1 Instrukcja USOS Płatności USP-FK wersja by Marek Opacki

2 Rozpoczęcie pracy System USOSadm dostępny jest pod adresem: W prawym górnym rogu ekranu znajduje się link zaloguj się, który pozwala przejść do ekranu autoryzacji. Podajemy tu swój login (numer PESEL) oraz hasło. W przypadku, gdy nie znamy hasła lub je zapomnieliśmy, należy skorzystać z opcji poniżej zapomniane hasło.

3 Słownik okresów obrachunkowychSłownik okresów obrachunkowych dostępny jest z menu Płatności->Słowniki->Okresy obrachunkowe Widoczne są tu wszystkie dostępne okresy obrachunkowe, wraz z informacją o ich zamknięciu. W zamkniętych okresach nie można księgować żadnych dokumentów. Osoby upoważnione mogą zamykać i otwierać okresy za pomocą opcji z komuny Akcje. Użytkownicy ci mogą również dodawać nowe okresy za pomocą przycisku Dodaj. Należy wówczas podać jedynie miesiąc i rok nowego okresu.

4 Słownik odsetek Słownik odsetek dostępny jest z menu Płatności->Słowniki->Odsetki Widoczne są tu wysokości odsetek w poszczególnych okresach. Osoby upoważnione mogą dodawać nowe wartości odsetek za pomocą przycisku Dodaj. Należy wówczas podać wartość nowej stawki oraz datę od kiedy ma obowiązywać.

5 Słownik kont księgowychSłownik kont księgowych dostępny jest z menu Płatności->Słowniki->Konta księgowe Widoczny jest tu aktualny plan kont, dla którego można obliczyć salda w skali całego planu Oblicz salda wszystkich kont, lub dla wybranego konta wybierając opcję pod odpowiednim przyciskiem Akcje. Osoby upoważnione mogą usuwać lub dodawać nowe konta. W tym celu konieczne jest podanie konta nadrzędnego, symbolu, rodzaju, typu i nazwy.

6 Słownik produktów Słownik produktów dostępny jest z menu Płatności->Słowniki->Produkty Widoczny są tu wszystkie dostępne produkty z podziałem na typy. Najważniejsze mieszczą się na zakładce C (etap czesne). Produkty reprezentują elementy oferty dydaktycznej uczelni i są wykorzystywane do tworzenia cenników.

7 Dodawanie produktów - czesnePod przyciskiem Dodaj dostępne jest okno pozwalające dodać nowy produkt. Kod tworzymy według wzorca: JJJJ-PPPP-EEEE-CZESNE, gdzie JJJJ to czterocyfrowy kod jednostki (na przykład Wydziału Mechanicznego będzie to 1100), a PPPP to kod programu, którego produkt ma dotyczyć. EEEE dotyczy kodu etapu i jest opcjonalne, dodawane tylko, gdy czesne różni się na poszczególnych etapach studiów. 1100-AIRZN-CZESNE - kod produktu dla programu AIRZN na WM, gdzie czesne jest identyczne na wszystkich etapach 1200-ARCH2N-AR11-CZESNE – kod produktu dla programu ARCH2N na WA dla etapu AR11 Konfiguracja opłat – wybieramy opcję ETAP_CZESNE Jednostka organizacyjna – podajemy kod własnej jednostki Konto księgowe – podajemy wydziałowe konto księgowe przeznaczone do ewidencji opłat za czesne (na końcu instrukcji) Program - podajemy program, którego produkt ma dotyczyć Etap – podajemy etap, którego produkt ma dotyczyć (tylko jeśli czesne za semestr różni się na poszczególnych etapach) Od – data od kiedy obowiązuje produkt Do – data do kiedy obowiązuje produkt Opis – opis produktu

8 Cenniki Cenniki dostępne są z menu Płatności->CennikiWidoczny są tu wszystkie dostępne cenniki. Podczas proponowania należności dostępne są jedynie cenniki aktywne, a więc należy pamiętać o zmianie statusu cennika za pomocą ikony Edytuj status cennika i ustawieniu go na wartość A (aktualny).

9 Cenniki - dodawanie W celu dodania nowego cennika używamy przycisku Dodaj. W nowym oknie należy podać kod cennika, który tworzymy według wzoru JJJJ-RRRR, gdzie JJJJ to czterocyfrowy kod jednostki (np. dla WM będzie to 1100), a RRRR to opis roku akademickiego (np. dla roku akademickiego 2017/2018 opis będzie miał postać 2017). Cennik do skopiowania – opcjonalna wartość pozwalająca utworzyć cennik na podstawie istniejącego już cennika Jednostka organizacyjna – podajemy kod własnej jednostki Status – określamy status cennika Opis – opis cennika

