1 Grundlagen und Nutzen des elektronischen DokumentenmanagementsDr. Ulrich Kampffmeyer „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Marburg, P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007
2 Agenda Grundlagen des DokumentenmanagementsAnwendungsgebiete von Dokumentenmanagement-Systemen Rechtliche Anforderungen Wirtschaftlicher Einsatz Erfolgsfaktoren Strategien und Trends Diskussion „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007
3 Dokumentenmanagements„Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Grundlagen des Dokumentenmanagements
4 Babylonische Sprachverwirrung„Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Babylonische Sprachverwirrung
5 Digital Asset Management Electronic Records Management DRM REA EDM Digital Asset Management Electronic Records Management DRM REA Multi Channel Distribution EDM Preservation Wissensmanagement Document Management Information Lifecycle Management Elektronische Signatur Scanning COLD Portale ILM TCM Enterprise Content Integration KM Web Content Management Engineering Document Management Management Content Management BPM Document Related Technologies Workflow VCM Imaging Capture EDRMS Electronic Document -Management CTA IRS Revisionssichere Archivierung BPM Digital Rights Management Preservation Digital Signature Collaboration MAM Media Asset Management EDM DAM Compliant Transaction Archiving DMS Elektronische Archivierung eSignature Records Management ERM DM Single Instance Archivierung „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Business Process Management E-Business Enterprise Application Integration UDM Output Management IDARS EAI EAkte Optical Filing Groupware Single Source Publishing OMS WCM Enterprise Content Management Enterprise Content Management iECM Knowledge Management Document Warehouse Intranet Repository DRT CMS IDOM Collaborative Commerce Workflow EDM Collaborative Commerce © PROJECT CONSULT 2002 Business Process Management MultiMedia-Datenbanken ASP / DMCO ECI
6 ECM Enterprise Content Management - Ein Puzzle ?!„Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 ECM Enterprise Content Management - Ein Puzzle ?!
7 Definition ECM Enterprise Content ManagementSTORE MANAGE DELIVER PRESERVE CAPTURE Unstructured Content Data Business Processes „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 AIIM International, 2001
8 Drei Ideen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung„Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007
9 ECM als UnternehmensinfrastrukturAIIM International E-Business ERP AP/AR RM/A CRM HRM Enterprise Applications EAI Integration Workflow Collaboration Enterprise Content Management „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Data Warehousing Mining Web Content Management Doc Mgmt Imaging Domino Exchange RDMS File System Infrastructure
10 ECM Basisideen Integrative MiddlewareAIIM International E-Business ERP AP/AR RM/A CRM HRM Enterprise Applications Basis Idee Nr. 1 Integrative Middleware EAI Integration Workflow Collaboration Enterprise Content Management „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Data Warehousing Mining Web Content Management Doc Mgmt Imaging Domino Exchange RDMS File System Infrastructure
11 ECM Basisideen DienstekonzeptAIIM International E-Business ERP AP/AR RM/A CRM HRM Enterprise Applications Basis Idee Nr. 2 Unabhängige Dienste für alle Anwendungen EAI Integration Workflow Collaboration Enterprise Content Management „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Data Warehousing Mining Web Content Management Doc Mgmt Imaging Domino Exchange RDMS File System Infrastructure
12 ECM Basisideen Einheitlicher SpeicherortAIIM International E-Business ERP AP/AR RM/A CRM HRM Enterprise Applications Basis Idee Nr. 3 Ein einheitliches, übergreifendes Enterprise Repository für jeden Informationstyp EAI Integration Workflow Collaboration Enterprise Content Management „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Data Warehousing Mining Web Content Management Doc Mgmt Imaging Domino Exchange RDMS File System Infrastructure
13 Komponenten des Enterprise Content Management„Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007
14 AIIM Modell für ECM Enterprise Content ManagementCAPTURE DELIVER Collab DM STORE STORE WCM „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 WF/BPM RM PRESERVE
15 CAPTURE Input Recogniton Human created Indexing Input DesignsCategorization Office Documents OCR Form HCR Rich Media ICR Microfilm OMR Barcode Application created Forms Processing E-Forms/Web-Forms ERP XML Finacial Applications Aggregation E-Billing COLD/ERM „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Input
16 MANAGE STORE Collab DM WCM WF/ BPM RM PROJECT CONSULT„Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007
17 Document Management Document Management STORE Collab DM WCMRM WF/BPM DM Collab Document Management Checkin/Checkout Versionsmanagement Suchen und Navigieren Visualisierung „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007
18 Collaboration Collaboration STORE Collab DM Gemeinsames EditierenWCM RM WF/BPM DM Collab Collaboration Gemeinsames Editieren Wissensbasen Whiteboards Videoconferencing Informationszusammen- führung „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007
19 Web Content ManagementSTORE WCM RM WF/BPM DM Collab Web Content Management „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Editieren und Gestalten Publikationsprozess Konvertierung Sicherheit Visualisierung
20 Records Management STORE Records Management Collab DM AblagesystematikIndizierung und Thesaurus Aufbewahrungsfristen Meta-Daten Archiverwaltung STORE WCM „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 WF/BPM Records Management RM
21 Workflow / Business Process ManagementAblauf- und Aufbauorganisation Prozessdesign Vorgangsbildung Routen Mitzeichnung Paralleles und sequentielles Bearbeiten Wiedervorlage, Fristen Kontrolle Protokollierung STORE WCM RM WF/BPM DM Collab Workflow / Business Process Management „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007
22 STORE Repositories File Systems Content Management Systems DatabasesData Warehouses Library Services Search/Retrieval Version Control Check In/Check Out Audit Trail Technologies „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 SAN NAS Magneto Optical DVD CD-ROM Tape Magnetic Storage RAID Optical Disc
23 PRESERVE Archive Paper Mikrofilm NAS/SAN CAS WORM WORM-TAPE„Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Aussonderung
24 DELIVER PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Breitenfelder Straße 17„Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007
25 ECM-Haus PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Breitenfelder Straße 17„Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007
26 ECM 2006: Was ist neu im Portfolio?DAM Digital Asset Management Management EAI Enterprise Application Integration Enterprise Search / Retrieval Content Integration Backup / Recovery / Continuity Longterm Archival / Digital Preservation Migration (Emulation) Localization / Multi-lingual DRM Digital Rights Management „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007
27 Aktuelle Anwendungsgebiete des Dokumentenmanagements„Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Aktuelle Anwendungsgebiete des Dokumentenmanagements
28 PosteingangserfassungFrühes, paralleles, spätes Erfassen Automatisierung der Informationserfassung Automatische Posterfassung Der „einheitliche Postkorb“ Integrationsaspekte Technische Ansätze ... „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002
29 Auswirkungen PosteingangUmfang der Automatisierbarkeit Organisation; besonders bei stufenweiser Einführung Zeitpunkt der Bereitstellung Abhängigkeit von der Verfügbarkeit Prozentsatz „richtig“ erkannter Daten und Aufwände für „Clearing“ Gute Einflussmöglichkeiten auf selbst erstelltes Schriftgut (Vordrucke, Formulare, Individualbriefe) Rechtsgrundlagen Unterschriften Papiervernichtung Elektronisches Posteingangsbuch (zertifizierte Zeitstempel) „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007
30 Archivierung von E-MailsRechtsregeln für die -Archivierung Archivierungspflicht für empfangene und abgesandte Handelsbriefe, § 257 HGB. „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007
31 Anforderungen an eine E-Mail-Archivierung (1)Langzeitarchivierung aller in einer Mail enthaltenen Informationen, einschließlich Formatierungen, Rechteinformationen und Anhänge. Hohe Skalierbarkeit in Bezug auf Anzahl zu archivierender Mail und Datenvolumina. Wiederherstellen der archivierten Mails ohne Informationsverluste Wahlweise vollständiges oder teilweises Löschen von bereits archivierten s aus dem führenden Mailsystem. (z.B. Löschen der Anhänge und/oder des Mailtextes) „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007
