1 EXPERIENCIA UNIVERSIDAD NACIONAL UN-SIMEGE09 de Abril de 2008 Medellín
2 CIFRAS
3 CIFRAS
4 Gestión de la Calidad en UNProgramas Académicos con Acreditación de Alta Calidad: 55 Laboratorios acreditados por la SGC (norma NTC-ISO/IEC 17025:2005). Laboratorio de Ensayos Eléctricos Industriales (LABE), Sede Bogotá. Laboratorio de Análisis de Residuos de Plaguicidas, Sede Bogotá. Prueba de Paternidad Humana (Instituto de genética-Grupo de identificación), Sede Bogotá. Laboratorio de Materiales, Sede Laboratorios en Proceso de acreditación por la SIC 10 Laboratorios en proceso de registro ante el ICA, Resolución 1599 de 2007
5 Laboratorios en proceso de acreditación por la SICLaboratorio de Crudos y Derivados, Sede Medellín. Laboratorio de Carbones, Sede Medellín. Laboratorio de Lubricantes, Sede Bogotá. Laboratorio de Geotecnia, Sede Bogotá. Laboratorio de Ingeniería Ambiental, Sede Bogotá. Laboratorio de Análisis Químico y Bromatológico, Sede Medellín. Laboratorio de Nutrición Animal, Sede Bogotá. Laboratorio de Control de Calidad de Alimentos, Sede Bogotá. Laboratorio de Aguas y Suelos, Sede Bogotá. Laboratorio de Patología Anatómica, Sede Bogotá.
6 Servicios habilitados Sede BogotáDecreto 1011 de 2006, Resolución 1043 de 2006, Resolución 1448 de 2006, Ministerio de Protección Social. • Laboratorio de Patología Interfacultades. • Centro de Comunicación Humana. • Laboratorio de Movimiento Corporal Humano • Facultad de Odontología. • Centro de Telemedicina. • División de Salud Estudiantil. • Instituto de Genética
7 Laboratorios en proceso de registro ante el ICA, Resolución 1599 de 2007 Sede BogotáFacultad de Medicina Veterinaria y Zootecnia: • Virología. • Patología aviar • Microbiología • Ictiopatología. • Anatomía veterinaria. • Laboratorio clínico. • Parasitología Instituto de Genética: Laboratorio de Diagnóstico Molecular.
8 Sistemas de Calidad en la UNCertificado de gestión de calidad bajo la norma ISO 9001:2000 Centro de Extensión Académica (CEA), de la Facultad de Artes, Sede Bogotá Instituto de Genética-Grupo de Identificación ( en proceso) Implementación sistema de gestión de calidad bajo la norma ISO 9001:2000 Facultad de Medicina, Sede Bogotá Facultad de Ciencias Económicas, Sede Bogotá Facultad de Minas, Sede Medellín
9 UN-SIMEGE PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA MEJOR GESTIÓN SIMEGE DENTRO DE LA ESTRATEGIA DE MEJORAMIENTO DE GESTIÓN LIDERADA POR LA UNIVERSIDAD NACIONAL Abril de 2008
10 Objetivo general del SIMEGEUN-SIMEGE Objetivo general del SIMEGE Contribuir al mejoramiento de la gestión académico – administrativa de la Universidad, mediante la adaptación e implementación del Sistema Mejor Gestión articulando el SGC, MECI y SISTEDA, en el marco del ‘Proyecto Multisedes’ y del proceso de acreditación institucional. 10
11 UN-SIMEGE Fundamental es el aporte y deseo que la Comunidad Universitaria, decidida a liderar procesos de mejor gestión, tiene como expectativas de la misma: Una Universidad moderna y ágil en los procesos misionales y de apoyo administrativo. Las diferencias entre las sedes deben ser cada vez menores en términos de rendimiento académico La Universidad debe estar más articulada y generar sinergias. La Universidad debe llegar a ser eficiente. El plan maestro de calidad es el derrotero, pues la Universidad es una entidad tan peculiar, que no ofrece la calidad certificada en el portafolio de servicios que la misma ofrece a todos sus usuarios. Lograr una Universidad apropiada de sus procesos administrativos ágiles y eficientes. Se espera que la entidad asuma el liderazgo en la prestación de servicios a la comunidad de presencia internacional y por supuesto, que la Universidad se mantenga líder en la Educación Superior.