10 Cenniki - pozycje Po wybraniu opcji Pozycje cennika, przechodzimy do ekranu edycji pozycji. Każda pozycja odpowiada produktowi wybranemu ze słownika produktów. Za pomocą przycisku Dodaj określamy: Cykl dydaktyczny – cykl dydaktyczny dla którego określimy wartość produktu w cenniku Produkt – wybieramy produkt ze słownika Numer subkonta – subkonta dla należności niezasądzonych (tabela na końcu instrukcji) Czy rozliczać automatycznie – wybieramy opcję Tak

11 Cenniki – plany ratalneDla każdej pozycji możemy określić dowolną liczbę planów ratalnych, przy czym tylko jeden z nich będzie mógł być planem domyślnym. W tym celu wybieramy ikonę Dodaj plan ratalny i podajemy z ilu rat będzie się składał plan. W zależności od wybranej ilości rat pojawi się odpowiednia ilość wierszy, w których podajemy kwotę, termin płatności oraz opis każdej raty. Na koniec podajemy jeszcze opis planu ratalnego i wciskamy przycisk Zapisz.

12 Płatności osób Płatności osób dostępne są z menu Płatności->Płatności osób Widoczny są tu wszystkie należności i wpłaty wybranego studenta. W pierwszej tabeli widoczne są propozycje należności, które muszą być jeszcze zatwierdzone. W drugiej tabeli widoczne są zatwierdzone należności oraz wpłaty, a także, po rozwinięciu wybranej transakcji, szczegółowe informacje o kolejnych rozliczeniach.

13 Płatności osób – ręczne dodawanie należnościRęczne dodawanie należności jest możliwe po wciśnięciu przycisku Dodaj ręcznie należność. W nowym oknie należy podać następujące dane: Rodzaj opłaty – wybieramy z listy rodzaj dodawanej należności Kwota – kwota jakiej dotyczy należność Termin płatności – data ostatecznego opłacenia należności przez studenta Cykl dydaktyczny – cykl którego należność dotyczy Jednostka organizacyjna - podajemy kod własnej jednostki Konto księgowe - podajemy wydziałowe konto księgowe przeznaczone do ewidencji opłat za dany rodzaj opłaty (na końcu instrukcji) Numer subkonta - subkonta dla należności niezasądzonych (tabela na końcu instrukcji) Sposób naliczania odsetek – wybieramy opcję I (odsetki z dołu) Opis – opis należności Program – kod programu, którego dotyczy należność Etap - kod etapu, którego dotyczy należność

14 Płatności osób – proponowanie należnościProponowanie należności jest możliwe po wciśnięciu przycisku Proponuj należność. W nowym oknie należy podać następujące dane: Cennik – wybrać cennik, na podstawie którego ma być dokonana propozycja Produkt – wybrać produkt, na podstawie którego ma być dokonana propozycja Program – kod programu, którego dotyczy należność Etap - kod etapu, którego dotyczy należność Po wciśnięciu przycisku Dodaj, utworzona zostanie propozycja należności.

15 Płatności osób – zatwierdzanie propozycji należnościPo zapisaniu danych utworzona zostanie propozycja należności. W celu jej zatwierdzenia wybieramy z menu Akcje opcję Zatwierdź. W nowym oknie należy podać Datę księgowania, zgodną aktualnym okresem rozliczeniowym. Proponowana należność zostanie przeniesiona na rachunek studenta.

16 Płatności osób – ręczne dodawanie wpłatRęczne dodawanie wpłat jest możliwe po wciśnięciu przycisku Dodaj wpłatę. Wybieramy opcję Kasową, a w nowym oknie należy podać następujące dane: Kwota – kwota jakiej dotyczy wpłata Numer dokumentu pierwotnego – opis dokumentu wpłaty (np. WB ) Data – data dokonania wpłaty Tytuł – tytuł wpłaty Numer subkonta - subkonta dla należności niezasądzonych (tabela na końcu instrukcji) Po zakończeniu wciskamy przycisk Zapisz.

17 Płatności osób – ręczne rozliczanie wpłat i należnościW celu ręcznego rozliczenia wpłaty z należnością, należy w ostatniej kolumnie zaznaczyć wszystkie transakcje, które mają brać udział w rozliczeniu, a następnie wcisnąć przycisk Rozlicz. Transakcje takie zostaną wzajemnie sparowane i zaktualizowane zgodnie z kwotami na jakie opiewa wpłata oraz należność.

18 Płatności osób – edycja należnościZakres edycji utworzonej już należności zależy od tego czy została ona już zatwierdzona. Propozycje należności mogą być w pełni edytowane, a więc każda z wprowadzonych danych może zostać zmieniona. Po zatwierdzeniu możliwe jest już tylko edytowanie opisu należności oraz zmiana daty płatności. W obu przypadkach, w celu poddania należności edycji, należy wybrać spod przycisku Akcje opcję Edytuj. Aby zmienić datę płatności wybieramy spod przycisku Akcje opcję Zmień termin płatności.

