1 GERENCIA DE PROCESOS

2 Tener en cuenta… Uso de equipos de comunicación Utilización del tiempoIntervenciones constructivas

3 CONCEPTOS BASICOS

4 GERENCIA DE PROCESOS Implementación de manera rigurosa, disciplinada y estructurada, la ejecución del ciclo gerencial básico o ciclo PHVA, para mejorar el desempeño de los procesos, y lograr los resultados esperados.

5 ESQUEMA GERENCIAL BÁSICOCiclo Deming Definir las metas Definir los métodos que permitirán alcanzar las metas propuestas Educar y entrenar Ejecutar la tarea (Recolectar datos) Verificar los resultados de la tarea ejecutada PLANEAR HACER VERIFICAR ACTUAR Actuar (Corregir / Estandarizar)

6 ¿QUÉ ES UN PROCESO? “Conjunto de actividades mutuamenteOrganización de personas, recursos y actividades ordenados en secuencia lógica, para lograr unos resultados determinados. Un conjunto estructurado y medible de actividades designadas para producir una salida especifica para un cliente particular. Es un ordenamiento de las actividades de trabajo a través del tiempo y el espacio, con un principio, un fin e insumos y salidas claramente identificados. Son estructuras mediante las cuales una organización hace lo necesario para producir un valor agregado a sus clientes. Conjunto de actividades interrelacionadas o que interactúan y transforman entradas en salidas. “Conjunto de actividades mutuamente relacionadas, las cuales transforman elementos de entrada en resultados”. ISO 9000:2000 apartado 3.4.1

7 transformarlas en salidasRECURSOS Personas Equipos Servicios Hardware Software Información Proveedor Cliente ENTRADAS Información Necesidad Producto parcial PROCESO Transformación SALIDAS Servicios / productos finales y/o parciales ACTIVIDADES: Las acciones que agregan valor a las entradas, para transformarlas en salidas

8 CONCEPTO DE CLIENTE C E R PEntrada Proveedor Proceso Resultado Cliente C E R P Producto/ Servicio Cliente: es quien recibe el resultado de mi trabajo “Mi trabajo tiene calidad en la medida en que es percibido como satisfactorio por el cliente”

9 CLIENTES/USUARIOS Beneficiario de los productos que resultan de la ejecución de un proceso. Puede ser una persona, organización o un grupo social, externo o interno a la organización. Es el destinatario de esfuerzos, es decir, aquella persona, área, u organización que recibe los productos y a la cual, se debe satisfacer a través de respuestas a sus necesidades y expectativas.

10 TIPOS DE CLIENTES CLIENTES EXTERNOS CLIENTES INTERNOS USUARIOS.SUS FAMILIAS. COMPRADORES. CORPORACIÓN / ACCIONISTAS. PROVEEDORES. COMUNIDAD. CLIENTES INTERNOS LOS VECINOS EN LA CADENA CLIENTE PROVEEDOR. LOS EMPLEADOS DE LA ORGANIZACIÓN.

11 PROVEEDOR Es la entidad, área, persona o grupo de personas que entregan los INSUMOS que necesita el proceso para poder realizar las actividades o tareas y lograr los resultados esperados. Estos insumos pueden ser materiales, datos, normas, requerimientos o información. Para el proveedor yo soy su cliente.

12 ENFOQUE POR PROCESOS PROCESO: MatriculasSALIDAS CLIENTE PROVEEDOR ENTRADA Listado de estudiantes inscritos en un grado y un grupo, listos para iniciar actividades académicas Estudiantes con el cumplimiento de requisitos académicos y administrativos Actividades académicas Evaluación Pagos

13 ENFOQUE POR PROCESOS Es la visión sistémica del funcionamiento de la Institución. Pensar la institución como un conjunto de procesos interrelacionados que buscan satisfacer un cliente. Identificar quien se afecta por los resultados de nuestro trabajo. Eliminar las barreras de un área, departamento o función. P 1 P 2 P 3 P 4 P 5 P 6 CLIENTE

14 TALLER Beneficios Obstáculos 1. 2.Establezca cinco beneficios de la implementación de la gestión por procesos. Defina cinco obstáculos de la implementación de la gestión por procesos. Beneficios Obstáculos 1. 2. 3. 4. 5.