32 Anforderungen an eine E-Mail-Archivierung (2)Komprimierung der archivierten Dokumente Archivierung von verschlüsselten Maildokumenten Konvertierung der Anhänge und/oder des Mailtextes in Bild- bzw. Richtext Formate Single Instance Archivierung. (Attachments von identischen Mails an mehrere Nutzer werden nur einmal archiviert.) Statistische Auswertungsmöglichkeiten aller abrechnungsrelevanten Aktionen „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007
33 Der „einheitliche Postkorb“Schlagworte: Unified Messaging, Unified In-Box Komponenten: Groupware, , Workflow, DMS, Portale etc. Anwendererwartung: Alle Nachrichten aus den Quellen Posteingang, Vorgangsbearbeitung, interne , Internet-Mail, Fax, Datenbankrecherchen, Sprachaufzeichnung etc. in nur einer In-Box Überwindung des Medienbruches zwischen derzeit verschiedenen Clienten („man muss wissen, wo die Information ist“) Einheitliche, strukturierte Benutzeroberfläche mit Dokumentenmanagement-Funktionalität Integriert in Standard-Produkte wie Lotus Notes/Domino, Microsoft Outlook/Exchange oder SAP mySAP.com „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002
34 Ein- und Ausgänge aus DokumentensichtFremdbestimmt Eigennutzung DFÜ - Attachment - Signatur Fax Posteingang - Akte - Dokumente Internet-Formular „no-Scans“ Intranet Sicherheitskopien Statistik Protokoll Vorgänge Dokumente Druck ECM-Lösung Vorgangs- bearbeitung WF DMS Akte „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Eigenbestimmt Fremdnutzung - Attachment Scan Office (Word) Cold Daten Formulare Archiv Dfü Dokumente Vorgänge Vordrucke Webseite Prüfung Aus- sonderung Historisches Archiv
35 Postkorb und AktensichtPostausgang Posteingang Desktop Journal Journal Entsorgung Persönliche Ablage in Bearbeitung „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Aktenstruktur Ansicht Stati Sortieren, sichten Journal
36 ePA Elektronische Patientenakte (1)Die elektronische Patientenakte (ePA) ist eine Zusammenstellung aus zentraler elektronischer Sammlung und Verwaltung aller den Krankheits- und Behandlungsverlauf eines Patienten betreffenden Daten (Diagnosen, Behandlungsverlauf, etc.). Dabei werden die Informationen aller beteiligten medizinischen Bereiche mit deren jeweiligen geeigneten Formaten bzw. Medien zusammengefasst und verfügbar gemacht. „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007
37 ePA Elektronische Patientenakte (2)Man kann zwischen patientengeführten Patientenakten und Leistungserbringer geführten Patientenakten unterscheiden: Die patientengeführten Akten, legt sich der Patient selbst bei entsprechenden Serviceanbietern an und gibt den einzelnen an seiner Behandlung beteiligten Ärzten Zugriff darauf. Die Leistungserbringer geführten Patientenakten dagegen stellt ein medizinischer Leistungserbringer (in der Regel ein Krankenhaus) den an der Behandlung von Patienten in seinem Einzugsbereich beteiligten Leistungserbringern eine Patientenakte zur Verfügung in welche sie (nach Einwilligung des Patienten) gemeinsame Patienteninformationen einstellen. „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007
38 Elektronische Archivierung BegriffeRecords Management Der Begriff „elektronische Archivierung“ entspricht dem „Records Management“ zusammen mit „Preservation“ im englischen Sprachgebrauch Langzeitarchivierung Unter „elektronische Langzeitarchivierung“ versteht man die Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren Revisionssichere Archivierung © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Unter „revisionssicherer Archivierung“ versteht man Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Allgemeinen Abgabenordnung (HGB AO) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007
39 Merkmale der Revisionssicherheit bei der elektronischen ArchivierungIn Ableitung der HGB-Vorschriften gelten folgende Kriterien für die Revisionssicherheit: Ordnungsmäßigkeit Vollständigkeit Sicherheit des Gesamtverfahrens Schutz vor Veränderung und Verfälschung Sicherung vor Verlust Nutzung nur durch Berechtigte Einhaltung der Aufbewahrungsfristen Dokumentation des Verfahrens Nachvollziehbarkeit Prüfbarkeit „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002
