1 Ing.Johanna Navarro MS EXCEL 2007

2 Administrar hojas de calculo Trabajar con datos Funciones básicas Funcione Avanzadas

3 Asegurar la Integridad de sus datos Asegura que los datos introducidos por varios usuarios sean validos.Asegura que los datos introducidos por varios usuarios sean validos. Restringe el tipo de datos que se puede introducir en una celda.Restringe el tipo de datos que se puede introducir en una celda.

4 Restringir entradas de celdas

5 Introducir valores específicos en las celdas Se utiliza para facilitar la entrada de datos o limitar las entradas a determinados elementos.Se utiliza para facilitar la entrada de datos o limitar las entradas a determinados elementos. Cuan do se trabaja con listas desplegables para una celda, Se muestra una flecha en dicha celda.Cuan do se trabaja con listas desplegables para una celda, Se muestra una flecha en dicha celda. O cultar todo O cultar todo

6 Quitar celdas, columnas duplicadas en una hoja Cuando se quitan valores duplicados, solo se afecta valores de una rango de celdas o tablas.Cuando se quitan valores duplicados, solo se afecta valores de una rango de celdas o tablas. La eliminación se realiza de forma permanente.La eliminación se realiza de forma permanente. Método:Método: Herramientas de datos,  Datos  Clic en Quitar duplicados.Herramientas de datos,  Datos  Clic en Quitar duplicados.

7 Ordenar datos: Por un criterio Excel incluye funciones de bases de datos que nos permiten ordenar los datos según algunos criterios como son :Excel incluye funciones de bases de datos que nos permiten ordenar los datos según algunos criterios como son : TextoTexto NúmerosNúmeros FechasFechas HorasHoras

8 Permite ordenar datos seleccionando algunos criterios de ordenación.Permite ordenar datos seleccionando algunos criterios de ordenación. Método :Método : Selecciona el rango de datos  OrdenarSelecciona el rango de datos  Ordenar Se indica criterio de ordenación  Clic en agregar nivel.Se indica criterio de ordenación  Clic en agregar nivel. Ordenar datos: Múltiples criterios

9 Ordenar datos: Formato Condicional Para Insertar el formato condicional, se debe seleccionar el rango de celdas, al que queramos darle una escala grafica de valor.Para Insertar el formato condicional, se debe seleccionar el rango de celdas, al que queramos darle una escala grafica de valor. Método :Método : Ficha Inicio Formato CondicionalFicha Inicio Formato Condicional Se selecciona la opciónSe selecciona la opción a trabajar.

10 Ordenar datos: Formato Condicional Método:Método: Ficha Inicio  Ordenar y Filtrar del grupo ModificarFicha Inicio  Ordenar y Filtrar del grupo Modificar Clic En la opción orden personalizado.Clic En la opción orden personalizado.

11 Ordenar datos: Con atributos de celdas Una Vez se haya aplicado un formato condicional con atributos con Color de celda,Una Vez se haya aplicado un formato condicional con atributos con Color de celda, Seleccionar el rango de celdas(incluyendo encabezados)Seleccionar el rango de celdas(incluyendo encabezados) Clic en el cuadro ordenar, y seleccionar los criterios de Ordenación.Clic en el cuadro ordenar, y seleccionar los criterios de Ordenación. –Ordenar Por –Ordenar Según

12 Filtrar datos : Autofiltro Sirve para aislar datos que no se están utilizando momentáneamente, con la función llamada filtro.Sirve para aislar datos que no se están utilizando momentáneamente, con la función llamada filtro. Permite visualizar datos relacionados con análisis, mostrando las filas que cumplan con el criterio y ocultando las que no se deseen ver.Permite visualizar datos relacionados con análisis, mostrando las filas que cumplan con el criterio y ocultando las que no se deseen ver. Método :Método : Selecciona el rango de datos  clic en Filtro del grupo ordenar y filtrar.Selecciona el rango de datos  clic en Filtro del grupo ordenar y filtrar.