15 ENFOQUE BASADO EN PROCESOST U D I A N Beneficios Entendimiento de la responsabilidad de cada persona dentro de un proceso. Ver a la Institución como un sistema. Resultados enfocados al cliente (hacer las cosas bien y cada vez mejor)

16 BENEFICIOS Permite predecir y controlar el cambioAumenta la capacidad de competir, mejorando el uso de los recursos disponibles. Apoya a la organización para manejar de manera efectiva sus interrelaciones Mantiene a la organización centrada en el proceso Previene posibles errores Ayuda a comprende como se convierten los insumos en productos Ayuda a tomar mejores decisiones. Reduce costos

17 CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOSSegún su jerarquía Según su función Por la combinación de ambos

18 Subprocesos (Procedimientos)SEGÚN SU JERARQUÍA Primer Nivel: Macroproceso Segundo Nivel: Procesos Tercer Nivel: Subprocesos (Procedimientos)

19 CLASIFICACIÓN SEGÚN SU JERARQUÍAConjunto de procesos de la institución que reúne todos aquellos procesos claves que se llevan a cabo en las diferentes áreas. (Administrativo – Pedagógico y/o Académico – Social Comunitario – Financiero) Conjunto de actividades que transforman entradas en salidas (o productos) utilizando recursos y aplicando controles. Son aquellos procesos que inciden de manera significativa en los objetivos estratégicos y son críticos para el éxito de la institución, contienen subprocesos. Son partes bien definidas en un proceso. Es la división que puede tener un proceso. Son procesos de menor dimensión que evidencian operatividad. Procedimiento: Descripción de las formas especificas de llevar a cabo un proceso. Descripción paso a paso. Actividad: Es la suma de tareas, normalmente se agrupan en un procedimiento para facilitar su gestión. MACRO PROCESOS PROCESOS SUBPROCESOS

20 SEGÚN SU FUNCIÓN DIRECTIVOS ESTRATEGICOS MISIONALES SERVICIO CLAVESPRINCIPALES ADTIVOS APOYO SOPORTE

21 Estratégicos/Directivos:Establecen lineamientos hacia el alcance de los propósitos fundamentales, son ejecutados por la dirección, gerencian y administran. Son decisivos en relación con el futuro de la Institución. Misionales: Son la razón de ser de la Institución. Son Procesos involucrados directamente en la transformación para la realización del producto o servicio que el cliente desea. Apoyo/Soporte: Permite que la Institución funcione a partir del suministro de recursos.

22 Retro-alimentación de logrosJERARQUIA FUNCIÓN Macro-proceso Proceso Subproceso Actividad Misional Apoyo Directivo Auditorias Planeación académica Retro-alimentación de logros Planeación estratégica Revisión de exámenes de admisión Cartera Firma de contratos de docentes Evaluación institucional

23 Retroalimentación de logros Planeación estratégicaJERARQUIA FUNCIÓN Macro-proceso Proceso Sub-proceso Actividad Misión Apoyo Estratégico Auditorias Adtivo x Planeación académica Académico Retroalimentación de logros Evaluación Planeación estratégica Revisar exámenes de admisión Admisión Cartera Fciero Firma de contratos de docentes Admón de personal Contra-tación Evaluación institucional

24 CARACTERÍSTICAS DE LOS PROCESOSSe pueden describir las entradas y las salidas. Tienen limites bien definidos. Un proceso responde a la pregunta "QUE", no al “COMO". El proceso tiene que ser fácilmente comprendido por cualquier persona de la Institución. El nombre asignado a cada proceso debe ser sugerente de los conceptos y actividades incluidos en el mismo. Tienen un responsable. Tienen interacciones y responsabilidades internas bien definidas.

25 RED DE PROCESOS

26 CADENA DE VALOR 1985 el Profesor Michael E. Porter de la Escuela de Negocios de Harvard, introdujo el concepto del análisis de la cadena de valor en su libro la “Ventaja Competitiva” (Competitive Advantage). Es una forma de análisis de la actividad institucional, mediante la cual descomponemos una organización y sus funciones en las actividades individuales que la constituyen, buscando identificar fuentes de ventaja competitiva en aquellas actividades generadoras de valor.

27 ES UNA FORMA ESCRITA DE ORGANIZAR LOS PROCESOSRED DE PROCESOS Identifica las principales actividades de la Institución, agrupándolas y clasificándolas en Macroprocesos, Procesos y Subprocesos. Es la representación de la estructura de Gestión Institucional que permite identificar, controlar y realizar seguimiento a cada uno de los procesos Institucionales. ES UNA FORMA ESCRITA DE ORGANIZAR LOS PROCESOS No existe una forma única de establecer la red de procesos, está depende de las necesidades de cada institución.

