1 Gerenciamento da Comunicação em ProjetosComunicação vem do grego “counico”que significa tornar comum, compartihar Quando se fala em projetos, as pessoas se lembram principalmente de tempo e custo, porém comunicação é FCS para os projetos, pois estes são executados por pessoas que muitas vezes não se conhecem PMI foi feliz em escolher o capítulo 10 para o gerenciamento das comunicações pois comunicação é dez. Comunicação não-verbal: “é claro que eu não fiquei chateado com isso” Prof. Alessandro Prudêncio Lukosevicius, M.Sc, PMP

2 O DESAFIO DA COMUNICAÇÃO“Eu não disse que não disse. Eu disse que não disse que eu disse. Quero deixar isso bem claro”. G. Rommey Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

3 não importa o quanto a tecnologia avance, projetos são e serão implementados por pessoas, e dependerá muito delas para que sejam executados com sucesso. nem só do caminho crítico vive um projeto, alguém tem que dizer onde ele está! Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

4 O QUE É COMUNICAÇÃO (ETIMOLOGIA 1) ?[Do lat. communicatione.] Ato ou efeito de emitir, transmitir e receber mensagens por meio de métodos e/ou processos convencionados, quer através da linguagem falada ou escrita, quer de outros sinais, signos ou símbolos, quer de aparelhamento técnico especializado, sonoro e/ou visual. 1. Fonte: Dicionário Aurélio Eletrônico Século XXI. Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

5 PROBLEMAS MAIS FREQUENTES NOS PROJETOSFonte: PMI-RJ, Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos – Brasil, 2008 Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

6 HABILIDADES DO GERENTE DE PROJETOS MAIS VALORIZADAS PELAS ORGANIZAÇÕESFonte: PMI-RJ, Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos – Brasil, 2008 Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

7 HABILIDADES QUE AS ORGANIZAÇÕES CONSIDERAM DEFICIENTES NOS GERENTES DE PROJETOSFonte: PMI-RJ, Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos – Brasil, 2008 Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

8 APLICAÇÕES DA COMUNICAÇÃOPROPOSTA PROJETO IDÉIA PRODUTO AULA PALESTRA ENTREVISTA REUNIÃO Vivemos em um mundo globalizado, onde as distâncias não são maiores do que a distância que nos separa de nossos teclados. Vivemos na era da informação, da digitalização, pessoas de todos os cantos do planeta se comunicam em fração de segundos, negócios que antes demoravam dias passam a ser realizados instantaneamente. E é neste ambiente rico em informações que torna-se cada vez mais forte a necessidade de transmiti-las com eficiência. Passamos 90% do tempo nos comunicando (lendo, escrevendo, vendo, ouvindo, gesticulando, enviando ), comunicação corporal Hoje as pessoas são constantemente requisitadas a fazer uso da palavra, vejamos alguns exemplos : As técnicas que veremos hoje, melhorarão nossa eficiência como comunicadores, no evento, ou em toda e qualquer situação que necessitemos transmitir uma mensagem Bons comunicadores são admirados pela sua coragem e segurança Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

9 A COMUNICAÇÃO E O GERENTE DE PROJETOS“Um gerente de projeto gasta a maior parte do seu tempo em algum aspecto da comunicação: escrevendo, lendo, escutando ou falando.” Cleland Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

10 PROCESSO DE COMUNICAÇÃOPassos entre um emissor e um receptor, que resultam na transferência e compreensão de um significado Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

11 PROCESSO DE COMUNICAÇÃO (CONTINUAÇÃO)Emissor: originador da mensagem Codificar: conversão da mensagem em símbolos orais ou escritos Mensagem: aquilo que a fonte deseja comunicar Canal/Meio: o veículo usado para transmitir a mensagem Decodificar: a interpretação da mensagem pelo receptor Receptor: aquele para o qual a mensagem é destinada Feedback: determina o entendimento da mensagem Ruídos/ Barreiras à comunicação: distorções ou interferências no processo de comunicação. Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

12 PROCESSO DE COMUNICAÇÃO - MEIOS DE COMUNICAÇÃOReuniões Cartas Memorandos Telefonemas Encontros casuais Almoços Fax s Intranet/extranet Videoconferências TV corporativa Outros... Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

