1 FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS PRODUCCION PUBLICITARIAUNIVERSIDAD DE MANAGUA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS PRODUCCION PUBLICITARIA Planeación Estratégicas, Aplicaciones de la teoría en planes, proyectos, ejercicios de costos en las Agencias Publicitarias Managua 13 de Junio 2015 1

2 Contenido 1. Objetivos 1.2. Objetivo General1.1. Objetivos Específicos 2. Datos de la empresa 3. Organigrama 4. Análisis de FODA 5. Proceso de Negocio 6. Diagrama de funciones 7. Análisis de los procesos 8. Necesidades de Información 9. Impacto Tecnológico 10. Evaluación de riesgo en proyectos 11. Gráfica de análisis de riesgo vs beneficios 12. Priorización de requerimiento 13. Gráficas prioridades de proyectos 14. Planeación estratégica 15. Diagrama de Gantt 16. Planificación de la Información 17. Empresa Seleccionada 18. Conclusiones 19. Recomendaciones 20. Bibliografía

3 Objetivos del Proyecto1.1. Objetivos General: Desarrollar una propuesta que sirva como plataforma para el mejoramiento general de los procesos dentro de la Empresa Díaz Nexos. 1.2. Objetivos Específicos: Confeccionar la Matriz FODA para el análisis sistemático que nos facilite la adecuación de las amenazas y oportunidades externas con las fortalezas y debilidades internas de la empresa. Identificar las estrategias principales para la evaluación de subestrategias. Elaborar un diagrama de proceso de los distintos departamentos.

4 1.2. Objetivos EspecíficosDiagramar las Funciones relacionas con cada departamento. Elaborar la matriz de proceso con respecto a la organización. Analizar las necesidades de información de la empresa Desarrollar un cuadro de evaluación de riesgo de los proyectos. Graficar las prioridades de los proyectos. Confeccionar el plan estratégico de la empresa. Elaborar cuadros para la planificación de la información

5 2. Datos de la Empresa Agencia de Publicidad: DIAZ NEXOSEs una agencia de publicidad con más de 30 años en el mercado panameño. Fue fundada por Rogelio Díaz F. entre los años 1978 y A mediados de los años 80 se convierte en Rogelio Díaz Publicidad. A principios de 2000, luego de trabajar con múltiples redes internacionales, Rogelio Díaz Publicidad amplia sus servicios de comunicación y se convierte en DIAZ NEXOS. En este momento Díaz I Nexos maneja la publicidad de Copa Airlines a través de una operación con redes en 44 destinos de 24 países. Cuenta con un equipo de 22 colaboradores. Actualmente continúa su crecimiento adquiriendo nuevos clientes y compitiendo por nuevas cuentas.

6 3. Organigrama de Díaz Nexos

7 4. FODA FORTALEZA OPORTUNIDAD Experiencia (Más de 30 años).Conocimiento del Negocios. Maneja cuentas de empresas a nivel nacional e internacional. Equipo Estratega. Conocer a fondo la marca a publicitar, su función y utilidad, que le permita un mejor entendimiento con el cliente para satisfacer sus necesidades. El mercado ha ido creciendo: todos los productos necesitan comunicar sus ventajas para ser competitivos. Crecimiento: adquiriendo nuevos clientes y compitiendo por nuevas cuentas. Leyes que se están por aprobarse en la Asamblea y necesitan su divulgación. DEBILIDAD AMENAZA El poder esta centrado en una sola persona. Otras agencias ofrecen servicios de optimización de medios. Servicios generales que deben ser contratados outsourcing (tiempo de respuesta mayor). Falta de Leyes que regulen la profesión. El mercado de publicidad es muy competitivo. Reducción del mercado debido a la crisis financiera a nivel mundial (lo primero que se recorta es la publicidad). Nuevos competidores. Operación desleal por parte de medios y otros competidores.