13 Filtrar datos : Autofiltro Filtros personalizados :

14 Filtrar datos : formato condicional y atributos de celdas La función Filtro, nos permite elegir otro tipo de criterio para filtrar la información …La función Filtro, nos permite elegir otro tipo de criterio para filtrar la información … Como son los formatosComo son los formatos condicionales : condicionales : –Color –Iconos

15 Calcular el Subtotal de los datos Excel 2007 nos permite organizar grandes grupos de datos, en grupos mas manejables.Excel 2007 nos permite organizar grandes grupos de datos, en grupos mas manejables. Los datos se pueden resumir insertando un subtotal.Los datos se pueden resumir insertando un subtotal. Método :Método : Ordeno las datos según los criterios necesarios.Ordeno las datos según los criterios necesarios. Inserto filasInserto filas Clic en el comando AutosumaClic en el comando Autosuma

16 Agrupar y desagrupar datos para calcular el subtotal En una celda del rango de datos, En la ficha datosEn una celda del rango de datos, En la ficha datos Clic en la flecha Agrupar y luego clic en Autoesquema.Clic en la flecha Agrupar y luego clic en Autoesquema. Se crea un esquema de niveles.Se crea un esquema de niveles.

17 Calcular el subtotal de los datos en una lista Seleccionamos el rango de datos incluyendo las cabeceras.Seleccionamos el rango de datos incluyendo las cabeceras. Clic en el Subtotal del grupo esquema de la ficha datos.Clic en el Subtotal del grupo esquema de la ficha datos.

18 Formatos de tabla Cuando se realiza una tabla, aparece en la cinta de opciones una herramienta contextual, que permitirá personalizar o modificar la tabla.Cuando se realiza una tabla, aparece en la cinta de opciones una herramienta contextual, que permitirá personalizar o modificar la tabla.

19 FORMULAS Y FUNCIONES BASICAS

20 Una función es una formula predefinida que opera con uno o mas valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente la celda.Una función es una formula predefinida que opera con uno o mas valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente la celda. SintaxisSintaxis Formulas y Funciones

21 REGLAS Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo = Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis. Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones. Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

22 Formulas y Funciones : Operaciones y precedencia Exponenciación Multiplicación(* ) División (/) Suma (+) Resta (-) Unión & Concatenar Comparaciones (=)(>)( =)( )

23 Formulas y Funciones Insertar Función

24 Formulas y Funciones Cuadro de Dialogo Galería de Funciones que se puede visualizar por categorías. Una vez elegida la función aparecerán argumentos de función

25 Referencia relativa: Las referencias de filas y columnas cambian si se copia la formula en otra celda.Las referencias de filas y columnas cambian si se copia la formula en otra celda. Esta es la opción que ofrece Excel por defecto.Esta es la opción que ofrece Excel por defecto. Formulas y Funciones : Referencias y Nombres

26 Referencia Absoluta : Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la formula a otra celda, las referencias a las celdas de la formula son fijas.Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la formula a otra celda, las referencias a las celdas de la formula son fijas. Formulas y Funciones : Referencias y Nombres

27 Referencia Mixtas: Es una combinación de ambas referencias, podemos hacer que las filas sean relativas y las columnas absolutas o viceversa.Es una combinación de ambas referencias, podemos hacer que las filas sean relativas y las columnas absolutas o viceversa. Formulas y Funciones : Referencias y Nombres

28 Posibilidad de escribir referencias a celdas que se encuentran en otras Libros Referencia a otra Libro indicar el nombre del libro entre corchetes y el Resto como ref a otra hoja. Regla '[presupuesto 2007]Hoja1'!B 2 Sintaxis

29 Formulas y Funciones : Tipos Funciones Aritméticas y Matemáticas Funciones de Fecha Y Hora Funciones de Texto Funciones de Búsqueda Funciones Financieras

30 Funcion BUSCAR (…) Esta función busca un valor en un rango de una columna o una fila o una matriz.Esta función busca un valor en un rango de una columna o una fila o una matriz.Sintaxis Buscar (valor_buscado= A1", "vector_de_comparación= B:B" y "vector_resultado = C:C". Nos devuelveBuscar (valor_buscado= A1", "vector_de_comparación= B:B" y "vector_resultado = C:C". Nos devuelve como resultado el e-mail perteneciente a la persona buscada. Formulas y Funciones

31 Función AHORA() Esta función nos devuelve la fecha y la hora actual del sistema con formato de fecha y hora.Esta función nos devuelve la fecha y la hora actual del sistema con formato de fecha y hora.Sintaxis Ejemplo: =AHORA() devuelve 09/09/2004 11:50.Ejemplo: =AHORA() devuelve 09/09/2004 11:50. Formulas y Funciones

