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2 GERENCIA CALDAS Planes de Mejoramiento

3 OBJETIVO GENERAL Que los Sujetos de Control conozcan y apliquen la metodología de los Planes de Mejoramiento, originados en auditoría de la CGR.

4 OBJETIVOS ESPECIFICOSEstandarizar los criterios utilizados en la aplicación de la metodología Mejorar el proceso de análisis del Plan de Mejoramiento, tanto para su suscripción, como para su seguimiento. Lograr que la metodología de los Planes de Mejoramiento se aplique correctamente.

5 AGENDA Características de los P.M. Elementos normativos.Seguimiento a los P.M. Deficiencias comunes

6 CARACTERÍSTICAS DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO

7 QUE ES UN PLAN DE MEJORAMIENTO?CARACTERISTICAS P.M. QUE ES UN PLAN DE MEJORAMIENTO? Es el conjunto de acciones correctivas o preventivas que debe adelantar un Sujeto de Control fiscal en un período determinado, para subsanar y corregir las CAUSAS que dieron origen a los hallazgos administrativos identificados por la C.G.R., con el fin de adecuar la gestión fiscal a los principios de Economía, Eficiencia, Eficacia, Equidad y Mitigación del impacto ambiental. Acciones de mejoramiento derivadas de: Autoevaluación Evaluación independiente y Hallazgos del control fiscal 7

8 QUE OBJETIVO SE PRETENDE CON LOS P.M.?CARACTERISTICAS P.M. QUE OBJETIVO SE PRETENDE CON LOS P.M.? Contribuir con el mejoramiento de los procesos de las Entidades Sujetos de Control. Establecer el buen uso de los recursos públicos. Ser una herramienta de apoyo al proceso Auditor. Aportar al buen uso de los recursos públicos, mediante la contribución al mejoramiento de los procesos internos de las Entidades Sujetos de Control. Desarrollar una CULTURA ORGANIZACIONAL , orientada al mejoramiento continuo, efectuando acciones correctivas y preventivas, para garantizar Eficacia y Eficiencia 8

9 CARACTERISTICAS P.M. Se entiende por Acción de Mejoramiento como la Acción, decisión, conjunto de medidas, Gestión, correctiva y/o preventiva que busca subsanar la causa(s) que dio origen al hallazgo, de tal manera que se resuelva la deficiencia planteada en cada uno de los hallazgos, en forma definitiva. (QUE VOY A HACER). Medida que se propone adoptar para corregir la causa o las causas que originaron las deficiencias detectadas en los controles realizados, con el fin de solucionar de fondo las observaciones y adoptar las recomendaciones. Las medidas pueden ser preventivas o correctivas.

10 CARACTERISTICAS P.M. No se puede establecer el deber ser, toda vez que este no se viene ejecutando y se requiere adoptar medidas para corregir tal deficiencia y de esa manera poder desarrollar el deber ser incumplido. Cuando se proponen actividades permanentes es porque se ha caído en el error de plantear como mejora, el desarrollo de un proceso. En la R se establece que la acción de mejoramiento que sea adoptada para subsanar la causa de los hallazgos, debe hacerse extensiva como una acción preventiva en todas las áreas de la organización, tanto al nivel central como desconcentrado.

11 CARACTERISTICAS P.M. Cada hallazgo se puede corregir con una o varias acciones de mejoramiento, correctivas y/o preventivas, y cada una de ellas se debe desarrollar a través de por lo menos una meta. Es posible que una misma acción de mejoramiento resuelva de manera definitiva varios hallazgos. Las Acciones no pueden depender o estar condicionadas a la disponibilidad presupuestal.

12 CARACTERISTICAS P.M. Objetivo de las acciones de mejoramiento, es el resultado cualitativo esperado de éstas. (PARA QUE) Descripción de las Metas, son los resultados Intermedios para alcanzar o desarrollar la acción y que se pueda cuantificar. Es decir, son las fases, etapas, procesos, actividades o tareas, mediante las cuales, se piensa llevar a cabo, ejecutar o desarrollar, la acción planteada. (COMO LO VOY A HACER) Cuando una acción se desarrolle a través de varias metas, se debe considerar que cada meta debe tener en forma independiente, su propia denominación de unidad de medida, unidad de medida y plazos.

13 CARACTERISTICAS P.M. La Denominación de la unidad de medida: Expresa la métrica de los pasos o metas que contiene cada acción, (Nombre o definición que se utiliza para medir el grado de avance de la meta) con el fin de poder medir el grado de avance; ejemplo, informes, funcionarios evaluados, funcionarios capacitados, contratos revisados. Unidad de Medida de la meta es el volumen o tamaño de la meta propuesta establecido en valores absolutos o porcentajes. En ningún caso el cumplimiento de la meta podrá superar el 100%.

14 CARACTERISTICAS P.M. Plazo es el número de semanas comprendidas entre la fecha de iniciación y de terminación que se requieren para alcanzar la meta. Los plazos establecidos para adelantar cada una de las metas, debe ser razonable en relación con la meta propuesta, así como, con la dimensión de la meta que se pretende alcanzar. El plazo máximo para cada meta es de 52 semanas, equivalente a un año calendario. La sumatoria de los plazos de cada una de las metas, que conforma una acción de mejoramiento, me establece el plazo total para desarrollar o ejecutar la acción de manera integral, pero este plazo total no tiene limite.

15 ELEMENTOS NORMATIVOS

16 RESOLUCIÓN 5872 DE 2007 QUIENES PRESENTAN P.M.? Las entidades del orden nacional y particulares que administren o manejen recursos públicos de la Nación, sujetos a vigilancia de la Contraloría General de la República, que han sido objeto de un proceso auditor. Los organismos del orden territorial, en ejercicio del control concurrente y prevalente sobre los recursos del Sistema General de Participaciones y Regalías.

17 RESOLUCIÓN 5872 DE 2007 QUIENES PRESENTAN P.M.? Los P.M. de una entidad que haya sido absorbida o fusionada por otra, deberán ser asumidos por la nueva entidad, siempre y cuando aplique al negocio y estructura de dicha entidad. En el evento de que la Entidad entre en liquidación el P.M. debe revisarse y ajustarse a las nuevas condiciones jurídicas.

18 RESOLUCIÓN 5872 DE 2007 QUIENES PRESENTAN P.M.? Respecto a los recursos de organismos internacionales y de la banca multilateral como: PNUD, FIDA, BID y BIRF, entre otros, se debe formular un P.M., para el proyecto, el cual deberá ser presentado por la ENTIDAD que tenga MAYOR PARTICIPACIÓN en el proyecto. Existirá un plan de mejoramiento único que se actualiza con cada proceso auditor.

19 RESPONSABILIDAD DE PRESENTACIÓN DEL P.M.?RESOLUCIÓN 5872 DE 2007 RESPONSABILIDAD DE PRESENTACIÓN DEL P.M.? La responsabilidad de suscribir y presentar el P.M. es del Representante Legal. Se suprime la responsabilidad DIRECTA de la Oficina de Control Interno en la formulación y seguimiento del Plan de Mejoramiento. El informe de auditoría que presenta la CGR (artículo 5) deberá contener el formato No.1, con lo siguiente: Nombre de la entidad Nombre del representante legal NIT Períodos fiscales que cubre Modalidad de Auditoría Relación de los Hallazgos

20 TERMINO PARA LA PRESENTACIÓNRESOLUCIÓN 5872 DE 2007 TERMINO PARA LA PRESENTACIÓN La Entidad tiene un plazo máximo de 15 días hábiles, para la elaboración y presentación del P.M., contados a partir de la recepción del informe final de Auditoría. Se podrá solicitar prórroga motivada para la presentación del P.M. o del informe semestral, por una sola vez, ante el C.D. o G.D. con anterioridad no inferior a 5 días hábiles. El C.D. o G.D., podrá otorgar la prórroga por un término máximo de 10 días hábiles y tendrá un plazo de 5 días hábiles.

