1 innowacyjny projekt partnerski realizowany przez: Miasto Kraków (lider) i Miasto Poznań (partner) „ Monitorowanie jakości usług publicznych jako element zintegrowanego systemu zarządzania JST” innowacyjny projekt partnerski realizowany przez: Miasto Kraków (lider) i Miasto Poznań (partner) Krzysztof Pakoński – członek Grupy Sterującej Piotr Wierzchosławski – kierownik projektu 1 STRADTEGIA OM UŻEGO OBSZARUIEJSKIEGO STRADTEGIA OM UŻEGO OBSZARUIEJSKIEGO STRADTEGIA OM UŻEGO OBSZARUIEJSKIEGO

2 GENEZA PROJEKTU  GENEZA PROJEKTU (skąd wziął się pomysł) Kalendarium zmian w systemie zarządzania UMK (a właściwie GMK) w XXI w.: albo …..w okresie panowania JM JM: a właściwie….. w okresie zarządzania przez MZ MN: 2006 (?) – wdrożenie Systemu Zarządzania Jakością 2007 – pierwsza istotna zmiana instrukcji budżetowej od jej powstania (1993)  obowiązek zapisu celu zadania w formie deklaracji wyniku. (3 lata przed uofp)  wprowadzenie mierników i wskaźników dla zadań (3 lata przed uofp)  wprowadzenie rejestracji czasu pracy (tego jeszcze nie wymyślili, a my już) 2008 – pierwsza analiza gromadzonych danych zlecona przez PMK 2009 – rejestr ryzyk w KMW i mapa ryzyka dla UMK (2 lata przed uofp) 2009/10 – opis procesu zarządzania ryzykiem (rok przed uofp) 2010 – zapis obowiązków (tuż po uofp):  kierujących, audytorów i kontroli w związku ze standardami kontroli zarządczej  w zakresie przygotowania WPF i jej aktualizacji wraz z budżetem 2012 – wdrożenie systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji (rok przed rozporządzeniem o obowiązku corocznego audytu informatycznego w jsfp) Dodać zarządzanie projektami 2 STRADTEGIA OM UŻEGO OBSZARUIEJSKIEGO

3 GENEZA PROJEKTU  GENEZA PROJEKTU (skąd wziął się pomysł) Gromadzenie i przepływ informacji niezbędnej dla zarządzania:  programy dla realizacji strategii bez powiązania z pozostałymi elementami systemu (budżet, WPF, zadania) – zapis tekstowy „marzeń” bez szans na sukces  wnioski budżetowe i zmiany – kilkanaście rodzajów tabel Excela powtarzających te same dane w rozmaitych układach i zestawieniach wydrukowanych, podpisanych i opieczętowanych.  deklaracje i wnioski o zmiany dla przedsięwzięć – kilka tabel także powtarzających informacje z innych miejsc  załączniki do uchwał i zarządzeń budżetowych – przygotowywane na podstawie danych od początku „ręcznie” w arkuszach Excel  zbiory mierników i wskaźników w zadaniach budżetowych – arkusze EXCEL  arkusze do „ręcznej” rejestracji wartości mierników – EXCEL  SWBZ – jako system zarządzania dokumentami planów rzeczowo finansowych oraz zbiorem kart mierników i wskaźników  SZKZ „becomo” – system rejestracji czasu pracy – z którego dane ręcznie co miesiąc przenoszono do KMW. 3 STRADTEGIA OM UŻEGO OBSZARUIEJSKIEGO

4 GENEZA PROJEKTU  GENEZA PROJEKTU (skąd wziął się pomysł) Coś z tym trzeba zrobić. Postulaty: Grupa 1: ergonomia Postulat 1: dane o czasie pracy powinny do obliczania wskaźników być pobierane automatycznie Postulat 2: dane o planie i wykonaniu wydatków powinny do obliczania wskaźników być pobierane automatycznie Postulat 3: dane o planie ilości produktów powinny także być pobierane automatycznie Postulat 4: Żadna dana nadzorowana, która istnieje już w systemie zarządzania nie powinna być ponownie wymagana na kolejnych drukach, wnioskach itp. a pracownik organizacji, który jej potrzebuje (weryfikacja, kontrola, dalsze przetwarzanie) winien mieć do niej dostęp w systemie. 4 STRADTEGIA OM UŻEGO OBSZARUIEJSKIEGO

