1 Etapy tworzenia wniosków o płatność
2 Plan prezentacji Podstawowa dokumentacja projektowa 2. Etapy tworzenia wniosku o płatność 3. Korzystanie z podstawowych narzędzi PO KL
3 PODSTAW0WA DOKUMENTACJA PROJEKTOWAWND ADEKWATNE, NIEZBĘDNE, RACJONALNE PROBLEM WSPARCIE REZULTAT WNP Paragraf 10 UMowy BIEŻĄCY MONITORING REZULTATÓW DZIAŁANIA /WYDATKI UCZESTNICY
4 REALIZACJA PROJEKTU / GROMADZENIE I PREZENTACJA DANYCHDANE OSOBOWE STATYSTYCZNE RODZAJE WYKONANYCH PRAC (REALIZACJA HARMONOGRAMU DZIAŁAŃ) PROBLEMY Z REALIZACJĄ PLAN PRAC W KOLEJNYM OKRESIE (W ODNIESIENIU DO HARMONOGRAMU DZIAŁAŃ) WYDATKI PONIESIONE W OKRESIE TRANSZA NA WYDATKI W PRZYSZŁYM OKRESIE EFEKTY DZIAŁAŃ – obserwacja dynamiki wzrostu ANALIZA : Testów Ankiet …
5 SPORZĄDZANIE WNIOSKU O PŁATNOŚĆOcena kwalifikowalności wydatków /Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL/ 2. Bieżąca organizacja i monitoring /koordynacja / zarządzanie/ 3. Obsługa narzędzi PO KL /GWP, Formularz PEFS/
6 MAJĄ BEZPOŚREDNI ZWIĄZEK Z CELAMI PROJEKTUWDATKI W PROJEKCIE MAJĄ BEZPOŚREDNI ZWIĄZEK Z CELAMI PROJEKTU ZGODNE ZE SZCZEGÓŁOWYM BUDŻETEM NIEZGODNE ZE SZCZEGÓŁOWYM BUDŻETEM UWZGLĘDNIONE W SZCZEGÓŁOWYM BUDŻECIE LECZ W INNEJ WYSOKOŚCI ZGODNE Z WYTYCZNYMI I OBOWIĄZUJĄCYM PRAWEM NIEZGODNE Z WYTYCZNYMI I OBOWIĄZUJĄCYM PRAWEM NIE UWZGLĘDNIONE W SZCZEGÓŁOWYM BUDŻECIE
7 ZMIANY W SPOSOBIE WYDATKOWANIA ŚRODKÓWBEZ ZGODY IW NIE MOŻNA: ZWIĘKSZYĆ ŁĄCZNEJ WARTOŚCI WYDATKÓW NA CROSS-FINANCING ZWIĄKSZYĆ ŁĄCZNEJ WARTOŚCI ZADANIA ZARZĄDZANIE PROJEKTEM ZWIĘKSZYĆ ŁĄCZNEJ WARTOŚCI WYNAGRODZENIA PERSONELU ZARZĄDZAJĄCEGO PRZESUNĄĆ MIĘDZY ZADANIAMI WIĘCEJ NIŻ 10 % RÓWNOWARTOŚCI TYCH ZADAŃ /LICZĄC Z PIERWOTNEGO WND; KOSZTY POŚREDNIE NIE SĄ ZADANIEM/ DOKONYWAĆ PRZESUNIĘĆ ŚRODKÓW MIĘDZY LATAMI
8 Częstotliwość składania wnioskówOkreślona w umowie: Nie rzadziej niż raz na 3 miesiące - nie ma obowiązku zachowania pełnego miesiąca rozliczeniowego Składany do 8 dni roboczych po zakończeniu okresu rozliczeniowego, Wniosek końcowy do 30 dni kalendarzowych od zakończenia okresu realizacji projektu.
9 Częstotliwość składania wnioskówW przypadku niezłożenia wniosku o płatność na kwotę lub w terminie określonym przez beneficjenta w zaakceptowanym harmonogramie płatności, od środków pozostałych do rozliczenia naliczane będą odsetki jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność rozliczającego dany wydatek.
10 Cechy dobrego wniosku o płatność:Sporządzony w Generatorze Wniosków Płatniczych w obowiązującej wersji Sporządzony zgodnie z obowiązującą „Instrukcją…”; Podpisany przez osobę do tego upoważnioną; Zawierający wszystkie wymagane załączniki poprawnie sporządzone. Złożony w wersji papierowej oraz w wersji elektronicznej, Spójny z zapisami wniosku o dofinansowanie, dokumentacją projektu, wewnętrznie ze sobą i załącznikami do wniosku o płatność.
