1 II SEMINARIO DE CONTROL FISCAL “FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL, FINANZAS PÚBLICAS, ALMACÉN, INVENTARIO, TALENTO HUMANO Y RESPONSABILIDAD CONTRACTUAL” YOPAL - CASANARE

2 ALMACÉN, INVENTARIOS Y BAJA DE BIENES INSERVIBLESCONFERENCISTA: JAIME ENRIQUE ARREGOCÉS MONTERO

3 ALMACÉN, INVENTARIOS Y BAJA DE BIENES INSERVIBLESTÍTULO ALMACÉN, INVENTARIOS Y BAJA DE BIENES INSERVIBLES Contenido Antecedentes del manejo de almacenes e inventarios Entrada de Bienes Salida de Bienes Baja de Bienes Entrega de Almacenes Propiedades Planta y Equipo

4 RESOLUCION ORGANICA 04 DE 1960INVENTARIO DE BIENES ANTECEDENTES RESOLUCION ORGANICA 04 DE 1960 NORMAS PARA CLASIFICACION Y CONTROL DE INVENTARIOS REGISTRO Y RENDICION DE CUENTAS RESPONSABILIDAD

5 ASPECTOS RELEVANTES NUEVA FORMA DE EJERCER EL CONTROL FISCAL POR PARTE DE LAS CONTRALORIAS. 2. NUEVO CONCEPTO DEL CONTROL INTERNO CREACION DE LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACION 4. NUEVOS INSTRUMENTOS DE GESTION ADMINISTRATIVA

6 NUEVO CONCEPTO DEL CONTROL INTERNOLa Constitución Política en sus artículos 209 y 269 define los principios orientadores de la administración pública, señalando un marco teórico dentro del cual las entidades deben coordinar sus actuaciones para el cumplimiento de los fines del Estado.

7 NUEVO CONCEPTO DEL CONTROL INTERNOLa Ley 87 de 1993, señala los parámetros para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado. La mencionada norma define el control interno como un sistema que desarrollará cada uno de los entes del Estado, de manera independiente y de conformidad con la naturaleza de sus funciones, correspondiéndole a dichas entidades elaborar sus propios manuales de acuerdo a sus necesidades.

8 NUEVO CONCEPTO DEL CONTROL INTERNONo obstante, la competencia derivada de la Ley 87, vía interpretación, no había señalamiento tácito de quien en nombre del Estado debería definir las políticas generales y estandarizadas, que aunque de manera cuestionada ejerció hasta 1991 la Contraloría General de la República, para el orden nacional, pero que en efecto fue asimilado por los demás ordenes y niveles del sector público colombiano.

9 CREACION DE LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIONEn 1996 se profirió la Ley 298 sobre creación de la Unidad Administrativa Especial Contaduría General de la Nacion, señalándole dentro de sus competencias la de impartir las normas y procedimientos para la elaboración, registro y consolidación del inventario general de los bienes del Estado, y otras relacionadas con los bienes aprehendidos, decomisados o abandonados.

10 ALTERNATIVAS DE CLASIFICACIONElementos de Consumo Elementos Devolutivos Inmuebles Semovientes Inservibles

11 ENTRADA DE BIENES Es el procedimiento mediante el cual los bienes adquiridos por la entidad a cualquier título, ingresan real o simbólicamente a las bodegas o dependencias.

12 Comprobante de Entrada de BienesLa entrada se efectua con el comprobante de entrada, documento que acredita la entrada real del bien o elemento a la entidad, siendo el soporte para el movimiento de los registros en el almacen y la contabilidad

13 COMPROBANTE DE ENTRADA AL ALMACENPUEDE SER PRODUCIDO ELECTRONICAMENTE, Y DEBE CONTENER BASICAMENTE LA SIGUIENTE INFORMACION: LUGAR Y FECHA NUMERO DE ORDEN EN FORMA CONTINUA Y ASCENDENTE IDENTIFICACION DEL ALAMCEN CONCEPTO DE LA TRANSACCION Y NUMERO DEL DOCUMENTO SOPORTE CONCEPTO DE LA ENTRADA, ESPECIFICANDO: NOMBRE DEL PROVEEDOR Y LUGAR DE ORIGEN DOCUMENTO DE IDENTIDAD O NIT NOMBRE Y CODIGO DEL ELEMENTO UNIDAD DE MEDIDA CANTIDAD, VALOR UNITARIO, VALOR TOTAL DEL ELEMENTO VALOR TOTAL DEL COMPROBANTE FIRMA DEL ALMACENISTA

14 Conceptos de Entrada de BienesPOR COMPRA POR PRODUCCION DONACION APROVECHAMIENTO SOBRANTES DEVOLUCIÓN O REINTEGRO TRASPASO RECUPERACION REPOSICION NACIMIENTO SEMOVIENTES PRESTAMO ARRIENDO COMODATO PERMUTA

15 ENTRADA POR COMPRA Son las operaciones mercantiles mediante las cuales la entidad adquiere bienes mediante la erogacion de fondos, de conformidad con las disposiciones vigentes Se perfecciona cuando el almacenista firma la factura o comprobante de recibo. Se debe comprobar previamente las caracteristicas fisicas de los bienes referente a cantidad, clase, marca, estado, etc. contra los documentos soporte. Se debe elaborar la correspondiente entrada, con el numero de copias determinadas, una para contabilidad para el registro valorizado.

16 ENTRADA POR COMPRA 1. Compra en el país

17 ENTRADA POR COMPRA 2. Compra en el exterior3.ngreso del bien adquirido en el exterior .

18 NORMAS GENERALES DE ADQUISICIONES POR COMPRALa recepción de los bienes debe realizarse en los almacenes, bodegas o depósitos segun lo pactado en el contrato o pedido correspondiente. Puede también recibirse en el lugar de utilización, en el caso de bienes con caracteristicas especiales. En este caso se elabora entrada y salida simultaneamente.

