1 Gestión Eficiente de Compras

2 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Estructura del Curso 1. Parte I – Fundamentos de Supply Chain Management Respuesta Eficiente al Consumidor 2. Parte II – Los nuevos retos de la función de compras - Importancia del abastecimiento y Evolución de la función de compras - La estrategia de compras - Mejores prácticas del modelo SCOR 3. Parte III – Los nuevos retos de la función de compras - Implantación de la estrategia de compras - Modelo del abastecimiento estratégico - Valoración de proveedores 4. Parte IV – Midiendo la función de compras 5. Parte V – Estándares globales para la gestión de compras - Codificación de productos: código de barras y RFID - Intercambio electrónico de documentos - Catálogo electrónico de productos

3 Parte 1: Fundamentos de Supply Chain Management

4 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Factores generadores de cambios en el comercio mundial CLIENTES MAS EXIGENTES INTERNET Y LA TECNOLOGIA DIGITAL INCREMENTO DE LA PRESION POR LA COMPETITIVIDAD LA GLOBALIZACION – TLCs USO DE ESTÁNDARES MUNDIALES Ahora los clientes QUIEREN: Velocidad – “al instante” – entregas rápidas Servicio - entregas completas Customización - a su medida Mejores precios - ganar ganar

5 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE 2. Registro único de producto 3. Alineación de información - catálogos 5.Manejo de la cadena de valor 6. Planeación de ventas y promociones 4.Colaboración transaccíonal 7.Desarrollo de productos A.T. Kearney, 2003 1. Estándares de información común Herramientas estándares para la cadena de suministro BENEFICIOS

6 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE La visión tradicional de cadena de suministro Proveedores Clientes La optimización de funciones aisladas no optimiza globalmente el proceso logístico ProducciónDistribución Ventas Compras DistribuciónProducción Integración de la cadena Ventas Costo total Nivel de Servicio Costo total Nivel de Servicio

7 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Costos Cadena de distribución Transporte a CD Stock proveedor Compra Clasificac. y despacho PreparaciónRecepción CD Almacén trastienda Recepción trastienda Distribución a tienda Reposición sala venta Tiempo Transporte a CD Stock proveedor CompraPreparaciónRecepc. CD Almacén trastienda Recepción trastienda Distribuc. a tienda Reposic. sala venta Clasificac. y despacho Servicio Costo Costo Logístico Total …para minimizar el Costo Logístico Total, alcanzando o excediendo las expectativas de servicio Servicio Stocks Costo La visión tradicional de cadena de suministro - Integración

8 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Cuál es? … el algoritmo de la logística Minimizar:Costo Total de Logística = $ Transporte + $ Almacenamiento + $ Manejo de Inventarios + $ Ventas Perdidas + $ Aprovisionamiento + $ Respuesta al Cliente Subjeto a:Niveles de Servicio > Objetivo Tiempo de Respuesta< Objetivo

9 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE CONCEPTO AMPLIADO

10 Respuesta Eficiente al Consumidor - ECR

11 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE DEFINICIÓN RESPUESTA EFICIENTE AL CONSUMIDOR 1.Estrategia de fabricantes y distribuidores para trabajar conjuntamente en eliminar actividades que no agregan ningún valor a la cadena de suministro. OBJETIVOS 1.Reducir inventarios 2.Eliminar transacciones en papel 3.Reducir los tiempos del ciclo de abastecimiento 4.Reducir todo lo que no agrega valor o genera costo para trasladar el beneficio al consumidor final

12 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Impacto en costos en la Cadena de Abastecimiento – Consumidor Final COSTOS TOTALES DE LA CADENA DE SUMINISTRO

13 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Lanzamientos Eficientes Surtidos Eficientes Promociones Eficientes Reabastecimiento Eficiente Consumidor Satisfecho Componentes del ECR Optimizar la productividad del espacio y del inventario en el punto de venta Maximizar la eficiencia en el desarrollo y en la introducción de nuevos productos Optimizar el tiempo y el costo del sistema de reabastecimiento en base a la demanda real del consumidor y reduciendo inventarios. Maximizar la eficiencia de las promociones al consumidor y el canal -DSD -SDR - CROSS DOCKING