40 Workflow Abbildung von Ablauf- und AufbauorganisationsstrukturenEmpfangen, Verwalten, Visualisieren und Weiterleiten von zusammenhängenden Informationen mit zugehörigen Dokumenten oder Daten Einbindung von Bearbeitungswerkzeugen für Daten (z.B. Fachanwendungen) und Dokumente (z.B. Office-Produkte) Paralleles und sequentielles Bearbeiten von Vorgängen einschließlich Mitzeichnung Wiedervorlage, Fristen, Delegation und andere Verwaltungsfunktionalität Kontrolle und Dokumentation der Bearbeitungsstände, Laufwege und Ergebnisse der Bearbeitung Design-Werkzeuge zur Gestaltung und Anzeige von Prozessen „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007
41 Collaboration Gemeinsam nutzbare InformationsbasenGemeinsames, gleichzeitiges und kontrolliertes Bearbeiten von Informationen Wissensbasen über Skills, Ressourcen und Hintergrunddaten für die gemeinsame Bearbeitung von Informationen Verwaltungskomponenten wie Whiteboards für Ideensammlungen, Terminpläne, Projektmanagement und andere Kommunikationsanwendungen wie Video-Conferencing Integration von Informationen aus anderen Anwendungen im Kontext der gemeinsamen Informationsbearbeitung „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007
42 Automatische KlassifikationDie zweite Generation wurde inzwischen so verfeinert und auch durch neue mathematische Verfahren ausgebaut Zu unterscheiden sind die Ansätze: Klassifikation bei der Erfassung zur Schaffung besserer Ordnung, Verteilung von Information und Indizierung Klassifikation bei der Suche zur Verbesserung und Strukturierung der Ergebnisse Die Technologie wird matur und die Erkennungsraten sind für normale Anwendungen mehr als ausreichend „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007
43 Elektronische SignaturEine elektronische Signatur entspricht... „Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verknüpft sind und die zur Authentifizierung dienen“ §2 SigG „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007
44 Elektronisch signierte DokumenteDurch die Verwendung der elektronischen Signatur entsteht aus einer Datei ein Dokument das einem manuell unterzeichneten Papierdokument im Prinzip gleichwertig ist. Die elektronische Signatur sichert vorrangig die Unverändertheit der Nachricht und die Authentizität des Unterzeichers. „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007
45 eGK elektronische Gesundheitskarte (1)Die elektronische Gesundheitskarte soll die Kranken-versicherungskarte ersetzen, um die Datenübermittlung zwischen Patienten und medizinischen Dienstleistern kostengünstiger, schneller und einfacher zu gestalten. Die Gesetze sahen ursprünglich vor, dass die Karte neben einem Foto des Versicherten auch Angaben für die elektronische Übermittlung ärztlicher Verordnungen enthält. Diese Vorgaben konnten bisher auf Grund von technischen und/oder organisatorischen Problemen nicht komplett umgesetzt werden. Die eGK soll strukturell in zwei Teile gegliedert werden: Administrativer Pflichtteil Freiwilliger medizinischer Teil „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007
46 eGK elektronische Gesundheitskarte (2)Administrativer Teil: Hier werden Daten wie z.B. Geburtsdatum, Krankenkasse oder Adresse gespeichert. Änderungen lassen sich direkt auf die Karte schreiben, was zu Kosteneinsparungen führen soll. In diesem Teil soll weiterhin das eRezept gespeichert werden, bzw. bei umfangreichen Ver-schreibungen ein Hinweis auf einen zentralen Lagerort. Alle vertraulichen Angaben werden verschlüsselt abgelegt und können nur nach Eingabe einer PIN bzw. in Arztpraxen gelesen werden. Freiwilliger medizinischer Teil Dieser enthält direkt auf der Karte Angaben zur Notfall-versorgung und eine Dokumentation der eingenommenen Medikamente. Weitere Angaben, wie z.B. die elektronische Krankenakte, werden auf einem zentralen Server gespeichert und lassen sich von dort über eine gesicherte Verbindung abrufen. „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007