19 NORMAS GENERALES DE ADQUISICIONES POR COMPRAEn los contratos o pedidos en que se estipule las especificaciones técnicas de determinados materiales o equipos y que deban verificarse por peritos mediante ensayos o pruebas, la recepción en almacen se hace a título de depósito y en forma condicional mientras se produce el concepto pericial o resultado de las pruebas. El registro se lleva extracontable.

20 NORMAS GENERALES DE ADQUISICIONES POR COMPRALos bienes recibidos en demostración solo ingresan al almacen cuando se autorice su adquisicion; provisionalmente se contabilizan extracontablemente y quedan a cargo del funcionario que los tenga en su poder o servicio.

21 NORMAS GENERALES DE ADQUISICIONES POR COMPRADebe prohibirse guardar bienes de propiedad particular dentro del almacen. Excepto los recibidos con las formalidades legales.

22 Entrada de Bienes por producción Esta modalidad se presenta cuando una entidad produce (construye en el caso de los inmuebles) algunos bienes que finalmente se utilizarán internamente y que constituyen un activo mueble, inmueble o un bien que sin ser activo sea clasificado como devolutivo Se debe elaborar el comprobante de entrada. El valor corresponderá al establecido en el sistema de costeo adoptado. Si la materia prima fue suministrada por el mismo almacen se hará comprobación de las unidades producidas. En caso de sobrantes se exigirá la devolución de los mismos.

23 Entrada de bienes por producciónConstrucción de inmuebles

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25 Maquinaria, planta y equipo en montaje

26 Al terminar el montaje Producción de bienes muebles

27 Producción de bienes con recursos del crédito:

28 Cuando el bien está en condiciones de utilización:

29 Entrada por donación Se presenta cuando por voluntad de una persona natural o jurídica se transfiere a título gratuito e irrevocable la propiedad de un bien que le pertenece a favor de una entidad estatal, previa aceptación del funcionario administrativo competente Se elabora comprobante de entrada Si proviene de otra entidad oficial, el comprobante de entrada se elabora con base en el acta de baja de la entidad donante. Cuando provienen de particulares el comprobante se elabora con base en acta de recibo y el precio el que corresponda a la factura o el avaluo respectivo.

30 Bienes destinados a la formación bruta de capital en entidades deGobierno General:

31 Entrada por aprovechamiento Se presenta cuando como resultado de bienes dados de baja son desmantelados y resultan piezas o repuestos aprovechables Se elabora entrada a almacen con las observaciones correspondientes. El valor es el fijado en el acta de avaluo correspondiente.

32 Entrada de bienes por aprovechamiento

33 Entrada por Sobrantes Se da como resultado de la practica de inventario o controles ordinarios, al encontrar bienes no registrados en deposito o en servicio. Cuando como resultado de la práctica de inventario fisico aparezcan bienes sin registrar en los inventarios, sin especificaciones y valor, se deberán especificar segun las normas establecidas previamente o que en occasion de esta situación se creen. El valor sera el que tenga comercialmente o que mediante avaluo se determine. En el comprobante se harán las observaciones respectivas.

34 Entrada por Sobrantes Cuando el elemento sobrante se encuentre en servicio se determinará su envio al almacen o su continuación en servicio, caso en el cual se hara firmar la salida por el responsable a cuyo cargo queda el bien.

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36 Entrada por devolución o reintegro Es la devolución al almacen de bienes que no se requieren en las dependencias o por haber llegado al limite su vida util. Se debe obtener la autorización correspondiente previa solicitud. El almacenista debe constatar el estado, clase, calidad, marca, modelo y demás caracteristicas que se encuentren en el comprobante de salida con que fueron entregados los bienes.

37 Entrada por devolución o reintegro Es la devolución al almacen de bienes que no se requieren en las dependencias o por haber llegado al limite su vida útil. De encontrar conforme el bien, se elabora el comprobante de entrada, en caso contrario se abstendrá de recibir el elemento e informará por escrito al ordenador con el fin de que se investigue las causales y se establezcan las responsabilidades del caso.

38 Entrada por devolución o reintegro Es la devolución al almacen de bienes que no se requieren en las dependencias o por haber llegado al limite su vida util. El almacenista no debe aceptar la sustitución o reemplazo de bienes entregados inicialmente con otros diferentes, o aceptar bienes danados, deteriorados, con roturas o averias sin haber determinado previamente la responsabilidad.

39 Entrada por devolución o reintegro:

40 Entrada por devolución o reintegro:

41 Entrada por traspaso Es la entrega de un bien a otra entidad estatal o a otro almacen de la misma entidad ocasionado la cesación de responsabilidad de quien entrega.. Se elabora comprobante entrada Cuando se da entre almacenes de la misma entidad el funcionario responsable de su recibo verifica recepción en presencia del transportador que correspondan a las caracteristicas y cantidades relacionadas en la copia adjunta del comprobante de salida del almacen de origen y en la orden de traslado.

42 Entrada por traspaso Es la entrega de un bien a otra entidad estatal o a otro almacen de la misma entidad ocasionado la cesación de responsabilidad de quien entrega. Si el transportador es ajeno a la entidad la confrontación se hace con con la copia del comprobante de salida del almacen de origen, la orden de traslado o la guia o planilla de transporte. Si no se encuentran conformen el funcionario responsible se debe abstener de recibirlos e informe al funcionario competente para las medidas del caso.

