1 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE)Etapa 8 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE)

2 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE)¿QUÉ ES UN INDICADOR? “QUE SIRVE PARA INDICAR. (Lat. Indicare): SEÑALAR, DESIGNAR”. Larousse. INDICA, MUESTRA, SEÑALA O CUANTIFICA EL GRADO EN QUE LAS ACTIVIDADES DE UN PROCESO LOGRAN UN OBJETIVO DETERMINADO. Puntual SON LOS COCIENTES QUE PERMITEN ANALIZAR RENDIMIENTOS. Relación variables INDICADOR “INSTRUMENTO DE MEDICIÓN QUE RELACIONA VARIABLES PARA FACILITAR LOS ANÁLISIS DE CAUSA EFECTO QUE ARROJEN INFORMACIÓN VALIOSA SOBRE LA EVOLUCIÓN HACIA LOS OBJETIVOS PROPUESTOS” ES LA RESULTANTE DE UNA RELACIÓN COMPARATIVA DE VARIABLES, QUE SIRVE PARA DETERMINAR EL LOGRO OBTENIDO EN UN MOMENTO DETERMINADO. ALHIGO. MEDIR: “DETERMINAR UNA CANTIDAD COMPARÁNDOLA CON LA UNIDAD” Larousse.

3 INDICE Indicadores de Gestión Estratégica (IGE)“CIFRA QUE INDICA LA EVOLUCIÓN DE UNA CANTIDAD” Larousse. PERMITEN DETECTAR VARIACIONES EN RELACIÓN CON METAS O NORMAS INDICE “ES UNA CIFRA- RESULTADO - QUE SE SOCIALIZA Y SIRVE DE PARÁMETRO PARA ANALIZAR, ESTUDIAR Y CONCEPTUAR SOBRE SITUACIONES EN PARTICULAR” ALHIGO. “INDICADOR E INDICE SON HERRAMIENTAS DE MEDICIÓN Y COMPARACIÓN QUE PROPORCIONAN ARGUMENTOS DE DISCUSIÓN Y ANÁLISIS PARA LA TOMA DE DECISIONES” ALHIGO.

4 ORGANIZACIÓN VS GESTIÓN-MEDICIÓNIndicadores de Gestión Estratégica (IGE) ORGANIZACIÓN VS GESTIÓN-MEDICIÓN FUNCIONAL VIRTUAL PROCESOS JERARQUÍAS CLIENTE FUNCIONES RESPONSABILIDADES IMPACTO EFICIENCIA SATISFACCIÓN EFICACIA COMPETITIVIDAD. PRODUCTIVIDAD. RENDIMIENTO. DESEMPEÑO. METAS RESULTADOS MEDICIÓN

5 HAY TANTOS COMO TEORÍAS SOBRE EL TEMA.Indicadores de Gestión Estratégica (IGE) C L A S E D E I N D I C A D O R E S HAY TANTOS COMO TEORÍAS SOBRE EL TEMA. F U N D A M E N T A L E S Que las cosas se hagan a como dé lugar. Gastar lo presupuestado. Ej.: Sector público EFICACIA: EFICIENCIA: Resultados vs. Recursos. Oportunidad de optimizar costos. Productividad IMPACTO: ¿Qué impacto tiene?. Efecto vs. Situación. El impacto generado en la comunidad. SATISFACCIÓN: Los que lo recibieron, ¿cómo lo recibieron? Medición de la satisfacción del cliente. Expectativa vs. percepción RESULTADO:

6 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE)¿Qué medir, cómo medir, dónde medir, cuándo medir , por qué medir y para qué medir?. ¿Qué medir?: Lo financiero, la cuota de mercado, la calidad, la innovación, la productividad, los recursos humanos, la satisfacción del cliente. En conclusión: indicadores y medición para las cuatro perspectivas. Hay otros interrogantes que son claves para la medición: ¿Quién es el responsable?,¿Quién genera la verdad de los datos, quién los recibe y los entrega?,¿Quién es el responsable de concertar, cambiar o modificar datos e información?, ¿Cómo se mide el riesgo? ¿Qué oportunidades están fuera de límites o del foco del negocio? : ¿En qué no se va estar en el negocio?. FOCO

7 CICLO GERENCIAL EN TORNO A LOSIndicadores de Gestión Estratégica (IGE) CICLO GERENCIAL EN TORNO A LOS INDICADORES DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO MEDIR ESTRATEGIAS MEDIR OBJETIVOS ESTRATEGICOS POLÍTICAS PLANES PROGRAMAS PROYECTOS PROCESOS TOMA DE DECISIONES ORGANIZACIÓN RESULTADOS MEDIR PRODUCTIVIDAD COMPETITIVIDAD PERFORMANCE CADENA DE VALOR MEDIR

8 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE)¿QUÉ ES UN INDICADOR? Principios: Relación causa- efecto: “Si hago esto xx, entonces xxx.” Tiene unos inductores de actuación, específicos para cada proceso (resultados- inductores): Políticas. Tienen una vinculación directa con las finanzas. Sistema de indicadores: Hacer que las relaciones (hipótesis) entre los objetivos (Indicadores) en las diversas perspectivas (CMI) sean explícitas a fin de que puedan ser gestionadas y convalidadas. Cada indicador seleccionado para el cuadro de mando integral, debe ser un elemento de una cadena de relaciones causa-efecto que comunique el significado de la estrategia en la organización.