8 5. Proceso de Negocio Clientes Atención a Clientes /Ejecutivas de Cuentas Proveedores Tráfico Diseño Departamento De Medios Creatividad Producción Medios de Comunicación Contabilidad / Facturación

9 Clientes Empresa Gobierno DIAZ NEXOS Proveedores

10 6. Diagrama de Funciones Presidencia Tráfico Cuentas ContabilidadAdministración Presidencia Tráfico Cuentas Contabilidad Creatividad

11 7. Análisis de Procesos

12 8. Necesidades de InformaciónProcesamiento y registro de ordenes de trabajo (actualmente es manual). Procesamiento y registro de planes de medios (sistema de optimización). Procesamiento y registro de ordenes de medios . Generación de reportes de consumo de producción y medios de clientes de acuerdo a la información procesada. Información de cuentas por cobrar / pagar de acuerdo a clientes, proveedores y medios. Acceso múltiple a documentos e información.

13 9. Impacto Tecnológico Procesos Manuales No se cuenta con ningún plan tecnológico para el mejoramiento continuo Limitado acceso a información

14 10. EVALUACIÓN DE RIESGO EN PROYECTOSNombre del Proyecto Estructura Nivel Tecnológico Tamaño Grado de Riesgo Herramienta de administración de proyecto 1.Implementación del Sistema de Información Integrado de Finanzas Alta Grande Mediano Uso mediano de planeación formal 2.Ampliación Red de Datos Baja Pequeño Alto Alta integración interna 3.Protección acceso a la red Bajo Muy Bajo Uso intenso de control formal 4.Proyecto Portafolio de Inversiones Uso mediano de control formal 5.Planes estratégicos para el Marketing Uso intenso de planeación formal 6.Actualización de los programas software y hardware para la confección de las campañas publicitarias Mediano-Bajo 7.Estructuración del departamento de Recursos Humanos bajo

15 11. GRÁFICA DE ANÁLISIS DE RIEGOS VS BENEFICIOSRiesgo del proyecto Beneficios potenciales para la compañía 1. Implementación del Sistema de Información Integrado de Finanzas 2. Ampliación Red de Datos 3. Protección acceso a la red 4. Proyecto Portafolio de Inversiones 5. Planes estratégicos para el Marketing 6. Actualización de los programas software y hardware para la confección de las campañas publicitarias 7. Estructuración del departamento de Recursos Humanos

16 12. PRIORIZACIÓN DE REQUERIMIENTONombre del Proyecto P D TD PRO T E L O C 1.Implementación del Sistema de Información Integrado de Finanzas 8 9 10 9.0 7 8.2 2.Ampliación Red de Datos 8.7 3.Protección acceso a la red 7.3 7.8 4.Proyecto Portafolio de Inversiones 9.3 8.6 5.Planes estratégicos para el Marketing 8.4 6.Actualización de los programas software y hardware para la confección de las campañas publicitarias 8.8 7.Estructuración del departamento de Recursos Humanos 8.3 8.0 FACTORES ESTRATEGICOS: P- Productividad D- Diferenciación TD- Toma de Decisiones PRO- Promedio FACTORES FACTIBILIDAD: T- Técnica O- Operacional E- Económica C- Calendario L- Legal PRO- Promedio

17 13. GRÁFICAS PRIORIDADES DE PROYECTOS1. Implementación del Sistema de Información Integrado de Finanzas 2. Ampliación Red de Datos 3. Protección acceso a la red 4. Proyecto Portafolio de Inversiones 5. Planes estratégicos para el Marketing 6. Actualización de los programas software y hardware para la confección de las campañas publicitarias 7. Estructuración del departamento de Recursos Humanos

18 14. Planeación Estratégica

19 Responsables e InvolucradosOrganización Responsables e Involucrados Gerente General, Gerente de Recursos Humanos y Gerente de Informática Objetivos Evaluar las necesidades de implementación de sistemas Establecer sistemas informáticos adecuados con los requerimientos Establecer programas de capacitación para el personal Desarrollar métodos de evaluación de la efectividad del sistema Informes de productividad/eficiencia antes y después Forma de comunicación de los objetivos Programa de comunicación interna en la organización Programa de capacitación de los colaboradores Información Interna Requerida Estudio de procesos actuales. Necesidades de mejora de la organización Información sobre los equipos utilizados actualmente Objetivos de productividad y desempeño esperados Información Externa Requerida Empresas de informática relacionadas con empresas publicitarias Ranking de las mejores empresas en ese campo Benchmarking Análisis de costos versus resultados Planeación de Tiempos Procesos ( 6 meses) Necesidades de mejora (2 meses) Información de los equipos (1 semana) Objetivos (2 semanas) Empresas Outsourcing (2 semanas) Ranking (2 semanas) Benchmarking (2 meses). Análisis de costos (1 semana) Recurso y responsabilidades: Procesos (Depto. De Calidad/RH) Objetivos (Management Team) Data de equipos (IT Department) Benchmarking (Consultant company) Análisis de costos (Finance) Entrenamiento: Management Team: Entrenamiento de IT Personal del Proyecto: Entrenamiento con el Management Team para trabajar en base a los objetivos de la compañía.