14 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Cifras en el Perú de la Estrategia de Reabastecimiento Eficiente Manipulación Eficiente Reabastecimiento Continuo - CRP  Menor costo unitario de producción  Reducción de inventario en proveedores y clientes  Aumento de productividad de la expedición, recepción  Mejor utilización del espacio  Reducción de riesgos y daños a la mercadería  Minimiza devoluciones y canjes para mayoristas ConceptoBeneficios Cualitativos Pedidos Perfectos  Disminución de devoluciones  Disminución de la carga de trabajo  Mejora de la calidad de la información Reingeniería de la Distribución  Aumento de frecuencia de entregas  Reducción de roturas de stock  Mejora del nivel de servicio  Reducción de daños de mercadería 2.15 % 0.61 % Ahorros Potenciales 0.48 % 2.26 % Total5.50 % Ahorros potenciales por mejor práctica

15 Parte 2: Los nuevos retos de la función de compras I

16 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Agenda 1.Importancia del abastecimiento y la evolución de la función de compras 2.Estrategia de compras 3.Mejores prácticas del proceso de compras según el Modelo SCOR

17 Importancia del abastecimiento y evolución de la función de compras

18 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Creciente participación e importancia del abastecimiento Fuente: International Journal of Logistics Management - 1999

19 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Creciente participación e importancia del abastecimiento Fuente: International Journal of Logistics Management - 1999 … altamente apalancable Reducción de costo para un incremento del 20% en la rentabilidad … y ahorros con considerablemente menor trauma que con la reducción de planillas o personal Industria Abastecimiento Producción Computación 1% 5% Equipamiento eléctrico 3% 11% Automotriz 1% 4% Electrónica 2% 6%

20 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Creciente participación e importancia del abastecimiento Fuente: International Journal of Logistics Management - 1999

21 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Creciente participación e importancia del abastecimiento Fuente: International Journal of Logistics Management - 1999 … además haciéndose más complejo Incremento de la tercerización a lo largo de la cadena de valor: Socios de negocios Cambio de componentes comprados a sub-ensamblajes Participación de compras técnicas sobre el total es mayor Mayor dependencia en abastecimiento global

22 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Evolución del Entorno Empresarial Proveedores/Clientes Modelo basado en la Oferta -  Demanda Alta Customización Reducción del ciclo de vida de los productos Empresas con procesos cada vez más flexibles Entornos cerrados de negocios  Entornos de colaboración Globalización generalizada  Competencia y Oportunidades

23 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Evolución del modelo de compras Proveedores/Clientes

24 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Competencia entre cadenas de suministro Flujos de Información, Productos, Dinero

25 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Relevancia de la función de compras en la empresa Cambios de Competencia entre empresas a competencia entre cadenas Cambios en el entorno empresarial Cambios en la función de compras como integrador de los elementos externos de la cadena

26 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Función ampliada de compras Clásicas Nuevas Reducción de costos Gestión de inventarios Aseguramiento de la continuidad del negocio Soporte a la innovación Aumento de la flexibilidad (mejorar capacidad de Respuesta, reducir tiempos de entrega y minimizar Niveles de stock) Estandarización (mejora calidad del producto) Colaboración/Partnership proyectos efiencias

27 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Reducción de costos Vs Crecimiento con rentabilidad Función ampliada de compras Incrementar valor a los accionistas EVA

28 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Caso Honda – Excelencia en compras De la filosofía a la acción Proveedores opinan: “Balance entre la colaboración y los precios competitivos” Honda hace uso de 3 principales capacidades: –Modelar el costo total, –Construir y mantener relaciones con los proveedores e –Impulsar la innovación en los proveedores.

29 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE La Visión del Costo Total Perspectiva del Costo Total del Sistema El énfasis debe estar en la cadena de valor integrada proveedor- Comprador: Necesidades Actividades y estructura de costos del proveedor Actividades y estructura de costos del comprador Utilización Flujo Físico Flujo de Información Costos Totales de la Cadena de Abastecimiento Valor para el Usuario/Cliente

30 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Enfoque del Costo Total En adición al precio, considera los siguientes factores: –Ecuación económica del proveedor y otros costos de la cadena de suministro –Costo de adquisición y gestión de los bienes y servicios adquiridos por parte del comprador –Calidad, inventario, confiabilidad y otros factores del producto o servicio en cuestión a lo largo de su ciclo de vida –El valor del bien o servicio para clientes internos y externos