9 Principios: “Para el equipo”:¿QUÉ ES UN INDICADOR? Principios: “Para el equipo”: 4. La finalidad crucial de un sistema de medida debe ser ayudar a los equipos, más que a los directivos, a estimar y valorar su progreso. 5. Un equipo en el que se ha delegado autoridad debe desempeñar un papal fundamental en el diseño de su sistema de medida. 6. Un equipo responsable de un proceso, tiene que crear medidas para hacer seguimiento a la gestión del proceso. 7. Un equipo debe adoptar sólo unas cuantas medidas. No llenarse de indicadores a controlar. 8. El equipo debe revisar con la alta dirección las medidas que ha seleccionado para asegurarse que son coherentes con la estrategia de la organización.

10 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE) - Teoría¿Qué es y para qué sirve un IGE? Es la forma de medir la evolución, a través del seguimiento, de las variables críticas de largo plazo de la organización. Los IGE deben permitir evaluar la contribución, o valor agregado de la variable medida, al logro del Objetivo Estratégico. Finalmente, los IGE clave por cada objetivo estratégico definirán el Cuadro de Mando Integral, como se verá más adelante. El conjunto de TODOS los IGE conformarán el Sistema de Indicadores de Gestión Estratégica (SIGE), el cual será un producto final de ÉSTE PLAN, que seguirá siendo ajustado por la organización dada su dinámica. Los indicadores deben ser validados, ajustados y socializados por los equipos de trabajo responsables de cada proceso. “La repartición de los panes” para la crítica de cada indicador por parte de los responsables.

11 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE)¿Cómo se generan los indicadores? Es en la organización donde se generan los indicadores, para analizarla cómo funciona comparada con los competidores, no con el pasado de los registros de los hechos económicos. Es una estrategia definir cuáles son las medidas de rendimiento más importantes: para medir y controlar lo esencial. Es el sistema de información integral lo esencial para el control de la gestión estratégica organizacional en lugar del sólo medir y controlar los hechos pasados. El sistema de información es una estrategia basada en la información proveniente de fuentes internas y del entorno: procesos, mercados, clientes, tecnología, productos y normatividad. Concepto de sistema: Conjunto de elementos, interrelacionados, dinámicos y con un fin común.

12 En la Organización: ¿Cómo se generan los indicadores?Indicadores de Gestión Estratégica (IGE) ¿Cómo se generan los indicadores? En la Organización: Es un conjunto de procesos: “Actividad de costos y resultados” Hay que mirarla en forma desagregada: flujos de información. Tiene una cadena de valor: generación de valor agregado. En última instancia la gestión, el control y las medidas hay que generarlas desde los procesos y su sistema de información. Se crean medidas en los procesos. Etapas: Definir factores: Tiempo, costo, calidad y rendimiento del productos. Hacer esquema de los procesos: cadena de valor. Identificar las capacidades y actividades esenciales: rendimiento y costo. Diseñar medidas para seguimiento y control.

13 ¿Cómo se generan los indicadores? En el sistema de información:Indicadores de Gestión Estratégica (IGE) ¿Cómo se generan los indicadores? En el sistema de información: Generados en el sistema de información del proceso. Por los procesos fluye información, inclusive impactada por la información del entorno. “escenarios futuros” que se construyen con variables externas. El flujo de información es: Básica: Signos vitales de la organización Productividad de los recursos: Capacidad de generar valor y diferenciación: Distribución de recursos: Entorno competitivo:

14 ¿Cómo se generan los indicadores?Indicadores de Gestión Estratégica (IGE) ¿Cómo se generan los indicadores? El flujo de información es: Básica: Signos vitales de la organización. “Pulso, presión, peso y temperatura” Financiero: Medir: Flujo de caja , liquidez, cxc, cxp, EVA. Cliente: Medir: requerimientos del cliente, clientes, ventas, proveedores Satisfacción del cliente. Procesos internos: Medir: Calidad “satisfacción requerimientos del cliente”, rendimiento y productividad. Costos del proceso. Aprendizaje y crecimiento: Medir: Competencias nucleares del talento humano. Motivación, clima y cultura.

15 ¿Cómo se generan los indicadores?Indicadores de Gestión Estratégica (IGE) - ¿Cómo se generan los indicadores? 2. Productividad de los recursos claves: Productividad de los factores de producción. Financiero: Medir el beneficio (mayor que el costo de capital) EVA. Ganar más que la competencia. Ganar dinero. Cliente: Benchmarking del cliente: Producto mejor que la competencia. Medir satisfacción del cliente: Costo, calidad, calendario. Procesos interno: Optimización de costos en la cadena de valor. Medir el flujo de costos de la cadena de valor. Costos de no hacer nada: “tiempos muertos”. Preguntarse: ¿Se tiene que hacer esa actividad? Si la respuesta es sí: ¿dónde se puede mejorar?, ¿Qué pasa si no la hago?, ¿Qué actividades no añaden valor?. En la cadena de valor medir los rendimientos, el valor agregado: ¿Cuánto debería costar el producto o proceso?. Gestionar los costos y optimizar los rendimientos. Aprendizaje y crecimiento: Medir competencias nucleares del TH. Motivación, competencias básicas y operativas (funcionales) según proceso en el que participa.

16 ¿Cómo se generan los indicadores?Indicadores de Gestión Estratégica (IGE) ¿Cómo se generan los indicadores? El flujo de información es: 3. Capacidad de generar valor y diferenciación: Medir la capacidad o liderazgo que tiene la organización de hacer algo, productivo, competitivo y diferenciador. Liderazgo: para “ hacer algo, de cierta manera, para vendérselo a alguien de cierta forma”. Dónde genera diferenciación. Capacidad esencial que combina el valor para el mercado y para el cliente. Lo que el cliente está dispuesto a pagar. Capacidades esenciales o nucleares: Innovación, rendimiento, marca, imagen. Es diferente en cada empresa, puesto que forman la personalidad empresarial.

