1 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja Interoperabilidad organizativa en IHE: Gestión de flujos de trabajo entre proveedores

2 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja Interoperabilidad organizativa Escenario Propuesta IHE – Perfil cross enterprise workflow: flujo de trabajo entre organizaciones – Marco IHE: El modelo registro-repositorio – Algunos detalles de diseño – Definición de flujos de trabajo específicos Conclusiones

3 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja Escenario En un hospital tenemos un flujo definido, un CIO que decide y sistemas estables. – El flujo está claro, es predefinido, cambia poco. La información sobre el workflow se mueve en los mensajes entre sistemas – IHE: Perfiles flujo de trabajo de laboratorio LTW, flujo de trabajo de radiología SWF

4 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja Escenario Un flujo similar entre varias organizaciones no es tan sencillo – La definición del flujo no es tan clara, además es más inestable – Sistemas de información muy diferentes Desde una consulta privada a un hospital universitario Actualmente hay muchas implementaciones basadas en dar acceso web – Una interfaz para cada tarea – No es escalable: quiero usar MI interfaz de usuario

5 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja Escenario Necesidad – Mejorar la coordinación de la atención entre organizaciones diferentes Gestionar flujos de trabajo más allá de los límites de una organización – Ejemplos: Derivación (eReferral) – Solución flexible para un flujo de trabajo dinámico y configurable

6 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja Flujos de trabajo entre diferentes organizaciones La visión de IHE – Elementos críticos (factores de éxito) Flujo de trabajo centrado en el paciente Los proveedores (organizaciones, médicos, enfermeras) no deben estar ‘encorsetados’ por las aplicaciones, no podrían hacer su trabajo: libertad total al proveedor para decidir Ninguno de los sistemas de información debe “conocer” el workflow: la información del workflow está fuera de los sistemas

7 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja La propuesta de IHE perfil Cross-Enterprise Document Workflow (XDW) – permite a los participantes en un entorno con múltiples organizaciones gestionar y seguir el progreso de tareas relacionadas con flujos de trabajo centrados en el paciente, coordinando sus actividades No hay un controlador central No hay gestión de horarios (scheduler) centralizado Las decisiones se toman en los extremos del sistema (proveedores: médicos, enfermeros,..)

8 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja La propuesta de IHE XDW – Permite diseñar aplicaciones interoperables de gestión de flujos de trabajo, que necesitarán muy poca configuración para adaptarse a flujos específicos. – Facilita la integración de workflows que afectan a muchas organizaciones que ya usan sus propios sistemas de gestión del workflow para sus sistemas internos

9 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja Marco en IHE: Modelo registro repositorio XDS

10 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja XDW en el modelo Registro – Repositorio de IHE (XDS) Hospital A Urgencias Repositorio Administración XDS - Intro Laboratorio Imagen Centro de atención primaria Centro de diagnóstico por imagen Hospital B Repositorio Hospital C Repositorio Registro

11 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja proporcionar y registrar un conjunto de documentos en el repositorio XDS: Intercambio de documentos Adaptado de Charles Parisot. GE Document Registry Document Repository Document source Document Consumer Document Submission Metadata Registrar documento en el registro XDS – Actores y transacciones El flujo de trabajo es un documento

12 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja Marco en IHE: Modelo registro repositorio XDS

13 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja XDW Principales aspectos de diseño Diseñado para adaptarse a la complejidad de la provisión de servicios sanitarios, con flexibilidad Da los medios para asociar documentos a diferentes workflows Fácil de desplegar: no es necesario crear ninguna infraestructura central adicional (basado en XDS) – Escalable en regiones y países – Se basa en el intercambio seguro de documentos de salud proporcionado por otros perfiles IHE (e.g. XDS, ATNA, BPPC, etc.) Proporciona un enfoque común independiente del flujo de trabajo específico. Pero a la vez, soporta un amplio rango de “contenidos” de workflow específicos

14 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja Workflow document: Documento del workflow Documento que contiene el estado específico del workflow para un paciente Permite registrar los pasos tanto actuales como pasados del workflow y las organizaciones involucradas

15 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja Workflow definition: definición del workflow workflow definition Definición genérica del flujo de trabajo tareas Permite definir reglas describir documentos requeridos en cada paso definir clinical pathways complejos para un determinado tratamiento

16 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja Estructura del XDW Workflow Document Identificación del paciente contexto general workflow – Estado, enlace al “ workflow description document” Información al nivel de tarea – Una tarea describe una actividad planeada o realizada – Atributos de la tarea tipo Owner (responsable de realizarla) Estado actual (creada, en progreso, completada, etc.) Referenciass adocumentos usados for como entrada o producidos como resultado El Task Event History registra los eventos pasados

17 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja Estándares usados Cuatro partes – Parte 1: elementos derivados de HL7 CDA – Parte 2: dos elementos, patient and author, definidos en el XDW Schema cuya estructura deriva del HL7 R- MIM – Parte 3: elementos definidos por el perfil IHE XDW – Parte 4: el elemento derivado de OASIS WS-HumanTask standard.

18 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja Task Updated Task XDW v2 Individuals and organizations each have their own task management system. Some of these will use the BPEL/BPMN standards internally. By using the same task description data element, an organization that uses BPEL internally can extract the task description from the XDW document and put it directly into their task management system when they start work. Finished work can be extracted from the BPEL based system and put into the XDW document when complete. Task Internal Task Management System XDW v1 XD* Document Sharing Internal System

19 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja XDS Infrastructure 1. Sources post workflow document and referenced document to the XDS Infrastructure 2. Consumers search about patient’s workflows 3. Consumers retrieve selected documents from the XDS Infrastructure Content Creator Content Consumer Content Updater 4. Sources update the workflow document and post possible new referenced documents 5. Consumers search about patient’s workflows 6. Consumers retrieve selected documents from the XDS Infrastructure Content Consumer XDW Flow and Interactions in an XDS scenario

20 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja XDW Process Flow: ejemplo – consulta primaria-especialista 2- Admission of the patient 3- Start of the Consultation 4 – End of the consultation and creation of the clinical report 5 – Possible notification to the GP 1-Visit and production of eReferral The workflow within the organization is encapsulated into a single XDW step

21 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja XDW Process Flow: ejemplo – tareas asociadas 1-Visit and production of eReferral Workflow Document task: REQUESTED Status: COMPLETED Author: Mr.Rossi Time: date/time/utc Inputs: -> Lab Report Outputs: -> eReferralDoc1 taskEventHistory TaskEvent: 1 Status: COMPLETED Inputs: -> Lab Report Outputs: -> eReferralDoc1 Task A: Requested Status 1: Completed

22 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja XDW Process Flow: ejemplo – tareas asociadas Task B: Referred Status 1: In Progress 2- Admission of the patient Workflow Document REQUESTED task: REFERRED Status: INPROGRESS Author: Mr.Brum Time: date/time/utc Inputs: -> eReferralDoc1 Outputs:-> taskEventHistory TaskEvent: 1 Status: INPROGRESS Inputs: -> eReferralDoc1 Outputs:-> The workflow within the organization is encapsulated into a single XDW step

23 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja XDW Process Flow: ejemplo – tareas asociadas 5 – Possible notification to the GP 3- Start of the Consultation 4 – End of the consultation and creation of the clinical report The workflow within the organization is encapsulated into a single XDW step Task B: Referred Status 2: Completed Workflow Document REQUESTED task: REFERRED Status: COMPLETED Author: Mr.Brum Time: date/time/utc Inputs: -> eReferralDoc1 Outputs: -> ClinicalRepDoc2 taskEventHistory TaskEvent: 1 TaskEvent: 2 Status: COMPLETED Inputs: -> eReferralDoc1 Outputs: -> ClinicalRepDoc3

24 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja El perfil XDW profile frente a los perfiles de Workflow Definition Genérico: XDW Cross Enterprise Document Workflow es: – Un marco para gestionar workflows – Una plataforma sobre la que se pueden definir un amplio conjunto de workflows específicos, con un mínimo esfuerzo de especificación e implementación – Independiente del workflow – aplicable en diferentes infraestructuras de intercambio de documentos (XDS,XDM, XDR) Específico: Workflow Definition Profile – La definición de un proceso clínico específico – Un conjunto de reglas y definición de tareas que caracterizan el proceso – La definición de los actores implicados en el proceso y sus roles

25 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja Estandares utilizados Estructura del workflow management document – OASIS Human Task, para la estructura y codificación de las tareas. Se estudió también BPEL (oasis) y BPMN – Orientados a flujos totalmente pre-definidos de antemano – No contempla directamente tareas manuales, todo automatizado HL7 CDA for provider description HL7 R-MIM for patient and author description No introduce nuevas transacciones, utiliza los perfiles IHE ITI – XDS.b, DSUB, XDR, XDM, BPPC, ATNA DSUB =Document Metadata Subscription No se añaden metadatos a un documento XDS, solamente reglas adicionales sobre el contenido de los metadatos de la entrada en el registro asociada al documento de Workflow