5 GENEZA PROJEKTU  GENEZA PROJEKTU (skąd wziął się pomysł) Postulaty: Grupa 2: rozliczalność Postulat 5: dane wprowadzane i używane w systemie zarządzania winny być nadzorowane – czyli: wiadomo, kto ma uprawnienia do edycji i zmian oraz kto i kiedy dokonał zmiany Postulat 6: Jeśli administracja chce się przed radnymi rozliczać z realizacji strategii – programy muszą:  zawierać cele i zarys działań do wykonania pozwalający zaplanować zadania  posiadać ramowy plan finansowy w szczegółowości niezbędnej dla WPF i co najważniejsze  Mieć odpowiednie finansowanie zagwarantowane w WPF. 5 STRADTEGIA OM UŻEGO OBSZARUIEJSKIEGO

6 GENEZA PROJEKTU  GENEZA PROJEKTU (skąd wziął się pomysł), Grupa 3: potrzeby informacyjne Postulat 7: Koordynator zadania (i oczywiście jego dyrektor) winien każdego dnia widzieć aktualny (z poprzedniego dnia) poziom planu i zaangażowania środków „na swoim zadaniu” (aby nie musiał dublować księgowości u siebie w EXCELu) Postulat 8: Po zamknięciu każdego miesiąca dla każdego działania w zadaniu w systemie powinny być dostępne aktualne dane: wydatki, zobowiązania i koszty. Postulat 9: Koordynator programu winien móc obserwować zadania, które do programu należą oraz śledzić ich postęp i rezultaty. Postulat 10: Ze względu na zadania inwestycyjne (ale nie tylko dlatego) pożądane byłoby, aby objąć projektem także największe MJO A więc: potrzebujemy:  wdrożenia racjonalnych reguł i nadzorowania ich  hurtowni danych, z której szybko pozyskamy potrzebne informacje 6 STRADTEGIA OM UŻEGO OBSZARUIEJSKIEGO

7 Postulaty mamy, pomysł też – skąd wziąć kasę?  Postulaty mamy, pomysł też – skąd wziąć kasę? Dostępne środki znalazł p. Piotr Wierzchosławski w MAiC. Aplikowaliśmy do puli projektów innowacyjnych w obszarze „Dobre rządzenie” i uzyskaliśmy na projekt 100% finansowania i zapewnienie bezpieczeństwa w przypadku niezawinionego niepowodzenia. Warunki super, ale wymagały one:  wzbogacenia projektu o monitorowanie usług publicznych  znalezienia partnera, który gotów był do współdziałania Tym sposobem projekt się rozrósł i poziom jego skomplikowania zwiększył się i postawił przed naszą organizacją nowe wyzwania na poziomie zarządzania strategicznego, których w genezie nie zamierzaliśmy „atakować za jednym zamachem” z uporządkowaniem zarządzania informacją w perspektywie rocznej i średniookresowej. Ostatecznie w dniu …. zapadła decyzja o realizacji projektu i jej skutki na dzień dzisiejszy prezentujemy. 7 STRADTEGIA OM UŻEGO OBSZARUIEJSKIEGO

8 został zapisany jako: poprawa skuteczności i efektywności monitorowania jakości usług publicznych świadczonych przez JST w Polsce poprzez opracowanie, przetestowanie i upowszechnienie modelu modułowego systemu monitorowania jakości usług publicznych działającego jako system wspomagania decyzji oraz zarządzania ryzykiem na poziomie operacyjnym i strategicznym został zapisany jako: poprawa skuteczności i efektywności monitorowania jakości usług publicznych świadczonych przez JST w Polsce poprzez opracowanie, przetestowanie i upowszechnienie modelu modułowego systemu monitorowania jakości usług publicznych działającego jako system wspomagania decyzji oraz zarządzania ryzykiem na poziomie operacyjnym i strategicznym Cel ogólny projektu Cel ogólny projektu (sformułowany we wniosku) Budżet projektu: 5 051 800 zł Horyzont realizacji: lata 2011 - 2015 Budżet projektu: 5 051 800 zł Horyzont realizacji: lata 2011 - 2015 8 STRADTEGIA OM UŻEGO OBSZARUIEJSKIEGO

9 można sformułować w postaci dwóch przedstawionych niżej postulatów: 1.Ukształtować usługi publiczne w komunikacji z adresatami- klientami i monitorować wspólnie z nimi jakość, dokonując w razie potrzeby zmian 2.Gromadzić i wykorzystywać informacje dotyczące potrzeb, zarządzania strategicznego i działalności operacyjnej dla oceny, a także poprawy skuteczności i efektywności działań jst. można sformułować w postaci dwóch przedstawionych niżej postulatów: 1.Ukształtować usługi publiczne w komunikacji z adresatami- klientami i monitorować wspólnie z nimi jakość, dokonując w razie potrzeby zmian 2.Gromadzić i wykorzystywać informacje dotyczące potrzeb, zarządzania strategicznego i działalności operacyjnej dla oceny, a także poprawy skuteczności i efektywności działań jst. Cel ogólny projektu Cel ogólny projektu (jak my go rozumiemy) 9 STRADTEGIA OM UŻEGO OBSZARUIEJSKIEGO