17 ¿Cómo se generan los indicadores?Indicadores de Gestión Estratégica (IGE) ¿Cómo se generan los indicadores? El flujo de información es: 4. Distribución de recursos: Medir los recursos escasos. Concepto de economía: “maximización de recursos escasos para satisfacer necesidades ilimitadas”: Tierra, capital, trabajo, (capacidad gerencial, conocimiento, tecnología, Información.) Financiero: Medir $, rentabilidad, plazo de recuperación de la inversión, flujo de caja, valor actual. Cliente: Medir tiempo de respuesta al cliente, tiempos de espera, el canal, el empaque, el servicio y pos venta. Procesos internos: Medir tecnología. “almacenar, generar y distribuir más rápido la información”. Arquitectura de la información, tecnología para soportar esa arquitectura. Flujo de recursos en los procesos. Aprendizaje y crecimiento: Medir competencias nucleares: desempeño; motivaciones, gratificaciones e incentivos.

18 ¿Cómo se generan los indicadores?Indicadores de Gestión Estratégica (IGE) ¿Cómo se generan los indicadores? El flujo de información es: 5. Entorno competitivo: Medir la información que viene del entorno competitivo. Responder a estas preguntas: ¿Qué información se recibe del entorno?, ¿Quién es el responsable?, ¿Quién genera la verdad de esa información?,¿ Quién la recibe y la analiza?, ¿Quién es el responsable analizarla, cambiarla o modificarla?. Ubicar en las cuatro perspectivas.

19 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE)Características que debe tener un IGE Para que un IGE quede completamente formulado, deberá cumplir con los siguientes requisitos: Nombre: es la forma de identificar el objetivo, su utilidad y diferenciación de otros indicadores. Código: es la forma de identificar al indicador dentro de un SIG. Propósito: es el objetivo del indicador, lo que busca medir. Índice: es la forma en que se calcula el indicador (su fórmula). Su resultado. Variables: son los factores que se relacionan en el cálculo del indicador (Índice). “Es lo que se quiere lograr” Unidades: es la forma de expresar los valores de las variables que componen el indicador.

20 Características que debe tener un IGE (Continuación)… Indicadores de Gestión Estratégica (IGE) Características que debe tener un IGE (Continuación)… g. Origen de la Información: son la fuente de la información dentro de la organización o fuera de ésta. h. Metas: son los valores esperados de comportamiento del indicador en períodos futuros. i. Periodicidad: es cada cuánto se medirá el indicador. Responsable del indicador y medición: es la persona (o cargo de ésta), que deberá responder por la información y medición del indicador ante la Gerencia y el Administrador del SIG.

21 Ventajas de contar con Indicadores de Gestión. Indicadores de Gestión Estratégica (IGE) Ventajas de contar con Indicadores de Gestión. Motivar a los miembros de la organización hacia la medición de la gestión para alcanzar metas retadoras a través de la sana competencia. Ciclo: “Gestionar, medir, controlar, evaluar y tomar decisiones” Estimular y promover el trabajo en equipo. Contribuir al desarrollo personal, del equipo y de la organización. Generar procesos de innovación y desarrollo. Impulsar la eficiencia, eficacia y productividad en la organización. Disponer de una herramienta de información sobre la gestión de la organización que permita medir lo que se debe y tomar decisiones basadas en dichas mediciones.

22 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE)Metodología para definir los IGE Se debe contar con los Objetivos estratégicos y las Estrategias claramente definidas para la organización. La Cadena de valor, los procesos (mapa de procesos) Se deben identificar los factores críticos de éxito de la Estrategia dentro de cada dimensión del BSC, es decir, aquellos factores que más contribuyen (o más agregan valor) al logro de los Objetivos Estratégicos. Establecer indicadores para cada factor crítico de éxito según las dimensiones del BSC, es decir, qué se quiere medir. Priorizar, en caso de obtener aún muchos indicadores por dimensión (más de 5), aquellos que más contribuyan al logro de los Objetivos Estratégicos y de la Visión del negocio. Construir la Hoja de Vida de cada Indicador finalmente escogido.

23 INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICAIndicadores de Gestión Estratégica (IGE) APLICACIÓN PRÁCTICA INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA ETAPA 8

24 FORMATO 1.

25 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE)Paso 1. Identificar los indicadores de los factores críticos de éxito (FCE, FCN. (procesos y cadena de valor)). Formato 1. Proceso FCE/FCN Indicador Responsable Gestión registral Entrega de registro dentro de los tres días siguientes a la solicitud Registrador Numero de errores en proceso de registro Número de documentos radicados para registro Sistematización documental por oficina Superintendente. Tiempo de respuesta al ciudadano por consulta Número de transacciones por oficina Número de oficinas sistematizadas y centralizadas Superintendente delegado Número de folios sistematizados Número de oficinas remodeladas en infraestructura Física Secretario general Cobertura registral Superintendente Visitas integrales año Número de quejas por oficina de registro Número de funcionarios capacitados para el desarrollo de competencias laborales