31 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE COSTO TOTAL DE GESTION Reflejando valor al usuario final - Gestión administrativa - Calidad - Rendimiento a lo lago del tiempo - Oportunidad - Condiciones de pago - Confidencialidad - Desarrollos/Innovación - Nivel de servicio - Precio Nuevos parámetros a tomar en consideración en el proceso de compras

32 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE  Desarrollar la estrategia de compras  Implantar la estrategia de compras  Seguimiento de las acciones  Ajuste del objetivo Responsabilidades de la función de compras

33 Estrategia de Compras

34 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE  Adaptación de los objetivos de la función de compras a los objetivos de la empresa  Segmentación de productos/servicios que la empresa compra  Estudios de los mercados de compra  Elaboración de la estrategia de compras  Organización del área de compras Desarrollo de la estrategia de compras

35 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE  Corporativos  Integración/Desintegración – Hacer vs Comprar  Centralización/Descentralización  De Unidades de Negocio  Objetivos de disminución tiempos desde el diseño del producto hasta su lanzamiento al mercado  Aumento de flexibilidad – garantizar suministros  Introducción de nuevos productos Adaptación de los objetivos de la función de compras a los objetivos de la empresa

36 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE IntroducciónCrecimiento MaduraciónDeclive - Rapidez de introducción - Rapidez de incorporación de innovaciones - Capacidad de crecimiento Proveedores Flexibles Innovadores Capacidad de crecimiento - Minimización de costos - Calidad esperada - Nivel de servicio con bajo costo de inventario Proveedores Atención en costo y servicio Subcontratación de actividades Estandarización y optimización de procesos y productos Adaptación de los objetivos de la función de compras a los objetivos de la empresa

37 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Segmentación de productos/servicios que la empresa compra Kraljic – 1983 –Impacto en la rentabilidad vs Riesgo en el suministro –Clasificar, Analizar proveedores para cada grupo de productos, Determinar la estrategia adecuada y Elaborar un plan de acción Elliott-Shircore & Steel – 1985 –Rentabilidad/Valor potencial para la empresa vs Vulnerabilidad del suministro Van Weele – 1992,1994 –Impacto en la rentabilidad vs Riesgo en el suministro Olsen & Ellram – 1997 –Importancia estratégica vs Dificultad de manejo de la situación de compra Bensaou – 1999 –Inversiones específicas de los proveedores vs Inversiones específicas de los compradores Modelos de segmentación de compras

38 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Productos Apalancados Ofertas Competitivas Productos Rutinarios Sistema de Contratación Productos Estratégicos Alianzas con Proveedores Productos Cuello de Botella Asegurar el Suministro RIESGO DE SUMINISTRO IMPACTO DE LA COMPRA EN RESULTADOS Dimensión externa Dimensión interna Matriz de Kraljic Segmentación de productos/servicios que la empresa compra

39 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Segmentación de productos y servicios comprados – Matriz de Kraljic Posicionamiento estratégico de la empresa Diversificar Explotar Balance Explotar Balance Diversificar Fortaleza del mercado de proveedores Fortaleza de la empresa Diversificar Alta Media Baja Baja Media Alta

40 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Estrategia de Producto - Mercado Decisiones Organizativas Centralizar las compras + Reducir el número de proveedores: Apalancados y Cuellos de Botella Responsabilidad de la Dirección: Estratégicos y Mercados Competitivos Descentralizar: Rutinario y Mercados Fáciles

41 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE

42 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Estudios de los mercados de compra Nos deberían hablar sobre : –Evolución de los precios de los productos o materiales –Evolución de la calidad y de las mejoras en el rendimiento –Identificación de fuentes de abastecimiento y su fortaleza financiera –Identificación de los términos comerciales más utilizados –El nivel de servicio logístico del mercado –Costos logísticos implicados en la adquisición de material

43 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Elaboración de la estrategia de compras Alineación de objetivos de empresa y función de compras Realización de estudios de mercado de proveedores/productos Segmentación de productos y proveedores DESARROLLO DE LA ESTRATEGIA DE COMPRAS Hacer vs Comprar Cambios en la base de proveedores Definición de necesidades de sistemas de información Relación de la función de compras con otros departamentos Programas de estandarización

44 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Estrategia de Compras Debe ser: Plan documentado Proveer ventajas sostenidas y de largo plazo sobre la competencia Documento consensuado entre las partes involucradas de la empresa y externas. Parte de un proceso interactivo que dé objetivos claros en un entorno cambiante.