43 Entrada por traspaso Es la entrega de un bien a otra entidad estatal o a otro almacen de la misma entidad ocasionado la cesación de responsabilidad de quien entrega.. Si los bienes se encuentran de conformidad se hace constar en la planilla o guia, firma el comprobante de salida del almacen de origen, expide el cumplido de transporte y remite copia del comprobante de entrada de elementos al almacen de origen.

44 Entrada por traspaso Es la entrega de un bien a otra entidad estatal o a otro almacen de la misma entidad ocasionado la cesación de responsabilidad de quien entrega.. El responsable del manejo de bienes debe informar dentro de un periodo determinado, so pena de deducir responsabilidad administrativa y fiscal, mediante comprobante de entrada y el diligenciamiento del comprobante de entrada al almacen de origen.

45 Entrada por recuperación Se entiende como la reaparición fisica de bienes una vez han sido descargados de los registros de inventarios y contables y cuya pérdida fue asumida por la entidad. Se da nuevamente la entrada al almacen mediante el respectivo comprobante, indicando las nuevas caracteristicas que impliquen la reespresion de su valor. Si existe proceso administrativo o fiscal informar para que cese o varie su valor.

46 Entrada por recuperación:Cuando hay lugar a proceso de responsabilidad fiscal:

47 Entrada por reposición Consiste en reemplazar los bienes faltantes o los que han sufrido daño por causas derivadas del mal uso o indevida custodia, por otros iguales o de similares caracteristicas. Cuando el responsable los entrega en igualdad de condiciones de marca, modelo, similitud, calidad, clase, cantidad, se debe exigir: Solicitud del responsable de los faltantes ofreciendo los que va a reponer y el detalle de estos. Aceptacion de la reposición por el competente Concepto técnico del lleno de los requisitos Acta de recibo de los actuantes y comprobante de entrada.

48 Entrada por reposición:

49 Entrada por nacimiento de semovientesLa entrada se produce previo concepto de su crianza y avaluo. Se debe recurrir a listas en poder de gremios. Se debe definir los responsables de su tenencia.

50 Entrada por nacimiento de semovientes:

51 Entrada por préstamos Es el recibo de bienes de propiedad de un tercero por un tiempo determinado bajo la promesa de ser devueltos En el comprobante de entrada se debe indicar las condiciones bajo las cuales se recibe, detallando las caracteristicas del bien y en poder de quien queda bajo resposabilidad. Su registro extracontable

52 Entrada por préstamo

53 Entrada por permuta Consiste en entregar bienes en pago o en parte de pago para recibir otro u otros. Se produce entrada especificando el bien recibido en la negociación. Se debe precisar si se trata de una compra o una permuta. Se debe dar de baja los bienes que se entregan en dacion de pago.

54 Entrada por permuta:

55 BIENES EN ARRENDAMIENTO

56 COMODATO

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58 LEASING

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60 Compensaciones

61 Salida de bienes La salida debe quedar soportada en un comprobante como documento legal que identifica clara y detalladamente la salida fisica y real de un bien, cesando de esta manera y mediante requisito probatorio la responsabilidad por la custodia, administración, conservación, etc., por parte del almacenista y quedando en poder del funcionario destinatario.

62 Normas generales sobre salida de bienesEl comprobante de salida debe elaborarse por el almacenista en forma previa a la entrega de bienes. Cuando las existencias no son suficientes para hacer la provisión se pueden hacer entregas parciales. No se debe variar el destinatario ni el lugar de destino en el comprobante de salida, ni cambiar o reemplazar elementos por otros, aunque sean similares y tengan el mismo valor. El comprobante de salida no debe tener tachones, enmendaduras, adiciones, intercalaciones o correcciones. Cuando a ello hubiere lugar deben ser previamente autorizadas por funcionario competente. La persona que recibe debe indicar cargo, dependencia y documento de identidad en constancia de la responsabilidad que asume respecto a los bienes.

63 Normas generales sobre salida de bienesCuando se entrega bienes a otra entidad la firma debe corresponder al representante legal o funcionario delegado para el efecto con documento de identidad. Las salidas con destino a otras oficinas o regionales de la entidad se comprueban con la guia de planilla de la empresa transportadora, sin perjuicio de exigir que el comprobante este firmado por el jefe de la oficina o dependencia de destino. No se debe hacer firmar el comprobante de salida de almacen por el destinatario hasta tanto no sean entregados la totalidad de los bienen que en el figuren, ni dejar anotaciones respecto a los bienes que hacen falta o que posteriormente seran entregados.

64 Normas generales sobre salida de bienesEl comprobante de salida es el documento soporte para el registro de movimientos por salidas y debe contener básicamente la siguiente información: Lugar y fecha de emisión Numeración continua y ascendente Identificacion del almacen Concepto de salida, especificando: dependencia destinataria, nombre y código de elemento, unidad de medida, cantidad despachada, firma del jefe de la dependencia solicitante, firma del almacenista o quien haga sus veces, firma del empleado que recibe y su identificacion. Numero y fecha de solicitud de pedido Descripción de cada elemento Numero de renglones utilizados

65 CONCEPTOS DE SALIDA DE BIENESSUMINISTRO AL SERVICIO FALTANTES PRESTAMO DONACION POR BAJA MUERTE SEMOVIENTES VENTA ARRIENDO DEPOSITO TRASPASO DACION EN PAGO

66 Salida por suministros Consiste en la entrega de elementos para el desarrollo de las funciones de las diferentes dependencias en cumplimiento de los objetivos institucionales. Se requiere solicitud de pedido del jefe de la dependencia en formato preestablecido, en donde se detalle la clase de elementos, numero de unidades, anulando los renglones no utilizados y senalando la persona que los recibe, quien se hace rsponsable administrativa y fiscalmente de su tenencia.

67 Salida por suministros Consiste en la entrega de elementos para el desarrollo de las funciones de las diferentes dependencias en cumplimiento de los objetivos institucionales. El jefe de aquisiciones y suministros o quien haga sus veces expide orden de suministro, la cual debe contener los elementos, numero de unidades, destinatario y la dependencia, con anulacion de los renglones no utilizados.

68 Salida por suministros Consiste en la entrega de elementos para el desarrollo de las funciones de las diferentes dependencias en cumplimiento de los objetivos institucionales. El destinatario una vez comprobada las caracteristicas y estado de los elementos que se le suministran firma documentos de salida con documento de identidad en constancia de la responsabilidad asumida.

69 Salida por faltantes y responsabilidades Se da como consecuencia de la perdida, daño o deterioro distinto al uso normal, disminucion y mal uso. La disminución originada en los casos señalados da lugar al inicio de proceso de responsabilidad disciplinaria y fiscal.

70 DAÑO PATRIMONIAL AL ESTADO.“ES LA LESIÓN DEL PATRIMONIO PÚBLICO, REPRESENTADA EN EL MENOSCABO, DISMINUCIÓN, PERJUICIO, DETRIMENTO, PÉRDIDA, USO INDEBIDO O DETERIORO DE LOS BIENES O RECURSOS PÚBLICOS, O A LOS INTERESES PATRIMONIALES DEL ESTADO, PRODUCIDA POR UNA GESTIÓN FISCAL ANTIECONÓMICA, INEFICAZ, INEFICIENTE, INEQUITATIVA E INOPORTUNA, QUE EN TÉRMINOS GENERALES, NO SE APLIQUE AL CUMPLIMIENTO DE LOS COMETIDOS Y DE LOS FINES ESENCIALES DEL ESTADO.”

71 PERDIDA, DAÑO O DETERIORO DE BIENESARTICULO 7o. Ley 610 de 2000 PERDIDA, DAÑO O DETERIORO DE BIENES “En los casos de pérdida, daño o deterioro por causas distintas al desgaste natural que sufren las cosas, de bienes en servicio o inservibles no dados de baja, únicamente procederá derivación de responsabilidad fiscal cuando el hecho tenga relación directa con el ejercicio de actos propios de la gestión fiscal por parte de los presuntos responsables.”

72 En los demás eventos de pérdida, daño o deterioro de este tipo de bienes, el resarcimiento de los perjuicios causados al erario procederá como sanción accesoria a la principal que se imponga dentro de los procesos disciplinarios que se adelanten por tales conductas o como consecuencia civil derivada de la comisión de hechos punibles, según que los hechos que originaron su ocurrencia correspondan a las faltas que sobre guarda y custodia de los bienes estatales establece el Código Disciplinario Único o a los delitos tipificados en la legislación penal.

73 PRONUNCIAMIENTOS ORGANO DE CONTROL FISCALLa Administración Pública en desarrollo de su gestión fiscal, tiene la obligación legal de establecer los mecanismos idóneos que le permitan cumplir funciones de su competencia, sin perjuicio que en el ejercicio de la vigilancia que compete al Órgano de Control, pueda endilgarle responsabilidad fiscal a la alta dirección de las organizaciones en tanto se compruebe detrimento al patrimonio de la entidad ocasionado por la ausencia o la deficiencia en sus controles y procedimientos internos.

74 PRONUNCIAMIENTO CONSEJO DE ESTADONOTA : El Consejo de Estado - Sala de Consulta y Servicio Civil- C.P. Flavio Augusto Rodríguez Arce, en concepto de agosto 4 de 2003, considera que el inciso segundo del artículo 7o. de la Ley 610 de 2000, se encuentra tácitamente derogado en razón a que la Ley 734 de 2002 que contiene el Código Disciplinario Único, reguló de manera íntegra la materia y en ella no se contempló sanciones accesorias. En este contexto, la Sala expresa: “ Puede afirmarse, entonces, que como consecuencia de la desaparición de la sanción accesoria en el nuevo Código Único Disciplinario, el resarcimiento de los perjuicios causados al erario por la de bienes, por vía disciplinaria, sólo procede mediante la devolución, reparación o restitución voluntaria del bien - no a título de sanción - que realice el servidor público lo cual produce efectos en la graduación de la sanción”.

75 PRONUNCIAMIENTOS ORGANO DE CONTROLFISCAL Cada entidad es autónoma en el manejo de sus bienes y debe establecer un sistema integrado que le permita proteger los recursos de la organización y buscar su adecuada administración ante los posibles riesgos que los afectan, de conformidad con las normas y principios de la función administrativa y del control interno a que se refieren los artículos 209 y 269 de la Constitución Política y las Leyes 87 de 1993 y 489 de 1998.

76 PRONUNCIAMIENTOS ORGANO DECONTROL FISCAL La administración pública, en todos sus órdenes, está facultada para desarrollar su propio control interno. Así cada entidad tiene responsabilidad en el manejo de sus operaciones y del adecuado cumplimiento de sus objetivos, encontrándose dentro de éstos el correspondiente a sus bienes, significando ello que los organismos del Estado tienen la responsabilidad directa para administrar y manejar sus respectivos patrimonios (recursos y bienes) y están en la obligación de diseñar y adoptar los mecanismos que les permitan el control y racionalización de los mismos.

77 Cesación de responsabilidadesLa responsabilidad fiscal cesa en los siguientes casos: Por la entrega formal de los bienes suministrados Por la comprobación del pago total de los bienes imputados como faltantes Por la reposición debidamente aceptada en razon de bienes de idénticas caracteristicas y valor Por el pago de la compania aseguradora Por fallo sin responsabilidad fiscal

78 Compensaciones Cuando en la constatación fisica de bienes devolutivos, de consumo, servibles e inservibles en deposito o en servicio se determinan sobrantes que hayan podido confundirse con otros semejantes o similares en apariencia, clase, naturaleza y precio y habiéndose determinado faltantes podrán hacerse compensaciones, previa evaluacion de las causas .

