1 Curso Preparación para el Examen de Grado Gestión de las Comunicaciones

2 Grupo de Procesos de la Gestión de las ComunicacionesLa Gestión de las Comunicaciones incluye los procesos requeridos para asegurar la generación oportuna y apropiada, recolección, distribución, almacenamiento, recuperación y disposición final de la información del proyecto. Una de las principales habilidades del un Director de Proyectos es comunicar.

3 Procesos de ComunicacionesPlanificar las comunicaciones (Planificación) Definir las necesidades de información del proyecto. Gestionar las comunicaciones (Ejecución) Poner a disposición de los interesados la información. Controlar las comunicaciones (Control) informar el estado de avance del proyecto.

4 Planificar las comunicacionesA que debo responder al planificar las comunicaciones: ¿Qué información necesitan los interesados? ¿Cuándo necesitarán la información? ¿Cuántos canales hay involucrados? ¿Quién se comunica con quién? ¿Quién recibirá la información? ¿Cómo se distribuirá la información? ¿Quién distribuirá la información? ¿Qué tecnología utilizaremos? ¿Con qué frecuencia será la comunicación?

5 Planificar las comunicaciones¿Qué necesito para iniciar? Registro de interesados Plan del proyecto Factores ambientales de la organización Activos de los procesos de la organización

6 Planificar las comunicacionesHerramientas: Análisis de los requisitos de la información Definir los canales de comunicación y las necesidades de información. La cantidad de interesados determina la complejidad de las comunicaciones del proyecto.

7 Canales de ComunicaciónEn un equipo o grupo de personas, hay: N (N-1) / 2 canales de comunicación, Donde N es igual al número de personas.

8 Planificar las comunicacionesHerramientas: Tecnología de las comunicaciones La tecnología de las comunicaciones se refiere a los diferentes medios de comunicación, los métodos utilizados para transferir información entre los interesados ​​del proyecto ¿Que tipo de tecnología? Según: Urgencia Tecnología existente Competencias del personal Entornos de trabajo Etc.

9 Planificar las comunicacionesHerramientas: Modelos de comunicación Lledó, 2013)

10 Ruidos o bloqueadores de la información

11 Ruido El ruido en las comunicaciones es una barrera para comunicarse comunicación que puede debilitar, bloquear, distorsionar, cambiar, interferir o destruir el mensaje que se está tratando de transmitir.

12 Bloqueadores de las ComunicacionesLos bloqueadores de comunicación son frases o preguntas que pueden causar mala comunicación o dificultan la comunicación efectiva, como resultado del idioma utilizado, expresiones coloquiales, tonos, expresiones idiomáticas, etc.

13 Ruidos o bloqueadores de la informaciónEl mensaje original puede sufrir cambios o fallas de interpretación debido a los ruidos: Contexto Mala codificación Hostilidad Lenguajes Cultura Experiencias Nivel de educación Distancias entre miembros, etc. Lledó, 2013)

14 Planificar las comunicacionesHerramientas: Métodos de comunicaciones Alternativas para compartir información: Interactiva o bi-direccional (push) Una intranet (pull), etc.

15 Comunicación InteractivaLa comunicación interactiva es el método de comunicación recíproca que puede implicar a dos o más personas. Una persona proporciona información, otros la reciben y luego responden a la información.

16 Distribución de la InformaciónEl concepto de la distribución de la información se refiere a determinar quiénes necesita qué información y planear cómo obtener esa información para ellos.

17 Comunicación Tipo “Push” (Empujar)La comunicación tipo “push” es un método de comunicación que implica un flujo unidireccional de la información. El emisor proporciona la información a las personas que la necesitan, pero no espera retroalimentación de la misma.

18 Comunicación Tipo “Pull” (Halar)Comunicación tipo “pull” es un método utilizado para distribuir documentos de gran tamaño o enviar información a muchas personas, donde el director del proyecto coloca la información en una ubicación central y los destinatarios son los responsables de la recuperación de la información desde esa ubicación.