45 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Estrategia de Compras Los caminos de compras: Comprar por menos Comprar mejor Consumir mejor Vender mejor

46 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Niveles de desarrollo de abastecimiento y alternativas de mejoras en Costos/Beneficios

47 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Niveles de beneficios de abastecimiento Porcentaje de mejora de Costos/Beneficios Nivel 0: Compra del Usuario Nivel 4: Venta Integrada Nivel 2: Compra Conectada Nivel 3: Compra Económica Nivel 1: Compra Apalancada 5-15% 5-25% Varía Ampliamente Incremento de beneficios Comprar x Menos Comprar Mejor Consumir MejorVender Mejor

48 Modelo Organizacional de Compras

49 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Capacidades para el abastecimiento estratégico Bajo Alto IMPACTO DE LA COMPRA EN RESULTADOS RIESGO/COMPLEJIDAD DEL SUMINISTRO Especialista en el Abastecimiento - Facilitar y armar grupos de trabajo - Desarrollo de estrategia de abastecimiento - Management del proceso de evaluación de proveedores - Negociación y contratación - Análisis de casos de negocios Con Experiencia en Management y Desarrollo de Negocios - Conocimiento técnico sofisticado - Perspectivas amplias del negocio - Administración de proyectos Con Conocimientos de Marketing - Construcción de relaciones - Vínculos estrechos con las funciones de comercialización y ventas - Capacidad de responder con rapidez Con Capacidades Técnicas - Conocimiento técnico del producto o servicio - Análisis de costos y resolución de problemas - Management integrado del supply chain

50 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Reglas de diseño organizacional para tener ventajas corporativas en compras

51 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Pasos para la mejora en el abastecimiento 1: Compras Descentralizadas - Coherencia ↓ - Madurez ↓ Sinergia de compra mediante el intercambio voluntario y cooperativo de información de mercados de abastecimiento. 2: Compras Centralizadas - Coherencia ↑ - Madurez ↓ Compras centralizadas con expertos para concentrar volúmenes de productos similares y acuerdos corporativos obligatorios. Las unidades de negocio tienen autonomía limitada y recursos limitados de compra. 3: Compras Controladas Localmente - Coherencia ↓ - Madurez ↑ Complejo, motivar la adopción voluntaria para implementar mejores prácticas, compartir recursos y compras conjuntas mediante un ente de coordinación, control local. 4: Compras Controladas Centralmente - Coherencia ↑ - Madurez ↑ Consiste en una red de trabajo en la cual la compra se hace en unidades de negocio completamente descentralizados o equipos de múltiples unidades de negocio, pero con responsabilidad de compra y excelencia funcional que está guiado desde el centro corporativo, armonización de especificaciones y plataformas de informáticas, entre otras. 5: Compras Coordinadas- Coherencia Medio - Madurez Medio Coordinación corporativa configurará políticas para asegurar coordinación y promocionar la profesionalización de la compra, las compañías pueden elegir desde una variedad de posibilidades (equipos de compra, compradores lideres para diferentes productos, centralizar ciertos aspectos de negociación, y contratar juntos expertos de compra quienes están disponibles para las unidades de negocio)

52 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Pasos para la mejora en el abastecimiento Entender en forma detallada dónde y cómo se gasta el dinero. Recopilar información de compras históricas, áreas responsables. Analizar todo el proceso de compras en general y estrategias individuales por categorías a fin de identificar mejoras. Uso de metodologías diversas como el Modelo SCOR. Analizar las estrategias de abastecimiento (en función a los caminos de compras y etapas de desarrollo del producto) Establecimiento de un programa de mejoramiento continuo.

53 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Herramienta metodológica – Modelo SCOR SCOR (Supply Chain Operations Reference) process model Modelo general de procesos en la cadena de suministro que permite definir indicadores y actividades estandarizadas a las mejores prácticas en general y para la industria específica

54 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE SUPPLY CHAIN REFERENCE MODEL – MODELO SCOR

55 Parte 3: Los nuevos retos de la función de compras II

56 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Agenda 1.La implantación de la estrategia de compras. 2.Modelo del abastecimiento estratégico 3.Valoración de proveedores