79 Compensaciones No es permitido compensar bienes que figuren en los registros identificados como cuerpo cierto, tales como maquinas, vehiculos, electrodomesticos, etc., ya que su registro se encuentra individualizado mediante un numero o una serie. Se perfecciona con la autorizacion del competente y la elaboración de las entradas, salidas y registros.

80 BAJA DE BIENES Es el proceso mediante el cual la administracion decide retirar un bien definitivamente del patrimonio de la entidad. Se perfecciona con el retiro fisico, el descargue de los registros contables y de inventario y el cumplimiento de los requisitos establecidos para cada caso, según el hecho que le dio origen.

81 Clases de Baja De bienes serviblesEs la salida definitiva de bienes que se encuentran en buenas condiciones pero han sido considerados obsoletos técnico o no son requeridos para el servicio.

82 Clases de Baja De bienes inserviblesLa baja procede en ausencia de una responsabilidad Es el retiro definitivo de bienes que por su desgaste, deterioro u obsolescencia fisica, no son utiles para el servicio al cual se hayan destinado.

83 Clases de Baja Por exoneracion de responsabilidad fiscal Se da como resultado del fallo a favor del responsable de su tenencia.

84 Clases de Baja Por cesación del proceso de responsabilidad fiscalSi durante el proceso el responsable paga el bien se produce la baja descargando el valor de la cuenta responsabilidades.

85 Clases de Baja Por cesación del proceso de responsabilidad fiscalSi durante el proceso el responsible repone el bien se suspende el proceso de responsabilidad fiscal, se da entrada al nuevo y se da de baja al que originó el proceso.

86 Clases de Baja Destino a la ventaEs la operación mercantil consistente en la transferencia de dominio de un bien servible o inservible a cambio de un precio representado en dinero

87 Clases de Baja Destino a la ventaOrdenada la baja se ordena el avaluo comercial que permita establecer el valor unitario o monto total de los bienes para venta por lotes. Cuando no existan funcionarios capacitados deben contratarse peritos expertos en la materia. El avaluo determina el procedimiento para la venta.

88 Propiedades, planta y equipoBaja de bienes segun la Contaduría General de la Nación Corresponde al proceso soportado legalmente con un acto administrativo, mediante el cual se retiran de las Propiedades planta y equipo, los bienes que han sido objeto de destrucción total o parcial por siniestro, pérdida o inservibilidad, el cual se utiliza como soporte contable para efectuar los respectivos registros

89 Propiedades, planta y equipoBaja de bienes Las Propiedades, planta y equipo que hayan sido dados de baja, deben retirarse contablemente afectando el costo histórico, los registros de depreciación o amortización acumulada, así como las valorizaciones, desvalorizaciones y provisiones que afecten al activo correspondiente.

90 Propiedades, planta y equipoAquellos activos que no se encuentren en condiciones de uso y no están totalmente depreciados o amortizados, afectarán la cuenta de gastos extraordinarios Pérdida en baja de propiedades, planta y equipo, por el valor residual, afectando adicionalmente la cuenta Activos totalmente depreciados, agotados o amortizados.

91 Propiedades, planta y equipoEn el evento en que un bien provisionado sea objeto de pérdida por un hecho extraordinario se afectará la provisión hasta el monto contabilizado y la diferencia se llevará a la subcuenta de gasto Pérdida en baja de propiedades, planta y equipo.

92 Entrega de almacenes Se debe tener en cuenta:Acto administrativo donde se designe el funcionario que recibe, indicando el tiempo que durará la entrega. Que el funcionario que recibe se haya posesionado en el cargo

93 Entrega de almacenes Se procede al conteo fisico y entrega de elementos devolutivos y de consumo en existencia por grupos de inventario, registrando con claridad las caracteristicas de los bienes , cantidad, valor unitario y total y estado de conservacion. Los bienes inventariados deben corresponder a los registrados en los listados y tarjetas de kardex.

94 Entrega de almacenes Los borradores de los inventarios que se levanten deben firmarse por quien entrega y recibe, lo mismo que por las demás personas que intervienen en la diligencia.

95 Entrega de almacenes El funcionario de manejo debe entregar mediante inventario los elementos devolutivos que tenga en servicio en su dependencia y los que haya entregado a empleados, trabajadores o contratistas que dependan de el. Cuando lleve el control de los bienes en servicio debe confrontar los inventarios individuales con el saldo de los registros en almacen.

96 Entrega de almacenes La entrega total del almacen se hace constar en un acta firmada por todos los actuantes, dejando constancia de las irregularidades, inconsistencias y diferencias encontradas.

97 Entrega de almacenes cuando se abandona el cargoEl funcionario competente designa el funcionario que debe realizar el inventario fisico y la entrega de las existencias al nuevo empleado de manejo. Se solicita por escrito a la Compania aseguradora la designacion de un representante. Si se conoce el paradero del almacenista saliente se le notifica personalmente, o sino por edicto, indicando la fecha y hora en que se inicia la entrega.

98 Entrega de almacenes cuando se abandona el cargoSi el almacenista saliente concurre, se adelanta la entrega en forma normal. En caso contrario se adelanta la entrega por parte del funcionario designado y se dejan las constancias del caso.

99 Entrega de almacenes cuando se abandona el cargoEn el acta se deja constancia de los elementos sobrantes y faltantes que aparezcan al comparar el numero de unidades fisicas establecidas en la práctica del inventario fisico con los registros actualizados de listados y tarjetas de kardex.

100 Entrega de almacenes cuando se abandona el cargoSi los registros o tarjetas de kardex de inventarios permanentes se encuentran desactualizados o el empleado saliente no los pone a disposición se registran en el inventario las cantidades fisicas de cada elemento que se verifique y sobre este inventario abre sus tarjetas el nuevo almacenista.

101 Entrega de almacenes cuando se abandona el cargoSi alguno de los elementos se requiere con urgencia es necesario que antes de su entrega se registre en el inventario de recibo. Los elementos que lleguen durante la diligencia, seran recibidos por el almacdenista entrante y registrados en forma separada para ser integrados al termino del proceso.

102 Entrega de almacenes cuando se abandona el cargoSe debe establecer un limite a la entrega contados a partir de la fecha de posesion del empleado entrante. Si el nuevo almacenista inicia su ejercicio sin la entrega formal de los bienes asume la responsabilidad administrativa y fiscal por las diferencias en cantidades y calidad que se puedan presentar.

103 Propiedades, planta y equipoCorresponde a los bienes tangibles que cumplen las siguientes características: De propiedad del ente público. Adquiridos a cualquier título, para usarlos en la prestación de servicios o en la producción de bienes, usufructuarlos o utilizarlos en la administración del ente público, así como aquellos que por circunstancias especiales no están siendo explotados.

104 Propiedades, planta y equipoNo están destinados para la venta en desarrollo de actividades comerciales. Su vida útil probable estimada en condiciones normales de funcionamiento excede de un año.

105 Propiedades, planta y equipoEvidencia documentaria La propiedad o dominio de los bienes inmuebles se determina mediante escritura pública debidamente protocolizada, en tanto que la de los muebles, a través de tarjetas de propiedad, facturas, actas, resoluciones o actos administrativos.

106 Propiedades, planta y equipoValor en libros Corresponde al valor neto resultante de conjugar el costo histórico, amortización, provisiones, valorizaciones y desvalorizaciones aplicables a cada clase de bien, según sea el caso.

107 Propiedades, planta y equipoVida útil Lapso durante el cual se espera que un activo pueda ser usado por un ente público en la prestación de servicios o en la producción de bienes, no obstante considerar características o circunstancias tales como, especificaciones de fábrica, deterioro por uso, acción de factores naturales u obsolescencia por avance tecnológico, entre otros conceptos.

108 Propiedades, planta y equipoVida útil También se considera vida útil el número de unidades de producción u otras similares que el ente público espera obtener del activo. La vida útil puede ser modificada cuando circunstancias especiales, cambien la capacidad de producción o de servicios de las propiedades, planta y equipo.

109 Propiedades, planta y equipoReparaciones o mantenimiento Erogaciones en las cuales incurre el ente público con el fin recuperar y conservar la capacidad normal de producción y utilización de las Propiedades planta y equipo, se registran afectando las Cuentas de gastos o costos de producción, según corresponda.

110 Propiedades, planta y equipoPropiedades, planta y equipo no explotados Corresponde a los bienes muebles e inmuebles que no han sido objeto de uso o explotación, así como aquellos que debido a características o circunstancias de mantenimiento, no están siendo utilizados por el ente público. En esta cuenta no se incluyen los conceptos de bienes inservibles y bienes muebles en bodega.

111 16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO1605 TERRENOS 1610 SEMOVIENTES 1615 CONSTRUCCIONES EN CURSO 1620 MAQUINARIA, PLANTA Y EQUIPO EN MONTAJE 1625 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO EN TRANSITO 1630 EQUIPOS Y MATERIALES EN DEPOSITO 1635 BIENES MUEBLES EN BODEGA 1636 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO EN MANTENIMIENTO 1640 EDIFICACIONES

112 16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO1643 VIAS DE COMUNICACIÓN Y ACCESO INTERNAS 1645 PLANTAS, DUCTOS Y TUNELES 1650 REDES, LINEAS Y CABLES 1655 MAQUINARIA Y EQUIPO 1660 EQUIPO MEDICO Y CIENTÍFICO 1665 MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA 1670 EQUIPOS DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACIÓN

113 16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO1675 EQUIPO DE TRANSPORTE, TRACCIÓN Y ELEVACIÓN 1680 EQUIPO DE COMEDOR, COCINA, DESPENSA Y HOTELERÍA 1685 DEPRECIACIÓN ACUMULADA (CR) 1686 AMORTIZACIÓN ACUMULADA (CR) 1695 PROVISIONES PARA PROTECCIÓN DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO (CR)

114 Propiedades, planta y equipoPérdida del activo Cuando la pérdida del activo se constituye en responsabilidad, por el valor de reposición del bien, la diferencia entre el valor de reposición y el valor en libros del activo retirado, se constituye como un crédito diferido en la Subcuenta Ingreso en la constitución de responsabilidades.

115 Propiedades, planta y equipoPor siniestro Si el origen del retiro del activo corresponde a causas extraordinarias o fortuitas, la entidad asumirá el valor de la pérdida que no cubran los seguros que amparen el activo de que se trate, afectando la subcuenta de gastos extraordinarios, Pérdidas en siniestros.

116 Propiedades, planta y equipoSimultáneamente, deberá registrarse en las Cuentas de orden de control, el valor de las pérdidas reales como evidencia de las acciones legales y fiscales que deben adelantarse.

117 Propiedades, planta y equipoBienes inservibles Los activos totalmente depreciados o amortizados, que sean retirados del servicio, por considerarse inservibles, se registrarán en la cuenta de orden deudora, Activos totalmente depreciados, agotados o amortizados, hasta tanto se defina su destinación final.

118 Propiedades, planta y equipoAplicación contable Reconocimiento Las Propiedades, Planta y Equipo deben reconocerse por su costo histórico.

119 Propiedades, planta y equipoAplicación contable Reconocimiento Los activos recibidos en cambio, permuta, donación, dación de pago u otra modalidad, serán reconocidos por parte del ente público que los recibe, por el valor convenido o, a falta de éste, por un valor determinado mediante avalúo técnico. El ente público que transfiere el bien lo retirará por el valor en libros.

120 Propiedades, planta y equipoActualización Para efectos del tratamiento contable de los ajustes correspondientes a activos financiados, deben aplicarse las normas técnicas y procedimentales relativas al costo reexpresado.

121 Propiedades, planta y equipoPara la actualización de las Propiedades Planta y Equipo, podrán aplicarse como métodos, el costo de reposición y el valor de realización determinado mediante avalúos

122 Propiedades, planta y equipoTratándose de bienes inmuebles y con fines de revelación en la información contable, se consideran como métodos de reconocido valor técnico los siguientes: precio de mercado, valor presente (capitalización de rentas o ingresos), costo de reposición y método (técnica) residual, entre otros.

123 Propiedades, planta y equipoLa selección y aplicación de las metodologías deberá considerar la relación costo - beneficio para la entidad, procurando evitar erogaciones significativas, teniendo en cuenta que los avalúos podrán efectuarse con personal de la entidad, con personas naturales o jurídicas que cuenten con la idoneidad y capacidad para su realización o, con el apoyo de entidades oficiales. Así mismo, deberá atender la expectativa inmediata de la administración, de acuerdo con la destinación prevista para el inmueble.

124 Propiedades, planta y equipoPara efectos contables, los avalúos deberán considerar, entre otros, criterios de ubicación, estado, capacidad productiva, situación de mercado, grado de negociabilidad de los bienes, eventos generadores de valor y afectaciones.

125 Propiedades, planta y equipoPara efectos de enajenación, adquisición, permuta, cesión a cualquier título y, en general, para efectos diferentes a la revelación en la información contable, la entidad deberá establecer el valor del bien mediante un avalúo técnico practicado por entidades especializadas, con estricta sujeción a las disposiciones legales vigentes.

126 Propiedades, planta y equipoEl costo de reposición se establece mediante avalúos o precios de referencia. Para efecto de estos últimos, podrán tomarse como base, los publicados por organismos oficiales o especializados tales como: el Ministerio de Transporte para los vehículos, el SICE, el Ministerio de Agricultura para los semovientes o el valor asegurado de los activos.

127 Propiedades, planta y equipoEl registro de la actualización de los avalúos quedará incorporado al cierre del período contable, habiendo afectado las cuentas y subcuentas de conformidad con la norma técnica respectiva.

128 Propiedades, planta y equipoCuando a juicio del representante legal, el valor registrado del bien no refleje su realidad económica, deberá efectuarse la actualización respectiva. Se debe tener en cuenta como elementos generadores de valor, aspectos tales como, el cambio de categoría jurídica del suelo; la modificación del régimen de su uso y, la autorización de un mayor aprovechamiento del mismo en edificación, bien sea por modificación del índice de ocupación y/o el de construcción, en el contexto del POT, de conformidad con la reglamentación urbanística vigente. Los avalúos deberán revisarse teniendo en cuenta la entrada en vigencia de un nuevo POT o esquema de ordenamiento territorial.

129 Propiedades, planta y equipoExcepción Las entidades públicas sujetas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera, seguirán aplicando las metodologías autorizadas por dicha entidad, para el avalúo de bienes inmuebles. La vigencia de los avalúos será la establecida por ese organismo de inspección y vigilancia.

130 Propiedades, planta y equipoDepreciación, Amortización y Provisión Las propiedades, planta y equipo serán objeto de depreciación, amortización y provisión.

131 Propiedades, planta y equipoDepreciación La depreciación se calculará sobre el 100% del valor del activo para cada bien individual y de ello se llevará un registro permanente en Kárdex, así como un cuadro de depreciación que formará parte integral de la información contable.

132 Propiedades, planta y equipoEl registro contable de la depreciación corresponderá a un cargo a las subcuentas de la cuenta 5330 – Depreciación de Propiedades, planta y equipo con abono a las subcuentas de la cuenta del activo Depreciación Acumulada (CR).

133 Propiedades, planta y equipoActivos no sujetos a depreciación Corresponde a los bienes que no obstante ser adquiridos con la finalidad de ser utilizados por el ente público, por determinadas circunstancias aún no han sido puestos al servicio, al igual que aquellos que se encuentran en mantenimiento o no son objeto de uso o explotación para el desarrollo del cometido estatal.

134 Propiedades, planta y equipoAjustes a la alícuota de depreciación La vida útil estimada de un activo depreciable puede ser diferente a su vida física, por lo cual deberá revisarse periódicamente. Cuando se compruebe que la vida útil diferente a la estimada inicialmente, debe modificarse la alícuota de depreciación de tal manera que se ajuste a la vida útil real con base en cálculos de reconocido valor técnico.

135 Propiedades, planta y equipoAjustes a la alícuota de depreciación Bajo esta circunstancia, el saldo por depreciar se distribuirá entre los años que resten de la nueva vida útil estimada.