28 RED DE PROCESOS – IE AMERICA

29 MAPA DE PROCESOS

30 MAPA DE PROCESOS Permite a todos los colaboradores comprenderES UNA FORMA GRÁFICA DE REPRESENTAR LOS PROCESOS Permite a todos los colaboradores comprender como la institución funciona integralmente. Facilita que todos en la institución entiendan como afectan el trabajo de otros.

31 MAPA DE PROCESOS DEBE: Responder a la red de procesos y las necesidades de la Institución. Identificar los macroprocesos, procesos y subprocesos, resaltando cuales son principales y de apoyo. Ser entendible por todos. Ser un diseño único (No copiar de otros). Mostrar a la Institución como un todo. Mostrar las interacciones internas. Explicar las relaciones con el entorno. Reflejar la cadena de valor de la Institución.

32 MAPA DE PROCESOS PERMITEVer articulaciones que deben ser atendidas por los procesos. Ver la organización como un sistema (un todo) y las interacciones entre los procesos. Ayudar a gestionar la interacción entre equipos de trabajo, no entre personas.

33 P A V H P A V H P A V H NECESIDADES GESTIÓN DIRECTIVA DELDIRECCIONAM. ESTRATÉGICO CLIMA INSTITUCIONAL ALIANZAS ACUERDOS CONVENIOS GOBIERNO ESC. OTROS ORG. PARTICIPACIÓN GESTIÓN ACADÉMICA GESTIÓN COMUNITARIA DISEÑO CURRICULAR PRÁCTICAS PEDAGÓGICAS SEGUIMIENTO EVALUACIÓN ACADÉMICA PARTICIPACIÓN Y CONVIVENCIA GESTIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA PREVENCIÓN PERMANENCIA E INCLUSIÓN PROYECCIÓN A LA COMUNIDAD ADMÓN. DE PERSONAL ADMÓN. REC FISICOS E INFRAEST. ADMÓN. DE INFORMAC ADMÓN. FINANCIERA APOYO A GESTIONES NECESIDADES DEL C L I E N T E C L I E N T E S A T I S F A C C I Ó N / B E N E F I C I O MEJORA CONTINUA COMUNICACIÓN INTERNA MEJORA CONTINUA P H V A P H V A P H V A

34 IED DELIA ZAPATA OLIVELLA-BOGOTÁ

35 COLEGIO MARÍA AUXILIADORA DE CHÍACOLEGIO CERTIFICADO CON ISO 9001:2008

36 IE VILLAMARÍA - CALDAS

37 RESULTADOS NECESIDADESMAPA DE PROCESOS ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA GESTIÓN ACADEMICA DIRECTIVA COMUNITARIA E INCLUSIÓN RESULTADOS NECESIDADES TALENTO HUMANO ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS ADMISIONES Y REGISTRO CONVIVENCIA CULTURA DE CALIDAD SEGUIMIENTO ACADÉMICO COMUNICACIONES IDENTIDAD INSTITUCIONAL BIENESTAR INSTITUCIONAL GOBIERNO ESCOLAR DISEÑO Y PLANEACION CURRICULAR INCLUSIÓN AMERICALIDOSOS COMUNIDAD EDUCATIVA MEJORAMIENTO CONTINUO