57 La Implantación de la Estrategia de Compras

58 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Implantación de la estrategia de compras Participar en el proceso de diseño del producto/servicio para determinar las necesidades de compra que pueda generar. Seleccionar a los proveedores. Incluye análisis y determinación de proveedores más idóneos para un determinado producto o servicio y los que mejor se adaptan al plan estratégico de compras elaborado en la fase anterior. Incluye la certificación de proveedores y de los productos/servicios que estos elaboran. Negociar con los proveedores. Ejecutar el proceso de compras. Comprende la planificación y el procesamiento del pedido, el lanzamiento de la orden de compra, el seguimiento de la misma, la recepción (con la gestión de incidencias) y el pago, así como las diferentes cuestiones posteriores a la compra que puedan surgir, como reclamaciones y devoluciones. Concepto de Procure to Pay

59 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Participación de la función de compras en el proceso de diseño de nuevos productos Fases del diseño Objetivos del diseño Industrialización Viabilidad del diseño Objetivos de compras Especificaciones que faciliten la industrialización Innovación Especificaciones que faciliten la compra Estandarización de materiales y diseños Acciones Ingenieros de compras en equipos de diseño Jornadas de revisión de diseños Guías de buen diseño Participación de proveedores en etapas iniciales

60 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Asignar ingenieros de compras a los equipos de diseño Implantar jornadas de revisión de prototipos desde el punto de vista del DFM (Design For Manufacturing). Desarrollo de guías de recomendaciones para el diseño de productos (prioridades en el uso de ciertos materiales) Aseguramiento de la participación de proveedores en las fases iniciales de diseño Participación de la función de compras en el proceso de diseño de nuevos productos Colaboración entre COMPRAS y DISEÑO

61 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Aprovisionamiento como herramienta competitiva del proceso de compras Punto de partida - Matriz de Kraljic. Añadir variables adicionales y factor de criticidad: – Valor del elemento comprado, – Rapidez en la obsolescencia, – Volumen del producto comprado, – Distancia del proveedor Agrupamiento de empresas y diseño de canales de abastecimiento optimizados: – Suministro JIT (Just In Time) – Suministro VMI (Vendor Managed Inventory), stock gestionado por el proveedor. – Suministro con aplazamiento (Postponement) – Suministro por orden de compra planificada de MRP

62 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Suministro JIT Entrega del proveedor al lugar más próximo al punto de consumo del cliente.

63 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Suministro VMI Entrega del proveedor según su criterio tomando en consideración a información de stocks, consumo presente y previsiones de consumo futuro del cliente

64 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Suministro con aplazamiento De las fases productivas del material. El proveedor espera hasta el último momento para finalizar el componente que debe entregar a su cliente, cuando sabe el uso que le dará.

65 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Suministro por orden de compra planificada de MRP Suministro más clásico. Genera órdenes de compra según una planificación de la producción basada en previsión de ventas y niveles de stocks disponibles de los diferentes elementos.

66 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Sistema MRPII de Planificación Plan de Ventas y Operaciones Plan Maestro de Producción (MPP) Planificación de las necesidades de materiales (MRP) Planificación de las necesidades de capacidad (CRP) Composición Listas de Materiales (BOM) Tiempo Rutas de Fabricación qué, cuánto y cuándo se quiere fabricar? qué se necesita para fabricarlo? Ordenes planificadas de compraOrdenes planificadas de fabricación qué, cuándo y cuánto debe suministrarse o fabricarse? Disponibilidad Situación de Stocks qué hay disponible? Capacidad Centros de Trabajo

67 Modelo del abastecimiento estratégico

68 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Abastecimiento estratégico Punto de Inicio

69 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Paso 1 – Recolección de datos y análisis Depuración del catálogo de productos y agrupamiento en categorías. – Ajuste en los números de partes de los ítems, – Descripciones inteligentes de las partes que faciliten procesos de búsqueda, – Identificación de materiales obsoletos Desarrollo de una línea histórica en base a la data depurada y análisis para determinar oportunidades. – Determinar patrones de compra, – Compras únicas, – Altos volúmenes de compra, – Compras por proveedores

70 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Paso 2 – Desarrollo de la estrategia Qué comprar, dónde y cómo minimizar el riesgo, que es diferente a encontrar un proveedor con el menor precio. TCO – Total Cost of Ownership

71 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Paso 3 – Apalancamiento por consolidación de proveedores Consolidación de familias o líneas de productos