21 RESOLUCIÓN 5872 DE 2007 PRONUNCIAMIENTO La C.D. O G.D., emitirá su pronunciamiento de coherencia e integridad sobre los P.M., dentro de los 25 días hábiles siguientes a su recibo, el cual se debe dar a conocer al representante legal. Este pronunciamiento puede ser con o sin observaciones. “COHERENCIA” es la relación de las acciones de mejoramiento con las causas de los hallazgos y la oportunidad del plazo para el cumplimiento de las metas, así como la relación con cada una de las columnas que conforman el P.M.; e “INTEGRIDAD” es el registro de la totalidad de la información. En el caso del control excepcional se emitirá el pronunciamiento de coherencia e integridad, después del cual, se dará traslado inmediato a la Contraloría Territorial respectiva.

22 PRONUNCIAMIENTO CON OBSERVACIONESRESOLUCIÓN 5872 DE 2007 PRONUNCIAMIENTO CON OBSERVACIONES En el evento en que el pronunciamiento sea con observaciones el sujeto de control, contará con 10 días hábiles, para presentar nuevamente el P.M.. La C.D. o G.D., deberá emitir un nuevo pronunciamiento con o sin observaciones, dentro de los 10 días hábiles siguientes. Si las observaciones son menores, sin perjuicio de la corrección del mismo, se puede dar viabilidad al inicio de las acciones de mejoramiento que no hayan sido observadas en el P.M. Cuando existan diferencias de opinión entre el sujeto de control, y la C.D. o G.D., el plan se pondrá en ejecución con las acciones no controvertidas y se da cumplimiento al proceso de SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS de la Guía de Auditoría.

23 PRÓRROGA Y REPROGRAMACIÓNRESOLUCIÓN 5872 DE 2007 PRÓRROGA Y REPROGRAMACIÓN La entidad podrá solicitar, debidamente justificado prórroga del plazo para el cumplimiento de una meta, por una sola vez, el cual no podrá ser superior al inicial. La solicitud se deberá hacer ante el C.D. o G.D., siempre y cuando se haya cumplido más de la mitad de la meta. Se podrá solicitar la reprogramación de alguna de las metas con anterioridad a la fecha de iniciación de dicha meta.

24 CONTENIDO DEL P.M. Nombre de la Entidad.RESOLUCIÓN 5872 DE 2007 CONTENIDO DEL P.M.  Nombre de la Entidad. Nombre del Representante Legal. Nit Período fiscal que cubre el plan de mejoramiento. Modalidad de la auditoría al cual corresponde el Plan de Mejoramiento. Fecha de suscripción. Relación de los hallazgos debidamente codificados y clasificados, identificando la causa y el efecto en las columnas respectivas previstas para tal fin. Descripción de las Acciones de Mejoramiento (Correctivas y Preventivas), con sus correspondientes metas, denominación de las unidades de medida, unidad de medida y plazos. Cuando se formulen acciones con un plazo de ejecución superior a un año deberán estipularse metas que tengan una duración inferior.

25 HALLAZGOS QUE CONFORMAN EL P.M.RESOLUCIÓN 5872 DE 2007 HALLAZGOS QUE CONFORMAN EL P.M. Los hallazgos del Plan de Mejoramiento anterior cuyas acciones no se han cumplido en su totalidad, bien sea por que no se cumplieron a cabalidad o por que encontraban en ejecución en la fecha de corte. (Si la acción no fue efectiva, es posible que el hallazgo se actualice reconociendo la gestión adelantada por el Sujeto de Control) Los hallazgos resultado de la última auditoría practicada al sujeto de control. Los hallazgos comunes a todos los puntos de control cuya solución es de competencia del Nivel Central del Sujeto de Control. Los hallazgos propios de cada punto de control, cuyas medidas correctivas sean competencia exclusiva de cada una de ellos.