47 Elektronische SignaturElektr. Signatur: einfache gescannte Unterschriften -Footer in Anwendungen wie Lotus Notes integrierte Verfahren Public Key-Verfahren ohne Authentizitätsprüfung, z.B. „PGP“ Fortgeschrittene elektr. Signatur Gemäß RleS (Europäische Richtlinie) gehören zu den "fortgeschrittenen elektronischen Signaturen" alle Verfahren, die die technischen Voraussetzungen erfüllen und von einem angemeldeten Trustcenter zertifiziert werden Bestätigen die Authentizität des Absenders Fortgeschrittene elektr. Signatur besonderer Qualität Die qualifizierte elektronische Signatur entspricht den rechtlichen Anforderungen der fortgeschrittenen Signatur und verlangt darüber hinausgehend ein gültiges Zertifikat sowie die Signaturerzeugung mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit Sie entspricht weitgehend den Anforderungen des deutschen Signaturgesetzes. „Rechtssichere“ Signaturen „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007
48 Gesetzliche Krankenversicherung„Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Kundenbeispiel: Gesetzliche Krankenversicherung
49 Der Kunde Gesetzliche Krankenkasse Ca. 700.000 Versicherte> 1000 Mitarbeiter Bundesweit aktiv 5 Geschäftsstellen „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Mitglieder der Beamtenversorgungskasse sind: Gemeinden und Gemeindeverbände sonstige Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts juristische Personen des privaten Rechts, an denen Gemeinden oder Gemeindeverbände überwiegend beteiligt sind. Beihilfe finanzielle Beihilfen in Krankheits-, Geburts- und Todesfällen Familienkasse Festsetzung und Zahlung des Kindergeldes an Angehörige des öffentlichen Diensts nach § 72 Absatz 1 des Einkommensteuergesetzes Zusatzversorgung zahlt Betriebsrenten als Altersrenten,Renten wegen voller oder teilweiser Erwerbsminderung, Witwen- und Waisenrenten zusätzlich Sterbegelder (auslaufend bis zum ) Freiwillige Versorgung freiwillige Altersversorgung mit staatlicher Förderung im Rahmen der Riester-Förderung (§10a EStG) oder der Entgeltumwandlung (§3 Nr. 63 EStG)
50 Das Projekt Konzept, Auswahl und Begleitung der Einführung einer elektronischen Aktenlösung mit automatisierter Posteingangsverarbeitung in einer Krankenkasse Wirtschaftlichkeitsanalyse Realisierungskonzept Pflichtenheft, Konzept für elektronische Signaturen Ausschreibungsverfahren Fachkonzept, Scann-Konzept Unterstützung des Projektmanagements Verfahrensdokumentation Unterstützung der Abnahme durch das BVA u.a. „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007
51 Teil der Anforderungen des BVA oder rechtliche Anforderungen Das Projekt Konzept, Auswahl und Begleitung der Einführung einer elektronischen Aktenlösung mit automatisierter Posteingangsverarbeitung in einer Krankenkasse Wirtschaftlichkeitsanalyse Realisierungskonzept Pflichtenheft, Konzept für elektronische Signaturen Ausschreibungsverfahren Fachkonzept, Scann-Konzept Unterstützung des Projektmanagements Verfahrensdokumentation Unterstützung der Abnahme durch das BVA u.a. „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007
52 Das Projekt (2) Zielsetzung Zeitrahmen PROJECT CONSULT TeamElektronische Prozessunterstützung in der Sachbearbeitung Rationalisierung der Verwaltungsabläufe Zeitrahmen Konzept und Ausschreibung: 2003 – 2005 Implementierung: 2005 / 2006 Weitere noch laufende Unterstützung PROJECT CONSULT Team Projektleitung und fachliche Unterstützung: Dr. Joachim Hartmann Strategie- und Managementberatung: Dr. Ulrich Kampffmeyer „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Umfang ca Tage
53 Automatisiertes PosteingangsverfahrenIS KV oder SAP Kontrolle + El. Signatur Workflow CRM Andere Post-eingang Erkennung Vali-dierung DMS Scannen „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Output-Management Archiv
54 Das Vorgehen Wirtschaftlichkeitsanalyse RealisierungskonzeptVorstandsentscheidung Pflichtenheft EU-weites Ausschreibungsverfahren Fachkonzept und Pilotierung im Arbeitgeberbereich mit ca. 70 Mitarbeitern Dezentrales Scann-Konzept Ausweitung auf den Versichertenbereich Verfahrensdokumentation BVA-Abnahme „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Ein Projektinitialisierungsworkshop ist grundsätzlich der erste Schritt in einem Projekt. PROJECT CONSULT arbeitet hier nach den Methoden des PMI PMBOK und der GPM/IPMA bzw. in der öffentlichen Verwaltung auf Wunsch auch nach dem V-Modell. Ziel ist es, ein gemeinsames Verständnis der Aufgaben und Anforderungen zu erreichen und einen gemeinsamen Vorgehensplan zu vereinbaren. Wesentlicher Bestandteil der Überprüfung der technischen Konzep-tion ist die Prüfung von Architektur, Schnittstellen, Standards und Datenquellen, um die Ausbaufähigkeit des Systems sicherzustellen. Das zweitägige, individuelle Intensivseminar wird so organisiert, dass die genannten Zielgruppen tageweise oder halbtageweise nach Thema teilnehmen können. Entscheidend ist hier die Wahl des Ausschreibungsverfahrens (europaweite Ausschreibung nach VOL, beschränkte Ausschreibung nach VOL, Ausschreibung zur Eignung mit anschließender Einladung ausgewählter Anbieter, Shortlist-Verfahren, beschränkte Ausschreibung nach VOL mit Verhandlungsverfahren usw.). Hinweis: Besondere Aufmerksamkeit bei der Ausschreibung ist darauf zu legen, dass nur ein Teil der Lösung für die Stufe 1 benötigt wird, jedoch die Ausbaufähigkeit gewährleistet sein muss. Hierdurch gliedert sich die Ausschreibung in einen Teil, der real beschafft wird, und einen Teil zusätzlicher Anforderungen, der seitens des Anbieters nachvollziehbar sichergestellt werden muss und bereits Bestandteil des Vertrages wird
55 Das Auswahlverfahren EU-weite Ausschreibung nach öffentlichem Vergaberecht : Eingeschränkte Ausschreibung mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb Ca. 50 Teilnahmeanträge 11 vorqualifizierte Teilnehmer an der Ausschreibung Standardisierter Ausschreibungstext, einheitlicher Aufbau der Angebote 2 Angebote scheiden wegen Nichterfüllung der K.O.-Kriterien aus Lösungspräsentation auf Basis vorgegebener Szenarien Mindestlaufzeit dieses Verfahrens wegen der vorgeschriebenen Verfahrensfristen: 5 Monate ab Veröffentlichung der Ausschreibung „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007
56 Die kritischen Faktoren im ProjektBei geringen fachlichen Unterschieden entscheidet bei einer öffentlichen Ausschreibung weitgehend der Preis. Empfehlung: relativ hohe Gewichtung von Referenzen und Lösungspräsentation Trotz einheitlich vorgeschriebenem Aufbau der Angebote in Teilen eingeschränkte Vergelichbarkeit Insolvenz eines Subunternehmers führte zu Mehraufwand Verhandlungen mit dem Betreiber der Lösung (Outsourcing) dauerten wesentlich länger als geplant, dadurch verzögerte Einführung bzw. Änderung des Einführungskonzepts erforderlich Der Aufwand für die Pflege der Prozesse und des Aktenplans wurde unterschätzt „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007
57 Der Projekterfolg / Nutzen% Einsparungen in der Sachbearbeitung in den Bereichen, in denen die Lösung eingeführt ist Hoher Aufwand für das Projektmanagement zahlte sich in einer weitgehend problemarmen Einführung aus Schnelle Akzeptanz bei den Anwendern trotz anfänglicher Bedenkenträger „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007
58 Compliance PROJECT CONSULT Unternehmensberatung„Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Compliance
59 Compliance: DefinitionÜbereinstimmung mit und Erfüllung von rechtlichen und regulativen Vorgaben „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007
60 Compliance: Grundsätzliche KriterienAuthentizität Vollständigkeit Nachvollziehbarkeit Zugriffssicherheit Geordnetheit Integrität Auffindbarkeit Reproduzierbarkeit Unverändertheit Richtigkeit Prüfbarkeit Portabilität Vertrauenswürdigkeit „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007
61 Gesetzesgrundlagen in DeutschlandAbk. Name Jahr AktG Aktiengesetz 2007 AO Abgabenordnung 2006 BetrVerfG Betriebsverfassungsgesetz BDSG Bundesdatenschutzgesetz BGB Bürgerliches Gesetzbuch BBankG Bundesbankgesetz EHUG Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister EStG Einkommensteuergesetz EGG Elektronisches Geschäftsverkehrsgesetz 2000 GwG Geldwäschegesetz 1997 GmbHG Gesetz betreffend die GmbH HGB Handelsgesetzbuch IuKDG Informations- und Kommunikationsgesetz „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007
62 Gesetzesgrundlagen in DeutschlandAbk. Name Jahr InvZulG Investitionszulagengesetz 2004 KonTraG Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich 1998 ProdHaftG Produkthaftungsgesetz 2002 SigÄndG Signaturänderungsgesetz SigG Signaturgesetz 2005 TDG Teledienstegesetz 2006 TDDGS Teledienstedatenschutzgesetz 2001 TKG Telekommunikationsgesetz 2007 UMAG Gesetz zur Unternehmensintegrität und Modernisierung des Anfechtungsrechts UStG Umsatzsteuergesetz UmwG Umwandlungsgesetz VwVfG Verwaltungsverfahrensgesetz VwVfRÄndG 3. Gesetz zur Änderung verwaltungsverfahrensrechtlicher Vorschriften ZPO Zivilprozessordnung „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007
