1 Katarzyna Gagan, Anna KrawczukKorespondencja Korespondencja stanowi jedną z form porozumiewania się, wymiany myśli, bądź uzgodnienia stanowisk Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk

2 Katarzyna Gagan, Anna KrawczukW związku z dużą ilością i różnorodnością informacji, w każdym biurze wyróżniamy: dokumenty biurowe – to pismo, protokół, sprawozdanie, notatka – sporządzone w toku pracy biurowej lub otrzymane z zewnątrz.) Akta spraw ( bieżących, załatwionych), - to zbiór dokumentów biurowych dotyczących jednej sprawy. Dokumentację biurową – to akta różnych spraw dotyczących jednego zagadnienia Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk

3 Zadania korespondencjiutrzymanie łączności między osobami fizycznymi a instytucjami (środek porozumiewania się) przekazywanie lub zasięganie informacji (zastępuje bezpośrednią rozmowę) potwierdzenie lub uzupełnienie treści umów zawartych ustnie lub telefonicznie (aby zapobiec nieporozumieniom) stworzenie z pisma dokumentu dowodowego (w przypadku sporu) udokumentowanie postanowień i decyzji Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk

4 Katarzyna Gagan, Anna KrawczukRodzaje pism Pisma można podzielić ze względu na: treść, formę, miejsce powstania, stopień pilności, stopień zapewnienia tajemnicy, sposób przesyłania. Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk

5 Rodzaje pism ze względu na treśćpisma informacyjne które dostarczają adresatowi pełnych i obiektywnych danych dotyczących określonej sprawy, np. faktura, zawiadomienie, zaświadczenie, protokół, awizo; wspólną cechą pism informacyjnych jest brak czynnika nakłaniającego odbiorcę pisma do podjęcia decyzji zgodnie z intencją autora pisma; pisma przekonujące celem ich jest skłonienie adresata do zajęcia stanowisk a zgodnego ze stanowiskiem autora, np. podanie, skarga, odwołanie, reklamacja. Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk

6 Rodzaje pism ze względu na formępisma sporządzane na blankietach specjalnych – są to blankiety reprezentacyjne, np. blankiety ministra, blankiety drukowane z okazji świąt, rocznic itp., pisma sporządzane na blankietach korespondencyjnych tzw. firmówkach, pisma sporządzane na formularzach, czyli odpowiednio opracowanych drukach zawierających tekst stały i niezadrukowane pola przeznaczone do wypełnienia (np. zamówienia, protokoły przesłuchania), pisma sporządzane na papierze bez nadruków w formie nieokreślonej przez PN lub przepisy Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk

7 Rodzaje pism ze względu na miejsce powstaniazewnętrzne, powstające poza firmą (np. listy urzędowe, które przysyłają inne firmy, zawiadomienia, zaproszenia przychodzące od nadawców spoza firmy); wewnętrzne, powstające w firmie (np. notatki służbowe, protokoły, okólniki). Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk

8 Rodzaje pism ze względu na stopień pilności sprawpisma zwykłe, które załatwiane są w zwyczajowo lub przepisowo ustalonych terminach, pisma pilne i bardzo pilne, które muszą być załatwione w pierwszej kolejności, nie później niż w ciągu trzech dni od momentu ich otrzymania; sprawy bardzo pilne można załatwiać telefonicznie wysyłając jednocześnie pismo; możliwe jest zastosowanie telefaksu, pisma terminowe, w których wskazano konkretny termin załatwienia sprawy Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk

9 Formaty arkuszy papieruKatarzyna Gagan, Anna Krawczuk

10 Najpopularniejsze w korespondencji są następujące formaty szeregu A:A3 – tzw. papier podaniowy (zestawienia, wykazy) A4 – format blankietów korespondencyjnych oraz formularzy A5 – format blankietu korespondencyjnego o krótkiej treści oraz formularzy A6 - format pocztówki i formularzy o krótkiej treści Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk

11 Ponadto pisma dzielimy w zależności od rodzaju sprawy na:pisma z tytułem (protokół, notatki, sprawozdania, zaproszenia, regulaminy), pisma w sprawach osobowych (życiorys zawodowy, list motywacyjny), pisma handlowe (oferta, zamówienie), pisma pisane w języku obcym. Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk