1 FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓNJENNY ZULAY RUIZ HERNANDEZ - Administrador de Empresas

2 DEFINICIÓN ADMINISTRACIÓNADMINISTRAR PLANEAR ORGANIZAR DIRIGIR CONTROLAR JENNY ZULAY RUIZ HERNANDEZ - Administrador de Empresas

3 ADMINISTRACIÓN EFECTIVADEFINICIÓN ADMINISTRACIÓN EFICIENCIA EFICACIA ADMINISTRACIÓN EFECTIVA JENNY ZULAY RUIZ HERNANDEZ - Administrador de Empresas

4 DEFINICIÓN ADMINISTRACIÓNEFICIENCIA: USO ADECUADO DE RECURSOS EFICACIA: OBTENER RESULTADOS PLANTEADOS JENNY ZULAY RUIZ HERNANDEZ - Administrador de Empresas

5 DEFINICIÓN ADMINISTRACIÓNADMINISTRACION EFICACIA (Alcance de Metas) EFICIENCIA (Uso de Medios) Lograr las metas (Resultados) Hacer las cosas bien Ventaja Estratégica Productividad Competitividad JENNY ZULAY RUIZ HERNANDEZ - Administrador de Empresas

6 Pensamiento AdministrativoCONTENIDO DE ESTUDIO DE LA ADMINISTRACIÓN Pensamiento Administrativo Proceso Administrativo Ámbitos o áreas de formación JENNY ZULAY RUIZ HERNANDEZ - Administrador de Empresas

7 AREAS DE FORMACIÓN PROFESIONALGerencia General Producción Financiera Desarrollo Humano Comercial JENNY ZULAY RUIZ HERNANDEZ - Administrador de Empresas

8 TEORÍAS ADMINISTRATIVASJENNY ZULAY RUIZ HERNANDEZ - Administrador de Empresas

9 TEORÍAS ADMINISTRATIVASTEORÍA CLÁSICA Representante Taylor Características Taylor: Desarrolló la organización racional del trabajo, como medio para lograr la eficiencia en las empresas. Propuso estudio de tiempos y movimientos, el pago de incentivos a partir de volúmenes de producción estándares. La teoría enfatiza en las tareas de los operarios. JENNY ZULAY RUIZ HERNANDEZ - Administrador de Empresas

10 Funciones de la Empresa:TEORÍA CLÁSICA Representante Fayol Funciones de la Empresa: 1. Técnicas: Producción de Bienes y Servicios. 2. Comercial: Compra y venta de mercancía 3. Financiera: Búsqueda y gestión del capital 4. Seguridad: Protección y Preservación de personas y bienes 5. Contables: Relacionado con inventarios, registros, balances 6. Administrativas: Coordinan y sincronizan las demás funciones de la empresa. JENNY ZULAY RUIZ HERNANDEZ - Administrador de Empresas

11 CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN:TEORÍA CLÁSICA Representante Fayol CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN: Es el acto de planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar los procesos que se desarrollan e las áreas funcionales de la empresa. JENNY ZULAY RUIZ HERNANDEZ - Administrador de Empresas

12 TEORIA HUMANISTA Representante Elton Mayo CaracterísticasDesarrolló las primeras teorías de motivación, liderazgo, comunicación y grupos en el trabajo. Plantea que la eficiencia de las empresas se logra garantizando condiciones psicológicas, fisiológicas, y medioambientales adecuadas para el trabajo. Su énfasis se centra en las personas JENNY ZULAY RUIZ HERNANDEZ - Administrador de Empresas

13 TEORIA NEOCLASICA Representante Harold Koontz CaracterísticasLa administración más que poner el énfasis en los procedimientos, es decir en la eficiencia, debe centrar sus esfuerzos en lograr objetivos (obtener resultados), es decir, la eficacia. JENNY ZULAY RUIZ HERNANDEZ - Administrador de Empresas

14 TEORIA DEL COMPORTAMIENTORepresentante Chester Barnard Características Nuevas propuestas sobre la motivación en el trabajo, los estilos de administración y el proceso de toma de decisiones, en el que las organizaciones son consideradas como sistemas de decisiones. JENNY ZULAY RUIZ HERNANDEZ - Administrador de Empresas

15 CLASICA TAYLOR CLASICA FAYOL HUMANISTAENFASIS EN LOS PROCEDIMIENTOS Y TAREAS NO SE TIENE EN CUENTA LA PERSONA CLASICA TAYLOR ENFASIS AREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA ESTABLECE PROCESO ADMINISTRATIVO CLASICA FAYOL ENFASIS EN LAS PERSONAS DETERMINANDO CONDICIONES AMBIENTALES, PSICOLÓFICAS, FISIOLÓGICAS HUMANISTA JENNY ZULAY RUIZ HERNANDEZ - Administrador de Empresas

16 ENFASIS EN LA NORMA ESCRITA ESTANDARIZACION DE PROCEDIMIENTOSNO TIENE ENFASIS EN LOS PROCEDIMIENTOS SINO EN OBTENER RESULTADOS (EFICACIA) NEOCLASICA ENFASIS EN LA NORMA ESCRITA ESTANDARIZACION DE PROCEDIMIENTOS BUROCRÁTICA ENFASIS EN SISTEMAS DE DECISIONES BASADAS EN ACTITUDES DE COMPORTAMIENTO COMPORTAMIENTO JENNY ZULAY RUIZ HERNANDEZ - Administrador de Empresas

17 PROCESO ADMINISTRATIVOJENNY ZULAY RUIZ HERNANDEZ - Administrador de Empresas

18 PLANEACIÓN JENNY ZULAY RUIZ HERNANDEZ - Administrador de Empresas

19 PLANEACIÓN "Si no sabes a donde vas, acabarás en otra parte".Por lo tanto en este punto de la administración, es necesario seguir los siguientes pasos: Definir la Meta del negocio: Si no se cuenta con una Misión, Visión y Objetivos, es un buen momento para elaborarlos. Definir los objetivos necesarios para alcanzar la meta. Definir las acciones para alcanzar cada objetivo. JENNY ZULAY RUIZ HERNANDEZ - Administrador de Empresas

20 PLANEACIÓN Escasez de recursos Norma de desempeñoImportancia Rápidos, complejos e inciertos cambios Escasez de recursos Orientación de las organizaciones Fuente de motivación y compromiso Norma de desempeño JENNY ZULAY RUIZ HERNANDEZ - Administrador de Empresas

21 PLANEACIÓN Tipos y niveles de planes Tácticos OperativosCorporativos o estratégicos Tácticos Operativos Contingencia JENNY ZULAY RUIZ HERNANDEZ - Administrador de Empresas

22 PLANEACIÓN ESTRATEGICAFRUTOS DEL BOSQUE S.A. PLANEACIÓN ESTRATEGICA Detalle Responsable Meta Fecha Inicio Fecha Terminación Lugar Presupuesto Ampliar la cobertura de mercado de los cítricos al extranjero. Gerente General Exportar el 50% de los cítricos producidos a países como Japón, Francia y Suiza Enero de 2008 Diciembre de 2011 Frutos del Bosque S.A. Comercializadora de Cítricos $ = Mejoramiento continuo de los cítricos ofrecidos realizando una producción limpia basada en abono orgánico. Jefe de Producción de cítricos Producir el 60% de cítricos con altos niveles de abono orgánico que sean favorables para la salud Junio de 2008 Diciembre de 2008 Terreno destinado para la siembra de cítricos $ = JENNY ZULAY RUIZ HERNANDEZ - Administrador de Empresas

23 PLANEACIÓN FRUTOS DEL BOSQUE S.A. PLAN DE ACCIÓNOBJETIVO UNO. Ampliar la cobertura de mercado de cítricos en el exterior ¿QUÉ SE VA A HACER? ¿CÓMO SE VA A HACER? ¿QUIÉN LO VA A HACER? ¿CUÁNDO LO VA A HACER? ¿POR QUÉ SE VA HA CER? ¿CUÁNTO VALE HACERLO? JENNY ZULAY RUIZ HERNANDEZ - Administrador de Empresas

24 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADESPLANEACIÓN FRUTOS DEL BOSQUE S.A. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES OBJETIVO UNO. Ampliar la cobertura de mercado de cítricos en el exterior Actividad Responsable Meta Fecha Inicio Final Lugar Presupuesto Análisis del mercado en el extranjero Gerente General Realizar un análisis en un 70% de los tres países donde tiene la posibilidad de iniciar el proceso de exportación Enero 10 de 2008 Junio 19 de 2008 Municipio del Socorro, Cámara de Comercio de Bucaramanga Proexport $ Conversaciones con los posibles clientes del extranjero Contactar tres posibles clientes en cada país analizado Julio 4 de 2008 Septiembre 12 de 2008 Frutos del Bosque, Contacto por Internet y Celular $ JENNY ZULAY RUIZ HERNANDEZ - Administrador de Empresas

