1 GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA Diciembre 2013 Cristóbal Cremades Secretario General DGT
2 Sistema de Gestión Documental - SDGD Nueva aplicación de Archivo integrada en SDGD Tramitación de Archivo en DGT Introducción Transformación en la relación con los ciudadanos Índice Diciembre 2013 GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA
3 Introducción Diciembre 2013 GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA
4 SERVICIOS CENTRALES SERVICIOS CENTRALES PATRULLAS DE HELICÓPTEROS CENTROS DE GESTIÓN DEL TRÁFICO JEFATURAS PROVINCIALES GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA Diciembre 2013 Unidad de Apoyo a la Directora Secretaría General S.G. Gestión de la Movilidad S.G. Intervención y Políticas Viales S.G. Análisis y Vigilancia Estadística Unidad de Ordenación Normativa Unidad de Apoyo a la Directora Secretaría General S.G. Gestión de la Movilidad S.G. Intervención y Políticas Viales S.G. Análisis y Vigilancia Estadística Unidad de Ordenación Normativa 52 Jefaturas Provinciales y 14 Oficinas Locales 52 Jefaturas Provinciales y 14 Oficinas Locales 8 Centros de Gestión del Tráfico 8 Centros de Gestión del Tráfico
5 Colaboradores Sede electrónica CTDA JPT/OLT Instituciones Públicas AYTOS EELL CCAA AEAT MINHAP MFOM MIR MINETUR CATs CRC Autoescuelas GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA Diciembre 2013
6 Tramitación de Archivo en DGT Diciembre 2013 GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA
7 Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre: conservación del patrimonio documental con valor histórico, eliminación y conservación de documentos en distinto soporte al original Orden INT/2528/2002, de 2 de octubre, por la que se regula el Sistema Archivístico del Ministerio del Interior Instrucción de la Secretaría General Técnica, de 10 de Julio de 2007, eliminación de documentos del Ministerio del Interior Instrucción 08/SG-1 sobre eliminación y conservación de documentos de la DGT GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA Diciembre 2013
8 Secretaría Gral. Técnica (MIR) – Secretaría Gral. (DGT) - Propuestas de calificación Series Documentales Dictámenes de la CCDA (MIR) elevadas a la CSCDA, desde el año 2003 Identificación, valoración y aprobación calendarios de conservación Eliminación de gran volumen de documentación sin valor histórico Resolución de 27 de marzo de 2006, aprobación de las aplicaciones de Registros en soporte informático y su regulación de la conservación permanente de dichos registros con fines históricos, estadísticos y científicos. Priorizando el tratamiento de las series documentales de mayor volumen en la gestión diaria y por consiguiente que mayor espacio físico ocupaban en los archivos: Trámites de Permisos de Conducción (conductores) y matriculación de vehículos, transferencias y bajas (vehículos) Instrucción 08/SG-1, de 22 de enero de 2008, establece los procedimientos de Archivo y Eliminación, así como las principales series documentales dictaminadas para la DGT GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA Diciembre 2013
9 GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA Cuestionario de Control de Archivos Administrativos (2002): -Información de los fondos documentales en las Unidades: volúmenes y fechas -Análisis de la producción documental -Propuestas de calificación de Series Documentales específicas de la DGT Dictámenes de la CCDA (MIR) elevadas a la CSCDA, desde el año 2003 Propuestas de Transferencia y Eliminación sobre las series dictaminadas ITEMS establecidos para SSCC y JPT Dictamen de series comunes en fase posterior ITEMS JEFATURAS PROVINCIALES Diciembre 2013
10 GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA SERIES COMUNES -Dictamen 8/2008: Expedientes de Iniciativas parlamentarias (1977-…) -Dictamen 161/2009: Expedientes de Ayudas Sociales -Dictamen 162/2009: Planes de Acción Social -Dictamen 7/2012: Expedientes de Retribuciones SERIES DE CONDUCTORES -Dictamen 45/2006: Exp. autorización especial transporte escolar o de menores -Dictamen 46/2006 Exp. autorización permisos y licencias de conducción -Dictamen 47/2006: Exp. canje de permisos expedidos en otros países -Dictamen 48/2006: Exp. canje permisos expedidos por autoridad policial/militar -Dictamen 49/2006: Exp. permisos internacionales de conducción -Dictamen 51/2006: Registro de conductores e infractores -Dictamen 3/2007: Exp. de duplicados de permiso o licencia de conducción -Dictamen 4/2007: Exp. prórrogas de vigencia Diciembre 2013
11 GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA SEGURIDAD VIAL -Dictamen 187/2007: Expedientes de Autorización complementaria de circulación (transportes especiales) SERIES DE VEHÍCULOS -Dictamen 50/2006: Exptes. de matriculación ordinaria de vehículos -Dictamen 52/2006: Exptes. de registro de vehículos -Dictamen 185/2007: Exptes. de bajas de vehículos -Dictamen 186/2007: Exptes. de transmisión de titularidad de vehículos -Dictamen 12/2012: Exptes. de cambio de matrícula por razones de seguridad Diciembre 2013
12 Previsión de Transferencias (Anexo I): remitido en el último trimestre de cada año al Archivo General, que autorizará la ejecución de la transferencia en el año siguiente. Relación de Entrega (Anexo II) : Datos generales de la Transferencia: identificación del organismo remitente, organismo productor, serie y fechas extremas, etc. Registro General de Transferencia : Datos de identificación de los documentos que se transfieren: número de orden, descripción de expedientes y signatura. Además un ejemplar de la relación en soporte informático (aplicación informática) Consulta y Préstamo administrativo de documentos (Anexo III), una vez transferidos a los Archivos. Diciembre 2013 GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA
13 Separar la documentación a eliminar de las muestras a conservar, en su caso Elaborar solicitud para cada serie documental mediante: 1.Propuesta de Eliminación (Anexo II) 2.Relación de Eliminación (Anexo III) 3.Inventario de Eliminación La Secretaría General de la DGT, previa conformidad de la Secretaria General Técnica del Ministerio, autorizará a la Unidad proponente la eliminación mediante la Autorización de Eliminación (Anexo IV). Acta de eliminación (Anexo V): Una vez realizada la destrucción se remitirá en los 5 días siguientes a la misma, junto a Certificado de la Empresa destructora, en su caso. Diciembre 2013 GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA
14 En 2009 se puso a disposición de cada jefatura una herramienta informática (Plataforma de Archivo en Access) para facilitar las tareas que requieren los procedimientos de Transferencia y el de Eliminación, a la que tienen acceso casi 400 usuarios. Diciembre 2013 GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA
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16 GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA Nueva aplicación de Archivo integrada en SDGD
17 Desplegado con Athento + Nuxeo Implantación progresiva Usuarios trabajando en v.PRO Se migran series finalizadas Integración MIR - DGT GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA Diciembre 2013
18 Incorporación progresiva, conforme se finalizan los actuales procedimientos de Transferencia- Eliminación en JJPP Formación y Prácticas en entorno de Pruebas-Manual de usuario Alta de usuarios en versión de Producción Volcado de los datos de la Unidad desde la anterior aplicación Access Incorporación en nueva aplicación JAVA Archivo integrada con el Sistema de Gestión Documental Diciembre 2013 GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA
19 3 Unidades Piloto: 2 JJPP y Unidad en SSCC, entorno de pruebas Implementación de mejoras y cambios en usabilidad e informes Verificación pruebas de volcado en PRE,y paso a PRO Comienzo Pruebas en Abril 2013 1 Progresiva incorporación de jefaturas conforme se finalizan los procedimientos iniciados en versión anterior Incorporación Área de Coordinación de Archivos y Gestión Documental – Usuarios MIR Alta y formación de usuarios definitivos en entorno de Producción Volcado de datos Access – JAVA, verificación en PRE y paso a PRO Incorporación resto de Unidades 2013-2014 2 Diciembre 2013 GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA
20 Unidades en producción Unidades en pruebas Diciembre 2013 GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA 119 Usuarios Producción 45 Usuarios Pruebas
21 Diciembre 2013 GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA Agiliza y mejora de los procedimientos: - G estión en línea vía Web (antes multiplataforma Access en discos locales) - Simplifica procesos como actualizaciones de versión y carga de datos, evitando errores de sincronización Mejora el trabajo en Sesión Multiusuario Facilita la obtención de información y seguimiento en tiempo real Permite incorporación de usuarios CCDA-MIR (Red SARA) Optimiza los recursos y disminuye costes: - Eliminación de papel físico (Anexos, relaciones, etc.), racionalización de impresos en los procedimientos y trámites de Archivo - Ahorro en transporte de documentos (Correos, mensajerías,…) Integración con el sistema de Gestión Documental - Firma electrónica - Incorporación documentos electrónicos a los tratamientos archivísticos - Intercambio y transferencias documentales conforme al Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI)
22 Sistema de Gestión Documental - SDGD Diciembre 2013 GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA
23 ¿Cuál era la situación en DGT en materia de Gestión de documentos y expedientes administrativos? No existían criterios homogéneos en las Oficinas para gestionar los expedientes entre Unidades Los expedientes cada vez ocupan más espacio…. Los documentos electrónicos están entrando con fuerza Muchos documentos se duplican en diferentes sistemas o unidades, sobre todo los electrónicos. Sobrecostes de archivado. Dificultad para localizar y recuperar los documentos cuando son necesarios. Existe una norma en vigor para intercambiar expedientes con otras AAPP que hemos de cumplir No existían soluciones comunes en la DGT para la tramitación de expedientes, cada unidad disponía de servicios propios No había una estrategia clara de digitalización. Desde 2013 se dispone de las primeras funcionalidades, y durante 2014 se desarrollará el resto. Muchos documentos nacen en electrónico y ya no se pasan a papel! 1ªFase: 1/2013 GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA Diciembre 2013
24 Definir un Marco de gestión documental en DGT Implantar un sistema de gestión de documentos-e y digitalización para toda la Organización. Interoperabilidad en materia de gestión de documentos-e y expediente-e: L11/2007, ENI, NTIS Unificar la gestión de documentos físicos y electrónicos, hasta la destrucción o transferencia (08/SG-1) “Se establece como un ecosistema en el que se apoyan todas las unidades de negocio de la organización para delegar la administración y puesta en valor de los documentos y expedientes electrónicos.” GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA Diciembre 2013
25 Hemos de hacer conciliar ambos contextos…. y estamos empezando ! RD 1671/2009 RD 4/2010 (ENI) RD 4/2010 (ENI) RD 3/2010 (ENS) RD 3/2010 (ENS) G 800 - Glosario de Términos y Abrev. ENS G 801 - Responsables y Funciones G 802 - Auditoría del ENS G 803 - Valoración de sistemas G 804 - Medidas de implantación G 805 - Política de Seguridad G 806 - Plan de Adecuación G 807 – Criptología G 808 - Verificación del cumplimiento G 809 - Declaración de Conformidad G 811 – Interconexión G 812 - Seguridad en Entornos y Aplicaciones Web G 814 - Seguridad en correo electrónico G 800 - Glosario de Términos y Abrev. ENS G 801 - Responsables y Funciones G 802 - Auditoría del ENS G 803 - Valoración de sistemas G 804 - Medidas de implantación G 805 - Política de Seguridad G 806 - Plan de Adecuación G 807 – Criptología G 808 - Verificación del cumplimiento G 809 - Declaración de Conformidad G 811 – Interconexión G 812 - Seguridad en Entornos y Aplicaciones Web G 814 - Seguridad en correo electrónico 1.Catálogo de estándares 2.Digitalización 3.Documento electrónico 4.Expediente electrónico 5.Política de firma-e 6.Protocolos de intermediación 7.Modelos de comunes 8.Política de gestión d-e 9.Conexión a la Red SARA 10.Copiado y conversión 11.Intercambio SICRES v3 1.Catálogo de estándares 2.Digitalización 3.Documento electrónico 4.Expediente electrónico 5.Política de firma-e 6.Protocolos de intermediación 7.Modelos de comunes 8.Política de gestión d-e 9.Conexión a la Red SARA 10.Copiado y conversión 11.Intercambio SICRES v3 Normas Técnicas I. Guías CCN Ley 16/1985 del Patrimonio Histórico RD 1401/2007 CSCDA RD 1164/2002 Conservación y eliminación Recomendaciones para la destrucción física de documentos de archivo en papel por CSCDA Criterios Generales para la valoración de documentos de archivo por CSCDA RD 1401/2007 CSCDA Decreto 914/1969 Normativa Sectorial DGT ¿? e-Domec GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA RD 1708/2011, Sistema Español de Archivos en AGE y régimen de acceso Diciembre 2013
26 Un marco conceptual de gestión documental en DGT Proyectan las Normas Técnicas de Interoperabilidad del ENI así como otras normas metodológicos, técnicas o funcionales. 26 Diciembre 2013 GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA
27 NTI recogidas en SDGDEstado Catálogo de estándares Digitalización de documentos Documento electrónico Expediente electrónico Política de firma electrónica y de certificados de la Administración Política de gestión de documentos electrónicos Copiado y conversión Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales – SICRES v3 27 Diciembre 2013 GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA
28 Identificación de las necesidades, no sólo se trata de cumplir con el ENI Necesidad de una política común de gestión documental Documentos nacidos en electrónico ¿qué hacemos? Redundancia del almacenamiento de documentos electrónicos. Sobrecostes de archivado. Falta de soluciones integrales: expedientes papel, electrónico o híbridos Dificultad para localizar y recuperar los documentos cuando son necesarios. Mucha necesidad de armonizar la interoperabilidad con terceros Austeridad en la disponibilidad presupuestaria. Ahorro + 2 Mill. € Inicio del proyecto a finales de 2011 Finalización de fase inicial: finales 2013 Estado actual: Integración de primeros servicios: Registro, Digitalización, REA, TESTRA, sede-e, Port@firmas, BD jurídica, … Cierre de documento-e, expediente-e, copiado y conversión, digitalización y firma-e Entrega y auditoría de código en Depto. de Calidad de DGT. Diciembre 2013 GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA
29 Registros electrónicos y presencial Red SARA Calendarios de conservación Política de firma-e Política de firma-e Cuadros de Clasificación Sistema de Gestión Documental Directorio Común Catálogo de Estándares Esquema de Digitalización Esquema de Metadatos e-EMDGT Diciembre 2013 GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA
30 Solución obsoleta. Se está haciendo una migración a otra aplicación informática. o Se evita inversión. Solicitud de aplicación a MINHAP y MINETUR Integración de la solución con SIR – Sistema de Intercambio de Registro – de otras AAPP Todas las JPT/OLTs dispondrán acceso al Registro. Integración con el Registro electrónico del organismo. Renovación del Registro presencial y mayor interoperabilidad del electrónico Registro Presencial GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA Disponible un registro genérico para presentar Escritos y Comunicaciones a todas las Jefaturas y Oficinas, así como a unidades internas Se puede firmar tanto desde los puestos de trabajo como desde dispositivos móviles, sobretodo en caso de directivos. Permite el intercambio de asientos y documentación con otros Registros utilizando SICRES 3.0. Está integrado en la red 060 y utiliza la infraestructura tecnológica de la red SARA. Accede al Directorio Común y al inventario de procedimientos y servicios del Ministerio de Hacienda y AAPP. Registro Electrónico Diciembre 2013
31 Documentos de trabajo Borradores y versiones Flujos de negocio Sistema de Gestión Documental (ECM, DMS) Archivo de gestión Documentos y expedientes cerrados, pero activos Procedimientos en curso, no finalizados Archivo de Gestión Expedientes cerrados, pero con algún valor Advo o legal. Clasificación archivística Archivo Central No valor administrativo Expurgo y eliminación previa Archivos de la AGE o de CCAA. Archivo Histórico DGT - SDGD Ministerio del Interior 31 GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA Diciembre 2013
32 Creación del documento y almacenamiento del documento en el repositorio: Carpetas Desde borradores hasta versiones definitivas Versionado de documentos Se pueden asociar a un CdC y ya caracteriza la tipología y metadatos de negocio No son documentos ‘formalizados’ conforme al ENI, aunque se podrían ya contextualizar. Metadatos mínimos oblig. Los documentos se firman o no voluntariamente. Fase muy asimilable a un Gestor Documental al uso Creación del documento y almacenamiento del documento en el repositorio: Carpetas Desde borradores hasta versiones definitivas Versionado de documentos Se pueden asociar a un CdC y ya caracteriza la tipología y metadatos de negocio No son documentos ‘formalizados’ conforme al ENI, aunque se podrían ya contextualizar. Metadatos mínimos oblig. Los documentos se firman o no voluntariamente. Fase muy asimilable a un Gestor Documental al uso Los expedientes se abren y estarían en curso. El documento es definitivo y se “registra” en el sistema. Se crean los expedientes o agregaciones y sobre los procedimientos o trámites. Expedientes electrónicos (en carpetas), híbridos o físicos (en contenedores) El usuario puede decidir si son conforme a ENI (inclusión de metadatos mínimos oblig.) Se formalizan a ENI en cualquier momento. Se pueden generar y exportar expedientes/agregaciones ENI en cualquier momento de esta fase, aunque el procedimiento esté en curso. Los expedientes se abren y estarían en curso. El documento es definitivo y se “registra” en el sistema. Se crean los expedientes o agregaciones y sobre los procedimientos o trámites. Expedientes electrónicos (en carpetas), híbridos o físicos (en contenedores) El usuario puede decidir si son conforme a ENI (inclusión de metadatos mínimos oblig.) Se formalizan a ENI en cualquier momento. Se pueden generar y exportar expedientes/agregaciones ENI en cualquier momento de esta fase, aunque el procedimiento esté en curso. El procedimiento o trámite culmina, pero aún conserva su vigencia administrativa. Suelen ser expedientes cerrados en un estado de semiactividad. Documentos definitivos, no versionables y expediente no es modificable Si se amplía y se ha generado expediente, hay que conformar un subexpediente Igualmente que en la fase de Tramitación, se pueden generar expedientes ENI en cualquier momento Al final se aplicará el tipo de disposición establecido: Eliminación, Transferencia o Exportación. Aplicación de Calendario de Conservación Ampliar metadatos de conservación, para asegurar condiciones de longevidad. Siempre convertir a ENI antes de pasar al ATS El procedimiento o trámite culmina, pero aún conserva su vigencia administrativa. Suelen ser expedientes cerrados en