1 JORNADA DE GESTIÓN DE FLOTASAntonio Iglesias López

2 Jornada Formativa Gestión de Flotas16/06/2011 GESTIÓN DE FLOTAS ELEMENTOS A CONSIDERAR EN LA GESTIÓN DE FLOTAS CICLOS DE MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS HERRAMIENTAS DE FINANCIACIÓN PARA ADQUISICIÓN DE VEHÍCULOS Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

3 ¿Qué es una flota de transporte?Conjunto de vehículos destinados a transportar mercancías o personas y que dependen económicamente de la misma empresa. La gestión de la flota de transporte en general, y del carburante en particular, varía según el tipo de flota. No será lo mismo el planteamiento de una flota de autobuses para el transporte de viajeros que el de una flota de camiones, utilizada para el transporte de mercancías. En el primer caso el confort de los pasajeros es muy importante a la hora de valorar la calidad del servicio y en el segundo, ésta recae en gran parte en el cumplimiento de los plazos de las entregas y en su coste. Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

4 Dimensionamiento y Estructura de la Flota16/06/2011 Dimensionamiento y Estructura de la Flota Tipos de Servicios Tipo de Mercancía Tipo de Expediciones Tipos de Clientes Crecimiento esperado Legislación Tipos, cantidad y características de vehículos y conductores • Flotas pequeñas: normalmente de carácter familiar con un propietario autónomo y algunos conductores familiares o asalariados. Suelen tener hasta 5 ó 6 vehículos y la mayor parte de su trabajo lo hacen para un cliente o una gran empresa. El Departamento de Tráfico es poco importante y suele ser el propietario de la empresa el responsable de su actividad. El consumo de carburante es muy variable y difícil de cuantificar. • Flotas medianas: con un número de 6 a 30 vehículos. Suele tratarse de empresas pequeñas familiares que han crecido aprovechando una buena gestión y especializándose en nichos de mercado o mercados emergentes. Estas empresas suelen tener ya una amplia cartera de clientes en los ámbitos nacional e internacional. Cuentan con un Departamento de Tráfico de relieve, gestionado por una persona de confianza de la dirección. A medida que aumenta el número de vehículos, la estructura de la empresa puede crecer hasta tener talleres de reparación, almacenes y depósitos de carburante propios. • Flotas grandes: son empresas que cuentan con un elevado número de vehículos. Los vehículos pueden ser propios o subcontratados a autónomos. Pueden llegar a tener delegaciones en diferentes lugares del país y actúan en muchas ocasiones como operadores logísticos y de distribución de grandes marcas. Suelen tener vehículos de diferentes tipos para diferentes servicios de transporte. Los vehículos de una flota de transporte de mercancías se suelen clasificar según la forma de organizar las cargas en los siguientes tipos: • Carga general, paletizada o no paletizada, cargas grandes y pesadas, cargas frigoríficas, etc. El tipo de camiones pueden ser capitonés para mudanzas, furgones, plataformas, jaulas, botelleros, isotermos, frigoríficos, etc. • Cargas especiales, como góndolas y plataformas para vehículos de gran tonelaje. • Cargas a granel con cajas abiertas, bañeras basculantes, hormigoneras, tolvas, silos o cisternas. En cuanto a los vehículos de las flotas de transporte de pasajeros, se pueden clasificar según su ámbito de utilización en: • Urbanos: realizan la mayor parte del recorrido por ciudad. • Extraurbanos: Pueden ser de: Larga distancia: se caracterizan por recorridos interurbanos. Corta distancia: se caracterizan por recorridos mixtos. Flota Propia y/o Subcontratada Análisis Financiero Análisis de Riesgos Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

5 Flota Propia o Subcontratada16/06/2011 Flota Propia o Subcontratada Sobre la base de los tipos, las características y la cantidad necesaria de vehículos, hay que revisar o tomar decisiones acerca de: Estructura de la flota Qué parte propia y qué parte subcontratada Zonas geográficas Sistema de financiación de la flota propia Compra con financiación propia Compra con financiación externa Leasing Renting Sistema de contratación de la flota subcontratada En exclusiva, compartida con otras empresas, o alianzas Autónomos Cooperativas de autónomos Otras empresas de transporte Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

6 Flota Propia o Subcontratada16/06/2011 Flota Propia o Subcontratada Flota Propia Flota Subcontratada Costes fijos Si No Absentismo Media de la empresa Muy bajo Inversiones Si No Costes combustible Impacto directo Impacto diferido Gestión Mantenimiento Si No Gestión Formación Si No Coste Total Inferior Superior (1) Capacidad ajuste Baja Media ó alta Motivación Según circunstancias Alta (1) Actualmente el coste de un autónomo puede ser inferior al de un vehículo propio

7 Razones para disponer de flota propia16/06/2011 Razones para disponer de flota propia Las empresas que tienen flota propia lo hacen por una o varias de las siguientes razones: Diversificar el riesgo Por ejemplo ante una huelga de transportistas Mayor capacidad de control y confianza para determinados servicios: Clientes críticos Servicios especiales, etc. Competencia, flexibilidad y disponibilidad de conductores de la plantilla Menor coste total si se realiza un control y una gestión excelentes Elevados costes de sustitución al querer desprenderse de la misma: Coste económico de los despidos Clima laboral e incidencia en el servicio Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

8 ¿Por qué gestionar la flota?Cumplimiento de las regulaciones: Horas de servicio. Regulaciones de velocidad, etc. Localización automática se vehículos, seguimiento y rastreo Situación del vehículo. Comportamiento de conductores. Fiabilidad de las operaciones de los vehículos. Diagnóstico de vehículos. Gestión de condiciones. Seguridad y responsabilidad. Reducción de costes. Acuerdos rápidos. Pólizas forzadas. Gestión óptima de la cadena de suministro Control de frontera y aduana. Cadena de suministro visible. Sistema de transporte integrado. RFID La gestión de la flota de transporte en general, y del carburante en particular, varía según el tipo de flota. No será lo mismo el planteamiento de una flota de autobuses para el transporte de viajeros que el de una flota de camiones, utilizada para el transporte de mercancías. En el primer caso el confort de los pasajeros es muy importante a la hora de valorar la calidad del servicio y en el segundo, ésta recae en gran parte en el cumplimiento de los plazos de las entregas y en su coste. • Flotas pequeñas: normalmente de carácter familiar con un propietario autónomo y algunos conductores familiares o asalariados. Suelen tener hasta 5 ó 6 vehículos y la mayor parte de su trabajo lo hacen para un cliente o una gran empresa. El Departamento de Tráfico es poco importante y suele ser el propietario de la empresa el responsable de su actividad. El consumo de carburante es muy variable y difícil de cuantificar. • Flotas medianas: con un número de 6 a 30 vehículos. Suele tratarse de empresas pequeñas familiares que han crecido aprovechando una buena gestión y especializándose en nichos de mercado o mercados emergentes. Estas empresas suelen tener ya una amplia cartera de clientes en los ámbitos nacional e internacional. Cuentan con un Departamento de Tráfico de relieve, gestionado por una persona de confianza de la dirección. A medida que aumenta el número de vehículos, la estructura de la empresa puede crecer hasta tener talleres de reparación, almacenes y depósitos de carburante propios. • Flotas grandes: son empresas que cuentan con un elevado número de vehículos. Los vehículos pueden ser propios o subcontratados a autónomos. Pueden llegar a tener delegaciones en diferentes lugares del país y actúan en muchas ocasiones como operadores logísticos y de distribución de grandes marcas. Suelen tener vehículos de diferentes tipos para diferentes servicios de transporte. Los vehículos de una flota de transporte de mercancías se suelen clasificar según la forma de organizar las cargas en los siguientes tipos: • Carga general, paletizada o no paletizada, cargas grandes y pesadas, cargas frigoríficas, etc. El tipo de camiones pueden ser capitonés para mudanzas, furgones, plataformas, jaulas, botelleros, isotermos, frigoríficos, etc. • Cargas especiales, como góndolas y plataformas para vehículos de gran tonelaje. • Cargas a granel con cajas abiertas, bañeras basculantes, hormigoneras, tolvas, silos o cisternas. En cuanto a los vehículos de las flotas de transporte de pasajeros, se pueden clasificar según su ámbito de utilización en: • Urbanos: realizan la mayor parte del recorrido por ciudad. • Extraurbanos: Pueden ser de: Larga distancia: se caracterizan por recorridos interurbanos. Corta distancia: se caracterizan por recorridos mixtos. La optimización de flotas permite incrementar la eficiencia de todos los procesos empresariales en los que participen vehículos. Esta mejora de los procesos se basa en la obtención de información en tiempo real del vehículo y su entorno de trabajo, incluyendo datos como posición, carga, conductor asociado, estado del vehículo y de la vía, meteorología, tráfico, etc., pudiendo utilizar toda esta información para actuar sobre los elementos de la flota, si fuera necesario, incluso de manera inmediata. Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

9 Principales beneficios de la gestión eficiente de flotasREDUCCIÓN DE COSTES. Mejora en la gestión de la flota a través de aprovechar los vehículos infrautilizados AHORRO DE TIEMPO Ahorros gracias a la automatización de la planificación de rutas. MEJORA DE LA CALIDAD DE SERVICIO. Reacción ante imprevistos de cualquier tipo de manera inmediata, para satisfacer al cliente y afianzar su confianza CUMPLIMIENTO DE LAS NORMATIVAS. Las normativas legales introducidas en un sistema de gestión de flotas se tienen en cuenta durante la planificación sin posibilidad de error. Las áreas que se ven más repercutidas son principalmente dos: la reducción de costes y la mejora de la calidad del servicio. Los beneficios tienen un clara incidencia sobre al productividad y sobre el cliente La reducción de costes viene dada principalmente por la mejora de la gestión de la flota. En muchos casos las empresas no hacen un uso adecuado de su flota y esto les lleva a tener vehículos infrautilizados. Al tener constancia de la localización y el estado de los vehículos en tiempo real, se consigue un mejor aprovechamiento de los mismos, pudiendo reducir el número de vehículos y conductores necesarios, así como el consumo del combustible. Con una planificación óptima de las rutas y evitando los atascos, también se puede reducir la emisión de CO2, respetando de esta manera el medio ambiente. La calidad del servicio, cada vez más importante en los negocios de hoy en día, se ve tremendamente afectada por este tipo de soluciones. Para negocios en los que la rapidez es clave, poder reaccionar ante imprevistos de cualquier tipo (averías, cambio de rutas, atascos) de manera inmediata es crucial para satisfacer al cliente y afianzar su confianza. Los clientes son cada vez más exigentes y piden una gestión óptima en los envíos y una entrega segura y correcta y con este tipo se soluciones se tiene la garantía de poder conseguirlo. Además es posible informar al receptor de posibles imprevistos notificando, por ejemplo, que el pedido puede llegar tarde y facilitando una hora de entrega aproximada. Aparte de estas dos grandes ventajas, también hay otras a tener en cuenta, como son: Los ahorros de tiempo gracias a la automatización de la planificación de rutas Las ayudas para cumplir normativas y restricciones legales, ya que todos los condicionantes introducidos en el sistema son tenidos en cuenta durante la planificación sin posibilidad de error. Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

10 Productividad / Competitividad16/06/2011 Productividad / Competitividad La productividad se puede definir como una relación entre los “resultados” de un proceso y la “cantidad de recursos empleados”. Por ejemplo: servicios de entrega realizados / nº de horas empleadas servicios de entrega realizados / nº de vehículos empleados servicios realizados / litros de combustible empleados llamadas atendidas / nº de personas de atención al cliente La productividad también se puede medir como la relación entre los “resultados” de un proceso y el “coste de los recursos empleados”. Veamos algunos ejemplos: servicios de entrega realizados / coste de las horas empleadas servicios de entrega realizados / coste de los vehículos empleados servicios realizados / coste del combustible empleados llamadas atendidas / coste del equipo de atención al cliente ¿Cómo se relacionan las dos formas de medir la productividad? Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

11 Productividad / Competitividad16/06/2011 Productividad / Competitividad El grado de aprovechamiento de los recursos disponibles, es fundamental en la optimización del coste de los mismos. Veamos algunos ejemplos: nº de horas empleadas / nº de horas disponibles nº de horas de uso de un vehículo o de una flota / nº de horas disponibles nº de viajes en carga / nº de viajes realizados ocupación del espacio de un vehículo / espacio disponible peso real cargado en los vehículos / capacidad de carga de los vehículos El cumplimiento de los compromisos acordados con los clientes es el requisito necesario, aunque no suficiente, para ser competitivo. Veamos algunos indicadores: nº de servicios correctamente realizados / nº de servicios pactados nº de incidencias solucionadas en plazo / nº total de incidencias nº de unidades dañadas en el transporte / nº total de unidades transportadas nº de reclamaciones de clientes / nº total de servicios Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

12 Competitividad COMPETENCIA PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN PROCESOS16/06/2011 Competitividad PRODUCTIVIDAD COSTES COMPETENCIA OCUPACIÓN REAL / DISPONIBLE SERVICIOS REALIZADOS Nº SERVICIOS POR VEHÍCULO DISEÑO DE LA RED / RUTAS COSTE POR SERVICIO COSTES EXPLOTACIÓN COSTE FLOTA / UNIDADES FLOTA COSTE POR VEHÍCULO RENTABILIDAD COSTE DEPT. TRÁFICO SERVICIOS VENDIDOS PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN VENTAS GASTOS GENERALES PERSONAS VALOR POR UNIDAD SATISFAC.CLIENTE SISTEMAS FLOTA / RECURSOS CALIDAD DE SERVICIO PROCESOS Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

13 Procesos PROCESOS OPERATIVOS PROCESOS DE SOPORTE16/06/2011 Procesos PROCESOS OPERATIVOS Elementos clave a considerar Visión global del macro-proceso operativo. Necesidades y compromisos con los Clientes Identificación y Objetivos del Macro-proceso Operativo Identificación de los Procesos o Etapas Intermedias Relaciones entre las salidas o resultados de una etapa y las entradas de la etapa siguiente. Objetivos de cada Proceso o Etapa Intermedia Cuadro de Mando del Macro-proceso Operativo Conocimiento de los procesos, de las responsabilidades y de los objetivos por todas las personas implicadas. Control y seguimiento diario de los resultados del Macro- proceso Operativo. Responsable del Macro-proceso y Responsables de Procesos Intermedios Análisis “causa-efecto”, a través del Cuadro de Mando Observaciones directas y diarias Toma de decisiones PROCESOS DE SOPORTE DISEÑO RED LOCAL DISTRIBUCIÓN GESTIÓN Y MTO. FLOTA VEHÍCULOS DISEÑO RED NACIONAL DISTRIBUCIÓN DISEÑO RED LOCAL DISTRIBUCIÓN SISTEMAS INFORMÁTICOS Y DE COMUNICACIONES SELECCIÓN, FORMACIÓN Y MOTIVACIÓN PERSONAS PLANIFICACIÓN DE NECESIDADES Y GESTIÓN DE COMPRAS Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

14 Indicadores de Procesos Operativos - Visión Global16/06/2011 Indicadores de Procesos Operativos - Visión Global PROCESOS OPERATIVOS % Recogidas correctas % de Incidencias % Horarios de Salida % Ocupación Vehículos % Horarios de Llegada % Entregas correctas % de Incidencias Kg por recogida Coste Flota / Kg recogidos Coste Flota / Kg transportados Coste Flota / Facturación Coste Flota / Kg entregados Kg por expedición Margen o Rentabilidad por Vehículo Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

15 Responsabilidad social de la empresaLa Responsabilidad Social de la Empresa es la integración voluntaria por parte de las empresas de las preocupaciones sociales y medioambientales en sus operaciones comerciales y en sus relaciones con sus interlocutores. Definición dada en el Libro Verde que presentó la Comisión Europea en Bruselas el 18 de julio de 2001 para fomentar un marco europeo para la responsabilidad social de las empresas. (www.jussemper.org/Inicio/Recursos/Actividad%20Corporativa/libroverdedelaue.html) La Responsabilidad Social de la Empresa3 es, además del cumplimiento estricto de las obligaciones legales vigentes, la integración voluntaria en su gobierno y gestión, en su estrategia, políticas y procedimientos, de las preocupaciones sociales, laborales, medio ambientales y de respeto a los derechos humanos que surgen de la relación y el diálogo transparente con sus grupos de interés4, responsabilizándose así de las consecuencias y los impactos que se derivan de sus acciones5. Una empresa es socialmente responsable cuando responde satisfactoriamente a las expectativas que sobre su funcionamiento tienen los distintos grupos de interés”. Notas: La definición española complementa y desarrolla la ofrecida en el “Libro Verde” de la Comisión Europea. La definición consensuada que elaboró el Foro de Expertos convocado por el Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales refleja bien las dos caras de la RSE expuestas en la transparencia “Cuestión abierta sobre la RSE”. La RSE, aunque en primer lugar corresponde a las empresas, también se extiende a todas las organizaciones que aportan un valor añadido a la sociedad, sean públicas y privadas, con ánimo o sin ánimo de lucro. Grupos de interés, agentes sociales, stakeholders, etc.; trabajadores, clientes, consumidores, usuarios, proveedores, accionistas, vecinos, ONG, etc. Responsable con la sociedad. Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