26 INFORMES DE AVANCE Y CUMPLIMIENTORESOLUCIÓN 5872 DE 2007 INFORMES DE AVANCE Y CUMPLIMIENTO DIRECTIVA PRESIDENCIAL No.08 de 2003: Informes Trimestrales, comenzando el 30 de octubre. Las fechas de corte para realizar el examen de los PM. en las entidades debe hacerse el 31 de diciembre, el 30 de marzo, el 30 de junio y el 30 de septiembre. Los informes deben enviarse un mes después del corte. Dichos informes serán publicados en la página Web. RESOLUCIÓN 5872: Informes semestrales en el anexo 2, Quinces días después del corte. El corte es 30 de junio y 30 de diciembre.

27 El cumplimiento del P.M. garantiza el fenecimiento?NO. El cumplimiento del plan de mejoramiento es un elemento de seis que se consideran para emitir el concepto de gestión. SI. SI el plan de mejoramiento se elabora con el fin de adecuar la gestión fiscal a los principios de Economía, Eficiencia, Eficacia, Equidad y Mitigación del impacto ambiental, coadyuvará al logro institucional. 27

28 SEGUIMIENTO A LOS PLANES DE MEJORAMIENTO

29 SEGUIMIENTO A LOS P.M. Diligenciar el formato de seguimiento a los planes de mejoramiento, el cual se encuentra previamente formulado y sólo se requiere diligenciar la columna de “avance físico de ejecución de las metas”, arrojando el nivel de cumplimiento y avance. La R. 5872, trae una columna adicional que trata sobre la efectividad de la acción, la cual se calificará como SI o NO.

30 Determine si las acciones adoptadas han sido efectivas.SEGUIMIENTO A LOS P.M. Al diligenciar el formato de seguimiento al P.M. se debe tener en cuenta lo siguiente: Establecer la fecha de evaluación o corte, toda vez que es parte fundamental de las formulas. En el avance se debe usar el mismo tipo de valores que se encuentren en la dimensión de la meta (absolutos o porcentaje) Si la dimensión de una meta es 1 y la entidad señala que esta se encuentra en un 95%, por ejemplo, el avance físico se califica 0. Ninguna meta puede tener cumplimiento superior al 100%, en el evento que esto suceda se debe modificar la formula del porcentaje de avance físico o ejecución de las metas para que sólo sea del 100%. Determine si las acciones adoptadas han sido efectivas.

31 SEGUIMIENTO A LOS P.M. Fines de la evaluación La evaluación periódica (semestral) determina el grado de cumplimiento y de avance del plan. Tiene por objeto determinar el grado de compromiso de la administración. Permite a la CGR la elaboración de un informe sobre el cumplimiento y grado de avance de los planes de mejoramiento. La CGR podrá hacer verificaciones en desarrollo de la Auditoría. En la evaluación se determina el porcentaje de cumplimiento de las metas físicas propuestas cuyo plazo de ejecución se encuentre vencido a la fecha de evaluación.

32 Proceso sancionatorioSEGUIMIENTO A LOS P.M. Proceso sancionatorio Los sujetos de control o entidades del nivel territorial según sea el caso, deben cumplir con el cien por ciento (100%) del Plan de Mejoramiento, para la CGR, un plan que haya logrado un nivel de cumplimiento igual o superior al ochenta por ciento (80%) se entiende como un plan de mejoramiento “en cumplimiento”, salvo opinión contraria del equipo auditor, al valorar el faltante de las metas no cumplidas en su importancia e impacto en la gestión. Aquellos P.M. cuyos niveles de cumplimiento sean igual o menor al 79%, deben ser valorados en comité de evaluación sectorial de la C.D. o del comité técnico de la G.D., a efecto de verificar si el porcentaje de avance representa un mejoramiento representativo en la gestión.