26 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja What is gained from using task description? Task Updated Task XDW v2 Individuals and organizations each have their own task management system. Some of these will use the BPEL/BPMN standards internally. By using the same task description data element, an organization that uses BPEL internally can extract the task description from the XDW document and put it directly into their task management system when they start work. Finished work can be extracted from the BPEL based system and put into the XDW document when complete. Task Internal Task Management System XDW v1 XD* Document Sharing Internal System

27 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja XDW Security/Privacy XDW relies on the security controls in the underlining transport (e.g. XDS) In order to adhere to the principle of least privilege, organizations will want to prevent clinical documents from being replaced by other organizations while allowing XDW Workflow Documents to be replaced (exception based on classCode) When a Workflow Description Profile is created a risk assessment following the Security Cookbook may result in additional security considerations beyond those for the usual clinical report

28 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja Situación actual Fase comentario público en 2011 – Se ha cambiado el formato del workflow definition document Ahora Trial Implementation status – Se prueba en el connectathon de Berna

29 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja XDW – Trabajo en curso Creación del “Workflow Definition Whitepaper”, guía para escribir un perfil de definición de workflow Trabajo en algunos perfiles de definición concretos – Derivación: XBeR-WD Cross Enterprise Basic eReferral Workflow Definition Profile – Telemonitorización domiciliaria XTHM-WD Cross Enterprise TeleHomeMonitoring Workflow Definition Profile (PCC) – Comités de tumores XTB-WD Cross Enterprise Tumor Board Workflow Definition Profile – Receta Prescription – austria / epSOS – Mamografía XSM Cross Enterprise Screening Mammography Workflow Definition Profile (White Paper) (Radiología)

30 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja Comités de tumores

31 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja Task attributesRules for the task “Request TBR” Task idUnique id of the instance of the task Task typeRequestTBR Task nameRequest Tumor Board Review Task descriptionA tumor board review meeting for a patient is requested by the organiser. Task dependenciesAncestors: None Successors: Schedule TBR Status allowedCOMPLETED An Ordering task is always set to COMPLETED. Status transactionsNone Input  Required o All relevant documents for the understanding of the case. Output  Required o Request Document. OwnerCreator of the Request owner changesNo

32 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja Task attributesRules for the task “TBRMeeting” Task idUnique id of the instance of the task Task typeTBRMeeting Task nameTumor Board Review Meeting Task descriptionTBR meeting with input from relevant participants. Task dependenciesAncestors: TBRPreparation Successors: TBRValidation Status allowedIN PROGRESS: This status of this task shall be set to IN PROGRESS when started. COMPLETED: A preparation task shall be set to COMPLETED when the TBR Report has been created. FAILED :A preparation task shall be set to FAILED when a review of this patient during the TBR meeting is cancelled. Status transactionsFrom IN PROGRESS to either COMPLETED or FAILED. input  Required o All relevant documents for the TBR Meeting output  Required o TBRReport. ownerChairman of the TBR. changes of task owner No At least one

33 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja

34 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja Conclusiones XDW es trabajo en curso permite a los participantes en un entorno con múltiples organizaciones gestionar y seguir el progreso de tareas relacionadas con flujos de trabajo centrados en el paciente, coordinando sus actividades No hay un controlador central Las decisiones se toman en los extremos del sistema (proveedores: médicos, enfermeros,..) Basado en la infraestructura XDS Independiente del workflow concreto – Pero se trabaja también en workflows específicos

35 Interoperabilidad organizativa en IHE: Gestión de flujos de trabajo entre proveedores Paula de Toledo. IHE España Universidad Carlos III de Madrid Transparencias adaptadas del IT Planning Committee de IHE. Luca Zalunardo, Arianna Cocchiglia - Arsenal.IT. Marzo 2012

36 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja Conclusiones El objetivo de XDW es: – Estandarizar las transacciones para gestionar flujos de trabajo, así como la estructura que permita seguir el progreso del workflow, ligada a los eventos clínicos – Definir la estructura de un documento que cubra las necesidades actuales y que sea ampliable para adaptarse a requisitos futuros – Permitir que en todo el ámbito de IHE los perfiles que hacen referencia a flujos de trabajo a través de organizaciones sean consistentes

37 XDW-TB: Tumor board

38 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja Escenario Tumor board review – Análisis del diagnóstico, tratamiento y seguimiento del paciente oncológico – Equipos multidisciplinares – Tratamiento oncológico es multi disciplinar y típicamente “cross-enterprise” – Se revisan los pasos dados y los planeados – Se revisan imágenes, informes y otros documentos creados en diferentes pasos del proceso – El resultado principal del TBR es un informe consensuado con los hallazgos, conclusiones y recomendaciones para el tratamiento del paciente.

