1 Implementación de un Sistema de Gestión a través de indicadores que midan el desempeño en el área de producción de una empresa cuya actividad económica es la venta de ropa por catálogo SEMINARIO DE GRADUACIÓN: ESTRATEGIA APLICADA AL CONTROL ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO Ing. Auditoría y Contaduría Pública Autorizada

2 Tema Propuesto Planteamiento del ProblemaIncremento de nuevas empresas Falta de un sistema de gestión Justificación del Problema Objetivos empresariales Sistema de Gestión Ing. Auditoría y Contaduría Pública Autorizada

3 Empresa Antecedentes Guayaquil Prendas de vestir Área AdministrativaOrganización pequeña Área administrativa y financiera Toma de decisiones Ing. Auditoría y Contaduría Pública Autorizada

4 Empresa Modelo de Estructura OrganizacionalLa compañía posee un modelo de estructura lineal. 4 áreas: Producción, Ventas, Diseño y Contabilidad Ing. Auditoría y Contaduría Pública Autorizada

5 Marco Teórico Concepto de un Sistema de Control de Gestión Proceso donde se analizan las causas del comportamiento de la organización. Cumplimiento de metas a través de una mejora de estándares, Las empresas se diseñan con un planteamiento estratégico Ing. Auditoría y Contaduría Pública Autorizada

6 Marco Teórico Cinco S Clasificación (Seiri): Separar InnecesariosOrden (Seiton): Situar Necesarios Limpieza (Seiso): Suprimir Suciedad Estandarización (Seiketsu): Señalizar Anomalías Mantenimiento de la disciplina (Shitsuke): Seguir Mejorando. Ing. Auditoría y Contaduría Pública Autorizada

7 Área de estudio Proceso de Producción de la empresaEl diseño de las prendas Fichas de muestra Orden de Trazo Control de Corte Patronista Catálogo de Ropa y Sesión Fotográfica Cortador Confección Control de Calidad de Prendas Ing. Auditoría y Contaduría Pública Autorizada

8

9 Situación actual de la empresaPrincipales problemas que afectan a la empresa Problemas en el Área Administrativa Delegación de funciones Comunicación Decisiones . Problemas en el Área de Producción Internos Diseño y Producción de Prendas Catálogo de ropa Externos Confección de prendas Ing. Auditoría y Contaduría Pública Autorizada

10 Propuesta de mejora Análisis de la Cadena de ValorIng. Auditoría y Contaduría Pública Autorizada

11 Propuesta de mejora Análisis y Matriz FODAIng. Auditoría y Contaduría Pública Autorizada

12 Propuesta de mejora Identificación de los RiesgosAnálisis de Riesgo-Impacto Análisis de Riesgo-Frecuencia Nivel de Impacto Impacto Valor Definición Muy alto 50 Información sensible para la imagen pública de la organización Alto 40 Información no tan sensible para la imagen pública y la puede manejar el personal autorizado Medio 30 Información manejada por personal interno de la empresa Bajo 20 Información de la empresa que es manejada por personas externas Muy bajo 10 Información manejada por los clientes que no afecta mucho a la imagen de la empresa Nivel de Ocurrencia Ocurrencia Valor Definición Muy alto 1 Puede suceder cada mes Alto 0,8 Puede suceder cada 3 o 2 meses en la organización Medio 0,6 Puede suceder cada 5 meses en la organización Bajo 0,4 Puede suceder cada 8 meses en la organización Muy bajo 0,2 Puede suceder cada año en la organización Ing. Auditoría y Contaduría Pública Autorizada

13 Propuesta de mejora Controles Existentes Efectividad de los ControlesNo. Controles Existentes 1 Diseños de revistas, prendas y fichas son revisados por la G. Ventas 2 Patronista verifica que no haya desperdicios en los cortes 3 Diseñadora de modas verifica la confección de muestras de prendas 4 Se corrigen los errores en las prendas confeccionadas 5 Revisión de tallas de prendas probándolas en las modelos 6 Jefe de producción cuenta y revisa las prendas confeccionadas 7 Si existen pequeños desperfectos en prendas se los corrige sin necesidad de devolver toda la mercadería 8 Se cuentan las prendas nuevamente después de empaquetarlas 9 Uso de detectores de códigos de barras 10 Verificación de cantidad de prendas vendidas según facturas Controles Efectividad Valor Definición Muy alto 90% Controla amenazas efectivamente Alto 70% Control mitiga parcialmente las amenazas Medio 50% Control no mitiga amenazas inmediatamente Bajo 30% Control escasamente mitiga amenazas Muy bajo 10% Control no cumple su función Ing. Auditoría y Contaduría Pública Autorizada