33 Proceso sancionatorioSEGUIMIENTO A LOS P.M. Proceso sancionatorio Cuando los sujetos de control no cumplan con la presentación del P.M. o informes de avance semestral, en los términos y condiciones de la resolución 5872 (lugar de presentación, forma, términos y firmas), se le iniciará el proceso sancionatorio al representante legal, de conformidad con la Resolución No de La sanción es de 15 días del salario mensual devengado.

34 DEFICIENCIA COMUNES

35 No Presentación o presentación Extemporánea. Deficiencias Comunes No Presentación o presentación Extemporánea. No se presentan en el Formato previsto. No contiene la información básica exigida por la CGR. Falta Codificación de los Hallazgos o hay Errores. Diferencias entre los Hallazgos Codificados (Anexo Informe Auditoría) y los incluidos en el P.M.

36 No se presenta en el lugar establecido Deficiencias Comunes No se incluyen las Acciones del anterior Plan: Incumplidas, parcialmente cumplidas y no Efectivas. No se presenta en el lugar establecido Carece de la firma del Representante Legal. En los Puntos de Control (Seccionales, Regionales, Direcciones, etc.), se establecen Acciones que son competencia del Nivel Central, sin consultarlas previamente con dicho Nivel.

37 Plazo excede lo legal 56,43 58,00 Deficiencias ComunesDescripción de las Metas Denominación de la Unidad de Medida de la Meta Unidad de Medida de la Meta Fecha Inicial Fecha Terminación Plazo en Semanas Lograr la admisión de la sociedad en un proceso de liquidación Judicial. Auto 1 10/07/2008 10/08/2008 Establecer una rutina de vigilancia que permita detectar las fallas de manera oportuna y establecer las posibles soluciones Número 59 01/12/2007 30/12/2008 56,43 Corrección de gotearas y demás daños locativos de paredes y techos. 20 20/11/2007 58,00

38 Falta Claridad en el hallazgoDeficiencias Comunes Falta Claridad en el hallazgo Descripción hallazgo (No mas de 50 palabras) Causa del hallazgo Efecto del hallazgo Creación de un banco de datos estadísticos sobre el comportamiento del cultivo de la hoja de XYZ en cada una de las agremiaciones que conforman la Federación. PENDIENTE EL SEGUIMIENTO A LA REALIZACION DE LA RECOLECCION DE INFORMACION Y EVALUACION AL AVANCE DEL TRABAJO REALIZADO Falta de evaluación y monitoreo al muestreo de la base estadística del comportamiento del cultivo Desconocimiento por parte del gremio del comportamiento del cultivo.

39 La Acción no elimina la CausaDeficiencias Comunes La Acción no elimina la Causa Descripción hallazgo (No mas de 50 palabras) Causa del hallazgo Efecto del hallazgo Acción de mejoramiento En la vigencia 2006, la Federación Nacional por falta de planeación y control, limitó la actividad de asesoría debido a la concentración de actividades que tienen los funcionarios responsables, por lo cual solo el 32% de las 19 Asociaciones vinculadas a la FEDERACIÓN, presentaron proyectos. Tal circunstancia impide que se impulsen y desarrollen programas y proyectos de suficiente cobertura y que permita hacer más competitivos el sector a Nivel Nacional e Internacional, lo cual se refleja en el posicionamiento del producto en el mercado La ley 534 de 1999, en el art. 13, limita las inversiones en las regiones donde no hayan recaudos. Los recursos recaudados por región no son suficientes para cumplir las múltiples necesidades que tienen los cultivadores. En concertación con las asociaciones y de acuerdo a las necesidades y disponibilidad de los recursos el Coordinador de la cuota asesorará a las organizaciones para la formulación de proyectos.