12 UN-SIMEGE El Modelo de Mejor gestión debe generar capacidades en la comunidad universitaria para que el desarrollo de los procesos académico administrativo sean proactivos contando con la mejor disposición, con el compromiso institucional que nos debe caracterizar y así mantener una participación activa entre los administrativos, docentes y la Dirección de la Universidad. Se espera que con el Sistema de Gestión de Calidad en la entidad corresponda a cada funcionario estar en mejora continua, para lograr más conocimiento y habilidades en las actividades diarias. El Modelo debe dar un enfoque misional de las funciones docencia e investigación, en donde espera que toda la comunidad académica se vea comprometida, asegurando que la Universidad llegue a ser más competitiva. Con el UN-SIMEGE se construyan y se consoliden bases sólidas en los procesos académico administrativo, lo que implica un cambio cultural en la organización. Para el Gobierno Nacional ha sido el pretexto de la implementación de estos sistemas hacia el cambio y mejora de la gestión en las entidades públicas.
13 UN-SIMEGE La Universidad sea plena en el sentido de la palabra: Docencia = calidad, Investigación = vanguardia y Ex-tensión = sin fronteras. Se espera ver una Universidad más renovada y con unos procesos administrativos emulables para Universidades internacionales. Una Universidad más moderna y más efectiva, que logre un impacto, que haya sido capaz de pensar y res-ponder en temas de calidad y oportunidad. Además de conocimiento y potencialidad que la Universidad le genera al país, la Universidad debe plantear su modelo institucional, generar debate académico, aprovechan-do sus riquezas, abrir posibilidades que incidan y se sienta en la opinión pública en lo que esta pasando en el país. El Modelo UN-SIMEGE es propuesta novedosa y que debe ser un aporte de la Universidad hacia adentro y afuera. Espera implementar el sistema de gestión con grandes lineamientos que indiquen cómo manejar la información, establecer límites de competencia de cada una de las áreas y fomentar grupos autodirigidos de trabajo que mantengan coordinación entre ellos.
14 Sistemas para una mejor gestiónUN-SIMEGE Sistemas para una mejor gestión SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD SGC NTCGP: Ley 872/03 y Decreto 4110/04 MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO MECI Ley 87/93 y Decreto 1599/05 SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO SISTEDA Ley 489/98 y Decreto 3622/05 OBJETIVOS Establecer una herramienta de gestión que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de la Entidad. Norma Técnica: NTCGP: Proporcionar una estructura para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación en la Entidad, para orientarla hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales y contribuyendo a los fines esenciales del Estado. Fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional de la Administración Pública que conlleve a ser moderna, democrática y transparente. (Está solamente desarrollado en términos de definición general de políticas) 14
15 Sistemas para una mejor gestiónUN-SIMEGE Sistemas para una mejor gestión SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - SGC NTCGP: Ley 872/03 y Decreto 4110/04 MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO - MECI Ley 87/93 y Decreto 1599/05 SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO SISTEDA Ley 489/98 y Decreto 3622/05 ¿PARA QUÉ SIRVEN? Permite administrar ordenadamente los recursos y el talento humano de la Universidad, de manera que se garantice el logro de los objetivos misionales definidos por la institución, la Ley y