38 IE LICEO LEÓN DE GREIFF - MANIZALESCOLEGIO CERTIFICADO CON ISO 9001:2008

39 IE FE Y ALEGRÍA LAS GAVIOTAS - CARTAGENACOLEGIO CERTIFICADO CON ISO 9001:2008

40 IE MADRE GABRIELA - CARTAGENACOLEGIO CERTIFICADO CON ISO 9001:2008

41 IE TÉCNICA DE PASACABALLOS - CARTAGENACOLEGIO CERTIFICADO CON ISO 9001:2008

42 IE JORGE ARDILA DUARTE - BUCARAMANGA

43 COLEGIO SALESIANO SAN JOSECOMPONENTE PEDAGÓGICO DESARROLLO DE LA CONVIVENCIA SOCIAL DIRECCIONA-MIENTO ESTRATÉGICO DESARROLLO CURRICULAR GESTIÓN SOCIAL-COMUNITA- RIA GESTIÓN ACADÉMICA GESTIÓN DIRECTIVA EVALUACIÓN INSTITUC. Y PROMOCIÓN INTEGRAL GOBES: PARTICIPACIÓN Y DEMOCRACIA GESTIÓN DE CALIDAD Y MEJORA ADMINISTRA CIÓN DE RECURSOS FINACIEROS PROYECCIÓN A LA COMUNIDAD GESTIÓN ADMINISTRA TIVA-FINANCIE- RA GESTIÓN PASTORAL ADMINISTRA CIÓN DE RECURSO HUMANO ASOCIACIO – NISMO Y PROTAGONIS –MO JUVENIL ORIENTACIÓN VOCACIONAL AD. RECURSOS FÍSICOS E INFRAESTRUC TURA EVANGELIZA-CIÓN Y CATEQUESIS

44 C O M U N I D A D INSTITUTO DIVERSIFICADO ALBERT EINSTEIN COMUNIDAD18/09/08 INSTITUTO DIVERSIFICADO ALBERT EINSTEIN GESTIÓN DE LA DIRECCIÓN ESTRATÉGICA ADMÓN DE RECURSOS HUMANOS PROCESOS DIRECTIVOS ADMÓN DE RECURSOS FISICOS PROCESOS MISIONALES ADMON DE RECURSOS FINANCIEROS PROCESOS DE APOYO GESTION DE LA CONVIVENCIA SOCIAL C O M U N I D A D SATISFACCION ESPECTATIVAS – INTERESES - NECESIDADES COMUNIDAD GESTIÓN DE LA FORMACIÓN INTEGRAL Y PROYECTO DE VIDA GESTION ACADÉMICA GESTIÓN DE LA CALIDAD GESTION DE LA EVALUACIÓN Y PROMOCIÓN R E Q U I S I T O S

45 IEANDRES PAEZ SOTOMAYOR18/09/08 IEANDRES PAEZ SOTOMAYOR Planeación Estratégica PEI Gestión de Calidad Entradas. Necesidades de los usuarios. Partes interesadas vinculadas: Estudiantes Profesores Funcionarios Proveedores Egresados Padres de Familia Pensionados Entes Gubernament. Partes afectadas Vecinos Empresarios Generaciones Futur. Salidas. Usuarios satisfechos. Partes interesadas vinculadas: Estudiantes Profesores Funcionarios Proveedores Egresados Padres de Familia Pensionados Entes Gubernament. Partes afectadas Vecinos Empresarios Generaciones Futur. Gestión Académica Gestión de Proyectos Pedagógicos Proyección Social Gestión de Matrículas Gestión de Talento Humano Gestión de recursos Bienestar Estudiantil

46 Colegio Emilio ValenzuelaMAPA DE PROCESOS Colegio Emilio Valenzuela Proceso de Dirección Proceso de Desarrollo de la Comunidad DIRECCION Satisfactores EDUCACIÓN Proceso de Convivencia productiva Proceso de Desarrollo Curricular CLIENTE Requisitos APOYO Proceso de Gestión de La Calidad Proceso Financiero y de Recursos Físicos

47 DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS

48 ESTÁNDAR Documento obtenido por consenso con el objetivo de unificar y simplificar, de tal manera que, de forma honesta, sea conveniente y benéfico para las personas involucradas.

49 RECORDEMOS QUE La estandarización es un medio, no un fin.Es un proceso participativo y continuo, liderado por la alta dirección. Es un proceso que tiene que ser gerenciado utilizando el PHVA. Es una actividad sistemática (no termina). La estandarización es una tarea para especialistas.

50 EFECTOS DE NO ESTANDARIZARMuchos problemas, mala programación, falta de insumos, indefinición en procesos, etc. ESPIRAL Todo el mundo ocupado apagando incendios Pocos mejoramientos efectivos en el sistema NEGATIVA Sin tiempo para planear el futuro

51 MANEJO ACTUAL DEL TIEMPOCompras Innecesarias Falta de ayudas didácticas Equipos obsoletos Cancelación de Clases Faltan Competencias Falta de Preparación No hay tiempo para prevenir los errores, pero hay todo el tiempo del mundo para corregirlos.