40 La Unidad de medida no puede ser un indicador de GestiónDeficiencias Comunes La Unidad de medida no puede ser un indicador de Gestión DESCRIPCIÓN DE LAS METAS UNIDAD DE MEDIDA DE LAS METAS Difusión de la cultura de Control con diferentes actividades lúdicas, simbolismos, seminarios talleres, material didáctico; con un 50% de avance del plan de acción emprendido, de acuerdo a las acciones preventivas y correctivas. Acciones correctivas y preventivas eficaces / el total de acciones emprendidas

41 Para una meta, dos dimensiones y dos fechas para su CumplimientoDeficiencias Comunes Para una meta, dos dimensiones y dos fechas para su Cumplimiento DESCRIPCIÓN DE LAS METAS UNIDAD DE MEDIDA DE LAS METAS DIMENSIÓN DE LA META FECHA INICIACIÓN METAS FECHA TERMINACIÓN METAS PLAZO EN SEMANA DE LAS METAS Presupuestos actualizados y plan de control diseñado para los aspectos críticos y lista de chequeo para evaluaciones expost.. Proyecto con presupuesto actualizado incluyendo lista de chequeo para evaluaciones expost. 4 1-oct-07 30-dic-07 12,86 1-ene-08 30-dic-08 52,00

42 Descripción de las MetasDeficiencias Comunes Acción que no es clara Acción correctiva Objetivo Descripción de las Metas Los proyectos de inversión del periodo se programaran de acuerdo a los rubros presupuestales establecidos en afinidad a los objetivos y metas particulares. En el evento de cargarse a un rubro presupuestal diferente por consideraciones validas este se hará bajo la justificación técnica y financiera respectiva, suscrita por las subdirecciones de Planeación y Administrativa y Financiera. Garantizar la aplicación de los recursos de inversión al cumplimiento de las metas establecidas en el Plan de Acción. Proyectos de inversión programados de acuerdo a los rubros presupuestales establecidos.

43 Descripción de las Metas Unidad de medida de las MetasDeficiencias Comunes Falta de Coherencia Acción correctiva Descripción de las Metas Unidad de medida de las Metas Se oficiara al DAMA a efectos de que se reestructure el cronograma establecido de tal manera que se superpongan las actividades que sean factibles para que el proyecto no sufra mayores retrasos. Cronograma de trabajo para la elaboración del Plan de Gestión Ambiental de Antioquia. Comunicación

44 Acción de mejoramiento Descripción de las MetasDeficiencias Comunes La CGR no COADMINISTRA Acción de mejoramiento Objetivo Descripción de las Metas Realizar contratos de transporte como lo define la Contraloría General de la República, según hallazgo administrativo, con connotación disciplinaria, auditoría vigencia 2008. Dar respuesta al hallazgo detectado por la CGR. Formulación de pliego de condiciones conforme a lo estipulado por la CGR

45 Deficiencias Comunes La denominación de la Unidad de Medida no corresponde – Falta coherencia Acción de mejoramiento Objetivo Descripción de las Metas Denominación de la Unidad de medida de la Meta Unidad de medida de las Metas Establecer directrices, normas, se implementaran mecanismos de control para mejorar en la selección del personal, auditorias y registros que permitan subsanar y se vea reflejado el mejoramiento continuo de todos los procesos. Implementar los mecanismos de control, autoevaluación y aplicación de las normas establecidas para el mejoramiento continuo de los procesos desarrollados Realizar academia al personal sobre el control interno. Unidad 1 Realizar inducciones al personal sobre el control interno. Realizar auditorias al personal sobre el control interno. 3

46 La Acción no puede ser el deber ser Acción de mejoramientoDeficiencias Comunes La Acción no puede ser el deber ser Descripción hallazgo (No mas de 50 palabras) Causa del hallazgo Efecto del hallazgo Acción de mejoramiento En la ejecución presupuestal de gastos a 31 de diciembre de 2.005, en el rubro de gastos de operación comercial, se presenta diferencia de $ miles con los registros anotados en la contabilidad en la cuenta de costos del proceso de generación. Ausencia de conciliaciones periódicas y precisa que el saldo real es aquel que se encuentra reflejado en los estados contables Riesgos en la ejecución presupuestal de la empresa Dar Cumplimiento a la normatividad contable y presupuestal

