIDADES DE SUPERVISIÓN. LOS OFICIOS Y ACTAS ADMINISTRATIVAS QUE SUSTENTAN LA FORMALIZACIÓN DE LOS TRABAJOS DE AUDITORÍA: OFICIO DE NOTIFICACIÓN A LAS ENTIDADES O MUNICIPIOS FISCALIZADOS SOBRE SU INCLUSIÓN EN EL PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS. OFICIO DE ORDEN DE AUDITORÍA. ACTA DE FORMALIZACIÓN E INICIO DE LOS TRABAJOS DE AUDITORÍA. OFICIO DE AUMENTO, DISMINUCIÓN O SUSTITUCIÓN DE PERSONAL ACTUANTE, EN CASO DE APLICAR CAMBIOS EN EL GRUPO DE AUDITORÍA COMISIONADO. 34
35 LOS DOCUMENTOS QUE SUSTENTAN EL DESARROLLO DE LA AUDITORÍA:OFICIO DE SOLICITUD DE DOCUMENTACIÓN COMPLEMENTARIA, EN CASO DE QUE EN LA EJECUCIÓN SE REQUIERA SOLICITAR DOCUMENTACIÓN ADICIONAL PARA COMPLEMENTAR EL ANÁLISIS, SE INCLUIRÁN LOS OFICIOS DE RESPUESTA DEL ENTE, Y EN SU CASO LOS OFICIOS DE SOLICITUD DE PRÓRROGA Y CONCESIÓN O NEGATIVA DE LA SOLICITUD. CÉDULA DE INTEGRACIÓN DEL ALCANCE DE LA AUDITORÍA. OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE REUNIÓN DE PRESENTACIÓN DE RESULTADOS Y OBSERVACIONES PRELIMINARES, (PRECONFRONTA). ACTA DE LA REUNIÓN DE PRESENTACIÓN DE RESULTADOS Y OBSERVACIONES PRELIMINARES, (PRECONFRONTA). OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE REUNIÓN PARA LA PRESENTACIÓN DE RESULTADOS FINALES Y OBSERVACIONES PRELIMINARES. ACTA DE PRESENTACIÓN DE RESULTADOS FINALES Y OBSERVACIONES PRELIMINARES. ACTA ADMINISTRATIVA CIRCUNSTANCIADA DE AUDITORÍA, EN CASO DE APLICAR POR OBSTACULIZACIÓN DE LA ENTIDAD FISCALIZADA O POR INCUMPLIMIENTO A LA ENTREGA DE INFORMACIÓN SOLICITADA. LOS DOCUMENTOS QUE SUSTENTAN EL DESARROLLO DE LA AUDITORÍA: LA GUÍA DE AUDITORÍA. LA EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO QUE ACREDITE LOS MÉTODOS UTILIZADOS Y QUE COMPRENDE, EN SU CASO, EL CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO. 35
36 LAS CÉDULAS DE TRABAJO, ORDENADAS PROGRESIVAMENTE CONFORME A LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA APLICADOS, Y EL SOPORTE DOCUMENTAL: CÉDULAS SUMARIAS, ANALÍTICAS, SUBANALÍTICAS CÉDULA DE INTEGRACIÓN DEL ALCANCE DE LA AUDITORÍA INFORME DE SUPERVISIÓN OFICIO DE ORDEN DE VISITA DOMICILIARIA (EN SU CASO) ACTA INICIAL DE VISITA DOMICILIARIA (EN SU CASO) ACTA FINAL DE VISITA DOMICILIARIA (EN SU CASO) OFICIO DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN DE TERCEROS (EN SU CASO) OFICIO DE SOLICITUD DE INTERVENCIÓN DE LA INSTANCIA DE CONTROL COMPETENTE OFICIO DE COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS A LA AUTORIDAD TRIBUTARIA (EN SU CASO). OFICIOS: COMUNICACIONES QUE SE GENEREN EN EL DESARROLLO DE LA AUDITORÍA. CÉDULAS DE RESULTADOS, EN CASO DE QUE SE HAYA OPTADO POR SU ELABORACIÓN PARA ANEXARSE AL ACTA ADMINISTRATIVA DE LA REUNIÓN DE PRESENTACIÓN DE RESULTADOS Y OBSERVACIONES PRELIMINARES O AL ACTA DE PRESENTACIÓN DE RESULTADOS FINALES Y OBSERVACIONES PRELIMINARES. 36