19 Planificar las comunicacionesHerramientas: Reuniones Para planificación Presenciales o virtuales Con el equipo o interesados

20 Planificar las comunicacionesSalidas Plan de gestión de las comunicaciones Canales de comunicación Formato y contenidos del tipo de información Personas responsables de comunicar Personas que recibirán la información Tecnología de las comunicaciones a utilizar Frecuencia de la comunicación Glosario de términos comunes

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22 Gestionar las comunicacionesPuesta en marcha del plan, gestionando el envío de la información en tiempo y forma a los involucrados. Entradas: Plan de gestión de la comunicaciones Informes de desempeño Factores ambientales Activos de la organización

23 Gestionar las comunicacionesHerramientas: Tecnología de las comunicaciones Modelos de comunicación Métodos de comunicaciones Sistema de gestión de información Informar sobre el desempeño

24 Gestionar las comunicacionesCuando se gestionan la comunicaciones hay que tomar en consideración las características que puede tomar: Interna: entre las personas que forman parte del proyecto Externa: hacia los interesados externos del proyecto Vertical: entre jefe-empleado y viceversa Horizontal: entre colegas del proyecto Escrita formal: planes, solicitud, etc. Escrita informal: memos, s, notas Oral formal: presentaciones Oral informal: reuniones, conversaciones

25 Comunicación EfectivaLa comunicación efectiva implica que la información se proporciona en el formato correcto, en el momento adecuado y con el impacto adecuado.

26 Comunicación No VerbalLa comunicación no verbal es toda la comunicación basada en gestos físicos en lugar de la palabra vocalizada. 55 por ciento de toda comunicación es no verbal.

27 Comunicación ParalingüistícaLa comunicación paralingüística se refiere al nivel, el tono y las inflexiones en la voz del orador que afectan el mensaje.

28 Escucha Activa La escucha activa se refiere a un modelo de comunicación, en la que el receptor confirma que él o ella está escuchando, expresa su acuerdo o desacuerdo, o solicita que se aclare.

29 Escucha Efectiva Escucha efectiva es cuando el receptor decodifica el mensaje de cuidado y confirma el mensaje se ha entendido.

30 Retroalimentación La retroalimentación es la respuesta de un receptor hacia el mensaje del emisor, la cual puede ser no verbal, oral o escrita.

31 Comunicación Formal La comunicación formal suele ser un tipo de comunicación que se adhiere estrictamente a las normas, convenciones, ceremonia y es libre de expresiones coloquiales.

32 Comunicación InformalLa comunicación informal suele ser una discusión casual, un intercambio verbal, una nota o un memorándum que puede adherirse estrictamente menos a las normas y convenciones.

33 Comunicación Escrita La comunicación escrita es cualquier tipo de comunicación que se produce en forma escrita, por medio de símbolos escritos, ya sea impresos o escritos a mano.

34 Comunicación Verbal La comunicación verbal es cualquier tipo de comunicación que se produce en forma verbal, oral, pronunciada, hablada.

35 Reglas para Reuniones Las reglas para las reuniones son normas o directrices que los directores de proyectos pueden implementar para mejorar el control de las reuniones y hacerlas más eficaces y eficientes.

36 Gestionar las comunicacionesSalidas: Comunicaciones del proyecto Actualizaciones al plan de proyecto y otros documentos Actualizaciones a los activos de la organización

37 Controlar las comunicacionesUn director de proyecto debería tratar de controlar las comunicaciones para evitar los cambios, falta de comunicación, direcciones confusas y la corrupción del alcance, a pesar de que es imposible controlar todas las comunicaciones.

38 Controlar las comunicacionesEntradas: Plan de gestión de las comunicaciones. Comunicaciones del proyecto Detalle sobre el desempeño del trabajo, estado de los entregables, avances, etc. Registro de incidentes (issue log) Mediciones del desempeño del trabajo SPI, CPI, etc. Activos de la organización

39 Controlar las comunicacionesHerramientas: Sistema de gestión de información. Reuniones Juicio experto Salidas: informes de desempeño Solicitudes de cambio Actualizaciones al plan y otros documentos Actualizaciones a los activos de la organización

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41 ¿Preguntas?

42 Ejemplo ¿Cuál es el nombre del proceso requerido para asegurar la generación oportuna y apropiada, la recolección, la distribución y la disposición de la información del proyecto? Gestión de la Calidad. Gestión de las Comunicaciones. Gestión de las Adquisiciones. Gestión del Alcance.

43 Ejemplo ¿Quién de los siguientes son SIEMPRE interesados​​?Una persona que no quiere que el proyecto finalice. Un trabajador de la línea de montaje que utilizará el producto del proyecto. Un gerente funcional del departamento de ingeniería. Una persona que podría perder su posición en la compañía debido al proyecto.