las expectativas de la comunidad. En el marco de la autorregulación genera una estructura sistémica (donde intervienen todos los funcionarios) que permite hacer seguimiento y evaluación al cumplimiento de los objetivos misionales, garantiza la coordinación de las acciones y la fluidez de la información y comunicación, y anticipa y corrige oportunamente (prevención), las debilidades que se presentan en el quehacer Universitario. Dirigido a la formulación de planes estratégicos que definan directrices, lineamientos y prioridades que orienten la gestión universitaria. 15
16 Sistemas para una mejor gestiónUN-SIMEGE Sistemas para una mejor gestión SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD SGC Ley 872/03 y Decreto 4110/04 MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO MECI Ley 87/93 y Decreto 1599/05 SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO SISTEDA Ley 489/98 y Decreto 3622/05 COMPONENTES COMUNES ENTRE LOS SISTEMAS Compromiso de la Dirección Gestión del Talento Humano Procesos y Procedimientos Indicadores de eficiencia y eficacia Comunicación Organizacional Plan de Mejoramiento Institucional Mejora continua Procesos y procedimientos Indicadores de evaluación y control Comunicación Organizacional Gestión y Desarrollo del Talento Humano Procesos de modernización en la gestión pública Proceso de Mejoramiento permanente Componente ético (Modelo de Gestión Ética para entidades de Estado) En resumen, todas promueven una mejor gestión y se encaminan a lograr altos estándares de gestión y logro de objetivos. 16
17 UN-SIMEGE Fases de Trabajo Procesos y procedimientosAutonomía + Plan de desarrollo UN+ SISTEDA + MECI + SGC Alistamiento para el mejoramiento de la gestión Estandarización y Mejoramiento de procesos Mejoramiento continuo (Evaluación) Sostenibilidad para el mejoramiento contino Diagnóstico Interno (autoevaluación) Ejecución Interna de acciones Estructura Organizacional Ajuste institucional Modelo Multisedes Estructura normativa (Ordenamiento Jurídico) Sistemas de Información Estructura Operativa Sisteda- SGC-Meci Desarrollo del talento humano Gestión por competencias Fortalecimiento del entorno ético Acreditación Institucional De programas Comunicación Planeación Estratégica Sisteda -objetivos, metas, indicadores Procesos y procedimientos
18 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PROYECTO SIMEGEDIRECTOR SIMEGE RECTOR CONTROL INTERNO GRUPO RECTORIA DIRECTIVO SIMEGE SEGUIMIENTO GRUPO ASESOR SIMEGE DIRECTOR DELEGADO SIMEGE VICERRECTORIA GENERAL COORDINADOR NACIONAL DISEÑO DE DOCUMENTACION GUIA COORDINADOR SUBPROYECTO ENTORNO ETICO GESTION PARA EL MEJORAMIENTO (Académico y Administrativo) DIRECTOR SIMEGE EN EL NODO GRUPO NODO EN CADA SEDE CONTROL INTERNO AJUSTE ORGANIZACIONAL GESTIÓN Y DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO GRUPO ASESOR COORDINADOR EN CADA NODO – DIR. ADMON ASISTENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO CONDICIONES AMBIENTALES PARA EL TRABAJO GESTORES AUDITORES ANALISTAS ORDENAMIENTO JURIDICO BIEN - ESTAR ACREDITACION Y MODELO PEDAGOGICO
19 Necesidades y expectativas de la Comunidad UniversitariaMapa de macroprocesos de la UN Bienestar Universitario Gestión de Desarrollo Tecnológico e innovación Gestión de Sistemas de Información Gestión Jurídica y Legal Gestión Financiera Planeación Gestión de Bibliotecas Gestión de Apoyo a la Docencia/Formación Gestión de Recursos Físicos Administrativa Análisis y Mejora Evaluación y Auditoría Formación Investigación Extensión Direccionamiento Relaciones Interinstitucionales Comunicación ENTRADAS Conocimiento Talento humano Recursos financieros físicos Recursos de