11 Zasady sporządzania wniosku beneficjenta o płatność:Postęp rzeczowy = postęp finansowy; Beneficjent wykazuje wydatki poniesione w danym okresie rozliczeniowym z otrzymanych środków dofinansowania oraz w ramach wkładu własnego. Beneficjenta obowiązują limity wydatków wskazane w odniesieniu do każdego zadania w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu oraz ogólnej kwoty wydatków związanych z wynagrodzeniem personelu zarządzającego projektem. P. Rzeczowy = P. Finansowy – tzn. przykładowo, w przypadku gdy w danym okresie rozliczeniowym zrealizowano szkolenie, ale nie została jeszcze zapłacona faktura, we wniosku o płatność nie należy informować o fakcie zrealizowania szkolenia. Informacja na jego temat zostanie wykazana w kolejnym wniosku o płatność, wraz z wydatkami zapłaconymi w związku z jego realizacją. ,np. catering – zapłacono, a nie zapłacono za trenerów i za sale – to wykazywać czy też nie ? "We wniosku o płatność beneficjent wykazuje wydatki poniesione w danym okresie rozliczeniowym z otrzymanych środków dotacji rozwojowej oraz w ramach wkładu własnego. Niemniej jednak, w uzasadnionych przypadkach, w szczególności gdy beneficjent realizuje projekt zgodnie z zakładanym harmonogramem i zmuszony jest finansować podejmowane działania z własnych środków z uwagi na nieotrzymanie kolejnych transz dotacji rozwojowej od IP/IP 2, we wniosku o płatność mogą być wykazywane wydatki sfinansowane z własnych środków beneficjenta".
12 Zasady sporządzania wniosku beneficjenta o płatność:Poniesione wydatki nie muszą być zgodne ze szczegółowym budżetem projektu ale muszą być adekwatne i niezbędne na potrzeby realizacji projektu. Sporządzony na podstawie faktycznie zaksięgowanych i zapłaconych dokumentów księgowych; Jednostki sektora finansów publicznych powinny każdy wydatek kwalifikowalny ująć we wniosku w terminie do 3 miesięcy od dnia jego poniesienia, przy czym wydatek ujęty we wniosku o płatność zgodnie z ww. terminem to wydatek uwzględniony we wniosku o płatność za okres, w którym został poniesiony.
13 Zasady sporządzania wniosku beneficjenta o płatność:Dokumenty księgowe potwierdzające poniesienie wydatków: Co do zasady beneficjent nie musi dołączać kserokopii dokumentów, potwierdzających poniesione wydatki do wniosku o płatność; powinny być archiwizowane w siedzibie beneficjenta i udostępniane w trakcie kontroli, Wraz z pierwszym wnioskiem o płatność należy złożyć pięć dowolnych kopii dokumentów księgowych ujętych do rozliczenia w tym wniosku
14 Dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki są:1. Faktury lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej wraz z dokumentami zapłaty w przypadku płatności gotówkowej wystarczającym dowodem jest faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej z adnotacją np. „zapłacono gotówką” lub „forma płatności – gotówka” lub z innymi dokumentami potwierdzającymi rozchód z kasy beneficjenta; 2. W przypadku wkładu niepieniężnego; dokumenty uzupełniające o wartości dowodowej równoważnej fakturom;
15 3. W przypadku wkładu w postaci dodatków lub wynagrodzeń uczestników projektuoświadczenie składane przez podmioty wypłacające dodatki lub wynagrodzenia pozwalające na identyfikację poszczególnych uczestników projektu oraz wkładu własnego w odniesieniu do każdego z nich.
16 Dokumenty potwierdzające poniesione wydatkiW przypadku amortyzacji tabele amortyzacyjne środków trwałych wraz ze stosownymi dokumentami księgowymi np. w postaci PK lub inne dokumenty wskazujące na wysokość odpisów amortyzacyjnych (również w przypadku jednorazowego odpisu amortyzacyjnego) oświadczenie, iż amortyzowany środek trwały nie został zakupiony z dotacji krajowej lub wspólnotowej podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania Beneficjenta.
