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3 La proliferación de reuniones, es uno de los principales indicadores de una mala organización y de la pérdida de tiempo. ( Peter F. Drucker ) En las instituciones más eficaces cuyo personal se mantiene ocupado en el trabajo productivo, no hay tiempo para perder en juntas de trabajo innecesarias. ( Donald Walton )

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6 1. Determinación del tipo de reunión y de los objetivos por alcanzar. 2. Selección de la información requerida. 3. Definición de los participantes. 4. Definición del tiempo de la reunión. 5. Preparación de la información, equipos y materiales necesarios. (Tips) 6. Selección y arreglo del lugar; en su caso, servicios adicionales.

7 1.Dependiendo del tipo de reunión: A... A... B... B... 1.Dependiendo del tipo de reunión: A... A... B... B... EJERCICIOS 5. Preparación de la información, equipos y materiales necesarios: EJERCICIOS

8 6. Selección y arreglo del lugar (acomodo); en su caso, servicios adicionales: EJERCICIOS

9 1. Comenzar a tiempo. 2. Bienvenida, introducción, agenda y objetivos de la reunión. 3. Establecimiento de reglas a observar. 4. En su caso, designación del moderador. 5. Designación del “secretario” del grupo. 6. Desarrollo de la reunión. 7. Acuerdos y término de la junta.

10 6.Desarrollo de la reunión: ( EJERCICIOS ) 6.Desarrollo de la reunión: ( EJERCICIOS )

11 TIPO / CARACTERÍSTICAS¿ QUÉ HACER ? Director / Coordinador “Arponero”: parece ser un buscador de la verdad; en realidad se opone. Control, armonía, respeto. Preguntarle cómo mejoraría la propuesta; después, ponerla a consideración de los participantes. “Detallista”: antes de explorar el contenido general, desvía la atención hacia aspectos insignificantes. Señalarle que los detalles serán analizados una vez que se haya discutido y aprobado el contenido, en lo general. “Divagador”: hace perder el tiempo a todos. Remitirse al temario de la reunión.

12 TIPO / CARACTERÍSTICAS¿ QUÉ HACER ? “Merolico”: habla y habla en forma repetitiva; no tiene noción del tiempo ni le interesa. Indicar con respeto y en forma cortés, que hay un límite de tiempo para las intervenciones. “Silencioso”: difícilmente participa, es inhibido, permanece callado todo el tiempo. Hablarle por su nombre y preguntarle aspectos relacionados con su experiencia. “Tímido”: habla poco y pide disculpas antes de exponer alguna idea o dar una opinión. Infundirle confianza al reconocer valiosa su opinión y solicitarle la explique con más amplitud.

13 TIPO / CARACTERÍSTICAS¿ QUÉ HACER ? “Eco”: no expresa opiniones propias; sólo repite lo que el líder o coordinador señala. Solicítele su opinión en primera instancia y, con respeto, señale que esa opinión ya se recabó. “Gritón”: domina la reunión con su persistencia y la capacidad pulmonar. Controlar el uso de la palabra y pedirle en forma respetuosa, controlar el volumen de su voz. “Político”: siempre rodeado de un séquito de incondicionales; cree que eso le dará peso. Limite el número de lugares, exclusivamente para los convocados. Jamás sillas adicionales.

14 1. Elaboración de la minuta de acuerdos. 2. Recabar firmas en la minuta. 3. Seguimiento en el cumplimiento de los acuerdos y compromisos.

15 1. Presentación de los asistentes (arreglo). 2. Acomodo y ubicación de los participantes. 3. Tamaño de las reuniones (número). 4. Frecuencia de reuniones planeadas o imprevistas. 5. Puntualidad y orden de los participantes. 6. Expresiones usuales de los asistentes. 7. Duración de las reuniones.

16 1. Elabore y revise su “chek list”, adecuado a cada tipo de junta de trabajo o reunión. 2. Recomiende y, en la medida de lo posible, procure que la duración de la reunión sea breve (no más de 1 hora). 3. Cuide mucho el acomodo de las personas participantes, de acuerdo a su jerarquía. 4. Preferentemente, sugiera que las ideas se apoyen con imágenes o equipos especiales.

17 1. Permite evaluar el desempeño y las actitudes de los participantes. 2. Crea o refuerza el espíritu de grupo, cuando son conducidas correcta y armoniosamente. 3. Permite aprender de los demás. “Todo ser humano, joven o viejo, tiene la necesidad psicológica de sentirse valioso”. Abraham Lincoln “Todo ser humano, joven o viejo, tiene la necesidad psicológica de sentirse valioso”. Abraham Lincoln

18 1. Elaborar los flujos de proceso relativos a cada tipo de reunión o junta de trabajo. 2. Apoyar el desarrollo de las reuniones o juntas de trabajo, con suficiente anticipación y, de preferencia, con el menor número de situaciones imprevistas (adelantarse).

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20 Toma de decisiones Respuesta a un problema, por una inconsistencia o deficiencia de percepción entre lo que son las cosas y como deberían ser, ese diferencial es el espacio y oportunidad para la toma de decisiones.

21 Condiciones en la toma de decisiones El entorno para las decisiones varía mucho, las circunstancias influyen y repercuten. Las situaciones de toma de decisiones se consideran dentro de una línea continua que va:

22 Los valores Estos se integran en la decisión y son fundamentales en las elecciones que hagamos. Es lo importante, lo valioso para nosotros. Algunos valores que se dan: Confianza Ética Respeto Sinceridad Honestidad Solidaridad Perseverancia

23 ¿ Cómo detectar un problema ? La existencia de un problema se indica por una brecha abierta entre las metas y los objetivos de la institución y los niveles de desempeño real. Problema = situación o estado real, difiere del estado ideal

24 ¿ Por qué fallamos al tomar decisiones? Enfoque demasiado limitado. Concentración en lo tangible y lo cuantitativo. Mayor importancia al corto plazo. Dedicación de poco tiempo y esfuerzo al momento de especificar objetivos. Acertar no es fácil.

25 Criterios para la toma de decisiones Resulta más fácil ponerla en práctica. Es mejor aceptada por el personal afectado (o por uno mismo). Resulta más coherente con la política de la institución o con los valores personales. Presenta menos inconvenientes. Ofrece mayores ventajas. El impacto negativo o indirecto es menor (describa las consecuencias).