1 Gestión de las tesis digitales (TD) y evolución del repositorio Trece años de estudios de casos en West Virginia University 1998 - 2011 IV Simposio de Repositorios y Tesis Digitales - 2011 Lima, Perú

2 West Virginia Estados Unidos

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5 West Virginia University (WVU) Morgantown, WV – población 100,000+ WVU Fundada en 1867 Matrícula total: 30,000 Matrícula en pregrado: 23,000 Matrícula en posgrado: 7,000 13 colleges y escuelas 191 programas que otorgan grados www.wvu.edu

6 Introducción Antecedentes de la implementación del Programa –Visión general de la evolución y el marketing del repositorio institucional de WVU Experiencia de WVU en tesis digitales Costos y beneficios Infraestructura del repositorio, mantenimiento, preservación, migración Proceso de remisión de tesis digitales Perfiles estadísticos Perfiles del éxito estudiantil Alfabetismo en información: Acceso abierto y temas de propiedad intelectual Recomendaciones

7 ¿Por qué tesis digitales? Los estudiantes aprenden sobre publicación electrónica y bibliotecas digitales Se tiene tecnología oportuna y se comparte el conocimiento Las universidades desatan el potencial de sus propiedades intelectuales y sus productos Se mejoran los servicios bibliotecarios

8 Importancia de la literatura gris, las TE y el Acceso Abierto A menudo revela los últimos hallazgos de las investigaciones Ofrece detalles minuciosos a menudo no disponibles en artículos publicados El acceso abierto, las TD y los repositorios institucionales brindan un acceso inmediato El acceso abierto incrementa el factor de impacto para las TDs y las publicaciones arbitradas

9 Antecedentes y apoyo Apoyo de arriba hacia abajo Éxito en los planes de los estudiantes Historia de colaboración Crear expectativas para las remisiones al repositorio institucional El Repositorio Institucional es una obra en construcción

10 WVU 2010 Strategic Plan “Una universidad que entiende la naturaleza de las fronteras permeables, mira simultáneamente hacia adentro y hacia afuera mientras considera maneras de nutrir un clima intelectual vital. Las fronteras permeables valoran el influjo de nuevas ideas y nueva gente, invitan a la colaboración entre disciplinas y extienden el conocimiento y las ideas más allá de los muros de la institución. Tales compartir e intercambiar de ideas y de la gente que las posee, son importantes para hacer avanzar el aprendizaje y albergar la innovación”.

11 Plan Estratégico WVU 2020 Misión Como una institución nacida de la Ley Morril (1862) en el siglo XXI, West Virginia University impartirá una educación de alta calidad, llegará a la excelencia en descubrimiento e innovación, modelará una cultura de diversidad e inclusión, promoverá la salud y la vitalidad y construirá caminos para el intercambio de conocimientos y oportunidades entre el estado de West Virginia, la nación y el mundo. Visión Para 2020, West Virginia University alcanzará prominencia nacional en investigación, ampliando por tanto el logro educativo, el compromiso global, la diversidad y la vitalidad, y el bienestar del pueblo de West Virginia. META Lograr la excelencia en investigación, actividad creativa e innovación en todas las disciplinas. Objetivos Incrementar las actividades e investigaciones académicas dirigidas a resolver los desafíos que enfrentan el estado de West Virginia, la nación y el mundo. Mejorar y expandir la educación de posgrado y fortalecer su conexión con las tareas de investigación de la Universidad. Alentar las actividades interdisciplinarias en la investigación, el conocimiento y la creatividad. Acciones Establecer una infraestructura efectiva de investigación que facilite la búsqueda de la investigación, y vincule la investigación con la educación, el compromiso global y el desarrollo económico en todo el estado. Invertir en la contratación y retención de profesores de alta calidad y de personal de investigación que esté comprometido con el éxito de la investigación, y guiar al personal administrativo y los profesores hacia logros de un más alto nivel.