19 Płatności osób – korekta należnościZatwierdzona należność nie może być modyfikowana, ale można ją skorygować. W tym celu spod przycisku Akcje wybieramy opcję Korekta należności. W nowym oknie podajemy następujące informacje: Data księgowania – podajemy datę zgodną aktualnym okresem rozliczeniowym Rodzaj – wybieramy czy korekta będzie o czy do podanej wartości Kwota – podajemy kwotę, która zmieni wartość należności Konto księgowe po stronie uczelni – wybieramy czy korekta ma zmniejszyć czy zwiększyć należność Komentarz – podajemy powód dokonanej korekty Po podaniu danych wciskamy przycisk Zapisz.

20 Płatności osób – umorzenie należnościZatwierdzona należność nie może być modyfikowana, ale można ją całkowicie lub częściowo umorzyć. W tym celu spod przycisku Akcje wybieramy opcję Umorzenie należności. W nowym oknie podajemy następujące informacje: Data księgowania – podajemy datę zgodną aktualnym okresem rozliczeniowym Rodzaj – wybieramy czy umorzenie będzie o czy do podanej wartości Kwota – podajemy kwotę, która zmieni wartość należności Komentarz – podajemy powód dokonanej korekty Po podaniu danych wciskamy przycisk Zapisz.

21 Naliczanie propozycji opłatSeryjne naliczanie propozycji opłat jest możliwe na stronie Płatności->Naliczanie propozycji opłat. Po wybraniu odpowiedniego typu należności i wskazaniu aktualnego cennika, wybieramy produkt ujęty w tym cenniku. Za pomocą filtra możemy odpowiednio ograniczyć listę studentów. Po wciśnięciu przycisku Naliczanie produktu zostaniemy poproszeni o wskazanie czy dotyczyć to ma wszystkich osób z listy czy tylko zaznaczonych, a następnie musimy potwierdzić chęć dokonania naliczenia. System pokazuje ile osób zostało objętych naliczeniem i ile z nich spełniło warunki, by takie naliczenie otrzymać. Strona pozwala też na naliczenie, wybranej grupie studentów, należności utworzonych ręcznie. W tym celu wciskamy przycisk Naliczanie ręczne i również określamy czy naliczenie ma dotyczyć wszystkich z listy czy tylko zaznaczonych. Po zakończeniu naliczenia wybrane osoby otrzymają jedynie propozycję należności.

22 Zatwierdzanie propozycji opłatSeryjne zatwierdzanie propozycji opłat jest możliwe na stronie Płatności->Zatwierdzanie propozycji opłat. W pierwszej kolejności należy wybrać plany ratalne dla propozycji należności z listy poniżej. W tym celu korzystamy z przycisku Wybierz domyślny plan ratalny, dzięki czemu należnościom przypisany zostanie domyślny plan ratalny z cennika przypisany danemu produktowi. Możliwe jest też wybranie opcji Wybierz plan ratalny i wskazanie jednego z dostępnych w ramach danego cennika. Na koniec konieczne jest zatwierdzenie propozycji należności. W tym celu wciskamy przycisk Zatwierdź propozycje i wybrać czy operacja ma dotyczyć wszystkich propozycji z listy czy tylko zaznaczonych. Po tej operacji wszystkie wskazane propozycje zostaną zatwierdzone i przeniesione na rachunek studenta.

23 Wczytywanie plików bankowychWczytywanie plików bankowych z wpłatami jest możliwe na stronie Płatności->Import plików. Po wskazaniu jednostki, dla której chcemy dokonać importu, otrzymamy listę dotychczas wczytanych plików bankowych. W celu wczytania nowego pliku wciskamy przycisk Wczytaj plik i wskazujemy rzeczywisty plik pobrany ze strony banku. Zawartość zaimportowanego pliku zostanie wyświetlona poniżej z możliwością ręcznego wskazania osoby, której wpłata ma dotyczyć. Dla wszystkich osób z listy wskazujemy subkonto z końcówką 00 za pomocą przycisku Zmiana numeru subkonta (tabela z numerami subkont na końcu instrukcji). W przypadku, gdy wszystko się zgadza wciskamy przycisk Zapisz podając jego nazwę. Dopiero teraz wpłaty zostaną zapisane na rachunkach poszczególnych studentów. Wciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zatrzymanie procesu wczytywania pliku.

24 Należności niezasądzoneSubkonta wydziałowe Wydział Należności niezasądzone Należności zasądzone Wydział Architektury Wydział Budownictwa Wydział Elektryczny Wydział Mechaniczny Wydział Informatyki Wydział Inżynierii Zarządzania Zamiejscowy Wydział Leśny

25 Konta księgowe Wydział Stacjonarne powtórki i inneNiestacjonarne czesne Niestacjonarne powtórki i inne Wydział Architektury Wydział Budownictwa Wydział Elektryczny Wydział Mechaniczny Wydział Informatyki Wydział Inżynierii Zarządzania Zamiejscowy Wydział Leśny