13 BARREIRAS À COMUNICAÇÃO - PERCEPÇÃO SELETIVARegião de experiência para o emissor Região de experiência compartilhada Região de experiência para o receptor MENSAGEM IDÉIA CODIFICAÇÃO DECODIFICAÇÃO ENTENDIMENTO FEEDBACK ENTENDIMENTO DECODIFICAÇÃO CODIFICAÇÃO IDÉIA Filtros da percepção Crenças Valores Julgamentos Palavras Emoções Personalidade Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

14 BARREIRAS À COMUNICAÇÃO - SOBRECARGA DE INFORMAÇÕESProfessor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

15 BARREIRAS À COMUNICAÇÃO (CONTINUAÇÃO)DIFERENÇAS CULTURAIS JARGÕES PMBOK Caminho crítico Earned Value Foco de atenção viciado Falta de conhecimento do assunto Falta de canais de comunicação claros Distância física entre o emissor e o receptor Fatores ambientais (ex: ruídos, calor, frio) Pensamento em bloco Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

16 Comunicação não-verbalTIPOS DE COMUNICAÇÃO Comunicação Verbal (oral) Comunicação Verbal (escrita) Comunicação não-verbal Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

17 COMUNICAÇÃO VERBAL (ORAL)Utilizada quando uma comunicação rápida ou imediata é necessária Reuniões Conhecer melhor as pessoas Resolver problemas Debater soluções Definir ações futuras Apresentações Apresentar ideias a um grupo de pessoas Telefone Manter contatos frequentes Fornecer e obter informações informalmente Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

18 COMUNICAÇÃO VERBAL (ESCRITA)Utilizado quando as informações são complexas e/ou necessitam ser utilizadas como referência para futuras consultas Eletrônico: , Intranet Informações rápidas Materiais para referências Relatórios Acompanhamento de status Documentação de decisões, problemas Contratos Acordos/compromissos firmados Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

19 ESCREVENDO RELATÓRIOS E E-MAILSAo escrever um ou relatório, lembre-se: O emissor tende a escrever de maneira informal, mas o receptor tende a ler de maneira formal Leia-o 2 vezes antes de enviar Nunca assuma que o receptor estará otimista ou aderente a suas ideias Utilize outras formas de comunicação para obter feedback. Um ou relatório dever ser RICO: RICO: Relevante, Ilustrativo, Conclusivo e Objetivo 19 Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

20 COMUNICAÇÃO NÃO-VERBALAlbert Meharabian, professor da Universidade da Califórnia, destaca que os aspectos não-verbais da comunicação interpessoal nos projetos geralmente tem maior influência no impacto total da mensagem, do que os fatores verbais; Escritas ou faladas Fonte: UCLA – Universidade da Califórnia Gestos e expressões Paralinguística Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

21 MELHORANDO A COMUNICAÇÃOProfessor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

22 CANAIS DE COMUNICAÇÃO NUM PROJETON: número de integrantes da equipe = (N2 – N)/ 2 Fazer combinação com pontinhos -> atividade em sala de aula Exemplos : N = 3 Canais = 3 N = 4 Canais = 6 Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

23 COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONALDireções da Comunicação Alta Administração Patrocinador Horizontal Vertical Pares Gerentes funcionais Clientes Gerente do projeto Familiares Organizações Formais ou informais Equipe do Projeto Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

24 COMUNICAÇÕES CLIENTE-FORNECEDORPatrocinador ou Alta Gerência Gerente do Projeto Equipe de INFORMAL FORMAL Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

25 Anuncie datas para decisões importantes; EVITANDO RUMORES Anuncie datas para decisões importantes; Explique decisões e comportamentos que gerem dúvida; Enfatize vantagens e desvantagens das decisões atuais e planos futuros; Discutir abertamente piores cenários – melhor que fantasias secretas. 1. Adaptado de L. Hirschhorn, “Managing Rumors”, in L. Hirschhorn, Cutting Back (São Francisco: Jossey-Bass, 1983, p ) Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

26 GERENCIAMENTO DA COMUNICAÇÃO EM PROJETOSInclui os processos exigidos para assegurar geração, coleta, disseminação, armazenamento e descarte final da informação do projeto de forma e em tempo adequado. Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

27 das Partes InteressadasGRUPOS DE PROCESSOS Processos de Iniciação Processos de Planejamento Planejar as Comunicações Identificar as partes interessadas Processos de Monitoramento e Controle Processos de Execução Distribuir as Informações Gerenciar as Expectativas das Partes Interessadas Divulgar o Desempenho Processos de Encerramento Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

28 IDENTIFICAR AS PARTES INTERESSADASProfessor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

29 STAKEHOLDERS - PARTES INTERESSADAS NO PROJETOEm geral o conflito deve ser resolvido a favor de quem ? Pedir um exemplo de projeto e listar com a turma os stakeholders -> atividade em sala Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

30 STAKEHOLDERS - PARTES INTERESSADAS NO PROJETOGerente do Projeto indivíduo responsável pela gerência do projeto. Cliente indivíduo ou organização que fará uso do produto do projeto. Organização executora empresa cujos funcionários estão diretamente envolvidos na execução do projeto. Patrocinador indivíduo ou grupo, dentro da organização executora, que provê os recursos financeiros, para o projeto. Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

31 IDENTIFICAR AS PARTES INTERESSADASAnálise dos Stakeholders As necessidades de informação dos diversos stakeholders devem ser analisadas para desenvolver uma visão lógica e metódica das suas necessidades de informação e das fontes que atendem a essas necessidades. Método PSM Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

32 Project Stakeholder Management (PSM)IDENTIFICAR AS PARTES INTERESSADAS Project Stakeholder Management (PSM) Consiste das seguintes fases: 1. Identificar os stakeholders 2. Coletar informações dos stakeholders 3. Determinar forças e fraquezas dos stakeholders 4. Identificar estratégia para tratar cada stakeholder Este é um processo contínuo e que tem o apoio da equipe de gerenciamento do projeto. Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

33 1- IDENTIFICAR STAKEHOLDERSStakeholders Terciários Outros interessados no Projeto Organizações Sociais Famílias Stakeholders Secundários Organizações Políticas Sindicatos Acionistas Alta Gerência e Diretoria da organização Mídia Ambientalistas Órgãos públicos locais, estaduais e federais Gerentes Funcionais Instituições diversas (escolas, hospitais, etc.) Stakeholders Principais Comunidades Locais Gerentes de Projetos Comissões judiciais, executivas e legislativas Clientes (usuários) Fornecedores/ empresas contratadas e terceirizadas Público em geral Concorrentes Grupos de Consumidores Organizações Profissionais Turistas Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

34 2 - COLETAR INFORMAÇÕES DOS STAKEHOLDERSDiretório dos Stakeholders Projeto Stakeholder Cargo Área de Negócio Telefones (celular, Fixo) Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

35 2 - COLETAR INFORMAÇÕES DOS STAKEHOLDERS (CONTINUAÇÃO)Matriz de Informações dos Stakeholders Stakeholder Interesses no Projeto Impacto no Projeto2 Papel no Projeto 2 Alto (+), Alto (-), Médio (+), Médio (-), Baixo (+), Baixo (-) Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

36 3 - DETERMINAR FORÇAS E FRAQUEZASMatriz de Forças e Fraquezas Stakeholder Forças Fraquezas Forças e fraquezas: psicológicas, técnicas e comportamentais Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

37 4 - IDENTIFICAR ESTRATÉGIA PARA CADA STAKEHOLDERBase de poder Negociar Isolar e negociar ALTA BAIXA ALIADOS BLOQUEADORES INFLUÊNCIA INTERESSE DESACELERADORES REDE Construir rede política CONFLITUOSO MÚTUO Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

38 PLANEJAR AS COMUNICAÇÕESProfessor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

39 PLANEJAR AS COMUNICAÇÕESDeterminar as necessidades de informações e comunicações das partes interessadas: QUEM necessita de QUAL informação, QUANDO será enviada, COMO será entregue e POR QUEM. Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

40 ANÁLISE DOS REQUISITOS DE COMUNICAÇÃOSão a soma dos requisitos de informação das partes interessadas no projeto. Requisitos são definidos pela combinação de tipo e formato da informação solicitada com uma análise do valor da informação. Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

41 TECNOLOGIA DE COMUNICAÇÃOTecnologias ou métodos utilizados para transferir informações entre as partes interessadas Podem variar muito: Documentos simples, cronogramas “on line”, breves conversas, reuniões... Fatores tecnológicos da comunicação que podem afetar o projeto: A urgência da necessidade de informação A disponibilidade da tecnologia A equipe esperada do projeto O tempo de projeto Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