47 MULTIPLES ACCIONES EN UNA SOLADeficiencias Comunes MULTIPLES ACCIONES EN UNA SOLA Descripción hallazgo (No mas de 50 palabras) Causa del hallazgo Efecto del hallazgo Acción de mejoramiento Objetivo Descripción de las Metas Incumplimiento de la Resolución 072 de 2002 de la CREG (Plan de Gestión). Debilidades en la formulación y evaluación del plan estratégico, no consideran los objetivos de negocios misionales y áreas de apoyo. Se carece de Planes tácticos y indicadores y se presentan debilidades en la evaluación y seguimiento del mismo. Ausencia de pautas metodológicas para la aplicación de un modelo de gestión que incluya elementos de planeación, control y evaluación al interior de la entidad, desconocimiento de la normativa aplicable y ajustes de la estructura organizacional. Dificultades para establecer lineamientos con horizontes de mediano y largo plazo que permitan a la entidad lograr el máximo provecho de los recursos internos, detectar oportunidades, coordinar y controlar mejor las actividades, delimitar responsabilidades y reducir las consecuencias ante condiciones y cambios adversos Formulación, adopción, seguimiento y evaluación de una planeación estratégica para la empresa que evidencie el cumplimiento de objetivos estrategicos y planes de acción, en la cuál se evidencien los aspectos aplicables a la empresa con referencia al Plan de Gestión contemplado en la Resolución 072 de 2002. Establecer los lineamientos que permitan a la empresa identificar horizontes a mediano y largo plazo y lograr el máximo provecho de los recursos internos. Documentación del cumplimiento de las actividades previstas para el logro de los objetivos estratégicos

48 La Acción de Mejoramiento no puede ser una ExplicaciónDeficiencias Comunes La Acción de Mejoramiento no puede ser una Explicación Acción de mejoramiento Con relación a los depósitos recibidos de terceros y los cheques girados y no cobrados, esta situación fue corregida totalmente. En cuanto a los deudores la Universidad si ha establecido quienes son estos, el monto adeudado, y por que concepto, lo que sucede es que algunos de estos deudores no ha sido posible incorporarlos a los registros contables por no contar con los documentos soportes idóneos para su registro.

49 Falta Coherencia entre Acción y MetaDeficiencias Comunes Falta Coherencia entre Acción y Meta Acción de mejoramiento Objetivo Descripción de las Metas Dado a que la deposición y tratamiento de las aguas negras se realiza a través de pozas sépticas se toma como acción correctiva en el corto plazo realizar un convenio con una firma XYZ que permita periódicamente recoger las aguas residuales a través de bombeo especializado y deponerlas en la red de alcantarillado más cercano. Manejo y tratamiento adecuado de las pozas sépticas a fin de evitar riesgos para la salud pública y lograr un ambiente sano tanto al interior del campus universitario como a las comunidades aledañas. Mantenimiento consistente en la limpieza y el tratamiento de las pozas sépticas de la Universidad de manera mensual por parte de la Empresa de Servicios Públicos Municipal XYZ

50 La acción es una explicación, la meta es un deber serDeficiencias Comunes La acción es una explicación, la meta es un deber ser Acción de mejoramiento Objetivo Descripción de las Metas Denominación de la Unidad de medida de la Meta Unidad de medida de la Meta Se depuró en un 100% aquellos terceros que tenían los soportes idóneos para registrarlos como deudores de la UPC y en lo que concierne a aquellos excedentes que no presentaban soportes idóneos para su registro contable se adelanta una investigación por parte de la oficina de control interno. Suministrar razonabilidad y seguridad de los estados financieros con relación de la cuenta Deudores - Servicios Educativos. Registro oportuno en los casos en que se presentan financiación de matriculas de postgrados utilizando la cuenta Deudores-Servicios Educativos.

51 El Hallazgo tiene 2 códigosDeficiencias Comunes El Hallazgo tiene 2 códigos Código hallazgo Descripción hallazgo (No mas de 50 palabras) Causa del hallazgo Efecto del hallazgo Dentro del convenio No. 098 de 2007 celebrado entre la Gobernación de Risaralda y La Universidad Tecnológica de Pereira, se tiene que el balance financiero y en borrador de Acta de Liquidación del mismo, la Universidad ejecutó $72.32 millones, que corresponden a un porcentaje de ejecución del 53.1% del total del convenio, quedando pendientes de ejecución la suma de $63.89 millones. Así mismo en el Acta Final del 21 de diciembre de 2007, se acordó liquidar el contrato en el mes de marzo de 2008; desconociéndose el artículo 17 del Acuerdo 21 de 2007, ya que por principio de anualidad se debía liquidar a fin de año. (HALLAZGO CORREGIDO) La causa de la deficiencia obedece a inobservancia de las disposiciones administrativas en cuanto al manejo de los proyectos de la Universidad. Lo cual podría impedir un adecuado seguimiento a las actividades y al control presupuestal de los dineros que financian los proyectos.

52 LA ACCION NO ATACA LA CAUSA Acción de mejoramientoDeficiencias Comunes LA ACCION NO ATACA LA CAUSA Descripción hallazgo (No mas de 50 palabras) Causa del hallazgo Efecto del hallazgo Acción de mejoramiento El contrato 115 de 2007 suscrito con Carbones de Becerril, fue modificado como consecuencia de la revocatoria del poder que hiciera uno de los poderdantes, lo que ocasionó que para el 2008 no se hubiera hecho entrega de las cantidades de carbón que inicialmente se habían pactado con la empresa. La situación referida se ocasiona por debilidades en el conocimiento de las particularidades de los procesos de compra de carbón. Conlleva el riesgo de que no se tomen las medidas preventivas que salvaguarden a la empresa contra futuros incumplimientos de los contratistas. Implementar el proceso de administración de riesgos del proceso de compra y suministro de combustible al parque generador de paipa

53 Faltan Acciones Preventivas Acción de mejoramientoDeficiencias Comunes Faltan Acciones Preventivas Descripción hallazgo (No mas de 50 palabras) Causa del hallazgo Efecto del hallazgo Acción de mejoramiento 1DG. Cuenta Fiscal La Entidad, en el reporte de la cuenta no relacionó 21 convenios suscritos en la vigencia 2006, sobre las adquisiciones de cartera e inmuebles, los cuales ascienden a un valor de $ millones, Deficiencias de control en relación al seguimiento y monitoreo para la revisión previa a la información registrada en los informes Afecta la integralidad de la información que deben contener los informes que se presenta y se incumple el Título II, capítulo II, artículo 30, literal 9, de la Resolución 5544 de 2003. Reportar los 21 convenios interadministrativos suscritos en la vigencia 2006 y los suscritos en el 2007

54 Faltan Acciones CorrectivasDeficiencias Comunes Faltan Acciones Correctivas Descripción hallazgo (No mas de 50 palabras) Causa del hallazgo Efecto del hallazgo Acción de mejoramiento 11DG. Se evidenció que La Entidad no ha solicitado a la Oficina de Instrumentos Públicos, la corrección del valor del inmueble , registrado en el certificado de tradición y libertad de matricula inmobiliaria, toda vez que éste fue adquirido al lFI por valor de $181 millones y se registró por $414 millones. Se presentan debilidades en el control y seguimiento a los documentos que soportan el proceso de adquisición Inexactitud en la información reportada para la toma de decisiones Diseñar el procedimiento que contemple las variables mas relevantes para garantizar que la transferencia del inmueble a la Entidad procedente de cartera o convenios sea correcta.

55 GRACIAS