25 ORGANIZACIÓN JENNY ZULAY RUIZ HERNANDEZ - Administrador de Empresas

26 ORGANIZACIÓN La ejecución del planEste punto se refiere a la coordinación de esfuerzos, es decir: Hacer equipos de trabajo. Distribuir la materia prima. Documentar y establecer procesos, personas responsables. JENNY ZULAY RUIZ HERNANDEZ - Administrador de Empresas

27 ORGANIZACIÓN División del trabajo Jerarquías AdministrativasFormalización de normas y procedimientos JENNY ZULAY RUIZ HERNANDEZ - Administrador de Empresas

28 ORGANIZACIÓN Responsabilidad de las decisiones Líneas de autoridadDepartamentalización JENNY ZULAY RUIZ HERNANDEZ - Administrador de Empresas

29 ORGANIGRAMAS CONVENCIONALESORGANIZACIÓN ORGANIGRAMAS CONVENCIONALES Tradicional Funcional Procesos Regional Productos Proyectos Clientes JENNY ZULAY RUIZ HERNANDEZ - Administrador de Empresas

30 Eje ORGANIGRAMAS MODERNOS ORGANIZACIÓN Planas Redes o Modular EquiposJENNY ZULAY RUIZ HERNANDEZ - Administrador de Empresas

31 Análisis y Diseño de CargosMisión y Visión Objetivos del cargo Actividades a realizar Relaciones entre los puestos de trabajo Tabulación de datos Perfil del cargo Manual de Funciones JENNY ZULAY RUIZ HERNANDEZ - Administrador de Empresas

32 ORGANIZACIÓN FRUTOS DEL BOSQUE S.A.. Línea CítricosMANUAL DE FUNCIONES NOMBRE DEL CARGO JEFE DE PRODUCCIÓN CÓDIGO HM102 SECCIÓN PRODUCCIÓN CARGO JEFE INMEDIATO GERENTE SUPERVISA A COORDINADOR DE BODEGA SEMBRADOR FUMIGADOR MACANEADOR REQUISITOS: Experiencia de 1 año y Profesional en Ingeniería Agrónoma NUMERO DE CARGOS IGUALES CERO FECHA DE ELABORACIÓN FECHA DE ACTUALIZACION FUNCIÓN PRINCIPAL Vigilar y asesorar la producción, desarrollo y recolección de las cosechas de cítricos que se producen en S.A. FUNCIONES INDISPENSABLES Ejercer, por delegación del Gerente las atribuciones y funciones que en materia de producción agrícola tenga a bien realizar para el óptimo funcionamiento de la empresa. Establecer las tareas individuales que cada obrero debe ejecutar. Orientar a los obreros en las inquietudes que estos presenten en su labor diaria. Realizar campañas permanentes para prevenir y combatir plagas, siniestros y enfermedades que ataquen la producción de la finca. Vo Bo EMPLEADO Vo Bo JEFE INMEDIATO ANALISTA JENNY ZULAY RUIZ HERNANDEZ - Administrador de Empresas

33 ORGANIZACIÓN MANUAL DE PROCESOS FRUTOS DEL BOSQUE S.A. Línea CítricosCÓDIGO HM003 Línea Cítricos FECHA ELABORACIÓN HOJA 1 DE 1 MANUAL DE PROCESOS FECHA ACTUALIZACIÓN PROCESO FUMIGACIÓN ÁREA DE PRODUCCIÓN FUMIGADOR INICIO 4 7 SI ¿SE PRESENTA PLAGAS EN EL CULTIVO? SELECCIONAR LAS PLANTAS CON MAYOR INFECCIÓN DE LA PLAGA REALIZAR CONTROL PERIÓDICO DE LA PLAGA NO 2 5 PREPARAR INSECTICIDAS QUE HAGAN INMUNE LA PLANTA FIN PREPARAR INSECTICIDAS QUE ELIMINEN LA PLAGA 3 6 REGAR LAS PLANTAS CON EL INSECTICIDA REGAR LAS PLANTAS CON EL INSECTICIDA FIN JENNY ZULAY RUIZ HERNANDEZ - Administrador de Empresas

34 DIRECCIÓN JENNY ZULAY RUIZ HERNANDEZ - Administrador de Empresas

35 Conseguir la meta de la mejor forma posibleDIRECCIÓN Conseguir la meta de la mejor forma posible Al llegar a este punto se debe preocupar por conseguir la meta de la mejor forma posible, no sólo optimizando recursos sino obteniendo el mejor desempeño de su personal. Por lo tanto, tiene como principal herramienta la motivación y la adecuada supervisión, lo que traerá como consecuencia un clima laboral saludable para llegar al objetivo de la mejor forma y tratando de que no hayan bajas en el camino. JENNY ZULAY RUIZ HERNANDEZ - Administrador de Empresas