12 Participantes en WVU Bibliotecas de la Universidad Oficina de Asuntos Académicos e Investigación / Director Oficina de Educación de Posgrado Oficina de Aprendizaje Extensivo Oficina de Tecnología de la Información Oficina para el Avance Institucional Oficina de Transferencia de Tecnología Centro de Altos Estudios - Pregrado (Honors College) Fuerza de Tareas de TD / RI Consorcio “Biblioteca Digital en Red para tesis (posgrado)” Profesores, estudiantes y personal WVU

13 WVUScholar Institutional Repository Theses & Dissertations (eTD Program) Graduate Research Honors Theses (eHT Program) Undergraduate Research Electronic Scholarly Research Archive (eSRA) Faculty Research, Administrative Reports, Student Programs Repositorio Institucional West Virginia University - Bibliotecas WVU - Colecciones añadidas secuencialmente (1998 – 2011)

14 Tesis Digitales (TD) Remisión electrónica obligatoria desde 1998 (WVU es 2 da en el mundo) Más de 13 millones de TDs atendidas (1.2 millones de visitas promedio / anual) Más de 100 países acceden a la investigación de WVU Se accede a las TDs miles de veces más que a los documentos impresos Más de 5,000 documentos en la colección (500 / año) 85% de la colección está disponible sin restricciones Las más populares TDs han sido consultadas más de 120,000 veces Una excelente herramienta de promoción para los estudiantes y los departamentos

15 Tesis electrónicas del Honors College (eHT) Proyectos de estudiantes de pregrado del último año, informes técnicos, experiencias maestras Más de 900 estudiantes en el Honors College de WVU La remisión de tesis electrónicas de acceso abierto es obligatoria desde el Otoño de 2005, El programa eHT usará el proceso de remisión en línea para crear una colección digital Una excelente herramienta de promoción para los estudiantes y los departamentos

16 Archivo Electrónico de Investigación Académica Informes técnicos de profesores/ informes oficiales de importancia, preimpresiones, posimpresiones Actas de conferencias / simposios Sitio-vitrina del Departamento Académico Portafolios electrónicos Informes administrativos Una excelente herramienta de promoción para los estudiantes y los departamentos Electronic Scholarly Research Archive

17 Integración del Repositorio en todo el campus Una campaña efectiva de relaciones públicas y marketing Promocionar los éxitos de las TD Comprometer a los profesores con foros educativos Construir el ímpetu Correr la ola

18 Justificación y metas SCOPE (S cholarly C ommunications O utreach P rogram for E -Documents ) Programa de Difusión de la Comunicación Académica para Documentos Electrónicos Promueve una mayor comunicación académica –Alfabetismo en información / Estrategias de marketing Amplía el mantenimiento de archivos y la rendición de cuentas Provee una infraestructura para un enfoque integrado a las colecciones digitales en el campus

19 Investigación e impacto económico Genera y disemina nuevos conocimientos, técnicas, trabajos académicos y creativos Promueve el desarrollo económico mediante la transferencia de tecnología

20 Proyección y compromiso

21 ¡Déjanos promocionar tu carrera académica! Archivo Electrónico de Investigación Académica - ¡Nosotros lo hemos hecho!…

22 ¡La universidad puede ser una selva! Archivo Electrónico de Investigación Académica - Con nuestra ayuda, tú puedes ser un …

23 La experiencia de TE en WVU

24 Equipo de colaboración en WVU Oficina de Asuntos Académicos e Investigación  Director y Oficina de Educación de Posgrado Fuerza de Tareas de las Tesis Digitales  Temas de planeamiento, política, administración, educación y tecnología Computación Académica / Oficina de Tecnologías de la Información  Apoyo técnico al estudiante, laboratorios, talleres, recursos Web, implementación de bases de datos, archivamiento Bibliotecas de la Universidad  Consejería al estudiante, recursos Web, revisión de las remisiones, catalogación, servicios de referencia y de envío de los documentos, archivamiento

