1 Interreg V-A Republika Czeska – Polska Interreg V-A Česká republika – Polsko Stowarzyszenie Gmin Polskich Euroregionu Pradziad ul. Klasztorna 4, 48-200 Prudnik KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW Interreg V-A Republika Czeska – Polska Stowarzyszenie Gmin Polskich Euroregionu Pradziad Prudnik – styczeń 2016
2 ZASADY OGÓLNE KWALIFIKOWALNOŚCI WYDATKÓW Kwalifikowalność wydatków – prawodawstwo Rozporządzenie PEiR (UE) z 17.12.2013 nr 1303/2013 - definiuje wspolne zasady dla wszystkich funduszy (art. 65 - 70) Rozporządzenie PEiR (UE) z 17.12.2013 nr 1299/2013 – specyficzne zasady dla programów EWT, hierarchia zasad, kwalifikowalność terytorialna Rozporządzenie delegowane Komisji 481/2014 z 04.03.2014r. – bardziej szczegółowo definuje zasady dla programów EWT Hierarchia przepisów rozporządzenia na poziomie europejskim programowe zasady dotyczące kwalifikowalności wydatków zatwierdzone przez Komitet Monitorujący Struktura „Wytycznych kwalifikowalności“ : część ogólna zasady kwalifikowalności dla poszczeólnych kategorii wydatków zawartych w rozporządzeniu 481/2014 zasady dotyczące specyficznych rodzajów wydatków wydatki niekwalifikowalne przepisy krajowe (ustawy, rozporzadzenia, itp.) Interreg V-A Republika Czeska - Polska
3 ZASADY OGÓLNE KWALIFIKOWALNOŚCI WYDATKÓW Wydatkami kwalifikowanymi są te wydatki mikroprojektu, które mogą być współfinansowane z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFRR), czyli: ponoszone są na określony cel projektu powstały w okresie określonym w Umowie o dofinansowanie mikroprojektu są zgodne z właściwymi przepisami UE, zasadami określonymi na poziomie Programu i zasadami krajowymi i innymi Ponadto wydatki muszą: odpowiadać cenom przyjętym zwyczajowo w miejscu i czasie być niezbędne do osiągnięcia celów projektu być poniesione w taki sposób, aby osiągnięto optymalną relację pomiędzy ich gospodarnością, celowością i efektywnością Kwalifikowalność wydatków projektu oceniana jest indywidualnie pod kątem tego, czy wydatek poniesiony był w związku z osiągnięciem celu projektu. Interreg V-A Republika Czeska - Polska
4 ZASADY OGÓLNE KWALIFIKOWALNOŚCI WYDATKÓW Wydatkiem kwalifikowalnym jest więc wydatek spełniający łącznie następujące warunki: został poniesiony zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie i zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie jest zgodny z zasadami określonymi w Programie i Podręczniku Programu jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa unijnego oraz prawa krajowego został faktycznie poniesiony w okresie wskazanym w umowie o dofinansowanie został poniesiony w związku z realizacją projektu i jest niezbędny do jego realizacji został dokonany w sposób racjonalny i efektywny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów został należycie udokumentowany został odpowiednio zaksięgowany został wykazany we wniosku o płatność nie stanowi wydatku niekwalifikowalnego Wydatkiem niekwalifikowalnym jest wydatek nie spełniający co najmniej jednego z wyżej wymienionych warunków Interreg V-A Republika Czeska - Polska
5 HORYZONT CZASOWY KWALIFIKOWALNOŚCI WYD HORYZONT CZASOWY KWALIFIKOWALNOŚCI WYDATKÓW 1)Wydatki na realizację projektu – są kwalifikowalne od dnia następującego po dniu zaewidencjonowania wniosku projektowego w systemie monitorującym. Ostateczny termin kwalifikowalności wydatków jest w przypadku każdego mikroprojektu określony terminem zakończenia realizacji (wskazanym w Umowie) i terminem złożenia końcowego Oświadczenia o zrealizowanych wydatkach za część mikroprojektu (typ A) /ew. mikroprojektu (typ B i C). Po stronie polskiej, aby wydatek mógł być uznany za kwalifikowalny musi być poniesiony w ciągu 30 dni od zakończenia realizacji projektu i dotyczyć działań zrealizowanych w okresie realizacji projektu. Odstępstwo od tej zasady stanowią: 2) Wydatki na przygotowanie projektu – mogą one powstać w okresie od 01.01.2014r. do momentu zaewidencjonowania mikroprojektu w systemie informatycznym (tylko w mikroprojektach typu A i tylko do wysokości 1% całkowitych wydatków kwalifikowalnych projektu) wydatki związane z przygotowaniem dokumentacji niezbędnej do uzyskania pozwoleń związanych z robotami budowlanymi (w projektach obejmujących roboty budowlane) – mogą powstać przed zaewidencjonowaniem wniosku w systemie, jednak nie wcześniej niż 01.01.2014r. Interreg V-A Republika Czeska - Polska
6 KOSZTY POŚREDNIE I BEZPOŚREDNIE Interreg V-A Republika Czeska - Polska
7 Koszty pośrednie i bezpośrednie W celu wyliczenia wysokości kosztów personelu oraz wysokości kosztów pośrednich należy najpierw określić wysokość pozostałych kosztów bezpośrednich projektu, czyli kosztów w poniższych kategoriach: koszty podróży i zakwaterowania koszty ekspertów zewnętrznych i koszty usług zewnętrznych wydatki na wyposażenie wydatki na nabycie nieruchomości i roboty budowlane Interreg V-A Republika Czeska - Polska
8 Koszty pośrednie i bezpośrednie Poniższy przykład w tabeli pokazuje algorytm wyliczenia ryczałtów: Interreg V-A Republika Czeska - Polska
9 Szczegółowy budżet projektu
10 Interreg V-A Republika Czeska - Polska Szczegółowy budżet projektu
11 Interreg V-A Republika Czeska - Polska Szczegółowy budżet projektu
12 Interreg V-A Republika Czeska - Polska Szczegółowy budżet projektu
13 Interreg V-A Republika Czeska - Polska
14 Rzeczywiste wykazywanie wydatków Poniesienie wydatków musi być udokumentowane dowodem księgowym lub innym dokumentem oraz dokumentem potwierdzającym zapłatę. Dla wydatków wykazywanych w ten sposób beneficjent prowadzi wyodrębnioną ewidencję księgową. Niespełnienie tego warunku oznacza, że dany wydatek nie będzie uznany za kwalifikowalny. Jeżeli projekt jest realizowany wyłącznie zgodnie z przepisami zamówień publicznych, wydatki na wykonanie robót budowlanych, dostawę towarów lub świadczenie usług rozliczać można wyłącznie na podstawie faktycznie ponoszonych wydatków. Np. Jeżeli celem projektu jest wybudowanie trasy rowerowej, nie można wykorzystać finansowania stawką ryczałtową i odwrotnie jeżeli np. projekt ma na celu szkolenie, a w ramach projektu jest realizowane zamówienie dotyczące zakupu artykułów papierniczych, możliwe jest zastosowanie uproszczonego wykazywania wydatków. Interreg V-A Republika Czeska - Polska
15 Uproszczone wykazywanie wydatków W przypadku uproszczonego wykazywania wydatków beneficjent nie musi dokumentować wydatków. W ten sposób wykazywane wydatki nie będą też przedmiotem późniejszych kontroli przeprowadzonych przez Kontrolerów lub Instytucję Audytową. To jednak nie zwalnia beneficjenta z obowiązku prawidłowego prowadzenia ewidencji księgowej. Interreg V-A Republika Czeska - Polska