136 Propiedades, planta y equipoAños de vida útil de activos depreciables La vida útil de un activo depreciable debe definirse por parte del ente público, en relación con el servicio esperado del activo. En circunstancias normales pueden considerarse como vida útil para los activos depreciables, cuando se utilizan los métodos de depreciación de Línea recta, Suma de los dígitos de los años o Saldos decrecientes, las siguientes:

137 TABLA DE DEPRECIACIÓN ACTIVOS DEPRECIABLES AÑOS DE VIDA UTILACTIVOS DEPRECIABLES AÑOS DE VIDA UTIL Edificaciones Embalses, represas y canales-Obras civiles 50 Embalses, represas y canales-Obras control 25 Equipo y accesorios de generación, transmisión, distribución, producción, conducción, tratamiento, etc. 25 Torres, postes y accesorios Redes, líneas y cables aéreos y sus accesorios 25 Redes, líneas y cables subterráneos y sus accesorios 25 Plantas y ductos

138 TABLA DE DEPRECIACION ACTIVOS DEPRECIABLES AÑOS DE VIDA UTILMaquinaria y equipo Barcos, trenes, aviones y maquinaria Equipo médico y científico Muebles, enseres y equipo de oficina Equipo de comunicación y accesorios Equipo de transporte, tracción y elevación Equipo de comedor, cocina, despensa y hotelería 10 Equipo de computación y accesorios 5

139 Propiedades, planta y equipoModificación a los años de vida útil En circunstancias tales como acción de factores naturales, deterioro por uso, obsolescencia, avance tecnológico o especificaciones de fábrica, podrá fijarse una vida útil diferente y revelar tal situación en las Notas a los Estados Contables.

140 Propiedades, planta y equipoLa depreciación debe determinarse sistemáticamente mediante la aplicación de métodos de reconocido valor técnico, teniendo en cuenta, en todos los casos, aplicar el que mejor refleje el necesario equilibrio entre los beneficios recibidos, la vida útil y la distribución del costo del activo correspondiente.

141 Propiedades, planta y equipoEl método de depreciación adoptado debe revisarse periódicamente con el fin de ajustarlo a los cambios significativos que llegaren a presentarse en el patrón esperado de beneficios económicos. Debe cambiarse cuando circunstancias especiales lo ameriten, de acuerdo con los servicios recibidos del activo, caso en el cual el efecto de dicho cambio debe cuantificarse y revelarse en las Notas a los Estados Contables, indicando las razones que lo justificaron.

142 Propiedades, planta y equipoEl método adoptado para cada activo debe aplicarse en forma consistente durante el período, independiente de consideraciones fiscales o de rentabilidad, con el fin de proporcionar comparabilidad en los resultados de las operaciones. Son considerados métodos de reconocido valor técnico los siguientes: Línea recta, Número de unidades de producción u Horas de trabajo, Suma de los dígitos de los años y Saldos decrecientes.

143 Propiedades, planta y equipoLínea recta Por este método se determina una alícuota periódica constante para registrarla como gasto durante la vida útil del activo. Se aplica cuando el activo es utilizado de manera regular y uniforme en cada período y su cálculo resulta de la siguiente formulación: Costo del activo reexpresado Alícuota periódica = Vida útil estimada del activo

144 Propiedades, planta y equipoPosibilidad de utilizar un método de depreciación diferente Previa autorización del Contador General de la Nación, el ente público podrá utilizar un método de depreciación diferente a los anteriores, para lo cual deberá presentar un a solicitud motivada indicando las características del método que pretende utilizar.

145 Propiedades, planta y equipoDepreciación de bienes usados La depreciación de los bienes usados se determinará a partir del momento en que se adquieren y utilizan dichos bienes, tomando como base la vida útil restante, de acuerdo con las condiciones naturales y capacidad de producción o de servicio de los mismos.

146 Propiedades, planta y equipoDepreciación de bienes recibidos por donación La depreciación de estos bienes se hará con base en el valor por el cual se reciben o, el determinado mediante avalúo técnico, teniendo en cuenta la vida útil del bien.

147 Carta circular 73 de 2007 Ajuste de los valores absolutos para el reconocimiento y revelación contable de la adquisición y depreciación de los activos de menor cuantia.

148 Carta circular 73 de 2007 Los activos con valor igual o inferior a medio salario minimo legal vigente se deben registrar afectando directamente el gasto

149 Propiedades, planta y equipoSuspensión de la depreciación Cuando un activo sea retirado temporalmente del servicio por situaciones tales como mantenimiento, o porque se encuentran contabilizados en la cuenta Propiedades, planta y equipo no explotados, debe suspenderse la depreciación hasta cuando empiece a usarse nuevamente.

150 Propiedades, planta y equipoAmortización La base para el cálculo de la amortización es el valor del activo 31 de diciembre. En el caso de las vías de comunicación y acceso internas, el valor del terreno debe ser excluido cuando forma parte del bien amortizable. El gasto por amortización debe reconocerse a partir de la fecha en que se inicia el ciclo productivo del bien o a partir de la fecha en que el ente público inicia su usufructo.

151 Propiedades, planta y equipoProvisión Deben registrarse provisiones para reconocer la pérdida por demérito u obsolescencia presentada por hechos extraordinarios o fortuitos; asimismo, para aquellos bienes que se encuentran ubicados en zonas de alto riesgo, o que requieren condiciones ambientales especiales para su funcionamiento.

152 Propiedades, planta y equipoRevelación Deben revelarse en Notas a los Estados Contables, situaciones que permitan conocer entre otros, los siguientes aspectos: • Valor total y por clases, de las Propiedades planta y equipo • Monto de las adquisiciones durante el período • Monto de los bienes vendidos durante el período y efecto en los resultados • Metodología aplicada para la determinación de las depreciaciones o amortizaciones • Vida útil o tasa aplicada

153 Propiedades, planta y equipoValor total de la depreciación o amortización asignada al período Metodologías aplicadas para la actualización de los bienes, el efecto generado y la antigüedad de los avalúos Pignoraciones y otras restricciones de orden legal sobre bienes del Estado Justificación de la existencia de bienes no explotados Naturaleza de la contingencia o del hecho ocurrido Circunstancias de incertidumbre que puedan afectar los resultados futuros del ente público

154 JAIME ARREGOCÉS MONTERO!Muchas gracias¡ JAIME ARREGOCÉS MONTERO