1 LA COMUNICACIÓN COMO HERRAMIENTA DE GESTIÓN DE LA CULTURA ESCOLAR Martha De Zubiría Duque Bibiana Gálvez Medina Consultores- Conferencistas Bogotá, viernes 23 de Septiembre de 2005

2 Martha De Zubiría – Bibiana Gálvez / Consultores - Conferencistas Reflexionemos… Yo sería más efectivo frente a los procesos de comunicación en mi colegio si… Yo sería más efectivo frente a los procesos de comunicación en mi colegio si… En el colegio seríamos más efectivos a nivel de comunicación (interna y externa) si… En el colegio seríamos más efectivos a nivel de comunicación (interna y externa) si… Cuáles son las principales fortalezas de Comunicación de mi colegio? Cuáles son las principales fortalezas de Comunicación de mi colegio? Qué esperan de nuestros procesos de comunicación nuestros clientes internos y externos? Qué esperan de nuestros procesos de comunicación nuestros clientes internos y externos?

3 Martha De Zubiría – Bibiana Gálvez / Consultores - Conferencistas La Comunicación como herramienta de gestión de la cultura escolar

4 Martha De Zubiría – Bibiana Gálvez / Consultores - Conferencistas “El 70% de los problemasempresariales, son consecuencia de la mala comunicación” Peter Drucker

5 Martha De Zubiría – Bibiana Gálvez / Consultores - Conferencistas “No importa que el trabajo del director se centre en la ingeniería, la contabilidad o las ventas. Su eficiencia dependerá de su talento para escuchar y leer, de su habilidad para escribir y hablar. Necesita talento para conseguir que sus ideas lleguen a otras personas, lo mismo que para averiguar lo que buscan otras personas” Peter Drucker

6 Martha De Zubiría – Bibiana Gálvez / Consultores - Conferencistas Si usted no dice lo que es su colegio, otros se adelantarán colegio, otros se adelantarán a decir lo que su colegio no es a decir lo que su colegio no es

7 Martha De Zubiría – Bibiana Gálvez / Consultores - Conferencistas Lleva años construir una buena reputación, pero sólo se necesita un minuto para perderla

8 Martha De Zubiría – Bibiana Gálvez / Consultores - Conferencistas ¿Se ha puesto a pensar que tanto usted como su equipo humano, se comunican en forma permanente durante todo el día en su colegio, en diferentes momentos y situaciones? La importancia de la Comunicación Organizacional para su Colegio

9 Martha De Zubiría – Bibiana Gálvez / Consultores - Conferencistas Su colegio gira entonces alrededor de la Comunicación con sus clientes internos y externos

10 Martha De Zubiría – Bibiana Gálvez / Consultores - Conferencistas Cliente Interno: Son aquellas personas que hacen parte del equipo humano del colegio o intervienen directamente en los diferentes procesos y actividades de la institución

11 Martha De Zubiría – Bibiana Gálvez / Consultores - Conferencistas Cliente Externo: Son quienes se encuentran fuera del colegio y reciben los resultados finales de los distintos procesos y acciones que tienen lugar en el plantel

12 Martha De Zubiría – Bibiana Gálvez / Consultores - Conferencistas La experiencia personal de los alumnos y de sus papás con respecto a un colegio, tiene mayor credibilidad que las experiencias de otras personas o las de los Medios de Comunicación

13 Martha De Zubiría – Bibiana Gálvez / Consultores - Conferencistas Un alumna y su compañero Un alumna y su compañero son solicitados en Rectoría, para responder por un reciente enfrentamiento Un padre de familia con Un padre de familia con dificultades económicas, llega al colegio a plantear una propuesta para el pago de la pensión y el almuerzo Momentos de Comunicación con clientes internos y externos

14 Martha De Zubiría – Bibiana Gálvez / Consultores - Conferencistas En un salón de clase, una alumna, En un salón de clase, una alumna, necesita una explicación adicional porque no entendió un tema tratado en clase En una competencia deportiva, En una competencia deportiva, los representantes de mi colegio, ganaron el primer puesto en béisbol Momentos de Comunicación con clientes internos y externos

15 Martha De Zubiría – Bibiana Gálvez / Consultores - Conferencistas El Comité Académico determinó El Comité Académico determinó cancelar la matrícula de un alumno, por plagio comprobado en el parcial del segundo bimestre Un padre de familia tiene una cita Un padre de familia tiene una cita con el director de grupo de su hijo y le dicen que no está sin verificar si es cierto o no Momentos de Comunicación con clientes internos y externos

16 Martha De Zubiría – Bibiana Gálvez / Consultores - Conferencistas Con motivo de la intoxicación con Con motivo de la intoxicación con arroz con pollo, la Secretaría de Salud hizo drásticos requerimientos de inmediato cumplimiento para el manejo de los alimentos en la cafetería del colegio Momentos de Comunicación con clientes internos y externos

17 Martha De Zubiría – Bibiana Gálvez / Consultores - Conferencistas En la reunión de onceavo grado, En la reunión de onceavo grado, se les solicitó a los padres de familia reiterar a sus hijos sobre los peligros del consumo de licor, cigarrillos y sustancias sicotrópicas En las pruebas del ICFES su En las pruebas del ICFES su colegio ratificó su fortaleza en ciencias y biología Momentos de Comunicación con clientes internos y externos

18 Martha De Zubiría – Bibiana Gálvez / Consultores - Conferencistas PERFIL DE COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL Objetivo: hacer una auto evaluación del estado actual de mi colegio frente a una situación ideal propuesta Taller

19 Martha De Zubiría – Bibiana Gálvez / Consultores - Conferencistas Perfil de Comunicación Institucional 1.Analice la situación ideal para cada tema, para luego poder entrar a describir y calificar como ve las cosas en su colegio o cuál es la situación real 2.Dicha calificación está dada en la medida que su colegio se aleja o se acerca a la situación ideal, siendo 1 (uno) lo más lejos y 5 (cinco) lo más cerca 3.En la Hoja de Respuestas, encierre en un círculo su respectiva calificación 4.Sea tan honesto con usted mismo como le sea posible 5.Sitúese en el HOY y no en el DEBER SER 6.Este instrumento no es un “test” es un mecanismo de autoevaluación y mejoramiento para su colegio

20 Martha De Zubiría – Bibiana Gálvez / Consultores - Conferencistas 1.INDUCCIÓN Y ENTRENAMIENTO Situación ideal: Esta etapa se realiza en todos los casos y sin excepción para todo nuevo empleado y en caso de ascensos; el área administrativa apoya el proceso, pero es el correspondiente jefe quien tiene bajo su responsabilidad este proceso. En la inducción se enfatiza en la misión, visión, valores y objetivos organizacionales, la importancia de los clientes internos y externos y en el entrenamiento en las herramientas, sistemas de comunicación y procesos existentes en el colegio. Perfil de Comunicación Institucional

21 Martha De Zubiría – Bibiana Gálvez / Consultores - Conferencistas 2. CAPACITACIÓN Situación ideal: La capacitación es planeada, organizada y comunicada oportunamente y está en función del plan estratégico del colegio. Toda persona que recibe una capacitación externa está en la obligación de desplegarla. Perfil de Comunicación Institucional

22 Martha De Zubiría – Bibiana Gálvez / Consultores - Conferencistas 3. BIENESTAR Situación ideal: El programa de bienestar busca el mejoramiento de la calidad de vida de los colaboradores del colegio, así como la integración entre ellos, sus respectivas familias y la consolidación del sentido de pertenencia a la entidad. Para el logro de estos objetivos se desarrollan y estimulan actividades sociales, culturales, recreacionales y deportivas. Perfil de Comunicación Institucional

23 Martha De Zubiría – Bibiana Gálvez / Consultores - Conferencistas 4. SALUD OCUPACIONAL Situación ideal: Se tiene un programa de salud ocupacional preventivo que busca educar en cuanto al cumplimiento de políticas de seguridad y control de las instalaciones y lo más importante comunica el cuidado del bienestar físico y emocional de los colaboradores del colegio. Perfil de Comunicación Institucional

24 Martha De Zubiría – Bibiana Gálvez / Consultores - Conferencistas 5. RECONOCIMIENTO Y RECOMPENSA Situación ideal: Se estimula y divulga permanentemente el trabajo bien hecho desde la primera vez, el desempeño sobresaliente, el interés por formular sugerencias e iniciativas para el bien del colegio, las actitudes especiales con clientes internos y externos y el aprovechamiento y despliegue de los eventos de capacitación. Perfil de Comunicación Institucional

25 Martha De Zubiría – Bibiana Gálvez / Consultores - Conferencistas 6. COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL Situación ideal: Existen canales formales de comunicación que permiten que todo el colegio conozca y entienda qué sucede y qué va a pasar en la organización. Perfil de Comunicación Institucional

26 Martha De Zubiría – Bibiana Gálvez / Consultores - Conferencistas 7. PARTICIPACIÓN Situación ideal: Se llevan a cabo reuniones especiales o están creados espacios para que las personas del colegio participen en el logro de los objetivos del área y de la institución, aporten a su mejoramiento e integren los objetivos individuales en función de la misión de área y la misión y visión institucional. Perfil de Comunicación Institucional

27 Martha De Zubiría – Bibiana Gálvez / Consultores - Conferencistas 8. LIDERAZGO Situación ideal: En el colegio se promueve y desarrolla un estilo de liderazgo participativo. Los jefes o responsables de área, mediante su comportamiento y ejemplo, promueven y mantienen un clima de participación, confianza y equidad, mantienen a su equipo informado sobre los objetivos, estrategias y acciones, reconocen y comparten logros, apoyan, orientan y dirigen claramente a sus equipos. Perfil de Comunicación Institucional

28 Martha De Zubiría – Bibiana Gálvez / Consultores - Conferencistas 9. MISIÓN, VISIÓN, VALORES Situación ideal: Las personas del colegio conocen y comparten la misión, la visión y los valores organizacionales, temas que son reforzados permanentemente con el trabajo que realizan las áreas y el ejemplo a nivel de actuaciones. Perfil de Comunicación Institucional

29 Martha De Zubiría – Bibiana Gálvez / Consultores - Conferencistas 10. MEDICIÓN DEL ESTADO DE LAS COMUNICACIONES Situación ideal: Se evalúan permanentemente las comunicaciones interpersonales e institucionales del colegio como herramienta que da elementos para el mejoramiento continuo de las personas de la institución, para direccionar, redireccionar o modificar planes y programas de comunicación interna y externa y para medir la evolución de la comunicación en la organización. Perfil de Comunicación Institucional

30 Martha De Zubiría – Bibiana Gálvez / Consultores - Conferencistas 11. MANUAL DE IDENTIDAD CORPORATIVA Situación ideal: Se tiene elaborado y se consulta el manual de identidad corporativa para manejo publicitario y/o de cualquier comunicación que emane el colegio. En él están contempladas las normas para el manejo de la imagen visual y rige las aplicaciones de logo institucional y colores corporativos para publicaciones, papelería, eventos, página web, entre otros. Perfil de Comunicación Institucional

31 Martha De Zubiría – Bibiana Gálvez / Consultores - Conferencistas 12. MANUAL DE MANEJO DE CRISIS Situación ideal: Se tiene elaborado, se consulta y se simula el manejo del manual de crisis. Además se entrenan voceros del colegio ante los medios de comunicación o grupos de interés para situaciones que lo ameriten. Perfil de Comunicación Institucional

32 Martha De Zubiría – Bibiana Gálvez / Consultores - Conferencistas 13. GESTIÓN DIRECTIVA DE LAS COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS Situación ideal: La rectoría y, en caso de existir, el área de comunicaciones establecen qué se comunica, cómo se comunica, a quienes se comunica, cuándo se comunica y a través de que herramientas. Perfil de Comunicación Institucional

33 Martha De Zubiría – Bibiana Gálvez / Consultores - Conferencistas 14. ENFOQUE DE SERVICIO Y CLIENTE Situación ideal: Todas las áreas, sistemas, métodos, procesos, planes de comunicación, acciones y programas que desarrolla el colegio tienen una clara orientación hacia el cliente y hacia el servicio. Perfil de Comunicación Institucional

34 Martha De Zubiría – Bibiana Gálvez / Consultores - Conferencistas 15. MANEJO DEL CONFLICTO Situación ideal: Existe una actitud abierta y positiva para confrontar, lograr acuerdos y solucionar problemas a fin de mantener un adecuado clima organizacional en el colegio Perfil de Comunicación Institucional

35 Martha De Zubiría – Bibiana Gálvez / Consultores - Conferencistas Autoevaluación y Mejoramiento Plan de acción: Revise los cinco temas con menor puntaje Lístelos Genere con su grupo de trabajo planes de mejoramiento para reducir la brecha frente a la situación ideal Evalúe cada seis meses Perfil de Comunicación Institucional