un estado de semiactividad. Documentos definitivos, no versionables y expediente no es modificable Si se amplía y se ha generado expediente, hay que conformar un subexpediente Igualmente que en la fase de Tramitación, se pueden generar expedientes ENI en cualquier momento Al final se aplicará el tipo de disposición establecido: Eliminación, Transferencia o Exportación. Aplicación de Calendario de Conservación Ampliar metadatos de conservación, para asegurar condiciones de longevidad. Siempre convertir a ENI antes de pasar al ATS Un expediente ha finalizado su vida adva. Y está pendiente de transferencia al MIR o eliminación La experiencia dice que no se realizan dictámenes cuando finaliza la vida adva. El procedimiento o trámite pierde su vigencia administrativa, y comienza a adquirir otro tipo de valor (informativo o histórico). Implementación: Archivo Temporal Seguro No se mantiene la longevidad de las firmas-e de los documentos y expedientes Al comienzo de esta fase todos los documentos se conformarán a expedientes/agregaciones ENI. Se conformarán ‘lotes’ para conformarlos a dictámenes donde se suele ser con CdD agregado. Desde el ATS se podrán exportar exp. a terceros en cualquier momento, en formato siempre ENI Un expediente ha finalizado su vida adva. Y está pendiente de transferencia al MIR o eliminación La experiencia dice que no se realizan dictámenes cuando finaliza la vida adva. El procedimiento o trámite pierde su vigencia administrativa, y comienza a adquirir otro tipo de valor (informativo o histórico). Implementación: Archivo Temporal Seguro No se mantiene la longevidad de las firmas-e de los documentos y expedientes Al comienzo de esta fase todos los documentos se conformarán a expedientes/agregaciones ENI. Se conformarán ‘lotes’ para conformarlos a dictámenes donde se suele ser con CdD agregado. Desde el ATS se podrán exportar exp. a terceros en cualquier momento, en formato siempre ENI 32 Diciembre 2013 GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA
33 Firma electrónica: Firma por defecto, XADES-EPES internally detached Sello de tiempo cuando el procedimiento lo exija. También siempre que se digitalice. Respetar firmas de terceros, si cumplen con Política AGE Se resellan documentos mientras no formen parte del Archivo (ATS). En ese momento, no se da continuidad Componentes y servicios comunes de DGT en adaptación. Se incluye CSV en todos los documentos visuales destinados al usuarios final. o Dos versiones de CSV, uno análogo CVE o Otro con firma electrónica. Si se han de poner documentos a disposición a terceros, se convertirán a PDF/A-2 Disponibilidad de certificados de APE conforme a la Ley 11/2007, aun en fase de despliegue. Diciembre 2013 GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA
34 Sólo cuándo haya que interoperar con entidades externas: ciudadanos, empresas u otros órganos de cualquier Administración. Las necesidades son diferentes de los sistemas de gestión internos Metadatos de negocio Documentos-e no firmados Identificación propia Repositorios compartidos, no transferencia Borradores Directorio de usuarios Metadatos de NTIs Documentos-e y expedientes-e firmados Tabla de valores únicas AAPP. Eje: Id. única de organismo. Interoperabilidad con modelos de datos comunes 34 Diciembre 2013 GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA Estadística
35 35 Diciembre 2013 GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA Estadística
36 ENIDocs Sede-e DGT ENIDocs/OpenData MINT. 36 Diciembre 2013 GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA
37 Custodia de documentos electrónicos: repositorio Gestión de expedientes e interoperabilidad Firma electrónica Trazabilidad y auditabilidad sobre los documentos y expedientes. Workflow: flujos de tratamiento sobre los documentos y expedientes. Aplicación de políticas de selección, transferencia, archivado longevo o de destrucción. Generación de copias electrónicas y conversión de formatos Asignación automática y manual de metadatos de obligatorios, complementarios y de negocio. e-EMGDE. Digitalización de documentos Sistema avanzado de búsquedas de documentos basados en “appliances” Google – GSA- y análisis semántico de los documentos y sus relaciones. Administración y gestión de tramitación y velar por la gobernanza del propio sistema documental: mantenimiento de tablas maestras, seguridad, protección de datos, … 37 Diciembre 2013 GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA
38 Internet Ciudadanos y colaboradores Firmas con certificados y claves móvil OTP. CSV Firma manuscrita digitalizada en Oficinas Jefaturas y oficinas Repositorio firmas Gestor Documental Adminsitraciones Públicas Política de firma AGE. Certificados digitales. ENI docs Diciembre 2013GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA
39 La digitalización de los documentos de entrada y salida de nuestras Oficinas, requiere dar que los documentos electrónicos tengan la misma validez jurídica que los físicos Para la firma de nuestros documentos en formato electrónico. Todo nuestro personal dispondrá de firma electrónica en su nueva tarjeta chip, o puede usar el DNI electrónico. Se puede firmar tanto desde los puestos de trabajo como desde dispositivos móviles, sobretodo en caso de directivos. Muy útil para la firma de resoluciones, escritos, etc. dirigidos a trámites de ciudadanos, empresas u organismos Se agilizan los plazos y se disminuye la burocracia administrativa. Mayor seguridad. Facilidades muy interesantes… o Preparación de firmas por secretaria/o o Aviso por eMail o SMS de firmas pendientes o Delegación de firma electrónicamente (vacaciones, sustitución, avocación, …) o Múltiples firmantes en cascada o paralelo ¿Para qué sirve….? GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA Diciembre 2013
40 Abrir nuevas formas de identificación y firma alternativos a certificados digitales. Identificación: a través de usuario y clave Firma: a través de clave de un solo uso (OTP) remitida por SMS al móvil de ciudadano Se crea un nuevo sistema para acceso a los servicios electrónicos para Identificación y firma electrónica, denominado AUFI La comprobación de la identidad de las personas se realiza presencialmente en las Jefaturas y Oficinas. 2 pasos: El personal de DGT hacen esta verificación de personas físicas y jurídicas, y emiten una clave temporal Posteriormente, el ciudadano va a la sede de DGT y finaliza el alta. El móvil como elemento imprescindible para la firma de transacciones. Primera versión, para finales de 2013 Diciembre 2013 GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA
41 Su uso depende del nivel de seguridad del trámite. Eje: no se requiere el mismo nivel para consultar puntos que para pago electrónico de tasas NO se considera firma electrónica avanzada ni reconocida. Conforme la Ley 11/2007 y el RD 1671/2009, se requiere de publicación de una norma para regular el uso de esta firma, y una autorización del Consejo Superior de Administración Electrónica. Pendiente de que U.O. Normativa publique norma Se están analizando mecanismos alternativos para usar certificados electrónicos en los móviles de forma transparente a usuarios Permite que sea firma-e avanzada No se envían SMS, sino mensajes de datos (similar ‘whatsapp’), con su ahorro de costes Se trataría de un coste integral del servicio por uso. Diciembre 2013 GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA
42 Todos los documentos en papel que entren en las Oficinas se digitalizarán [Esquema de Digitalización] Todos los documentos en papel que entren en las Oficinas se digitalizarán [Esquema de Digitalización] Admite una migración gradual de expedientes y documentos… no ha de ser un proceso traumático de golpe Reducción significativa del espacio de archivo necesario en las Oficinas Desde una sola aplicación se podrán gestionar expedientes híbridos, que dispongan de documentos en papel y electrónico Procedimiento gradual, en función de la tipología de expedientes (Conductores, Vehículos, …) Uso generalizado de la firma electrónica por los empleados públicos [Nueva Tarjeta Chip] [Política de firma-e] Uso generalizado de la firma electrónica por los empleados públicos [Nueva Tarjeta Chip] [Política de firma-e] Intercambio jurídicamente legal de expedientes electrónicos con otros Organismos [Cumplimiento del Esquema Nacional de Interoperabilidad] Intercambio jurídicamente legal de expedientes electrónicos con otros Organismos [Cumplimiento del Esquema Nacional de Interoperabilidad] Mayor control del acceso a cada documento y expediente GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA Diciembre 2013
43 Costes totales de empleado/mes: 2.500 € Coste/hora: 15 € Se emplea de media ½ hora al día en buscar, organizar, copiar, enviar, … documentos % de empleados que gestiona documentos 70 % Número de empleados aprox. en DGT 4.800 Ahorro costes potenciales total: Más de 2.000.000 €/año Costes totales de empleado/mes: 2.500 € Coste/hora: 15 € Se emplea de media ½ hora al día en buscar, organizar, copiar, enviar, … documentos % de empleados que gestiona documentos 70 % Número de empleados aprox. en DGT 4.800 Ahorro costes potenciales total: Más de 2.000.000 €/año Inversión: 2 Mill. € 4 años Inversión: 2 Mill. € 4 años Personal externo llega al 15 % más Ahorro de tiempo Mejora de eficiencia Ahorro 14% de espacio físico de archivo Minimiza Riesgos y amenazas. Ahorro de un 25% de archivo lógico Eco-friendly… Más … Diciembre 2013 GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA
44 DGT dispone de valiosas fuentes de información que ha de ponerse disposición del sector privado para generar nuevos negocios. Ley 37/2007 y RD 1495/2011. Fomentar la transparencia en todas nuestras actuaciones CPP: Colaboración público-privada Reutilización de información de Tráfico Mejorar y ampliar los servicios ofrecidos y disponibles por Colabores (autoescuelas, gestorías, asociaciones, Centros de reconocimientos, fabricantes, … Potenciar la eCooperación con todas las AAPP con tramitación conjunta. Uso de aplicaciones y servicios de otros organismos. Potenciar el desarrollo de soluciones colaborativas: Interoperabilidad Evitar solicitar documentación no necesaria Reducir a la mínima expresión los tiempos de espera en oficinas Potenciar la atención telefónica por personal propio para información y servicios Simplificación de procedimientos Diciembre 2013 GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA
45 Transformación en la relación con los ciudadanos GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA Diciembre 2013
46 Disponibilidad de trámites electrónicos en las AAPP 62% Particulares 91% Empresas Los ciudadanos tienen el derecho a elegir la forma de relacionarse con la Administración. [Ley 11/2007] A la hora de realizar gestiones o trámites con las AAPP, ¿cree Ud. que los/as ciudadanos/as en España tienen dificultades? El 71,4 % opina que SI El de ciudadanos acceden a Internet a diario y en el de los hogares existen teléfonos móviles 71 % 95 % Diciembre 2013 GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA
47 Tenemos una necesidad ‘social’ de ahorrar costes Mejora de la eCooperación con colaboradores y otras AAPP (CORA) Los ciudadanos están cambiando gradualmente la forma de relacionarse con nosotros GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA ¿Y si además ayudamos a la economía nacional a crear nuevas oportunidades de negocio…? Se están optimizando los procesos en nuestras Jefaturas Diciembre 2013
48 Fuente GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA Diciembre 2013
49 Pago electrónico de tasas Dirección Electrónica Vial y Notificaciones Tablón Edictal de Sanciones de Tráfico Cita previa Informe Telemático de Vehículos Registro electrónico de Apoderamientos Ciclo de vida del vehículo Presentación recursos y alegaciones Exámenes por ordenador GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA Diciembre 2013
50 GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA Diciembre 2013
51 Es una servicio para gestionar la cita previa en las JPTs Horario fijo de invierno, verano, navidad y fiestas locales No se dará cita a más de cinco días vista Las JPTs definen su disponibilidad, horario y calendarios Datos para la cita: Matrícula, Nombre y DNI de tramitador Se puede pedir cita, obtener recordatorio o anular a través del 060 o de internet. No se deben dar más de tres trámites por persona. Intranet Internet Intranet GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA Diciembre 2013
52 Operativo desde el 25 de noviembre de 2010 DEV: implementación en la DGT de la Dirección Electrónica Habilitada – DEH Gratuita para todos los ciudadanos y empresas Formato de los documentos: PDF sin firmar (evolución a PAdES). Se firma su lectura o rechazo Para acceder a las notificaciones se requiere certificado para autenticarse. Aplicación de nuevos mecanismos de autenticación y firma: registro previo, OTP,… Mayores usuarios: empresas de renting, alquiler, transportes, … grandes flotas. Diciembre 2013 GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA
53 Documentos y entornos multiidioma Admite notificaciones y comunicaciones. Sistema de etiquetado propio Al igual que otros sistemas, usa el eMail y móvil de usuario registrado para informar de los cambios en la DEV o recepción de notificaciones Se permite el tratamiento por bloques Representación para lectura por representantes (en piloto) Tratamiento específico par supraemisores: diputaciones, concejos, … Consulta sistémica de notificaciones, para receptores de grandes volúmenes. Eje: agencias de seguros, renting,. Envío de notificaciones y comunicaciones desde escritorio por usuarios de DGT. Funcionario habilitado: los operadores de Jefaturas, con su firma-e, accederán a buzones ciudadanos (art. 22 Ley 11/2007) Diciembre 2013 GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA
54 Aplicación móvil de avisos. Portal de emisores Canales RSS Cumplimiento del ENI Integración con Gestor Documental Firma-e Código Seguro de Verificación - CSV Nuevo sistema de notificar previsto sin certificado electrónico Nuevo interfaz HTML5 Nuevos interfaces sistémicos… EJB3, Restful, … Envío de notificaciones y comunicaciones desde escritorio por usuarios de DGT Diciembre 2013 GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA
55 Regulado por Ley 18/2009 TESTRA queda regulado en Orden INT/3022/2010, de 23 de noviembre Implementación de publicación-e del tablón de anuncios o edictos (art. 12 de Ley 11/2007) Inicialmente para edictos sancionadores En curso para cualquier anuncio En caso de edictos, se controla la vigencia (20 días desde su publicación) Los edictos pasan por un flujo de aprobación y revisión previo por personal de DGT (análogo al BOE). Edición en pdf (al vuelo) o en html No firmados electrónicamente, aunque disponen de CSV/CVE Remisión de una diligencia acreditativa de la publicación firmada electrónicamente. Comunicación con emisores vía Web Services Diciembre 2013 GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA
56 En Ley 37/2010, de 15 de noviembre, por la que se crea la Oficina Presupuestaria de las Cortes Generales, Disposición adicional 2ª:...2. Las Administraciones locales se incorporarán progresivamente a efectuar las notificaciones telemáticas y la publicación en el Tablón Edictal de Sanciones de Tráfico, en función de la disponibilidad de sus medios técnicos. En todo caso, vendrán obligadas a practicarlas en el plazo de dos años a partir de la entrada en vigor de la presente Ley.... Lista de excluidos: sistema para evitar que terceros tengan acceso a tus datos publicados de carácter personal Mis edictos: tras autenticar, me hace búsqueda de los edictos con mi DNI Alineado estratégicamente con informe CORA Búsquedas simples y complejas multicriterio Estadísticas: Más de 500 Ayuntamientos Número de edictos: 55.000 Diciembre 2013 GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA
57 Jefatura provincial de tráfico RepresentantesRepresentados Internet GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA Diciembre 2013
58 Es posible presentar alegaciones y recursos de expedientes sancionadores de DGT. Con certificado electrónico o DNIe En los plazos recogidos en el procedimiento administrativo: Alegaciones: 20 días naturales desde el día siguiente al de la recepción de la notificación por el interesado o publicación en TESTRA Recursos: UN MES desde el día siguiente al de la recepción de la notificación por el interesado o publicación en TESTRA Entrada registrada en Registro Electrónico de DGT Se pueden redactar en texto libre, y se pueden adjuntar documentos en PDF o JPEG (hasta 10) Interesado recibe un justificante de la alegación o recurso En el expediente sancionador queda reflejado toda la documentación aportada desde el mismo instante. GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA Día 3 de Octubre 2013 Diciembre 2013
59 Día 3 de Octubre 2013 GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA Diciembre 2013
60 Diversificar sistemas de pagos Pago móvil NFC, códigos QR, SMS Nuevas pasarelas PayPal, Google W Mejorar pagos y transferencias internacionales: Cobros en Internet multilingüe y multidivisa Simplificación y agilización de procedimiento de devolución de cobros Proactividad a la hora de gestionar devoluciones. Eje. contacto con ciudadano. Evolución de Pin-Pads Lectura NFC, lectura QRs. Facturación electrónica Licitación electrónica GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA Diciembre 2013
61 Matriculación Cambios de titularidad, rectificaciones de datos, inscripciones administrativas Baja Fabricación o Importación Venta a concesionarios, financiación de stocks Fabricantes ITVs Importadores Fabricantes EEFF MINETUR GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA Diciembre 2013
62 Consulta del Registro de Vehículos de la DGT para los interesados y terceros que tengan interés legítimo y directo. Se podrá solicitar, por tanto, a través de la matrícula o nº de bastidor El informe obtenido contiene los siguientes datos del Registro: Titularidad del vehículo Datos técnicos Número de titulares anteriores. Situación administrativa (si está autorizado para circular) Fecha de caducidad de ITV Cargas o gravámenes que impiden la transmisión del vehículo Se puede pagar con cargo en cuenta o con tarjeta de crédito. Coste 8,10 € Emplea la pasarela de pagos de la AEAT. GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA Diciembre 2013
63 La DGT quiere ser actor del crecimiento de la economía nacional. Compromiso con CORA La DGT quiere seguir siendo un organismo puntero y de referencia para la ciudadanía Ley de Transparencia La Seguridad Vial tiene que estar presente en todos los ámbitos de interactuación con el ciudadano La DGT cuenta con una de las mayores redes de colaboradores de la Administración La transformación de procesos y servicios a través de las TIC es irreversible Los servicios electrónicos de la DGT han de ser una palanca para la acercar los ciudadanos a la Administración electrónica Las redes sociales son los mejores vehículos para sensibilizar a los ciudadanos sobre la movilidad y seguridad vial GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA Diciembre 2013
64 Cristóbal Cremades Secretario General DGT ¡Muchas gracias! GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y LA LEY DE TRANSPARENCIA Diciembre 2013