26 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Entrega de registro dentro de los tres días siguientes CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Satisfacer los requerimientos del ciudadano PROPÓSITO DEL INDICADOR: hacer seguimiento a la satisfacción del cliente. INDICE: Oportunidad de respuesta al cliente VARIABLES Y UNIDADES: Fecha de desanotación menos fecha de radicación ORIGEN DE LOS DATOS: Libro diario del radicador NOTAS: Decreto ley 1250 de 1970 NIVELES DE METAS (por oficina) AÑO 2007: AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 Año 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo de 2007; Mensual RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión registral PERSONA: Registrador

27 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Número errores en proceso registro CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Medir número de errores por oficina PROPÓSITO DEL INDICADOR: Disminuir el número de errores por oficina INDICE: Errores en registro de documentos por oficina VARIABLES Y UNIDADES: Número de correcciones/ número de documentos inscritos ORIGEN DE LOS DATOS: Consecutivo del radicador NOTAS: Decreto 1250 de 1970. NIVELES DE METAS (POR ORIPS) AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo de 2007, mensual RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión registral PERSONA: Registrador

28 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Número de documentos radicados para registro CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Medir demanda por oficina de registro PROPÓSITO DEL INDICADOR: Disponer de los recursos para satisfacción de la demanda INDICE: Documentos radicados por oficina VARIABLES Y UNIDADES: Variabilidad de documentos radicados por oficina. Incremento de Transacciones inmobiliarias Documentos por calificador ORIGEN DE LOS DATOS: Libro radicador NOTAS: NIVELES DE METAS (por ORIPS) AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo de 2007, mensual RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión registral PERSONA: Registrador

29 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Sistematización documental por oficina CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Conocer el número de documentos soporte sistematizados PROPÓSITO DEL INDICADOR: Hacer seguimiento al avance de la sistematización de las carpetas por oficina y para optimizar los recursos. INDICE: Número de carpetas sistematizadas VARIABLES Y UNIDADES: Número de carpetas sistematizadas/ total carpetas ORIGEN DE LOS DATOS: Archivo de cada oficina NOTAS: Decreto 1250 de 1970 Normas de archivística: Ley 594 de 2000 NIVELES DE METAS (por ORIPS) AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo de 2007, semestral RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión registral PERSONA: Registrador

30 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Tiempo respuesta al ciudadano por consulta CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Medir la respuesta oportuna al ciudadano frente a su solicitud PROPÓSITO DEL INDICADOR: Reducir el tiempo de respuesta al ciudadano INDICE: Oportunidad en la respuesta al ciudadano VARIABLES Y UNIDADES: Tiempo promedio de respuesta al ciudadano ORIGEN DE LOS DATOS: Archivo de cada oficina. NOTAS: Consultas sobre folios y sobre antecedentes registrales. NIVELES DE METAS (por ORIPS) AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo 2007, mensual RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión registral PERSONA: registrador

31 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Número de transacciones por oficina CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Incremento de transacciones por oficina PROPÓSITO DEL INDICADOR: Medir niveles de productividad y conocer el dinamismos inmobiliario por oficina. INDICE: Transacciones por oficina VARIABLES Y UNIDADES: Variabilidad de transacciones mensuales por oficina. ORIGEN DE LOS DATOS: Libro radicador NOTAS: NIVELES DE METAS (por ORIPS) AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo de 2007, mensual RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión registral PERSONA: Registrador.

32 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Oficinas sistematizadas y centralizadas. CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Conectividad de la información y venta de servicios de información. PROPÓSITO DEL INDICADOR: Accesibilidad del ciudadano a la información INDICE: Oficinas sistematizadas y centralizadas VARIABLES Y UNIDADES: Número de oficinas sistematizadas y centralizadas / total de oficinas ORIGEN DE LOS DATOS: Oficina de superintendencia delegada. NOTAS: Seguimiento al proyecto de sistematización y modernización. NIVELES DE METAS- Nivel central- AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo de 2007, mensual RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión registral PERSONA: Superintendente delegado para el registro

33 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Número de folios sistematizados CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Integración de la información PROPÓSITO DEL INDICADOR: Garantizar seguridad y accesibilidad al servicio. INDICE: Número de folios sistematizados VARIABLES Y UNIDADES: Número de folios sistematizados a nivel nacional/ total de folios. ORIGEN DE LOS DATOS: Oficinas de registro y el proyecto de sistematización y modernización NOTAS: NIVELES DE METAS- Nivel central. AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo de 2007, trimestral RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión registral PERSONA: Superintendente delegado para el registro

34 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: oficinas remodeladas en infraestructura Física CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Mejorar condiciones físicas de las oficinas de registro PROPÓSITO DEL INDICADOR: Adecuación de las oficinas de registro para garantizar comodidad en la prestación del servicio. INDICE: Número de oficinas remodeladas VARIABLES Y UNIDADES: Número de oficinas remodeladas/ total de oficinas ORIGEN DE LOS DATOS: Proyecto de reposición y recuperación de la infraestructura registral. NOTAS: Equidad de acuerdo a las necesidades de adecuación de las oficinas de registro. NIVELES DE METAS- Nivel central- AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo de 2007, trimestral RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión registral PERSONA: Secretario general