52 DOCUMENTACIÓN DE PROCESOSEs llevar a formas gráficas y escritas el modo de hacer el trabajo. Documentos Videos Fotos Plantillas

53 DOCUMENTACIÓN DE PROCESOSUn proceso se documenta a través de: Procedimiento y/o flujograma Formatos Instructivos Caracterización

54 Los flujogramas sólo explican el QUEPROCEDIMIENTOS Conjunto de pasos que explican la forma de llevar a cabo una actividad. Especifican el QUÉ se hace, CÓMO se hace y quien es el RESPONSABLE. Los flujogramas sólo explican el QUE

55 FORMATOS Son documentos donde se consignan los datos obtenidos en el desarrollo de una actividad, convirtiéndose en registros que dan evidencia de una actividad ejecutada.

56 INSTRUCTIVOS Son documentos que amplían y detallan la información de una actividad.

57 CARACTERIZACIÓN DE PROCESODescribe en forma resumida: Entradas - Proveedor Salidas - Clientes Proceso - Actividades Documentos Seguimiento y control Requisitos Indicadores Recursos

58 PROCEDIMIENTOS

59 BENEFICIOS DE LA DOCUMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOSBrinda herramienta para el entrenamiento del personal, permitiendo que las tareas se repitan siempre de la misma manera. Conserva el conocimiento de la institución. Asegura una buena comunicación entre las áreas. Mejora y simplifica los procesos. Establece cuales son los registros que se deben conservar para demostrar los resultados alcanzados.

60 ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA LA ELABORACIÓN DE UN PROCEDIMIENTOEl nombre debe ser igual en todos los documentos Debe definir el alcance del proceso La información debe ser actual Integridad de la información: Principio a fin del proceso Claridad y simplicidad: Fácilmente comprendidos por todos en la organización Flexibilidad: Adaptables a cambios Definir responsables Preferiblemente iniciar las actividades con un verbo en infinitivo (planear, definir, revisar…) Cumplir el ciclo PHVA

61 CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DE UN ESTÁNDARSer lo más sencillo posible. Fácilmente comprendido y aplicado por el usuario. Concreto y basado en la práctica. Coherente con otros estándares. Autorizado por la organización. Tener nombres y formas estandarizadas. Contener fecha de emisión y actualización.

62 CICLO DE CALIDAD P (PLANEAR) A (ACTUAR) H V (HACER) (VERIFICAR)DEFINIR LAS METAS DEFINIR LOS METODOS QUE PERMITIRAN ALCANZAR LAS METAS ACTUAR CORRECTIVAMENTE EDUCAR Y ENTRENAR VERIFICAR LOS RESULTADOS DE LA TAREA EJECUTADA EJECUTAR LA TAREA (RECOGER LOS DATOS) H (HACER) V (VERIFICAR)

63 RECOMENDACIONES PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOSEl control de los documentos busca que los usuarios posean documentos cuya información sea correcta, este vigente y se mantenga actualizada Se debe definir las responsabilidades para: Elaborar y actualizar documentos: Deben ser elaborados por el responsable del proceso quien conoce muy bien su funcionamiento. Revisar y aprobar documentos: Definir quienes dan el visto bueno para que el documento sea difundido y aplicado. Identificar los cambios: Contar con versiones y fecha de aprobación. Código.

64 RECOMENDACIONES PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOSGarantizar que las versiones vigentes estén disponibles: Ya sea a través de la Intranet o de una copia con acceso general que pueda ser actualizada en caso de algún cambio. Preferiblemente no entregar copias o tener control de estas entregas. Garantizar que los documentos son legibles e identificables: Evitar tener copias de fax o a lápiz, en carpetas que conserven los documentos. Evitar el uso de obsoletos: Controlando los accesos y las versiones. Llevar un listado maestro: Para relacionar el total de documentos elaborados y controlar las versiones, fechas de actualización y estado.

65 EJEMPLO LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOSCÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO FECHA DE ACTUALIZACIÓN VERSIÓN VIGENTE MACROPROCESO ESTADO PC-01-SC Procedimiento Gobierno Escolar 1 de Marzo de 2007 1 Social Comunitario Elaborado PC-02-AF Procedimiento matriculas 5 de Marzo de 2007 2 Administrativo y financiero Aprobado Anulado

66 PROCEDIMIENTO XXX FECHA: VERSIÓN: CÓDIGO: MACROPROCESO: PROCESO:PAGINAS: 1 / 3 MACROPROCESO: PROCESO: SUBPROCESO: RESPONSABLE ALCANCE: OBJETIVO: No ACTIVIDAD PH V A RESPONSA BLE DESCRIPCIÓN REGISTROS REVISÓ: NOMBRE: CARGO APROBÓ: CARGO:

