1 Gerencia de la Información Nelson José Pérez Díaz
2 Agenda Sesión No. 4 – Felicitaciones Sesiòn No. 5Gerencia de la Información Agenda Sesión No. 4 – Felicitaciones Sesiòn No. 5 - Evolución de los SI en las Organizaciones - Marco Conceptual de los DSS - Ejemplo: INFOPLUSX - Entidades de Recursos de Información (ERI´s) - Metodología para la Conformación de ERI´s - Ejemplo - Asignación de Trabajo No. 2
3 ¿DONDE ESTÁ LA INFORMACIÓN EN SU ORGANIZACIÓN?Gerencia de la Información ¿DONDE ESTÁ LA INFORMACIÓN EN SU ORGANIZACIÓN? Principalmente en tres tipos de repositorios: Documentos impresos (papel) Información no estructurada pero que normalmente contiene información adicional valiosa como notas, firmas, sellos u otras. Es la forma más común y sencilla de almacenar y transferir la información. Documentos electrónicos Información normalmente estructurada. No contiene información adicional. De uso creciente dentro de las organizaciones. Requiere de tecnología adicional (PC´s) para manejarla y consultarla. Datos estructurados (bases de datos) Información estructurada. No contiene información adicional. Requiere de importantes inversiones tecnológicas para poder manejarla y consultarla.
4 Ponga a trabajar sus documentos en forma ordenada y Gerencia de la Información Ponga a trabajar sus documentos en forma ordenada y sin que salgan de su oficina, ni de su lugar de almacenamiento ... “Registrar la información en papel es la forma más sencilla, barata y eficiente de almacenar la información” “Es la forma natural del ser humano de almacenar información” “80% de los documentos son papeles”. “Los documentos en las empresas se duplican cada 5 años”
5 Gerencia de la InformaciónLA INFORMACIÓN ES UNO DE LOS FACTORES CRÍTICOS DEL ÉXITO EN TODO PROCESO ... PONGA LA INFORMACIÓN AL ALCANCE DE SUS COLABORADORES PARA LA TOMA DE DESICIONES PLANIFICAR (Documentar lo que haremos) “Ciclo de Deming” INFORMACIÓN ESPECIFICA ACTUALIZADA OPORTUNA MINIMO COSTO ACTUAR (Actuar sobre la diferencia) HACER (Hacer lo establecido) VERIFICAR (Registrar lo que hicimos) “20% del tiempo de ejecutivos se pierde buscando o esperando por información”
6 SEAN GEOGRÁFICAS Y FUNCIONALESGerencia de la Información BUSQUE ELIMINAR LAS ISLAS DE INFORMACIÓN SEAN GEOGRÁFICAS Y FUNCIONALES DIRECCION DIRECCION Gerencia nn Gerencia nn Gerencia xx Gerencia xx Sucursal ss Sucursal ss Proyecto zz Proyecto zz CLIENTES CLIENTES DOCUMENTACIÓN DESCENTRALIZADA PROVEEDORES PROVEEDORES “Los documentos se copian 10 veces en promedio” “Un documento recuperado no vuelve al lugar de origen en el 50% de los casos”. “El 7% de la documentación se extravía”.
7 ALMACENAR Y RECUPERAR LA INFORMACIÓN...Gerencia de la Información ALMACENAR Y RECUPERAR LA INFORMACIÓN... Papel Electrónicos Carpeta Archivo Bodega PC/Serv. INFORMACIÓN CONOCIMIENTO Documentos/planos Distribución copias transporte Obtención de la Información Rescate Búsqueda fugas pérdidas deterioros
8 TECNOLOGIA Gerencia de la InformaciónOBTENGA Y ENTREGUE LA INFORMACIÓN ESPECÍFICA EN EL LUGAR Y MOMENTO REQUERIDOS (JUST IN TIME) INFORMACIÓN CONOCIMIENTO Documentos/planos Electrónicos Carpeta Archivo Bodega PC/Serv. Papel USUARIOS AUTOSERVICIO CONTROLADO Y AUDITADO Internet Internet TECNOLOGIA Internet Internet
9 Prod/Serv. SubstitutosGerencia de la Información Las 5 Fuerzas de Porter Substitutos Competidores Potenciales Gobierno Amenaza de Prod/Serv. Substitutos Amenaza de Nuevos Competidores Políticas Gubernamentales Rivalidad entre Competidores Proveedores Clientes Poder de Negociación de los Proveedores Poder de Negociación de los Clientes EMPRESA Ventaja Competitiva
10 Gerencia de la InformaciónLa Sexta Fuerza es : Internet
11 Las Organizaciones Basadas en InformaciónGerencia de la Información Las Organizaciones Basadas en Información Es aquella que usa información (y T&SI como apoyo) para afectar significativamente los cambios en los patrones de trabajo, es decir: Cómo se hace el trabajo Quién hace el trabajo Cómo se definen los roles y posiciones Características Empowerment Mejoramiento y cambio contínuo en los procesos Velocidad de respuesta Trabajo interoganizaciona; Estructura más plana
