1 II. FASE DE DEFINICIÓN Dr. Primitivo Reyes Aguilar / agosto 2012Lean Sigma II. FASE DE DEFINICIÓN Dr. Primitivo Reyes Aguilar / agosto 2012 Yellow Belts

2 II. Fase de Definición Propósito EtapasPartes interesadas (Stakeholders) Contrato de proyecto (Project charter) Equipos de trabajo Planeación de proyectos Programación del proyecto

3 1. propósito

4 Propósito Identificar el proyecto y problema a resolverIdentificar la línea, producto, servicio específicos para la mejora Escuchar la voz del cliente Identificar sus CTQs Impacto, metas, beneficios económicos

5 2. etapas

6 Etapas Selección del proyecto Razón de la selecciónClientes internos y externos Determinar los CTQs del proyecto Impacto en el negocio Objetivos Ahorros

7 Etapas Metas cuantitativas Metas cualitativas Alcance del proyectoDescripción del problema Mapa del proceso SIPOC Equipo de trabajo

8 Procesos

9 Gestión de procesos de negocioDepartamentos vs procesos

10 Gestión de procesos de negocioMacroprocesos, procesos y subprocesos

11 Gestión de procesos de negocio

12 SIPOC -PEPSU

13 3. partes interesadas

14 Partes interesadas Grupos impactados por el proyecto ourbusiness/stakeholders.html

15 Los clientes Facetas http://www.ronmartin.net/blog/archives/date/2007/10

16 Clientes ¿Quiénes son? ¿Qué producto consumen? ¿cuáles son sus CTQs o requisitos? Clientes internos Clientes externos De consumo Industriales Segmentación

17 Comprender a los clientes

18 Voz del cliente

19 Voz del cliente reactiva y proactiva

20 Voz del cliente http://www.qfdcapture.com/

21 Análisis de datos del cliente

22 Análisis de datos del cliente

23 Casa de la calidad (QFD)

24 Matriz de causa efecto

25 Rendimiento de producciónRendimiento individual y total

26 Mediciones para Lean SigmaDPU (Defectos por unidad) = Defectos / Unidad TOP (Total Oportunidades) = Unidades * Oport. DPO (Defectos por Oport.) = Defectos / TOP P(D) = DPO (Prob.de oportunidad defectuosa) P(ND) = 1-DPO (Prob. de no defectuosa YRT= P(ND)#

27 4. project charter contrato del proyecto

28 Ventajas del contrato de proyectoElimina confusiones Establece las fronteras de operación Identifica las áreas que no serán atendidas Identifica el producto resultante Base para que el equipo fije sus metas Autoriza a colectar datos relevantes Da acceso a los recursos necesarios Autoriza la dedicación de tiempo de los miembros para atender problemas

29 Contrato del proyecto IntroducciónCaso de negocio (impacto financiero) Definición del problema Alcance del proyecto y negociación

30 Contrato de proyecto Establecimiento de metasMetas intermedias y productos finales Equipo de proyecto Partes interesadas Recursos requeridos Ver Formato de Project Charter

31 5. Equipos de trabajo

32 Beneficios de los equiposPara la organización Intercambio de experiencias Pueden atacar problemas mayores Para los empleados Oportunidad de creatividad y compartir ideas Oportunidad de tener mejores relaciones Desarrollar nuevas habilidades

33 Tipos de equipos Tipo de equipo Estructura (miembros) Mejor aplicaciónDe mejora 8 a 10 de un mismo depto. Prob. De calidad y productividad De calidad (CC) Idem Aspectos de calidad De proyecto Multidisciplinario de varios niveles Proyectos específicos Seis Sigma 8 a 12 con soporte de BB o MBB Proyectos específicos en procesos o en base a clientes Multifuncional de especialistas 8 a 12 de diferentes áreas o disciplinas Políticas, prácticas y operaciones Auto dirigidos con especialistas 6 a 15 como grupo natural Requieren mucha capacitación y experiencia. Pueden fijar sus propios objetivos

34 Etapas de los equipos

35 Roles en el equipo Champion, Black Belt, Green Belt, miembros, dueño del proceso

36 Dinámica de equipos Rol del facilitador Problemas en los equiposEvitar que el equipo caiga Proporcionar retroalimentación Problemas en los equipos Avance lento Participantes dominantes, influyentes, negativos, tímidos. Pensamiento grupal

37 Administración del tiempoGuía de operación Estructura de una reunión Manejo de juntas

38 Desempeño y reconocimientoPresentaciones Proceso de equipo Reconocimiento

39 6. planeación de proyectos

40 Elementos del plan de proyectosUn proyecto es una serie de actividades y tareas con un objetivo específico, fechas de inicio y terminación y recursos consumidos (tiempo, dinero, personal y equipos). Su gestión se enfoca a lograr: Las metas y objetivos específicos, En el desempeño o tecnología deseados, Dentro de las restricciones de tiempo y costo, Con los recursos asignados

41 Elementos del plan de proyectosIdentificar límites de programación Asignación de responsabilidades funcionales Establecer reportes periódicos Sel. metodologías aplicables de negociación Medir logros contra planes Identificación temprana de problemas Aplicar acciones correctivas a problemas Conocer cuando se alcanzarán los objetivos Mejorar las habilidades para proyectos futuros

42 Etapas de gestión de proyectosPlaneación – decidir qué hacer Programación – decidir cuándo hacerlo Control - Asegurar que se obtienen los resultados planeados

43 Estructura detallada de trabajoPlan detallado que expande el proyecto (Statement Of Work) en una lista de actividades necesarias para terminarlo

44 Selección inicial del proyectoAmplia aceptación por los involucrados Simple pero no trivial Alcance (3-4 meses) Dentro del control del equipo Tomar restricciones de tiempo y recursos

45 7. Programación del proyecto

46 PERT

47 CPM Actividades en vez de eventos (PERT) TAREA Actividades Duración Costos Costo por Certificación ISO 9000 Semanas Reducida Normal Redu-cido semana A Planeación 4 3 2,000 3,000 1,000 B Seleccionar agencia 1,200 200 C Escribir procedimientos 8 6 12,000 15,000 1,500

48 Gráfica de Gantt Muestra actividades o eventos en el tiempo

49 Gráfica 5W-1H Es más efectivo en tareas de piso

50 Salidas de la Fase de DefiniciónImportancia del proyecto Metas del proyecto Champion, líder y miembros Alcance del proyecto, tiempo y recursos Los procesos clave involucrados Métricas en indicadores actuales Cuáles son los requerimientos del cliente Project Charter (Contrato de Proyecto)