17 Opis dokumentów finansowychw ramach PO KL
18 koszty pośrednie rozliczane ryczałtem.Wszystkie dokumenty księgowe dotyczące projektu (oryginały) muszą być prawidłowo opisane, tak aby widoczny był ich związek z projektem. Wyjątek stanowią koszty pośrednie rozliczane ryczałtem. W przypadku takiej konieczności do WUP należy przesłać kopię dokumentu księgowego wraz z jego opisem.
19 Minimalny zakres opisu dokumentów księgowych:numer umowy o dofinansowanie projektu, zapis, że projekt jest współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego, nazwa zadania, w ramach, którego wydatek jest ponoszony, kwota kwalifikowalna lub w przypadku, gdy dokument dotyczy kilku zadań – kilka kwot w odniesieniu do każdego z nich, informacja o poprawności merytorycznej i formalno-rachunkowej dokumentu, odniesienie do ustawy z Prawo zamówień publicznych lub informacja o zastosowaniu zasady konkurencyjności – jeśli jest to konieczne
20 OPIS DOKUMENTÓW FINANSOWYCHWzór opisu dokumentu księgowego Dokument ………(nazwa i numer)………… z dnia ……………….. na kwotę …………………...PLN dotyczy w kwocie …………………...PLN Umowy o dofinansowanie projektu nr ……………………………………. z dnia ……………….w ramach projektu współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego, w tym: 1. kwota wydatku kwalifikowalnego……………………PLN poniesionego w związku z realizacją zadania ……………(numer i nazwa zadania)………. zgodnie z zatwierdzonym Wnioskiem o dofinansowanie projektu, w tym: w ramach cross-financingu………..……….PLN, w ramach kosztów personelu………………….PLN 2. kwota wydatku kwalifikowalnego……………………PLN poniesionego w związku z realizacją zadania ……………(numer i nazwa zadania)………. zgodnie z zatwierdzonym Wnioskiem o dofinansowanie projektu, 3. kwota wydatku kwalifikowalnego……………………PLN poniesionego w ramach kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie faktycznie poniesionych wydatków zgodnie z zatwierdzonym Wnioskiem o dofinansowanie projektu, (w przypadku gdy dokument dotyczy kilku zadań oraz kosztów pośrednich, należy wykazać wszystkie kwoty kwalifikowane w rozbiciu na poszczególne zadania oraz koszty pośrednie według powyższego wzoru) Zakupu dokonano zgodnie z art……….……… Ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004 r., Nr 19, poz. 177 z późn. zm.) lub z zastosowaniem zasady konkurencyjności. Sprawdzono pod względem merytorycznym Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym ………………………………………………………………. ……………………………………………………. (data i podpis osoby upoważnionej) (data i podpis osoby upoważnionej)
21 WNIOSEK O PŁATNOŚĆ
22 Podstawowe części wniosku o płatnośćDane dotyczące projektu i Beneficjenta; Postęp finansowy i rzeczowy realizacji projektu; Uzyskany przychód w okresie objętym wnioskiem; Korekty finansowe; Źródła sfinansowania wydatków projektu; Rozliczenie kwoty dofinansowania i wkładu własnego; Harmonogram płatności na kolejne okresy rozliczeniowe; Planowany przebieg realizacji projektu; Informacja na temat problemów w realizacji projektu wraz z planowanymi środkami zaradczymi Oświadczenia (zgodność projektu z zasadami polityk wspólnotowych, ze stanem faktycznym).