35 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Cobertura registral CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Incrementar los puntos de atención al ciudadano. PROPÓSITO DEL INDICADOR: Presencia del Estado y accesibilidad al servicio INDICE: Incremento en los puntos de servicio al ciudadano. VARIABLES Y UNIDADES: Nuevos puntos de atención creados según estudios de mercado ORIGEN DE LOS DATOS: Bogotá: 10 CADES. Medellín: 6 puntos valle de aburrá. Cal: 3 puntos. Cartagena: 2 puntos. Barranquilla: 4 puntos. Bucaramanga: 4 puntos. Santa marta: 1 punto. Palmira: 1 puntos. Pasto: 2 puntos. Pereira:2. Manizales: 2. Armenia:2 Popayán: 2. Cúcuta: 3. revisar otras ciudades. NOTAS: Tomando como base 190, diferenciando una oficina de un punto de atención INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: NIVELES DE METAS- Nivel central- AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión registral PERSONA: Superdelegado de registro para el registro

36 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Número quejas resueltas por oficina CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Medir la satisfacción del cliente-ciudadano- PROPÓSITO DEL INDICADOR: Detectar fallas, hacer seguimiento al servicio y hacer mejoramiento continuo. INDICE: Número de quejas por oficina VARIABLES Y UNIDADES: Numero de quejas resueltas por oficina / total de quejas por oficina ORIGEN DE LOS DATOS: Radicador de quejas y reclamos. NOTAS: Identificar el índice de satisfacción por oficina. NIVELES DE METAS- Nivel por ORIPS- AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo de 2007, mensual RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión registral PERSONA: registrador.

37 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Visitas integrales año CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Orientar vigilar y controlar el servicio registral PROPÓSITO DEL INDICADOR: Mejorar la satisfacción del cliente. INDICE: Número de visitas realizadas año VARIABLES Y UNIDADES: Número de visitas realizadas año/ total visitas programadas ORIGEN DE LOS DATOS: Actas de visita NOTAS: Decreto 960 de 1970. Obedece a programación y recursos presupuestales planeados por superdelegada de registro NIVELES DE METAS- Nivel central- AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo de 2007, mensual RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión registral PERSONA: Superintendente delegado para el registro.

38 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Número de funcionarios capacitados CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Mejorar calidad de vida laboral y prestación del servicio PROPÓSITO DEL INDICADOR: Medir la capacitación y la calidad en la prestación del servicio. INDICE: Número de funcionarios capacitados VARIABLES Y UNIDADES: Número de funcionarios capacitados/ total de funcionarios ORIGEN DE LOS DATOS: Gestión humana: Capacitación por competencias. Investigación y capacitación NOTAS: Definir plan estratégico de capacitación. Elaborar plan de capacitación NIVELES DE METAS- Nivel central- AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: 2008 RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión Humana PERSONA: Secretario General.

39 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE)Paso 1. Identificar los indicadores de los factores críticos de éxito (FCE, FCN. (procesos y cadena de valor)). Formato 1. Proceso FCE/FCN Indicador Responsable Orientación, inspección v y control Notarios subsidiados. Capacitación a notarios Quejas recibidas/ quejas atendidas Procesos iniciados/ procesos en curso. Visitas realizadas/ programadas

40 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Número de Notarías subsidiadas CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Determinar la política de subsidios PROPÓSITO DEL INDICADOR: Asignar recursos y conocer número de notarias subsidiadas INDICE: Número de notarias subsidiadas VARIABLES Y UNIDADES: Número de notarias subsidiadas/´ total de notarias ORIGEN DE LOS DATOS: Informe estadístico notarial NOTAS: Conocer el número de notarias subsidiadas y su costos de sostenimiento. NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo 2007, mensual RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Orientación, inspección, vigilancia y control PERSONA: superintendente delegado para el notariado

41 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Capacitación a notarios CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Desarrollar competencias de los notarios PROPÓSITO DEL INDICADOR: Medir número de notarios capacitados INDICE: Número de notarios capacitados VARIABLES Y UNIDADES: Número de notarios capacitados/ total de notarios ORIGEN DE LOS DATOS: Oficina de investigación y capacitación NOTAS: NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo de 2007, semestral. RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Orientación, inspección, vigilancia y control PERSONA: Superintendente delegado para el notariado. Jefe de la oficina de investigación y capacitación

42 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Quejas recibidas de notarias CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Satisfacción del cliente PROPÓSITO DEL INDICADOR: Medir el número de quejas recibidas y resultas por notaria INDICE: Quejas tramitadas VARIABLES Y UNIDADES: Quejas tramitadas / quejas recibidas ORIGEN DE LOS DATOS: Base de datos de atención al ciudadano NOTAS: Conocer las quejas recibidas de los notarios y/o notarias con el fin de contribuir con la excelente prestación del servicio notarial NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo de 2007, mensual RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: orientación, inspección, vigilancia y control PERSONA: Superintendente delegado para el notariado

43 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Número de Procesos disciplinarios a notarios CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Inspección, vigilancia y control de la gestión notarial PROPÓSITO DEL INDICADOR: cumplimiento de la normatividad aplicable al servicio INDICE: Número de procesos adelantados VARIABLES Y UNIDADES: Número de Procesos adelantados/total procesos iniciados. ORIGEN DE LOS DATOS: Base de datos de la superintendencia delegada para el notariado. NOTAS: NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo de 2007, mensual RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: orientación, inspección, vigilancia y control PERSONA: Superintendente delegada para el notariado.

44 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Visitas realizadas a notarias CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Orientación, inspección, vigilancia y control PROPÓSITO DEL INDICADOR: Determinar el grado de cumplimiento de las normas y la efectividad en la prestación del servicio. INDICE: Número de visitas realizadas VARIABLES Y UNIDADES: Visitas realizadas año/ total programadas ORIGEN DE LOS DATOS: Programación anual de visitas y quejas recibidas NOTAS: NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo de 2007, mensual RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: orientación, inspección, vigilancia y control PERSONA: Superintendente delegada para el notariado.

