1 Ewidencja finansowo- księgowa Biblioteka Pedagogiczna

2 2 Majątek biblioteki Materiały włączone na stałe do zbiorów biblioteki - objęte szczegółową ewidencją wpływów, z wyjątkiem rejestrowanych w sposób uproszczony - stanowią majątek biblioteki, podlegają w związku z tym ewidencji finansowo-księgowej, której celem jest ustalenie stanu ilościowego i wartości zgromadzonego zbioru z uwzględnieniem zachodzących zmian (dalszych wpływów i ubytków) Wszystkie wpływy i ubytki ujmuje się na podstawie rzeczywistych kosztów nabycia a w wypadku materiałów otrzymanych bezpłatnie - według bieżącej, szacunkowej wartości ustalanej na podstawie komisyjnej wyceny zatwierdzonej przez kierownika biblioteki. Do wartości materiałów bibliotecznych nie wlicza się wydatków przeznaczonych na: - oprawę i konserwację; - prenumeratę i zakup czasopism. Kwoty te powinny być księgowane po otrzymaniu rachunków.

3 3 Ewidencja finansowo-księgowa polega przede wszystkim na: Współpracy z komórką finansowo-księgową szkoły, w strukturze której znajduje się biblioteka. Sporządzaniu zestawienia zinwentaryzowanych jednostek bibliotecznych. Sporządzeniu zestawienia ubytków. Oba zestawienia - podpisane przez pracownika, który je sporządził, oraz kierownika biblioteki - należy sporządzać w terminie ustalonym przez dyrektora szkoły, jednak nie rzadziej niż raz w roku. W zestawieniach nie podaje się materiałów ewidencjonowanych w sposób uproszczony.

4 4 Zestawienie zainwentaryzowanych jednostek ewidencyjnych Biblioteka ……………………….dnia ……….. Za okres ……………………………….. Źródło wpływuOd nr.. do nr …Wartość Z zakupu dary Za zagubione Razem

5 5 Roczne zestawienie ubytków Biblioteka………… dnia……… W okresie od dnia....do dnia ……..wpisano do rejestru ubytków zbiorów zwartych: Od nr ………do nr…….. Jednostek ……….. Na wartość …………….. Podpis osoby sporządzającej zestawienie Podpis kierownika

6 6 Bibliotekarz ma obowiązek Ustaleniu wartości zbiorów zaewidencjonowanych w księdze inwentarzowej i pomniejszeniu jej o wartość ubytków wykazaną w rejestrze ubytków. W celu przygotowania tych danych należy na bieżąco podsumowywać rubrykę 13 - "Cena lub wartość" w księdze inwentarzowej oraz rubrykę 10 - "Cena lub wartość w zł" w rejestrze ubytków, wpisując ołówkiem sumę wartości jednostek zainwentaryzowanych na danej stronie w rubryce "Do przeniesienia" i na następnej stronie - "Z przeniesienia". Porównaniu wyników z zapisami na koncie ewidencji majątkowej oraz ustaleniu i wyjaśnieniu ewentualnych różnic. Ewentualne różnice należy ująć w zestawieniu różnic, a bibliotekarz składa w takiej sytuacji wyjaśnienie, które może być przyjęte lub odrzucone przez dyrektora szkoły. Przedkłada księgowej sprawozdanie finansowe na koniec roku kalendarzowego

7 7 Denominacja Z dniem 1 stycznia 1995 roku wartość zbiorów uległa denominacji. W związku z tym salda na dzień 31 grudnia 1994 roku należy przeliczyć na nową jednostkę pieniężną, zaokrąglając końcówkę wartości pieniężnych do 0,01 zł. Zapisy wartości aktywów i pasywów wyrażone w starych złotych muszą być od 1 stycznia 1995 roku dokonywane w nowych złotych. Należy dokonać przeliczenia wartości majątku biblioteki w sposób całościowy, bez przeliczania poszczególnych jego składników. Przeliczania wartości poszczególnych materiałów można dokonywać stopniowo, w miarę potrzeb, np. przy pobieraniu kary pieniężnej za zagubienie książki (ustalenie realnej wartości zagubionej książki). Zestawienia ubytków należy sporządzać według wartości odnotowanych w księgach inwentarzowych (w starych złotych), przeliczając na nowe złote kwotę końcową (na protokole podając kwotę końcową w starych i nowych złotych). W wypadku sporządzania protokołu ubytków materiałów zakupionych do biblioteki przed i po 1 stycznia 1995 roku najlepiej jest dołączyć do protokołu dwa wykazy ubytkowanych materiałów: jeden obejmujący zbiory sprzed 1995 roku, a drugi zbiory zakupione od 1995 roku

8 8 Dziękuję za uwagę Jolanta Osińska-Kurek [email protected] tel. (025) 6446166