63 Verordnungen in DeutschlandAbk. Name Jahr GAUFZV Gewinnabgrenzungsaufzeichnungsverordnung 2002 GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen 2002 GoB Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung GoBS Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme 1997 SigV Signaturverordnung 2001 SRVwV Allg. Verwaltungsvorschrift über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung 1999 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007
64 Wirtschaftlichkeit PROJECT CONSULT Unternehmensberatung„Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Wirtschaftlichkeit
65 Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkte Relevante KostenartenArbeitskosten für Archivierungs- und Retrievalfunktionen Dokumenteneingang und -ersterfassung, Indexierung/Erschließung, Ablage, Retrieval, Transport, Kopierzeiten, Systempflege und -wartung, Benutzerbetreuung Sachkosten Hardware und Software, Mobiliar, Sicherheitsausstattung, Raumkosten, Wartungskosten, Kommunikationskosten Einführungskosten Externe Beratungskosten, Anpassung und Programmierung, interne Projektkosten, organisatorische Umstellungskosten, Schulung, Qualifizierung, Migration vorhandener Informationen (gegebenenfalls externer Scanservice) Kapitalkosten „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007
66 Nutzenpotenziale verbesserte Prozesse Informations- verfügbarkeitInformationsschutz Qualität der Arbeitsergebnisse Kundenzufriedenheit Mitarbeitermotivation neue Services/Produkte Organisationsstruktur Bewerteter Nutzen Produktivitätssteigerung Gestärkte Wettbewerbsposition Raumkosten Personalkosten technische Ausstattung z.B.: Papierlogistik Mikroverfilmung administrativer Aufwand „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007
67 Ist-Zustand vor ECM-EinführungWirtschaftlichkeit Ist-Zustand vor ECM-Einführung Kosten Leistungen Wirtschaftlichkeit Kostendifferenz Leistungsdifferenz Kosten Leistungen „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Soll-Zustand nach ECM-Einführung
68 Kosten / Nutzen „Quantitativ versus Qualitativ“Rechenbarer Nutzen Leistungs- und Qualitäts- verbesserungen Reduktion Personalkosten - Ablegen - Suchzeiten - Ausgeben - Kopieren - Transportzeiten - Archivunterhalt - keine Mehrfachablagen - Telefonate / Fax - Bearbeitungszeiten - Rückstellzeiten Reduktion Infrastrukturkosten - Archivsysteme - Bürohilfsmittel Reduktion externe Kosten - Mikroverfilmung - Kopierkosten - Porti / Transport Reduktion Raumkosten kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten direkter Informationszugriff mit unter- schiedlichen und kombinierbaren Zugriffskriterien mehrfache, ortsunabhängige Informationsnutzung breitere Informationsbasis höhere Produktivität durch schnellere Rückgriffe hohe Verfügbarkeit, gleichzeitig für mehrere Benutzer höhere Sicherheit mehr Transparenz, bessere Steuerung keine Fehlablagen erhöhter Datenschutz durchkontrollierte Zugriffsberechtigung Qualität des Outputs (entspricht weitestgehend dem Original) auch bei Langzeitspeicherung das weitaus höhere Potenzial „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Eher gering © PROJECT CONSULT 2002
69 Erfolgsfaktoren PROJECT CONSULT Unternehmensberatung„Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Erfolgsfaktoren © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002 © PROJECT CONSULT 2002
70 Nutzenerwartung bei Unternehmen ohne ein DMS System„Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Quelle: VOI-DMS Marktstudie
71 Gründe für DMS-Projektabbruch„Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Quelle: VOI-DMS Marktstudie
72 Vorbereitungen ECM – ProjektIst eine Vorbereitung überhaupt nötig? Ich weiß bereits so schon, was ich will Für das bisschen Archivierung setze ich mich eine halbe Stunde hin und schreib das Konzept mal eben runter Die ganzen Begriffe sind nur Marketing, das wird das Produkt schon leisten „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007
73 Vorbereitungen ECM – ProjektIch kenn einen günstigen Anbieter, reicht das nicht? Ist eine Vorbereitung überhaupt nötig? DMS ist kein geschäftskritisches System Eine kleine kostengünstige Lösung für das bisschen Archivieren und Recherchieren reicht schon aus Warum soll ich mir über eine Lösung für ein paar Zehntausend DM große Gedanken machen „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007
