1 LA SIMPLIFICACIÓN “ Como una Visión Sistémica de laAdministración Pública en Beneficio del Empresariado Colombiano” ING. MARÍA HELENA REYES DONADO COORDINADORA TECNICA NACIONAL PROGRAMA ATN-MT-7186-CO
2 PROYECTO INICIACIÓN LECCIONES CONSULTORIA AUTOMATIZACIÓN SIMPLIFICACIÓN MODELO
3 OBJETIVO PRINCIPAL Promover una relación más eficiente entre la administración pública y las entidades privadas que brindan a los empresarios y emprendedores aquellos servicios relacionados con su registro y formalización.
4 PERSPECTIVA CREAR EMPRESA En un solo día En un solo pasoEn un solo lugar En un único contacto
5 GESTORES US$1.900.000 US$1.200.000 BID - FOMIN ALCALDÍAS LOCALESCÁMARAS DE COMERCIO US$
6 TRANSFORMACIÓN Convertirnos poco a poco en pioneros en el desarrollo e implementación de un modelo sistémico de atención al empresario basado en: Conectividad Versatilidad Modernidad Agilidad
7 TRANSFORMACIÓN Obteniendo con lo anterior beneficios en:Disminución de costos Disminución de trámites Disminución en tiempos Y con mayor relevancia la promoción de la LEGALIDAD
8 FUTURO Introducir al sistema otros trámites de funcionamientoIntroducir al sistema a otras instituciones Incrementar el número de valores agregados para el empresario Aumentar y perfeccionar los servicios que se prestan en los Centros de Atención Empresarial
9 PANORAMA INICIAL SobrerregulaciónMúltiples trámites automatizados sin ser simplificados Normas de menor jerarquía que violan las de carácter general Duplicidad de funciones al interior de las instituciones Inoperancia de los sistemas inspectivos
10 PANORAMA INICIAL Acciones desarticula por parte de las instituciones encargadas Generación espontánea y descontrolada de los trámites Requisitos que se constituían en trámites Traslado de la carga probatoria al empresario Duplicidad de la información solicitada por las entidades a cargo del trámite.
11 PANORAMA INICIAL A nivel de entidades 10A nivel de trámites 20 de los cuales únicamente 17 tenían sustento legal A nivel de contactos 34 por cada transacción en ventanilla A nivel de documentos y requisitos 45 aproximadamente
12 RECORRIDO DEL EMPRESARIO
13 REALIDAD ANTERIOR
14 SITUACIÓN PREVIA ANTES TIEMPO PASOS COSTOS INSTANCIAS TRÁMITES51 Días para personas naturales 55 Días para personas Jurídicas PASOS 31 Contactos para personas naturales 34 Contactos para personas Jurídicas COSTOS US$ 351 en Costos directos de creación más los indirectos derivados de los conceptos. INSTANCIAS El empresario debía realizar sus trámites en 10 entidades encargadas. TRÁMITES 17 Trámites de gestión independiente 3 Conceptos sin fundamento legal
15 SOBRECOSTOS PARA EL EMPRESARIO Recurso humano Recursos técnicosPARA LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA PARA EL EMPRESARIO Recurso humano Recursos técnicos Recursos de operación Costo social de la ilegalidad Costo económico de la ilegalidad Redundancia en la información Omisión de información relevante para la Admón.. Pública Cúmulo de trámites Costos directos e indirectos
16 TAREA DE LA CONSULTORIACrear un modelo de operación único que evite el sin número de trámites, procesos y procedimientos existentes y que a su vez permita: Mapeo institucional Mejorar los tiempos de respuesta Generar sinergia organizacional al interior de las instituciones Disminuir al mínimo el esfuerzo del emprendedor y de las empresas del sector informal para la tramitación de su legalidad. Fortalecer la gestión de vigilancia y control propia de cada institución
17 FASE DE IDENTIFICACIÓN¿ EN QUE CONSISTE EL MAPEO INSTITUCIONAL ? Trabajo de campo que debería realizar la firma consultora, para la identificación de los trámites, procesos y procedimientos en cada una de las 10 entidades involucradas en la creación y constitución de una empresa.
18 FASE DE IDENTIFICACIÓN¿ QUE ES TRÁMITE ? Interacción o encuentro con la administración pública por parte del ciudadano que le permite lleva r a cabo una serie de pasos y/o acciones para la obtención de un producto o para garantizar la debida prestación de un servicio o actividad.
19 FASE DE IDENTIFICACIÓN¿ QUE ES PROCESO ? Serie de fases o etapas secuénciales e interdependientes orientadas a la consecución de un resultado. ENTRADA SALIDA PROCESO INSUMO PRODUCTO O SERVICIO
20 FASE DE IDENTIFICACIÓN¿ QUE ES PROCEDIMIENTO? Son los que permites precisar la forma de hacer algo; incluyen el qué, el como y a quién corresponde el desarrollo de la tarea, convirtiéndose en un conjunto de especificaciones requeridas para dar cumplimiento a las fases de un proceso.