32 Función AÑO(núm_de_serie) Esta función tiene como parámetro un número de serie y devuelve el año en formato año entre el rango de 1900-9999.Esta función tiene como parámetro un número de serie y devuelve el año en formato año entre el rango de 1900-9999.Sintaxis =AÑO(B12) devuelve también 2004 si en la celda B12 tengo el valor 01/01/2004.=AÑO(B12) devuelve también 2004 si en la celda B12 tengo el valor 01/01/2004. Formulas y Funciones

33 Función DIA(núm_de_serie) Devuelve el día del mes correspondiente al número de serie proporcionado.Devuelve el día del mes correspondiente al número de serie proporcionado.Sintaxis Ejemplo: =DIA(01/01/2004) devuelve 1.Ejemplo: =DIA(01/01/2004) devuelve 1. Formulas y Funciones

34 Función MAYUSC(texto ) Convierte a mayúsculas la cadena de texto.Convierte a mayúsculas la cadena de texto.Sintaxis Ejemplo: =MAYUSC("convierteme a mayuscula") devuelve "CONVIERTEME A MAYUSCULA"Ejemplo: =MAYUSC("convierteme a mayuscula") devuelve "CONVIERTEME A MAYUSCULA" Formulas y Funciones

35 Función MINUSC(texto) Convierte a minúsculas la cadena de texto.Convierte a minúsculas la cadena de texto.Sintaxis Ejemplo: =MINUSC("VENGA Y AHORA A MINUSCULA") devuelve "venga y ahora a minuscula"Ejemplo: =MINUSC("VENGA Y AHORA A MINUSCULA") devuelve "venga y ahora a minuscula" Formulas y Funciones

36 Función CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN) Devuelve una cadena de caracteres con la unión de los textos pasados como parámetros.Devuelve una cadena de caracteres con la unión de los textos pasados como parámetros. Util cuando los nombres están en distintas celdas.Util cuando los nombres están en distintas celdas.Sintaxis Ejemplo: =CONCATENAR("Antonio ";"Gutierrez ";"Fernandez " ) devuelve Antonio GutierrezEjemplo: =CONCATENAR("Antonio ";"Gutierrez ";"Fernandez " ) devuelve Antonio Gutierrez FernandezFernandez Formulas y Funciones

37 Función PRODUCTO(número1;número2;.) Devuelve el resultado de realizar el producto de todos los números pasados como argumentos.Devuelve el resultado de realizar el producto de todos los números pasados como argumentos.Sintaxis Ejemplo: =PRODUCTO(20;4) devuelve 80Ejemplo: =PRODUCTO(20;4) devuelve 80 Formulas y Funciones

38 Función MAX(número1;número2;...) Devuelve el valor máximo de la lista de valores.Devuelve el valor máximo de la lista de valores.Sintaxis Ejemplo: =MAX(5;5;2;15;12;18) devuelve 18Ejemplo: =MAX(5;5;2;15;12;18) devuelve 18 Formulas y Funciones

39 Función MIN(número1;número2;...) Devuelve el valor mínimo de la lista de valores..Devuelve el valor mínimo de la lista de valores..Sintaxis Ejemplo: =MIN(5;5;2;15;12;18) devuelve 2Ejemplo: =MIN(5;5;2;15;12;18) devuelve 2 Formulas y Funciones

40 Función MODA(número1;número2;...) Devuelve el valor que más se repite en la lista de valores.Devuelve el valor que más se repite en la lista de valores.Sintaxis Ejemplo: =MODA(5;5;2;15;12;18) devuelve 5Ejemplo: =MODA(5;5;2;15;12;18) devuelve 5 Formulas y Funciones

41 Función PROMEDIO(número1;número2;...) Devuelve la media aritmética de la lista de valores.Devuelve la media aritmética de la lista de valores.Sintaxis Ejemplo: =PROMEDIO(5;5;2) devuelve 4Ejemplo: =PROMEDIO(5;5;2) devuelve 4 Formulas y Funciones

42 Función SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valo r_si_falso) Función SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valo r_si_falso) Realiza una comprobación y devuelve un valor si la comprobación es verdadera y otro valor si resultaRealiza una comprobación y devuelve un valor si la comprobación es verdadera y otro valor si resultafalsaSintaxis Ejemplo: =SI(5=5;"Es verdad";"NO es verdad") devuelve Es verdadEjemplo: =SI(5=5;"Es verdad";"NO es verdad") devuelve Es verdad Formulas y Funciones