10  Przygotowując system wspomagania zarządzania wykorzystano blisko 15-letnie doświadczenia Krakowa w modernizowaniu systemu zarządzania – w tym: 1.Model Zarządzania Zintegrowanego (przygotowany wg idei „performance management” w ramach programu LGPP - 1999) i przyjęty w II etapie reformy budżetowej (2007) w Krakowie. 2007Sunnyvale CA (USA) 2.Specyficzne sformułowanie deklaracji wyniku dla programów i zadań zostało zaadoptowane od roku 2007 z systemu zarządzania w Sunnyvale CA (USA) 3.Audyty zgodności ISO 9001 oraz ISO 27001 od roku 2009 badają ryzyka wyznaczone przez audyt wewnętrzny i zasilają wynikami wspólny rejestr ryzyka UMK. 4.Zarządzanie ryzykiem obejmuje obszary strategiczny, operacyjny oraz bezpieczeństwa informacji wg Opisu procesu GZ8 w ramach Systemu Zarządzania Jakością UMK (2010) 10 STRADTEGIA OM UŻEGO OBSZARUIEJSKIEGO

11 1 Określenie hierarchii potrzeb i celów2 Strategie sektorowe (dziedzinowe)- oczekiwana zmiana stanu U 3 MIARY Wybór działań, cele szczegółowe, Sformułowanie zadań MIARY 4 “produkcja i dostarczanie usług”5 Ocena wykonania zadań U MIARY 6 Ocena zmiany stanu UMIARY 7 Uzupełnienie bazy i wnioski8 Opis stanu – baza danych  Model Zarządzania Zintegrowanego 11

12 A.Metodyka opracowania Katalogu wskaźników JŻ i JUP oraz koncepcja i metodyka badań tych wskaźników B.Zestaw wymagań („zasad ogólnych”) dla organizacji wynikających z postulatów przedstawionego Modelu Zarządzania Zintegrowanego C.System Informatyczny wspomagający wykorzystanie zintegrowanego systemu zarządzania w JST  W skład produktu finalnego projektu MJUP wchodzi 12 STRADTEGIA OM UŻEGO OBSZARUIEJSKIEGO

13 W ramach projektu MJUP przyjęto rozumienie jakości życia jako tzw. populacyjnej jakości życia JST, którą można określić, jako potencjał społeczno – ekonomiczny ludności zamieszkującej na określonym terytorium kształtowany przez warunki życia, z uwzględnieniem opinii mieszkańców.  Grupy czynników kształtujących jakość życia na poziomie JST 13

14  15 dziedzin zarządzania (życia) Kompleksowy charakter badań JŻ i JUP 14

15 Usługi publiczne w wybranych dziedzinach zarządzania

16 Usługa publiczna to działania lub zespół działań wykonywanych na rzecz wspólnoty przez podmiot publiczny lub z udziałem środków publicznych, Usługa publiczna definiowana jest na poziomie strategicznym w sposób ogólny inaczej niż w zadaniach budżetowych, gdzie usługa rozumiana jest jako realizacja konkretnej procedury. Dla każdej dziedziny zarządzania należy zdefiniować komplet usług. Definiowanie usług publicznych na poziomie strategicznym wymaga przede wszystkim uwzględnienia perspektywy klienta. Na ocenę jakości usług publicznych składają się trzy podstawowe kryteria: Dostępność Skuteczność Satysfakcja Ważna jest także efektywność kosztowa dostarczanych usług. Realizacja usługi publicznej może odbywać się w całości w ramach jednego zadania budżetowego, wielu zadań budżetowych - jednej lub wielu jednostek realizujących (np. obsługa inwestorów, zarządzanie dps-ami, szkołami, przedszkolami, etc.).  Usługi publiczne i jakość usług publicznych 16