42 PLANO DE GERENCIAMENTO DA COMUNICAÇÃOEstrutura de coleta e elaboração – Métodos para coletar, atualizar e armazenar os diferentes tipos de informação; Estrutura de distribuição – Especificar para quem cada informação deve ser passada e que método será usado para distribuir deferentes informações; Descrição da informação que será distribuída – Inclui formato, conteúdo, nível de detalhe e definições e convenções que serão usadas (Templates); Cronograma – Mostrar o momento de cada comunicação; Método para acessar as informações; Método para atualizar e refinar o plano de comunicação durante o progresso do projeto. Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

43 CINCO PASSOS PARA O PLANO – PASSO 1Identifique os Stakeholders Equipe do Projeto Alta Gerência Stakeholders Formadores de Opinião Usuários Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

44 CINCO PASSOS PARA O PLANO – PASSO 2Identifique os Stakeholders Defina as mensagens chave (mensagens que stakeholder tem que receber) Equipe do Projeto Principais benefícios e marcos do Projeto Direcionamentos estratégicos do Projeto Status do Projeto Integração entre as frentes Envolvimento e comprometimento com os objetivos do Projeto Alta Gerência Status do Projeto / Cronograma macro do projeto Riscos / plano de ação Análises financeiras Cascateamento do patrocínio e envolvimento Stakeholders Formadores de Opinião Apresentação do Projeto Principais benefícios e mudanças proporcionadas pelo Projeto Cronograma macro do Projeto Busca e feedback sobre o Projeto Cascateamento do patrocínio, motivação, envolvimento e comprometimento Usuários Apresentação do Projeto Principais benefícios e mudanças proporcionadas Informações sobre o andamento do Projeto Envolvimento para receptividade à mudança Apresentação e status dos processos e atividades das áreas impactadas Principais mudanças em cada área impactada Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

45 CINCO PASSOS PARA O PLANO – PASSO 3Identifique os Stakeholders Defina mensagens chave Defina canais e abrangência da comunicação Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

46 CINCO PASSOS PARA O PLANO – PASSO 4Identifique os Stakeholders Defina mensagens chave Defina canais e abrangência da comunicação Defina Responsabilidades Mensagens chave Responsabilidade Execução Suporte Desenvolvimento Plano de Comunicação Ger. Projeto Cliente Reuniões de Alinhamento Ger. Projeto Cliente Reuniões com Stakeholders Ger. Projeto Cliente Reuniões Operacionais Coord. Projeto Cliente Apresentação do Projeto Ger. Projeto Cliente Jornal Interno/ Quadro de avisos Cliente Equipe Projeto Internet/ Informativo/ Home Page Cliente Equipe Projeto Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

47 CINCO PASSOS PARA O PLANO – PASSO 5Identifique os Stakeholders Defina mensagens chave Defina canais e abrangência da comunicação Defina Responsabilidades Elabore Crono- grama Incluir os eventos de comunicação no cronograma do projeto. Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

48 GERENCIAR AS EXPECTATIVAS DAS PARTES INTERESSADASProfessor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

49 GERENCIAR AS EXPECTATIVAS DAS PARTES INTERESSADASComunicação e trabalho junto às partes interessadas para conhecer suas necessidades e solucionar as questões quando ocorrerem. Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

50 ARGUMENTAÇÃO E PERSUASÃOBoa noite Danúbio, boa noite colegas de curso As perguntas poderão ser feitas durante toda a apresentação Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

51 SUPERE O MEDO DE EXPOR SUAS IDEIAS“Medo é a contrapartida psíquica da reação fisiológica diante das situações de perigo reais ou imaginadas” Definição Medo -> libera adrenalina no sangue, antigamente nos preparava para o ataque ou para a fuga. Mas e nos tempos modernos, a reação é a mesma, porém como não temos como fugir, o resultado é o stress e o nervosismo Ensaiar perante o espelho, com uso de câmeras, lendo seu roteiro, analisando postura, gestos, gravar a voz, para verificar entonação (como as pessoas ficam surpresas ao ouvirem a própria voz, este sou eu ?) Autoconhecimento -> auto-estima alta, refletir e energia, irradiar energia Um pouco de nervosismo é normal até atores/ atrizes consagradas o sentem até hoje Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

52 SUPERE O MEDO DE EXPOR SUAS IDEIAS“Conhece-te a ti mesmo” Sócrates 11 Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