67 FLUJOGRAMAS

68 Símbolos utilizados en Diagramas de FlujoDIAGRAMA DE FLUJO Gráfico que representa el flujo de un proceso o una secuencia normal del origen de un producto, servicio o documento. Símbolos utilizados en Diagramas de Flujo SIMBOLO SIGNIFICADO INSTRUCCIONES Conexión Entrada o salida para otro flujo, anotar la identificación del flujo conectado. Proceso Describir brevemente la operación en el interior del símbolo. Decisión Anotar la pregunta sobre la cual se tomará la decisión. Documento Anotar el nombre del documento. Archivo

69 FLUJOGRAMA EVALUACIÓN INSTITUCIONALPLANEAR LAS ACTIVIDADES PARA LA EVALUACIÓN INSTITUCIONAL Comité FLUJOGRAMA EVALUACIÓN INSTITUCIONAL APROBAR PLANES Rector NO HACER EVALUACION INSTITUCIONAL POR GRADOS Jefes de Grado AJUSTAR PLANES Comité SI CONSOLIDAR LA EVALUACIÓN INSTITUCIONAL POR SECCIÓN Coordinadores de Sección SOCIALIZAR PLANES DE MEJORAMENTO Coordinador Académico CONSOLIDAR UNA SOLA EVALUACIÓN PARA LA INSTITUCIÓN Coordinador Académico HACER SEGUIMIENTO A LOS PLANES DE MEJORAMENTO Comité ESTABLECER PLANES DE MEJORAMIENTO Comité Código: Versión Fecha:

70

71

72 CARACTERIZACIÓN

73 IMPORTANCIA DE CARACTERIZAR LOS PROCESOSPermite identificar las posibilidades de hacer más eficiente los procesos. Establece claramente la interacción entre los procesos. Crea conciencia de los resultados de cada proceso. Facilita el despliegue de los objetivos institucionales.

74 Al caracterizar un proceso se debe identificar…NOMBRE: CÓDIGO: OBJETIVO: RESPONSABLE: ALCANCE: ENTRADAS / PROVEEDOR ACTIVIDADES SALIDAS / CLIENTE DOCUMENTOS REQUISITOS SEGUIMIENTO Y CONTROL RECURSOS INDICADORES

75 CARACTERIZACIÓN DE PROCESOEntradas: Aquellos requerimientos o pre-requitos que necesito para desarrollar el proceso y que a través de las actividades transformo en una o varias salidas. Proveedor: Cargo o proceso que me suministra las entradas. Salidas: Son los resultados o productos del proceso, pueden ser tangibles o intangibles. Cliente: Cargo o proceso que recibe las salidas que se producen de la ejecución del proceso. Actividades: Acciones necesarias para lograr los resultados previstos del proceso.

76 CARACTERIZACIÓN DE PROCESODocumentos: Información escrita relacionada con el proceso. Internos o Externos. Seguimiento y control: Aspectos que se deben tener en cuenta para realizar control y seguimiento del proceso. Parámetros de control. Requisitos: Aspectos legales que debe cumplir el procesos, así como requisitos de los padres, estudiantes y requisitos internos de la institución (ISO). (Ley 115 de 1994, Ley General de Educación, Dec 0230 Currículo y plan de estudios, Dec 1095 escalafón docente, Dec 1278 Estatuto de profesionalización docente, Dec 0709 Programas de Formación de Educadores…) Indicadores: Medición del proceso. Recursos: Aquellas insumos que utilizo para transformar las entradas. Humanos, técnicos, infraestructura, otros.

77 ENTRADAS PROVEEDOR SUBPROCESOS SALIDAS CLIENTE DOCUMENTOS REQUISITOSCARACTERIZACIÓN XXX FECHA: VERSIÓN: CÓDIGO: PAGINAS: 1 / 3 MACROPROCESO: PROCESO: RESPONSABLE ALCANCE: OBJETIVO: ENTRADAS PROVEEDOR SUBPROCESOS SALIDAS CLIENTE DOCUMENTOS REQUISITOS SEGUIMIENTO Y CONTROL RECURSOS INDICADORES Humanos: Técnicos: Infraestructura: Otros: REVISÓ: NOMBRE: CARGO APROBÓ: CARGO:

78 ENTRADAS PROVEEDOR ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTE DOCUMENTOS REQUISITOSCARACTERIZACIÓN XXX FECHA: VERSIÓN: CÓDIGO: PAGINAS: 1 / 3 MACROPROCESO: PROCESO: SUBPROCESO: RESPONSABLE ALCANCE: OBJETIVO: ENTRADAS PROVEEDOR ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTE DOCUMENTOS REQUISITOS SEGUIMIENTO Y CONTROL RECURSOS INDICADORES Humanos: Técnicos: Infraestructura: Otros: REVISÓ: NOMBRE: CARGO APROBÓ: CARGO:

79 MEDICIÓN DE PROCESOS

80 “Lo que no se mide, no se puede mejorar ni tampoco gerenciar”

81 LA MEDICIÓN La Medición es asignar números a un proceso o acontecimiento, según una regla establecida. A través de ella, podremos tomar decisiones sobre el proceso y establecer parámetros de mejoramiento. Podemos utilizar la medición para saber cómo van nuestros procesos y comunicar esta información a aquellos que nos pueden ayudar a operarlos y mejorarlos.

82 LA MEDICIÓN PERMITE Conocer cómo se encuentra la Institución (gestión global). Establecer tendencias en los Procesos más importantes. Mantener siempre los mismos parámetros para evaluar el desempeño de los Procesos. Aprender a utilizar la Medición como herramienta clave para el mejoramiento.

83 INDICADORES DE GESTIÓNUn indicador es una medida de la condición de un proceso o evento en un momento determinado. Los indicadores, en conjunto, pueden proporcionar un panorama de la situación de un Proceso.

84 LOS INDICADORES NOS PERMITENAdministrar objetivamente, basándose en hechos y datos. Evaluar el desempeño del Proceso contra las metas de mejoramiento, midiendo el grado de cumplimiento. Mostrar tendencias, evaluar la efectividad y proveer señales oportunas mejoramiento. Establecer si el grado de mejoramiento obtenido es suficiente y si el Proceso sigue siendo suficientemente competitivo.

85 CARACTERÍSTICAS DE LOS INDICADORESMedibles Simples Válidos en el tiempo Participativos Útiles Oportunos

86 ELABORACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DE LOS INDICADORES DE GESTIÓNNombre del indicador Cálculo del indicador Meta Frecuencia Fuente de Verificación - Origen de datos Área responsable Persona Responsable Descripción

87 FUENTE DE VERIFI-CACIÓNEJEMPLOS PROCESO NOMBRE CALCULO DEL INDICADOR FUENTE DE VERIFI-CACIÓN FRECUENCIA META RESPONSABLE RESULTADO/ OBSERVACIÓN Comuni-cación Interna Personas informadas: No de docentes que reciben la revista/No de docentes. Listas de entrega Trimestral 80% de los docentes reciban la revista Comunicador 70% De 500 docentes 350 reciben la revista. El próximo tiraje debe ser mayor Financiero Incremento de los ingresos: Ingresos del mes /ingresos del mes pasado Consig-naciones Mensual Incrementar un 50% Tesorería 5% El mes anterior ingresaron $ este mes ingreso $ Desarrollo académico Rendimiento académico: Numero de estudiantes con deficiencias académicas/ Numero total de estudiantes Registros del Comité de evaluación 5% 30% De los 100 estudiantes totales, 30 tienen deficiencias académicas

88 SEGUIMIENTO Control de Indicadores de Gestión FCE / Área IndicadorAcadémico ICFES Saber Promoción interna Índice de recuperación Retención de estudiantes Índice de deserción Ubicación del egresado Cumplimiento del plan de estudios Social Comunitaria Índice de conflicto escolar Índice de solución de conflictos (solucionados/presentados) Área Administrativa/ Directiva Cumplimiento del plan estratégico Satisfacción de la Comunidad educativa

89 FUENTE DE VERIFICACIÓNMEDICIÓN DE PROCESOS SUBPROCESO NOMBRE DEL INDICADOR CALCULO DEL INDICADOR META FRECUENCIA FUENTE DE VERIFICACIÓN RESPONSABLE RESULTADO 1 2 3 4 Actualización de Currículo Programación Académica Gobierno Escolar

90 MANUAL DE CALIDAD

91 MANUAL DE CALIDAD ¿Cuál es su importancia? ¿Quiénes lo deben redactar? ¿Cuándo elaborarlo? ¿Cuál debe ser su extensión? ¿Qué debe contener? ¿Cuáles son los aspectos críticos en la elaboración?

92 MANUAL DE CALIDAD ¿Cuál es su importancia?Los manuales de la calidad son elaborados y utilizados por una organización para: Recopilar la información del sistema de calidad. Presentar todas las acciones que realiza la institución para conseguir la calidad. Presentar la institución interna y externamente. Describir e implementar un sistema de la calidad eficaz. Comunicar la política de calidad, los procedimientos y los requisitos de la organización. Suministrar control adecuado de las prácticas y facilitar las actividades de aseguramiento.

93 MANUAL DE CALIDAD ¿Quiénes lo deben redactar?Se recomienda sea un equipo de trabajo, de alto nivel jerárquico, que se capacite en el tema y luego redacte el manual (Comité de Calidad). No delegarlo a una sola persona sin el conocimiento necesario.

94 MANUAL DE CALIDAD ¿Cuándo elaborarlo?Iniciar un borrador de manual a medida que se documentan los procesos, no es necesario esperar a que todo el sistema de calidad esté implementado.

95 MANUAL DE CALIDAD ¿Cuál debe ser su extensión?Un manual muy extenso no resulta práctico. Debe ser una descripción completa, pertinente y breve. Su extensión máxima debe ser de 50 páginas.

96 MANUAL DE CALIDAD ¿Qué debe contener? TABLA DE CONTENIDOOBJETIVO Y ALCANCE CONTROL DEL MANUAL PRESENTACIÓN DE LA INSTITUCIÓN / INTRODUCCIÓN Descripción de la institución: Referente histórico, Servicios, Estructura Organizacional. DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO Misión, visión, valores, perfiles, factores claves de éxito, definición. Política de calidad, Objetivos de calidad. Sistema de Medición: matriz de Indicadores GERENCIA DE PROCESOS Mapa de procesos Descripción de procesos claves: objetivo y alcance, responsables, indicadores de gestión, documentos y descripción) Caracterización de procesos claves

97 MANUAL DE CALIDAD OBJETIVO En este Manual manifestamos nuestro compromiso con el logro de una Gestión de Calidad para lograr los objetivos de la Institución…. ALCANCE El manual presenta ….. aplica a las actividades de prestación de servicios educativos de preescolar, básica, media … en las sedes de … de las ciudades de …. CONTROL DEL MANUAL Elaboración Difusión Revisión Cambios Aprobación PRESENTACIÓN DE LA INSTITUCIÓN / INTRODUCCIÓN Descripción de la institución: Referente histórico (Creación, No de docentes, No de estudiantes) Servicios (Preescolar, Básica Secundaria, Media…enfasis…) Estructura Organizacional (organigrama) DIRECCIONA-MIENTO ESTRATEGICO Misión, visión, valores, perfiles, factores claves de éxito, definición… Política de calidad, Objetivos de calidad. Sistema de Medición: Matriz de Indicadores Que y como

98 GERENCIA DE PROCESOS Mapa de procesos Descripción de procesos claves: Revisión y Actualización del Currículo Objetivo: Revisar los planes de estudio para mantenerlos actualizados a las necesidades de la legislación, del medio y el Colegio en particular Alcance: Aplica para la revisión y la actualización del currículo de todo el Colegio incluyendo preescolar, básica, media. Responsables: Comité Académico Indicadores de gestión: Actualización de planes de estudio Rendimiento académico Documentos: Xxx Instructivo Xxx Formato Planes de Estudio Descripción: La información relacionada con los planes de estudio existentes y la legislación actual, es recopilada mediante un instrumento o formato revisado y aprobado por el Colegio, su fin es tener un resultado conjunto de todas las dependencias para ser sistematizado y articulado con el PEI, finalmente los resultados son desarrollados en las aulas de clase.

99 MANUAL DE CALIDAD ¿Cuáles son los aspectos críticos en su elaboración?No existe una única estructura o formato para los manuales de calidad Puede ser una compilación de los procedimientos documentados Puede ser más de un documento o nivel con anexos apropiados Tener numerosas derivaciones posibles basadas en las necesidades organizacionales Se recomienda estructurar por sesiones y solo referenciar los procedimientos Centrarse en los aspectos vitales y dejar el detalle para otros documentos El manual debe ser revisado y aprobado Debe ser difundido Se debe garantizar la comprensión del documento