72 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Paso 4 – Reestructuración de la relación con los proveedores Identificación del proveedor idóneo para el producto y nuestra empresa. Revisión / Investigación por proveedor/material: –Conocimiento del mercado. –Importancia del proveedor en el mercado –Balance de la oferta y la demanda del bien que provee –Nuevos jugadores en el mercado –Consolidaciones, –Alternativas –Capacidades de los proveedores, técnicas, financieras –Alianzas estratégicas. –Proveedores globales –eProcurement - eMarketplaces

73 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Paso 4 – Reestructuración de la relación con los proveedores Algunos aspectos a tomar en consideración para la búsqueda del proveedor idóneo: –Cultura de costos competitivos –Estabilidad financiera –Gerencia basada en indicadores y métricas –Comprensión y uso de sistemas de comercio electrónico –Certificaciones ISO, u otros relacionados a la actividad y/o productos que provea. –Compromiso a los requerimientos de la empresa 24/7 –Abierto a compartir nuevas ideas y mejoras de procesos en forma conjunta

74 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Paso 5 – Mejor práctica de evaluación Uno de los pasos clave en las que las empresas fallan es cuando tratan de renegociar precios y condiciones de pago. Opciones para lograr beneficios son: –Negociar términos preferenciales de pago –Condiciones de entrega –Otros esquemas comerciales como la consignación –Emisión de un cheque para varias compras menores –Uso de soluciones de comercio electrónico para los procesos de compra

75 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Paso 6 – Gerenciamiento de los proveedores y reportes de análisis Conocimiento del % total del gasto de los proveedores estratégicos (incluyendo gastos de capital). Analizar las tendencias de los proveedores. Incrementos de precios vs el índice de precios del consumidor. Seguimiento a posibles variaciones de precios –Lo que se cotizó y negoció es lo que se facturó? –Costo para el negocio por arreglos de discrepancias entre las órdenes de compra y las facturas o guías de despacho Mediciones de órdenes de compras manuales vs electrónicas Reportes de entregas a tiempo

76 Valoración de Proveedores

77 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Valoración de proveedores Revisión periódica, cuantitativa y cualitativa del funcionamiento de los proveedores en cuanto a resultados de los indicadores críticos definidos por la empresa. Revisión con proveedores estratégicos, uno o dos veces al año y de manera presencial. Objetivos específicos de este proceso son: – Definir prioridades para siguientes períodos, indicadores a ser utilizados, objetivos y límites – Asegurar que los objetivos del comprador y del vendedor se adaptan entre sí, a corto y largo plazo. – Construir relaciones a largo plazo

78 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Valoración de proveedores – Areas de acción  Costo de los materiales, servicios y transporte  Calidad de las materias primas o módulos  Suministro en cantidad y tiempo  Capacidad tecnológica, tanto en los procesos de los proveedores como en su participación en la innovación de los productos del cliente,  Flexibilidad para adaptarse a los cambios del cliente,  Estabilidad financiera o riesgo de que en el futuro problemas financieros del proveedor puedan poner en peligro su continuidad y  Estilo de gestión, medido como el grado de coincidencia de la cultura y las estrategias de la empresa proveedora con los de la compradora.

79 Parte 4 Midiendo la gestión de compras Indicadores de Gestión

80 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Con la intención de mejorar la performance de las organizaciones se necesitan considerar diferentes indicadores específicos para cada proceso. KPI’s son indicadores de gestión intimamente relacionados con: Mejoras en la calidad de la información Optimización en el uso de los activos fijos Optimización en el uso del capital de trabajo. Crecimiento de eficiencia Indicadores de gestión

81 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Apoya la mejora continua. Aporta mejoras medibles en el desenvolvimiento rutinario. Aporta una base sólida para hacer benchmarking interno y externo. Refuerza el trabajo en equipo en toda la institución. Genera una visión consistente de la performance de la administración a lo largo de la organización. Beneficios

82 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Lead Time Nivel de Servicio: Pedido Perfecto Coberturas de Stock Condiciones de Pago Comparaciones de Precio KPI’s - Compras

83 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Adherencia mensual del programa OBJETIVO

84 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE KPI’s - Compras Presupuesto 2001 (Dpto. Compras) vs. Costo Efectivo (Fabrica) Enero - Junio 2001 0 20 40 60 80 100 120 140 160 180 Fábrica AFábrica BTotal mio S/. Presupuesto 2001 (Compras)Efectivo (Fabrica) AHORRO Dpto. Compras aprox. S/. 00 mio.