53 OBJETIVOS DA SUA EXPOSIÇÃO (PIE)Quais são as suas intenções ? Persuadir Entreter Informar Separados ou ao mesmo tempo Informar -> forte é a didática Convencer -> trabalhar a argumentação e se preparar para fazer a refutação, ou seja, o rebate às objeções Entreter -> deve ter presença de espírito e humor Promover-se -> sutilmente empregar o marketing pessoal, destacar as características do orador,boa voz, boa postura corporal, bom vocabulário, boa eloquência, características que independentemente da mensagem cativam o público Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

54 DEFINIÇÃO DO OBJETIVO DA EXPOSIÇÃOEnvolve definir critérios quantificáveis para se atingir as intenções da apresentação. A declaração do objetivo deve: ser específica; ser mensurável; ser realista; possuir um componente de tempo. Exemplo: Persuadir os vendedores a aumentar o resultado anual das vendas em 10% por meio de um workshop de oito horas em 25/Agosto. Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

55 PESQUISE SOBRE SEUS ARGUMENTOSRecorra aos próprios conhecimentos sem censuras Consulte internet, livros, filmes e jornais Converse com especialistas e leigos Concentre-se nos argumentos Monte um repositório de informações O jot é fantástico para este fim, muito simples, mas extremamente eficiente, aliás o “simples é o contrário do fácil”, valorize as coisas simples da vida. A simplicidade é o produto de um processo de refinamento. Brainstorming em cima do escopo definido anteriormente visite o local -> você esta pesquisando sobre o projeto Apolo, seria muito interessante você visitar a base de lançamento de foguetes da NASA, em cabo canaveral Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

56 CONHEÇA OS OUVINTES DOS SEUS ARGUMENTOSQual a expectativa ? informação, curiosidade, ... Quanto conhece sobre o tema ? grau de aprofundamento O que o motiva ? Sucesso profissional, dinheiro ? Expectativa -> entreterimento, acompanhando outra pessoa, aprimoramento profissional, necessidade -> ajustarmos nossa apresentação a expectativa do cliente. Projeto de sucesso, dentro do orçamento, do prazo, da qualidade e que atenda ou melhor exceda as expectativas do cliente conhecimento do tema -> precisar melhor a mensagem e evitar repetições, redundâncias desnecessárias e arrefecer o interesse (grau de aprofundamento) motivação -> o que move o público, o que o estimula a tomar iniciativa, podemos faze-los agir de acordo com nossa mensagem público hostil -> prejudicado de alguma forma, discute, debate, temos como argumentar público indiferente -> não possuem interesse pelo assunto, pior tipo de público Qual o tipo predominante ? Motivado, hostil, indiferente Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

57 GRAU DE CONCENTRAÇÃO DOS OUVINTESDificuldades de concentração Um orador conquistará a atenção de seu público se tocar no que lhe interessa, por isso é necessário conhecer o público. Ouvir -> ato biologico, Escutar -> ato intelectual (implica em decodificação e interpretação da mensagem) Gráficos -> citem a fonte Fonte: Publifolha Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

58 RECURSOS AUDIOVISUAISProfessor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

59 APOIO DOS RECURSOS AUDIOVISUAIS À ARGUMENTAÇÃOFacilitar o entendimento Destacar informações importantes Facilitar a lembrança por tempo prolongado Objetivos Apresente números na forma de gráficos Apresente idéias completas Cuidado para não vulgarizar a exposição (ex:barulhinhos de máquina de escrever no powerpoint) Fonte: Publifolha Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

60 APOIO DA EXPRESSÃO CORPORAL À ARGUMENTAÇÃOAparência vestuário e calçados adequados cabelo, unhas, barba, pele, etc... bem tratadas ideia de elegância Postura corporal as pernas os braços e as mãos o tronco a cabeça os olhos o semblante Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

61 APOIO DA EXPRESSÃO CORPORAL À ARGUMENTAÇÃOFunções da gesticulação complementar a ideia reforçar as ideias Exemplos de gesticulação ideia de enumeração das partes ideia de separação ideia de união ideia de força ideias de negação ou afirmação ideia de distância ideia de tempo Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

62 ORGANIZAÇÃO DA ARGUMENTAÇÃOConquistar a atenção Introdução Preparar o entendimento Preparação Confirmar ou refutar a argumentação Assunto central Conclusão Levar à ação de acordo com seus argumentos Fonte: Publifolha Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