23 Formularz wniosku o płatnośćWNIOSEK BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ 1_WNIOSEK ZA OKRES: od do 2_PROJEKT (1) Program Operacyjny Kapitał Ludzki (2) Priorytet: (3) Działanie: (4) Poddziałanie: (5) Nazwa projektu: (6) Nr umowy/decyzji: jeśli jest aneks to nr aneksu (7) Okres realizacji projektu od do (8) Płatność: zaliczkowa (9) Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem (PLN): (10) Wnioskowana kwota (PLN): kwota tożsama z pierwszą w harmonogramie płatności (10_)
24 Formularz wniosku o płatność 4_Postęp finansowyWszystkie wydatki kwalifikowalne, łącznie z wkładem własnym Lp. Zadania/cele założone we wniosku o dofinansowanie Wydatki określone we wniosku o dofinansowanie projektu (PLN) Wydatki poniesione w okresie rozliczeniowym (PLN) Wydatki kwalifikowalne od początku realizacji projektu (bez wydatków w obecnym okresie rozliczeniowym) (PLN) % realizacji 1 2 3 4 5=(3+4)/2 1.1. Zadanie 1 (nazwa) 1.1.1 … w tym wydatki personelu 1.2 Zadanie 2 (nazwa) 1.2.1 ... w tym wydatki personelu wydatki pośrednie 3. wydatki ogółem: 3,1. w tym VAT 3.2. w tym cross-financing 3.3. w tym wkład niepieniężny (wydatki bezpośr . – cross-fin.) *% z umowy ryczałt 3.4. w tym objęte pomocą publiczną
25 Formularz wniosku o płatnośćPRZYCHÓD – każdy wpływ środków finansowych w ramach projektu pochodzący ze sprzedaży, wynajmu, usług, opłat wpisowych lub innych równoważnych opłat oraz kar umownych które powstaną w związku z realizacją projektu PO KL. Odsetki bankowe nie stanowią przychodu projektu W przypadku przychodu, w sytuacji gdy nie jest możliwe pomniejszenie kolejnych transz dotacji, Ben. Ma obowiązek poinformować IW o uzyskanym przychodzie oraz dokonać zwrotu kwoty przychodu na wskazany przez IW rachunek bankowy. 1) Opłaty ksero za usługi – zakup w projekcie; 2) Sprzedaż wyrobów wytworzonych w ramach projektu np. na szkoleniu
26 Formularz wniosku o płatność7_Korekty finansowe KOREKTA FINANSOWA – dokonywana w przypadku, gdy Beneficjent dostrzegł niekwalifikowalność wydatków wykazanych w złożonych już i zatwierdzonych wnioskach o płatność. Jeśli korekta przewyższa kwotę rozliczanych wydatków we wniosku zostaje ona pomniejszona w całości dopiero w kolejnym wniosku o płatność, w którym możliwe jest jej rozliczenie. W tabeli tej nie ujmowane są korekty wykazane przez kontrolę po zakończeniu czynności kontrolnych.
27 W przypadku rozliczania wydatków inwestycyjnych , należy podać ich kwotęKorekta dotyczy pomniejszenia wydatków z zatwierdzonych wniosków o płatność
28 Formularz wniosku o płatność8_Źródła finansowania jeśli beneficjent otrzymuje dotacje w wysokości 100% wartości projektu, to całość wpisuje w wierszu „budżet państwa”, suma kolumny, przedstawiającej wydatki w okresie rozliczeniowym powinna być zgodna z kolumną 3, wiersz 3 – tabeli 4_
29 4_POSTĘP FINANSOWY REALIZACJI PROJEKTULp. Zadania/cele założone we wniosku o dofinansowanie Wydatki określone we wniosku o dofinansowanie projektu (PLN) Wydatki poniesione w okresie rozliczeniowym (PLN) 1 2 3 1.1. Zadanie 1 (nazwa) 1.1.1 … w tym wydatki personelu 1.2 Zadanie 2 (nazwa) 1.2.1 ... w tym wydatki personelu wydatki pośrednie 3. wydatki ogółem: 3,1. w tym VAT 3.2. w tym cross-financing 3.3. w tym wkład niepieniężny
30 9_ROZLICZENIE KWOTY DOFINANSOWANIA I WKŁADU WŁASNEGO**kwota dofinansowania (PLN) wkład własny (PLN) Ogółem (PLN) budżet państwa budżet jednostki samorządu terytorialnego inne krajowe środki publiczne wkład prywatny 1. Całkowita wartość projektu 2. Środki przekazane dotychczas beneficjentowi w formie zaliczki* 3. Kwota dotychczas rozliczonych środków 4. Kwota rozliczana niniejszym wnioskiem 5. Procent rozliczenia (3+4)/2 (3+4)/1 6. Kwota pozostająca do rozliczenia w kolejnym wniosku 2-(3+4) 1-(3+4)
31
32 WNIOSEK BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆPrzy założeniu, że projekt jest realizowany w okresie Harmonogram płatności[1]) WNIOSEK BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ 1_WNIOSEK ZA OKRES: od do 2_PROJEKT (1) Program Operacyjny Kapitał Ludzki (2) Priorytet: (3) Działanie: (4) Poddziałanie: …………………………………………………………………………………… (5) Nazwa projektu: (6) Nr umowy/decyzji: (7) Okres realizacji projektu od do (8) Płatność: …………………………………………………………………………… (9) Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem (PLN): ,00…………. (10) Wnioskowana kwota (PLN): 10_HARMONOGRAM PŁATNOŚCI NA KOLEJNE OKRESY ROZLICZENIOWE …… 10_HARMONOGRAM PŁATNOŚCI Nr transzy Data przekazania płatności Kwota transzy dotacji rozwojowej Okres za jaki składany będzie wniosek o płatność (od … do …) Kwota planowanych wydatków do rozliczenia Transza 1 Transza 2 70 000 Transza 3 Okres rozliczeniowy Planowane wydatki (PLN) Planowana kwota wnioskowana (PLN) 150 000 (zgodnie z pkt 2_(10) od … do ...