36 Dirección DIRECCIÓN Liderazgo Motivar Comunicar Trabajo en equipoCambio Manejo del Estrés Gestión del Talento Humano Resolución de Conflictos JENNY ZULAY RUIZ HERNANDEZ - Administrador de Empresas

37 CONTROL JENNY ZULAY RUIZ HERNANDEZ - Administrador de Empresas

38 CONTROL Detección y corrección de fallas en un sistema administrativo Esta actividad es en realidad una retroalimentación; por su puesto que puede hacerse sobre la marcha. Su función principal es detectar fallas y corregirlas; es cuando se determina el grado de cumplimiento de los objetivos y por lo tanto de la meta. JENNY ZULAY RUIZ HERNANDEZ - Administrador de Empresas

39 Control de RetroalimentaciónEnfoques del Control Control Preventivo Control Concurrente Control de Retroalimentación JENNY ZULAY RUIZ HERNANDEZ - Administrador de Empresas

40 CONTROL MEDIDAS DE CONTROL ADMINISTRATIVO PresupuestoEstados Financieros Valor Económico Agregado Análisis Financiero Valor del Mercado Agregado Sistemas de Información Gerencial JENNY ZULAY RUIZ HERNANDEZ - Administrador de Empresas

41 CONTROL NATURALEZA Eficacia Eficiencia EfectividadNOMBRE: Ampliar la cobertura de mercado de los cítricos al extranjero. NATURALEZA Eficacia Eficiencia Efectividad RESPONSABLE: Gerente General RANGO Menor de 70% = Malo Entre el 71% y el 95% = Aceptable Mayor al 96% = Bueno FORMULA: Meta planeada, exportar el 50% de los cítricos producidos a países como Japón, Francia y Suiza. Ejecutado / Planeado x 100 Avance del 5% / Planeado 50% x 100 = 10% SEÑALIZACIÓN DE CUMPLIMIENTO JENNY ZULAY RUIZ HERNANDEZ - Administrador de Empresas

42 DESARROLLO DEL POTENCIAL HUMANOJENNY ZULAY RUIZ HERNANDEZ - Administrador de Empresas

43 DESARROLLO DEL POTENCIAL HUMANOLa Administración del talento humano es la actividad más emocionante y compleja en el ámbito de los negocios, ya que en la actualidad, ante la posibilidad de acceder a tecnología similar, el potencial humano es el que determina la ventaja competitiva de las organizaciones. JENNY ZULAY RUIZ HERNANDEZ - Administrador de Empresas

44 LA PERSONA JENNY ZULAY RUIZ HERNANDEZ - Administrador de Empresas

45 LA PERSONA Es recomendable que la gestión del talento humano se base en tres consideraciones fundamentales, que Chiavenato define así: Son seres humanos dotados de personalidad propia profundamente diferentes entre sí, tienen historias distintas y poseen conocimientos, habilidades, destrezas y capacidades indispensables para la gestión adecuada de los recursos organizacionales. JENNY ZULAY RUIZ HERNANDEZ - Administrador de Empresas

46 LA PERSONA Es recomendable que la gestión del talento humano se base en tres consideraciones fundamentales, que Chiavenato define así: Son activadores inteligentes de los recursos organizacionales, capaces de dotarla de inteligencia, talento y aprendizajes indispensables en su constante renovación y competitividad en un mundo de cambios y desafíos. Las personas son fuente de impulso propio que dinamiza la organización, y no agentes pasivos, inertes y estáticos. JENNY ZULAY RUIZ HERNANDEZ - Administrador de Empresas

47 LA PERSONA Es recomendable que la gestión del talento humano se base en tres consideraciones fundamentales, que Chiavenato define así: Son socios de la organización, capaces de conducirla a la excelencia y al éxito. Las personas invierten en la organización esfuerzo, dedicación, responsabilidad, compromiso, riesgos, entre otros, con la esperanza de recibir retornos de éstas: salarios, incentivos financieros, crecimiento profesional. JENNY ZULAY RUIZ HERNANDEZ - Administrador de Empresas

48 PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANOPrimero Ingreso de la persona en la organización Segundo Periodo donde el trabajador permanece en la organización Tercero Momento de desvinculación del trabajador a la empresa JENNY ZULAY RUIZ HERNANDEZ - Administrador de Empresas