45 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE)Paso 1. Identificar los indicadores de los factores críticos de éxito (FCE, FCN. (procesos y cadena de valor)). Formato 1. Proceso FCE/FCN Indicador Responsable Cultura de servicio Tiempo de respuesta al cliente. Secretaria general Capacitación en cultura de servicio Seguimiento al ciudadano

46 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Tiempo de respuesta al cliente CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Oportunidad en la prestación del servicio PROPÓSITO DEL INDICADOR: Medir la satisfacción del cliente ciudadano INDICE: Índice de satisfacción VARIABLES Y UNIDADES: Encuestas y estadísticas de satisfacción ORIGEN DE LOS DATOS: Oficina de atención al ciudadano NOTAS: Mejorar el índice de satisfacción del ciudadano, como elemento esencial de la política de calidad. NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo de 2007, Mensual RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Servicio al ciudadano PERSONA: Secretario general

47 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Capacitación en cultura de servicio CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Impacto de la cultura de servicio sobre el servidor público PROPÓSITO DEL INDICADOR: Medir la satisfacción del cliente ciudadano y la inversión en capacitación INDICE: Mejorar índice de satisfacción VARIABLES Y UNIDADES: Encuestas de satisfacción Número de funcionarios capacitados e impactos con cultura de servicio/ total funcionarios ORIGEN DE LOS DATOS: Gestión humana Oficina asesora de planeación NOTAS: Medir el impacto de la cultura de servicio en los servidores públicos. NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: 2008 RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión humana PERSONA: Secretario general

48 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Seguimiento al servicio prestado al ciudadano CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Mejorar satisfacción y retroalimentación PROPÓSITO DEL INDICADOR: Medir la satisfacción del ciudadano frente al servicio INDICE: Índice de satisfacción al ciudadano VARIABLES Y UNIDADES: Registro de seguimiento a quejas, peticiones, reclamos y felicitaciones ORIGEN DE LOS DATOS: Atención al ciudadano NOTAS: Impactar cultura de cliente interno, para que haga seguimiento a los servicios prestados: Llamadas y relaciones de largo plazo con el cliente. Mejorar índice de satisfacción del ciudadano. NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: 2008 RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Servicio al ciudadano PERSONA: Secretario general.

49 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE)Paso 1. Identificar los indicadores de los factores críticos de éxito (FCE, FCN. (procesos y cadena de valor)). Formato 1. Proceso FCE/FCN Indicador Responsable Gestión mercadeo Plan de mercado y comunicaciones

50 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Plan de mercadeo institucional CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Divulgación de servicios PROPÓSITO DEL INDICADOR: Medir y hacer presencia institucional, grado de aceptación de los servicios, promoción de servicios. INDICE: Plan de mercadeo institucional VARIABLES Y UNIDADES: Elaboración del plan de mercadeo institucional ORIGEN DE LOS DATOS: Comunicaciones y divulgación NOTAS: Oficina asesora de Planeación lidera elaboración del plan con sus respectivos indicadores. NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: 2008 RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Servicio al ciudadano PERSONA: Equipo directivo.

51 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE)Paso 1. Identificar los indicadores de los factores críticos de éxito (FCE, FCN. (procesos y cadena de valor)). Formato 1. Proceso FCE/FCN Indicador Responsable Soporte tecnológico. Tiempo de respuesta con soporte tecnológico.

52 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Tiempo respuesta soporte técnico informática CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Establecer la oportunidad de atención a requerimientos de soporte PROPÓSITO DEL INDICADOR: Medir el tiempo de respuesta INDICE: tiempo de respuesta VARIABLES Y UNIDADES: Fecha de respuesta menos fecha solicitud de soporte informático. ORIGEN DE LOS DATOS: Oficina de informática NOTAS: NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo de 2007, mensual. RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión mantenimiento software y hardware PERSONA: Jefe oficina de informática

53 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Plan de compras CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Definir un plan de compras PROPÓSITO DEL INDICADOR: Formular y ejecutar un plan de compras INDICE: Plan de compras VARIABLES Y UNIDADES: Elaborar plan de compras anuales con metas de inversión ORIGEN DE LOS DATOS: Recursos físicos NOTAS: Elaborar un plan de compras, liderado por planeación y ejecutado proceso responsable (Secretaria General) NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo de 2007, anual RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión compras PERSONA: Secretario general

54 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Elaboración del presupuesto anual CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Garantizar la apropiación y distribución equitativa de recursos PROPÓSITO DEL INDICADOR: La prestación del servicio desde lo presupuestal INDICE: Presupuesto apropiado VARIABLES Y UNIDADES: Formulación, elaboración, presentación, aprobación, ejecución y liquidación final de presupuesto en una vigencia. ORIGEN DE LOS DATOS: Oficina asesora de planeación Dirección financiera NOTAS: Estatuto orgánico del presupuesto: decreto 111 de 1994. Marco de gasto de mediano plazo. Circular externa de Ministerio de hacienda y CP. Manual de presupuesto de la SNR NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo anual RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión presupuestal , Direccionamiento E. PERSONA: Secretaria general, Jefe direccionamiento.