12 Las Organizaciones Basadas en InformaciónGerencia de la Información Las Organizaciones Basadas en Información Apoyar la globalización del negocio Manejar la complejidad de la dinámica organizacional Usar el tiempo como ventaja competitiva: Disminuir los tiempos totales en los procesos transaccionales al procesarla directamente de principio a fin Disminuir las inconsistencias y asincronismos Trabajar más inteligentemente vs. más duramente: Ampliar las actividades de cada empleado y lograr que sus tareas sean significativas, aumentando la satisfacción del mismo con el trabajo realizado Mejorar la calidad, productividad y atención al cliente
13 Las Organizaciones Basadas en InformaciónGerencia de la Información Las Organizaciones Basadas en Información “Integrada por todas las fuentes, servicios y sistemas que aportan y procesan la información corporativa”, Horton Inf. Organizacional Documentos Organizacionales Papeles Oficiales (actas, minutas) Informes (internos, externos) Documentos y Formatos Administrativos Material Impreso Externo (revistas, libros) Registros de Control Propaganda Organizacional Documentos Informales (fotocopias) Inteligencia Conocimiento Información Datos
14 Identificación del Valor Real de la InformaciónGerencia de la Información Identificación del Valor Real de la Información
15 Evolución Organizacional de los Sistemas de InformaciónGerencia de la Información Evolución Organizacional de los Sistemas de Información Apoyar e Impactar el Aprendizaje Organizacional Apoyar e Impactar Estrategias de Negocio Satisfacer Necesidades de Información Automatización de Tareas Eficiencia Efectividad Competitividad Crecimiento Sostenido Procesamiento de Transacciones PED SE SIE Solicitud y Análisis de Información SIG Codificación y Distribución de Conocimiento SSD SGA
16 Sistema para el Soporte de Decisiones (DSS)Gerencia de la Información Sistema para el Soporte de Decisiones (DSS) Sistema para el soporte de decisiones (DSS) “Decision Support Systems” El campo de interés es la eficacia en la toma de decisiones. Un MIS ayuda a que se “hagan correctamente las cosas”, un DSS ayuda a “hacer las cosas correctas.” Bases de datos Base de modelos Base de Datos extensa Acceso a base de datos extensa DBMS MMS Computadora con acceso a redes Gestor de diálogos
17 Características de los DSSGerencia de la Información Características de los DSS Diferentes Niveles de Gestión Decisiones Semiestructuradas Soporte individual Grupal, organizacional Orientado hacia la Efectividad Ambientes de Decisión secuenciales, independientes y concurrentes Uso de modelos cuantitativos, cualitativos, determinísticos y probabilísticos Sistemas de Soporte a las Decisiones Soporte de Exploración, identificación, y solución (problemas/oportunidades) Facilidad de uso y construcción Acceso flexible a información interna / externa Evoluciona junto al decisor Soporte de distintos estilos y perfiles cognoscitivos Abierto, adaptable, y flexible Sistema controlado por el usuario
18 Diálogo Hombre/MáquinaGerencia de la Información Estructura de un DSS Decisor Oportunidades Alternativas Sugerencias Problemas / Síntomas de Problema Intuición Experiencia / Juicio Preguntas Diálogo Hombre/Máquina Gestión de Modelos Gestión de Datos Base de Datos Interna Base de Datos del DSS Información Externa
19 Diálogo Hombre/MáquinaGerencia de la Información Gestión de Datos Gestión de Modelos Diálogo Hombre/Máquina 1.- Captura y extrae datos de las bases de datos internas. 2.- Captura y extrae datos de fuentes externas. 3.- Interrelaciona las fuentes anteriores para formular métricas. 4.- Maneja la entrada de datos personales o no oficiales bajo el juicio del decisor. 5.- Funciones tradicionales de los sistemas de bases de datos. Procesador Consultas Captación Directa Datos Diccionario / Directorio (Metadata) Sistema de Gestión de Base Datos Información Externa Integridad, Seguridad, Concurrencia, Recuperación, Auditoría, Base de Datos del DSS Base de Datos Interna Extracción Sumarización Agregación Derivación
20 Gestión de Modelos Gerencia de la Información Gestión de DatosDiálogo Hombre/Máquina 1.- Permite crear nuevos modelos a partir o no de bloques básicos y modelos existentes. 2.- Permite la manipulación de los modelos: análisis de sensibilidad, what-if, goal seeking. 3.- Facilita la integración de modelos a través de datos intermedios. 4.- Provee directorio de modelos. Ejecución de modelos Procesador de comandos Construcción e Integración Diccionario de Modelos Gestión Base de Modelos Eliminación Inserción Modificación Base de Modelos Optimización, Simulación, Estadísticas, Modelos Financieros, etc.