16 Calidad de servicio Comunicaciones externas a los clientesComunicación boca a oreja GAP4 Entrega del servicio (incluyendo contactos anteriores y posteriores) Necesidades personales SERVICIO ESPERADO SERVICIO PERCIBIDO GAP5 GAP3 Conversión de percepciones en especificaciones de la calidad de servicio Experiencia pasada GAP 1: Discrepancia entre las expectativas de los clientes y las percepciones que la empresa tiene sobre esas expectativas. Una de las principales razones por las que la calidad de servicio puede ser percibida como deficiente es no saber con precisión que es lo que los clientes esperan. El GAP 1, Gap de Información de Marketing, es el único que traspasa la frontera que separa a los clientes de los proveedores del servicio y surge cuando las empresas de servicios no conocen con antelación que aspectos son indicativos de alta calidad para el cliente, cuales son imprescindibles para satisfacer sus necesidades y que niveles de prestación se requieren para ofrecer un servicio de calidad. GAP 2: Discrepancia entre la percepción que los directivos tienen sobre las expectativas de los clientes y las especificaciones de calidad. Hay ocasiones en las que aún teniendo información suficiente y precisa sobre que es lo que los clientes esperan, las empresas de servicios no logran cubrir esas expectativas. Ello puede ser debido a que las especificaciones de calidad de los servicios no son consecuentes con las percepciones que se tienen acerca de las expectativas de los clientes. Es decir que las percepciones no se traducen en estándares orientados al cliente. Que se sepa lo que los consumidores quieren, pero no se convierta ese conocimiento en directrices claras y concisas para la prestación de los servicios puede deberse a varias razones: que los responsables de la fijación de estándares consideren que las expectativas de los clientes son poco realistas y no razonables, difíciles por tanto de satisfacer, que asuman que es demasiado complicado prever la demanda; que crean que la variabilidad inherente a los servicios hace inviable la estandarización; que no hay un proceso formal de establecimiento de objetivos o que se fijen los estándares atendiendo a los intereses de la empresa y no de sus clientes. GAP 3: Discrepancia entre las especificaciones de calidad y el servicio realmente ofrecido. Conocer las expectativas de los clientes y disponer de directrices que las reflejen con exactitud no garantiza la prestación de un elevado nivel de calidad de servicio. Si la empresa no facilita, incentiva y exige el cumplimiento de los estándares en el proceso de producción y entrega de los servicios, la calidad de éstos puede verse dañada. Así pues, para que las especificaciones de calidad sean efectivas han de estar respaldadas por recursos adecuado (persona, sistemas y tecnologías) y los empleados deben ser evaluados y recompensados en función de su cumplimiento. El origen de esta deficiencia se encuentra, entre otras en las siguientes causas: especificaciones demasiado complicadas o rígidas, desajuste entre empleados y funciones, ambigüedad en la definición de los papeles a desempeñar en la empresa, especificaciones incoherentes con la cultura empresarial o empleados que no están de acuerdo con ellas y se sienten atrapados entre los clientes y la empresa, lo que da lugar a conflictos funcionales; inadecuados sistemas de supervisión control y recompensa, tecnología inapropiada que dificulta que las actuaciones se realicen conforme a las especificaciones, ausencia de sentimiento de trabajo en equipo o falta de sincronización de la oferta y la demanda. GAP 4: Discrepancia entre el servicio real y lo que se comunica a los clientes sobre él. Este gap significa que las promesas hechas a los clientes a través de la comunicación de Marketing no son consecuentes con el servicio suministrado. La información que los clientes reciben a través de la publicidad, el personal de ventas o cualquier otro medio de comunicación puede elevar sus expectativas, con lo que superarlas resultarás más difícil. Este modelo muestra cómo surge la calidad de los servicios y cuáles son los pasos que se deben considerar al analizar y planificar la misma. En la parte superior se recogen aspectos relaciones con el cliente o usuario, el cual en función de sus necesidades personales, sus experiencias previas y las informaciones que ha recibido, se forma unas expectativas sobre el servicio que va a recibir. La parte inferior incluye sobre el servicio que va a recibir. La parte inferior incluye fenómenos relativos al proveedor del servicio, concretamente se expone como las percepciones de los directivos sobre las expectativas del cliente guían las decisiones que tiene que tomar la organización sobre las especificaciones de la calidad de los servicios en el momento de su comunicación y entrega. Finalmente, observamos como la existencia de una deficiencia de la calidad percibida en los servicios puede estar originada por cualquiera de las otras discrepancias o una combinación de ellas. Luego la clave para cerrar el GAP 5, la diferencia entre las expectativas y percepciones de los consumidores, está en cerrar los restantes gaps del modelo: GAP 5= f(GAP 1, GAP 2, GAP 3, GAP 4) GAP2 Percepción de los directivos sobre las expectativas de los consumidores GAP1 Fuente: PARASURAMAN;ZEITHAML Y BERRY (1985) Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

17 Tipos de Sistemas de Gestión16/06/2011 Tipos de Sistemas de Gestión Entre los tipos de herramientas informáticas más utilizados se encuentran los siguientes: Sistemas de Optimización de Red de Distribución Sistemas de Optimización de Rutas de Reparto Sistemas de Gestión de Flotas Sistemas de Gestión de Transporte y Distribución En esta ponencia nos centraremos en los dos últimos tipos de sistemas Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

18 Sistemas de Gestión de Flotas - Tecnologías16/06/2011 Sistemas de Gestión de Flotas - Tecnologías Tecnología de Localización por GPS Posicionan el vehículo mediante receptores de señales de satélite, con precisión de entre 5 y 15 metros. Red de Comunicaciones GPRS / GSM Comunicaciones entre la Flota y el Centro de Gestión a través de la red de telefonía móvil GPRS / GSM, mediante tráfico de datos GPRS, SMS e incluso voz. Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

19 Sistemas de Gestión de Flotas – Funcionalidades16/06/2011 Sistemas de Gestión de Flotas – Funcionalidades Identificación del conductor y del vehículo Posición del vehículo y control de la ruta seguida Control de velocidad Control de tiempos de conducción y descanso Nivel de combustible, control de repostajes y control de consumos Control de carga y descarga (apertura de puertas) Alarmas y avisos Comunicación con el conductor (mensajes, órdenes de trabajo, etc.) Consultas por internet, o por intranet, y generación de ficheros Excel Generación de informes (estándar o personalizados) Cartografía personalizada con puntos de interés (talleres, clientes, etc.) Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

20 Sistemas de Gestión de Flotas – Componentes16/06/2011 Sistemas de Gestión de Flotas – Componentes Vehículo: Equipamiento de localización (antena, navegador) Equipamiento de comunicaciones Sensores En el Centro de Control de Gestión: Ordenador Monitor Conexión a Internet Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

21 Sistemas de Gestión de Flotas – Tipos de Servicio16/06/2011 Sistemas de Gestión de Flotas – Tipos de Servicio Estándar Básico Instalación del equipamiento en vehículos Acceso ilimitado a plataforma web a través de Internet Consultas e informes estandarizados Alojamiento de información en Centro Procesamiento Datos (CPD) Mantenimiento información histórica limitado (1 a 2 años) Cartografía actualizada Tarifa plana por vehículo Formación de usuarios Servicios adicionales o alternativos Instalación en CPD de la empresa (Intranet) Monitorización de condiciones a través de sensores Personalización de consultas e informes Servicio a Medida Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

22 Sistemas de Gestión de Transporte y Distribución – Funcionalidades (I)Gestionan los procesos operativos y las áreas funcionales de una empresa de transporte, incluyendo: Solicitud, planificación y control de Recogidas Control, tasación, etiquetado y documentación de la Mercancía Plan de transporte de rutas y camiones de larga distancia Carga y salida de camiones de larga distancia Asignación de repartos Control de carga, documentación y salida de camiones a reparto Confirmación de entregas Registro y gestión de incidencias Gestión de reembolsos y de portes debidos Facturación a clientes Control de facturas de proveedores Actualización de maestros (flota, rutas larga distancia, rutas de reparto, clientes, proveedores, servicios, tarifas, etc.) Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

23 Sistemas de Gestión de Transporte y Distribución – Funcionalidades (I)Se considera de gran utilidad que integren: Etiquetaje y lectura basados en código de barras Integración con sistemas de wireless o de radiofrecuencia Integración con sistemas de clasificación, cubicaje y tasación automáticos Sistema para confirmación y comunicación de entregas on-line Escaneado de albaranes de entrega Conexión con sistema del cliente (trazabilidad) Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

24 Política de gestión de flotasDocumento escrito que recoge en relación con el uso de los vehículos: los criterios de gestión de la empresa Las responsabilidades. Gestión del combustible Gestión de los vehículos Normas de uso de los vehículos Una adecuada política de gestión de flota puede reportarle a la empresa claros ahorros económicos en sus costes. PREGUNTAR Y APUNTAR EN LA PIZARRA LOS ASPECTOS QUE INCLUYE LA POLITICA DE GESTIÓN DE FLOTAS DEN LAS EMPRESAS DE LOS ASISTENTES Gestión del combustible.- Como parte de la protección del medioambiente y el compromiso con la sostenibilidad. Normas de uso de los vehículos.- Criterios de conducción económica y defensiva de cara a la mejora en la seguridad vial y en los costes operativos. Derechos y deberes del conductor. Fijar normas internas que establezcan al conductor: La obligación de parar a descansar cuando aprecie síntomas graves de cansancio. La obligación de desconectar el teléfono móvil cuando vaya a poner el vehículo en movimiento. El nivel de CERO alcohol en sangre Establecer un sistema de identificación y comunicación de incidencias (riesgos) en el transporte: Durante las operaciones de carga y descarga. Señales de tráfico caídas, mal posicionadas, deterioro de calzada, etc. Otros Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

25 Política de gestión de la flota. Gestión del combustibleSe entiende por gestión del combustible el diseño y la puesta en práctica de un sistema de control, supervisión y, muy especialmente, de seguimiento del consumo de carburante global e individualizado de los vehículos de una flota de transporte. Política de aprovisionamiento. En función de las rutas. Sistema de control y mejora. Global a nivel conductor Gestión de tanques de combustible: Las rutas deben implicar que el vehículo inicie y acabe jornada siempre en las instalaciones de la empresa. Hay que tener en cuenta el número de vehículos que componen la flota, así como los km recorridos al día. Realizar un análisis de costes y ahorros que genera la gestión del tanque de combustible: Ahorros.- Entre un 10% y un 15% del precio del combustible. Costes.- Coste de la inversión, Mantenimiento, surtidor, revisiones, personal que manipule el surtidor, gestión de las existencias del tanque, etc. Abastecimiento en estaciones de servicio con tarjeta de repostaje. Hay que analizar los puntos a los que se dirigen habitualmente los vehículos de cara a realizar una selección del proveedor de combustible adecuada por encontrarse estaciones a lo largo de todos nuestros puntos de ruta y en número suficiente. Se debe realizar una negociación adecuada intentando conseguir mejores precios en función de consumos, etc. En ambos casos se debería realizar un análisis en los que conviene utilizar el tanque propio o la estación de nuestro proveedor, o realizar el proceso de abastecimiento en cualquier estación de servicio. Para ello hay que tener en cuenta que inciden factores económicos y medioambientales. El consumo de energía del sector transporte supone alrededor del 40% del total de la energía final a nivel nacional. Mantiene un crecimiento constante, superior al de cualquier otro sector económico, que, por el momento, no presenta indicios de que vaya a detenerse En España se gastan cada año en el transporte más de millones de litros de gasolina, millones de litros de gasoil y 6.900 millones de litros de queroseno de aviación, lo que equivale al volumen de agua que puede almacenar el embalse de Riosequillo al cien por cien de su capacidad. En la Comunidad de Madrid, el consumo anual de carburantes es de unos millones de litros de gasolina y de gasoil. Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

26 Política de gestión de la flota. Gestión de los vehículosRenovación de vehículos Requisitos básicos Seguridad Economía Flexibilidad SOSTENIBILIDAD Proceso de selección de vehículos Mantenimiento del vehículo. Propio, externo, mixto. Criterios de programación. Sistema de control y mejora continua. Proceso a la hora de seleccionar un vehículo Determinar las operaciones típicas Utilizarlas como base para decidir características Evaluar el rendimiento y la validez de varios vehículos comparando la relación entre el trabajo a realizar, las características del vehículo, su capacidad de carga y su precio de adquisición. Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