25 Sitio web de info sobre el Programa http://thesis.wvu.edu/

26 Sitio web de guía para el estudian- te

27 Costos y Beneficios Escuela de Posgrado Biblioteca Oficina de Tecnología de la Información

28 Escuela de Posgrado Remisiones  1.0 equivalente a tiempo completo (e.t.c.); utilizó personal existente:  Consultor Técnico Bibliotecario y ocasionalmente alguien de apoyo  Coordinación del Programa de TD de la Biblioteca y Enlace de la Fuerza de Tareas  Equivalente a remisión y revisión por la escuela de posgrado  Administración  1.0 e.t.c  Vicerrector Asociado de Vida y Asuntos de Posgrado

29 Educación Talleres Tesis Digitales / Consultores Of. Tecnología de la Inf. (consultores técnicos)  1.0 e.t.c.; rota entre cinco consultores, utilizó personal existente  Preparación y Conversión del documento TD  Muchos estudiantes necesitan/ carecen de habilidades básicas con procesadores de textos y multimedia Seminarios de Posgrado de TD Bibliotecas de la Universidad (consultor de remisiones)  Inicialmente muchos estudiantes se quejaron, luego aceptaron y exploraron los nuevos formatos

31 Bibliotecas Servicios públicos Referencia / Entrega del documento:  Utilizó personal existente; impacto mínimo; requirió entrenamiento inicial, aumentó el uso de entrega electrónica y servicios de copias

32 Infraestructura y mantenimiento del repositorio (V.1 - 1998) WVU Computación académica (servidor original)  Servidor y mantenimiento:  0.3 e.t.c.; utilizó personal existente  Dell 20 GB hard drive, Windows NT, Cold Fusion  Se requirió montar la programación inicial de la base de datos y una rutina de archivo  Back-up diario de las nuevas remisiones  Back-ups semanales de toda la colección de TD via cartucho de cinta robot de WVNET  Escribir periódicamente toda la base de datos en CD-ROM  TDs enviadas a ProQuest para back-up y en microfilm: Computación Académica/ Bibliotecas de la Universidad

33 Base de datos de TDs de WVU V.1 (1998 – 2003)

34 Infraestructura y mantenimiento del repositorio (V.2 - 2004) WVU OIT (Nuevo servidor)  Implementación del servidor y mantenimiento:  1.0 e.t.c. compartido; se usó personal existente  X-Terabytes de espacio de almacenamiento  Migración a plataforma Oracle platform (1 año)  Requirió programación de la base de datos y rutina de archivo (equipo de 8)  Back-up diario de remisiones nuevas – servidor paralelo  Back-ups semanales de toda la colección de TD. vía cartucho robótico de cinta  Backup periódicamente a CD-ROM  TDs enviadas a ProQuest para backup digital microfilm: Of. Tecnologías de Información / University Libraries

35 Repositorio Documental Institucional Electrónico V.2 (2004)

36 WVU Repositorio Institucional V.2 (2004 – 2008)

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38 Migración a Ex Libris DigiTool (V.3 - Spring 2009) Migración e implementación en un sistema de repositorio institucional comercial –Cumplimiento de estándares –Evitar la sobredepender de las operaciones hechas en casa y de personal clave –Convocatoria hecha en 2008; se seleccionó una propuesta del vendedor

39 http://wvuscholar.wvu.edu

40 Infraestructura y mantenimiento del repositorio (V.3 - 2009) DigiTool / wvuScholar  WVU Oficina de Tecnologías de la Información  Almacenar y mantener servidor, red, backups, Funciones del administrador de la base; interfaz con Sistema de Bibliotecas, vendedor  Back-up diario de nuevas remisiones – servidor paralelo – contingencia de recuperación tras desastres  Back-ups semanales de toda la colección de TDs vía cartucho de cinta robótico  Backup periódicamente a CD-ROM  Departamento del Sistema de Bibliotecas.  Gestor del interfaz del repositorio, Of. T. de Infor., vendedor  Proyectos digitales / Comisión Académica. Bibliotecario añadido en 2010  Implementación y mantenimiento del servidor:  1.5 e.t.c. compartido (Sist. de Bib. / OIT); se utilizó personal existente  Espacio de almacenamiento X-Terabyte  TDs enviadas a ProQuest para backup digital y microfilm: Of. Tecnologías Infor. / Bibliotecas Univ.