información Normas Otros recursos Gestión de Laboratorios SALIDAS Nuevo conocimiento Nuevos profesionales, investigadores y docentes Propuestas de solución a problemas de país Programas curriculares Programas de educación no formal Difusión de la producción académica Otros bienes y servicios PROCESOS DE APOYO PROCESOS MISIONALES PROCESOS ESTRATÉGICOS Diciembre 27 de 2007 Gestión del Talento Humano Necesidades y expectativas de la Comunidad Universitaria Cumplimiento a necesidades y expectativas de la Comunidad Universitaria Evaluación Independiente y Auditoría de Calidad 19
20 ACREDITACIÓN CURRICULAR INSTITUCIONALPLANES DE MEJORAMIENTO ESTANDARIZADOS DE LOS PROGRAMAS YA ACREDITADOS VERIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS ESTÁNDARES DE LA ACREDITACIÓN PARA LOS NO ACREDITADOS Misión y Proyecto Institucional Estudiantes Profesores Procesos Académicos Bienestar Institucional Organización, Administración y Gestión Egresados e Impacto sobre el Medio Recursos Físicos y Recursos Financieros INSTITUCIONAL 20
21 En que Estamos UN-SIMEGEEste proyecto hace realidad la posibilidad de abordar mejoramientos patrocinados y ordenados para la Universidad, que se construyen a partir de una acumulación de aprendizaje propio de nuestra gente. Partimos de una estructura que tiene ideas de mejoramiento, que está comprometida con la Universidad, que quiere trabajar por ella. Se están capitalizando esfuerzos de mejoramiento emprendidos en el pasado, tanto en áreas de la UN como partir de procesos de capacitación de funcionarios. Se trabaja bajo un principio de actuación y construcción colectiva. Se han logrado definiciones de proyectos de mejoramiento donde la experiencia de los miembros del equipo, para su definición y ejecución, es vital. Estamos en la construcción de una red de trabajo, donde cada uno de sus nodos tiene un rol fundamental para el proyecto: responsabilidad y credibilidad en el objetivo que debe cumplir.
22 AVANCES IMPORTANTES UN-SIMEGESe tiene una base técnica de trabajo articulado que permite navegar con certeza en el proceso operativo del UN-SIMEGE. Se tiene un Plan Estratégico que es insumo fundamental en la etapa de Direccionamiento Estratégico y construcción del Plan Maestro de Gestión de la Universidad. Se terminó la fase de Alistamiento que incluyó a todas las sedes y al nivel nacional, básica para articular y organizar acciones propias de un proyecto de esta magnitud. Se tienen definidos nueve proyectos estratégicos que, actuando de forma sinérgica, derivan en mejor gestión para la UN, y hay un mapa de macroprocesos de la UN concertado, para la implementación de la herramienta de gestión. Todas las sedes de la Universidad tienen conformado su grupo operativo y se encuentran en fase de documentación.
23 AVANCES IMPORTANTES UN-SIMEGESe definieron los Grupo Directivo y Asesor para el Proyecto. En cada Sede se conformaron los Nodos Gestores y Grupo Asesor de Sede, así como el nombramiento de los delegados por cada Sede al Grupo Asesor Nacional. Se inició la caracterización de macro procesos, responsabilidad distribuida entre las Sedes con base en su afinidad. ( en la Sede Medellín se desarrolla la caracterización de Investigación, Gestión Tecnológica, Laboratorios y Análisis y Mejora). Se inició el Diplomado de Gestión de Calidad para el Sector Público “Sistemas Integrados de Gestión para Instituciones Públicas de Edcación Superior” realizado por el Centro Integrado para el Desarrollo de la Facultad de Ciencias Economicas, sede Bogotá. Con la inscripción de 100 miembros de las áreas Académico Administrativas. Se ha socializado el proyecto a cerca de 1000 servidores en todas las Sedes.