55 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Pagos mensuales de la SNR CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Garantizar elaboración y ejecución de plan de pagos. PROPÓSITO DEL INDICADOR: Planeación de los pagos mensuales de la entidad. INDICE: Pagos mensuales VARIABLES Y UNIDADES: Total pagado mes/ total planeado mes ORIGEN DE LOS DATOS: Dirección financiera NOTAS: Planeación, control y seguimiento a plan de pagos mensuales. Total recursos pagos mes/ Total recursos planeados por pagar mes. NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo anual RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión tesorería PERSONA: Director (a) Financiero

56 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Presentación de estados financieros CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Garantizar la presentación de estados financieros para la tomas de decisiones. PROPÓSITO DEL INDICADOR: Planeación de registro de hechos económicos y presentación de estados financieros INDICE: Estados financieros VARIABLES Y UNIDADES: Fecha de presentación de estados financieros según las normas legales vigentes. ORIGEN DE LOS DATOS: Dirección financiera NOTAS: Planeación, control y seguimiento a la elaboración y presentación de estados financieros de la SNR NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo anual RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión contabilidad PERSONA: Director (a) Financiero

57 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Proyectos inscritos en DNP CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Cumplir con las normas de inscripción de los proyectos PROPÓSITO DEL INDICADOR: Formulación e inscripción de proyectos de inversión INDICE: Proyectos formulados e inscritos en DNP VARIABLES Y UNIDADES: Número de proyectos inscritos en DNP/ total proyectos formulados ORIGEN DE LOS DATOS: Oficina de planeación NOTAS: Es responsabilidad de la Oficina Asesora de Planeación formular e inscribir en el DNP los proyectos de inversión NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo Trimestral RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Direccionamiento estratégico PERSONA: jefe oficina de planeación

58 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Seguimiento a planes, programas y proyectos CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Generar mecanismos de seguimiento y control a proyectos PROPÓSITO DEL INDICADOR: Medir avance físico y financiero de los proyectos INDICE: Informes de avance de proyectos (por proyectos) VARIABLES Y UNIDADES: Seguimiento a cada proyecto inscrito y en ejecución (avance físico y financiero) ORIGEN DE LOS DATOS: Oficina de planeación NOTAS: Seguimiento trimestral. Decreto 3286 de 2004 NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo Trimestral RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Direccionamiento estratégico PERSONA: jefe oficina de planeación

59 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Diseño y rediseño de procesos en las ORIPS. CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Racionalizar, optimizar, estandarizar de procesos y conectividad PROPÓSITO DEL INDICADOR: Proceso y procedimiento por oficina de registro y en el nivel central INDICE: Número de oficinas con procesos estandarizados e implementados. VARIABLES Y UNIDADES: Oficina de registro con procesos diseñados/ total oficinas Número de procesos diseñados/ total procesos a diseñar. Número de proceso diseñados nivel central/ total procesos ORIGEN DE LOS DATOS: Direccionamiento estratégico: Oficina Asesora de planeación NOTAS: Procesos y procedimientos por oficina de registro y en el nivel central. Es indispensable el diseño y rediseño de procesos para buscar la certificación NTC GP: NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo 2007, semestral. RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Direccionamiento estratégico PERSONA: jefe oficina asesora de planeación

60 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Mejoramiento continuo de procesos CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Mejoramiento continuo, racionalización de trámites. PROPÓSITO DEL INDICADOR: Medir el número de procesos rediseñados o diseñados y mejorados INDICE: Procesos mejorados VARIABLES Y UNIDADES: Número de procesos mejorados/ total procesos a mejorar ORIGEN DE LOS DATOS: Oficina Asesora de planeación NOTAS: Identificar los procesos a mejorar y su mejoramiento permanente. NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo de 2007, Trimestral RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Direccionamiento estratégico PERSONA: jefe oficina de planeación

61 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Oficinas con sistema integrado de Información CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Accesibilidad, conectividad, Oportunidad, Confiabilidad, eficiencia, cobertura PROPÓSITO DEL INDICADOR: Medir el grado de conectividad INDICE: Número de Oficinas integradas mediante un sistema de información integrado VARIABLES Y UNIDADES: Número de oficinas integradas a sistema de información / total oficinas de la SNR ORIGEN DE LOS DATOS: Oficina de informática y oficinas de registro. NOTAS: Identificar el número de oficinas de registro integradas mediante un sistema de información integral, condición esencial para la integración registro catastro y ventanilla única. NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo 2007, Trimestral RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión Informática PERSONA: Jefe de oficina de informática

62 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Número de oficinas adecuadas físicamente CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Adecuación de oficinas. PROPÓSITO DEL INDICADOR: Medir número de oficinas adecuadas físicamente, imagen, servicio al ciudadano, Presencia institucional INDICE: Oficinas adecuadas físicamente VARIABLES Y UNIDADES: Número de Oficinas adecuadas físicamente/ total oficinas de la SNR ORIGEN DE LOS DATOS: Secretaría general NOTAS: La adecuación física de las oficinas de registro es indispensable para: el sistema de información integral y para la excelente prestación del servicio al ciudadano. NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo 2007, trimestral RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión logística PERSONA: Secretario general

63 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Número de servidores públicos capacitados CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Mejorar las competencias laborales PROPÓSITO DEL INDICADOR: Medir número servidores capacitados INDICE: Número de servidores capacitados VARIABLES Y UNIDADES: Número de servidores capacitados/ total de servidores. ORIGEN DE LOS DATOS: Gestión Humana, oficina de investigación y capacitación NOTAS: Capacitación orientada al desarrollo de competencias, a la gestión del desempeño y a la productividad humana. NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo 2008, Trimestral RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión Humana PERSONA: Secretario general.