27 Política e Gestión de Flotas.Normas de uso del vehículoCalidad en el trabajo. Cumplimiento de horarios Cumplimiento de rutas Atención al cliente Buen trato Gestión de incidencias Medio Ambiente Estilo de conducción Gestión de residuos Seguridad personal (Safety) Revisión y cuidado del vehículo Estado psicofísico Cumplimiento de normas internas y de cliente Seguridad patrimonial (Security) Normas de estacionamientos Actuación en caso de sospecha Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

28 Política de Gestión de Flotas. Derechos y deberes del conductorDERECHOS DEL CONDUCTOR. Los marcados en el convenio sectorial. Recibir formación continuada DEBERES DEL CONDUCTOR Mentalidad y Responsabilidad: Prever riesgos y anticipar las maniobras a ejecutar. Conocer las alternativas para solucionar problemas Evitar comportamientos arriesgados. Antes de subir a la cabina, realizar una comprobación visual Seguir todas las normas establecidas para el uso de los vehículos Previsión y anticipación Definir un decálogo DE DERECHOS Y DEBERES DEL CONDUCTOR en braistorming por parte de los asistentes. Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

29 Sistema de gestión del combustibleTomar medidas de consumos de la flota de una manera adecuada y analizar su evolución flota: Establecimiento de un estándar de consumo (tanqueado del vehículo) Medición puntual del consumo del vehículo . Observación del consumo durante un periodo de tiempo (3 meses). Utilización de estándares generales de consumo. Definición de un margen de control en función del tipo de circulación predominante del vehículo. Elaboración de un procedimiento operativo para el control de la gestión del combustible. Sistemas manuales Hojas de control de consumo. Herramientas de microinformática Excel, Access Software de gestión de flotas Tanqueado del vehículo: Llenar de carburante el tanque hasta un nivel determinado, habitualmente el boquerel de entrada. Realizada la ruta volver a llenar de carburante el depósito hasta el mismo nivel. Anotar los litros repostados. Obtener la media de consumo a partir de los kilometros realizados entre cada repostaje. Con hoja de cálculo evaluación de los datos resultantes de un proceso de control de carburante, y toma de decisiones. Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

30 Indicadores y estándares de referenciaLitros/Tm y km. Litros consumidos por TM transportada (pasajero) y kilómetro recorrido. Litros/100km. Litros necesarios para consumir 100 km de recorrido. Litros / h en toma de fuerza Litros consumidos en una hora de funcionamiento de la toma de fuerza Litros / 100 km en ralentí. Litros consumidos por momentos de ralentí del vehículo por cada 100 km recorrido. Estándares generales En una flota de transporte tiene una gran relevancia el establecimiento de estándares de consumo de combustible, que sirvan de referencia para los vehículos de la flota. Esta tarea presenta una cierta complejidad, ya que el consumo de un vehículo depende de su motor y transmisión, la carga que lleve, su aerodinámica, las condiciones de uso, y de otros factores difícilmente cuantificables. No obstante, se presenta a continuación una tabla que engloba estándares de consumo hacia los cuales deberían tender los resultados obtenidos en las empresas de transporte en general. No se debe perder de vista que cuanto más se consigan bajar los consumos, mayor será el beneficio para la empresa. Establecimiento de estándares propios Tras una recogida de datos, que se puede alargar normalmente unos 3 meses, se estudiaría la información disponible de cada vehículo de la siguiente manera: Se analizan los datos de consumos medios del vehículo de los 3 últimos meses. Se obtiene la media ponderada de todos los datos; es decir, se multiplica el consumo de cada mes por los kilómetros recorridos ese mes, y se suman todas las cantidades. Posteriormente se dividirá por el número total de km Se establece ahora un margen de control en función del tipo de circulación predominante del vehículo. Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

31 Jornada Formativa Gestión de Flotas16/06/2011 La Huella del Carbono La huella de carbono es la cantidad de emisiones contaminantes de gases de efecto invernadero (GEI), emitidos por cualquier tipo de actividad humana. En el caso de productos o servicios, la huella de carbono es la cantidad total de emisiones de GEI que se generan en cada una de las fases que componen su ciclo de vida. La huella de carbono también puede referirse a procesos, proyectos, o eventos, y siempre se mide en toneladas de CO2 equivalente. La huella de carbono es un instrumento para determinar, evaluar y comunicar el efecto de los productos, servicios y organizaciones en el cambio climático. La comprensión de cómo se generan estas emisiones y de dónde provienen es crucial a la hora de abordar medidas para su reducción. Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

32 Jornada Formativa Gestión de Flotas16/06/2011 La Huella del Carbono PRIMER PASO – Cálculo del CO2 equivalente Calcular el CO2 equivalente emitido por una organización, o generado por un producto, servicio, proyecto, o evento, de la siguiente forma: En un producto o servicio se calcula actualmente aplicando lo dispuesto en los referenciales PAS 2050 o GHG Protocol. En el futuro se calculará aplicando la norma internacional ISO 14067, actualmente en fase de elaboración. En una organización se calcula actualmente aplicando lo dispuesto en los referenciales PAS 2060 o GHG Protocol. En el futuro se calculará aplicando la norma internacional ISO 14069, en elaboración. Las empresas que realicen adecuadamente el cálculo de su Huella de Carbono y sea verificado por AENOR, o cualquier otra entidad autorizada, obtendrán la marca de “Huella de Carbono”, que podrán usar en sus comunicaciones comerciales. Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

33 Jornada Formativa Gestión de Flotas16/06/2011 La Huella del Carbono La huella de carbono es una herramienta para la mitigación del cambio climático y contribuye a: La reducción de emisiones de CO2 en productos y organizaciones La creación de un mercado de productos y servicios con reducida generación de carbono. La identificación de oportunidades de ahorro de costes en las organizaciones. La demostración ante terceros de los compromisos de la organización con la responsabilidad social y medioambiental La reducción de emisiones de GEI van asociadas a mejoras en la eficiencia energética y a la disminución del uso de materias primas durante la fabricación de los productos, lo que redunda en ahorros económicos para las empresas Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

34 Jornada Formativa Gestión de Flotas16/06/2011 La Huella del Carbono SITUACIÓN ACTUAL En estos momentos, la situación legal sobre la Huella de Carbono en los bienes o productos de consumo se encuentra en una fase inicial. Actualmente, los países que tienen programas nacionales y ya están utilizando la Huella de Carbono son: Francia, Inglaterra, Alemania, Suecia, Japón, Corea del Sur y Estados Unidos. Los productos que más están usando la Huella de Carbono son los alimentarios, de perfumería, eléctricos, detergentes y del hogar. En los próximos años será de obligado cumplimiento en la mayor parte de los países más industrializados, así como en los pertenecientes a la Unión Europea. Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

35 Informes y tratamiento de la información.Ejemplo de informes - Explicar que informes emitir y como tratar la información según el tipo de flota y tamaño Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

36 Jornada Formativa Gestión de FlotasAnálisis de los datos Traspasar a un gráfico todos los datos de consumo. Establecer un margen de control en función del tipo de circulación predominante del vehículo. Recabar información de las rutas y otras variables que incidan en el consumo de aquellos días que el consumo medio supere el estandar + margen de control - Como tomar decisiones en base los datos obtenidos de los sistemas de control y auditoría. Decisiones sobre , conductores, rutas, vehículos, … Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

37 Ejemplo resultados individuales mostrados a conductorNumérica y textualmente para cada parámetro de medición Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

38 Las auditorías energéticasObjetivos Revisar la gestión de las flotas y detectar las ineficiencias que se cuantifican en unidades de gasto de combustible por carga o viajero transportado. Proponer medidas para reducir las ineficiencias que se particularizan en función de les características de cada flota. Metodología. Los vehículos se monitorizan mediante un sistema que combina la información de un GPS con la de la propia electrónica del vehículo. Se controlan tanto los resultados del consumo como los factores que pueden afectar en mayor medida al consumo de combustible. La monitorización se centra en las rutas, cargas del vehículo y en la forma y actitud de conducción del conductor. Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

39 Auditorias de eficiencia energética en el transporteP-H-V-A sobre: Conductores Vehículos Rutas Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

40 Programas de mejora de la eficiencia de la flotaMetodología de implantación Diseño Toma datos Ciclo 1 Ciclo 2 Mejora Toma de datos de vehículos Instalación de dispositivos Información a trabajadores Histórico de consumos Mantenimientos Definición de rutas para toma de datos Establecer valores de referencia para indicadores Análisis de resultados Emisión de informe ciclo: Vehículos Rutas Conductores Comprobación sabotajes Análisis de resultados: Vehículos Rutas Conductores Comprobación sabotajes Filtrado y selección conductores “especiales” Aprobar medidas correctoras sobre: Vehículos Rutas Conductores 1 a 2 semanas 3 a 5 semanas 3 semanas 3 semanas Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

41 Diagrama de proceso de mejora continuo P-H-V-AAntonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

42 Casos práctico: Empresa de transporte pasajerosAhorro alcanzado: Ahorro potencial estimado en tres ciclos sucesivos del proceso de mejora alcanzando valores de referencia en sucesivos ciclos Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