85 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Precio de mercado de los productos

86 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Participación por comprador Federico Anacleto AntonioWalter XXX Items USD XXX Mio. Total: USD XXX Mio. Enrique XXX Items

87 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Número Pedido 1 2 3 4 5 Entregas A Tiempo 1 0 1 Entregas Completas 0 1 Facturac. Sin Prob. 0 1 0 1 Entregas Perfectas 0 1 60%40% 60% 20% Calidad del Producto 0 1 80% PEDIDOS PERFECTOS Indicador de Pedido Perfecto

88 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Quiebres de stock

89 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Corresponde al tiempo que transcurre desde que el cliente realiza el pedido hasta que el mismo llegue a sus instalaciones. Se tomarán datos tanto en lo referente a productos nacionales como importados por separado 3Medidos en días promedio 3Considera Lead time del proveedor (arribo al almacén de tránsito) y Lead time del cliente o interno (arribo al almacén de destino) 3Excluye orden de compra urgentes y programadas o post-fechadas. 3Es el ciclo normal de reorden y no la capacidad de respuesta a un pedido 3Considera días hábiles y días calendario LEADTIME Lead Time

90 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Herramientas para liderar el Cambio….. n KPI’s, Lo que no se mide no se puede mejorar n Dar Valor Agregado a nuestras gestiones n Objetivo final de Gestión, Cliente Interno/Externo n Como mejorar mis tareas? Día a Día n Una Buena Estrategia origina buenos resultados n Cumplimiento del 99% No es Suficiente n Estamos en la era del Auto EL CAMBIO DEPENDE DE NOSOTROS EL CAMBIO DEPENDE DE NOSOTROS

91 Parte 5: Estándares globales para la gestión de compras

92 Codificación estándar

93 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE ESTANDAR MULTISECTORIAL FERRETERO/CONSTRUCCION FONOGRAFICO TEXTILES/CONFECCIONES Estándar multisectorial

94 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Características del sistema de codificación EAN/UCC 1.Unicos en el mundo 2.No significativos 3.Facilitan la comunicación entre socios de negocios Sistema de identificación automática Grupo de barras y espacios de diferente grosor que representan números y letras. Qué es un código de barras?

95 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Simbología Numeración Estándar CODIGO DE BARRAS Identificación estándar - Componentes

96 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE NIVEL CODIGO APLICACION Punto de Venta EAN-13 Almacenamiento EAN-14 y Distribución Aplicaciones EAN-128 logísticas Estándares de identificación utilizadas mundialmente Estructuras de codificación estándar mundialmente utilizadas

97 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Unidades de Consumo Unidades de Despacho EAN/UCC-13EAN/UCC-8UCC-12 17751234123453 EAN/UCC-14 (02)17751234123453(37)1000 UCC/EAN-128 Tipos de Identificación Estándar Global

98 Identificación por Radio Frecuencia y el Código Electrónico de Producto (EPC)

99 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Qué es RFID? - Componentes El RFID tiene 3 componentes básicos. 1.ETIQUETA O TAG 2.READER Y ANTENA 3.COMPUTADORA – SOFTWARE DE GESTION

100 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Fuente: Auto-ID center website

101 Negocios electrónicos Intercambio electrónico de documentos - EDI

102 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Introducción a los negocios electrónicos Diferencia entre e-Business vs e-Commerce e-Commerce es el marketing, ventas y compras de productos y servicios en Internet e-Business es usar electrónicamente la información para mejorar el desempeño, crear valor y establecer nuevas relaciones entre clientes y proveedores

103 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE B2B, B2C HOY! Introducción a los negocios electrónicos

104 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Acceso a la Comunidad Comercial COMPRADORES PROVEEDORES Red Electrónica Solución Integral Estandarizada Las empresas pueden realizar transacciones B2B en un ambiente abierto, ágil y accesible.

