1 La Mejora Administrativa La experiencia del gobierno federal Septiembre, 2011

2 Normatividad 1 Contenido Costos 3 Modelos de Eficiencia 4 Automatización 5 Procesos 2

3 La Mejora Administrativa Contexto General  Para dar sustentabilidad a la mejora administrativa y asegurar su permanencia sin retrocesos, es necesario impulsar una cultura de mejora continua, de seguimiento y evaluación de resultados.  Para que la mejora administrativa sea exitosa, es necesario considerar los siguientes factores: Normatividad Costos Procesos Mejora Administrativa

4 Normatividad 1

5 La Mejora Administrativa Normatividad Problemas asociados a la regulación:  Falta de certeza jurídica: normas que sólo algunos conocen pero que todos deben aplicar; discrecionalidad.  Normas con baja calidad: vacíos, duplicidad y contradicción de normas, falta de motivación y fundamentación.  Cargas administrativas innecesarias: excesiva regulación con requisitos injustificados.  Baja efectividad de las normas: problemas de diseño y aplicación. Herramientas y estrategias aplicadas.  Inventario de normas  Difusión electrónica  Regulación base cero: Tala y contención

6 Procesos 2

7 La Mejora Administrativa Procesos Regulación base cero: Estandarización de procesos Manuales Contenidos ProcesosSubprocesos Transparencia44 Recursos Materiales y Servicios Generales 417 Adquisiciones y Arrendamientos 115 Obra P ú blica730 Recursos Humanos312 Recursos Financieros224 Tecnolog í as de la Informaci ó n 1130 Control3NA AuditoriaNA Totales35132

8 La Mejora Administrativa Procesos Ejemplo 1: Procesos de recursos materiales 1.Planeaci ó n de recursos materiales y servicios generales 2. Servicios generales Mesa de servicios Proveedur í a de servicios Administraci ó n de correspondencia 3. Administraci ó n de activos Parque vehicular Inmuebles Uso, aprovechamiento y mantenimiento de mobiliario y equipo Almacenes Disposici ó n final y baja de bienes muebles

9 La Mejora Administrativa Procesos Ejemplo 2: Procesos de transparencia 1.Clasificaci ó n y desclasificaci ó n de informaci ó n. Clasificaci ó n de informaci ó n. Ampliaci ó n del periodo de reserva Desclasificaci ó n de informaci ó n Actualizaci ó n de los í ndices de expedientes reservados 2. Atenci ó n a solicitudes de acceso a la informaci ó n 3. Recurso de revisi ó n y atenci ó n de resoluciones del IFAI 4. Informaci ó n socialmente ú til o focalizada

10 Costos 3

11 La Mejora Administrativa Costos Diagnóstico de los Órganos Internos de Control para conocer el costo que representan las Oficialías Mayores en las áreas de RRHH, RRMM 1 y RRFF. 1 El rubro de RRMM incluye también a Adquisiciones y Obras Públicas. Fuente: SFP/Institución/SAPMG. Diagnóstico "Minimizar Costos de Operación y Administración", cifras validadas en Diagnóstico de Eficiencia de la Operación Administrativa. El presupuesto ejercido en 2010, representó el 72% del gasto del Presupuesto de Egresos de la Federación, que fue un total de 2 billones 640 mil 625.2 millones de pesos.

12 La Mejora Administrativa Costos Porcentaje del costo de las Oficialías Mayores respecto del presupuesto ejercido en 2010 por las instituciones, por sector. Costo que representan las Oficialías Mayores en sus áreas de RRHH, RRMM y RRFF (Miles de pesos).

13 La Mejora Administrativa Costos Costos Promedio Porcentual de Oficialías Mayores / equivalente (áreas: RRMM, RRFF y RRHH) RRMMRRFFRRHH 1.10%0.67%0.42% CFE, CNA, FR... Grupo 1 “Muy Grandes” (mayor de 30 mil millones) RRMMRRFFRRHH 2.85%1.60%4.28% ASERCA, AFSEDF, CONACYT, PEMEX... Grupo 2 “Grandes” (menor de 30 mil millones y mayor de 10 mil millones) RRMMRRFFRRHH 3.61%1.36%3.69% ASA, AICM, BANJERCITO... Grupo 3 “Medianas” (menor de 10 mil millones y mayor de 1000 millones) RRMMRRFFRRHH 3.91%2.29%3.85% BANCOMEXT, CAPUFE, CONDUSEF... Grupo 4 “Pequeñas” (menor de 1000 millones y mayor de 100 millones) RRMMRRFFRRHH 2.08%2.42%2.34% CNH, CONUEE, CSAEGRO... Grupo 5 “Muy Pequeñas” (menor de 100 millones)

14 Modelos de Eficiencia 4

15 ¿Qué son los Modelos de Eficiencia? La Mejora Administrativa Modelos de Eficiencia Son prácticas que las instituciones realizan de manera exitosa para disminuir el gasto en los capítulos 1000, 2000, 3000 y 5000. Cada modelo de eficiencia administrativa cumple con los siguientes atributos: Agrupa acciones específicas y cuantificables para generar ahorro de recursos públicos; Es replicable de una institución a otra; Para realizarlo, se requiere sólo del compromiso institucional, al no ameritar modificaciones normativas; Se relaciona con los capítulos de gasto 1000, 2000, 3000 o 5000; y Deriva del cumplimiento de los objetivos del PMG, en particular al de minimizar el gasto administrativo o de operación en las instituciones.

16 Modelos de Eficiencia Administrativa La Mejora Administrativa Modelos de Eficiencia Las instituciones reportaron 1,931 acciones de ahorro, agrupadas en 26 modelos de eficiencia administrativa, como mejores prácticas en la generación de ahorros por un monto de $11 mil 393 millones 026 mil 015 pesos

17 La Mejora Administrativa Modelos de Eficiencia Ejemplo 1: Modelo de Eficiencia Energética. El modelo agrupa acciones orientadas a reducir el consumo de energía eléctrica, para generar ahorros en el capítulo 3000 (partida Servicio de Energía Eléctrica). Sector Instituci ó nNo de Acciones DESARROLLO ECON Ó MICO TELECOMM (4) SCT (2) 6 DESARROLLO SOCIAL Y RECURSOS RENOVABLES CD1 (2) CONAFOR (2) PA (1) RAN (2) SEDESOL (2) 9 EDUCACI Ó N Y CULTURA CONACYT (2) CONADE (13) INBAL (1) INEA (1) IPN (1) 18 ENERG Í A CFE (1) IMP (3) PEMEX (2) PEP (2) PPQ (1) 9 HACIENDAFR (1)1 SALUD, TRABAJO Y PREVISI Ó N SOCIAL DIF (1) FOVISSSTE (5) INFONACOT (1) 7 SEGURIDAD NACIONAL INM (5) ISSFAM (1) PRE (3) SESNSP (2) SPF (2) 13 Total63 Acciones más frecuentes: Cambio de luminarias por ahorradoras. Individualización de apagadores de oficinas y pasillos. Colocación de ventilas para aumentar la ventilación natural e instalación de película de control solar. Luz automatizada en zonas de poco acceso, a fin de ahorrar energía eléctrica.

18 La Mejora Administrativa Modelos de Eficiencia Ejemplo 2: Modelo de racionalización de uso de papel Agrupa las acciones orientadas al consumo de papel en las actividades administrativas y de apoyo, y con ello generar ahorro de recursos en los capítulos de gasto 2000 y 3000 (partidas de Materiales y útiles de impresión y reproducción; Impresión y elaboración de material informativo; etc.).