63 INTRODUÇÃO DA ARGUMENTAÇÃOVocativo: cumprimento aos ouvintes Pronunciar corretamente os nomes dos ouvintes Cumprimentar em ordem decrescente de importância Exemplos: 1) “Brasileiros e brasileiras” 2) “Senhoras e senhores” 3) “Sr. Governador, srs. assessores, muito boa noite” Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

64 INTRODUÇÃO DA ARGUMENTAÇÃOAbordagens contar uma história, fato bem-humorado... levantar uma reflexão apresentar a utilidade do assunto Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

65 INTRODUÇÃO DA ARGUMENTAÇÃOIntroduções a evitar contar piadas pedir desculpas aos ouvintes tomar partido sobre temas polêmicos usar frases feitas criar expectativas que não possam ser cumpridas mostrar-se muito humilde perante ouvintes importantes Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

66 PREPARAÇÃO DO ENTENDIMENTO DOS OUVINTESProposição do assunto Qual é e aonde pretende chegar com o assunto ? Narração Porque desenvolver o assunto ? Principais tipos de narração mostrar histórico do assunto apresentar um problema apresentar a solução de um problema Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

67 PREPARAÇÃO DO ENTENDIMENTO DOS OUVINTESDivisão do assunto Quais são as partes do assunto central ? no máximo 3 ou 4 partes Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

68 ASSUNTO CENTRAL - CONFIRMAÇÃO DA ARGUMENTAÇÃOConfirmação pela qualidade dos argumentos todos fracos: de uma vez todos fortes: um a um fracos e fortes: um dos mais fortes (não o mais forte), depois o mais fraco até o mais forte APROVAÇÃO DA IDEIA Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

69 ASSUNTO CENTRAL - ELEMENTOS DE APOIO À ARGUMENTAÇÃOFacilita a compreensão dos argumentos visualização de medidas imagem explicativa elementos de transição história verdadeira ou imaginada Apoios da argumentação exemplos testemunhos estatísticas definições estudos técnicos e científicos Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

70 ASSUNTO CENTRAL - REFUTAÇÃO DA ARGUMENTAÇÃOPreparar respostas para possíveis perguntas (brainstorming) Perguntas: durante ou depois ? Por que as pessoas perguntam ? E se você não souber a resposta ? Refutar pela qualidade dos argumentos: todos fracos: um a um todos fortes: de uma vez fracos e fortes: o mais forte no início e o mais fraco no final Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

71 CONCLUSÃO DA ARGUMENTAÇÃOCaracterísticas brevidade (menor que a introdução) única parte a ser anunciada deve levar as pessoas a ação Recapitulação contar a essência da argumentação suprimir quando a argumentação é simples Epílogo: dirigido mais para o sentimento do que para a razão Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

72 DISTRIBUIR AS INFORMAÇÕESProfessor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

73 DISTRIBUIR AS INFORMAÇÕESDisponibilizar, de forma regular, as informações necessárias aos stakeholders. Inclui: Implementação do Plano de Gerenciamento da Comunicação Atender às solicitações inesperadas por informações. Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

74 Tipos básicos de ReuniõesGERÊNCIA DE REUNIÕES É crítica para a eficácia da Comunicação Tipos básicos de Reuniões Reunião de Kick-off Comitê Executivo Reuniões de Planejamento do Projeto Reuniões de Status do Projeto Revisões Técnicas e de Design Reuniões Ad-Hoc (quando necessária) Reuniões de Transição e Encerramento Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

75 GERÊNCIA DE REUNIÕES – REUNIÃO DE KICK-OFFTambém chamada de festa de lançamento do projeto Geralmente, último evento da fase de planejamento Oportunidade para as partes interessadas no projeto: “abençoarem” o projeto (principalmente as partes interessadas de alto escalão) conhecerem-se e comprometerem-se com a execução do projeto conhecerem seus papéis e responsabilidades Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

76 GERÊNCIA DE REUNIÕES – REUNIÃO DE KICK-OFFExemplo de Agenda típica Introdução Propósito da Reunião e revisão da Agenda Apresentação da equipe do Projeto Apresentação da equipe – Gerentes, Participantes e Stakeholders Visão Geral do Projeto Necessidade do projeto, Objetivos, Entregas, Marcos, Papéis e Responsabilidades, Organograma do projeto e Riscos Modelo de Trabalho Anúncio de como o projeto será gerenciado em termos de políticas e procedimentos, metodologias, logística e ferramentas gerenciais Próximos Passos Discussão das ações planjadas a curto prazo para o projeto Perguntas e Respostas Sessão aberta para os participantes esclarecerem dúvidas Atividades de Formação de Equipe Atividades recreativas que promovam o espírito de equipe Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