33 Formularz wniosku o płatność10_Harmonogram płatności powinien być zgodny z załączonym do umowy o dofinansowanie projektu, beneficjent może korygować (uaktualniać) harmonogram płatności, ale IP2 może nie wyrazić zgody na zaproponowane przez niego zmiany – dlatego jest to ujęte w informacji do beneficjenta Okres rozliczeniowy należy rozumieć okres rozliczeniowy wskazany w harmonogramie płatności załączonym do umowy
34
35
36 Formularz wniosku o płatność Załączniki do wniosku o płatność: Zał.1 – zestawienie poniesionych wydatków Zał. 2 – szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia Zał. 3 – Wyciągi bankowe z wyodrębnionego rachunku projektu Zał. 4 – Raporty kasowe/oświadczenie o dokonanych płatnościach gotówkowych Ponadto: Formularz PEFS Zał. A do „Zasad sporządzania wniosków o płatność WUP w Krakowie” Zestawienie wydatków związanych z personelem projektu. należy dołączyć do pierwszego wniosku o płatność
37 Zestawienie dokumentów potwierdzającychZałącznik 1 Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem Faktyczna refundacja ze środków dotacji rozwojowej
38 Załącznik nr 1 do wniosku o płatnośćINFORMACJA FINANSOWA dotycząca wniosku ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem Lp. nr dokumentu numer księgowy lub ewidencyjny data wystawienia dokumentu data zapłaty nazwa towaru lub usługi cross-financing (T/N) kwota dokumentu brutto kwota dokumentu netto kwota wydatków kwalifikowalnych w tym VAT źródło finansowania 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 zadanie 1: (nazwa) Zadanie 1 ogółem w PLN zadanie 2: (nazwa) Zadanie 2 ogółem w PLN Koszty bezpośrednie ogółem w PLN Koszty pośrednie* … Koszty pośrednie ogółem w PLN OGÓŁEM KOSZTY w PLN kol.7 - podajemy kwotę, na którą opiewa cały dokument, który wykazujemy w Zestawieniu. Różnica między kwotą dokumentu brutto i netto może wynikać tylko i włącznie kol. 5 –podajemy pełne informacje umożliwiające ocenę kwalifikowalności danego wydatku z podatku VAT!!!
39 Załącznik nr 1 Jeden dokument należy wykazać w jednym zadaniutylko jeden raz (w jednym wierszu). Wyjątkiem są tu jedynie dokumenty: - obejmujące w części wydatki związane z cross-financingiem - np. gdy na jednej fakturze znajdą się wydatki na zakup komputera (które rozliczane są w ramach cross-financingu) oraz na tonery do drukarki, dokument ten umieszczamy w tabeli w dwóch wierszach: w jednym wierszu pokazujemy kwotę w ramach cross-finacingu, w drugim pozostałą kwotę faktury - sfinansowane w części z dofinansowania i w części z wkładu własnego - wówczas w jednym wierszu wpisujemy dokument na kwotę sfinansowaną z wkładu własnego, a w kolejnym wierszu ten sam dokument na kwotę sfinansowaną z dotacji,
40 Załącznik nr 1 Wszystkie dokumenty w załączniku nr 1 do wniosku powinny być wykazywane następująco: w kolumnie 1 należy zamieścić numer dokumentu wskazujący na jego rodzaj w kolumnie 4 należy podawać wszystkie daty zapłaty dokumentu (na pełną kwotę dokumentu, a nie jedynie na kwotę kwalifikowalną) W przypadku wynagrodzeń w kolumnie 4 załącznika nr 1 powinny znaleźć się daty zapłaty wszystkich części składowych kwoty brutto (jeżeli daty są różne). Kol. 4 data zapłaty – w przypadku wkładu niepieniężnego pole nie jest wypełniane.