24 Condiciones Ambientales Para el trabajo Direccionamiento EstratégicoSeguridad, Salud Ocupacional y Manejo Ambiental Direccionamiento Estratégico Planeación y definición de programas Modelo de Operación Comunicaciones Estratégicas (Connotación pública) Evaluación de Control Gestión y desarrollo del Talento Humano Desarrollo de competencias Plan de mejora individual Bien-estar Desarrollo integral de la comunidad universitaria y mejoramiento de su calidad de vida. Entorno Ético Conjunto de elementos rectores del comportamiento universitario Acuerdos y protocolos Prácticas de Gobierno Universitario Ordenamiento Jurídico Estructura Normativa para el Ajuste Organizacional Estilo de dirección y Estructura organizacional Gestión para el mejoramiento (Académico y Administrativo) Modelo de operación, políticas de operación, procesos y procedimientos, controles, indicadores, riesgos, modelos de evaluación de control Diciembre 27 de 2007
25 Comunicaciones UN-SIMEGEAvances reportados Se creó la página Web del SIMEGE, con apoyo de Unimedios, como medio de comunicación directa con la Comunidad Universitaria.
26 Comunicaciones UN-SIMEGEAvances reportados Se diseñó la campaña UN contra el Mal Trámite: Página Web. Mecanismo
27 Comunicaciones UN-SIMEGEAvances reportados Se trabaja en el desarrollo de la campaña Nuestra Gente: breves reseñas de estudiantes, docentes y funcionarios, con un mensaje de cómo cada uno contribuye para lograr una mejor gestión.
28 Capacitación a Nodo Gestor, Grupo Asesor Actores ClavesNUEVOS AVANCES Alto esfuerzo en capacitación a través de un diplomado (1) para el grupo asesor que adelanta el diseño e implementación del UN-SIMEGE. Esta herramienta es fundamental para hacer el desdoblamiento del mapa de macroprocesos en cada sede, como vía para la estandarización y la trazabilidad. Ver estructura del Diplomado (1) Este diplomado es dictado por la Facultad de Ciencias Económicas – sede Bogotá
29 Impacto en la UniversidadUN-SIMEGE Impacto en la Universidad SERÁ LA BENEFICIARIA DEL PROCESO DE CAMBIO SERÁ RECONOCIDA POR ALTOS ESTÁNDARES DE GESTIÓN DARÁ RESPUESTA A REQUERIMIENTOS PERSONALES CON PROCESOS ORGANIZADOS BRINDARÁ OPORTUNIDAD Y CALIDAD EN LO COTIDIANO GANA EL CONTROL SOCIAL Y LA PARTICIPACION CIUDADANA LOS FACITADORES TIENEN EL COMPROMISO DE LIDERAR, IMPULSAR Y PROMOVER UNA APROPIACIÓN Y CONCIENTIZACIÓN TÉCNICA Y CULTURAL FRENTE AL CAMBIO ORGANIZACIONAL DESEADO. SE GANA EN GOBERNABILIDAD 29
30 UN-SIMEGE Con la implementación de este Modelo, la Universidad busca:Brindar a la comunidad universitaria confiabilidad y garantía de transparencia y equidad en el desarrollo de su trabajo académico y administrativo Manejar información que sea confiable, oportuna y veraz sobre su gestión en todos sus ámbitos Garantizar la implementación de criterios para la autoevaluación y el mejoramiento permanente en los procesos de mejor gestión emprendidos Fomentar la democratización de la función pública que ejerce la Universidad Fomentar la presentación de resultados comunes y armonizados que reflejen un desempeño y una cultura de logro a la sociedad. Dirigir el talento humando de la Universidad siendo concientes de la potencialización de los conocimientos, habilidades, destrezas, actitudes y aptitudes, elementos que puestos en practica se convierten en competencias que permiten una cualificación personal y calidad en los procesos académico administrativos emprendidos.
31 Agradecemos Su Atención Universidad Nacional de Colombia Sede Medellín Abril, 2008