1 Fundacja Programów Pomocy dla Rolnictwa 12 grudnia 2013 roku 12 grudnia 2013 roku ROZLICZENIA KOSZTÓW w ramach działania Szkolenia zawodowe dla osób zatrudnionych w rolnictwie i leśnictwie objętego PROW na lata 2007-2013

2 Warunkiem prawidłowej realizacji operacji jest nie tylko wykonanie zakresu rzeczowego zgodnie z umową, ale również jego właściwe udokumentowanie. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych

3 W trakcie autoryzacji wniosku o płatność akceptowane będą w szczególności następujące dokumenty: Faktury VAT / rachunki / noty księgowe, Faktury korygujące / noty korygujące (wraz z dokumentami, których dotyczą), Dowody opłat pocztowych oraz inne dowody opłat, Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych

4  Listy płac pracowników zatrudnionych na pełen lub część etatu z naliczonymi składkami na ubezpieczenie społeczne i zaliczkami na podatek dochodowy,  Umowy zlecenia, o dzieło oraz inne umowy cywilnoprawne wraz z rachunkami określającymi wysokość podatku dochodowego oraz składek na ubezpieczenie społeczne, o ile umowy zostały zawarte z osobami fizycznymi nie prowadzącymi działalności gospodarczej,  Samozatrudnienie – powinno być udokumentowane np. notą księgową wraz z wyliczeniem. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych

5  Zakres obowiązków pracownika lub opis stanowiska pracy, lub umowa o pracę,  Dokumenty będące podstawą wyliczenia kwot przyjętych do rozliczenia,  Oświadczenie, iż zatrudnieni pracownicy wykonują zadania związane z realizacją operacji poza godzinami pracy lub w czasie wolnym od pracy, gdy pracownik podmiotu zostaje dodatkowo zatrudniony do realizacji operacji. Zatrudnienie Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych

6  Ewidencja godzin i zadań zrealizowanych w ramach wszystkich operacji.  Z Ewidencji godzin i zadań powinno wynikać:  jakie zadania,  w ramach jakiej umowy,  w jakich godzinach wykonywała dana osoba każdego dnia. Zatrudnienie Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych

7 Polecenia wyjazdu służbowego: pracownika zatrudnionego na umowę o pracę wraz z ewidencją przebiegu pojazdu lub biletami komunikacji publicznej w zależności od środka transportu, osoby nie będącej pracownikiem wraz z ewidencją przebiegu pojazdu oraz z umową zlecenia, umową o dzieło, umową cywilnoprawną (odpowiedni zapis w umowie dotyczący zwrotu kosztów podróży), Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych

8  Lista obecności uczestników szkolenia z potwierdzeniem otrzymania zwrotu kosztów dojazdu na szkolenie Potwierdzenie otrzymania zwrotu kosztów dojazdu na szkolenie należy dokonywać poprzez:  wpisanie ilości przejechanych kilometrów związanych z dojazdem na szkolenia,  własnoręczny podpis uczestnika szkolenia. Dokumentem potwierdzającym wydanie gotówki uczestnikom szkolenia może być dokument KW. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych

9 przedziałodległość Kwota do zwrotu kosztów dojazdu uczestnikom na każdy dzień szkolenia 1powyżej 1km do 5 km5 zł 2powyżej 5 do 10 km10 zł 3powyżej 10 do 20 km30 zł 4powyżej 20 do 50 km40 zł 5powyżej 50 km Stawka ustalana indywidualnie na podstawie faktycznie przejechanych km. Beneficjent powinien rozliczać się z uczestnikami szkolenia na podstawie określonych przedziałów/stawek (kilometrowych/finansowych). Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych Dojazdy uczestników szkoleń

10  Wewnętrzne dokumenty księgowe, np. noty księgowe, wystawione tytułem rozliczenia poniesionych kosztów związanych z wykonaną usługą, Wraz z notą księgową należy przedłożyć: oficjalny cennik beneficjenta, lub zestawienie poniesionych kosztów kwalifikowalnych. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych

11 zestawienie poniesionych kosztów kwalifikowalnych, powinno określać co najmniej: faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej składające się na wartość/kwotę noty księgowej, kwotę do refundacji, opis zdarzenia gospodarczego, nr faktury, kwotę brutto, datę wystawienia.  Inne dokumenty, jeśli wymagają tego okoliczności oraz charakter realizowanej operacji. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych

12  Przedłożone faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej na odwrocie dokumentu powinny zawierać opis z następującymi informacjami: Numer umowy o przyznanie pomocy, Numer pozycji w Zestawieniu rzeczowo-finansowym operacji, Kwota wydatków kwalifikowalnych w ramach danego dokumentu, Numer odrębnego kąta, albo numer pozycji w Zestawieniu faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej, Potwierdzenie poprawności rachunkowej, formalnej i merytorycznej. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych

13 Przedłożone faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej powinny spełniać podstawowe warunki określone w Ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694 z późń. zm.). Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych

14 Do dnia wystąpienia z wnioskiem o płatność dotyczącym danego etapu (wniosek o płatność pośrednią) lub operacji (wniosek o płatność ostateczną), wszystkie faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej muszą zostać opłacone w całości. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych Dowody zapłaty

15  Do przedstawionych faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej Beneficjent dołącza potwierdzenie poniesienia wydatku (zapłaty należności), tj. dowody płatności gotówkowej lub bezgotówkowej.  Kopie dowodów płatności powinny być oznakowane w sposób pozwalający na jednoznaczną identyfikację z fakturami lub dokumentami o równoważnej wartości dowodowej. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych Dowody zapłaty

16 W przypadku płatności bezgotówkowej udokumentowanej wydrukiem z systemu e-bankowości każdy wydruk musi być podpisany przez posiadacza rachunku lub osobę upoważnioną. Beneficjent, który składa, jako dowód zapłaty, wydruk z bankowości elektronicznej, zobligowany jest do złożenia w FAPA oświadczenia o wykorzystywaniu w instytucji bankowości elektronicznej i zgodnie w umową zawartą z bankiem nie otrzymuje wyciągów w wersji papierowej. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych Dowody zapłaty

17   Zaświadczenie z ZUS o braku zaległości w opłacaniu składek z ubezpieczenia zdrowotnego i społecznego,  Zaświadczenie z US o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzające stan zaległości. Dowody zapłaty ZUS i US Zaświadczenie nie powinno być wystawione wcześniej niż 1 miesiąc przed złożeniem wniosku. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych

18 Beneficjent zobowiązany jest do prowadzenia oddzielnego systemu rachunkowości albo korzystania z odpowiedniego kodu rachunkowego, o których mowa w art. 75 ust. 1 lit. c pkt i) rozporządzenia Rady (WE) Nr 1698/2005 z dnia 20 września 2005 r. w sprawie wsparcia rozwoju obszarów wiejskich przez Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich (EFRROW) (Dz. U. L. 277 z 21.10.2005, str. 1) – dla wszystkich transakcji związanych realizacją operacji. Wyodrębniona ewidencja księgowa

19 Ze względu na rodzaj prowadzonej ewidencji i możliwość jej wykorzystania dla zapewnienia odrębnego ujęcia transakcji związanych z operacją Beneficjentów można podzielić na dwie grupy: Beneficjentów prowadzących pełną księgowość (prowadzenie oddzielnego systemu rachunkowego albo odpowiedniego kodu rachunkowego), pozostałych Beneficjentów nie prowadzących pełnej księgowości (sporządzanie techniką komputerową w postaci zestawienia faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej na formularzu udostępnionym przez Fundację). Wyodrębniona ewidencja księgowa

20 W przypadku niespełnienia przez Beneficjenta tego zobowiązania, zostanie zastosowana 10% sankcja od każdego dokumentu, który:  nie został uwzględniony w odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej danej operacji lub  nie został ujęty w „Zestawieniu faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej dokumentujących poniesione koszty”. Wyodrębniona ewidencja księgowa

21 Dziękuję Państwu za uwagę Anna Siniarska Sekcja Finansów FAPA 22 623 19 18