41 Załączniki nr 1 W przypadku rozliczania dokumentu zawierającego różne stawki podatku VAT, w kolumnie nr 5 załącznika nr 1 do wniosku o płatność (Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem) należy pogrupować asortyment wg. stawek VAT; Wydatki dotyczące personelu powinny być oznaczone we wniosku o płatność literą „P” (w kolumnie 5 Załącznika nr 1 do wniosku o płatność).
42 Załącznik nr 1 W przypadku rozliczania wynagrodzeń w kolumnie nr 5 załącznika nr 1 do wniosku o płatność (Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem) należy wpisać następujące dane: imię i nazwisko funkcja / stanowisko w projekcie (zgodnie z punktem 3.5 wniosku) informacja o rozliczaniu kwoty netto bądź brutto wynagrodzenia (w zależności, jaką kwotę wynagrodzenia Beneficjent rozlicza w danym wniosku o płatność) kwota kwalifikowana wynagrodzenia danej osoby okres za jaki wypłacone jest wynagrodzenie
43 Załącznik nr 1 W przypadku rozliczania kosztów związanych z organizacją szkolenia w kolumnie nr 5 należy podać w przypadku wynajmu sal - okres / datę szkolenia / oznaczenie / nazwę / liczbę godzin / dni wynajmu (w zależności od sposobu opłacania wynajmu sali) w przypadku pracy trenerów – okres / datę szkolenia / oznaczenie / nazwę / liczbę godzin / dni pracy trenera (w zależności od sposobu opłacania pracy trenera) w przypadku usługi cateringowej –jakiego okresu/ jakiego szkolenia dotyczy)
44 Załącznik nr 1 W przypadku rozliczania delegacji w kolumnie 5 załącznika nr 1 należy podać co najmniej następujące informacje: Imię i nazwisko osoby delegowanej Cel wyjazdu i miejsce wyjazdu Datę wyjazdu Opis wydatku w kolumnie 5 załącznika nr 1 powinien zawierać informację o rodzajach zakupionych produktów/usług (np. papier ksero, toner; długopisy; notatniki). Opis wydatku nie powinien ograniczać się jedynie do nazwy pozycji budżetowej z budżetu szczegółowego. Nie ma natomiast konieczności podawania marki zakupionego produktu.
45 Załącznik nr 1 W przypadku rozliczania wydatków poniesionych w ramach cross-financingu należy każdorazowo podawać w kolumnie 5 załącznika nr 1 ceny jednostkowe zakupionego sprzętu. W kolumnie data zapłaty powinna pojawiać się data płatności za towar/usługę kontrahentowi, nie zaś data refundacji – datę refundacji należy wpisywać w kolumnie 5. nr 1
46 Załączniki
47 Szczegółowa charakterystykaZałącznik 2 do wniosku o płatność Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia
48 ZAŁĄCZNIK 2 DO WNIOSKU O PŁATNOŚĆ1.Zgodność danych w odniesieniu do Definicji Deklaracji BO Sprawozdania PEFS Zapisów we wniosku o płatność (5_) Postęp rzeczowy
49 Dodatkowe zasady Co do zasady wydatki powinny być ponoszone z konta projektowego. W przypadku dokonywania refundacji wydatków z konta projektu na konto ogólne beneficjenta należy podawać tytuł przelewu niepozostawiający wątpliwości czego dotyczy dana refundacja. W przypadku dokonania refundacji za kilka wydatków jednym przelewem do wniosku o płatność należy sporządzić zestawienie dokonanych refundacji.
50 Dodatkowe zasady W przypadku dokonywania przelewów dotyczących kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem z rachunku projektu na konto główne Beneficjenta w tytule przelewu rekomenduje się, aby podać za jaki okres refundowane są koszty pośrednie. W celu usprawnienia procesu weryfikacji oraz zatwierdzania złożonych przez Państwo wniosków o płatność prosimy o przyjęcie jednolitego okresu (np. miesięcznie, kwartalnie) za jaki następuje refundacja odpowiedniej kwoty z rachunku projektu
51 Dodatkowe zasady W celu udokumentowania płatności dokonanej w formie gotówkowej należy przedstawić oświadczenie zawierające zestawienie płatności dokonanych gotówką podpisane przez księgowego posiadającego upoważnienie do reprezentowania Beneficjenta (oświadczenie stanowi Załącznik B do niniejszych Zasad) bądź poświadczone za zgodność z oryginałem kserokopie raportów kasowych. Zgodnie z ustawą o swobodzie działalności gospodarczej jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, nie może przekroczyć 15 tyś euro.