77 GERÊNCIA DE REUNIÕES – REUNIÕES INEFICIENTESReuniões não planejadas e mal conduzidas podem gerar: Perda de credibilidade para o gerente do projeto e sua equipe Transmissão de mensagens erradas Perda de tempo das partes interessadas Desmotivação e improdutividade na equipe Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

78 POR QUE MUITAS REUNIÕES SÃO INEFICIENTES ?Em pesquisas realizadas com gerentes de projetos, as respostas que predominaram foram: Falta de planejamento Não cumprimento da agenda proposta Não respeito aos horários de início e término Liderança ineficiente Indisciplina dos participantes Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

79 GERÊNCIA DE REUNIÕES – REUNIÕES EFICIENTESAntes (Planejamento) Reunião é o melhor canal de comunicação para este caso ? Estabeleça os objetivos e defina uma agenda (pauta, local, data, horário de início/ fim) Selecione os participantes e defina documentos de apoio Durante (Execução) Procure iniciar e terminar pontualmente Mantenha o foco nos objetivos, estimule os participantes a opinar e saiba discordar Resuma o que ficou decidido Depois (Acompanhamento) Elabore a ata e envie-a para todos os participantes Faça o acompanhamento de todas as tarefas distribuídas Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

80 HABILIDADE DE COMUNICAÇÃOHabilidades de comunicação utilizadas para o intercâmbio de informações Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

81 SISTEMAS DE ARMAZENAMENTO E RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃOAs informações podem ser compartilhadas pelos membros da equipe e demais partes interessadas por meio de uma variedade de métodos incluindo: Sistemas de arquivamento manual Banco de dados eletrônico Softwares de Gerência de Projetos Outros sistemas que permitam acesso a documentação técnica. Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

82 DOCUMENTAÇÃO DAS LIÇÕES APRENDIDASDocumentar: as causas das variações, a razão por trás das ações corretivas escolhidas e outros tipos de lições aprendidas devem ser documentadas para que possam tornar-se parte do banco de dados histórico para o próprio projeto e para outros projetos da organização; o que foi feito de certo/ errado no projeto e o que deveria ser feito de outra maneira se o projeto fosse realizado novamente. Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

83 DIVULGAR O DESEMPENHO Professor Alessandro Prudêncio LukoseviciusGerenciamento da Comunicação em Projetos

84 DIVULGAR O DESEMPENHO Coletar e disseminar informação para prover os stakeholders com informações sobre como os recursos estão sendo utilizados para atingir os objetivos do projeto. Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

85 CAPTURA E COMPILAÇÃO DAS INFORMAÇÕES DE DESEMPENHORevisões de desempenho Reuniões para avaliar o status e o progresso do projeto. Análise de tendência Analisa os resultados do projeto ao longo do tempo para determinar se o desempenho está melhorando ou piorando. Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

86 REUNIÕES DE REVISÃO DE STATUSAs reuniões de acompanhamento dão ao gerente de projeto uma oportunidade para: Aumentar a coesão da equipe; Manter a equipe informada sobre o desenvolvimento do projeto executado pelas fontes externas à equipe, tais como o patrocinador, o cliente ou a gerência. Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

87 RELATÓRIOS DE DESEMPENHOOrganizam e resumem as informações coletadas e apresenta os resultados das análises. Formatos comuns: Gráfico de Gantt, Curva-S, Histogramas e Tabelas. Tipos de relatórios de desempenho: Relatório de Status  descreve onde o projeto se encontra Relatório de Progresso  descreve o que tem sido realizado Relatório de Tendências  examina os resultados do projeto no tempo para ver se a performance está melhorando ou piorando Relatório de Variações  compara os resultados reais contra o plano Relatório de Valor Agregado (Earned value)  integra as medidas de escopo, custo e cronograma para avaliar o desempenho do projeto Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos

88 “Aqueles que sonham de dia sabem muitas coisas que fogem a quem sonha somente à noite” Edgar Allan Poe Muito Obrigado. E até o próximo encontro! Alessandro P. Lukosevicius, MSc, PMP Professor Alessandro Prudêncio Lukosevicius Gerenciamento da Comunicação em Projetos