21 Gestión de las Entidades InvolucradasMACROPROCESO Normatividad Forma de Hacer las Cosas Objetivo de la Regulación Gestión de las Entidades Involucradas Procesos Consecución de un Resultado GLOBAL Valor Agregado
22 MACROPROCESO PROCESO PROCEDIMIENTOSAnálisis Normativo Análisis de Campo – Front Office Análisis de Gestión – Back Office
23 Front Office y Back OfficeDesarrollo de Trabajo de dos frentes de trabajo diferentes pero interdependientes: La forma en como se materializa la norma en la ventanilla de la entidad, es decir el mecanismo al que finalmente se enfrenta el empresario cuando se acerca a realizar su trámite se denomina Front Office La forma como ese trámite se desarrolla una vez inicia el curso al interior de la organización es conocido como el Back Office del Proceso
24 SUPUESTOS Y VIABILIDADTransición de Trámites a Procesos “Extinción” Fortalecimiento de la capacidad técnica de las visitas inspectivas “control real” Cascada de legalidad “A través de un único canal de entrada al sistema” Aumentar la capacidad de gestión institucional “Concentración de la entidad en el cumplimiento de su misión y empoderamiento de las funciones por parte del personal ” Disminución de carga probatoria para el empresario “Presunción de buena fe” Reducción al mínimo de contactos “Ventanilla Única” Renovación y actualización de tecnologías “Para optimizar flujos de información y agilización de respuestas”
25 RECORRIDO DEL TRÁMITE RADICADOPOR EL EMPRESARIO EN UNA ENTIDAD
26 RECORRIDO DE LOS TRÁMITES RADICADOSPOR EL EMPRESARIO EN TODAS LAS ENTIDADES
27 MODELO IDEAL
28 METAS DEL PROGRAMA METAS TIEMPO PASOS COSTOS INSTANCIAS TRÁMITESCrear empresa en Colombia máximo en un día para personas Naturales Crear empresa en Colombia máximo en dos días para personas Jurídicas PASOS Reducir a un único contacto para personas naturales Reducir a dos contactos contacto para personas naturales COSTOS Reducir en un 30% los costos directos de creación y constitución de empresa Reducir en un 100% los costos indirectos INSTANCIAS Generar una única instancia para el empresario ante una sola entidad TRÁMITES Integrar los 17 Trámites a esa única entidad Eliminar el 100% de los Conceptos
29 METAS EN SIMPLIFICACIÓNNo PASO PROPUESTA PROGRAMA % de Cumplim. 1 Abrir Cuenta Y Depositar El Capital Social EXCLUSIÓN 100% 2 Consulta De Nombre Previo A La Constitución De Escrituras (Para Personas Jurídicas) OPTIMIZACIÓN 3 Suscripción De La Minuta 4 Protocolización De Las Escrituras Publicas 5 Consulta De Nombre Para Personas Naturales 6 Inscripción En Registro Mercantil 7 Matricula Mercantil Del Establecimiento De Comercio
30 METAS EN SIMPLIFICACIÓNNo PASO PROPUESTA DE PROGRAMA % de Cumplim. 8 Pago De Impuesto De Registro FUSIÓN 100% 9 Obtener El Certificado De Constitución Y Gerencia OPTIMIZACIÓN 10 Inscripción De Libros De Comercio 11 Inscripción En El Registro Único De Proponentes 12 Expedición Del Nit 13 Inscripción Del Rut 14 Inscripción Del I&C 15 Consulta De Uso De Suelo 16 Notificación De Apertura De Establecimiento De Comercio A Plantación 17 Consulta De Marca
31 MACROPROCESO ACTUAL
32 MACROPROCESO ACTUAL
33 MACROPROCESO ACTUAL
34 CENTROS DE ATENCIÓN EMPRESARIALLos CAE, son actualmente el sitio en donde los empresarios encuentran todas las opciones y el servicio para crear su empresa En un solo lugar En un solo paso En un solo día En un único contacto
35 CENTROS DE ATENCIÓN EMPRESARIALEn el documento inicial del convenio se planteó un CAE por ciudad, para un total de 6 Centros de Atención en el país Al cierre del Programa se hace entrega de 21 Centros de Atención Empresarial y 10 Puntos de Atención de Servicio, para un total de 31 CAE’S en el País.
36 ELEMENTOS DE MONTAJE Punto de InformaciónPunto de Asesoría Especializada Terminales de Autoconsulta y Autoservicio Ventanilla Única Sistema de Asignación de Turnos Esquema de Señalización Información Visual para los empresarios
37 OPERACIÓN CAE VENTANILLA ÚNICA INFORMACIÓN AUTOCONSULTA ORIENTACIÓNAtención Único punto Trámites Integrados INFORMACIÓN Información Básica Direccionamiento de Turno Sugerencias para el uso de las terminales AUTOCONSULTA ORIENTACIÓN Estación Automática Consultas Virtuales Trámites Virtuales Consultas a Web Asesoría Especializada Información sobre Trámites Información Normativa
38 MENÚ CAE Información sobre los trámites para Crear y Constituir una Empresa Información sobre otros trámites de funcionamiento para una Empresa Consultas Previas a la Creación y Constitución de una Empresa Trámites Notariales Para Personas Jurídicas Trámites Virtuales Para Crear y Constituir Empresa Liquidador de Tarifas Link Página Cámara de Comercio Otros Servicios que Brinda la Cámara de Comercio
39 MENÚ CAE CIUDADES
40 NODO CENTRAL MODULOS SERVICIOS PROCESOS SISTEMA DE REGISTROSTerminales de Autoconsulta Dispositivos Móviles Internet Otras Aplicaciones del Servicio CAE MODULOS SERVICIOS Transacciones CAE Transacciones RUE Transacciones Locales PROCESOS SISTEMA DE REGISTROS Registros Públicos Registro Mercantil Registro Único de Proponentes Registro de Entidades Sin Animo de Lucro
41 OPERACIÓN NODO CENTRALEMPRESARIO INTERNET NODO CENTRAL NODOS LOCALES EMPRESARIO DESDE EL CAE FIREWALL
42 MUCHAS GRACIAS ING. MARÍA HELENA REYES DONADOCOORDINADORA TECNICA NACIONAL PROGRAMA ATN-MT-7186-CO