52 Dodatkowe zasady W przypadku rozliczania amortyzacji, należy załączyć do dokumentacji wniosku oświadczenie, iż amortyzowany środek trwały nie został zakupiony z dotacji krajowej lub wspólnotowej podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania Beneficjenta. We wniosku o płatność rozliczane powinny być jedynie wydatki poniesione bądź zrefundowane ze środków dotacji.
53 Dodatkowe zasady Dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatków związanych z obsługą konta bankowego (miesięczna opłata za konta + prowizje za przelewy) jest odpowiedni wyciąg bankowy. Prowizje bankowe za wykonane przelewy należy wykazywać w załączniku nr 1 do wniosku o płatność pogrupowane według wspomnianych wyciągów, tzn. w jednym wierszu załącznika nr 1 należy wykazać sumę prowizji pobranych w ramach jednego wyciągu bankowego. W przypadku pobierania przez bank prowizji w momencie dokonania każdego z przelewów, należy w kolumnie 4 Data zapłaty wpisać wszystkie daty pobrania przez bank prowizji bądź okres, w jakim prowizje były pobierane.
54 Dodatkowe zasady W przypadku składania do WUP skorygowanego wniosku o płatność sporządzonego zgodnie z uwagami WUP nie należy do wniosku o płatność wprowadzać zmian innych niż wskazane w uwagach przesłanych przez WUP. Jeżeli jednak takie zmiany są konieczne (wynikają one z uwag WUP, są ich konsekwencją, bądź zauważono błąd we wniosku) należy o tym poinformować w piśmie przewodnim składanym wraz ze skorygowanym wnioskiem o płatność.
55 Dodatkowe zasady Dokument, który w wyniku weryfikacji nie musiał zostać zmieniony nie musi być składany ponownie np. jeżeli w uwagach do wniosku o płatność WUP nie zgłasza się zastrzeżeń do załącznika nr 2 do wniosku o płatność to wspomniany załącznik nie musi być składany ponownie. Wniosek w wersji elektronicznej wraz z załącznikami może zostać złożony do WUP na płycie CD bądź przesłany mailem na adres opiekuna projektu.
56 Dodatkowe zasady Zwroty środków na rachunek WUP w tytule przelewu powinny zawierać poniższe dane: numer umowy, skrócona nazwa beneficjenta, zwrot (w zależności od rodzaju).: 1) środków niewykorzystanych; korekt finansowych ; nieprawidłowości / roku 2011 lub 2012 ; kwota ) odsetek od nieterminowego zwrotu; nieprawidłowości ) kwota z opisem: na wydatki bieżące/majątkowe
57
58 do pobrania na stronach www.efs.gov.pl www.pokl.wup-krakow.plGENERATOR WNIOSKÓW PŁATNICZYCH obowiązująca wersja do pobrania na stronach
59 Weryfikacja i zatwierdzanieOkres weryfikacji – 20 dni roboczych od dnia jego wpłynięcia (okres dla każdej wersji); W przypadku , gdy w ramach projektu dokonywana jest kontrola i złożony został końcowy wniosek o płatność lub jest dokonywana kontrola doraźna – wstrzymanie terminu do dnia przekazania inf. o wykonaniu zaleceń pokontrolnych; W przypadku stwierdzenia błędów/braków – prośba o poprawę wniosku z wyznaczeniem terminu; Prawo żądania przesłania kserokopii dokumentów księgowych;
60 Rozliczenie końcowe projektuBeneficjent zobowiązany jest do złożenia końcowego wniosku o płatność i dokonania zwrotu niewykorzystanych środków; W końcowym wniosku dokonuje się podsumowania monitoringu zrealizowanych wskaźników oraz celów projektu IP2 po zatwierdzeniu końcowego wniosku o płatność dokonuje rozliczenia końcowego projektu, Jeśli z rozliczenia będzie wynikać wyższa kwota do zwrotu niż ta zwrócona – obowiązek zwrotu środków
61 Dziękuję za uwagę