37 EXPEDIENTE DE SEGUIMIENTODEFINICIÓN: ES EL CONJUNTO DE PAPELES DE TRABAJO QUE CONTIENEN LAS EVIDENCIAS PROPORCIONADAS POR LOS ENTES FISCALIZADOS O AUTORIDADES COMPETENTES, RELACIONADA CON LAS OBSERVACIONES Y EL ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN REALIZADA PARA DARLAS POR CONCLUIDAS, E INCLUYE DOCUMENTACIÓN DE LA EMISIÓN DE ACCIONES SUPERVENIENTES DERIVADAS DEL SEGUIMIENTO. 37
38 OBJETIVOS DEL EXPEDIENTE DE SEGUIMIENTOLOS OBJETIVOS DEL EXPEDIENTE DE SEGUIMIENTO SON LOS SIGUIENTES: CONSTITUIR LA EVIDENCIA DOCUMENTAL, ANTE CUALQUIER INSTANCIA ADMINISTRATIVA O LEGAL, DE LAS OBSERVACIONES Y ACCIONES QUE EMITE LA ASF, A LOS ENTES FISCALIZADOS, DERIVADAS DE LA REVISIÓN DE LA CUENTA PÚBLICA. FACILITAR LA REVISIÓN, SUPERVISIÓN Y EVALUACIÓN DEL SEGUIMIENTO DE LAS OBSERVACIONES Y ACCIONES. PROPORCIONAR ELEMENTOS PARA EFECTUAR REVISIONES SUBSECUENTES. EVIDENCIAS 38
39 REGLAS DE EJECUCIÓN PARA LA INTEGRACIÓN DEL EXPEDIENTE DE SEGUIMIENTOEL LINEAMIENTO PARA LA INTEGRACIÓN DE LOS EXPEDIENTES DISPONE LAS SIGUIENTES REGLAS PARA LA INTEGRACIÓN DEL EXPEDIENTE DE SEGUIMIENTO: LOS LEGAJOS DE AUDITORÍA DEBEN SEÑALAR EN EL EXTREMO SUPERIOR DERECHO EL TIPO DE DOCUMENTACIÓN QUE CONTIENEN: RESERVADA O CONFIDENCIAL. POR CADA AUDITORÍA REALIZAD POR PERSONAL DE LA ASF O DE PROFESIONALES INDEPENDIENTES HABILITADOS SE DEBE INTEGRAR UN EXPEDIENTE DE SEGUIMIENTO PARA EL CONTROL Y PRONTA LOCALIZACIÓN DE LOS TIPOS DE ACCIONES SIGUIENTES: RECOMENDACIÓN AL DESEMPEÑO SOLICITUD DE ACLARACIÓN SE PUEDE INTEGRAR UN LEGAJO POR CADA ACCIÓN PROMOVIDA DEPENDIENDO DE LA COMPLEJIDAD DE LA INFORMACIÓN PARA LA ATENCIÓN DE LA RECOMENDACIÓN, LA RESPUESTA DEL ENTE FISCALIZADO, CONJUNTAMENTE CON EL DICTAMEN TÉCNICO SIMPLIFICADO SE PODRÀ INTEGRAR AL EXPEDIENTE DE AUDITORÍA Y NO SERÀ NECESARIO INTEGRAR EL EXPEDIENTE DE SEGUIMIENTO LOS PAPELES DE TRABAJO DE SEGUIMIENTO DEBERÁN REFLEJAR OPORTUNAMENTE TODOS LOS ESTADOS DE TRÁMITE Y SE INTEGRARÁN CONFORME VAYA EVOLUCIONANDO, INCLUIDA LA EVALUACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN RECIBIDA. LOS EXPEDIENTES DEBEN INCLUIR LAS CÉDULAS DE TRABAJO QUE COMPRUEBEN LA INTEGRACIÓN DE LOS MONTOS OBSERVADOS, FIRMADAS POR EL AUDITOR ENCARGADO DEL SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES PROMOVIDAS. 39