43 Jornada Formativa Gestión de FlotasRetorno de inversión € Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

44 Jornada Formativa Gestión de FlotasToma de decisiones Personas. Políticas de formación. Sistemas de seguimiento y control Establecimiento de sistemas de incentivos. Vehículos. Mejora en los procesos de mantenimiento . Renovación de la flota Rutas. Elección del vehículo Elección de ruta Tasa de ocupación. Reducción de los km recorridos. Optimización de rutas Elección del vehículo: dados un lugar de recogida y un lugar de destino, se escogerá el vehículo que, pudiendo cubrir las necesidades que presente el servicio, se encuentre más cerca del punto de recogida, para reducir en la medida de lo posible los kilómetros que realizará el mismo sin carga. En caso de disponer de varios vehículos que cumplan los anteriores condicionantes, se seleccionará para cubrir la tarea aquel que tenga un consumo menor. Elección de ruta: a la hora de elegir las rutas que llevarán al vehículo al punto de recogida de la mercancía o los pasajeros, se seleccionará aquella ruta que, siendo una vía rápida, presente menos inconvenientes de saturación de tráfico a las horas previstas de trayecto, y que al mismo tiempo minimice el número de kilómetros a realizar. En caso de presentarse varias rutas de parecidas características, se escogerá la que menos dificultades orográficas presente, con el fin de lograr un menor consumo medio del vehículo. Tasa de ocupación1: se pretenderá llegar a una tasa de ocupación del 100%. De esta manera se procurará que los vehículos realicen el menor número posible de km sin carga (en vacío), ya que estos trayectos tan sólo generan un gasto inútil de combustible que no reporta beneficios a la empresa. Para evitar las cargas en vacío conviene saber de la existencia de “bolsas de cargas”, sistemas de información interconectados entre empresas de transporte y cargadores para gestionar las cargas de los vehículos en tránsito por los distintos lugares. Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

45 Jornada Formativa Gestión de Flotas16/06/2011 Personas En un escenario tan competitivo y tan duro, la diferencia la van a marcar más que nunca las personas. Cambiar la visión de los recursos humanos por parte de muchas empresas. Las personas se asumen como una carga para la empresa. Motivar, apostar por los empleados y fomentar la formación Fomentar las actitudes. Fomentar la creatividad y la innovación. Los “últimos céntimos” de cada operación los van a ganar siempre las personas motivadas, trabajando en equipos excelentes, haciendo bien su trabajo diario, manteniendo satisfechos a los clientes, e inventando mejoras y soluciones de valor. Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

46 Jornada Formativa Gestión de Flotas16/06/2011 Personas SITUACIÓN ACTUAL DE LA FORMACIÓN Y LA PREVENCIÓN Algunos datos preliminares del estudio realizado por el CEL y AECAF, en relación con la formación de los conductores: Las empresas más grandes y las más concienciadas forman a sus conductores en: Conducción segura y prevención de riesgos % Conducción eficiente y ahorro de combustible % Primeros auxilios y extinción de incendios % Otros (tacógrafo digital, etc.) % Las necesidades de formación se determinan básicamente a partir de : Incidencias surgidas durante el ejercicio anterior Resultados de las auditorías Nuevos requisitos legales. Tendencia creciente a: Entregar al conductor un “Manual del Conductor”, incluyendo normas o recomendaciones para una conducción segura y eficaz , con copia controlada. Realizar revisión médica inicial y anual obligatoria, para determinados puestos de conducción. En términos económicos, esas empresas emplean en formación alrededor de unos 100€ por Conductor. Una elevada proporción de las empresas entrevistadas detectan la necesidad de formación en inglés, para sus conductores de internacional. Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

47 Jornada Formativa Gestión de Flotas16/06/2011 Personas AYUDAS A LA FORMACIÓN Todas las empresas disponen de un crédito anual para financiar la formación de sus trabajadores, mediante bonificaciones en los seguros sociales. Mejoras en el “Contrato para la Formación”, tras la reforma laboral de 2010: Bonificación del 100% de las cuotas empresariales a la Seguridad Social Bonificación en la cuota empresarial a la S.S. de 500 € o 700 €, en caso de mujeres ,durante 3 años, si se transforma el contrato en indefinido. Sólo para trabajadores menores de 25 años, o sin límite de edad para discapacitados, inscritos en las oficinas de empleo, y sin titulación para un contrato en prácticas. Para obtener la bonificación, el “Contrato para la Formación“ deberá suponer un incremento en la plantilla de la empresa. 15% de la jornada (mínimo), dedicado a formación teórica para el puesto Retribución al trabajador por el salario mínimo interprofesional para 2011. Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

48 Jornada Formativa Gestión de Flotas16/06/2011 Personas RIESGOS LABORALES - TRANSPORTE DE MERCANCÍAS Cada día en España mueren dos trabajadores y siete tienen un accidente grave, tienen un accidente leve, y 46 una enfermedad profesional (Año 2010). En un estudio específico realizado para el sector del transporte de mercancías por carretera en 2008, se obtuvieron las siguientes conclusiones: En el 14,4% de los accidentes con víctimas había un vehículo de transporte. Las víctimas mortales en esos accidentes, supusieron el 24,8% del total. En el 39% de los casos, el responsable directo fue el conductor del vehículo de transporte. La distracción es el factor que concurre en la mayor parte de los accidentes, seguido por el incumplimiento de las normas de circulación. Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

49 Jornada Formativa Gestión de Flotas16/06/2011 Personas RIESGOS LABORALES – TRANSPORTE DE MERCANCÍAS Los accidentes de tráfico suceden: De día: ,6% De noche: ,4% Los accidentes de tráfico con víctimas tienen lugar en: Carretera convencional: 57% Autovía: % Autopista: % Los conductores accidentados eran: Profesionales por cuenta ajena: 79,0% Profesionales autónomos: ,4% Otros: ,6% Se desconoce: ,0% Tendencias: Resulta significativa la elevada siniestralidad de los conductores asalariados (79%), frente a los conductores autónomos (11%). La siniestralidad laboral disminuye en el transporte por carretera, pero a menor ritmo que en el conjunto del sector servicios (20,4%, frente a 23,3% en 2009) La combinación de las estrictas medidas en lo referente a tiempos de conducción y descanso, ley del carné por puntos y régimen sancionador, junto con el incremento de la formación y de las medidas de prevención tienen que provocar un mayor descenso en la accidentalidad. Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

50 Razones para promover una conducción eficienteReducción del consumo (entre un 5 y un 20%) Disminución del estrés de conductor y pasajeros (índice de confort) Reducción del número de accidentes de tráfico Disminución de los costes de mantenimiento Disminución de las emisiones de CO2 y gases contaminantes Mejora en la calidad del servicio Mejora de la profesionalidad del conductor (autoestima) Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

51 Formación a todos los nivelesFormación a alta dirección Introducción a la gestión de flotas Conducción eficiente Formación a mandos intermedios. Gestión de flotas Observación del comportamiento en la conducción Liderazgo para la mejora de la conducción Formación a conductores Integrada en el plan de formación de conductores Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

52 Jornada Formativa Gestión de FlotasPlan de formación Tema Reciclado Metodología Conductor (Horas) Supervisor Gerencia 1) Conducción preventiva Observ. anual Cada 3 años T y P 7 4 2) Conducción Económica 6 3) Estrés, Fatiga y cansancio T 4) Propia de la actividad (carga y descarga, atención cliente, …) 3 N/A 5) Ergonomía Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

53 Jornada Formativa Gestión de FlotasPlan de formación Tema Reciclado Metodología Conductor (Horas) Supervisor Gerencia 1) Primeros auxilios Cada 3 años T y P 3 2) Seguridad Activa (antivuelco) 8 3) Extinción de incendios 4 N/A 4) Actuación en emergencias Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

54 Sistemas de seguimiento y mejora de la conducciónDefinir indicadores y objetivos Análisis de resultados: Global, con todos los conductores Individual, para los casos “especiales” Coaching con los conductores “especiales” Acompañamiento / observación de la conducción Mejorar la eficacia del programa Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

55 Programas de mejora de la eficiencia de la flotaSistema de gestión basado en: SW de gestión de la flota estilo de conducción Integrar todas las acciones Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

56 Programas de mejora de la eficiencia de la flotaAuditoría + formación + coaching Diseño Toma datos Ciclo 1 Ciclo 2 Mejora Toma de datos de vehículos Instalación de dispositivos Información a trabajadores Histórico de consumos Mantenimientos Definición de rutas para toma de datos Establecer valores de referencia para indicadores Análisis de resultados Emisión de informe ciclo: Vehículos Rutas Conductores Comprobación sabotajes Análisis de resultados: Vehículos Rutas Conductores Comprobación sabotajes Filtrado y selección conductores “especiales” Aprobar medidas correctoras sobre: Vehículos Rutas Conductores Formación de Dirección Formación de supervisores Formación de conductores 1 Formación de conductores 2 Entrega de resultados a conductores Coaching de conductores 1 a 2 semanas 3 a 5 semanas 3 semanas 3 semanas Subvencionable como auditoría y FTFE Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

57 Programas de mejora de la eficiencia de la flotaResultados esperados Diseño Toma datos Ciclo 1 Ciclo 2 Mejora Toma de datos de vehículos Instalación de dispositivos Información a trabajadores Histórico de consumos Mantenimientos Definición de rutas para toma de datos Establecer valores de referencia para indicadores Análisis de resultados Emisión de informe ciclo: Vehículos Rutas Conductores Comprobación sabotajes Análisis de resultados: Vehículos Rutas Conductores Comprobación sabotajes Filtrado y selección conductores “especiales” Aprobar medidas correctoras sobre: Vehículos Rutas Conductores Formación de Dirección Formación de supervisores Formación de conductores 1 Formación de conductores 2 Entrega de resultados a conductores Coaching de conductores 1 a 2 semanas 3 a 5 semanas 3 semanas 3 semanas ahorro 10% 3 % 2 % acumulado 10 % 13 % 15 % Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

58 Jornada Formativa Gestión de FlotasEl concepto de ruta Itinerarios o recorridos que debe realizar un vehículo, para atender las necesidades de entrega o recogida de todos los clientes que tiene asignados en una jornada de trabajo. Desde siempre se ha oído decir que los sitios donde comen los camioneros son buenos, esto es consecuencia del trabajo habitual que los mismos hacen en un conjunto de rutas que le llevan a elegir de una manera óptima desde lo lugares a repostar, hasta los lugares dónde comer, descansar, etc. Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

59 ¿Por qué la planificación de rutas?Minimizar el uso de la flota. Minimizar los costes de transporte. Reducir distancias y tiempo de recorrido. Rentabilizar al máximo los servicios En la actualidad, la gestión de rutas es un aspecto fundamental en las empresas cuya actividad se basa principalmente en el transporte, ya que supone elevados costes de carburantes, mano de obra, etc. Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

60 Proceso de planificación de cargasRecepción de pedidos. Agrupación de entregas por origen/destino. Programación según fechas y conductores. Asignación de vehículos y conductores. Confección de la documentación. Realización del transporte. Entrega de la mercancía. Recogida de albaranes. Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

61 Jornada Formativa Gestión de FlotasTipos de rutas Fijas.- Rutas estandarizadas y permanentes, es decir, no sujetas a cambios. Se caracterizan por tener puntos de recogida y entrega fijos continuos o fijos discontinuos durante un periodo de tiempo. Cada cliente tiene asignado espacio en el vehículo, y a su vez están asignados flota y conductores. Se dispone con tiempo de la información para una adecuada planificación. Son circuitos cerrados, existen problemas estacionales, hay exclusividad del vehículo a la ruta Dinámicas..- Rutas que atienden las necesidades del transporte cambiante de los clientes, necesitan una planificación desde el departamento de tráfico. Mayor aprovechamiento del vehículo personal y tiempos. Mayores distancias recorridas. Se produce reprogramación constante de la ruta. Se necesita personal y sistemas de información adecuados. Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

62 Planificación de rutas según el tipo de flotaFlota por cuenta propia. Incidencia del ámbito de actuación. Capacidad de ajuste de las rutas de vehículos en función de necesidades. Importancia de personas de planificación y sistemas de información. Flota por cuenta ajena. Flota vinculada.- Criterios de planificación similares a flota propia Flota subcontratada.- Planificación esta en manos de la empresa subcontratada. Necesidad de sistemas para seguimiento del vehículo Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

63 Variables que intervienen en la planificación de rutasTipos de mercancía. Unidad de carga de la mercancía. Demanda de servicios. Secuencia de los servicios. Horarios de los servicios. Ubicación de la demanda. Áreas de influencia. Tiempos de ruta. Personal. Cargas de retorno. Localización de los puntos de trabajo y su entorno geográfico: Puntos distribuidos en diferentes ciudades o dentro de un mismo casco urbano. Calles o carreteras, de una o dos direcciones. Densidad del tráfico existente. Etc. Tipo de ruta requerida: Abierta, los puntos de origen y final de la ruta no tienen porque coincidir. El equipo operativo debe iniciar y finalizar su trabajo en el punto de dónde sale el vehículo. Existencia de ventanas de tiempos en cada uno de los puntos operativos o puntos dónde se encuentran localizados nuestros clientes. No se debe llegar más tarde que la hora límite definida para realizar la operación, ni antes de la hora de inicio marcada. Por punto de trabajo podemos disponer de diferentes ventanas de tiempo a lo largo de la jornada, ventanas semiabiertas (sin horas fijas de inicio o fin). Tareas a realizar en cada uno de los puntos dónde debemos desarrollar los procesos operativos, nos servirá para delimitar el número de vehículos por zona, las características de estos, etc. Variable que interesa optimizar en el proceso de planificación de la ruta: Distancia total recorrida. Tiempo total empleado. Nº de vehículos empleado. Tiempo de conducción. Tiempo de espera. Además debemos tener en cuenta todos los aspectos económicos que intervienen en el problema de planificación de las rutas: Posibilidad de llegar a algún cliente o punto de trabajo con retraso, si la ruta resulta ser mucho más económica de la que se obtendría si respetamos de manera estricta todas las ventanas de tiempo. Siempre se deberá incluir el coste de penalización o de pérdida de imagen de la empresa. Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

64 Variables que inciden en la gestión diariaPlanificador de rutas debe estar muy pendiente, pues cualquier variación en las mismas puede significar que todo el trabajo realizado en la planificación de las rutas pierda gran parte de su validez: Densidad del tráfico  Fecha realización de la entrega o recogida en clientes. Ventanas de tiempos. Tareas a realizar en el cliente.   Situación de los recursos necesarios. Las variables que inciden en la gestión diaria, de una manera más decisiva, y sobre las que el planificador de rutas debe estar muy pendiente, pues cualquier variación en las mismas puede significar que todo el trabajo realizado en la planificación de las rutas pierda gran parte de su validez, son las siguientes: Densidad del tráfico.- Aunque es una variable que puede evolucionar de manera constante, incluso a lo largo de la jornada laboral, debemos tener en cuenta que debemos adelantarnos a diferentes situaciones que pueden tipificarse o controlarse a lo largo de la jornada para adecuar nuestra ruta: Horarios de entrada o salida de grandes ciudades. Horarios punta en determinadas zonas de la ciudad. Operación entrada o salida, en determinadas épocas del año, como vacaciones, fines de semana, etc. Accidentes que puedan ocurrir en determinadas carreteras, por las que debe discurrir la ruta. Eventos que se celebren en el territorio y que puedan generar cortes de tráfico. Fecha realización de la tarea en clientes. Debemos tener en cuenta: Esta variable puede ser que sea fija, o puede surgir como consecuencia de las peticiones específicas de los clientes. En el caso de ser fija nuestra gestión diaria será nula,, pero si es variable es decir surge como consecuencia de la petición de los clientes tendremos que estar muy atentos a la misma pues tiene una incidencia directa en la composición de las rutas. Si la variable es fija, es decir en las mismas fechas o mismos días de la semana tenemos que realizar las mismas tareas en los clientes, debemos tener en cuenta en la gestión diaria, algún tipo de circunstancia específica que puede llevar a que en una fecha determinada no tenga que desplazarse el equipo operativo a realizar determinadas tareas en los clientes, como pueden ser: Fiestas patronales. Vacaciones. Etc. Ventanas de tiempos: Esta variable nos indica el horario tanto mínimo como máximo en el cuál se pueden realizar los trabajos en los clientes de la empresa. Este tramo horario puede sufrir diferentes variaciones por parte del cliente consecuencia de su propia actividad. No tener en cuenta este cambio, puede generar que el equipo operativo que se desplace hasta el cliente no pueda realizar las tareas que lleva encomendadas, lo cual incide tanto en la productividad del equipo, como en el nivel de satisfacción del cliente. Tareas a realizar en el cliente. Al igual que en el caso de las fechas, podemos encontrarnos con clientes dónde las tareas a realizar sean fijas o variables. Las tareas fijas se pueden controlar al inicio de la actividad, y por tanto realizar una planificación de tiempos de trabajo en ruta adecuados y no cambiantes. En el caso de las tareas variables por cliente, debemos tener en cuenta el volumen de trabajo diario, para adecuar las rutas a las necesidades de tareas a realizar en cada uno de los clientes. Situación de los recursos necesarios. Los recursos humanos y materiales, necesarios para la realización de las rutas, pueden sufrir modificaciones diarias, que deberemos tener en cuenta de cara a la gestión diaria de las rutas, esta variaciones las podemos encontrar tanto al inicio de la jornada de trabajo, como a lo largo de la misma por situaciones anómalas que se produzcan. Estas situaciones pueden ser las siguientes: Bajas por enfermedad de los recursos humanos que componen los equipos operativos, al inicio de la jornada de trabajo. Problemas que aparezcan a la hora de recoger los medios de transporte utilizados por los equipos operativos para la realización de las rutas. Incidentes que les puedan ocurrir a los recursos humanos que componen los equipos operativos a lo largo de la jornada laboral y que les obligue a abandonar su puesto de trabajo. Incidentes de tráfico que ocasiones que a lo largo de la realización de la ruta un vehículo no pueda seguir utilizándose. La persona encargada de planificar la ruta debe tener controlados de manera diaria los siguientes factores:  Tipos de tareas a realizar en cada uno de los clientes, pues en función de la tarea a realizar se producirá una variación importante del número de clientes que podamos atender a lo largo de la ruta.  Zona para la que se prepara la ruta: Área de tipo rural con grandes distancias entre clientes. Área urbana. Clima de la zona en la jornada de trabajo. Especificaciones momentáneas de los clientes que pueden participar en la ruta. Situación de la red de carreteras. Tiempos muertos consecuencia de la situación del tráfico u otros factores. Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

65 Jornada Formativa Gestión de FlotasHoja de ruta Población, o punto de salida Hora de salida. Población o punto de llegada Hora de llegada. Kilómetros a recorrer. Tareas a realizar en el cliente. Tiempo de trabajo del equipo operativo en el cliente. Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

66 Control de la flota. El CMI16/06/2011 Control de la flota. El CMI PROPORCIONA Visión global del rendimiento del negocio Visión parcelada desde distintas perspectivas ¿PARA QUÉ? Alinear los objetivos hacia una meta común Comunicar y controlar los objetivos Diagnosticar las causas de los resultados Facilitar la toma de decisiones ¿POR QUÉ? Todos los equipos directivos cuentan con su propia estrategia, pero ¿contemplan la organización como un todo? Se estima que sólo el 5% de los trabajadores comprende “plenamente” las maniobras que están llevando a cabo sus empresas. En el 70% de los casos, la razón de los fracasos empresariales se debe a una mala implantación de la estrategia y no a su diseño Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

67 Control de la flota. El CMI16/06/2011 Control de la flota. El CMI REQUISITOS Partir de una estrategia clara con objetivos definidos. Comunicar la estrategia y desplegar los objetivos a las unidades organizativas. Medir sistemáticamente el grado de cumplimiento. Definir e implementar acciones de mejora CARACTERÍSTICAS Seleccionar el menor número de indicadores posibles Contemplar las magnitudes verdaderamente importantes de la empresa. Presentar las relaciones “causa – efecto” entre los diferentes indicadores. Presentar la visión desde las diferentes perspectivas Financiera Clientes Procesos Personas Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