39 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja Objetivo del perfil XDW-tb Definir el workflow para gestionar las tareas asociadas a un comite de tumores: – scheduling, tasks, and documents. – Seguimiento del estado de todos los pasos del workflow – Monitorizar los documentos usados en el proceso – Crear un informe integrado con las conclusiones y recomendaciones del TB Debe resolver las necesidades actuales y ser extensible para adptarse a requisitos futuros

40 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja The PCC domain, has the duty to define the specific workflow, in this case the workflow processes and all related document content around a Tumor Board Review The orchestration of a specific workflow allows the workflow participants to share a common understanding of the specific tasks, the dependencies between these tasks, and a number of rules that control the workflow execution and leading the interoperability between different information systems. Execution details are conveyed through the XDW Workflow Document. The input- and output documents that accompany each workflow step can be defined in the PCC domain.

41 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja P Tumor board meetings – diagnosis, (surgery) – Radiologistreview of medical images – Pathologistreview of biopsies – Oncologistchemotherapy – Radiotherapistradiotherapy – Specialized nursecounseling, main contact person – …

42 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja Contenido del perfil XTB-WD – Describe los diferentes pasos de un proceso de Tumor board review – Y la información que los sustenta como documentos de entrada y salida y que está ligada a cada paso del proceso – The different Workflow definitions can be used as ‘building blocks’ to describe the actual care pathway of an individual patient.

43 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja Relación de este trabajo con un pathway oncológico

44 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja The possibility to refer to other workflow definitions in XDW creates a possibility to describe the different steps and processes in complex care pathways through the combination of smaller Workflow Definitions.

45 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja XTB-WD steps and documents

46 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja Actores / transacciones XDS Document source with foder managemt options XDS Document source with foder managemt & document replacement options XDS Document consumer

47 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja

48 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja Task attributesRules for the task “Request TBR” Task idUnique id of the instance of the task Task typeRequestTBR Task nameRequest Tumor Board Review Task descriptionA tumor board review meeting for a patient is requested by the organiser. Task dependenciesAncestors: None Successors: Schedule TBR Status allowedCOMPLETED An Ordering task is always set to COMPLETED. Status transactionsNone Input  Required o All relevant documents for the understanding of the case. Output  Required o Request Document. OwnerCreator of the Request owner changesNo

49 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja urn:oid:1.1.1.1.1 RequestTBR Request Tumor Board Review COMPLETED 2006-05-04T18:13:51.0Z false

50 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja Completion of the De-Identification Cookbook Instructions to other IHE domains on how to create profiles that use Anonymization and pseudonymization tools. Critical and Important Results – White paper Notify someone when something critical or important is uncovered. Discover who should be told about this information and how should they be told.

51 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja Workflow manager has to give full power to provider – If we put technical barriers we are lost There shall be no system in the infrastructure that knows about the workflos Organize information around episode of care – An episode of care is a workflow center Einforce some very simple things

52 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja format of this task description based upon OASIS Human Task standard. The Human Task standard is defined to provide an interface between the highly prescribed and automated world of BPEL/BPMN task automation, and the unpredictable changing world of human tasks, such as medical activities.

53 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja Tecnica – Gestión distribuida del workflow – Parten de prescripción electrónica Estandares – Bpl – Human task (derivado del anterior) – Para describir acciones humanas Primera parte derivada de hl7 Después info que describe los steps del workflo – Viene del estandra human ask Trazas del workfow y estado (abierto, cerrado) El docu de workflow se comparte en el registro

54 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja Dos niveles de definición del workflow – Los dos en el workflow document – Es un documento – se usa un estándar Sistemas que ya tengan un gestor de worflow con BPL pueden reutilziar Guía de implementacion en PCC Case use especificos – eReferal – Telemonotirización – Centri tumori – grupo holandés – Screening mamografico

55 Foro Interoperabilidad en Salud Interoperabilidad organizativa - XDW ESPAÑA Mayo 2012. La Granja XDWEvolution of shared Workflow DocumentXDWEvolution Document WorkflowDescriptionWorkflowDescription Use case: e Referral (Derivación)