16 Kategoria 1 – KOSZTY PERSONELU Wydatki na koszty personelu składają się z kosztów personelu zatrudnionego przez beneficjenta w jeden z następujących sposobów : a) w pełnym wymiarze czasu pracy b)w niepełnym wymiarze czasu pracy przy stałej liczbie godzin pracy w miesiącu c)w niepełnym wymiarze czasu pracy z elastyczną liczbą godzin pracy w miesiącu, lub d) na zasadzie pracy liczonej na godziny Kwalifikowalne są wyłącznie koszty personelu wykonującego działania, których podmiot by nie wykonywał, gdyby nie realizowano danego projektu lub jego części. Działania te muszą być określone w umowie o pracę/umowie zlecenie/umowie o dzieło, decyzji o mianowaniu (zwanych dalej "dokumentami zatrudnienia") lub w przepisach prawa. Po polskiej stronie wydatki poniesione na wynagrodzenie osoby zaangażowanej do projektu na podstawie umowy zlecenia, która jest jednocześnie pracownikiem beneficjenta, są wydatkiem niekwalifikowalnym. Interreg V-A Republika Czeska - Polska
17 Za kwalifikowane mogą być uznane : wynagrodzenie zasadnicze brutto zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych obciążenia z tytułu ubezpieczeń zdrowotnych i społecznych dodatkowe wynagrodzenie roczne wraz ze składkami wypłacanymi przez pracodawcę premie i nagrody oraz dodatki do wynagrodzeń (funkcyjne, zadaniowe), o ile zostały przyznane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy, regulaminu wynagradzania instytucji beneficjenta oraz w związku z realizowanym projektem ekwiwalent za niewykorzystany urlop zgodnie z przepisami prawa pracy nadgodziny, pod warunkiem udokumentowania ich związku z projektem oraz niemożności ich odebrania bez szkody dla projektu koszt pracy wolontariuszy Interreg V-A Republika Czeska - Polska
18 Niekwalifikowalne wydatki to: wynagrodzenia członków organów statutowych wynikające z tytułu ich funkcji, tzn. z tytułu wykonywania czynności organu statutowego / wynagrodzenia i premie nie powiązane z projektem zwiększenie wynagrodzenia ponad ramy wynagrodzeń zwykle stosowanych w organizacji nagrody jubileuszowe dodatki nie mające związku z realizowanym projektem (np. za punktualne przychodzenie do pracy, niepalenie papierosów, przestrzeganie regulaminu pracy) zasiłki finansowane z budżetu państwa koszty składek i opłat fakultatywnych, niewymaganych obowiązującymi przepisami prawa krajowego koszty dodatkowych usług zdrowotnych opłacanych przez pracownika za pośrednictwem pracodawcy Interreg V-A Republika Czeska - Polska
19 Niekwalifikowalne wydatki to: odprawy pracownicze odprawy emerytalno-rentowe ekwiwalent za niewykorzystany urlop, o ile nie zaistniały okoliczności uniemożliwiające udzielenie takiego urlopu bez szkody dla realizacji zadań związanych z projektem wpłaty na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON) świadczenia realizowane ze środków ZFŚS dla personelu projektu koszty ubezpieczenia cywilnego funkcjonariuszy publicznych za szkodę wyrządzoną przy wykonywaniu władzy publicznej Interreg V-A Republika Czeska - Polska
20 Kategoria 2 – WYDATKI BIUROWE I ADMINISTRACYJNE – KOSZTY POŚREDNIE Koszty pośrednie (ogólne) to koszty, które powstały podczas realizacji projektu bądź w jego efekcie, ale ich wysokość jest określona pośrednio na podstawie wyliczenia. Za koszty pośrednie uważa się wszystkie koszty, które wchodzą w zakres wydatków biurowych i administracyjnych: czynsz za biuro ubezpieczenia i podatki związane z budynkami, w których znajduje się personel wraz z wyposażeniem biura (np. ubezpieczenie od pożaru, kradzieży) rachunki (np. za elektryczność, ogrzewanie, wodę) materiały biurowe ogólna księgowość prowadzona w obrębie organizacji będącej beneficjentem archiwa konserwacja, sprzątanie i naprawy ochrona Interreg V-A Republika Czeska - Polska
21 Kategoria 2 – WYDATKI BIUROWE I ADMINISTRACYJNE – KOSZTY POŚREDNIE systemy informatyczne – dotyczy to systemów, które nie były nabyte w bezpośrednim związku z realizacją projektu i z których beneficjent korzysta bez względu na realizację projektu komunikacja (np. telefon, fax, internet, usługi pocztowe, wizytówki) opłaty bankowe za otwarcie i prowadzenie rachunku lub rachunków, jeżeli realizacja projektu wymaga otwarcia osobnego rachunku opłaty z tytułu transnarodowych transakcji finansowych Ta kategoria wydatków stosowana jest w ramach stawki ryczałtowej dla wydatków pośrednich. Wydatki objęte tą kategorią nie mogą być wykazywane w inny sposób aniżeli w drodze określonej stawki ryczałtowej. Koszty pośrednie (ogólne) mogą być kwalifikowalne tylko w wysokości 15% kwalifikowalnych bezpośrednich kosztów personelu. Interreg V-A Republika Czeska - Polska
22 Kategoria 3 – KOSZTY PODRÓŻY I ZAKWATEROWANIA To koszty podróży i zakwaterowania własnych pracowników beneficjenta. Wydatki są ograniczone wyłącznie do następujących elementów: 1.koszty podróży (np. bilety, ubezpieczenie na podróż, paliwo, stawka za przebieg, opłaty za przejazd i opłaty parkingowe) 2.koszty posiłków (o ile pracownik nie otrzymał diety) – maksymalnie do wysokości odpowiadającej dziennej diecie 3.zakwaterowania 4.koszty wiz 5.diety dzienne Wydatki związane z przejazdem samochodem prywatnym, służbowym lub taksówką oraz koszty przelotów samolotem mogą być w całości zadeklarowane jako wydatki kwalifikowalne, za zgodą instytucji delegującej, pod warunkiem, że wykorzystanie takiego środka transportu jest najbardziej efektywne i uzasadnione ekonomicznie. Kwalifikowalne są wydatki na bilety w klasie ekonomicznej. Interreg V-A Republika Czeska - Polska
23 Kategoria 4 – KOSZTY EKSPERTÓW I USŁUG ZEWNĘTRZNYCH Kwalifikowalne są wyłącznie: 1.opracowania lub badania (np. ewaluacje, strategie, dokumenty koncepcyjne, projekty, podręczniki) 2.szkolenia i przygotowanie zawodowe (np. stypendium na studia itp.) 3.tłumaczenia 4.systemy informatyczne, opracowywanie, modyfikacja i aktualizacja stron internetowych 5.działania promocyjne i komunikacyjne, reklama i informacje związane z projektem lub programem współpracy jako takim 6.zarządzanie finansowe (np. realizacja transakcji finansowych w ramach projektu itd.) 7.usługi związane z organizacją i realizacją imprez lub spotkań (w tym wynajem, catering) Interreg V-A Republika Czeska - Polska
24 8.uczestnictwo w wydarzeniach (np. opłaty rejestracyjne) 9.opłaty za doradztwo prawne, opłaty notarialne, koszty ekspertów technicznych i finansowych, pozostałe opłaty za usługi doradcze i księgowe 10. prawa własności intelektualnej 11. gwarancje udzielone przez banki lub inne instytucje finansowe, w przypadku gdy takie gwarancje są wymagane na podstawie prawa unijnego lub krajowego bądź dokumentu programowego przyjętego przez Komitet Monitorujący 12. podróż i zakwaterowanie ekspertów zewnętrznych, prelegentów, przewodniczących posiedzeń i dostawców usług 13. inne specyficzne ekspertyzy i usługi niezbędne dla projektów (np. honoraria dla prelegentów, umowy cywilnoprawne) Interreg V-A Republika Czeska - Polska
25 W tej kategorii niekwalifikowalne są: 1.ekspertyzy, doradztwo w zakresie odwołań beneficjenta od decyzji kontrolera krajowego, decyzji IZ itp. 2.wydatki na przedsięwzięcia kulturalne i artystyczne ponad 500 EUR na 1 wykonawcę lub 2000 EUR na projekt Kategoria 5 – WYDA TKI NA WYPOSAŻENIE Wydatki na wyposażenie mogą być wynikiem zakupu, wynajmu, dzierżawy, leasingu lub amortyzacji. Wydatki na wyposażenie są ograniczone do następujących pozycji: 1.sprzęt biurowy 2.sprzęt komputerowy i oprogramowanie 3.meble i instalacje 4.sprzęt laboratoryjny 5.maszyny i urządzenia 6.narzędzia lub przyrządy 7.pojazdy (oprócz zakupu i amortyzacji samochodów osobowych/w RCz pojazdów kategorii M1 i N1) 8.inny sprzęt niezbędny dla projektów (np. pomoce niezbędne do realizacji projektu, takie jak publikacje fachowe, podręczniki itp.) Interreg V-A Republika Czeska - Polska