40 REGLAS DE EJECUCIÓN PARA LA INTEGRACIÓN DEL EXPEDIENTE DE SEGUIMIENTOLOS EXPEDIENTES DEBEN FOLIARSE, Y DEBEN CONTENER LAS FIRMAS DEL PERSONAL QUE LOS INTEGRÓ, REVISÓ Y SUPERVISÓ, EN LA 1ª Y ÚLTIMA FOJA; EN LAS CÉDULAS DE SEGUIMIENTO DE CONTROL INTERNO Y DEMÁS CÉDULAS DE TRABAJO, DEBEN CONTENER ADEMÁS EL NOMBRE Y FIRMA DEL PERSONAL QUE LAS ELABORÓ, REVISO Y SUPERVISÓ. LOS EXPEDIENTES DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DE ACCIONES PROMOVIDAS SON RESPONSABILIDAD DEL TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA AUDITORA. 40
41 ESTRUCTURA DEL EXPEDIENTE DE SEGUIMIENTOEL EXPEDIENTE DE SEGUIMIENTO SE INTEGRARÁ EN EL ORDEN SIGUIENTE: CARÁTULA DE IDENTIFICACIÓN EN CADA LEGAJO DEL EXPEDIENTE. LA PORTADA DEL SEGUIMIENTO, AL INICIO DE CADA EXPEDIENTE DE SEGUIMIENTO EL ÍNDICE GENERAL DE PAPELES DE TRABAJO DEL SEGUIMIENTO. LAS CÉDULAS DE RESULTADOS QUE SOPORTAN LAS ACCIONES PROMOVIDAS LAS CÉDULAS DE TRABAJO ADICIONALES (ANALÍTICAS O SUBANALÍTICAS) QUE EN SU CASO ELABORE EL AUDITOR. COPIA DEL OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE LA ACCIÓN PROMOVIDA. CÉDULA DE SEGUIMIENTO DE CONTROL INTERNO. LA DOCUMENTACIÓN SOPORTE ENTREGADA POR EL ENTE FISCALIZADO O POR INSTANCIA COMPETENTE. DICTÁMENES TÉCNICOS PARA LA CONCLUSIÓN DE LAS ACCIONES OFICIOS Y MINUTAS QUE EN SU CASO SE EMITAN (ENVÍO DE DICTÁMENES Y DE EXPEDIENTES TÉCNICOS, OPINIONES, ETC.) 41
42 EXPEDIENTE TÉCNICO PARA LA PROMOCIÓN DE RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA SANCIONATORIADEFINICIÓN: ES EL CONJUNTO DE DOCUMENTACIÓN QUE SOPORTA LAS IRREGULARIDADES DETECTADAS DURANTE EL TRANSCURSO DE LA FISCALIZACIÓN DE LA CUENTA PÚBLICA Y QUE DEMUESTRA LA PROBABLE RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS E INCLUYE LA NEGATIVA DE LAS PERSONAS PARA ENTREGAR, TOTAL O PARCIALMENTE, LA INFORMACIÓN O DOCUMENTACIÓN REQUERIDA POR LOS AUDITORES. 42
43 OBJETIVOS DEL EXPEDIENTE TÉCNICOLOS OBJETIVOS DEL EXPEDIENTE TÉCNICO PARA LA PROMOCIÓN DE RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA SANCIONATORIA SON LOS SIGUIENTES: CONSTITUIR LA EVIDENCIA DOCUMENTAL, QUE SE ENTREGA A LAS INSTANCIAS DE CONTROL COMPETENTES SOBRE LAS IRREGULARIDADES DETECTADAS EN EL DESEMPEÑO DE SUS FUNCIONES, CARGOS O COMISIONES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS FACULTADOS PARA TAL FIN. INTEGRAR Y ORGANIZAR LA EVIDENCIA DOCUMENTAL Y ESCRITA DE LA PLANEACIÓN Y EL DESARROLLO DE LA AUDITORÍA. FACILITAR LA INTEGRACIÓN DE LOS EXPEDIENTES TÉCNICOS, PARA SU NOTIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO. 43
44 REGLAS DE EJECUCIÓN PARA LA INTEGRACIÓN DEL EXPEDIENTE TÉCNICOEL LINEAMIENTO PARA LA INTEGRACIÓN DE LOS EXPEDIENTES DISPONE LAS SIGUIENTES REGLAS PARA LA INTEGRACIÓN DEL EXPEDIENTE TÉCNICO PARA LA PROMOCIÓN DE RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA SANCIONATORIA (PRAS): LAS PRAS QUE SE NOTIFIQUEN DEBEN REMITIRSE ACOMPAÑADAS DE COPIA CERTIFICADA DEL EXPEDIENTE QUE SUSTENTA LA PROMOCIÓN RESPECTIVA. SE DEBERÁN NOTIFICAR LAS PRAS SUPERVENIENTES DEL SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES PROMOVIDAS EL PROCEDIMIENTO PARA REMITIR LOS EXPEDIENTES TÉCNICOS ES COMO SIGUE: SE ENVÍA EL OFICIO PARA REMITIR EL EXPEDIENTE TÉCNICO QUE SUSTENTA LAS PROMOCIONES DE RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA SANCIONATORIA Y SE ANEXA EL EXPEDIENTE TÉCNICO DEBIDAMENTE CERTIFICADO. SE NOTIFICA LA PRAS DERIVADA DE LA REVISIÓN DE LA CUENTA PÚBLICA, A LA INSTANCIA DE CONTROL COMPETENTE MEDIANTE EL OFICIO DE PROMOCIONES DE RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA SANCIONATORIA SE NOTIFICA LA PRAS DERIVADA UNA ACCIÓN SUPERVENIENTE, A LA INSTANCIA DE CONTROL COMPETENTE MEDIANTE EL OFICIO DE PROMOCIÓN DE RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA SANCIONATORIA SUPERVENIENTE Y SE ANEXA EL EXPEDIENTE TÉCNICO DEBIDAMENTE CERTIFICADO. 44
45 ESTRUCTURA DEL EXPEDIENTE TÉCNICOEL EXPEDIENTE DE TÉCNICO SE INTEGRARÁ EN EL ORDEN SIGUIENTE: EN EL CASO DE IRREGULARIDADES DERIVADAS DE LA REVISIÓN DE LA CUENTA PÚBLICA EL ÍNDICE DEL EXPEDIENTE TÉCNICO. LA CÉDULA ANALÍTICA DE LA IRREGULARIDAD, FIRMADA POR QUIEN ELABORA, QUIEN SUPERVISA Y QUIEN AUTORIZA. COPIA DE LOS DOCUMENTOS EN LOS QUE SE ACREDITE LAS CIRCUNSTANCIAS DE MODO, TIEMPO Y LUGAR QUE SOPORTEN LA IRREGULARIDAD O INCUMPLIMIENTO, ASÍ COMO LA PRESUNTA RESPONSABILIDAD DEL INFRACTOR; EN SU CASO LAS CÉDULAS DE TRABAJO DONDE CONSTE LA IRREGULARIDAD DETECTADA. EN EL CASO DE PRAS POR INCUMPLIMIENTO EN LA ENTREGA DE INFORMACIÓN ADEMÁS: COPIA DE LOS OFICIOS CON ACUSE DE RECIBIDO DE LA INFORMACIÓN O DOCUMENTACIÓN SOLICITADA OFICIO DONDE CONSTE LA NOTIFICACIÓN DE LA ACCIÓN PROMOVIDA DE LA QUE NO SE PROPORCIONÓ INFORMACIÓN PARA SU CONCLUSIÓN DOCUMENTO DONDE CONSTE LA NEGATIVA DE PROPORCIONAR LA INFORMACIÓN O DOCUMENTACIÓN REQUERIDA CON EL NOMBRE Y FIRMA DEL SERVIDOR PÚBLICO QUE LO SUSCRIBE, Ó DOCUMENTO DONDE SE DEMUESTRA LA NEGLIGENCIA DE ATENDER LA ACCIÓN PROMOVIDA CON EL NOMBRE Y FIRMA DEL SERVIDOR PÚBLICO QUE LA SUSCRIBE. EN EL CASO DE NO ATENCIÓN DE LA PROMOCIÓN CONFORME A DERECHO POR LA INSTANCIA DE CONTROL COMPETENTE ADEMÁS: DOCUMENTO DONDE CONSTE EL INFORME, EL ACUERDO, LA DETERMINACIÓN O RESOLUCIÓN EMITIDA POR EL TITULAR DE LA INSTANCIA DE CONTROL COMPETENTE QUE NO ATENDIÓ LA PROMOCIÓN. 45