14 Efectividad ControlesPropuesta de mejora Análisis de los Riesgos No. RIESGOS PRESENTES Nivel Ocurrencia Nivel Impacto Severidad Controles existentes Efectividad Controles Riesgo Residual A B C = A X B D C - ( 1 - D ) 1 No tener la ropa necesaria para cubrir toda la demanda 0,8 30 24 - 0% 23 2 Falta de políticas de stock de mercaderías. 0,2 20 4 3 Personal comete errores que perjudican a la empresa 16 1 3 50% Falta de misión, visión, objetivos y políticas dificultan la dirección estratégica 0,6 12 11 5 Falta de manuales de procedimientos provoca actividades ineficientes 40 1 3 6 Incompetencia o falta de productividad de los empleados/ Procesos no ágiles 0,4 2 7 70% 7 Costos altos por falta de telas importadas, no se abastece a tiempo de éstas 8 Falta de control a la salida de mercadería, produciéndose hurtos 9 10 90% 9 La estabilidad política o económica del país podría influenciar en los intereses de la compañía 10 Alza de tasas o impuestos por importaciones de telas desde Colombia. Competidores que llevan mayor tiempo en el mercado 32 31 Cambios repentinos de moda que no puedan ser previstos 50 13 Accidentes de trabajo por no poseer normas de seguridad ocupacional Ing. Auditoría y Contaduría Pública Autorizada

15 Propuesta de mejora Análisis de RiesgoIng. Auditoría y Contaduría Pública Autorizada

16 Propuesta de mejora Estrategias a emplearEstrategias Debilidades-Amenazas Demanda Manuales de procedimientos Telas importadas Competidores Estrategias Fortalezas-Oportunidades Diseños modernos Líneas de productos Internet Calidad Ing. Auditoría y Contaduría Pública Autorizada

17 Propuesta de mejora Estrategias a emplearEstrategias Fortalezas-Amenazas Anuncios o avisos Prendas únicas Demanda Importación Estrategias Debilidades-Oportunidades Costos Pedidos Objetivos empresariales Ing. Auditoría y Contaduría Pública Autorizada

18 Listado de elementos innecesarios Elementos encontradosPropuesta de mejora Implementación 5 S Seiri CLASIFICACIÓN Identificación de elementos del área Listado de elementos innecesarios Elementos encontrados Frecuencia de uso Cantidad Computadora Herramienta Impresora Tela en rollo Archivador Escoba Aspiradora Prendas de ropa Anaquel Escritorio Silla Mesa (para cortar tela) Servidor Retazos de tela Periódico Saco Diario Ocasional No se usa 2 12 1 50 67 5 4 6 90 20 8 Elementos Innecesarios Frecuencia de uso Cantidad Escobas Aspiradora Prendas de ropa Servidor Retazos de tela Periódicos Sacos Ocasional Diario No se usa 1 67 90 20 8 Ing. Auditoría y Contaduría Pública Autorizada

19 Tarjeta de color identificadoraPropuesta de mejora Implementación 5 S Seiri CLASIFICACIÓN Tarjeta de color identificadora Ing. Auditoría y Contaduría Pública Autorizada

20 Propuesta de mejora Implementación 5 S Seiri CLASIFICACIÓNPlan de acción para retiro de elementos  Elementos innecesarios Eliminar Reubicar Escobas Aspiradora Prendas de ropa Servidor Retazos de tela Periódicos Sacos X Ing. Auditoría y Contaduría Pública Autorizada

21 Propuesta de mejora Implementación 5 S Seiton ORDENOrden y Estandarización Control visual Mapa de las 5 S Ing. Auditoría y Contaduría Pública Autorizada

22 Propuesta de mejora Implementación 5 S Seiton ORDENMarcación de la Ubicación Ing. Auditoría y Contaduría Pública Autorizada

23 Codificación del ColorPropuesta de mejora Implementación 5 S Seiton ORDEN Marcación y codificación con colores Nº Elementos encontrados Color 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Computadoras Herramientas Impresora Tela en rollo Archivador Escobas Aspiradora Prendas de ropa Anaqueles Escritorios Sillas Mesa (para cortar tela) Servidor Retazos de tela Rojo Verde Azul Naranja Uso Codificación del Color Diario Semanal Mensual Raramente Rojo Azul Verde Naranja Ing. Auditoría y Contaduría Pública Autorizada

24 Propuesta de mejora Implementación 5 S Seiton ORDENMarcación y codificación con colores Ing. Auditoría y Contaduría Pública Autorizada