26 Wydatki są kwalifikowalne tylko wówczas, gdy wyposażenie wykorzystywane jest bezpośrednio do realizacji projektu. Wydatki na zakup środka trwałego niskocennego Wydatki na zakup środka trwałego niskocennego (takiego, którego cena jednostkowa nie przekracza kwot wskazanych w przepisach prawa krajowego, dla których przewidywana jest amortyzacja jednorazowa) powinny być ujmowane w całości lub części, czyli proporcjonalnie do wykorzystania środka trwałego do celu realizacji projektu. Wydatek na zakup środka trwałego Wydatek na zakup środka trwałego kwalifikuje się do współfinansowania ze środków Programu w całości pod warunkiem, że będzie wykorzystywany wyłącznie na potrzeby realizacji projektu. Wydatek na zakup środka trwałego, który będzie wykorzystywany również poza projektem lecz jest niezbędny do realizacji projektu, kwalifikuje się do współfinansowania ze środków Programu, lecz kwalifikowalne są jedynie odpisy amortyzacyjne w okresie, w którym środek trwały będzie wykorzystywany do realizacji projektu – proporcjonalnie do użytkowania środka trwałego w ramach projektu. Amortyzacja sprzętu musi być dokonana zgodnie z przepisami krajowymi, a metoda amortyzacji musi być przechowywana dla celów księgowych, kontroli i audytów. Interreg V-A Republika Czeska - Polska
27 Kategoria 6 – WYDATKI NA ZAKUP NIERUCHOMOŚCI I PRACE BUDOWLANE Przy wydatkach na nabycie nieruchomości ogólnie obowiązuje zasada, że wartość nieruchomości jest potwierdzana przez niezależnego wykwalifikowanego rzeczoznawcę lub przez uprawniony organ urzędowy i nie może przekroczyć cen rynkowych (dot. również prac budowlanych). Katalog wydatków kwalifikowalnych: opłaty za pozwolenia na budowę przygotowanie terenu pod budowę, w tym prace geodezyjne prace ziemne, rozbiórkowe, budowlano-montażowe, konstrukcyjne wykończeniowe, instalacyjne nadzór sprawowany w imieniu inwestora w zakresie prawidłowości realizacji inwestycji i nadzór konserwatorski koszt zatrudnienia w związku z realizacją projektu inżyniera kontraktu, kierownika budowy i/bądź koordynatora budowy opłaty administracyjne wiążące się bezpośrednio z czynnościami i pracami realizowanymi w ramach projektu Interreg V-A Republika Czeska - Polska
28 budowa, rozbudowa lub przebudowa/remont pomieszczeń i infrastruktury technicznej niezbędnej dla realizacji projektu (np. pomieszczenia na serwery) wydatki poniesione w związku ze sporządzeniem dokumentacji geodezyjno-kartograficzne wynagrodzenie rzeczoznawcy (np. wydatek związany ze sporządzeniem operatu szacunkowego) Kategoria 7 – WYDATKI NA PRZYGOTOWANIE WNIOSKU PROJEKTOWEGO Wydatki na przygotowanie projektu są kwalifikowalne wyłącznie w mikroprojektach, które są oparte na zasadzie Partnera Wiodącego (typ A) i tylko do wysokości 1% całkowitych wydatków kwalifikowalnych projektu. Koszty na przygotowanie mikroprojektów partnerskich i samodzielnych (typ B i C) są niekwalifikowalne. Interreg V-A Republika Czeska - Polska
29 WYDATKI NIEKWALIFIKOWALNE podatek od towarów i usług za wyjątkiem sytuacji, gdy na podstawie krajowych przepisów prawa nie podlega odliczeniu oraz świadczenie, którego dotyczy jest także wydatkiem kwalifikowalnym koszty związane ze zmiennością kursów walut (różnice kursowe) odsetki od zobowiązań (kredytów, pożyczek itp.) kary, sankcje finansowe i wydatki na spory prawne oraz spory sądowe koszty darowizn, za wyjątkiem tych, których wartość nie przekracza 20 EUR na darowiznę, jeżeli związane są z promocją, komunikacją, reklamą i informowaniem nagrody w konkursach, których wartość przekracza 50 EUR za sztukę krajowe transakcje finansowe prowizje pobierane w ramach operacji wymiany walut koszty pożyczki lub kredytu zaciągniętego na prefinansowanie dotacji rozliczenie notą obciążeniową zakupu rzeczy będącej własnością beneficjenta success fee (premia dla współautora wniosku o dofinansowanie) transakcje przekraczające równowartość 15 000 EUR płacone gotówką (bez względu na liczbę wynikających z tej transakcji płatności) Interreg V-A Republika Czeska - Polska
30 SPOSÓB FINANSOWANIA MIKROPROJEKTÓW 1)finansowanie formą płatności ex-post (nie ma zaliczek, jest refundacja poniesionych kosztów) 2)wszystkie wydatki wykazywane w EUR – przeliczone po kursie EBC obowiązującym w miesiącu, kiedy wydatki są przedłożone kontrolerowi do kontroli 3)system finansowania będzie bardzo podobny jak w okresie programowania 2007-2013: a)przedłożenie „Zestawienia wydatków“ do kontroli przez poszczególnych Wnioskodawców/Partnerów – do „swojego“ Euroregionu (po właściwej stronie) – (typ projektu A, B i C) b)Weryfikacja wydatków przez Euroregion, a następnie kontrola wydatków przez kontrolerów narodowych c)przygotowanie wniosku o płatność przez Partnerów Wiodących (typ projektu A)/ Beneficjentów (typ projektu B, C) d)kontrola wniosku przez Euroregion + kontrolera PW – (typ projektu A, B, C) e)zatwierdzenie wniosku przez Instytucję Płatniczą i Certyfikującą (IPC) f)zwrot kosztów dla Wnioskodawcy (lub do PW) – (typ projektu A, B i C) g)przekazanie odpowiedniej kwoty Partnerom (typ projektu A) Interreg V-A Republika Czeska - Polska
31 PROMOCJA PROGRAMU ZASADY PROMOCJI (stan na dzień 16 listopada 2015r.) Obowiązkiem każdego beneficjenta, który realizuje projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej jest zapewnienie projektowi odpowiedniej promocji i informowania opinii publicznej o tym, że dany projekt został wsparty ze środków Unii Europejskiej Opis działań promocyjnych oraz informacyjnych w celu zapewnienia promocji projektu i UE wnioskodawca musi podać w odpowiedniej części wniosku o dofinansowanie. Ich niespełnienie może wiązać się z konsekwencjami w formie obniżenia czy niewypłacenia dofinansowania, ewentualnie zwrotu już wypłaconego dofinansowania Zasady w zakresie promocji projektów finansowanych w ramach Programu określone są w Rozporządzeniu PE i R (UE) nr 1303/2013 Artykuł 115, załącznik XII, oraz Rozporządzeniu Wykonawczym Komisji (UE) nr 821/2014 art. 4 i 5 (dostępne jest na stronach internetowych Programu www.cz-pl.eu).www.cz-pl.eu Szczegółowe informacje o promocji w ramach Programu INTERREG V-A RCz-PL dostępne są na stronie www.cz-pl.eu/beneficjent.promocja.htmlwww.cz-pl.eu/beneficjent.promocja.html W razie pytań i wątpliwości prosimy o kontakt z Biurem Euroregionu Pradziad Interreg V-A Republika Czeska - Polska
32 PROMOCJA PROGRAMU Dla małych materiałów promocyjnych Dla dużych materiałów promocyjnych Interreg V-A Republika Czeska - Polska
33 FUNDUSZ MIKROPROJEKTÓW W EUROREGIONIE PRADZIAD Interreg V-A Republika Czeska - Polska Dziękujemy za uwagę Stowarzyszenie Gmin Polskich Euroregionu Pradziad ul. Klasztorna 4 48-200 Prudnik Tel.: +48 77 4380380 Fax: +48 77 4380381 www.europradziad.pl www.facebook.com/Euroregion-Pradziad