46 OTROS EXPEDIENTE DE AUDITORÍAS SOLICITADAS A LAS EFSL: ES EL CONJUNTO DE DOCUMENTACIÓN GENERADA POR LA ASF Y EL INFORME DE AUDITORÍA, DEBIDO A QUE LOS PAPELES DE TRABAJO Y LA DOCUMENTACIÓN SOPORTE DE LA REVISIÓN QUEDA BAJO LA GUARDA DE LAS PROPIAS EFSL. EXPEDIENTE DE SITUACIONES EXCEPCIONALES REQUERIDAS A LAS ENTIDADES FISCALIZADORAS: ES EL CONJUNTO DE DOCUMENTOS QUE LA ASF REÚNE O ELABORA Y EL INFORME QUE REMITA A LA ENTIDAD FISCALIZADA. 46
47 ARCHIVO PERMANENTE EL ARCHIVO PERMANENTE SE INTEGRARÁ EN EL ORDEN SIGUIENTE: EL MARCO JURÍDICO DEL SUJETO FISCALIZADO QUE INCLUYA ENTRE OTROS, LEYES, REGLAMENTOS, NORMAS Y ACUERDOS APLICABLES A LOS PROGRAMAS BAJO LA RESPONSABILIDAD DEL SUJETO FISCALIZADO. LA ESTRUCTURA ORGÁNICA AUTORIZADA Y FUNCIONAL DEL SUJETO FISCALIZADO, EL CATÁLOGO DE PUESTOS, PERFIL DE PUESTOS, TABULADOR DE SUELDOS, ENTRE OTROS DATOS. LOS MANUALES DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS VIGENTES Y AUTORIZADOS DEL SUJETO FISCALIZADO. LOS ESTADOS FINANCIEROS. DIAGRAMAS DE FLUJO DE OPERACIONES INFORMES DE AUDITORÍAS ANTERIORES Y CONTESTACIONES DEL ÁREA AUDITADA. (PROGRAMAS, SEGUIMIENTOS, ETC.). CONTRATOS (SERVICIOS, COMPRAS, ARRENDAMIENTO, TÉCNICOS, FINANCIEROS, ETC.) OTROS DOCUMENTOS (CORRESPONDENCIA IMPORTANTE DEL SUJETO FISCALIZADO, ACTAS, INFORMES, ETC.) 47
48 2.- EXPEDIENTE TÉCNICO CON MOTIVO DE LA NO SOLVENTACIÓN DEL PLIEGO DE OBSERVACIONES48
49 EXPEDIENTE TÉCNICO CON MOTIVO DE LA NO SOLVENTACIÓN DEL PLIEGO DE OBSERVACIONESDEFINICIÓN: ES EL CONJUNTO DE DOCUMENTACIÓN Y CONSTANCIAS REQUERIDAS, QUE SUSTENTAN LAS IRREGULARIDADES, Y DEBE CONTENER EL SOPORTE DOCUMENTAL DEL DICTAMEN TÉCNICO, QUE SERVIRÁ DE BASE PARA EL PROCEDIMIENTO DE FINCAMIENTO DE RESPONSABILIDADES RESARCITORIAS. 49
50 REGLAS DE EJECUCIÓN PARA LA INTEGRACIÓN DEL EXPEDIENTE TÉCNICOEL LINEAMIENTO PARA EL FINCAMIENTO DE RESPONSABILIDADES RESARCITORIAS DISPONE LAS SIGUIENTES REGLAS PARA LA INTEGRACIÓN DEL EXPEDIENTE TÉCNICO POR FALTA DE SOLVENTACIÓN DEL PLIEGO DE OBSERVACIONES LA DOCUMENTACIÓN QUE INTEGRA EL EXPEDIENTE TÉCNICO SE ORDENARÁ DE MANERA CRONOLÓGICA, SE FOLIAN TODAS Y CADA UNA DE LAS HOJAS QUE LO CONFORMAN, INCORPORANDO POR APARTADO LO SIGUIENTE: ANTECEDENTES RELATIVOS A LA AUDITORIA PRACTICADA A LA ENTIDAD FISCALIZADA. LAS CÉDULAS DE AUDITORIA AL INICIO DE LOS DOCUMENTOS A QUE ÉSTAS HACEN REFERENCIA. LA DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN PROPORCIONADA POR LA ENTIDAD FISCALIZADA EN ATENCIÓN AL PLIEGO DE OBSERVACIONES. EL EXPEDIENTE TÉCNICO SE INTEGRARÁ POR BLOQUES DE DOCUMENTACIÓN, CADA UNO DE LOS CUALES CONSTITUIRÁ UN ANEXO DEL DICTAMEN TÉCNICO Y DEBERÁN QUEDAR IDENTIFICADOS CON SEPARADORES DEBIDAMENTE ROTULADOS. EN CASO DE QUE EL EXPEDIENTE TÉCNICO SEA VOLUMINOSO, INTEGRAR TANTOS LEGAJOS COMO SEA NECESARIO, PARA FACILITAR SU MANEJO, IDENTIFICANDO SU ORDEN Y EL TOTAL DE LEGAJOS QUE CONFORMAN EL EXPEDIENTE TÉCNICO 50
51 ESTRUCTURA DEL EXPEDIENTE TÉCNICOEL EXPEDIENTE TÉCNICO SE INTEGRARÁ EN EL ORDEN SIGUIENTE: ÍNDICE DEL EXPEDIENTE TÉCNICO, EL CUAL DEBE CONTENER NOMBRE, CARGO Y FIRMA DEL PERSONAL QUE PARTICIPÓ, SUPERVISÓ Y AUTORIZÓ LA INTEGRACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN. COPIA CERTIFICADA DEL OFICIO DE ORDEN DE AUDITORÍA EN EL QUE CONSTE SU ACUSE DE RECIBO RESPECTIVO. COPIA CERTIFICADA DEL ACTA DE FORMALIZACIÓN E INICIO DE EJECUCIÓN DE AUDITORÍA, ASÍ COMO LA DEL CIERRE DE LA MISMA. COPIA CERTIFICADA DE LOS OFICIOS DE SOLICITUD DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN EN EL O LOS QUE CONSTEN EL ACUSE DE RECIBO RESPECTIVO, ASÍ COMO DEL O LOS OFICIOS A TRAVÉS DE LOS CUALES SE RECIBIÓ LA DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN. ORIGINAL O COPIA CERTIFICADA DE LAS ACTAS ADMINISTRATIVAS CIRCUNSTANCIADAS QUE, EN SU CASO, SE HUBIEREN LEVANTADO. COPIA DEL INFORME DE AUDITORÍA INTEGRADO EN EL INFORME DEL RESULTADO O EN EL INFORME DE OBSERVACIONES RUBRICADO POR EL PERSONAL AUTORIZADO QUE INTERVINO EN LA AUDITORIA. 51
52 ESTRUCTURA DEL EXPEDIENTE TÉCNICOORIGINAL O COPIA CERTIFICADA DE LAS CÉDULAS DE TRABAJO DE LA IRREGULARIDAD NO SOLVENTADA RELACIONADAS CON LA INTEGRACIÓN DE IMPORTES, CIFRAS Y DATOS QUE FACILITEN LA IDENTIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN INTEGRADA EN EL EXPEDIENTE TÉCNICO DICHAS CÉDULAS DEBERÁN CONTENER NOMBRE, CARGO Y FIRMA DE QUIENES PARTICIPARON EN SU ELABORACIÓN, SUPERVISIÓN Y AUTORIZACIÓN, CUIDANDO QUE LOS AUDITORES QUE FIRMEN LAS CÉDULAS HAYAN ESTADO INCLUIDOS EN LA ORDEN DE AUDITORIA O QUE POSTERIORMENTE HAYAN SIDO FORMALMENTE COMISIONADOS POR EL SERVIDOR PÚBLICO FACULTADO. COPIA CERTIFICADA DE LA DOCUMENTACIÓN OBTENIDA EN LA AUDITORIA O, EN SU CASO, DURANTE EL SEGUIMIENTO DEL PLIEGO DE OBSERVACIONES, QUE SUSTENTE LAS IRREGULARIDADES QUE SE IMPUTAN A LOS PRESUNTOS RESPONSABLES. EN SU CASO, COPIA CERTIFICADA DE LAS NORMAS Y MANUALES INTERNOS QUE FUNDAMENTEN LA IRREGULARIDAD, POR HABER SIDO INOBSERVADOS. 52