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42 Iniciativas de preservación digital LOCKSS (MetaArchive Cooperative) ARKive National Digital Information Infrastructure and Preservation Program (U.S.) Persistent Digital Archives and Library System (PeDALS) Project Portico FDsys Elsevier Science digital archive JHOVE Baggit iRODS New media art preservation DuraSpace British Library PLANETS PROTAGE PROMETHEUS DigitalPreservationEurope, CASPAR, Digital Preservation Coalition PADI (Australia) Ex Libris Rosetta DAITSS (Florida State System)

43 Proceso de remisión de TDs WVU Remitir formatos y pago(s) Crear archivos pdf, etc. Remitir en línea archivo(s) de TD –Derechos de acceso Revisión y aprobación por la Biblioteca La colección automáticamente indiza las TDs aprobadas Procesamiento en biblioteca

44 Entregar el paquete de TD a la Biblioteca Paquete de Remisión de TD Completo Formato para la firma de la remisión de TD Pago por remisión (UMI + $15.00 pago por archivo) $40.00 tesis de maestría o doctorado Formato UMI de Aceptación completo Copia impresa de la portada y resumen Pago por copyright: $55.00 (opcional) Completar Censo de Doctorados otorgados (solo doctorado)

45 El estudiante prepara el documento final para la remisión Oficina de Tecnología de la Información –Apoyo técnico al estudiante y laboratorios Software del departmento, laboratorio del college o conversión en línea Comprar software  Conversión del documento al formato aprobado (i.e. pdf y archihvos multimedia)

46 El estudiante remite en línea el documento de la TD y los datos Proceso de remisión basado en la Web http://wvuscholar.wvu.edu/main

47 Opciones de distribución web de TDs de WVU 1998-2008 TD es puesta a disponibilidad según la opción de distribución Web del estudiante 1. Mundo 2. Solo el Campus 3. En el campus con código de acceso 4. No acceso A. Embargo de 1 año, luego acceso abierto B. Embargo 1 year, then campus access 4 years

48 WVU ETD Web Distribution Options 2009-

49 Condiciones de políticas Acceso en el campus –Período de restricción total de hasta 5 años –Tesis de Maestría en Bellas Artes pueden tener ilimitado acceso en el campus, restricción a pedido; se alienta el final acceso abierto

50 Proceso de revisión de TDs El director del comité de tesis puede revisar en línea – 5 días útiles para aprobar Formato de revisiones de la Biblioteca La Biblioteca aprueba la remisión: – Luego de recibir el Paquete Completo de Remisión de TD – Luego de aprobar el formato del documento de la TD

51 Procesamiento en Biblioteca Carga archivo en Proquest, envía formatos de aprobación para archivo y publicación de Resúmenes de Tesis Doctorales Monitorea y pone al día derechos automáticos de acceso, fechas de expiración Compila las estadísticas de la colección La Biblioteca cataloga la TD según: – MountainLynx – OCLC

52 Acceso en Biblioteca a las TDs Citación de – Enlaces a documentos en texto completo en línea en –Búsqueda / Revisión directosBúsqueda / R Servicios de entrega remota (Préstamo interbibliotecario)

53 Acceso en Biblioteca a TDs restringidas Acceso en el campus –Archivos electrónicos gratis vía el servicio de préstamo interbibliotecario Imprimir copias por $15.00 vía Préstamo interbibliotecario, servicio de entrega remota –Acceso con código (cortado en 2009); Disponible en formato impreso solo vía préstamo interbibliotecario Ningún acceso – Archivo(s) TD embargados al acceso por patente / cuestión propietaria; solo los metadatos están públicamente disponibles

54 Exoneraciones a TDs Tesis de maestría: 2 copias ecuadernadas –2 hojas con firmas originales de aprobación del Comité de tesis –Formato de exoneración de TD aprobada Tesis Doctorales : 2 copies sin encuadernar –2 hojas con firmas originales de aprobación del Comité de tesis –Formato de exoneración de TD aprobada Pago por remisión: $75.00 –Formato de acuerdo UMI completo –Copia impresa de la portada y el resumen –Pago por Copyright: $65.00 (opcional) –Llenar Censo de doctorados otorgados –La Biblioteca da al estudiante un formato de aprobación firmado

55 Realidades de la publicación digital La mayoría de las editoriales dicen:  La distribución Web de las TDs “solo en el Campus” es aceptable, y no dañará las perspectivas de publicación. Muchas editoriales dicen:  Las tesis normalmente son consideradas como un trabajo preliminar, no como una obra magna.  “El archivo autorreconocido” via repositorios de acceso abierto puede ampliar el proceso de arbitración. Producción del IP de la Universidad  La publicación electrónica está comenzando a ser reconocida como la base para dar nombramiento y promoción a los profesores universitarios

56 Perfil estadístico - Números importantes a rastrear Circulación de las tesis en papel (Pre-TDs) Accesos,mensuales, anuales y total de TDs Número total de TDs en la colección Accesos a las TDs por dominio Las TDs más populares Tipo de distribución Web Tipos de formatos en la colección Número de remisiones porm año

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58 -Más de un millón de descargas anualmente

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66 Perfiles del éxito en TDs @ WVU STEM (ciencia, tecnología, ingeniería, matemáticas) Humanidades Artes –Debate del Acceso Abierto Ganadores del Premio TD

67 Técnicas no destructivas para evaluar la degradación de los materiales compuestos Aplicaciones ahora en amplio uso en las inspecciones de seguridad de carreteras y puentes Over 115,000 cumulative hits 2005 - 2010

68 Más de 120,000 visitas acumuladas 2005 - 2010 2010 - EPA emite Nuevas Guías en Permisos de MTR

69 Chronicle of Higher Education May 2008

70 Escritura creativa en Acceso Abierto Sara Pritchard, “Coles con vino”, tesis de acceso abierto para la Maestría de Artes y Letras

71 Escritura creativa y TDs AWP (Asociación de Escritores y Programas de Escritura Literaria): en papel o TD restringida al campus WVU Estudio de caso –½ se puso en acceso abierto / ½ se puso con acceso en el campus –69% of Estudiantes en Acceso Abierto fueron más exitosos para publicar y en logros en sus carreras –Remisión de TD es requisito para graduarse/ TD es un documento que forma parte de los exámenes de calificación –Las tesis digitales como historia cultural –Recomendación de política: Obligatoriedad de TD impuesta; se permite una indefinida restricción de acceso solo en el campus

72 Data Sets V i d e o C l i p s 3-D Animated Simulations Source Code S p r e a d s h e e t s

73 NDLTD - Premio a la TD Innovadora - Ganadores de WVU 2011: Tomislav Dimov – D.M.A. Musical Arts (Estilos de canto con vibrato) 2010: Andrew Barnes – M.S. Journalism (Comercio sexual) 2009: Kelly Barkhurst – M.F.A. Art (Educación sobre enfermedades) 2008: –Aaron Steele – Ph.D. Physics (Interacción de partículas) –Ana Torres – M.F.A. Art (Teatro interactivo) 2007: Tomasz Kosalka: M.S. Industrial Engineering (Modelos de simulación) 2006: Tim Broadwater: M.F.A. Art (Diseño de Videojuegos) 2005: Rachel Gurvitch: Ed.D. Physical Education (Pedagogía interactiva) 2004: Hilary Attfield: Ph.D. English Literature (John Brown / Guerra Civil en EEUU, en línea)