44 Ejemplo El Proyecto A ha tenido reuniones ineficaces del proyecto desde sus inicios. Ha habido quejas de que la información no llega a las personas adecuadas, algunas personas están hablando demasiado durante las reuniones, y las personas adecuadas no están allí para resolver los problemas. ¿Qué es lo más probable que falta en este proyecto? Un plan de gestión del alcance. Un plan de gestión del personal. Un plan de gestión de las comunicaciones. Un plan de mejora de procesos.

45 Ejemplo El director del proyecto debe identificar _________, determinar sus requisitos, y luego gestionar e influir sobre esos requisitos para asegurar un proyecto exitoso. Gerentes funcionales. Los interesados. El alcance. Los usuarios finales.

46 Ejemplo Los informes del proyecto son una salida del proceso:Planificar las comunicaciones. Distribuir la información. Informar el rendimiento. Gestionar los recursos.

47 Ejemplo Un interesado ​​en particular tiene una reputación de hacer muchos cambios en los proyectos. ¿Qué es lo MEJOR que un director de proyecto puede hacer al inicio del proyecto para gestionar esta situación? Decir "No" al interesado varias veces para disuadirlo de presentar más cambios. Hacer que el interesado se involucre en el proyecto lo antes posible. Hablar con el jefe del interesado para encontrar maneras de dirigir las actividades del interesado hacia otro proyecto. Pedir al interesado ​​que no se le incluya en la lista de los interesados.

48 Ejemplo Las Entradas para el proceso de Planificar las Comunicaciones incluyen todo lo siguiente EXCEPTO? Requisitos de comunicaciones. Estrategia de gestión de los interesados. Cultura organizacional. Proyecciones.

49 Ejemplo ¿De qué forma se produce la MAYORÍA de las comunicaciones?No verbal. Verbal. Paralingual. Referencial.

50 Ejemplo Dos personas están discutiendo sobre lo que hay que hacer para completar un paquete de trabajo. Si la directora del proyecto quiere saber lo que está pasando, ella debería prestar MÁS atención: A lo que se dice y cuándo se dice. A lo que se dice, quién lo dice y la hora del día que sucede. A los gestos corporales y lo que se dice. Al nivel y tono de las voces así como a los gestos físicos.

51 Ejemplo Durante la comunicación, el uso de _______ es un medio de brindar retroalimentación al orador mediante la repetición de sus palabras para asegurar que haya un buen entendimiento del mensaje enviado. Escucha activa. Filtrado. Gráficos. Gestos visuales, auditivos y táctiles.

52 Ejemplo La habilidad de escuchar implica algo más que sólo oír los sonidos. Una de las características de un buen escucha es que él o ella: Finaliza las frases del orador. Toma buenas notas. Repite algunas de las cosas que se han dicho. Está de acuerdo con el orador.

53 Ejemplo El director del proyecto está a la espera de un entregable que será enviado por por parte de un miembro del equipo del proyecto el día de hoy. Al final del día, el director del proyecto contacta al miembro del equipo y le notifica que no lo ha recibido. El miembro del equipo se disculpa y dice que él no pudo enviar el entregable y que en vez de ello lo envió de forma postal. El miembro del equipo le explica al director del proyecto que ya le había comunicado durante una conversión telefónica previa hace un tiempo cuando se encontraba de viaje que esto podría ocurrir. "¿Esa no fue la conversación que tuvimos cuando yo te dije que no podía oírte bien debido a la mala cobertura celular?", pregunta el director del proyecto. "Sí", responde el miembro del equipo. ¿Qué podría haber evitado este problema?

54 La comunicación paralingüística.Agregarlo en el registro de asuntos después de la llamada telefónica. Una mejor atención a la determinación de los requisitos de las comunicaciones. La retroalimentación durante las comunicaciones.

55 Ejemplo Un miembro del equipo está de visita en la planta de fabricación de uno de los proveedores. ¿Cuál de las siguientes es la cosa MÁS importante que el director del proyecto puede hacer en cualquier llamada telefónica al miembro del equipo? Solicitarle al miembro del equipo que repita lo que el director del proyecto le está diciendo. Revisar la lista de información sobre contactos para todos los interesados. Solicitarle al miembro del equipo buscar solicitudes de cambio. Revisar la próxima reunión programada.

56 Ejemplo La correspondencia formal escrita con el cliente se requiere cuando: Los defectos de son detectados. El cliente solicita trabajo adicional no cubierto por el contrato. El proyecto tiene un rezago que incluye cambios en la ruta crítica. El proyecto tiene sobrecostos.

57 Ejemplo Usted quiere que su equipo conozca que el informe semanal sobre el estado del proyecto debe ser entregado oficialmente a las 4 pm los jueves. ¿Qué tipo de comunicación debería utilizar? Comunicación formal escrita. Comunicación verbal formal. Comunicación informal escrita. Comunicación informal verbal.

58 Ejemplo Las comunicaciones bajo contrato deberían tender a ser:Formales y escritas. Formales y verbales. Informal y escritas. Informales y verbales.

59 Ejemplo Un director de proyecto tiene un problema con el rendimiento de un miembro del equipo. ¿Cuál es la MEJOR forma de comunicación para hacerle frente a este problema? Comunicación formal escrita. Comunicación verbal formal. Comunicación informal escrita. Comunicación informal verbal.

60 Ejemplo Un gran proyecto de telecomunicaciones de un año de duración está a mitad de camino cuando usted toma el lugar del director del proyecto anterior. El proyecto tiene tres vendedores diferentes y un equipo de proyecto de 30 personas. A usted le gustaría revisar los requisitos de las comunicaciones del proyecto y qué tecnología se está utilizando para dichas comunicaciones. ¿En dónde encontrará usted esta información? En el plan para la dirección del proyecto. En el plan para la distribución de la información. En el gráfico de barras. En el plan de gestión de las comunicaciones.

61 Ejemplo Usted está sosteniendo regularmente una reunión de estado para su proyecto. Usted sabe que todo lo siguiente es cierto con respecto a las reuniones de estado, EXCEPTO: Las reuniones de estado son un tipo de comunicación interactiva. Las reuniones de estado son un tipo de método de comunicación, que es una herramienta y técnica del proceso de Informar el Rendimiento. Las reuniones de estado son una manera de intercambio formal de información y actualización por parte de los interesados del estado del proyecto. Las reuniones de estado son un tipo de comunicación tipo “push”.

62 Ejemplo Esto garantiza que la información se distribuye, pero no reconoce o certifica que haya sido entendida por el receptor previsto: Comunicación tipo “Push”. Comunicación interactiva Medio. Mensaje y mensaje de retroalimentación.

63 Ejemplo Una directora de proyecto está a punto de comenzar un proyecto y solicita un equipo de TI en la empresa para crear un sitio de intranet dedicado al proyecto, en donde ella espera compartir información relevante del proyecto al equipo del proyecto y a los interesados. ¿Qué tipo de enfoque está usando la directora del proyecto? Comunicación tipo “push”. Comunicación interactiva. Comunicación tipo “pull”. Retroalimentación.

64 Ejemplo Un equipo de proyecto está teniendo dificultades para comunicarse a largas distancias. Hay 13 miembros de dos países, cuando cinco personas de la India se agregan al proyecto. ¿Cuántos canales de comunicación hay? 153. 180. 324. 362.

65 Ejemplo La reunión del estado del proyecto no va bien. Todo el mundo habla al mismo tiempo, hay gente que no participa y muchos temas se discuten de forma aleatoria. ¿Cuál de las siguientes reglas para las reuniones efectivas no se está cumpliendo? Demostrar cortesía y consideración por cada uno, controlar a quien se le permite hablar. Programar reuniones de antemano. Tener un propósito para la reunión, con la gente adecuada para asistir en ella. Crear y publicar una agenda y un conjunto de normas para el control de las reuniones.

66 Ejemplo El resultado MÁS probable de los bloqueadores de comunicación es que: El proyecto se retrasa. El nivel de confianza es mayor. Ocurre conflicto. La Alta Gerencia se disgusta.

67 Ejemplo Usted ha sido asignado como el director del proyecto para un proyecto que está a la mitad del grupo de procesos de ejecución y usted está determinando cómo va a controlar el proyecto. La MEJOR manera de controlar el proyecto es: Usar una combinación de métodos de comunicaciones. Llevar a cabo reuniones de estado debido a que han funcionado mejor para usted en el pasado. Consultar el gráfico de barras semanalmente. Reunirse con la gerencia con regularidad.