20 Análisis Competitivo y Evaluación de posiciónAnálisis de posición actual: Basado en la trayectoria que tiene Díaz Nexos la empresa es muy solida en el ámbito publicitario y tiene clientes de gran renombre que avalan la calidad de su trabajo. Factores de éxito en la industria: Credibilidad Productos de calidad Eficiencia Excelente servicio al cliente. Fortalezas Gran trayectoria. Renombre Clientes Debilidades Decisiones centralizadas. Falta de mejoras con el tiempo. Falta de IT actualizada. Resumen de la posición en la industria: Esta en 14 países Tiene afiliaciones con fuertes publicitarias. Clientes de renombre internacional.

21 Factores Externos ClavesAnálisis del Ambiente y Proyección Mercado: En relación con el mercado la compañía necesita actualizar ciertas herramientas y procesos para estar a la vanguardia. Tecnología: A pesar de que Díaz Nexos cuenta con cierta programación a nivel de diseño, no está equipada para los procesos administrativos que requieren mayor velocidad y eficiencia. Economía y política: En lo referente a la política no existe una influencia tangible, sin embargo en términos económicos el impacto es importante ya que tiene un efecto sobre los costos, la eficiencia y otros aspectos que involucran directamente a los clientes de la publicitaria. Factores Externos Claves Benchmarking. Esta herramienta nos permitirá poder copiar modelos ya útiles en otras organizacionales de publicidad para acercarnos a los objetivos. Tecnología de punta. Estas herramientas serán el puente que nos catapultara a los resultados deseados, al estar unido a una buena capacitación. Empresas Consultoras. La evaluación y diseño de cambios que pueden hacer este tipo de empresas son de gran beneficio para pequeñas organizaciones que nos constan de mucha información en el tema. Proyección Ambiental En base a los cambios que se pueden hacer en el área de tecnología, la proyección con respecto a la competencia y el mercado es muy positiva ya que posibilitara el crecimiento de la empresa en un mercado de rápido crecimiento.

22 Desarrollo EstratégicoEstrategias Alternativas Contratar a una empresa consultora para la mejora de los procesos internos. Generación de lluvia de ideas entre los colaboradores para buscar formas mas eficientes de entregar el trabajo. Estudiar la posibilidad de realizar algunos procesos outsourcing, si cupiera la idea. Contratar personas con perfiles creativos para desarrollar estrategias nuevas de trabajo. Tiempos y recursos requeridos Contratación de consultora . 1 mes de evaluación, consenso de todo el management team. Lluvia de idea. 1 semana para estudiar como desarrollarlo, 1 salón con tablero y pilotos. Procesos Outsourcing. 2 meses para estudio de la propuesta. Contratación. 3 meses, una psicóloga, pruebas de personalidad , facilidades para el proceso de reclutamiento y budget para realizar la gestión. Evaluación y selección de estrategia Costos Tiempos Recursos Factibilidad Velocidad Esfuerzo vs.. Eficiencia Aceptabilidad organizacional

23 Objetivos y Metas Definir meta del negocioEstablecer procesos de mayor eficiencia Establecer herramientas de IT de mayor rapidez para mejorar la respuesta a clientes y procesos internos. Crear sistemas de trabajo de vanguardia para aumentar la competitividad en el mercado actual. Desarrollo de objetivos y factores de éxito Consultoría Estrategia organizacional Desarrollo de planes de crecimiento en IT Estrategias a nivel gerencial para el desarrollo de la empresa a futuro Benchmarking Comunicación de objetivos y factores de éxito Campana organizacional orientada a la aceptación de los colaboradores Lluvia de ideas constantes para medir el nivel de satisfacción de los colaboradores con las decisiones tomadas Planes de capacitación exhaustivos para mejorar la sensación de aprendizaje

24 Desarrollo del Plan ResponsabilidadesGerencia General. Incentivar a los colaboradores en el proceso de implementación de las nuevas tecnologías y mostrar su apoyo Recursos Humanos. Desarrollar los entrenamientos pertinentes, las sesiones de lluvia de ideas y la comunicación interna para la aceptación de los colaboradores de las nuevas ideas. IT . Establecimiento de nuevas tecnologías en la organización. Lideres claves en la organización. Apoyo con las nuevas reformas en el aspecto laboral. Plan Estratégico Definir Objetivos Establecer responsabilidades Establecer tiempos Resultados deseados Formas de implementación Planes de contingencia Proceso de capacitación Costos Formas de evaluación Medición del clima organizacional Proceso de aprobación del Gerente General Presentar la propuesta escrita Realizar una reunión de presentación de propuesta Cambios o correcciones necesarias Aprobacion final Puesta en marcha

25 Implementación Actividades de planeación Campanas organizacionalesEstablecer fechas de lluvia de ideas Establecer formas de selección de los invitados a la lluvia de ideas Desarrollo de invitaciones Sistemas de Monitoreo Cada persona encargada de su área debe reportar cada semana un informe de seguimiento al Gerente General Reuniones bisemanales para establecer el adelanto del proyecto Base para presupuesto anual Costos de tecnología Costos de capacitación Costos de consultoría Aprobacion de implementación Presentar la propuesta escrita Realizar una reunión de presentación de propuesta Cambios o correcciones necesarias Aprobacion final Puesta en marcha

26 15. Diagrama de Gantt de las actividades Planeación estratégicasEne- Feb- Mar- Abr- May- Jun- Jul- Ago- Sep- Oct- 1 Información Interna Requerida 2 Estudio de procesos actuales. 3 Necesidades de mejora de la organización 4 Información sobre los equipos utilizados actualmente 5 Objetivos de productividad y desempeño esperados 6 Información Externa Requerida 7 Empresas de informática relacionadas con empresas publicitarias 8 Ranking de las mejores empresas en ese campo 9 Benchmarking 10 Análisis de costos versus resultados 11 Entrenamiento: 12 Entrenamiento de IT 13 Con el Management Team

27 16. Planificación de la Información

28 Estrategia de NegociosRevisión de Operaciones Realizar Auditorías Revisión de Condiciones de Trabajo Revisión de los Planes Estratégicos Influencia de Clientes Potenciales Ampliar cartera existente, para captar a nuevas empresas Revisión de los Planes de Información Existentes Plan a largo plazo de tecnología de información Evaluación de los Sistemas Existentes Problemas de estrategia de Documentos y las aplicaciones en los sistemas Crear Estrategias para asignar prioridades: Saber asignar recursos . definir el rumbo de la empresa

29 Establecer comité consultivo de Gestión Establecer trabajo en equipoOrganización Establecer comité consultivo de Gestión Gestión de Riesgos Control interno c. Gestionar e implementar proyectos Establecer trabajo en equipo Aprender a escuchar Tomar decisiones inteligentes Establecer objetivos claros Organizar los proyectos Enfoque Técnica método

30 Necesidades de InformaciónRequisitos y necesidades de información Establecer criterios de búsqueda Modelo de búsqueda con distintas fuentes Necesidades de Información Evaluar las Tendencias: *Información: aprendizaje y reflexión critica *Procesamiento: finalidad *Industria: análisis de mercado y estadísticas *Funcionales: analizar entorno competitivo Gestión de la Entrevista Los objetivos de información de documentos para revisión de la gestión Identificar los efectos de la organización en General Identificar factores internos de la organization Identificar factores externos de la organización

31 Evaluar estándares actuales y métodos Estatus Presente Evaluar adecuación de los sistemas actuales Eficiencia eficacia Evaluar estándares actuales y métodos a. proteger a la empresa de agentes externos que puedan vulnerar su estabilidad. Sistemas de Información del Documento Actual a. información (activo intangible) como un factor clave para la toma de decisiones *Realizar *Costo *Análisis Evaluar operaciones de computadoras y capacidad Determinar capacidad y uso de los servidores Evaluar costos y procedimientos Habilidades del presente documento

32 Estrategia de la OrganizaciónDesarrollar Estrategia de la Organización Reducción de Costos Apoyar en sistemas de Información para realizar sus operaciones básicas Reemplazar procesos manuales , para ofrecer rapidez en procesos a un menor costo Desarrollar Plan de Personal: *"La empresa que verdaderamente sobresaldrá en el futuro, será aquella que descubra cómo explotar el compromiso del personal y su capacidad para aprender en todos los niveles“ Métodos para que el individuo alcance su desarrollo Definir propósito de trabajo Establecer escala de tiempo para realizar un trabajo.