74 Alfabetismo de la Información Acceso Abierto Propiedad Intelectual

75 Educación sobre el Acceso Abierto

76 Acceso Abierto… “Y hacia el año 2000, lo predigo. La gente súbitamente va a entender el significado de lo que necesita hacer. Esto significa que va a compartir la información libremente entre sí. La gente que ahora retiene la información para ella misma […] va a entregarla toda porque otra gente está buscando esa información de modo que pueda desarrollarse algo para curar a nuestro mundo”. - Jefe Jake Swamp, Nación Mohawk (de Schein, Anna M., ed. White Pine Spirit of Peace: The WVU Peace Tree, 73)

77 Educación Beneficios del Acceso Abierto Derechos de propiedad intelectual –Nuevas opciones y modelos de publicación

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79 Incentivos del Repositorio Institucional en WVU Membrecía en revistas de acceso abierto –PLOS –BioMed Central –Hindawi Conformidad legal –Mandato del Instituto Nacional de Salud Modelos –Harvard, Berkeley, Humanities OA Press

80 Servicios potenciales del Repositorio Institucional Contadores de visitas mapean la colección/ documento / colección / departamento / universidad / institución del investigador Rastreo de citaciones Herramientas de seguimiento administrativo para promoción y documentación para el nombramiento

81 Archivar la invesigación por decisión de uno mismo = citaciones académicas incrementadas de 2 a 5 veces Ventaja del Impacto de las citaciones

82 Educación sobre propiedad intelectual Derechos de autor Ley de propiedad intelectual Uso justo Alternativas al derecho de propiedad intelectual

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85 Creative Commons define el espectro de posibilidades entre el copyright total — todos los derechos reservados — y el dominio público — ningún derecho reservado. Nuestras licencias lo ayudan a usted a mantener su propiedad intelectual a la vez que invita a ciertos usos de su trabajo — una propiedad intelectual con “ciertos derechos reservados”.

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87 Tutoría sobre plagio en la Biblioteca WVU http://www.libraries.wvu.edu/instruction/plagiarism/

88 Institute on Scholarly Communications

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90 Recomendaciones Explora el panorama - Trabaja con tu sistema Asegura el compromiso y el apoyo del máximo nivel Obliga a los estudiantes a hacer TDs Fase voluntaria inicial para los profesores Campaña de alfabetismo de la información sobre la comunicación académica Los profesores y estudiantes son los paladines de los departamentos Crea expectativas sobre las remisiones de acceso abierto al repositorio Trabaja hacia una final política de remisión obligatoria para la promoción y el nombramiento Web 2.0 y más allá {web semántica} Escucha qué quieren –Cada disciplina tiene sus propias tradiciones Capta con recursos útiles a estudiantes y profesores

91 Tesis Digitales, Repositorio Institucional y Acceso Abierto Programas de recursos NDLTD http://www.ndltd.org/ http://www.ndltd.org/ SPARC http://www.arl.org/sparc/ http://www.arl.org/sparc/

92 Repositorio Institucional de WVU Programas de recursos WVU Programa de Tds http://thesis.wvu.edu/http://thesis.wvu.edu/ Guía WVU para la preparación de tesis (maestría y doctorado) http://www.libraries.wvu.edu/theses/ http://www.libraries.wvu.edu/theses/ WVU Repositorio institucional http://wvuscholar.wvu.edu http://wvuscholar.wvu.edu

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94 Presentado por John H. Hagen, Bibliotecas de West Virginia University IV Simposio de Repositorios y Tesis Digitales - 2011 Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas Lima, Perú 21 October 2011 [email protected]