105 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE EMPRESA SOFTWARE EDI TRADUCTOR COMUNICACIONES MODEM EMPRESA SOFTWARE EDI Datos Maestros Transacciones Diarias Mensajes de Planificación e Informes Mensajes Generales MEDIO DE COMUNICACION MENSAJES ESTANDARES Elementos del intercambio electrónico de documentos MODEM COMUNICACIONES TRADUCTOR

106 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE @Proveen un lenguaje común @Interpretar un estándar EDI reduce significativamente los costos @UN/EDIFACT es el único estándar multisectorial y global reconocido Por qué utilizar mensajes estándares? Mensajes estándares

107 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE ADUANAS AGENCIAS NAVIERAS COMERCIO INDUSTRIA Manifiesto de Carga - IFTMCS Declaración de Aduanas - CUSDEC Mensaje de partes - PARTIN Catálogo Precios - PRICAT Orden de Compra - ORDERS Rpta.O/Compra - ORDRSP Modif.O/Compra- ORDCHG Reporte Inventarios - INVRPT Reporte de Ventas - SLSRPT Factura Electrónica INVOICE Aplicaciones en el Perú

108 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Canal Moderno Perú - Empresas haciendo EDI Fuente: IBC

109 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Canal Moderno Perú - Documentos EDI Fuente: IBC

110 Alineamiento de bases de datos maestras Catálogo Electrónico - CABASnet

111 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE  La información que maneja un proveedor acerca de sus productos difiere de la que manejan sus clientes. Ej: precios diferentes códigos diferentes = F ALTA A LINEACIÓN D E B ASES D E D ATOS!!!

112 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Qué es? correcto, exacto y oportuno Lograr el correcto, exacto y oportuno conocimiento CONSISTENCIA de los datos globales o maestros de los productos entre comprador, productor y transportador- CONSISTENCIA

113 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Q UÉ I NFORMACIÓN ? DE IDENTIFICACIÓN Códigos EANUCC PLU Descripción Larga Descripción Corta Tipo de Unidad Categoría Estándar Categoría Propia País de Origen Estado o Tipo del Producto

114 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE CARACTERÍSTICAS Marca Registro Sanitario Color Sabor Talla Fragancia Descripción genérica Nombre del fabricante Q UÉ I NFORMACIÓN ?

115 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE DIMENSIONES Alto Ancho Profundidad Peso Neto INSTRUCCIONES DE MANIPULACIÓN No apilable Gigante Deformable Alimentos Peligro de congelación Sensible a la luz Sólido inflamable Q UÉ I NFORMACIÓN ?

116 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Q UÉ G ENERA N O M ANEJAR L A M ISMA I NFORMACIÓN ?

117 INSERT GRAPHIC SQUARE HEREFabricanteoProveedorCódigo:7702206010312Cantidad: 500 gr 500 gr Precio de venta: $ 1.100 Q UE P UEDE S UCEDER E N E STE C ASO S I S E H ACE U N P EDIDO? ClienteoCompradorCódigo:7702206010323Cantidad: 600 gr 600 gr Precio de venta: $ 1.100

118 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE  Indicadores de servicio bajos  Despacho de productos incorrectos  Solicitud de productos descontinuados  Excesos de inventarios  Tiempos de operaciones logísticas improductivos. C ONSECUENCIAS... A GOTADOS E N P UNTO D E V ENTA!!!

119 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Es un banco de datos globales o maestros donde los socios comerciales pueden obtener, mantener e intercambiar información acerca de cualquier producto, servicio o localización utilizando medios electrónicos C ATÁLOGOS E LECTRÓNICOS

120 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE B ENEFICIO P RINCIPAL ClientesClientes Proveedores Proveedores ACTUAL NUEVA Centralización de la información y su administración

121 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Cuantificación de los beneficios

122 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE Beneficios de la sincronización de datos Fuente: Informe Accenture – Agosto 2006

123 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE ¿Qué es necesario para el éxito? êTomar conciencia de las oportunidades de eficiencias / Necesidad de alinear las bases de datos maestras de artículos / Necesidad de utilizar codificación estandarizada de productos y ubicaciones - ESTANDARES COMO BASE PARA LA EL LOGRO DE EFICIENCIAS / Masificar las herramientas de comercio electrónico a nivel multisectorial êTomar conciencia en la necesidad de hacer esfuerzos conjuntos y no aislados en adaptación de sistemas y procedimientos de negocios êTomar conciencia de las ventajas para alcanzar la masa crítica de... / Hacer un esfuerzo coordinado / Todo esto en colaboración - POSICION GANAR-GANAR Actuar en forma colaborativa: Industria y Distribución

124 INSERT GRAPHIC SQUARE HERE José Falcón [email protected] GS1 Perú Av. Javier Prado Oeste 2150 San Isidro, Lima - Perú T + 51(1) 221-1000 F + 51(1) 440-0270 E [email protected] www.gs1pe.org Peru