25 Propuesta de mejora Implementación 5 S Seiso LIMPIEZACampaña de limpieza Planificar el mantenimiento de la limpieza Equipo A: Personal del Departamento de Diseño Equipo B: Personal del Departamento de Corte Equipo C: Personal del Departamento de Sistemas Elementos Eliminar Reubicar Equipo Responsable Escobas Aspiradora Prendas de ropa Servidor Retazos de tela Periódicos Sacos X A B C Ing. Auditoría y Contaduría Pública Autorizada

26 CRONOGRAMA DE LIMPIEZAPropuesta de mejora Implementación 5 S Seiso LIMPIEZA Planificar el mantenimiento de la limpieza Zonas Verdes: Equipo B Zonas Azules: Equipo A Zonas Amarillas: Equipo C CRONOGRAMA DE LIMPIEZA Equipo: Jefe de Equipo: Elemento: Hora de Inicio: Lugar: Hora Fin: Eliminado Reubicado Si se reubica: Responsable: Aprobado por Ing. Auditoría y Contaduría Pública Autorizada

27 Propuesta de mejora Implementación 5 S Seiso LIMPIEZAPreparar el Manual de Limpieza Prepara elementos para la Limpieza Implementación de la Limpieza Ing. Auditoría y Contaduría Pública Autorizada

28 Propuesta de mejora Implementación 5 S Seiketsu ESTANDARIZAREstandarización Asignar trabajos y responsables Integrar las acciones, clasificar, ordenar y limpiar en los trabajos Ing. Auditoría y Contaduría Pública Autorizada

29 Propuesta de mejora Implementación 5 S Shitsuke DISCIPLINA FormaciónPapel de la Dirección Papel de los Trabajadores Ing. Auditoría y Contaduría Pública Autorizada

30 Propuesta de mejora Matriz de Indicadores Tipo Nombre FórmulaPeriodo de Evaluación Medición Responsable Efectividad Efectividad en el uso de las instalaciones Volumen Producido x100 Dos campañas (3 meses) En porcentaje % Gerente de Ventas Volumen Programado Efectividad en las Ventas Volumen Vendido Volumen Planificado en Ventas Eficiencia Uso de la capacidad instalada Volumen de Producción Capacidad Instalada Calidad Calidad de uso Volumen Reclamado por Calidad G. Ventas / Patronista Volumen Total de Ventas Rendimiento de calidad Volumen de Producción Conforme G.Ventas / Patronista Volumen Total Producido Productividad Productividad de la mano de obra Toneladas por hh-trabajadas G.Ventas / Patronista / Cortador Horas Hombre Trabajada Seguridad Industrial Frecuencia de accidentes laborales Accidentes con pérdida de tiempo Número de accidentes por campaña Gerente General Ing. Auditoría y Contaduría Pública Autorizada

31 Propuesta de mejora Indicadores de MediciónIndicadores de Efectividad: Efectividad uso de las instalaciones = Volumen Producido x 100 18000 90,00% 19000 95,00% Volumen Programado 20000 Efectividad en las ventas Volumen Vendido 12600 70,00% 14000 73,68% Volumen Planificado en ventas Indicadores de Eficiencia: Uso de la capacidad Instalada Volumen de Producción Capacidad Instalada Indicadores de Calidad: Rendimiento de calidad Volumen de Producción Conforme 17980 99,89% 100,00% Volumen Total Producido Calidad de uso Volumen reclamado por calidad 20 0,16% 0,00% Volumen Total de Ventas Indicadores de Productividad: Productividad de la mano de obra 97,72 103,26 Horas Hombre Trabajada 184 Indicadores de Seguridad Industrial: Frecuencia de accidentes laborales Accidentes con pérdida de tiempo 1 0,54% 0% Ing. Auditoría y Contaduría Pública Autorizada

32 Conclusiones Análisis de riesgoManuales de políticas y de procedimientos Cinco S Indicadores Ing. Auditoría y Contaduría Pública Autorizada

33 Recomendaciones Manual de Organización Investigación de mercadoImportación de telas Campañas de limpieza de la Cinco Ing. Auditoría y Contaduría Pública Autorizada

34 Agradecimientos AutorasA la Ing. Diana Montalvo Barrera, por su valiosa contribución como guía en el desarrollo del presente proyecto de tesis. Al Ing. Dalton Noboa Macías, por su invaluable apoyo en la elaboración de este proyecto de tesis. A la Ing. María Nela Pastuizaca, por su gran aporte de conocimientos para el mejoramiento de este proyecto de tesis. Autoras Noemí Elizabeth Lavid Cedeño. María Verónica Ruiz Palacios. Ing. Auditoría y Contaduría Pública Autorizada