33 Aplicación de la EstrategiaDesarrollar modelos de datos Para función específica Entender estado actual de los datos de la empresa Desarrollar descripción del modelo inicial a. Realizar trabajo de manera efectiva Definir el enfoque de desarrollo Definir metas Definir periodo de Tiempo Desarrollar sistemas generales de arquitectura diseño de más alto nivel de la estructura de un sistema. La Arquitectura de Software establece los fundamentos para que analistas, diseñadores, programadores, etc. trabajen en una línea común que permita alcanzar los objetivos del sistema de información, cubriendo todas las necesidades

34 Estrategia de Equipos y ProgramasDesarrollar Estrategia de Oficina Crear óptimo desempeño Avance tecnológico Desarrollar Estrategia de Programa y base de Datos a. Poseer copia de seguridad siempre Desarrollar Estrategias de la Comunicación a. Comunicación sea funcional B. Expedita Desarrollar Estrategia de Equipo Aplicar estrategia de la Compañía Tener claro oportunidades del entorno de la empresa c.Poseer enfoque

35 17. Empresa Seleccionada Solusoft Resulta una de las empresas que más experiencia tiene en el área de Agencias Publicitarias, por tanto conoce las necesidades particulares del negocio. Es capaz de diseñar una solución a la medida de las necesidades que presentamos y del presupuesto con el que contamos. Su oferta incluye el desarrollo e instalación de software y equipos y la capacitación al personal. Su oferta incluye el soporte técnico

36 18. Conclusiones Al finalizar el trabajo de investigación sobre el Planeamiento Estratégico a la empresa Díaz Nexos, podemos concluir que: La industria publicitaria muestra un crecimiento notorio, convirtiéndose así en una industria inmensamente competitiva. Esta es una industria compleja, donde los sistemas de pagos, comisiones, retenciones, pagos, créditos y procesos son particulares y el factor tiempo resulta trascendental. Uno de los objetivos principales en este negocio es ser eficiente al menor costo posible, cuidando la calidad del producto que se ofrece y teniendo muy en cuenta el servicio al cliente.

37 A través del análisis de los procesos y el entendimiento total del funcionamiento general de la empresa, detectamos algunos problemas y logramos priorizar los mismos para la búsqueda de soluciones. A través de una empresa outsourcing, pretendemos presentar a la empresa una propuesta que sirva como plataforma para el mejoramiento general de los procesos dentro de la misma.

38 19. Recomendaciones Implementar el Plan Estratégico Diseñado para la empresa publicitaria Díaz Nexo Contratar a una empresa outsourcing, con el propósito de resolver los problemas detectados. Implementar el programa de capacitación de la IT.

39 20. Bibliografía Material del curso: Ingeniero Justiniano Montenegro Diagramas integrados MÓDULOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE APOYO A MERCADOTECNIA DIAGRAMAS PARA ANÁLISIS Y DOCUMENTACIÓN DE FLUJOS DE INFORMACIÓN. Overview of Competitive Intelligence (CI) COMPETITIVIDAD EN ENTORNOS GLOBALES: NUEVOS PARADIGMAS PARA LAS EMPRESAS. Leonardo Pineda Serna (Ph.D) La Organización Basada en Información. Proyecto de rediseño de Procesos de Negocios Casos: Xerox; CATERPILLAR DESENTIERRA NUEVOS PROGRAMAS DE NEGOCIOS; LOS SISTEMAS DE INFORMACION MANTIENEN A GILLETTE EN EL FILO DE LA NAVAJA (Sistemas Estratégicos de Información); UNITED FOODS AND BEVERAGES, CANADA; otros.