68 Perspectivas del CMI: ¿Qué parámetros asociamos a cada perspectiva?16/06/2011 Perspectivas del CMI: ¿Qué parámetros asociamos a cada perspectiva? FINANCIERA Si triunfamos, ¿Qué valor le entregaremos a nuestros accionistas? CLIENTES Para cumplir nuestros objetivos financieros, ¿Qué necesidades de nuestros clientes debemos satisfacer? PROCESOS Para satisfacer a nuestros clientes y ser eficientes ¿En qué procesos de negocios debemos sobresalir?, ¿Qué infraestructuras y medios son necesarios? PERSONAS Para sobresalir en los procesos clave, ¿Qué habilidades, recompensas, capacidades de organización, información e innovación debemos poseer? Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

69 Construcción paso a paso16/06/2011 Construcción paso a paso 1º Identificar las necesidades de información y las variables críticas a monitorizar. Ejemplo: Rentabilidad de la Flota 2º Definir los indicadores de las variables críticas Rentabilidad Flota = (Facturación flota – Coste total flota) / Facturación flota 3º Identificar los datos necesarios y las fuentes de información de dónde obtener los datos de forma fiable y en tiempo útil. 4º Definir el proceso para el cálculo automático de los indicadores. 5º Valorar la posibilidad de obtener resultados diarios del indicador. 6º Construir el modelo, junto con IT. 7º Establecer el modelo de gestión y las responsabilidades. Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

70 Cuadro de Mando Integral – Construcción paso a paso16/06/2011 Cuadro de Mando Integral – Construcción paso a paso TASACIÓN Indicador mensual del CMI CUBICAJE (m3) VENTAS o FACTURACIÓN VENTAS PESO (kg) PRECIO UNITARIO (€/ kg) RATIO DE (COSTE/ FACTURACIÓN) PRECIO AL CLIENTE (€/ kg) RENTABILIDAD REAL DE FLOTA COSTE (€/ kg) TRANSPORTE VENTAS Actualmente se pueden encontrar en el mercado diferentes tipos de herramientas informáticas que facilitan enormemente la construcción del CMI. Se las conoce también como herramientas de Business Intelligence. Antes de dar el paso de comprar una herramienta de BI, es necesario andar el camino indicado en la “Construcción paso a paso”, para asegurarse de: Cuáles son las necesidades de información o conocimiento. No trabajar en cosas que nadie necesita. Cuál es la calidad, fiabilidad o seguridad de los datos, de los que se alimentaría la herramienta de BI. GESTIÓN FLOTA Indicadores diarios: Hablan sobre la eficiencia diaria y permiten corregir o tomar decisiones con agilidad. Anticipan el resultado del indicador mensual PLAN DE TRANSPORTE COSTE DEL VEHÍCULO (€/ km) DISEÑO RED Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

71 MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS.16/06/2011 MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS. Objetivos del Mantenimiento Alcance Estrategias de Mantenimiento Planificación y Organización del Mantenimiento Realización, Análisis y Control de Gestión Procesos Costes de Mantenimiento Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

72 Concepto de MantenimientoEs un servicio que agrupa una serie de actividades cuya ejecución permite alcanzar un mayor grado de confiabilidad en los vehículos que componen la flota. El mantenimiento, está relacionado muy estrechamente en la prevención de accidentes y lesiones en el trabajador ya que tiene la responsabilidad de mantener en buenas condiciones, la maquinaria y herramienta, equipo de trabajo, lo cual permite un mejor desenvolvimiento y seguridad evitando en parte riesgos en el área laboral Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

73 Tipos de mantenimientoCorrectivo. Es aquel que se ocupa de la reparación una vez se ha producido el fallo y el paro súbito de la máquina o instalación. Preventivo.- Este tipo de mantenimiento surge de la necesidad de rebajar el correctivo y todo lo que representa. Pretende reducir la reparación mediante una rutina de inspecciones periódicas y la renovación de los elementos dañados, si la segunda y tercera no se realizan, la tercera es inevitable. Predictivo. Este tipo de mantenimiento se basa en predecir la falla antes de que esta se produzca. Se trata de conseguir adelantarse a la falla o al momento en que el equipo o elemento deja de trabajar en sus condiciones óptimas. Para conseguir esto se utilizan herramientas y técnicas de monitores de parámetros físicos. TPM. Es un sistema de organización donde la responsabilidad no recae sólo en el departamento de mantenimiento sino en toda la estructura de la empresa “El buen funcionamiento de las máquinas o instalaciones depende y es responsabilidad de todos”. Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

74 Objetivos del MantenimientoProporcionar a los vehículos la máxima disponibilidad Garantizar la seguridad de las personas y de los bienes Garantizar la integridad de las mercancías transportadas Cumplir con todos los requisitos legales Conseguir todo lo anterior con el menor coste posible Evitar, reducir, y en su caso, reparar, las fallas sobre los bienes precitados. Disminuir la gravedad de las fallas que no se lleguen a evitar. Evitar detenciones inútiles o para de máquinas. Evitar accidentes. Evitar incidentes y aumentar la seguridad para las personas. Conservar los bienes productivos en condiciones seguras y preestablecidas de operación. Balancear el costo de mantenimiento con el correspondiente al lucro cesante. Alcanzar o prolongar la vida útil de los bienes.           El mantenimiento adecuado, tiende a prolongar la vida útil de los bienes, a obtener un rendimiento aceptable de los mismos durante más tiempo y a reducir el número de fallas. Decimos que algo falla cuando deja de brindarnos el servicio que debía darnos o cuando aparecen efectos indeseables, según las especificaciones de diseño con las que fue construido o instalado el bien en cuestión. Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

75 Alcance del Mantenimiento16/06/2011 Alcance del Mantenimiento Se consideran dentro del alcance del mantenimiento: Mantenimiento Programado Inspección Técnica de Vehículos Sustitución de neumáticos Revisiones periódicas recomendadas por los fabricantes Chequeo diario realizado por el conductor Reparación de averías Limpieza Conservación de la imagen corporativa Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

76 Estrategias de MantenimientoMantenimiento “Propio” Premisa: Vehículos en leasing o en propiedad. Elaboración Plan de Mto. por: Empresa Fabricante vehículo Programación y gestión del mantenimiento por parte de la Empresa. Organización y medios necesarios: Equipo de personas Red talleres concertados Taller propio (?) Recambios, etc. (?) Sistema de gestión Mantenimiento Externalizado Premisa: Vehículos en renting Elaboración y gestión del Plan de Mto. por la empresa de renting. Programación de paradas por parte de la Empresa. Reparaciones y mantenimiento legal por la empresa de renting. Organización y medios de la empresa: Mínimo para el control del renting. Estrategia “Mixta” Premisa: Flota en leasing, en propiedad, o en renting. Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

77 Planificación y OrganizaciónEstrategias de Mantenimiento Propio o Mixto Necesidad de elaborar un Plan de Mantenimiento Preventivo Necesidad de mantener un Programa de Intervenciones de Mantenimiento Preventivo y Correctivo. Información de partida: Plan de Mantenimiento o recomendaciones de los Fabricantes Revisiones o inspecciones reglamentarias Resultados del chequeo diario por el conductor Distancias recorridas y tiempo de uso del vehículo Análisis de averías realizado por la Empresa Medios y capacidad del taller propio (si se dispone) Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

78 Planificación y OrganizaciónPlan de Mantenimiento de los Fabricantes. Debe incluir: Revisiones recomendadas, según los kilómetros recorridos, o el tiempo de uso: Detalle de comprobaciones a realizar Líquidos o elementos a sustituir Duración prevista de la intervención Precio en talleres oficiales de la marca Mapa de talleres oficiales o concertados, tanto en España, como en los países por donde circule el vehículo, con datos de contacto, direcciones y teléfonos. Teléfonos 24h de asistencia Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

79 Planificación y OrganizaciónChequeo diario por el Conductor Necesario por: Su propia seguridad y la del vehículo Informar a la empresa de posibles disfunciones que puedan ser susceptibles de provocar averías más importantes. Recomendación: Elaborar una lista de chequeo con los datos de identificación del vehículo y el conductor , y además: Km al inicio y al fin de la jornada Estado de: neumáticos, luces, bocina, espejos, elementos de seguridad, frenos, limpiaparabrisas, enganches, calzos, suelo y cubierta de la plataforma, baterías. Niveles de: aceite, hidráulico, frenos, agua Funcionamiento de indicadores, GPS, comunicaciones, etc. Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

80 Planificación y Organización16/06/2011 Planificación y Organización PLAN MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE LA FLOTA Elaboración y Revisión Semestral o Anual, por parte de la Empresa, incluyendo por cada vehículo: Revisiones programadas y fecha prevista Taller donde previsiblemente se realizará cada operación Revisiones legales o de ITV Duración prevista de las intervenciones Coste estimado de la intervención Es un Plan ”estático” que alimenta al Programa Mensual o Trimestral de Intervenciones de Mantenimiento. Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

81 Planificación y Organización16/06/2011 Planificación y Organización Programa Mensual o Trimestral de Intervenciones de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de la Flota Elaboración y Actualización Diaria o Semanal, por parte de la Empresa El objetivo es: Mantener visión global de todas las intervenciones pendientes a que debe ser sometido un vehículo en un periodo determinado. Conseguir la máxima disponibilidad del vehículo y el mayor ahorro posible de costes. La correcta elaboración y ejecución de este programa es una de las claves de la gestión de la flota. Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

82 Realización, Análisis y Control de Gestión16/06/2011 Realización, Análisis y Control de Gestión El círculo de la mejora continua se inicia: Registrando informáticamente todas las intervenciones realizadas: Vehículo Fecha Tipo de intervención Causa tipificada Coste Indisponibilidad causada Observaciones Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

