1 EVENTOS Y PATROCINIOS Seminario Nacional de Presidentes y Directores Abril 2011 Miguel Gallardo López Presidente COPARMEX Michoacán

2 DINÁMICA

3 1.EVENTOS ¿ POR QUÉ UN EVENTO?¿ POR QUÉ UN EVENTO? EVENTO COPARMEX VS EL RESTOEVENTO COPARMEX VS EL RESTO 2. PATROCINIOS ¿PORQUÉ CONTRIBUYEN LAS PERSONAS?¿PORQUÉ CONTRIBUYEN LAS PERSONAS? POR DONDE EMPEZARPOR DONDE EMPEZAR PASOSPASOS TIPSTIPS

4 Testimonio sobre mi vida profesional En un evento como este hace 15 años con 318 días justo hasta hoy… –Congreso Internacional de Empresarios Jóvenes TijuanaTijuana Lema: “Nueva visión emprendedora”Lema: “Nueva visión emprendedora”

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6 ¿Qué pasó después del Congreso? Fundar la Comisión de Empresarios Jóvenes en Celaya Presidente Nacional de Empresarios Jóvenes Vicepresidente de la Confederación Iberoamericana de Jóvenes Empresarios Presidente COPARMEX Michoacán

7 UN EVENTO ES…. Es un TESTIMONIO en sí SOLO PALANCA para romper inercias  cambiar ACTITUD

8 UN EVENTO ES UN… PARTEAGUAS EN TU VIDA, EN TU EQUIPO, EN TU SOCIEDAD!!

9 UN EVENTO ES… ALIMENTO PARA TU CENTRO EMPRESARIAL CAMBIAR LA DINÁMICA

10  Bicentenario: Morelia – Conspiración de Valladolid  Presidente de la República: Michoacano  Efecto multiplicador de Turismo en el Estado por: Líderes empresariales  Solidaridad. Rey Juan Carlos 4 razones principales

11 Se debe “respirar ambiente COPARMEX” Eventos COPARMEX vs el resto Eventos COPARMEX vs el resto SENSIBILIDAD “CAMARADERÍA”

12 VALORES COPARMEX -Subsidariedad ESTÁS EN FAMILIA:  Confianza  Desprendimiento  Compartir

13 Eventos COPARMEX vs el resto Eventos COPARMEX vs el resto DETALLES MARIPOSAS REBOZOS DETALLES EN CUARTOS CARTAS DULCES GUITARRITAS FUEGOS PIROTÉCNICOS Película Titanic

14 Eventos COPARMEX vs el resto Eventos COPARMEX vs el resto DETALLES SRITA. MICHOACÁN ESTUDIANTINA VESTIDOS DE ÉPOCA ENTORNO AGRADABLE – VISTA, EDIFICIO HISTÓRICO CANCION COPARMEX

15 Eventos COPARMEX vs el resto EXCELENTES ANFITRIONES TUS INVITADOS SON ESPERADOS ES GENTE MUY ESPECIAL, ES GENTE MUY IMPORTANTE. Ejemplo: Suegros

16 UN EVENTO COPARMEX DEBE MARCAR TU VIDA! Retrospectiva  Oficina Director

17 1.EVENTOS ¿POR QUÉ UN EVENTO?¿POR QUÉ UN EVENTO? EVENTO COPARMEX VS EL RESTOEVENTO COPARMEX VS EL RESTO 2. PATROCINIOS ¿PORQUÉ APORTA LA GENTE?¿PORQUÉ APORTA LA GENTE? POR DONDE EMPEZARPOR DONDE EMPEZAR PASOSPASOS TIPSTIPS

18 FUENTE: - EXPERIENCIAS EVENTOS. -LIBRO PROCURACIÓN DE FONDOS ING. CESAR NAVA. PATROCINIOS … Parte técnica

19 ¿POR QUÉ CONTRIBUYEN LAS PERSONAS ? Porque se les pide. Reconocimiento social, imagen, sentirse importante, pertenecer al grupo. Tradición familiar, agradecimiento a las obras. Por beneficios de imagen, publicidad

20 Temor a las reacciones sociales, por carencias. Se lo pide un amigo que respeta y aprecia. Porque recibe un incentivo fiscal ¿ POR QUÉ CONTRIBUYEN LAS PERSONAS?

21 ¿POR QUÉ debe contribuir? Porque necesitamos de su aportación para lograr los grandes proyectos  Justos, necesarios Queremos a México y haciendo este tipo de eventos, contribuimos a un México mejor.

22 ¿CÓMO INICIAR NUESTRA LABOR? Conocer a fondo la FILOSOFÍA de nuestro organismo, de nuestro EVENTO. DEBO SER EL PRIMER CONVENCIDO

23 ANTES DE EMPEZAR… CONTAR CON UN PRESUPUESTO MUY DEFINIDO DEL EVENTO - Presupuesto de egresos y % a recaudar en patrocinios -Paquetes de patrocinio (Formato) -Clasificación de montos A LOGRAR (Formato)

24 GRANDES EMPRESAS PLATINO (1 millón) TITANI O (750 mil) ORO (500 mil) BRON CE (250 mil) ANTES DEL EVENTO Logo en sitio Web del EventoXXXX Logo en campañas e-mailing de promoción del eventoXXXX Logotipo en Espectaculares del EventoXPXX Logotipo en Escenografía en conferencias de prensaX PX S Logotipo en flyer promocional del eventoX PX S Logotipo en poster promocional del eventoX PX S Logotipo en anuncio emprieso promocional del evento en revistas/diarios que se lleguen a contratarx Exclusividad del girox Derecho de uso de imagen del eventoxxxx DURANTE EL EVENTO Logotipo en GafetesX Logotipo en Programa del eventoXXX Logotipo en escenografía en sala de prensaXXXX Logotipo en Folleto de ponentesXXXX Logotipo en Pendones afuera de los salones de conferenciasXXXX Logotipo en escenografía de los salones de conferenciasXXXX Logotipo en Pantallas dentro y fuera de los recintosXXXX Distribución de papelería diversa y artículos promocionales de la empresa patrocinadoraXXXX Entrega de distinción especial por patrocinador oficialX Placa / Diploma para reconocer al patrocinadorxXXX STAND Y SERVICIOS DE STANDS6x36X33X3 Carnets201263 Rótulo en el autobus de traslado de participantes. Nombre del autobus como la empresa.XX Distribución de promoción en las habitaciones de participantesX DESPUÉS DEL EVENTO Video de memorias del Evento XXXX E-mailing a la base de datos de quien asistió al evento XXXX Inserción de logo en el Artículo del Encuentro Empresarial que saldrá en la Revista Entorno de Coparmex XXXX

25 DonativoMontoImporte 3100,000300,000 550,000250,000 1025,000250,000 1510,000150,000 105,000 50,000 TOTAL 1,000,000 Tabla de patrocinios a lograr

26 ANTES DE EMPEZAR…  MATERIAL DE TU EVENTO Fotos, Información… Video! -Eventos anteriores Ejemplo: Casa

27 ANTES DE EMPEZAR…  UN GRUPO DE VOLUNTARIOS COMPROMETIDOS

28 ¿QUÉ ES UN VOLUNTARIO?  Es un ciudadano comprometido con la sociedad.  Compromiso personal y libre.  Cree en COPARMEX. Ser líder en la comunidad. Tener imagen positiva y prestigio sólido. Contar con relaciones a nivel comercial como personal. Consejeros COPARMEX

29 RELACIÓN PROSPECTO VOLUNTARIO INSTITUCIÓN AMISTAD IDENTIFICACION PROSPECTOVOLUNTARIOINSTITUCIÓN CONFIANZACONOCIMIENTO

30 FLUJO DE SOLICITUD DE PATROCINIOS 1.Lista general de prospectos. 2.Clasificar y ordenar el grado de conocimiento, interés, capacidad económica y voluntarios. (Formato) MANOS A LA OBRA….

31 LISTA DE PROSPECTOS Plantel: A: muchaI: seguroA: Diamante B: regularII. ProbableB: Oro Voluntario: C: pocaIII. DifícilC: Plata D: nadaIV. Muy difícilD: Bronce N. Nombre del prospectoAmistadInterésCapacidad 1 2 3 4 5

32 FLUJO DE SOLICITUD DE PATROCINIOS 3. Hacer cita con anticipación, avisar con tiempo de la cita a voluntarios, recordar cita a voluntarios y confirmar con el Prospecto. 4. Revisar los puntos de la entrevista: monto a solicitar, llevar el material necesario, llegar puntual a la cita junto con tu voluntario cuando sea el caso.

33 FLUJO DE SOLICITUD DE PATROCINIOS 5. Entrevista cordial, hablar primero de lo que le interesa al prospecto, después plantear el caso y la solicitud concreta, definir bien el monto y tipo de apoyo.

34 FLUJO DE DONATIVO 6. Concretar paso a seguir y agradecer. No dejar al aire. DAR SEGUIMIENTO 7.Reportar de inmediato en CUADRO de seguimiento. (Formato en archivo anexo)

35 FLUJO DE UN DONATIVO 8. De lograrse el patrocinio, enviar de inmediato el recibo deducible. 9. Carta de agradecimiento y convenio 11. Abrir expediente del patrocinador, datos personales, empresariales, familiares…

36 FLUJO DE DONATIVO 12. Relaciones Públicas constante con el patrocinador 13.- Informe final del evento y aplicaciones de su patrocinio.

37 FLUJO DE UN DONATIVO 14. El circulo se cierra y se inicia de nuevo, cuando nos da otro patrocinio. 15.Considera a los patrocinadores más sinceros y convencidos, como posibles voluntarios.

38 151515 FLUJO DEL PATROCINIO 15 1 13 2 12 8 11 10 7 9 6 14 4 5 3 Lista de prospectos Clasificarlos Cita Revisar Entrevista Entrevista Invitar y agradecer Reporte de Entrevista Llenar ReciboAgradecimiento Uno por patorcinio Expediente Felicitaciones Informe Final Nuevo Patrocinio Invitar a ser voluntario Fuente: Libro procuración de fondos.

39 TIPS

40 1.- TU PROPIA ACTITUD ES VITAL Si crees en el valor y trascendencia de tu evento Si crees que tu trabajo es por el bien de nuestra patria.. Tienes derecho y debes sentirte orgulloso por ello, estás participando en una actividad necesaria y justa. Se positivo al iniciar la entrevista, estás ofreciendo a tus prospectos la oportunidad e participar en esta importante obra.

41 ¡¡SI CREES QUE NO VAS A PODER, CONCEDIDO NO VAS A PODER!! SI POR LO CONTRARIO CREES QUE VAS A PODER, CONCEDIDO LO VAS A LOGRAR!!

42 2.- NO DESCALIFIQUES A NADIE Benjamín Franklin, en 1750, dijo: ” Mi consejo es que, en primer lugar, solicite un donativo a todos aquellos quienes usted está seguro de que van a dar algo; En seguida aquellos que usted no esta seguro de que aporten algo y muéstreles la lista de los que ya han dado y finalmente, no pase por alto a aquellos quienes usted está seguro que no darán, porque en algunos casos estará equivocado”.

43 3.- EVITA  Abordar un prospecto de manera informal, podemos aprovechar el encuentro casual para solicitar cita, pero la exposición del caso y solicitud del donativo, siempre debe hacerse en una reunión para la que previamente le solicitamos tiempo (30 minutos).  En la medida de lo posible solicitar un patrocinio por teléfono: Desventaja, por la informalidad y porque el prospecto no nos ha concedido su tiempo. (Es mucho más sencillo decir que no por teléfono.)

44 4.- SIEMPRE PREPARATE  Nunca acudas a una cita sin conocer las características de tu prospecto, intereses comerciales, aficiones, proyectos sociales por los que muestra su interés, etc.  Piensa cuales serán los argumentos que más podrán convencer a tu prospecto. NO IMPROVISES

45 5.- SEGUIMIENTO, SEGUIMIENTO, SEGUIMIENTO….  Utiliza tus formatos  Concretiza… Siempre pregúntate ¿cuál es el siguiente paso?  Asegúrate de que el patrocinador este satisfecho de haber contribuido

46 VIDEO ENCUENTRO EMPRESARIAL

47 “AL FINAL DE TODO ESTO.. LA CLAVE ES…

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