19 La Mejora Administrativa Modelos de Eficiencia Ejemplo 3: Modelo de Optimización de Telefonía y Comunicaciones. El modelo agrupa acciones orientadas a reducir el consumo de energía eléctrica, para generar ahorros en el capítulo 3000 (partida Servicio de Energía Eléctrica). 1)utilización de telefonía IP, que permite realizar y recibir llamadas interurbanas e internacionales al costo de una llamada local; y 2) establecer cuotas homogéneas para el uso de telefonía celular con base anual, quedando a cargo de los usuarios el pago por los excedentes a las cuotas establecidas. SectorInstituciones No. de Accione s Desarrollo Social y Recursos Renovables SEDESOL, CONAFOR, SAGARPA (2) 4 Desarrollo Econ ó micoCAPUFE, PROFECO (2) 3 Educaci ó n Y CulturaINBAL, IPN, CONALEP, INAH, CONACYT 5 Energ í aCNH (2), ININ (3) 5 HaciendaBANSEFI, FINANCIERA 2 Salud, Trabajo Y Previsi ó n Social INFONACOT1 Total20 Principales acciones vinculadas con este modelo:

20 Identificación de ahorros globales 2009-2010, generados en cumplimiento de las medidas de austeridad y por acciones de eficiencia administrativa.  Las medidas de austeridad y disciplina presupuestal, así como las acciones realizadas en torno a los modelos de eficiencia administrativa, han generado ahorros de más de 67 mil millones de pesos, que las instituciones federales alcanzaron en el periodo 2009 y 2010 Monto de Ahorros Reportados por las Instituciones Participantes, 2009-2010 (Miles de Pesos) $66,421,794 $34,173,860 $32,247,934 200920102009-2010 La Mejora Administrativa Ahorros

21 En 2009 y 2010 se ahorraron 66.X miles de millones de pesos. Servicios personalesMateriales y suministrosServicios GeneralesB. Muebles e Inmuebles La Mejora Administrativa Ahorros

22 Modelo de eficiencia Número de acciones Ahorro estimadoConcepto de gasto en el que impacta Rediseño Organizacional15$128,956,962.831000, 1100 Adquisiciones, uso de herramientas informáticas 4$100,614,391.003600 Automatización22$65,255,495.832100, 3300, 3600,5900,1000,5000 Adquisiciones, contratos plurianuales4$29,388,550.003100, 1000,2000,3000 y 5000 Oficina virtual9$27,901,108.603700, 5100 Eficiencia Energética47$13,999,450.122400, 3100, 2100 Administración vehicular, combustibles y lubricantes 57$11,967,926.912100, 2600, 3500 y 5400 Administración de viáticos y comisiones 25$11,587,152.313700 Optimización de recursos19$10,044,023.271000,1300, 2200, 3300 Adquisiciones modalidades3$8,673,192.581000, 2000,3000 y 5000 Adquisiciones, compras consolidadas9$8,351,626.943100,3400,1000,2000,30005000,2100,33 00,2600 y 3200 Identificar acciones y propuestas de mejora para reducir costosIdentificar acciones y propuestas de mejora para reducir costos e incrementar la eficiencia de los procesos de RRMM, RRFF y RRHH. Resultados Alcanzados Modelos de Eficiencia (Ahorros)

23 Automatización 5

24 Los procesos considerados son los que figuran en los Manuales Administrativos de Aplicación General. Nivel de automatizaci ó n 1 Proceso con sistemas integrados. 2 Se requiere procesamiento manual para que los insumos y productos del proceso interact ú en con otros sistemas (sistema aislado). 3 Como resultado del proceso se obtiene un documento en hoja de c á lculo o texto, a trav é s de herramientas de uso gen é rico 4 Proceso que se realiza en forma manual, los insumos y productos del proceso se encuentran en papel. 16.41% 26.23% 7.51%7.50% 4.94% 11.40% 26.69% 37.29% 15.03% 15.04% 11.77% 20.25% 37.16% 26.24% 46.22% 42.90% 49.19% 41.37% 19.74% 10.24% 31.24% 34.55% 32.65% 26.98% 0.00% 10.00% 20.00% 30.00% 40.00% 50.00% 60.00% RRHHRRFFRRMMADQOBRATotales N1 N2 N3 N4 138 instituciones analizadas La Mejora Administrativa Automatización

25 ¡Muchas Gracias!