64 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Índice de satisfacción al ciudadano CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Cultura de servicio PROPÓSITO DEL INDICADOR: Reducir índices de insatisfacción INDICE: Índice de satisfacción del ciudadano VARIABLES Y UNIDADES: Encuesta Mejorar índice de satisfacción del ciudadano. ORIGEN DE LOS DATOS: Servicio al ciudadano NOTAS: La política de calidad establece el mejoramiento del índice de satisfacción al ciudadano. NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo 2007, mensual RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Servicio al ciudadano PERSONA: Secretario General

65 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Medir imagen institucional CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Posicionamiento institucional PROPÓSITO DEL INDICADOR: Medir imagen INDICE: Imagen VARIABLES Y UNIDADES: Encuestas de medición de imagen institucional. ORIGEN DE LOS DATOS: Comunicaciones NOTAS: Con el mejoramiento del índice de satisfacción del ciudadano, l incremento de la cobertura en la prestación de los servicios, la conectividad y con con el compromiso de los servidores públicos se mejora la imagen de la SNR NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Mayo de 2007, semestral RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Servicio al ciudadano y gestión comunicaciones PERSONA: Superintendente de notariado y registro.

66 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Plan de bienestar laboral y estímulos CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Motivar y estimular a los servidores públicos PROPÓSITO DEL INDICADOR: Medir niveles de satisfacción cliente interno, compromiso, motivación y clima organizacional, desempeño laboral. INDICE: Plan de bienestar VARIABLES Y UNIDADES: Formular, ejecutar y medir plan anual de bienestar y estímulos ORIGEN DE LOS DATOS: Gestión Humana NOTAS: En año 2007: formular el plan y ejecutar en el año 2008 NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Junio de 200y, trimestral RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión Humana PERSONA: Secretario general.

67 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Número de normas actualizadas y unificadas CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Actualización, articulación normativa y unificación de conceptos PROPÓSITO DEL INDICADOR: Medir la unificación de criterios y racionalización de trámites. INDICE: Número de normas actualizadas y aplicadas VARIABLES Y UNIDADES: Número de normas actualizadas/ Total de normas por actualizar en la SNR ORIGEN DE LOS DATOS: Oficina asesora jurídica. Superintendencias delegadas para el registro y el notariado. NOTAS: Actualización de la normatividad aplicable al servicio público notarial y registral. NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Junio de 2007, semestral RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión jurídica, registral y OIVC notarial PERSONA: Jefe oficina jurídica y superdelegados.

68 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: oficinas con archivos microfilmados- digitalizados CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Fácil acceso a la información, conservación y guarda de la fe pública PROPÓSITO DEL INDICADOR: Medir la oportunidad en la entrega de la información y vanguardia en el manejo archivístico INDICE: Número de oficinas con archivos microfilmados y digitalizados. VARIABLES Y UNIDADES: Número de oficinas con archivos microfilmados y digitalizados/ total de oficinas de la SNR ORIGEN DE LOS DATOS: Oficinas de registro NOTAS: Gestión documental registral para la salvaguarda de la fe pública. Formular proyectos para la digitalización o microfilmación de la documentación registral. NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Enero de trimestral RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión logística y documental Registral PERSONA: Secretario general y registradores.

69 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Plan maestro informático CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Trazar políticas en materia informática y garantizar seguridad informática PROPÓSITO DEL INDICADOR: Medir la seguridad de la información INDICE: Formulación del plan maestro informático VARIABLES Y UNIDADES: Formulación, ejecución y seguimiento del plan maestro ORIGEN DE LOS DATOS: Gestión informática NOTAS: NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Junio de 2007, trimestral RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión informática PERSONA: jefe oficina informática

70 Proceso Indicador ResponsablePaso 3. Identificar los indicadores de las acciones de los procesos en ( PVA, MVA, PCI, DS/DF) el despliegue de Objetivos Estratégicos en el CMI. Formato 3. Proceso PVAC, MVA, PCI, DS/DF Indicador Responsable Nota: identificados los indicadores se llena la hoja de vida de cada indicador

71 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Nuevos servicios ofrecidos CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Ofrecer nuevos servicios y diversificar servicios PROPÓSITO DEL INDICADOR: Medir la venta de nuevos servicios INDICE: Nuevos servicios ofrecidos VARIABLES Y UNIDADES: Número de nuevos servicios ofrecidos/ total servicios ofrecidos ORIGEN DE LOS DATOS: Oficina de investigación y capacitación. Superintendencias delegadas y oficina Asesora de planeación NOTAS: Investigación de nuevos servicios. Hacer mercadeo y buscar alternativas de ventas de nuevos servicios. NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Enero de 2008, trimestral RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Servicio al ciudadano PERSONA: jefe de oficina investigación y capacitación

72 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE). Formato: Hoja de vida de los indicadores HOJA DE VIDA DE INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA NOMBRE DEL INDICADOR: Sistema de costos por actividades CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias): Direccionar los costos por centros de costos y actividades PROPÓSITO DEL INDICADOR: Costear las actividades y las áreas de responsabilidad. INDICE: Sistema de costos por actividades VARIABLES Y UNIDADES: Definir y desarrollar un Programa de costos por actividades (ABC) en la SNR ORIGEN DE LOS DATOS: Dirección financiera NOTAS: El sistema de costos por actividades permite identificar el costo real de los servicios público registral y la orientación, inspección, vigilancia y control NIVELES DE METAS AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN: Enero de 2008, trimestral RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN: PROCESO: Gestión financiera PERSONA: Director financiero