17  Katalog wskaźników JŻ i JUP złożony jest ze wskaźników zdefiniowanych z uwzględnieniem usług publicznych zidentyfikowanych w ramach dziedzin zarządzania i obejmuje następujące rodzaje wskaźników:  Kontekstowe (wpływ samorządu jest mały, ale są ważne dla diagnozy dziedziny)  Strategiczne (samorząd wywiera na nie wpływ) Ze względu na charakter danych możemy je podzielić na:  Obiektywne (pochodzą z rejestrów JST, pomiarów własnych lub innych instytucji)  Subiektywne (wywoływane są w ramach badań społecznych).  Każdy wskaźnik opisany jest według jednolitej metody z wykorzystaniem Karty wskaźnika  Sposób przygotowania i wykonania badań oraz narzędzi badawczych, w tym: – Kwestionariusz badawczy dla badań ilościowych – Dobór próby i zasady przygotowania i przeprowadzenia badań A. Katalog wskaźników JŻ i JUP oraz koncepcja i metodyka badań 17

18 Katalog powinien zawierać zestaw wskaźników najlepiej diagnozujących i monitorujących jakość życia mieszkańców oraz obrazujących jakość usług publicznych realizowanych przez administrację lokalną. Powinien umożliwiać mierzenie i ocenę postępu jakości życia w mieście oraz zapewniać trafną identyfikację kierunków rozwoju jednostki samorządu, poprzez określanie charakteru niezbędnych zmian w obszarze poszczególnych dziedzin zarządzania oraz identyfikowanie obszarów struktury społecznej, które cechują się nieprzystosowaniem do zmieniających się warunków. Tak rozumiany Katalog wskaźników dziedzinowych może być narzędziem wspomagającym przygotowanie, aktualizację i monitorowanie Strategii Rozwoju JST.  Cel Katalogu wskaźników JŻ i JUP 18

19 Wskaźniki „kontekstowe” (informacyjne, śledzimy ich zmiany, bo są istotne dla podejmowania decyzji, ale mamy zbyt mały wpływ, aby istotnie na nie oddziaływać) np.: Demografia (ilość ludzi, dzieci, rozkład wiekowy) Dane klimatyczne, dane o rynku pracy, działalności gospodarczej Wskaźniki „strategiczne” (formułowane dla celów, które wyznaczyliśmy, chcemy mieć na nie wpływ i dla ich zmiany przygotowujemy programy i podejmujemy działania) np.: Przepustowość sieci dróg miejskich w głównych ciągach komunikacyjnych Osiągane standardy w transporcie publicznym lub innych usługach  Wskaźniki kontekstowe i strategiczne - wybór 19

20  Plan analizy wskaźników strategicznych i kontekstowych z uwzględnieniem usług publicznych 20 Usługa publiczna Wskaźniki strategiczne Mierniki dla wskaźników strategicznych Wskaźniki kontekstowe Mierniki dla wskaźników kontekstowych Zaopatrzenie w wodę i odprowadzanie ścieków Długość sieci wodociągowej przypadająca na 1 mieszkańca M1– całkowita długość sieci wodociągowej w Krakowie w danym roku L – całkowita liczba mieszkańców Krakowa Ilość wody zużytej na 1 mieszkańca M11 –ilość wody zużytej przez mieszkańców w Krakowie L- całkowita liczba mieszkańców Krakowa Udział % mieszkańców korzystających z sieci wodociągowej M12 – liczba mieszkańców posiadających bezpośredni dostęp do sieci wodociągowej L– całkowita liczba mieszkańców Krakowa Długość sieci kanalizacyjnej przypadająca na 1 mieszkańca M2– całkowita długość sieci kanalizacyjnej w Krakowie w danym roku L – całkowita liczba mieszkańców Krakowa Udział % mieszkańców korzystających z sieci kanalizacyjnej M13 – liczba mieszkańców posiadających bezpośredni dostęp do sieci kanalizacyjnej L – całkowita liczba mieszkańców Krakowa wpływ na

21  Plan analizy wskaźników JŻ i JUP. Analiza zadowolenia mieszkańców na różnych poziomach 21 ogólne zadowolenie zadowolenie z życia w mieście zadowolenie z dziedzin zadowolenie z usług publicznych

22 „Monitorowanie jakości usług publicznych” (MJUP) Matryca ważności / zadowolenia dla dziedzin zarządzania Krakowa – ocena mieszkańców – I seria badań Matryca ważności / zadowolenia dla dziedzin zarządzania Krakowa – ocena mieszkańców – I seria badań 22

23 „Monitorowanie jakości usług publicznych” (MJUP) Model monitorowania oparty jest na następującym schemacie logicznym zarządzania zintegrowanego : 23 Schemat logiczny zarządzania: dziedziny -> programy –> zadania –> ewidencje Dziedziny zarządzania - usługi publiczne Wskaźniki kontekstowe (diagnoza) Wskaźniki strategiczne (rezultaty) Programy strategiczne Zadania budżetowe, działania / etapy System finansowo - księgowy Hurtownia Danych Raporty i analizy Schemat logiczny raportowania: