1 Ewidencja dorobku i repozytorium Uczelniane Jolanta Stępniak Biblioteka Główna Politechniki Warszawskiej

2 Podstawy formalne – Statut PW Zadania SBI  § 109 ust. 3 – prowadzenie prac bibliograficznych, w tym ewidencja dorobku naukowego, dydaktycznego i technicznego Zasady funkcjonowania SBI  § 110 ust. 5 – zasady gromadzenia, ewidencjonowania, archiwizowania i udostępniania dokumentów elektronicznych tworzących uczelnianą bazę dorobku piśmienniczego, wydawniczego i dydaktycznego określa Senat Zadania dyrektora BG  § 117 ust. 2 – organizuje i nadzoruje funkcjonowanie repozytorium Uczelni Centralna ewidencja dorobku i repozytorium PW 2012-11-21

3 Przesłanki centralizacji ewidencji  Gromadzenie danych do oceny jednostek podstawowych Uczelni oraz nauczycieli akademickich  Wiarygodność i kompletność danych  Obsługa systemu sprawozdawczości na Uczelni i dostarczanie danych do systemów zewnętrznych (np. POL-on, Polska Bibliografia Nauki)  Udostępnianie informacji o dorobku Uczelni (promocja osiągnięć, zwiększenie dostępności informacji wpływa na poprawę pozycji w rankingach)  Większość dużych uczelni w Polsce wprowadziło obowiązek centralnej ewidencji dorobku [zwykle realizowany przez biblioteki] – np. Pol. Wrocławska od 1976r, AGH, Pol. Śląska, Pol. Łódzka, Pol. Białostocka, … uczelnie medyczne Centralna ewidencja dorobku i repozytorium PW 2012-11-21

4 Przesłanki tworzenia Repozytorium  Zapewnienie bezpieczeństwa danych (wieloletnia archiwizacja)  Archiwizacja lokalna nie zapewnia bezpieczeństwa danych w cyklu wieloletnim  Zapewnienie dostępu do dorobku Uczelni (z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z prawa autorskiego lub zawartych umów)  Możliwość zabezpieczenia danych i stosowania różnych poziomów dostępności  REPO - kompletność archiwizowanych pełnych tekstów w powiązaniu z centralną Ewidencją Dorobku – nowatorskie podejście  Możliwość uzyskania dodatkowych efektów – np. baza ekspertów tworzona na podstawie zawartości ED i REPO Centralna ewidencja dorobku i repozytorium PW 2012-11-21

5 Podstawowe założenia  Ewidencja całego dorobku wszystkich twórców z PW [również na ich wniosek: emerytów PW lub osób związanych w inny sposób z Uczelnią]  WYJĄTEK: ograniczenia określone umowami  Archiwizacja całego dorobku  WYJĄTEK po decyzji kierownika jednostki: dorobek dydaktyczny [niepublikowany lub publikowany na użytek konkretnych zajęć], prace dyplomowe, dorobek kół studenckich  Pełna archiwizacja NIE jest równoznaczna z pełnym dostępem 2012-11-21 Centralna ewidencja dorobku i repozytorium PW

6 Dorobek / utwór podlegający ewidencji  Dorobek – utwory w rozumienia prawa autorskiego, a także wyrażone w formie np. dokumentu patentowego czy bazy danych niebędącej utworem:  Dydaktyczny - skrypty, preprinty, materiały do ćwiczeń i laboratoriów, wykłady w formie prezentacji  Naukowy – utwory uwzględniane w ocenie działalności naukowej autora lub jednostki  Piśmienniczy - utwory niepublikowane, w tym raporty, sprawozdania z badań, opinie, ekspertyzy, postery, prezentacje  Popularyzatorski - np. sylabusy, informatory o działalności jednostki, materiały z sesji jubileuszowych  Techniczny - projekt techniczny, projekt architektoniczny, program komputerowy, opis patentowy, baza danych  Wydawniczy – opublikowane monografie, podręczniki, poradniki, artykuły i fragmenty wydawnictw zbiorowych, referaty Centralna ewidencja dorobku i repozytorium PW 2012-11-21

7 Założenia systemu ED  Za kompletność i poprawność danych odpowiada twórca [autor] i/lub kierownik jednostki podstawowej  Zweryfikowane dane wprowadzają upoważnione przez Wydział osoby  Podstawą wprowadzenia opisu jest dokument w wersji elektronicznej przechowywany w repozytorium lub dokument drukowany, przechowywany w jednostkach SBI [dokumentowanie źródła danych – potwierdza wiarygodność bazy]  Zadania BG i jednostek SBI:  Szkolenia osób upoważnionych do pracy w systemie  Kontrola formalna poprawności danych w systemie BG  Usuwanie błędów na liście czasopism, w nazwach konferencji itp.  Deduplikacja opisów  Weryfikacja powiązań do pełnych tekstów w REPO Centralna ewidencja dorobku i repozytorium PW 2012-11-21

8 Polityka Repozytorium PW  Obowiązek archiwizowania utworów w systemie REPO PW dotyczy wszystkich utworów zarejestrowanych w ED PW z wyłączeniem:  ograniczeń określonych umową wydawniczą,  dorobku dydaktycznego (np. skrypty), prace dyplomowe, dorobek studenckich kół naukowych – o ile kierownik jednostki nie zdecyduje inaczej  Utwory, które są podstawą nadania stopnia lub tytułu naukowego w Politechnice Warszawskiej po wprowadzeniu w życie niniejszych Zasad, są obligatoryjnie archiwizowane w wersji cyfrowej w REPO PW (za wyjątkiem ograniczeń wynikających z umów wydawniczych, wówczas przechowywana jest wersja drukowana) Centralna ewidencja dorobku i repozytorium PW 2012-11-21

9 Polityka udostępniania zasobów w REPO PW  Jednostka, która archiwizuje utwór w REPO PW, w uzgodnieniu z autorami, określa tryb jego dostępności na poziomie:  dostępny w otwartym Internecie;  dostępny we fragmentach (z określeniem części niedostępnych i do kiedy);  dostępny po zalogowaniu się lub z terenu Uczelni (z określeniem do kiedy);  niedostępny (z określeniem do kiedy).  Utwory będące podstawą nadania stopnia lub tytułu naukowego obowiązkowo są dostępne w otwartym internecie (wyjątek umowa wydawnicza)  Ograniczeniom w udostępnianiu podlegają utwory archiwizowane w REPO PW, jeśli umowa wydawnicza lub umowa o finansowaniu pracy ogranicza prawa autora lub Uczelni do udostępniania utworu Centralna ewidencja dorobku i repozytorium PW 2012-11-21

10 Polityka tworzenia repozytoriów na świecie  ROARMAP - Registry of Open Access Repositories Mandatory Archiving Policies ROARMAP  Na przykład - ETH Zurich  The ETH Zurich requires of staff and postgraduate students to post electronic copies of any research papers that have been accepted for publication in a peer- reviewed journal (post-prints), theses and other scientific research output (monographs, reports, proceedings, videos etc.), to be made freely available as soon as possible into the institutional repository ETH E- Collection, if there are no legal objections. The ETH Zurich expects authors where possible, to retain their copyright. For detailed information see the rules of the ETH E-Collection. Centralna ewidencja dorobku i repozytorium PW 2012-11-21

11 Polityka gromadzenia / udostępniana zasobów Repozytorium  UAM Poznań – polityka gromadzenia  The thesis mandate applies to all doctoral theses submitted after 1 January 2010. Due to Polish copyright there are two access options: open and restricted (in such case metadata are openly available).  WEiTI  http://www.elka.pw.edu.pl/pol/Badania- naukowe/Repozytorium-WEiTI Centralna ewidencja dorobku i repozytorium PW 2012-11-21

12 Centralna ewidencja dorobku i repozytorium PW

13 2012-11-21 Centralna ewidencja dorobku i repozytorium PW

14 2012-11-21 Centralna ewidencja dorobku i repozytorium PW

15 2012-11-21 Centralna ewidencja dorobku i repozytorium PW

16 Raport Wydziałowy (instytutu) 2012-11-21 Centralna ewidencja dorobku i repozytorium PW

17 2012-11-21 Centralna ewidencja dorobku i repozytorium PW

18 2012-11-21 Centralna ewidencja dorobku i repozytorium PW Ankieta jednostki

19 Ważne daty  Obligatoryjność ewidencji i archiwizacji danych o utworach powstałych od 1.01.2013  Termin obligatoryjny zakończenia wprowadzania danych do sprawozdań – 31 marca  Utwory podlegające ewidencji, które powstały przed 1 stycznia 2013 roku, mogą być rejestrowane i archiwizowane w systemie na podstawie decyzji jednostek Uczelni lub na wniosek twórców  Dla ankietyzacji jednostek I kw. 2013 r. system nie jest obowiązkowy, ale zapraszamy do pobierania danych  Wprowadza się od dnia 1 stycznia 2014 roku obowiązek wyłącznego stosowania danych z systemu ED PW do przygotowywania sprawozdań Centralna ewidencja dorobku i repozytorium PW 2012-11-21