83 Realización, Análisis y Control de Gestión16/06/2011 Realización, Análisis y Control de Gestión Para cerrar el círculo de la mejora continua, es esencial: Analizar sistemáticamente: Evolución del índice de indisponibilidad de la flota Evolución de los costes de mantenimiento de la flota ABC de vehículos que generan la indisponibilidad ABC de vehículos que generan los costes Análisis de las causas de las averías Tomar decisiones de mejora Revisar planes de mantenimiento Realizar cambios en la asignación de servicios a vehículos Renovar vehículos Programar y poner en marcha las decisiones adoptadas Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

84 Realización, Análisis y Control de Gestión16/06/2011 Realización, Análisis y Control de Gestión El Cuadro de Mando de Indicadores de Mantenimiento: Indicadores de Costes de Mantenimiento Coste medio unitario por vehículo y total (€ / km) Coste del Mto. Correctivo, sobre el Coste Total de Mto. (%) Indicadores de Indisponibilidad de Flota Tiempo de indisponibilidad real, sobre el tiempo teóricamente disponible (%) Indicadores de causas y efectos de las averías Averías causadas por: accidentes, deficiencias en las revisiones, desgaste natural, etc. La Disponibilidad de Flota puede ser un objetivo estratégico del Cuadro de Mando Integral Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

85 Procesos de Gestión de Mantenimiento16/06/2011 Procesos de Gestión de Mantenimiento Definir claramente los procesos y las responsabilidades Documentar los procesos que sean aplicables, dentro de los siguientes procesos posibles: Planificación y programación del mantenimiento Ejecución, registro y control de acciones de mantenimiento Control administrativo y del mantenimiento legal de la flota subcontratada. Seguimiento de los factores clave de éxito del mantenimiento: Disponibilidad de la flota propia y subcontratada Costes de mantenimiento de la flota propia Seguir las pautas indicadas en el apartado general de PROCESOS Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

86 Mantenimiento preventivo predictivoSe basa en inspecciones de síntomas (monitorizado) con una frecuencia mínima. Objetivo.- Anticiparse a la aparición de averías mediante el conocimiento del estado o condición del elemento. La optimización de este tipo de mantenimiento requiere: Determinación correcta de los síntomas a inspeccionar. Definición de limites de aceptación y rechazo. Diagnostico de averias. Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

87 HERRAMIENTAS FINANCIACIÓN VEHÍCULOS16/06/2011 HERRAMIENTAS FINANCIACIÓN VEHÍCULOS Alternativas de ampliación de flota Análisis de Alternativas Situación del mercado Ayudas oficiales Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

88 Técnicas de monitorizado de vehículosAntonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

89 Técnicas de monitorizado de vehículosAntonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

90 Técnicas de monitorizado de vehículosAntonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

91 Sistemas de Gestión del Mantenimiento asistido por OrdenadorEn la practica, se trata de un Programa Informático ( Software ), que permite la gestión de mantenimiento de los equipos y/O instalaciones de una o más empresas, tanto mantenimiento correctivo como preventivo, predictivo, etc. Los Programas GMAO suelen estar compuestos de varias secciones o módulos interconectados, que permiten ejecutar y llevar un control exaustivo de las tareas habituales en los Departamentos de Mantenimiento como: Control de incidencias, averías, etc formando un historial de cada máquina o equipo. Programación de las revisiones y tareas de mantenimiento preventivo: limpieza, lubricación, etc Control de Stocks de repuestos y recambios, conocido como gestión o Control de Almacén. Generación y seguimiento de las "Ordenes de Trabajo" para los técnicos de mantenimiento. Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

92 Ventajas Sistemas GMAONos permiten disponer de gran cantidad de información, de una forma adecuada y fácil de extraer. Esto nos permite disponer de un historial de cada vehículo, tanto de características técnicas, como de averías, revisiones, sustituciones, fechas de las últimas incidencias o averías, personal, horas y materiales utilizados en la solución de los problemas, etc. Permiten programar en función de los parámetros que decidamos, las revisiones preventivas y/o predictivas, generando los listados correspondientes para la tarea de los técnicos, según los plazos programados. Permiten la gestión de herramientas y/o Stocks de repuesto, avisando cuando un tenemos menos de un mínimo de piezas de un determinado repuesto, generando incluso una orden de compra. También un fichero de proveedores, fabricantes, etc. Pueden gestionar la órdenes de reparación de equipos fuera de la ubicación habitual, gestión de garantías, etc Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

93 Gestión medioambientalEn el proceso de mantenimiento de la flota se producen residuos y es necesario un control y una gestión de los mismos para facilitar su tratamiento y eliminación. Pautas a seguir: Identificación. Recogida y etiquetado de envases. ALmacenamiento Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

94 Alternativas de Ampliación de Flota16/06/2011 Alternativas de Ampliación de Flota Las alternativas que tiene una empresa para ampliar su flota son las siguientes: Compra del vehículo sin financiación externa Compra del vehículo con financiación externa Renting Subcontratación Alquiler Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

95 Alternativas de Ampliación de Flota16/06/2011 Alternativas de Ampliación de Flota Compra sin financiación externa Vehículo nuevo 5 a 7 años alto rendimiento Garantía total de la marca Bajo coste de mantenimiento Alta disponibilidad Menor consumo combustible Menores emisiones atmósfera Vehículo segunda mano 2 a 3 años alto rendimiento Más años a bajo rendimiento Garantía parcial Mayor coste de mantenimiento Menor disponibilidad Mayor consumo combustible Mayores emisiones atmósfera Menor precio Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

96 Alternativas de Ampliación de Flota16/06/2011 Alternativas de Ampliación de Flota Compra con financiación externa Renting Cuota mensual fija para un máximo de km. Se contabiliza como un gasto de alquiler. Incluye todos los servicios y gastos de: Mantenimiento Seguros e Impuestos Asesoría jurídica Reduce gastos admón. Permite: la renovación del vehículo, o ejercer la opción de compra. Leasing Es una compra a plazos con menos riesgos que un crédito Más intereses que un crédito Cuota fija que incluye: Amortización Intereses IVA Permite amortización acelerada Permite deducir IVA Al final del periodo pactado: Comprar por valor residual Renovar contrato Devolver el bien a la entidad Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

97 Alternativas de Ampliación de Flota16/06/2011 Alternativas de Ampliación de Flota Subcontratación Profesional Autónomo Factura por jornada, servicio, o por actividad. Cobra en el mismo mes. Aporta sus propios medios. Se “integra” como una unidad más de la flota. Flexibilidad en puntas y valles. Con dependencia de ingresos de una sola empresa en un 75%, puede reclamar contrato TRADE. Empresa de Transporte Es una relación entre empresas regulada por un contrato mercantil de prestación de servicios. Cobra a un mínimo de 30 días. Se contrata para un tipo de servicio específico, en un ámbito geográfico concreto Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

98 Conceptos de gasto incluidos las diferentes alternativasCompra G1 Amortización Financiero G2 Neumáticos Revisiones y Reparaciones Fiscales Seguros G3 Combustible Conductor Estructura Leasing ( sólo cubre G1) Renting ( cubre G1 y G2) Alquiler Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

99 Situación actual del mercadoDificultades financieras en las empresas Dificultades de acceso a financiación externa Entre Agosto de 2009 y Septiembre 2010, más de autónomos del transporte tuvieron que abandonar la actividad, y la tendencia se ha mantenido. Cualquier alternativa de ampliación de flota puede ser recomendable, pues todos los precios y tarifas han bajado o están congeladas. Hay muchas oportunidades. Según el nivel de riesgo, las mejores alternativas son: Subcontratación a empresa externa o autónomos Renting o leasing Compra Antes de tomar una decisión, realizar una comparativa de costes. Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

100 Jornada Formativa Gestión de FlotasAyudas Oficiales SUBVENCIONES DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE TRANSPORTES DE LA C.A. MADRID PARA 2011 (Orden de 16 Mayo de 2011) Vehículos industriales alimentados con energías menos contaminantes: Máximo: 15% del precio del vehículo Vehículos industriales gas: máx. de € Vehículos industriales de hidrógeno: máx. de € Turismos y vehículos de menos de kg alimentados con energías menos contaminantes: Vehículos de transporte de mercancía: máx. de 2.300€ Motocicletas: 750€ Estaciones de llenado: máx. de 30% gasto subvencionable Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

101 Jornada Formativa Gestión de FlotasAyudas Oficiales Ayudas a la Formación de Conductores Profesionales Ayuda máxima de 600€ por persona Dotación total: € Eficiencia Energética en Flotas de Transporte Hasta el 40% de las inversiones realizadas, con un máximo de € Dotación total: € Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

102 Ayudas Oficiales Plan integral de impulso al vehículo eléctrico en España Adquisición de vehículos eléctricos durante 2011 (Real Decreto 648/2011, de 9 de mayo). Tipos de vehículos subvencionables: Turismos destinados al transporte de personas Furgonetas para transporte de mercancías, con máximo de kg. Autobuses para transporte de personas con más de 8 plazas Furgones para transporte de mercancías entre y kg. Motocicletas sin sidecar, con velocidad máxima superior a 45 km/h. Cuadriciclos ligeros cuya masa en vacío sea inferior o igual a 350 kg, Cuadriciclos pesados cuya masa en vacío sea inferior a 400 kg o 550 kg si se trata de vehículos destinados al transporte de mercancías Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

103 Jornada Formativa Gestión de FlotasAyudas Oficiales Cuantía de las ayudas: 25% del precio de venta antes de impuestos, del vehículo incluidas baterías, con los siguientes topes: Turismos, furgonetas y ciclomotores:. Máximo: entre 2.000€ y 6.000€, en función de la autonomía y velocidad máxima del vehículo. Furgones y microbuses: Máximo de € Autobuses y autocares: Máximo: € Antonio Iglesias Jornada Formativa Gestión de Flotas

104 Antonio Luis Iglesias López16/06/2011 MUCHAS GRACIAS Antonio Luis Iglesias López