53 ESTRUCTURA DEL EXPEDIENTE TÉCNICOEL EXPEDIENTE TÉCNICO DEL PLIEGO DE OBSERVACIONES, ASÍ COMO LA DOCUMENTACIÓN QUE SE HAYA GENERADO CON MOTIVO DE LA FORMULACIÓN DEL PLIEGO DE OBSERVACIONES (ORIGINAL O COPIA CERTIFICADA DEL PLIEGO DE OBSERVACIONES, EL ACUSE DE RECIBO DE LOS OFICIOS DE NOTIFICACIÓN, RESPUESTA AL PLIEGO DE OBSERVACIONES DE LA ENTIDAD FISCALIZADA, EN SU CASO, LOS PAPELES DE TRABAJO ELABORADOS POR LA UNIDAD ADMINISTRATIVA AUDITORA EN LOS QUE CONSTE EL ANÁLISIS DE LA CITADA DOCUMENTACIÓN). ORIGINAL DEL DICTAMEN TÉCNICO POR FALTA DE SOLVENTACIÓN DEL PLIEGO DE OBSERVACIONES. 53
54 IV.- SUPERVISIÓN DEL TRABAJO DE AUDITORÍA54
55 OBJETIVOS DE LA SUPERVISIÓN DEL TRABAJOINCREMENTAR LA CALIDAD DE LAS AUDITORÍAS, A TRAVÉS DE LA REVISIÓN CONSTANTE DEL TRABAJO DEL AUDITOR PÚBLICO, EN FUNCIÓN DE LOS OBJETIVOS PLANTEADOS. BUSCAR QUE EL DESARROLLO DE LAS REVISIONES SE LOGRE CON LA MÁXIMA EFICIENCIA, EFICACIA Y ECONOMÍA, EN APEGO A LAS NORMAS GENERALES DE AUDITORÍA PÚBLICA Y DEMÁS NORMATIVIDAD APLICABLE. LOGRAR QUE LOS AUDITORES DESARROLLEN LA CAPACIDAD NECESARIA PARA LA PRÁCTICA DE LA AUDITORÍA PÚBLICA. ELABORAR LOS PAPELES DE TRABAJO DE TAL FORMA QUE ÉSTOS APOYEN ADECUADAMENTE LOS OBJETIVOS FIJADOS Y PROPORCIONEN INFORMACIÓN OBJETIVA, ADEMÁS DE OBTENER EVIDENCIA SUFICIENTE, COMPETENTE, RELEVANTE Y PERTINENTE. 55
56 OBJETIVOS DE LA SUPERVISIÓN DEL TRABAJOCONOCER DE INMEDIATO Y EN CUALQUIER MOMENTO EL AVANCE DE LA AUDITORÍA. DETERMINAR SI SE HAN APLICADO ÍNTEGRAMENTE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA. ASEGURAR QUE LAS RECOMENDACIONES EFECTUADAS POR EL AUDITOR CONTRIBUYAN A SOLUCIONAR LAS IRREGULARIDADES OBSERVADAS Y A PREVENIR SU RECURRENCIA. 56
57 SUPERVISIÓN DEL TRABAJO DE AUDITORÍADESDE LA PLANEACIÓN HASTA LA RENDICIÓN DEL INFORME Y SU SEGUIMIENTO EL TRABAJO DE AUDITORÍA, DEBE SER CUIDADOSAMENTE SUPERVISADO. LA DEBIDA PLANEACIÓN EJECUCIÓN DEL TRABAJO FORMULACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO NECESARIO RESPALDO DE LAS OBSERVACIONES Y CONCLUSIONES REQUISITOS DE CALIDAD DE LOS INFORMES CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS PARA LA FISCALIZACIÓN SUPERIOR Y PROCEDIMIENTOS DE APLICACIÓN GENERAL LA CORRECTA DETERMINACIÓN, REDACCIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LAS OBSERVACIONES, ASÍ COMO LA CONGRUENCIA Y CALIDAD DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PRE VENTIVAS RECOMENDADAS. DEBE ABARCAR LA VERIFICACIÓN DE: 57
58 V.- CASOS PRÁCTICOS 58
59 “EL CONOCIMIENTO NO BASTA DEBEMOS APLICARLO“EL CONOCIMIENTO NO BASTA DEBEMOS APLICARLO. LA INTENCIÓN NO BASTA DEBEMOS HACERLA REALIDAD” 59 59
60 POR SU PARTICIPACIÓN GRACIASC. P. LAURA OLIVIA VILLASEÑOR ROSALES 60