21 Proceso de Modelar / Tomar DecisionesGerencia de la Información Proceso de Modelar / Tomar Decisiones Fase de Inteligencia Objetivos Organizacionales. Procedimientos de búsqueda y monitoreo. Recolectar datos. Identificación del problema. Clasificación del problema. Declaración del problema. Realidad Exploración Fase de Diseño Formular un modelo. Fijar un criterio para definir las opciones. Búsqueda de alternativas. Predecir y medir resultados. Éxito Fase de Alternativas Solución al modelo. Análisis de sensibilidad. Selección de las mejores alternativas. Plan de implementación. Diseño de un sistema de control. Implementación Solución Falla
22 Sistema de Información de Ejecutivos (SIE)Gerencia de la Información Sistema de Información de Ejecutivos (SIE) Monitoreo del ambiente interno / externo Soporte a la comunicación .- Filtraje y sumarización de información relevante y oportuna. .- Resaltar varianzas. .- Monitorear / resaltar factores críticos de éxito. .- Requerir acción. .- Discutir / negociar. .- Seguir progresando. .- Recibir resultado. .- Reconocer fin de asignación. Sistemas de Información Ejecutivos Consultas - SQL, Bases de Datos Relacionales, Gráficas. Correo electrónico, Sistemas de oficina.
23 Gerencia de la InformaciónEjemplo INFOPLUS - X
24 Definición de ERI´s (Entidades de Recursos de Información)Gerencia de la Información Definición de ERI´s (Entidades de Recursos de Información) Estrategias de Negocio Infograficación FCEs Distribución de Recursos ERI Inventario Base de RI Conformación de ERIs Estructura sobre el manejo de RI Disponibilidad de Recursos ERI ERI Características Internas Elementos de Evaluación Interna Conjunto de Personas, Información, y Tecnología que tienen un objetivo informacional común
25 Industria InformacionalGerencia de la Información Industria Informacional Canales de Transmisión Servicios de Contenido Servicios de Distribución multipunto BD electrónicas Servicios de Correo Videotext Periódicos Redes Tv & Radio Sistemas acceso Bolsa CDRom Teléfono Revistas Satélites teletexto Noticias Directorios Tv Cable Informes Canales de Comunicación Paquetes de Contenido Tecnologías de Comunicación Servicios Radio Banca Bolsa Tv Ofimática Transferencia electrónica de fondos Fax Teléfonos Correo Modem Teletransmisiones Computadoras Sistemas Expertos Reconocimiento de voz Conmutadores Medios ópticos Tecnologías Integradoras Tecnologías de Información
26 Primera Etapa: Inventario Base de RIGerencia de la Información Primera Etapa: Inventario Base de RI Definir función y términos de referencia Seleccionar categorías y tipos de recursos Diseñar Hojas de datos para inventario Entrevistar usuarios, abastecedores, manejadores, y administradores Identificar y revisar externos Revisar documentación de Recursos Asentar datos reales de inventario Añadir comentarios y consolidar la información Información preliminar de inventario de recursos
27 Levantamiento Gráfico Costo - ValorGerencia de la Información Segunda Etapa: Levantamiento Gráfico Costo - Valor Información preliminar de inventario de recursos Identificar elementos de costos de cada entidad de recursos Identificar la naturaleza de valores de cada ERI Definir objetivos de costo Evaluar y establecer rangos de información en los valores de ERI Seleccionar método(s) de costo Medir y establecer rangos de información en los costos de ERI Comparar costos y valores Conocimiento de Costos y Valores
28 Medir Costos y Determinar ValoresGerencia de la Información Tercera Etapa: Medir Costos y Determinar Valores Inventario preliminar de RI Costos y Valores Revisar costos de ERIs Seleccionar sistema de coordenadas para mapas Revisar Tipología Relacionar ERIs a Sistemas de Información Preparar hojas de trabajo para gestión de recursos Preparar mapa de información de recursos Matriz de usuario Asignar valores a ERIs 2 Matriz de proveedor / manejador 1 3 Matriz del Gerente
29 Medir Costos y Determinar ValoresGerencia de la Información Tercera Etapa: Medir Costos y Determinar Valores 1 2 3 Revisar distribución de recursos informacionales, prácticas gerenciales y justificación. Determinar conocimiento de costos y naturaleza de controles financieros Determinar naturaleza básica y características de los recursos Análisis de naturaleza, función, gestión, costo y valores de recursos informacionales potenciales
30 Levantamiento Gráfico de SíntesisGerencia de la Información Cuarta Etapa: Levantamiento Gráfico de Síntesis Análisis de naturaleza, función, gestión, costo y valores de recursos informacionales potenciales Identificar recursos informacionales críticos. Identificar pros y contras de recursos Base de conocimiento completa sobre recursos informacionales corporativos
31 La Comunidad de Recursos de InformaciónGerencia de la Información La Comunidad de Recursos de Información Funciones: Recolectar datos, Cuidado, Persistencia. Responsabilidades: Definición, Liberación, Cualidad, Cargos Retroactivos. Comunidad proveedora de RI Proveer Información Proveer Información Políticas y Normas Funciones: Monitorear, Control, Presupuesto, Estandarizar. Comunidad gestora de RI Funciones: Educar, Administrar, Planificar. Políticas y Normas Políticas y Normas Responsabilidades: Perspectiva inter-funcional, Efectuar GRI, Enfocarse hacia la información. Funciones: Almacenamiento, Distribución, Telecomunicaciones, Desarrollo de SI, Procesamiento. Comunidad usuaria de RI Comunidad manejadora de RI Funciones: Planificación, Requisitos, Consumidor. Presentar Información Responsabilidades: Acceso, Seguridad, Integridad, Disponibilidad, Tiempo de Respuesta. Responsabilidades: Compartir, Analizar costo/beneficio, Contabilizar, Privacía.
32 Descubrimiento de Recursos de InformaciónGerencia de la Información Descubrimiento de Recursos de Información Levantamiento: Conducción del inventario preliminar de recursos. Costo/Valor: Medir costos y evaluar valores. Análisis: Revisar inventario, costos y valores. Síntesis: Identificar recursos de información corporativa y sus fortalezas y debilidades.
33 Percepción de Recursos y Activos: Alta DirecciónGerencia de la Información Percepción de Recursos y Activos: Alta Dirección Puede que carezcan de una percepción clara de lo que son sus recursos y activos informacionales. No existen políticas corporativas en cuanto a clasificación, categorización, etc. Dificultad para ver su información como recurso corporativo Puede existir dependencia completa de recursos internos, ignorando posibilidades externas
34 Gestión de InformaciónGerencia de la Información Gestión de Información Recursos Informacionales Vs Activos Informacionales Maquinaria Producción Personal, Capital, Materiales Valor >= Carga Efectividad Eficiencia La información se administra como un recurso. Se utiliza y actúa sobre la información, en vez de sobre la gerencia de los recursos involucrados en su manejo, producción o almacenamiento de la información.
35 Infograficación Gerencia de la InformaciónSvI : Servicio de Información División lógica o física que establece criterios de separación sobre la generación y uso de información SI : Sistema de Información FI : Fuente de Información Unidad Z A B C Nivel SvI Estratégico SvI SI Táctico FI Operativo SI
36 Utilidad de la InfograficaciónGerencia de la Información Utilidad de la Infograficación Detectar Brechas Informacionales. Hacer la Información Accesible. Aumentar la Distribución / Circulación de la Información. Evaluar los márgenes de ganancias. Asistir en la Planificación Estratégica. Agregar valor a los Bienes Informacionales.
37 Beneficios de la InfograficaciónGerencia de la Información Beneficios de la Infograficación Permite visualizar la distribución física o lógica de los RI. Genera una base de datos como instrumento localizador central. Suministra una base estructural para crear un programa informacional estratégico. Provee un instrumento para gerenciar la administración y el presupuesto. Refuerza el consenso y credibilidad de la GRI. Ayuda al establecimiento de normas y lineamientos. Premite correlacionar el trabajo informacional con las características de la TI asignadas.
38 ¿Cómo afecta la GRI el Trabajo de los Niveles Organizacionales?Gerencia de la Información ¿Cómo afecta la GRI el Trabajo de los Niveles Organizacionales? Mejor rendimiento financiero, Mayor productividad de la empresa, Mejor retorno en inversiones de tecnología, Reducción de tiempo para la implementación de estrategias, Gestión clara y consolidada, Información externa e interna disponible. Mejor control de opreaciones, Mayor productividad en funciones de trabajos individuales, Fuentes confiables de información de alta calidad, Soluciones más rápidas a problemas cotidianos, Clara percepción de la función gerencial.. Reducción en tiempo de cobertura del sistema de información, Mayor productividad para desarrolladores de sistemas de información, Soluciones integradas para usos múltiples, Menos tiempo para suministrar resultados, Mayor credibilidad en el personal del sistema, Gerencia clara y concisa.
39 Definición de ERI´s (Entidades de Recursos de Información)Gerencia de la Información Definición de ERI´s (Entidades de Recursos de Información) Estrategias de Negocio Infograficación FCEs Distribución de Recursos ERI Inventario Base de RI Conformación de ERIs Estructura sobre el manejo de RI Disponibilidad de Recursos ERI ERI Características Internas Elementos de Evaluación Interna Conjunto de Personas, Información, y Tecnología que tienen un objetivo informacional común