74 Vorbereitungen ECM – ProjektWas muss vorbereitet werden? Ich kenn einen günstigen Anbieter, reicht das nicht? Ist eine Vorbereitung überhaupt nötig? Technische Rahmenbedingungen Fachliche / organisatorische Anforderungen Rechtliche Anforderungen Inhouse-Lösung, Outsourcing, ASP Lösungsarchitektur: Quellen, Repository, Standards, Formate, Schichten, Integration... Wirtschaftlichkeit... „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007
75 Vorbereitungen ECM – ProjektKann ich das allein oder brauch ich einen Partner? Was muss vorbereitet werden? Ich kenn einen günstigen Anbieter, reicht das nicht? Ist eine Vorbereitung überhaupt nötig? Welche Ressourcen stehen zur Verfügung? Welche Kenntnisse / Erfahrungen sind vorhanden: Lösungsansätze Technische Spezifika Anbieter- / Produkt-Markt Wie grenze ich Anforderungen/Komponenten voneinander ab? „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007
76 Vorbereitungen ECM – ProjektWelcher Partner kommt überhaupt in Frage? Kann ich das allein oder brauch ich einen Partner? Was muss vorbereitet werden? Ich kenn einen günstigen Anbieter, reicht das nicht? Ist eine Vorbereitung überhaupt nötig? Unser Softwarehouse für die Anwendungslösung Unser „Haus- und Hofberater“ Die Beratungskollegen unserer Wirtschaftsprüfer Die Top Ten der Consultinggesellschaften Freie Berater aus der DMS-Branche Beratungshäuser / Integratoren aus der DMS-Branche Spezialberatungen für ECM „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007
77 Enterprise Content Management„Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Trends im Markt für Enterprise Content Management
78 ECM-Trends Integration von Dokumenten-Management und Archivierung als nachgeordnete Dienste „Enabling“ von und Einbindung in vorhandene IT-Landschaften Vertikale, fachspezifische Ready-to-Work-Anwendungen Rezentralisierung, ASP und SaaS Nutzung mit Internet-Technologien über Browser, Portale und AJAX Der einheitliche Postkorb für alle Arten von Eingängen und Dokumenten Automatische Klassifikation als Basis für Knowledge Management Directory Services für übergreifende Berechtigungen Elektronische Signatur Web Content Management als Bestandteil von Enterprise Content Management Collaboration statt vordefiniertem Workflow Konsolidierung und Konvergenz – beim Anwender wie im Markt „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007
79 Groupware / Office Output Management Fachverfahren SpeicherWCM Print Output Management ERP ECM / DMS „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Fachverfahren Datenbanken Speicher
80 ECM Groupware / Office WCM Print Output Management ERP Fachverfahren„Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Fachverfahren Datenbanken Speicher
81 Differenzierung des ProduktangebotesBasisfunktionalität Spezialisierte Lösungen ECM – Suiten Komponenten & Dienste Kommerzielle Produkte Semi-kommerzielle Open Source Produkte Open Source Freeware SaaS Software as a Service „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007
82 Content centric applications nach Forrester„Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007
83 Magic Quadrant der Gartner Gruppe 2006„Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007
84 Ausblick PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Breitenfelder Straße 17„Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Ausblick © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002 © PROJECT CONSULT 2002
85 Sieben Thesen Compliance Overflow Risk ManagementInformationsabhängigkeit Informationsflut Informationslücke Informationsbewertung Gesellschaftliche Verantwortung „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007
86 „Elektronische Archive sind das Gedächtnis der Informationsgesellschaft.“ Erkki Liikanen, EU-Kommissar, 1999 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007
87 Vielen Dank! PROJECT CONSULT Unternehmensberatung„Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Vielen Dank! © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002 © PROJECT CONSULT 2002
88 www.PROJECT-CONSULT.com Im Bereich „Handouts“ Passwort abrufenReferent: Dr. Ulrich Kampffmeyer Vortragsfolien und Handout in elektronischer Form: Im Bereich „Handouts“ Passwort abrufen Newsletter, Glossar, Standards, Rechtsfragen, Artikel: Archiv mit PROJECT CONSULT Beiträgen in 5 Sprachen: Bewertung von ECM-Software durch Anwender: „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007